GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

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Tabla de Contenido

CAPÍTULO I

1. ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD……….4

1.1. Objetivo………4

1.2. Alcance………4

1.3. Definiciones………4

1.4. Estructura General de la documentación………..7

1.5. Presentación de un documento………...8

1.6. Control de revisión y aprobación……… 11

1.7. Versión de los documentos……….12

1.8. Cuerpo del documento – contenido mínimo……….12

1.9. Diagrama de flujos……… 14

1.10. Codificación de los documentos……….15

CAPÍTULO II

2. GESTIÓN DOCUMENTAL, IMAGEN E IDENTIDAD CORPORATIVA……..18

2.1. Objetivo………18

2.2. Alcance………18

2.2.1. Elaboración de Oficios………..18

2.2.2. Elaboración de circulares……….23

2.2.3. Elaboración de circular externa (carta circular)……… 25

2.2.4. Elaboración de circular interna o general………. 25

2.2.5. Elaboración de certificados y constancias……… 25

2.2.6. Elaboración de actas……….28

2.2.7. Elaboración de resoluciones y decretos……….33

2.2.8. Certificado de disponibilidad presupuestal……….. 35

2.2.9. Formato control asistencia a eventos……… 36

2.2.10. Otros documentos……….36

2.2.11. Elaboración de las presentaciones con diapositivas………37

2.2.12. Fondo de pantalla o escritorio………..39

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CAPÍTULO III

3. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL……... 41

3.1. Objetivo………..41

3.2. Alcance………..41

3.3. Instructivo de aplicación……….….41

3.3.1. Organización de los archivos de gestión………...41

3.3.2. Ordenamiento de expedientes (series y subseries documentales)………..41

3.3.3. Identificación de carpetas………42

3.3.4. Foliación……….………42

3.3.5. Rotulación de carpetas o legajos internos………44

3.3.6. Unidades de almacenamiento que pueden usarse en los archivos de gestión de la Gobernación de Sucre………47

3.3.7. Transferencia de los archivos de gestión al archivo central……….48

3.3.8. Controles de préstamo de documentos………51

3.3.9. Pautas de preservación y conservación de documentos en archivos de gestión………...51

3.3.10. Especificaciones de restauración………...53

3.3.11. Instrucciones de diligenciamiento del Formato único de Inventario Documental………...54

CAPÍTULO IV

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA……… ………..58

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CAPITULO I

ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1.1 Objetivo

Unificar y estandarizar los criterios básicos para la elaboración y codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la GOBERNACION DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE.

1.2. Alcance

Esta norma describe desde los aspectos de forma y redacción de los documentos hasta el contenido de los mismos. Las directrices dadas aplican para toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE.

1.3. Definiciones

• Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

• Documento: Según norma NTCGP-1000: 2004: Información y su medio de soporte.

Ejemplo: Formato, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.

Nota: El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

• Diagrama de Flujo: Es la representación gráfica de las actividades del (os) procedimiento (s) que debe seguirse para la ejecución de un proceso o

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subproceso. Se simbolizan con las convenciones establecidas en el presente documento, que son compatibles con las universales.

• Especificación: Documento que establece unos requisitos, que pueden estar relacionados con actividades como por ejemplo: Procedimiento documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo/prueba o con productos o servicios; tales como una especificación de un producto, de un desempeño, un plano o de un servicio derivado de una reglamentación.

• Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Formato: Documento diseñado para consignar datos sobre una actividad, procedimiento o proceso.

• Instructivo: Documento breve que describe el CÓMO se deben realizar las diferentes actividades en un puesto de trabajo especifico o para una actividad específica.

• Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE.

• Modelo Operativo por Procesos: Metodología mediante la cual se desarrolla el Modelo Gerencial fundamentado en el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno. A través de él, se identifican entre otros aspectos: los beneficiarios – usuarios de los bienes y servicios; los resultados y productos de cada proceso orientándolos a la satisfacción de sus clientes y/o grupos de interés; los procedimientos con los respectivos responsables para la ejecución de los mismos; la definición de los insumos requeridos para satisfacer los requisitos de calidad y la determinación de los proveedores que deben suministrarlos.

• Política de la Calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad definidas y expresadas formalmente por la Alta Dirección de la Gobernación del departamento de Sucre.

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• Nota al Pie: Aclaración que se hace en la parte inferior de la página para ampliar una idea expresada en el texto.

• Plan de Calidad: Según la norma NTCGP-1000: 2004: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse, a un proyecto, proceso, producto o contrato especifico.

• Procedimiento: Indican los aspectos generales a tener en cuenta dentro de un determinado grupo de actividades. Indican QUÉ, QUIÉN y CUÁNDO se deben realizar.

• Proceso:Conjunto de actividades que se realizan sobre unos insumos con el propósito de agregarles valor para obtener un producto o servicio.

La Gobernación del departamento de Sucre, define para su Modelo Operativo los siguientes procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación y Control.

 Procesos Estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas, estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, cultura organizacional y de medición, análisis y mejora del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad.

 Procesos Misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser y los relacionados con la participación social de conformidad con lo establecido en la Constitución Política de Colombia.

 Procesos de Apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para el aseguramiento de la provisión de los recursos que son necesarios en el desarrollo de los procesos estratégicos y misionales, y para la operación normal de la Gobernación del departamento de Sucre.

 Procesos de Evaluación y Control: Incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y misionales.

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• Registro: Según la norma NTCGP-1000: 2004: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

• Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

• Sistema de Gestión de la Calidad. Es uno de los Sistemas en los cuales se fundamenta el Modelo Gerencial de la Gobernación del departamento de Sucre, que se constituye en una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios que se proporcionan a la comunidad.

1.4. Estructura General de la Documentación

La estructura de la documentación del Sistema de la Calidad está definida por la siguiente pirámide documental:

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COPIA CONTROLADA

1.5. Presentación de un Documento

Para presentar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad en la Gobernación del departamento de Sucre, se tendrán en cuenta las siguientes especificaciones.

1.5.1. Encabezado

A: Logotipo de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE

B: Grupo general de documentación al que pertenece el documento

C: Código del documento

D: Versión del documento

E: Fecha de aprobación del documento, que indica la vigencia del mismo Los textos mencionados se escriben en letra Arial 10.

1.5.2. Pie de Página

Se colocará la frase: “ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA DEL GOBERNADOR“ al pié de página de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, en Arial 8, cursiva. Seguido se colocará en Arial 10 y negrilla la página y el número de hojas del documento. Por último si el documento lo requiere se colocará enmarcado en un rectángulo la frase COPIA CONTROLADA, en Arial 8, tal como aparece en el ejemplo

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA DEL GOBERNADOR

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1.5.3. Textos

Para la redacción de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Gobernación del Departamento de Sucre, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

1.5.3.1. Fuente del texto

• Tipo de letra: Arial

• Tamaño de la fuente: 12 en documentos de Word y en los Formatos podrán variar del 12 al 6 según se ajuste

• Tamaño de la fuente para el pie de página: 6 1.5.3.2. Espacios

• Interlineado a espacio sencillo. 1.5.3.3. Títulos

• Para la numeración de los títulos se emplean números abreviados arábigos empezando por el 1 y seguidos de punto. Los niveles de numeración pueden continuarse hasta tercer subnivel para facilitar su identificación o utilizar viñetas.

• Los Títulos de primer nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12) puntos, en negrilla, mayúscula sostenida.

Ejemplo:6.RESPONSABILIDADES.

• Los títulos de segundo nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12) puntos, en negrilla, mayúscula inicial

Ejemplo:6.1. Responsabilidades Gerenciales

• Los Títulos de tercer nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12) puntos, en negrilla, mayúscula inicial

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• Los Títulos de cuarto nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12) puntos, normal, mayúscula inicial.

Ejemplo: 6.1.1.1. Gerencia de Recurso Humano

• La redacción de los textos debe hacerse de manera impersonal, los verbos se utilizan en tiempo presente y en modo infinitivo o imperativo; no se usan en tiempo futuro.

• Todos los documentos tienen como destino final un usuario, de manera que su redacción debe ser de fácil comprensión a todo nivel, la redacción de todos los documentos se hacen pensando siempre en el usuario.

• Los documentos se imprimen por una cara en papel blanco tamaño carta. 1.5.3.4. Márgenes de los documentos

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1.6. Control de Revisión y Aprobación

Los documentos y formatos del Sistema de Gestión de Calidad deben llevar al final del texto un cuadro que indique el nombre y cargo de los responsables de elaboración, revisión y aprobación de los mismos.

Elaborado por: Equipo MECI-SGC Fecha: Revisado por: Representante de la Alta Dirección Fecha: Aprobado por: Comité de Control Interno Fecha:

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1.7. Versión de los Documentos:

La versión de los documentos se escribirá en números.

Una vez aprobado el documento comenzará en la versión 01 e irá incrementándose en uno a medida que sufra cambios de fondo, los cuales son reportados mediante el formato “Solicitud de Cambios” por el responsable del proceso al Coordinador de Calidad o quien haga sus veces.

Los cambios que se originen de una versión a otra deben ser de fondo, más no de forma y es responsabilidad del Coordinador de Calidad o quien haga sus veces, determinarlo.

En los casos en que solo se cambien algunas palabras y estas no cambien el sentido de la actividad descrita, no amerita la elaboración de una nueva versión, pero se debe realizar la solicitud de cambio del documento para que quede registrado y distribuirlo nuevamente a los interesados.

1.8. Cuerpo del Documento – Contenido Mínimo

A continuación se explican los contenidos más comunes que presenta un documento:

1.8.1. Propósito: Se describe el objetivo por el cual el documento fue diseñado. Su redacción se inicia con el verbo infinitivo.

1.8.2 Alcance:Campo de aplicación del documento. Indica los procesos, áreas y actividades de la empresa que se ven afectadas o cubiertas por el documento.

1.8.3. Definiciones: Se deben nombrar, en orden alfabético, aquellos términos poco comunes o cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien ejecuta el proceso y pueda generar confusiones.

1.8.4. Responsabilidad y Autoridad: en este punto se relacionan los principales documentos de consulta, así como los registros a tramitar. Debe indicarse siempre el código y el nombre del documento.

1.8.5. Documentos y Registros: En este punto se relacionan los principales documentos de consulta, así como los registros a tramitar. Debe indicarse siempre el código y el nombre del documento.

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1.8.6. Contenido / Desarrollo: Se enumera la secuencia de las actividades a realizar, respondiendo generalmente al QUÉ, CÓMO, DÓNDE, QUIÉN, CON QUÉ y CUANDO. Se pueden emplear diagramas de flujo para facilitar esta labor. En el caso de los formatos, el contenido corresponde al diseño del mismo y el registro de los datos.

1.8.7. Documento de Referencia: Bibliografía que se puede consultar para apoyar el entendimiento de la norma. En caso de que el documento sea de tipo externo, la referencia bibliográfica se debe presentar de la siguiente manera, cuando aplique:

AUTOR (ES) Titulo: Subtitulo. Edición. Ciudad: Editor, Año de la publicación. Paginación + material acompañante. Serie. Número. I SBN.

En la siguiente tabla se indica el contenido típico que se maneja en los documentos más comunes del Sistema de Gestión de la Calidad (procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos/ registros), de acuerdo con las siguientes convenciones:X:Obligatorio O:Opcional N:No Aplica

CONTENIDO TIPICO PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVOS FORMATO

Propósito X O N Alcance X N N Definiciones O O N Responsabilidad y Autoridad X X O Documentos y Registros O O N Contenido / Desarrollo X X X Documentos de Referencia O O N

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1.9. Diagrama de Flujos

Los diagramas de flujo muestran gráficamente el procedimiento que se documenta. Por lo que se emplean como parte del contenido de los mismos. Los símbolos que se usan son:

SIMBOLO DESCRIPCION OBSERVACION

Inicio / Fin

Identifica la dependencia que lleva a cabo la actividad inicial Documentos o registro Representa la preparación de un documento Original Multidocumento

Se utiliza cuando se manejan varios documentos o registros. En la franja superior se debe escribir quien es el responsable por el manejo de los documentos o registro (Por cada copia se utiliza un icono enumerado)

Decisión

Se emplea cuando existen mínimo dos posibilidades de decisión sobre un aspecto determinado.

Archivo Definitivo

Identifica el archivo definitivo de los documentos

Archivo / Almacenamiento

Indica que se deben conservar documentos, registros, materiales, entre otros.

Operación Representa una operación

Conector Conector de Paginas. El total de páginas se registra en la parte inferior derecha y el número correspondiente a la página.

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Conector

Se utiliza para conectar diferentes actividades cuando, por el diseño del diagrama, se dificulta unir la secuencia de las mismas directamente.

Fecha de conexión

Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias.

Fin Representa el final del proceso.

1.10. Codificación de los Documentos.

Para codificar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Gobernación del departamento de Sucre, se debe tener en cuenta las siguientes indicaciones:

Dos primeros caracteres que identifican el macroproceso al que pertenece el documento así: MACROPROCESO SIGLA Estratégico ES Misionales MI Apoyo AP Evaluación y Control EV

Dos caracteres más que identifican el proceso al que pertenece el documento

PROCESO CÓDIGO Planeación Institucional PI Mejoramiento Continuo MC Comunicación CN Proyección Social PS Servicios de Salud SS

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Obras de Infraestructura y Servicios Básicos OI Productividad, Competitividad y Ambiente PC

Talento Humano TH Gestión Financiera GF Apoyo Jurídico AJ Gestión Logística GL Gestión Documental GD Atención al Ciudadano AC Control de Gestión CG Control Disciplinario CD

Dos caracteres más que identifican el número de documento

01 Norma Fundamental

02 Manual de Procesos y Procedimiento

03 Manual de Calidad

04 Auditoria Interna

05 Control de Producto y/o Servicio No Conforme

06 Control de Documentos

07 Manual de Administración del Riesgo

Dos caracteres más que identifican el consecutivo del documento en cada área a la que pertenece el documento (01, 02, 03).

Y un carácter más que identifican el tipo de documento

M Manual de Calidad N Norma P Procedimiento I Instructivo F Formato G Guía

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Para los formatos, que generalmente son documentos asociados a un procedimiento o instructivo, se le agrega lo siguiente a la codificación:

Los primeros seis caracteres conservan la misma estructura de codificación que se ha presentado previamente, cuyo propósito es indicar el documento al que pertenece el formato, y seguido se colocan tres (3) caracteres más, para indicar su consecutivo de identificación. Así, un mismo procedimiento puede tener varios formatos asociados que se diferencian entre si por el consecutivo asignado. CÓDIGO DE MACROPROCESO CÓDIGO DEL PROCESO CONSECUTIVO TIPO DE DOCUMENTO

A

G

P

R

G

1

3

0

1

0 D

N NUMERO DE DOCUMENTO

F

0

1

A P G P G D 0 1 0 1 N A A A

Formato Consecutivo del Documento Relacionado

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CAPITULO II

GESTIÓN DOCUMENTAL, IMAGEN E IDENTIDAD CORPORATIVA 2.1. Objetivo

Establecer criterios que faciliten la gestión documental, imagen e identidad corporativa en sus distintas aplicaciones y el uso adecuado en lo que se refiere a la comunicación visual de nuestra entidad.

El diseño, los colores y la ubicación que se muestran en este documento permiten una comunicación ágil y directa al interior de la Gobernación, con otras entidades y con nuestro público en general.

2.2. Alcance

Esta norma aplica para toda la documentación de la Gobernación de Sucre (oficios, circulares, constancias, certificaciones, resoluciones, decretos, actas, informes, boletines de prensa, contratos, convenios, acuerdos y otros) e implementos como camisetas, gorras, pendones, entre otros.

2.2.1. Elaboración de Oficios

2.2.1.1 Objeto

Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de oficios en la Gobernación del departamento de Sucre.

2.2.1.2. Requisitos

Los Oficios estarán estandarizados de la siguiente manera: El membrete inicia con un encabezado a una altura de un centímetro con la frase centrada: RREEPPÚÚBBLLIICCAA D

DEE CCOOLLOOMMBBIIAA (en mayúscula sostenida, Arial tamaño 10 en negrita y con sombra); debajo, la frase centrada: DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO DDEESSUUCCRREE(en mayúscula sostenida, Arial tamaño 10 en negrita y con sombra) a continuación sigue el escudo de nuestro departamento y debajo de éste: GG OO BB EE RR NN AA CC II ÓÓ NN (en mayúscula sostenida, Arial tamaño 10 en negrita, cada letra separada por un espacio y con sombra) debajo la Secretaría también en mayúscula sostenida, Arial tamaño 10 en negrita y con sombra y por último la oficina en tipo titulo (mayúscula inicial), Arial tamaño 10 en negrita y con sombra.

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En el pie de página encontraremos una línea a una distancia de dos centímetros del final de la hoja, sobre la cual y alineado a la derecha encontraremos el eslogan de la actual administración en tipo titulo (mayúscula inicial), Arial tamaño 10 en negrita cursiva y con sombra, debajo de la línea encontraremos la dirección Web, la dirección física y el NIT, debajo encontramos la línea con los números de Teléfonos y Fax. Todo lo anterior en tipo titulo (mayúscula inicial), Arial tamaño 10 en negrita y con sombra separados por viñetas tipo punto.

En la gráfica se puede apreciar también las medidas en centímetros de los márgenes derecho e izquierdo, así como también el superior e inferior.

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2.2.1.3. Partes del oficio 2.2.1.3.1. Número (referencia)

La numeración es consecutiva, se escribe en el margen superior, precedida de la abreviatura (No.) y de los códigos asignados a cada Secretaría mediante la Tabla de Retención Documental y la Resolución No. 2564 de 2008, separadas por un slash (/), tal como aparece en el ejemplo:

900.11.03 / SPL No. 026

CÓDIGOS TRD – RESOLUCIÓN 2564

OFICINA Código TRD Código

Resolución 2564

Despacho del Señor Gobernador 100 01

Secretaría Privada 200 SP

Secretaría de Gobierno 300 SG

Secretaría Administrativa 400 SA

Secretaría de Hacienda 500 SH

Secretaría de Desarrollo Económico y M.A. 600 SD

Secretaría de Educación 700 SE

Secretaría de Infraestructura 800 SI

Secretaría de Planeación 900 SPL

Departamento Administrativo de Seguridad Social en Salud de Sucre DASSSALUD

1000 SS

Oficina Jurídica 101 01

Oficina de Control Interno 102 01

Oficina de Control Interno Disciplinario 103 01

Nota: Los códigos TRD referenciados en la Tabla anterior van acompañados de la nomenclatura específica para cada dependencia tal como aparece en el documento: “TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA GOBERNACIÓN DE SUCRE”

2.2.1.3.2. Fecha

Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. Ejemplo:

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2.2.1.3.3. Datos del destinatario

Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.

A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlineas según la extensión de la carta. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla de la siguiente forma:

 Tratamiento o título académico: Con mayúscula inicial.

 Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida y en negrilla; de preferencia se escriben los dos apellidos.

 Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.

 Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo.

 Dirección: En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc.

 Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local.

 País: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

2.2.1.3.4. Asunto:

Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

2.2.1.3.5. Saludo o Vocativo:

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2.2.1.3.6. Texto:

Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos. 2.2.1.3.7. Páginas Subsiguientes:

Se tiene en cuenta lo siguiente:

 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tenga impreso el membrete.

 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

 La plantilla a utilizar es la descrita en los requisitos del oficio (arriba mencionada).

 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado.

 En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo se dejan mínimo dos interlineas en ésta y dos en la siguiente.

 La última página debe contener, como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

2.2.1.3.8. Despedida:

Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, seguido de una coma.

2.2.1.3.9. Remitente:

El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe con mayúscula sostenida. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

En caso de dos o más firmantes, se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja. Si el número es impar, el último se centra.

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2.2.1.3.10. Líneas Especiales:

 Anexo o anexos: Si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta a dos interlineas del firmante, se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos ( : ). A dos espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifica el número de hojas o el tipo de anexos.

 Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos ( : ). A dos espacios, se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla.

 Identificación del transcriptor, del que proyecta y el que aprueba (en caso de requerirse): A dos interlineas del firmante o del último renglón escrito se anota con mayúscula inicial, en Arial 8. Ejemplo:

Elaboró: Sonia C. Revisó: Pedro P. Aprobó: Juan J.

2.2.2. Elaboración de Circulares

2.2.2.1. Objeto

Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares en la Gobernación del Departamento de Sucre.

2.2.2.2. Definiciones y Clasificación 2.2.2.2.1. Definiciones

Para efectos de norma se establecen las siguientes:

 Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

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 Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.

 Asunto: síntesis del contenido de la circular.

 Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se dirige la comunicación.

 Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.

 Número o referencia: identificación consecutiva del documento.

 Despedida: palabra o frase final de cortesía.

 Logotipo: Se utilizará la plantilla con el emblema del Departamento de Sucre.

 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

 interlínea: distancia vertical entre dos renglones.

2.2.2.2.2. Clasificación

De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:

 Circular externa o carta circular: Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer, informaciones de la entidad territorial de carácter general.

 Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, políticas, disposiciones, cambios, órdenes y asuntos de interés común.

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2.2.2.3. Requisitos 2.2.2.3.1. Márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm 2.2.2.3.2. Zonas

2.2.2.3.2.1. Zona 1: Espacio destinado para ubicación del membrete. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

2.2.2.3.2.2. Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, teléfono, fax (según plantilla)

2.2.3. Elaboración de Circular Externa (Carta Circular)

La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios.

2.2.4. Elaboración de Circular Interna o General

Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla.

2.2.5. Elaboración de Certificados y Constancias

2.2.5.1. Objeto

Esta norma tiene por objeto establecer los requisitos para la elaboración de certificados y constancias expedidas por las diferentes dependencias de la Gobernación de Sucre.

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2.2.5.2. Definiciones

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: 2.2.5.2.1. Certificado

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

2.2.5.2.2. Constancia

Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

2.2.5.2.3. Cargo

Titulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

2.2.5.2.4. Datos

El remitente (según plantilla institucional). 2.2.5.3. Clasificación

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:

2.2.5.3.1. Constancia para:

• Tiempo de servicio laboral

• Salarios u honorarios

• Cumplimiento de comisiones

• Comportamiento del trabajador

• Cumplimiento de contrato 2.2.5.3.2. Certificado para:

• Asistencia a congresos, cursos, seminarios, talleres, capacitaciones

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• Relación de retenciones de impuestos 2.2.5.4. Requisitos

2.2.5.4.1. Márgenes

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm 2.2.5.4.2. Partes de los Certificados y Constancias

Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera.

2.2.5.4.2.1. Fecha

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. Ej: Sincelejo, 26 de noviembre de 2008

2.2.5.4.2.2. Cargo

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlineas de la fecha. Ejemplo:

LA LIDER DE RECURSOS HUMANOS

2.2.5.4.2.3. Identificación:

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguida de dos puntos (: ) se escriben de tres a cuatro interlineas del cargo, centrada y en mayúscula sostenida. (puede utilizarse negrilla para resaltar). Ejemplo:

LA LIDER DE RECURSOS HUMANOS

(28)

2.2.5.4.2.4. Texto:

De tres a cuatro interlineas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

• Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.

• Razón social de una empresa en mayúscula sostenida y NIT.

• Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del singular.

• Es importante que no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

• La presentación debe ser impecable, sin borrones, ni repisados. En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o constancia y de preferencia se incluye el destinatario. Ejemplo:

Esta constancia se expide a solicitud del interesado

• Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlineas del último renglón del texto.

• Transcriptor: A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.

2.2.6. Elaboración de Actas

2.2.6.1. Objeto

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas en las diferentes dependencias de la Gobernación de Sucre.

(29)

2.2.6.2. Definiciones y Clasificación 2.2.6.2.1. Definiciones

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

• Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. Se tendrán en cuenta también las actas de recibo de obras, las actas de inicio y las actas de constitución de veeduría ciudadana.

• Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión.

• Denominación del documento: nombre que identifica el acta.

• Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión o convenios acordados.

• Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.

• Espacio: distancia horizontal de escritura.

• Hora: registro de tiempo en que se inicia y termina la reunión.

• Número: identificación consecutiva del documento, que dependerá del consecutivo que lleve cada dependencia de la Gobernación.

• Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión.

• Título: denominación específica del nombre de la reunión. 2.2.6.3. Requisitos

2.2.6.3.1. Requisitos Generales 2.2.6.3.1.1. Márgenes

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

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Presentación: Las actas se pueden presentar en hojas sueltas.

2.2.6.3.1.2. Redacción

• Se redactan en tiempo pasado

• Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio

• El acta no se debe redactar con errores técnicos, ortográficos o gramaticales ni de puntuación.

2.2.6.3.1.3. Páginas subsiguientes:

Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establecen los siguientes requisitos:

• Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna (sin membrete).

• El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.).

2.2.6.4. Requisitos Específicos

El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera se escriben centrados, en mayúscula sostenida a tres interlineas del membrete de la Gobernación de Sucre (puede utilizarse negrilla para resaltar).

2.2.6.4.1. Denominación del documento y número:

Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

(31)

2.2.6.4.2. Fecha:

Contra el margen izquierdo a tres interlineas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,)

2.2.6.4.3. Hora:

Contra el margen izquierdo de 1, 5 a 2 interlineas de la fecha se coloca la palabra HORA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y finalización de la reunión.

2.2.6.4.4. Lugar:

Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas de la hora se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión.

2.2.6.4.5. Asistentes:

Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlineas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo del funcionario se separa del nombre con coma (,), siguiendo el orden jerárquico. En caso de igual jerarquía en orden alfabético por apellidos.

2.2.6.4.6. Invitados:

A continuación de la lista de asistentes, de 1.5 a 2 interlineas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo los nombres se escriben en mayúscula inicial, a interlineación sencilla.

2.2.6.4.7. Orden del día:

Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA, seguida de dos puntos (: ). De 1.5 a 2 interlineas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial identificándolos con números arábigos.

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2.2.6.4.8. Desarrollo:

Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos interlineas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar. A dos interlineas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.

2.2.6.4.9. El primer tema puede ser verificación del quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

2.2.6.4.10 En el tema de “lectura de discusión y aprobación del acta anterior “, se indica si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten.

2.2.6.4.11 Convocatoria:

Si se programa una nueva reunión se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlineas del último renglón del texto. A continuación se anota la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar.

2.2.6.4.12 Firmas responsables:

Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínima dos aparecen en la página donde finaliza el texto. En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresión “pasan firmas”, seguida de dos puntos, sobre el margen inferior y contra el margen derecho.

2.2.6.4.13. Anexos:

Cuando en una reunión se presenten documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad; de preferencia anotar el número de hojas.

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2.2.6.4.14 Transcriptor:

Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las firmas o del enunciado de anexos si los hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.

2.2.7. Elaboración de Resoluciones y Decretos

2.2.7.1. Objeto

Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de actos administrativos como Resoluciones y Decretos, en la Gobernación de Sucre. 2.2.7.2. Definiciones

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: 2.2.7.2.1. Membrete

Inscripción del conjunto de datos que identifica a nuestra entidad y a diferencia del resto de documentos éste va con el Escudo de la REPUBLICA DE COLOMBIA. En la segunda página aparecerá en la parte superior derecha la palabra DECRETO o RESOLUCIÓN con su respectivo numero de radicación, en la misma línea, ajustado al margen derecho la numeración de la hoja, a dos espacios y centrado aparecerá el nombre del acto administrativo, seguido de una línea divisoria que lo separa del resto del contenido. Las páginas van enmarcadas cubriendo la totalidad del documento, tal como aparece en la figura.

2.2.7.2.2. Anexo

Documento o elemento que acompaña la Resolución o Decreto. 2.2.7.2.3. Transcriptor

Persona responsable de digitar el documento. 2.2.7.2.4. Proyectó

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2.2.7.2.5. Revisó

Persona responsable de revisar el documento 2.2.7.3. Requisitos

2.2.7.3.1. Tamaño de Papel

Siempre se utilizará papel tamaño oficio o legal

2.2.7.3.2. Tipo de Letra Arial – tamaño 12

2.2.7.3.3. Márgenes

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

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2.2.7.3.4. Firmas

Las firmas o firma deben ir en mayúscula sostenida y negrilla, centrada cuando se trate de una y alineadas en orden jerárquico cuando se traten de dos o más.

2.2.8. Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Esta norma aplica para la solicitud de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal ante la Oficina de Presupuesto del Departamento. Se deberá utilizar el siguiente formato:

(36)

2.2.9. Formato Control Asistencia a Eventos

Esta norma aplica para el control de asistencia a eventos: Seminarios, talleres, etc. Será unificado para todas las dependencias de la Gobernación, con las siguientes características:

2.2.10. Otros documentos

Para los demás documentos como CONTRATOS, ACUERDOS, CONVENIOS, BOLETINES DE PRENSA, INFORMES y otros, debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

• Se utilizará la Plantilla de los documentos del MECI- SGC

• Fuente de texto: Arial tamaño 12 de Word. Las notas al pie de página se escriben en tamaño 9.

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2.2.11. Elaboración de las presentaciones con diapositivas

El tipo de letra es Arial el tamaño de letras tanto para títulos como para el contenido de las diapositivas no se encuentra delimitado, se deja a consideración del creador del documento teniendo siempre en cuenta que sea legible para el auditorio o grupo de personas al cual va dirigida la presentación. La plantilla está prediseñada con dichos estándares y permite las modificaciones de tamaño de texto o inclusión de tablas e imágenes, conservando siempre las recomendaciones para un mejor manejo de nuestra imagen institucional.

(38)

(39)

2.2.12. Fondo de pantalla o escritorio

Se diseñó el siguiente fondo de escritorio que además del Escudo de nuestro Departamento contiene la Misión y Visión de la Gobernación de Sucre. Este deberá ser utilizado en los computadores de la Gobernación de Sucre en aras de lograr nuestra identidad corporativa.

(40)

2.2.13. Imagen corporativa en pendones, chalecos y suvenires

Se manejará nuestra imagen corporativa en pendones, chalecos y suvenires tal como se muestra en los ejemplos.

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CAPITULO III

APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

3.1. Objetivo

La Gobernación del departamento de Sucre adoptó mediante Decreto 0889 de 2009, el Instructivo de la Aplicación de las Tablas de Retención Documental en concordancia con la ley 594 de 2000 que dictó la Ley General de Archivos que tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

3.2. Alcance

Esta norma aplica para toda la documentación de la Gobernación de Sucre de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la entidad.

3.3. Instructivo de Aplicación

La Gobernación de Sucre deberá organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental, de la siguiente manera:

3.3.1. Organización de los archivos de gestión:

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada por el Consejo Departamental de Archivos y el Archivo General de la Nación, aplicando los lineamientos del Acuerdo 042 de 2002.

3.3.2. Ordenamiento de expedientes (Series y subseries documentales):

Cada Oficina debe tener en su mueble archivador, todas las carpetas con las series que aparecen en las Tablas de Retención, ordenadas en secuencias alfabéticas, numéricas, cronológicas o mixtas.

(42)

3.3.3. Identificación de carpetas:

La identificación de las carpetas no se seguirá haciendo con marcador ni en cualquier parte de la carpeta. En adelante el nombre de la carpeta se escribirá en computador, se cortará la tira, se pegará en la parte superior de la carpeta y encima se le colocará cinta pegante transparente o papel contac. Así el espacio central de la carpeta quedará libre para pegar el rótulo cuando la carpeta se transfiera.

3.3.4. Foliación:

Todas las hojas que integran una carpeta o expediente deben foliarse una vez ésta haya llegado a la máxima cantidad de folios establecida en la institución (150). La foliatura debe ejecutarse con lápiz Mongol 2, Mirado u otro de las mismas especificaciones. Las carpetas de historia laborales podrán tener hasta 200 folios. Comprobantes de Ingreso enero/2006

3

4

2

1

(43)

3.3.4.1. Instrucciones de foliación (AGN)

• Orden original: Los documentos que contiene la carpeta que va a foliarse deben estar ordenados en orden original, el cual se puede dar en dos sentidos dependiendo del tipo de documento. Orden original estricto: Primer documento al abrir la carpeta es el más antiguo). Orden original invertido (el primer documento al abrir la carpeta es el más reciente).

• Cada carpeta para foliar debe estar depurada; es decir, se eliminan los duplicados, las hojas en blanco y los documentos establecidos como NO ESENCIALES.

• La operación de foliar consiste en colocar un número consecutivo en la esquina superior derecha de la cara anterior de cada folio en el mismo sentido del texto del documento (no se folia por detrás).

• Se debe foliar sin enmendaduras o tachones, en forma legible y cuidando de no hacerlo sobre el texto del documento. Esto es alteración.

• Si hay planos en la carpeta también se foliarán consecutivamente y con un solo folio cada uno.

• Los expedientes complejos (procesos jurídicos o disciplinarios, historias laborales/clínicas, contratos et.c,) se foliarán consecutivamente independiente de la cantidad de carpetas que éste tenga.

• Los expedientes simples (decretos, resoluciones, actas, ordenanzas, etc), se foliarán independientemente cada carpeta.

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• Si hay un empastado o argollado, paginado o no, se foliará como un solo folio y no se tendrá en cuenta su número de páginas. Igual se procederá si hay papelitos pequeños de registradora o bauchers de tarjetas debito o crédito o consignaciones.

• Las fotografías sueltas se foliarán por detrás con lápiz y a cada fotografía le corresponderá un número. Si están pegadas en una hoja, sólo se folia la hoja.

• Los errores en la foliación se tacharán con línea oblicua. Ej.

15

• Si hay alguna nota que se deba dejar o algo importante dentro de la carpeta que se está foliando debe pegarse en la tapa de debajo de la misma, un papel que diga NOTAS DE FOLIACIÓN. Allí se consignará cualquier información sobre la foliación. Por ejemplo, si contiene fotografías sueltas se dirá cuántas fotografías en total tiene la carpeta. Si hubo un error que no se pueda corregir, igual se anotará allí.

• Si contiene CD, disquetes o cualquier otro medio magnético, estos no se folian directamente en el soporte sino que les puede pegar un sticker con el número y el nombre sobre la parte no legible del CD. Se introducen en un sobre de manila y se grapan en la portada anterior de la carpeta.

3.3.4.2. Foliación de Proyectos BPID:

La foliación de los proyectos BPID se ejecutará con lapicero de color negro y rúbrica del funcionario que folia por seguridad especial que requieren estos documentos. El ordenamiento interno de la carpeta y la foliación se harán en orden original invertido (de abajo hacia arriba).

3.3.5. Rotulación de carpetas o legajos internos:

(45)

Consiste en pegar el rótulo de estado a todas las carpetas que se van a transferir al archivo central. El rótulo debe contener los datos básicos de ley y los demás que sean necesarios para permitir la ubicación de la carpeta.

3.3.5.2. Rótulo Institucional:

Se utilizará el siguiente rótulo, con las siguientes instrucciones:

SECCIÓN: Escribir el nombre de la Secretaría o área productora SUBSECCIÓN: Escribir el nombre de la oficina productora

SERIE: El nombre general de la serie

SUBSERIE: El nombre específico del expediente o carpeta CONTENIDO: El contenido específico del expediente

R REEPPÚÚBBLLIICCAADDEECCOOLLOOMMBBIIAA D DEEPPAARRTTAAMMEENNTTOODDEESSUUCCRREE G GOOBBEERRNNAACCIIÓÓNN SECCION: _________________________________________ SUBSECCION: _________________________________________ SERIE: _________________________________________ SUBSERIE: _________________________________________ CONTENIDO: _________________________________________ FECHAS: INICIAL: ________________ FINAL: __________________ No. FOLIOS: ________________ CAJA No. _______________ Carpeta No. ___________

Obs.: _________________________________________ _________________________________________

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FECHA FINAL: La fecha en que se cierra el expediente

No. FOLIOS El número total de folios que contiene el expediente CAJA No. Este número lo asignan y llenan el Archivo Central CARPETA No. Este número lo asignan y llenan el Archivo Central OBS: Observaciones especiales sobre el expediente

3.3.5.3. Forma de pegarlo:

Al transferir la documentación de las oficinas al archivo central, el rótulo se pegará en el centro de la carpeta, poniendo pegante sólo en las cuatro esquinas y cuando haya sido diligenciado en su totalidad deber colocársele encima papel contac transparente. Esto se hará hasta que los rótulos sean autoadhesivos.

3.3.5.4. Rótulos de historias laborales:

Los rótulos de las historias laborales deben contener, además de los datos básicos del rótulo estándar, los siguientes adicionales:

• Nombre del empleado (se escribe en vez de la palabra contenido)

• Cédula de ciudadanía

• Dependencia donde labora

• Cargo

• Fecha ingreso

• Fecha retiro

• Cualquier otro que la oficina productora considere para efectos de facilitar la organización.

3.3.5.5. Rotulación de Proyectos BPID de la Secretaría de Planeación:

Los Proyectos BPID para la rotulación de sus carpetas, cambiarán la fecha inicial y la fecha final por el Código de Registro.

(47)

R REEPPÚÚBBLLIICCAADDEECCOOLLOOMMBBIIAA D DEEPPAARRTTAAMMEENNTTOODDEESSUUCCRREE G GOOBBEERRNNAACCIIÓÓNN SECCIÓN: __________________________ ________________________________ OFICINA PRODUC: ____________________ DOCUMENTO:_______________________ FECHA INICIAL: ______________________ FECHA FINAL: _______________________ No. FOLIOS: ________________________ Obs.: _____________________________ _________________________________ _________________________________

3.3.6. Unidades de almacenamiento que pueden usarse en los archivos de gestión de la Gobernación de Sucre:

• Cartulina legajadora (carpeta interior) : Se mandarán a timbrar con el rótulo estándar institucional. El funcionario sólo la llenará con lapicero negro.

• Carpetas de cartón yute convencionales: Tamaño oficio ya sea colgante o vertical, eso depende del archivador.

• Gancho legajador: En la Gobernación de Sucre se usará el gancho legajador plástico en todas las etapas del ciclo vital de los documentos.

• Carpetas AZ (sólo se usarán en los archivos de gestión, no pasarán al archivo central ni al histórico). Se les pegará en el lomo el rótulo institucional el cual contiene los datos básicos de contenido de la carpeta. Las Az no se pasarán al archivo central. Cuando llegue el momento de transferir deberán legajarse en la cartulina legajadora institucional timbrada.

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• Multicarpeta para los contratos: Por facilidad de manejo y capacidad, la multicarpeta se usará para almacenar los contratos. La foliatura debe ser consecutiva de abajo hacia arriba quedando el último folio al abrir la cara anterior de la carpeta (orden original invertido).

3.3.7. Transferencia de los archivos de gestión al archivo central (primarias):

3.3.7.1. Definición transferencia documental:

Es el paso de la documentación del archivo de gestión al central y del central al histórico, por instrucción de las Tablas de Retención.

3.3.7.2. Qué y cuándo transferir:

Las oficinas deberán transferir al archivo central aquellos expedientes que hayan cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión señalado en la TRD. 3.3.7.3. Preparación de expedientes para transferir:

Los expedientes que se van a transferir deberán estar legajados y ordenados respetando el principio de orden original.

3.3.7.4. Gancho legajador:

El gancho legajador que se utilizará en la institución será el gancho legajador plástico, desde los archivos de gestión. Para recibir la transferencia el archivo central exigirá este tipo de gancho.

3.3.7.5. Retiro de material metálico:

Las grapas y clips pueden usarse mientras los documentos estén en las oficinas. Al pasar al archivo central, se les retirarán todos los clips y las grapas se dejarán si tiene papel intermedio de protección para unir documentos con soporte, de lo contrario deben retirarse.

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3.3.7.6. Depuración del expediente:

El oficinista deberá extraer duplicados de documentos, tarjetas sociales, circulares y memorandos netamente informativos, que no impliquen valores de ningún tipo y que sólo llenan el expediente. Esto debe hacerlo antes de foliar.

3.3.7.7. Foliación:

Después de depurados los expedientes deberán ser foliados por el encargado del archivo central una vez reciba la transferencia, pero el auxiliar de la oficina deberá totalizar el número de folios que contiene cada expediente en el inventario único documental. (ver instrucciones de foliación).

3.3.7.8. Inventario único documental:

Toda transferencia deberá ir acompañada del inventario único nacional-institucional en el que el auxiliar de oficina relaciona los expedientes por entregar, consignando las fechas extremas y el número de folios. Esta obligatoriedad que tienen las empresas del Estado está contemplada en el artículo 26 de la Ley 594 de 2000.

3.3.7.9. Adelanto de transferencias por limitaciones de espacio:

En el caso de que una oficina carezca de espacio para albergar sus documentos, puede concertarse con el archivo central adelantar el tiempo de transferencia. Es decir, si la Tabla de Retención establece un tiempo de dos años en la etapa de gestión pero no hay espacio, el archivo central puede recibir la transferencia antes de haber cumplido el tiempo.

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ASISTENTE DE OFICINA JEFE DE ARCHIVO

INICIO

Verifica en la Tabla de Retención de la secretaría respectiva, que los documentos que se desean transferir hayan cumplido su etapa de gestión.

Solicita al encargado del archivo central, el número de cajas técnicas institucionales que vaya a necesitar para la transferencia, verbalmente o por escrito, según procedimiento interno del archivo central.

Ejecuta la preparación de los expedientes con todos sus pasos:

-Retirado de grapas innecesarias y clips -Rotulación técnica

-Depuración

- Orden original y Foliación.

Toda transferencia deberá ir acompañada del Inventario Único Documental-institucional en el que el auxiliar de oficina relaciona los expedientes por entregar, consignando todos los datos que le pide el inventario. (ver formato anexo)

Devuelve la transferencia al oficinista para corrección.

FIN

Archiva la copia del inventario recibido a conformidad.

SI

Firma el inventario como recibido y devuelve una copia al oficinista para su archivo.

NO

SI Verifica que todo lo relacionado en el inventario esté completo. Verifica que los expedientes que contiene la caja, estén debidamente preparados.

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3.3.8. Controles de préstamo de documentos:

3.3.8.1. Salida de documentos:

Toda salida de documentos de una secretaría u oficina debe registrarse en el control de préstamo.

3.3.8.2. Formato de control de préstamo:

El formato de control de préstamo puede ser libro o planilla a criterio del oficinista de acuerdo con su función.

3.3.8.3. Tiempo de préstamo:

En la Gobernación de Sucre el tiempo máximo en el que un documento estará en préstamo son ocho (8) días calendario.

3.3.9. Pautas de preservación y conservación de documentos en archivos de gestión:

3.3.9.1. Elementos metálicos:

Las personas que manejen correspondencia y las Secretarias deben poner el menor número de elementos metálicos posibles a los documentos. Esto es grapas, clips, etc.,. Al hacer transferencias se deben dejar sólo las grapas necesarias para sujetar documentos y soportes. Los clips deben retirarse todos. 3.3.9.2. Perforación de Hojas:

Al perforar documentos para legajarlos se debe tener mucho cuidado de no cortar una fecha o una cifra que deje mutilado el documento. Por eso los documentos deber perforarse del lado donde haya margen.

3.3.9.3. Grapado de documentos:

Al grapar un grupo de folios, debe hacerse en forma diagonal para evitar que se rompa el documento durante su consulta. No se debe grapar sobre fechas o números.

(52)

3.3.9.4. Desgrapado:

Al desgrapar se debe usar la uña sacagrapas, primero por detrás de la grapa y luego por la parte anterior, porque si no se hace de este modo, por lo general se rompe el documento.

3.3.9.5. Saliva para pasar documentos:

Los auxiliares de archivo y correspondencia no deben usar saliva para facilitar el paso de las hojas. Esto desencadena contaminación biológica.

3.3.9.6. Alteración de documentos públicos:

Escribir con lapicero sobre el texto de un documento público, es alteración de documento público. Las anotaciones y sellos deben ponerse en lugares donde no haya texto.

3.3.9.7. Perforación de carpetas:

No perfore las carpetas de yute colgantes, legaje sobre legajos de cartulina o cartón y colóquelos dentro de la carpeta. Al hacer la transferencia se trasladará la carpeta o legajo interior. La carpeta externa continuará en gestión hasta su deterioro total.

3.3.9.8. Faxes de papel químico:

Los documentos recibidos por fax de papel químico, deben fotocopiarse para evitar que se borren.

3.3.9.9. Conservación de soportes tecnológicos:

A los soportes tecnológicos no les eche líquidos de ningún tipo ni mucho menos les pase hielo u otras sustancias.

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Los soportes tecnológicos no deben dejarse dentro de carros en climas como el de la costa norte colombiana. Su deterioro ocurrirá de inmediato.

3.3.10. Especificaciones de restauración:

Está prohibido por ley restaurar los documentos públicos, especialmente los de carácter histórico.

• Cuando un documento público se rompe debe unirse donde no haya texto con un poco de cinta mágica, digitalizarlo o fotocopiarlo para manipular la copia digital o física y el original se debe meter en un sobre blanco rotulado con los metadatos del documento y se debe colocar en el mismo lugar donde iba en la unidad de conservación correspondiente. El único ente autorizado para restaurar documentos públicos es el Archivo General de la Nación.

• Cuando se rasga un documento de vital importancia, este no se debe pegar ni con colbón ni con cinta pegante comercial pues sufriría una mancha que lo volvería ilegible.

• Al utilizar la cinta mágica en documentos rasgados se debe pegar donde no haya texto.

• Si los documentos son de baja retención y sin valor histórico se puede usar la cinta mágica. (En documentos hasta de 10 años de retención).

• Para devolver un poco la blancura a los documentos y quitar la suciedad, se usa polvo de borrador de nata con un pincel de cerda el cual se frota sobre el documento con la goma hasta retirar el sucio.

• La única forma segura de restauración de documentos públicos es con el papel japonés y el carboximetil celulosa y eso debe hacerlo un profesional.

(54)

• Los documentos que se mojan jamás se ponen al sol, se secan entre toallas desechables y seguidamente se someten a aireamiento ya sea natural o artificial.

• Los archivos históricos por lo general prestan los servicios de restauración de documentos públicos.

• Los tomos cuando han sido objeto de inundación hay que separar las páginas, abrirlos con ayuda de objetos separadores y someterlos a fuerte aireamiento. Si están muy mojados con agua sucia, se deberán someter posteriormente a desinfectación por parte de un profesional.

3.3.11. Instrucciones de diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental.

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3.3.11.1. Entidad remitente:

Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

3.3.11.2. Entidad productora:

Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.

3.3.11.3. Unidad administrativa:

Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

3.3.11.4. Oficina productora:

Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

3.3.11.5. Objeto:

Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

3.3.11.6. Hoja Número:

Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario.