1
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN HSEQ EN LA EMPRESA CHANEME COMERCIAL S.A.
CAMILA MORENO SUÁREZ C.C 1’030.630.770
JEIMMY ALEXANDRA CIFUENTES OCHOA C.C 1´023.919.309
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA.
INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN POR CICLOS PROPEDÉUTICOS BOGOTÁ
2
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN HSEQ EN LA EMPRESA CHANEME COMERCIAL S.A.
CAMILA MORENO SUÁREZ
JEIMMY ALEXANDRA CIFUENTES OCHOA
Proyecto de pasantía empresarial para optar al título de Ingeniería de Producción
Directora:
ING. ÁNGELA PARDO HEREDIA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA
INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN POR CICLOS PROPEDÉUTICOS BOGOTÁ
3
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN ... 8
1. GENERALIDADES. ... 9
1.1. OBJETIVO GENERAL ... 9
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 9
1.3. ALCANCE ... 10
1.4. JUSTIFICACIÓN ... 10
1.5. METODOLOGÍA ... 11
1.6. MARCO REFERENCIAL ... 13
1.6.1. Descripción de la empresa. ... 13
1.6.2. Misión ... 15
1.6.3. Visión ... 16
1.6.4. Política de gestión integrada ... 16
1.6.5. Sector económico... 17
1.6.6. Reseña Histórica ... 19
1.6.7. Servicios Ofrecidos. ... 20
1.6.8. Organigrama ... 20
1.7. REFERENTES TEÓRICOS ... 21
1.7.1. Gestión por procesos. ... 22
4
1.7.3. Sistema de seguridad y salud en el trabajo ... 25
1.7.4. Sistema de gestión ambiental ... 26
1.7.5. Sistemas integrados de gestión. ... 27
2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ... 29
2.1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ... 29
2.1.1. Divulgación ... 29
2.1.2. Auditorias ... 31
2.1.3. Mapa de procesos ... 31
2.1.4. Comercialización de productos ... 32
2.1.5. Actualización de la documentación ... 33
2.2. DESCRIPCIÓN DE SALUD, SEGURIDAD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE (SSTMA) ... 33
2.2.1. Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente – RUC... 34
2.2.2. Diagnóstico de las condiciones de trabajo y medio ambientales ... 35
3. DIAGNÓSTICO BAJO LAS NORMAS TÉCNICAS ISO 14001 Y OHSAS 18001. ... 36
3.1. DIAGNÓSTICO NTC ISO 14001:2004 ... 36
3.2. DIAGNOSTICO NTC OHSAS 18001:2007 ... 40
3.3. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NTC Y LA GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN RUC ... 44
3.4. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL SG-SSTMA ... 49
5
4. DIAGNÓSTICO BAJO LA NORMA TÉCNICA ISO 9001. ... 54
4.1. DIAGNÓSTICO NTC ISO 9001:2008 ... 54
4.2. RESULTADOS DE AUDITORÍAS. ... 62
4.3. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL SGC ... 62
4.4. COSTOS DE MANTENIMIENTO DEL SGC ... 65
5. PLAN DE INTEGRACIÓN ... 66
5.1. DESARROLLO DEL PLAN DE INTEGRACIÓN ... 67
5.1.1. Determinación de Beneficios ... 67
5.1.2. Determinación de Dificultades ... 69
5.1.3. Plan de Implementación del SIG ... 69
5.2. DISEÑO DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO ... 69
5.3. RESULTADOS ... 70
6. CONCLUSIONES... 73
6
LISTA DE TABLAS
pág.
Tabla 1. Sedes Nacionales de CHANEME 13
Tabla 2. Resumen del diagnóstico ISO 14001:2004 37
Tabla 3. Resultados del diagnóstico del SGA – NTC ISO 14001. 38
Tabla 4. Resumen del diagnóstico OHSAS 18001:2007 40
Tabla 5. Resultados del diagnóstico del SSTMA – NTC OHSAS 18001. 41
Tabla 6. Comparación entre las normas. 45
Tabla 8. Estrategias Matriz FODA SG SSTMA. 51
Tabla 7. Costos de mantenimiento del SG-SSTMA 53
Tabla 9. Resumen del diagnóstico ISO 9001:2008 55
Tabla 10. Resultados del diagnóstico del SGC – NTC ISO 9001. 57
Tabla 11. Estrategias Matriz FODA SGC. 64
7
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1. Mapa de Regionales- CHANEME 14
Figura 2. Líneas de negocio de CHANEME 15
Figura 3. Preferencia de Marcas a nivel mundial. 18
Figura 4. Elementos de un proceso 23
Figura 5. Modelo del Sistema Integrado de Gestión 28
Figura 6. Módulos de ISODOC. 30
Figura 7. Mapa de procesos del SGC en CHANEME COMERCIAL S.A 32 Figura 8. Dependencia del SG-SSTMA de Recursos Humanos 34
Figura 9. Cumplimiento requisitos del SGA 37
Figura 10. Cumplimiento requisitos del SG SST 41
Figura 11. FODA del área de SSTMA 50
Figura 12. Cumplimiento requisitos del SGC. 55
Figura 14. N° de documentos por proceso 61
Figura 13. FODA del sistema de Gestión de Calidad 63
Figura 15. Ciclo de mejora continua del proceso de integración de SG. 67
Figura 16. Beneficios del SIG 68
8
INTRODUCCIÓN
En un contexto actual globalizado, resulta evidente la necesidad de permanencia en un mercado cada vez más exigente, donde la competitividad se logra con innovación de productos y servicios, acompañada de actividades que procuran el buen funcionamiento de la organización. Aunque para CHANEME COMERCIAL S.A., no es indiferente este aspecto, sus esfuerzos se enfocan principalmente en resolver acontecimientos del día a día, generando la necesidad de aumentar el interés por identificar y solucionar problemas relacionados con calidad, medio ambiente, salud y seguridad en el trabajo. La falta de estrategias que fortalezcan los procesos de SSTMA y Gestión de Calidad, y los pocos recursos invertidos en los mismos, identifican el pausado crecimiento de estas áreas con una estructura poco definida y unificada, actividades que se ven implicadas en el funcionamiento de la organización. Por tal motivo, se realiza un diagnóstico de cumplimiento a las NTC ISO 14001:2004, NTC ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007 para identificar las falencias y oportunidades de mejora que presenta la empresa.
9
1. GENERALIDADES.
1.1. OBJETIVO GENERAL
Proponer la implementación de un sistema integrado de gestión HSEQ en CHANEME COMERCIAL S.A. que beneficie el desarrollo de las actividades establecidas por la organización, basados en las normas NTC ISO 9001, ISO 14001y OHSAS 18001.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
● Describir los procesos de Gestión de Calidad y SSTMA con el fin de tener claridad de su funcionamiento actual y de las actividades que se llevan a cabo para contribuir con los objetivos de la organización.
● Realizar el diagnóstico del Sistema de Gestión de Calidad, analizando los resultados de las auditorías internas y externas, con respecto a la NTC ISO 9001:2008, así como la documentación relevante para definir el nivel de cumplimiento y las oportunidades de mejora que presenta el sistema.
● Realizar el diagnóstico del SSTMA, de acuerdo con los requisitos establecidos en las NTC ISO 14001 y NTC OHSAS 18001, y revisar los resultados de auditorías realizadas con el fin de definir el nivel de cumplimiento y las oportunidades de mejora que presenta el sistema.
10
esperan de la integración y las dificultades posibles en el proceso de implementación.
● Diseñar el manual del Sistema Integrado de Gestión HSEQ que describa la nueva estructura del área, evidenciando la alineación de los procesos SSTMA y Gestión de Calidad bajo las normas vigentes en el año 2016.
1.3. ALCANCE
El estudio se lleva a cabo en las sedes de Bogotá (Américas y Calle 13) iniciando con el análisis preliminar de los procesos SSTMA y Gestión de Calidad con el fin de identificar el nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas técnicas colombianas. Así mismo, la investigación está orientada a establecer un plan de implementación del sistema integrado de gestión, incluyendo el diseño del manual HSEQ basado en las NTC vigentes y otros requerimientos legales.
Finalmente, se realiza la presentación de la propuesta, evidenciando los beneficios esperados con la integración y la importancia de tener en cuenta la percepción de las partes interesadas.
1.4. JUSTIFICACIÓN
11
sostenimiento. Por tal motivo, es importante que CHANEME se interese en integrar sus procesos de SSTMA y Gestión de Calidad con el fin de contribuir al desarrollo de la organización, reduciendo costos, simplificando actividades y generando beneficios para sus colaboradores y las partes interesadas.
A nivel profesional, el presente trabajo brinda la oportunidad de adquirir amplios conocimientos sobre la conformación de un área HSEQ cuyos procesos soportan las actividades principales de las organizaciones. De esta manera, mediante el diseño de la propuesta se desarrollan habilidades para el levantamiento documental de los procesos, seguimiento y control de requerimientos normativos y finalmente, la proyección de los beneficios para la organización. A nivel empresarial, se pretende dar a conocer una propuesta donde se analice, unifique y mejoren los procesos de HSEQ en CHANEME COMERCIAL S.A., cumpliendo requerimientos legales y normativos, demostrados en los resultados de auditorías y satisfacción de las partes interesadas.
1.5. METODOLOGÍA
El desarrollo del proyecto se realiza bajo 5 etapas secuenciales, donde se describe de forma detallada las estrategias, herramientas metodológicas y actividades necesarias que intervienen en la ejecución de la propuesta para integrar los Sistemas de Gestión HSEQ en CHANEME COMERCIAL S.A.
12
ETAPA DOS. Diagnostico Calidad: Luego de conocer todo el proceso con respecto a la satisfacción de las partes interesadas y las oportunidades de mejora, se realiza el diagnóstico del área de calidad teniendo en cuenta la información recopilada, la documentación revisada y los requisitos de la NTC ISO 9001:2008. Se determinan de igual forma las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que presenta el área para orientar el proceso de integración.
ETAPA TRES. Diagnostico SSTMA: Se realiza la descripción y el diagnóstico del área SSTM para determinar el grado de cumplimiento de requisitos con el fin de identificar el estado actual. Para ello, se realiza una especie de auditoría, determinando el nivel de cumplimiento de las Normas ISO 14001 y OHSAS 18001. Así mismo, se detallan las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que presenta el área para orientar el proceso de integración.
ETAPA CUATRO. Plan de implementación: Posterior al diagnóstico de cada sistema, se lleva a cabo el análisis de la organización de acuerdo con las estipulaciones de la Norma Internacional UNE 66177, determinado su madurez, riesgo y complejidad para identificar el nivel de implementación que requiere la integración de los procesos.
13 1.6. MARCO REFERENCIAL
1.6.1. Descripción de la empresa. CHANEME COMERCIAL S.A. es la división comercial del Grupo < a >. Tiene la misión de contribuir al desarrollo económico del país, a través del comercio de productos y servicios con los más altos estándares de calidad, siendo partícipe de los principales sectores económicos del país: construcción, transporte, infraestructura y minería. La empresa se compone de 6 sedes principales y 2 sucursales pequeñas, con la participación de aproximadamente 300 empleados a nivel nacional.
Tabla 1. Sedes Nacionales de CHANEME
REGIONAL SEDE
Centro Américas, Calle 13, Bucaramanga, Yopal Norte Barranquilla, Mina Calenturitas
Occidente Cali
Antioquia Medellín
14 Figura 1. Mapa de Regionales- CHANEME
Fuente: CHANEME COMERCIAL S.A
15 Figura 2. Líneas de negocio de CHANEME
Fuente: CHANEME COMERCIAL S.A.
CHANEME se destaca por la comercialización de los productos fabricados por las demás compañías del grupo (GABRIEL, INCOLBEST, MADEAL, BONEM, IMAL), contribuyendo a un crecimiento equitativo e incremento de los recursos económicos.
16
1.6.3. Visión. Ser reconocidos como una organización comercial, líder en servicio, especializada en el sector de maquinaria, equipos y suministros para el transporte; orientados a la generación de valor y focalizada en la satisfacción del cliente.
1.6.4. Política de gestión integrada. CHANEME COMERCIAL S.A. es una empresa que comercializa productos y servicios de calidad para el segmento de construcción e infraestructura, el sector automotor y de transporte, el sector minero y servicios de posventa asociados a sus grupos de interés; dentro de su estrategia CHANEME está orientado a desempeñar un papel importante en los sectores en los que compite, satisfaciendo las necesidades y expectativas de sus clientes. Los principios fundamentales que rigen su actuar, en todos los frentes de trabajo, son: el respeto a la persona, el respeto al medio ambiente, la ética empresarial, el compromiso social , la generación de empleo y la generación de valor a sus accionistas, por lo cual se compromete a:
● Promover las mejores prácticas de gestión administrativa para desarrollar la estrategia de largo plazo.
● Mantener el compromiso de toda la organización con el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión.
● Establecer programas orientados al control y gestión de riesgos e impactos ambientales, que puedan generar lesiones a personas, enfermedades profesionales, daños a la propiedad y al medio ambiente.
● Promover el desarrollo de las competencias de sus trabajadores orientado a la mejora continua de los procesos y la calidad de vida laboral.
17
● Cumplir con altos estándares de calidad, seguridad, salud ocupacional, gestión ambiental, requisitos legales y otros que sean establecidos por los grupos de interés, así como los objetivos planteados, garantizando el desarrollo sostenible de la organización.
Adicional a lo anterior y consciente que el compromiso de sus trabajadores es vital para el desarrollo de esta política, la Alta Gerencia establece que el cumplimiento de los estándares de los sistemas de gestión y el cuidado personal y colectivo, es responsabilidad de cada asociado de valor y en especial de aquellos trabajadores que tienen bajo su responsabilidad personal o áreas de trabajo a cargo.
1.6.5. Sector económico. La empresa se encuentra asociada al Código CIIU 4659 “Comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo n.c.p.” indicando el comercio de equipos y maquinaria pesada para uso en la industria, la minería y la construcción, así como sus partes, piezas, accesorios y otros servicios. Actualmente, la venta y alquiler de este producto pasa por su mejor momento, gracias a la cantidad de obras civiles presentes en el país. Sin embargo, marcas como Caterpillar, Komatsu y Hitashi juegan un papel importante en el mercado a la hora de adquirir productos duraderos y con amplia funcionalidad, además de cumplir con los requerimientos exigidos en las licitaciones, como por ejemplo certificaciones RUC, de producto y de algunos sistemas de gestión.
VOLVO por su parte, a través de encuestas realizadas mensualmente a sus clientes, determinan el nivel de satisfacción de acuerdo con la calidad del producto y con la atención prestada por su dealer. Para enero del 2015, VOLVO
No clasificado previamente.
18
representa el 46% de favoritismo en Colombia, a nivel mundial el 49.2% de sus clientes prefieren adquirir productos de la competencia.
Figura 3. Preferencia de Marcas a nivel mundial.
Fuente: CHANEME COMERCIAL S.A.
19
Durante los últimos años, el sector autopartista se ha visto deteriorado debido los tratados de libre comercio con países como México, donde los aranceles para la importación de piezas, afectan el mercado de las fábricas nacionales, debido a los bajos precios de la competencia extranjera. De esta manera, los productores nacionales no se sienten protegidos por el gobierno al no tomar medidas con respecto a la industria nacional1, pues las ensambladoras no diferencian la calidad
de proveedores locales y de proveedores externos debido a que no existe una normatividad que les exija algún porcentaje de compras a fabricantes nacionales, prevaleciendo en primer lugar el precio de los productos.
Finalmente el robo y posterior venta de partes de automóviles usados, ingreso de repuestos falsificados y el contrabando de partes de vehículos aumentan cada vez más, la mayoría de estos artículos provienen de EEUU y Venezuela, afectando el PIB del país, debido a que este sector contribuye con 4,2 millones2. Como
consecuencia de estas situaciones, se evidencia la reducción de empleo en el sector, cierres de empresas importantes la Compañía Colombiana Automotriz (CCA) y traslados como la planta de DANA TRANSEJES, anteriormente ubicada en Santander, actualmente en Ecuador.
1.6.6. Reseña Histórica. CHANEME inició su actividad en 1953, distribuyendo automóviles, buses y camiones de la marca Volvo. Desde esta fecha ha sido parte de Holding, anteriormente conocido como GRUPO CHAIDNEME HERMANOS inaugurado en el año 1932. Desde la creación de las empresas del sector
1 Revista Portafolio. Sector autopartista reclama protección del gobierno [en línea]. 11 de Marzo del 2014.
[Citado 27 de Febrero del 2016] Disponible en: <www.portafolio.co/economia/sector-autopartista-reclama-proteccion-del-gobierno>.
2 Revista Portafolio. Crece el mercado negro de autopartes en el país [en línea]. 22 de Octubre del 2013.
20
industrial en 1963, se ha encargado de comercializar sus partes, ampliando la competitividad de las marcas dentro del mercado nacional.
En 1980 comenzó a manejar el portafolio de maquinaria VOLVO BM, hoy conocido como VOLVO CONSTRUCTION EQUIPMENT (VCE). Para el 2012, incursiona en el segmento fluvial y marítimo de Colombia al incorporar Motores Volvo Penta especiales para transportes acuáticos. En el 2014 de acuerdo a las decisiones tomadas por la dirección del Holding, se entrega la línea de automóviles Volvo a representación de “Los Coches”, y la línea Buses y Camiones a VOLVO GROUP COLOMBIA.
1.6.7. Servicios Ofrecidos. A continuación se describen los servicios prestados por CHANEME COMERCIAL S.A:
● Venta y Servicio Posventa de Equipos y Maquinaria: Equipos Volvo para construcción (VCE), Soosan, Terex, Volvo Penta (Motores para barcos), Chicago Pneumatic, SDLG y Wacker Neuson.
● Servicio Posventa de Buses y Camiones Volvo. ● Venta de Llantas: Maxxis, Continental y General Tire.
● Venta de Autopartes: CAM 2, SKF, Gulf, Camel, entre otros.
Entre sus clientes, se pueden destacar los siguientes: Ecopetrol, Consorcio Express, Colmotores y Cementos Argos.
21
combinaciones verticales y horizontales. En el Anexo A, se encuentra el organigrama actual de CHANEME, incluyendo todo el personal y áreas que contempla. Los niveles representados son ordenados jerárquicamente de la siguiente manera:
● Presidente
● Sub Gerente general ● Gerentes
● Directores
● Jefes: divididos en dos categorías, los generales y específicos ● Coordinadores y supervisores
● Asesores y técnicos comerciales ● Analistas y asistentes
● Auxiliares
1.7. REFERENTES TEÓRICOS
Después de los años 90, aparecieron las normas nacionales, europeas e internacionales para la calidad (ISO 9000), la protección al medio ambiente (ISO 14000) y la seguridad e higiene en el trabajo (OHSAS 18001 y 18002)3, con la
finalidad de conseguir menores costos, efectividad en la realización de las operaciones y mejorar continuamente los procesos de las organizaciones.
3 FERGUSON AMORES, Marta y BORNAY BARRACHINA, María del Mar. Modelos de implantación de los
22
Actualmente, las tres normas proporcionan una gran capacidad de combinación, amparada bajo una única documentación, autoridad y responsabilidad, facilitando los procesos de aplicación y auditoría en implementación y seguimiento. Una premisa fundamental enfatiza que es necesario diseñar un sistema de gestión orientado hacia procesos más que hacia las propias tareas. Por ello, la definición de la red de procesos de la organización constituye el paso inicial para la implementación uno o los tres sistemas fundamentales (SST, SGA o SGC), es decir, los tres sistemas se componen de tres tipos de procesos, los que se encuentran orientados a la dirección (estratégicos), los dirigidos hacia los productos o servicios (cadena de suministro - procesos misionales) y finalmente procesos adicionales que sirven como soporte a la organización.
1.7.1. Gestión por procesos. Teniendo en cuenta que un sistema de gestión se define como el “conjunto de procesos de una organización que interactúan para alcanzar objetivos”4, siendo este el enfoque requerido para alinear los procesos de
acuerdo con las Normas NTC anteriormente mencionadas; y que un proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman elementos de entrada en resultados5, se concluye que la gestión por procesos se enfoca en
definir y planear los sistemas de gestión para el logro de objetivos organizando las actividades en una cadena horizontal, evitando la división del trabajo en departamentos y la clasificación en niveles jerárquicos. En la siguiente figura se presentan los elementos principales que conforman el proceso: entradas, actividades, salidas y su interacción con las partes interesadas.
4 LÓPEZ CARRIZOSA, Francisco José. El Sistema de Gestión Integrado. Bogotá, Colombia. ICONTEC, 2008 p.9.
[Citado el 1 de Marzo del 2016].
5 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. NTC ISO 9000:2015. Sistemas de
23 Figura 4. Elementos de un proceso
Fuente: Elementos de un Sistema de Gestión de Calidad basado en las Normas ISO
9001:2008. [En línea]. Bogotá. [Consultado el 11 de febrero del 2016]. Disponible en:
http://www.monografias.com
Las organizaciones han operado exitosamente con el modelo tradicional, dividiendo sus actividades y recursos en departamentos. Sin embargo, las características de esta forma de organización, implica ciertos comportamientos que pueden considerarse inadecuados para entornos altamente competitivos o de cambio permanente6. Una comunicación inadecuada, baja competitividad de los
departamentos, insuficiente participación de los niveles jerárquicos inferiores y poco compromiso con el cumplimiento de objetivos, son algunas de las consecuencias de aplicar el método tradicional en las organizaciones. Por el contrario, las características de una organización que gestione sus sistemas por procesos son las siguientes7:
6 Ibíd., p.19
24
Permite medición de los resultados de la organización y de los procesos con base en los objetivos.
Se da más importancia al resultado de todo el sistema por encima de los resultados individuales.
Mejores mecanismos de comunicación entre los procesos rompiendo barreras de la estructura funcional.
Estructura flexible y menos formal, menos jerarquía y barreras de trabajo.
Diseño y estandarización con mayor participación, existe más autocontrol y búsqueda de valor agregado.
Los empleados están más comprometidos en colaborar y tienen más posibilidad de brindar ideas o tomar decisiones.
Búsqueda permanente de mejoras en los procesos de la organización que tengan impacto real en los objetivos y la estrategia del negocio.
Desarrolla el liderazgo del personal y mayor capacidad para la toma de decisiones.
1.7.2. Sistema de gestión de Calidad. El sistema de gestión de calidad comprende todos aquellos procesos y actividades realizados con el fin de satisfacer los requerimientos del cliente. Su estructura se compone de procesos, recursos y documentación necesaria para lograr los objetivos de calidad alineados a la dirección estratégica y promover la mejora continua en la organización.
En Colombia, la norma aplicable para implementar y mantener un sistema de gestión de calidad es la NTC ISO 9001, definiendo requisitos auditables, genéricos para todo tipo de organización8. Es una norma certificable y su última versión se
8ISO 9001 para pequeñas organizaciones: orientación para su implementación: (sugerencias del CT 176 de la
25
emitió en el 2015, contribuye a demostrar el interés de la organización por ofrecer productos y servicios de calidad incluyendo acciones de mejora.
1.7.3. Sistema de seguridad y salud en el trabajo. El sistema de seguridad y salud en el trabajo dentro de una organización comprende todas las acciones encaminadas a la promoción y protección de la salud de los trabajadores, así como a la prevención de accidentes y enfermedades profesionales que puedan ser causadas por las condiciones de trabajo, los peligros y riesgos propios de la actividad económica de la organización. En la NTC OHSAS 18001 se especifican los requisitos para un sistema de gestión de la Salud y Seguridad en el Trabajo (SST) para que una organización controle los riesgos que puedan presentarse a nivel interno y vele por el bienestar de sus colaboradores.
La implementación de un sistema SST implica la generación de una política y lineamientos que promuevan el interés por la salud y la seguridad de los trabajadores y así mismo se caracterice por la búsqueda de mejora continua. En términos generales, esta implementación brinda varios beneficios para los trabajadores y la organización, algunos de ellos se mencionan a continuación:
● El SST permite la identificación de peligros y riesgos que puedan existir en cualquier puesto de trabajo con el fin de controlarlos y prevenirlos de forma que se puedan eliminar causas de accidentes de trabajo.
26
● Con el análisis y acciones de mejora en SST y el cumplimiento en materia de legislación se busca la disminución en costos, gastos o sanciones que puedan presentarse por este tipo.
● Promover una adecuada comunicación en el interior de la empresa y el compromiso de los trabajadores en el cumplimiento de la política de SST.
1.7.4. Sistema de gestión ambiental. La preocupación por el medio ambiente, nace de las problemáticas evidenciadas en los últimos años como lo son la deforestación, el cambio climático, la destrucción de la capa de ozono y la contaminación9, afectando el funcionamiento de las organizaciones u
obstaculizando su crecimiento, ya que la naturaleza ofrece la materia prima para la producción de cualquier bien y al no preservar los recursos, se dificulta la fabricación de los productos. Por tal motivo, las empresas pretender implementar un sistema de gestión ambiental con el fin de contribuir al desarrollo sostenible mediante la reducción de sus impactos ambientales.
La implementación de un sistema de Gestión Ambiental contribuye a la competitividad de la organización, buscando beneficios para sí misma como por ejemplo ahorro en el consumo de energía, reducción de costos en el control de la contaminación, mejora la imagen de la empresa, se evitan multas, sanciones, responsabilidades civiles y penales, nace un nuevo argumento competitivo valorado por los clientes y pueden surgir nuevos negocios. De esta manera, se compromete con las generaciones futuras al preservar su sostenibilidad, se evitan presiones legislativa y finalmente, se presenta la oportunidad de aumentar la rentabilidad.
9 CLAVER CORTÉS, Enrique. Gestión de la calidad y gestión medioambiental: fundamentos, herramientas,
27
En la NTC ISO 14001 se establecen los requisitos para un sistema de gestión ambiental procurando la mejora continua dentro de las organizaciones, junto con el planteamiento de una política ambiental, destacando las intenciones para mejorar el desempeño ambiental.
1.7.5. Sistemas integrados de gestión. Anteriormente, las empresas no contaban con un sistema integrado de gestión aplicando las normas de manera independiente. Sin embargo, con el tiempo la Organización Internacional de Estandarización (ISO) fue modificando las normas de tal manera que sus requisitos se asemejaran, permitiendo actualmente la integración de los procesos.
28
Figura 5. Modelo del Sistema Integrado de Gestión
A continuación, se presentan algunos factores de éxito de un sistema integrado de gestión:
● Compromiso de la dirección: es demostrado a partir de hechos reales.
● Involucrar a los empleados: se debe realizar la sensibilización para obtener el compromiso por parte de los trabajadores, teniendo en cuenta que el cambio se determina para el beneficio de todos.
● Cultura: basada en la prevención, la mejora continua, el cambio y el servicio al cliente.
● Gestión de procesos: documentar las actividades de cada proceso, procurando eliminar barreras entre departamentos y por ende optimizándolos ● Mejora la comunicación interna debido a involucra al personal de los procesos
en diferentes perspectivas de la organización.
29
2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
2.1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
El área de Calidad, actualmente hace parte de los procesos de soporte de la compañía, el objetivo de este proceso consiste en implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad de CHANEME (SGC), apoyando a los procesos de la organización, en el aseguramiento y mejora continua de la calidad para los productos y servicios comercializados, satisfaciendo necesidades y expectativas de los clientes internos y externos10. El proceso está liderado por un
coordinador nacional de calidad quien realiza tareas encaminadas al cumplimiento de requisitos y apoya a otras áreas con la planificación y mejorar de sus actividades.
2.1.1. Divulgación. El SGC cuenta con un software virtual conocido internamente como ISODOC donde se almacenan los documentos de cada proceso, facilitando al personal el acceso a la información documentada. Esta herramienta se divide en 8 módulos interactivos, ofreciendo opciones parar registrar evidencias de las siguientes actividades:
30 Figura 6. Módulos de ISODOC.
Fuente: CHANEME COMERCIAL S.A
Control Documental: Donde se identifican las versiones vigentes y obsoletas de cada documento.
Mejoramiento continuo: Contempla los planes de acción a resultados inconformes en auditorías, inspecciones, PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) y revisiones por parte de la gerencia.
Proveedores: Consiste en llevar la trazabilidad desde su creación, el tipo de
contrato y las evaluaciones del mismo.
Calibración de equipos: Donde cada sede crea el inventario de herramientas y equipos, y establece un plan de calibración para los mismos.
Procesos: Allí se encuentra el diagrama de procesos que tiene el acceso
directo a los documentos correspondientes respectivamente.
Matriz Legal: Por el momento se encuentra únicamente la matriz de salud
ocupacional y medicina preventiva.
31
Indicadores de Gestión: En este módulo, cada proceso puede llevar el control
de sus mediciones.
Aunque ISODOC es una herramienta muy completa para la gestión del sistema de calidad, un requisito para visualizar los documentos es que el equipo de consulta cuente con Microsoft Office y la mayoría de los trabajadores desarrollan sus actividades en Open Office, motivo que conlleva a la creación de una carpeta compartida donde se importan los documentos (solo lectura) de todos los procesos que pueden ser consultados con facilidad.
2.1.2. Auditorias. Actualmente la empresa cuenta con certificación ISO 9001:2008 desde el año 2003 bajo el ente certificador SAI GLOBAL México (Anexo B), su último certificado se emitió en Enero del 2014 y vence en Enero del 2017. CHANEME cuenta con 10 auditores internos formados en el año 2014, quienes contribuyen en la realización anual de auditorías por procesos. A partir de los resultados obtenidos en los dos tipos de auditorías, cada proceso debe proponer acciones de mejora que son acordadas con el Coordinador de calidad.
32
Figura 7. Mapa de procesos del SGC en CHANEME COMERCIAL S.A
Fuente: CHANEME COMERCIAL S.A
33
2.1.5. Actualización de la documentación. Con el fin de mejorar y mantener el sistema de gestión, durante los 4 últimos meses del año 2015, las sedes de Bogotá llevaron a cabo la actualización de documentos y posteriormente, son comunicados a las demás sedes con el propósito de estandarizar los procesos. Así mismo, a mediados del 2015 se dio inicio a las actividades para obtener la percepción del cliente a través de las encuestas de satisfacción y del manejo especial a las PQR de los clientes finales.
2.2. DESCRIPCIÓN DE SALUD, SEGURIDAD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE (SSTMA)
34
Figura 8. Dependencia del SG-SSTMA de Recursos Humanos
Fuente: CHANEME COMERCIAL S.A.
2.2.1. Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente – RUC. CHANEME mantiene contratos con empresas del sector minero y constructor con el fin de brindar mantenimiento correctivo y preventivo a los equipos VOLVO, algunas de ellas como Prodeco, exigen a sus contratistas ser evaluados anualmente por el CONCEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD (CCS) bajo la guía de implementación RUC con una calificación superior o igual al 85%.
Mantener una buena calificación permite generar nuevas oportunidades comerciales en licitaciones con otras empresas de sectores similares.
35
Actualmente, CHANEME mantiene acuerdos de servicio con Cementos Argos, Holcim, Volvo Colombia y Unimetro. Para el año 2015, el porcentaje de cumplimiento fue del 85%, sus ítems más bajos corresponden a la revisión por la dirección, seguido por plan de gestión de residuos y el seguimiento de requisitos legales y de otra índole, temas que serán relacionados en capítulos posteriores. En las auditorías realizadas por el CCS, se revisa la identificación de peligros, valoración y determinación de riesgos, las actividades de los subprogramas de higiene industrial, seguridad industrial y medicina preventiva, entre otros temas. Anualmente, la empresa establece un plan de trabajo de SSTMA de acuerdo con los lineamientos del RUC, controlados a través de auditorías internas con sus respectivos planes de acción.
36
3. DIAGNÓSTICO BAJO LAS NORMAS TÉCNICAS ISO 14001 Y OHSAS 18001.
Inicialmente, se establece un formulario para la realización del diagnóstico de acuerdo a los requisitos de las NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007 con el fin de evaluar el cumplimiento de cada numeral, a través de la observación de documentación, soportes y evidencias. El formulario planteado, ofrece tres opciones de respuesta: cumple, no cumple o cumple parcialmente con el requisito (Anexo C). En seguida, se realiza la correspondencia entre las NTC y la guía de implementación RUC, identificando similitudes con el fin de tomar como base los resultados de la evaluación anual RUC. Posteriormente, se realiza un análisis de costos del área y se lleva a cabo el inventario de documentos para determinar los recursos actualmente utilizados para la gestión del sistema.
Finalmente, se analizan los resultados a través de una matriz DOFA del SG-SSTMA con el fin de conocer con precisión los temas que se deben manejar con más urgencia para lograr el cumplimiento de los requisitos.
3.1. DIAGNÓSTICO NTC ISO 14001:2004
37
Tabla 2. Resumen del diagnóstico ISO 14001:2004
Norma ISO 14001:2004 CUMPLIMIENTO
4 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
4.1 REQUISITOS GENERALES 50%
4.2 POLÍTICA AMBIENTAL 70%
4.3 PLANIFICACIÓN 57%
4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 44%
4.5 VERIFICACIÓN 44%
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 36%
TOTAL 50%
Como se puede observar, el cumplimiento aproximado de los requisitos de esta norma en CHANEME es del 50%, debido a que el enfoque de cumplimiento de requisitos RUC se encuentra orientando en su mayoría a procesos de servicio posventa de maquinaria Volvo y a los pocos recursos de personal otorgados al proceso.
38
En el grafico se puede visualizar el cumplimiento de la norma por numeral, siendo “política ambiental” el de mayor calificación sobrepasando el 60%, en cambio “revisión por la dirección” presenta la menor puntuación de cumplimiento, siendo inferior al 40%. A continuación se presenta un resumen por capítulo de la Norma teniendo en cuenta los resultados del diagnóstico:
Tabla 3. Resultados del diagnóstico del SGA – NTC ISO 14001.
HALLAZGOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
Numeral 4.1 Requisitos Generales.
En el primer capítulo de requisitos generales el cumplimiento corresponde
aproximadamente al 50%, esto se debe a que la documentación requerida para el
Sistema de Gestión Ambiental no se encuentra completa, además no se evidencia una
mejora continua o compromiso, debido a que las actividades se realizan en la mayoría
de los casos por mostrar cumplimiento.
Numeral 4.2 Política Ambiental
De los seis capítulos evaluados, este presenta mayor grado de cumplimiento con un
70%, esto se debe a que CHANEME cuenta con una política integral que cumple con la
mayor parte de los requisitos de la Norma, sin embargo es necesario promover mayor
divulgación de la misma para que sea conocida por todo el personal de la compañía.
Numeral 4.3 Planificación
La planificación de los requisitos del Sistema de Gestión ambiental se encuentra
aproximadamente en un 57%, gracias a que los objetivos SSTMA definidos no se han
revisado o divulgado, además no se han establecido metas en la compañía para darles
cumplimiento y por lo tanto, tampoco cuenta con un programa que permita alcanzarlas.
Se observa que hace falta más compromiso por parte de la compañía.
Numeral 4.4 Implementación y Operación
Con respecto a la implementación y operación, el cumplimiento aproximado corresponde
al 44%, la mayoría de recursos son suministrados para el funcionamiento del área. Sin
39
sin líder de este proceso, generando retrasos y sobrecarga de trabajo para los demás
colaboradores.
Por otro lado, la autoridad y responsabilidad no está totalmente definida en la compañía,
tanto el organigrama como los perfiles de cargo no han sido actualizados, de igual forma
tampoco se ha nombrado un represente de la dirección. Con respecto a la competencia,
formación y toma de conciencia, en primera instancia no se cuenta con un procedimiento
para que el personal de la empresa tome conciencia y pueda generar acciones sobre la
política, objetivos, aspectos e impactos ambientales y tampoco se cuenta con registros
de capacitaciones realizadas al personal. En la empresa no existe un procedimiento
implementado de comunicación impidiendo realizarla de forma eficaz, además no se
aprovechan herramientas informáticas como ISODOC para compartir la documentación
de los procesos. De acuerdo con el tema documental, al revisar los registros se observa
que la empresa no cuenta con todas las evidencias requeridas por la Norma, además se
encuentra retrasado el control de documentos y registros. Por otro lado la empresa no
cuenta con un plan de emergencias estructurado que considere los aspectos
ambientales identificados.
Numeral 4.5 Verificación
Con respecto a las actividades de verificación, la empresa se encuentra en un 44% de
cumplimiento, se identifica que la empresa no cuenta con un procedimiento de
seguimiento y medición, además el procedimiento de acciones correctivas y preventivas
existente se encuentra enfocado en las acciones del SGC por tal motivo no se encontró
evidencia de realización de acciones correctivas y preventivas para el SGA. Por otro lado
y como se mencionó anteriormente la empresa cuenta con evaluación RUC mas no tiene
implementado un Sistema de Gestión ambiental por lo cual no se realizan auditorias de
certificación al respecto.
Numeral 4.6. Revisión por la dirección
Se encontró evidencia de revisión por la dirección pero esta se encuentra enfocada en el
SGC, por tal motivo, este numeral presenta el menor porcentaje de cumplimiento siendo
del 36%, además no se contemplan los elementos de entrada en tema ambiental
40
En el Anexo C, se puede evidenciar el análisis detallado de cumplimiento con respecto a cada numeral.
3.2. DIAGNOSTICO NTC OHSAS 18001:2007
Al realizar el análisis bajo la NTC OHSAS 18001, se identifica que la empresa logra cumplir únicamente con el 53% de los requisitos, donde la implementación y operación del sistema es el ítem con menor puntuación, aun teniendo una muy buena política integral.
Tabla 4. Resumen del diagnóstico OHSAS 18001:2007
Norma OHSAS 18001:2007 CUMPLIMIENTO
4 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION DE S Y SO
4.1 REQUISITOS GENERALES 50%
4.2 POLITICA DE S Y SO 90%
4.3 PLANIFICACIÓN 61%
4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 26%
4.5 VERIFICACIÓN 44%
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 50%
TOTAL 53%
41 Figura 10. Cumplimiento requisitos del SG SST
A continuación se presenta un resumen por numeral, teniendo en cuenta los resultados del diagnóstico:
Tabla 5. Resultados del diagnóstico del SSTMA – NTC OHSAS 18001.
HALLAZGOS DEL SISTEMA DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO.
Numeral 4.1. Requisitos Generales
Aunque el sistema SST mantenga actualizado un manual para su gestión y se determine
ampliamente el alcance del área, se identifica que los demás documentos referenciados en
su mayoría se encuentran desactualizados (última revisión fue en el año 2014), además no
se evidencia interés por mejorar el sistema al emplear únicamente un recurso humano para
las dos sedes que se encuentran en Bogotá, y pocas acciones de mejora.
Numeral 4.2 Política de S y SO
42
se encuentra registrada en el Manual de Calidad de la empresa, y relaciona muy bien los
tres sistemas de gestión. Sin embargo, al preguntar por la política integral a algunos
empleados, se observa que no es divulgada y por lo tanto, no son conscientes de su
importancia y como la empresa vela por su salud y seguridad. Así mismo, los objetivos
planteados anualmente para SST no son muy acordes con lo establecido en la política, por
lo que se identifica que no proporciona un marco de referencia para establecer los objetivos
y mantener los mismos.
Numeral 4.3 Planificación
Las matrices de identificación para las sedes de Bogotá se encuentra desactualizada desde
el año 2014, además no cuenta con la valoración de peligros presentes fuera de la
organización que puedan afectar la salud y seguridad de aquellos empleados que laboran
externamente. También se observó la poca información que tienen los empleados con
respecto a los requisitos legales a los que se encuentra sujeta la empresa en relación con la
seguridad y salud en el trabajo, reflejando poca comunicación y nulo interés por parte del
personal ajeno al área.
Con respecto a los objetivos, estos son modificados cada año y su divulgación se realiza
mediante la charla de 15 minutos que tiene el responsable de SSTMA con el personal con
mayor exposición al riesgo (personal de taller), en revisión de los objetivos establecidos para
el 2015, se comprende la falta de compromiso con la mejora continua y una vez más, con el
cumplimiento de los requisitos legales. Aunque en el manual de SSTMA se mencionan los
subprogramas exigidos por la Resolución 1016 en el artículo 5, no existen evidencias de una
estructuración y correcto funcionamiento de cada uno, lo que impide confirmar la existencia
de programas que conlleven a lograr los objetivos propuestos del área. Responsabilidad
Numeral 4.4 Implementación y operación
El análisis de este numeral permite afirmar la poca participación y compromiso presente por
parte de la alta dirección con respecto a la responsabilidad, la asignación de recursos
esenciales para mantener el sistema, y la delegación del responsable por parte de la alta
dirección. Así mismo, no existen evidencias con respecto a que la empresa se asegure de la
responsabilidad asumida por cada empleado con respecto a los aspectos de SST. Por otro
lado, la empresa no cuenta con un documento que describa acciones para que las personas
tomen conciencia de las consecuencias de SST de sus actividades laborales su
43
de las consecuencias potenciales de no cumplir con los procedimientos especificados. Así
mismo, los documentos relacionados con formación de personal se encuentran
desactualizados y no contempla responsabilidades, capacidades, habilidades y riesgos que
debe asumir el empleado.
Como exigencia de la norma, se encuentra la existencia de un documento para establecer la
comunicación interna, con contratistas y visitantes, así como para documentar
comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas, que actualmente no existe.
Existe un procedimiento donde se menciona la participación que pueden tener los
empleados y contratistas en la detección de peligros y valoración de riesgos. Sin embargo, el
documento carece de determinación de controles e investigación de incidentes y no hace
referencia a los métodos de consulta con los contratistas donde se evidencien cambios que
afecten su SST.
La documentación del SST se encuentra desactualizada y no se adapta completamente a las
exigencias de esta norma. Actualmente no existe un listado maestro de documentos donde
se especifiquen aquellos que hacen parte de SSTMA, el control de cambios se puede
evidenciar en cada documento en la tabla final. Así mismo, los documentos externos no son
debidamente identificados ni disponibles para todo el personal.
Aunque la empresa cuenta con un plan de respuesta y atención de emergencias, cuya última
versión corresponde al año 2013, no se define ni evidencia revisión periódica con el fin de
promover la mejora continua del sistema.
Numeral 4.5 Verificación
Actualmente la empresa no cuenta con un procedimiento que describa la necesidad de hacer
seguimiento y medición al desempeño del sistema, por lo tanto no se prevén medidas
cuantitativas y cualitativas, no se determina seguimiento a la eficacia de los controles, ni
medidas reactivas de desempeño para seguimiento de enfermedades, incidentes, accidentes
y demás.
La empresa cuenta con un procedimiento para la identificación de cumplimientos legales
aplicables, sin embargo, según resultados de la evaluación RUC, CHANEME solo cumple
con el 33% de la legislación aplicable. Así mismo, la compañía cuenta con un procedimiento
que hace parte del sistema de gestión de calidad, para tratar las no conformidades y tomar
acciones correctivas y preventivas, también usado en SSTMA, sin embargo, temas
44
de acciones correctivas o preventivas y la exigencia de acciones propuestas cuyo riesgo sea
valorado antes de la implementación, y consecuentemente no se tienen cambios en el
sistema SST que puedan ser modificados a través de este procedimiento.
Aunque existe un procedimiento describiendo las auditorias del sistema integrado, no se
evidencian registros que comprueben la realización de auditorías del SST. La única auditoria
es la del RUC y es externa.
En el Anexo C, se puede evidenciar el análisis detallado de cumplimiento con respecto a cada numeral.
3.3. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NTC Y LA GUÍA DE
IMPLEMENTACIÓN RUC
45 Tabla 6. Comparación entre las normas.
CORRESPONDENCIA ENTRE GUIA DE IMPLEMENTACIÓN RUC, NTC OHSAS 18001 y NTC ISO 14001
RUC NTC OHSAS 18001 NTC ISO 14001 %
1. Liderazgo y compromiso de la gerencia:
1.1. Políticas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.
1.2. Elementos Visibles del Compromiso Gerencial. 1.3. Objetivos y Metas. 1.4. Recursos.
4.2 Política de S y SO
4.6 Revisión por la gerencia.
4.3.3 Objetivos y Programas. 4.4.1 Recursos.
4.2 Política Ambiental.
4.6 Revisión por la dirección
4.3.3 Objetivos, metas y programas. 4.4.1. Recursos, funciones,
responsabilidad y autoridad.
100%
0%
100%
100%
2. DESARROLLO Y
EJECUCION DEL SG SSTA
2.1. Documentación
2.2. Requisitos Legales y de otra índole
2.3. Funciones y
4.4.4 Documentación.
4.3.2 Requisitos legales y otros.
4.4.4 Documentación.
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos.
4.4.1 Recursos, funciones,
100%
33%
46 Responsabilidades
2.4. Competencias
2.5. Capacitación y
Entrenamiento
2.6. Programa de Inducción y Reinducción en SSTA 2.7. Motivación,
Comunicación,
Participación y Consulta
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad.
4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia.
-
4.4.3 Comunicación,
participación y consulta
responsabilidad y autoridad.
4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia. - 4.4.3 Comunicación. 100% 60% 100% 100%
3. ADMINISTRACION DEL RIESGO SSTA
3.1. Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de riesgo e impactos. (gestión del riesgo).
3.2. TRATAMIENTO DEL
RIESGO
4.3.1 Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles.
-
4.3.1 Planificación: Aspectos ambientales.
-
100%
47 3.2.1. Administración de
Contratistas y
Proveedores
3.2.2. Visitantes,
comunidad y autoridad.
3.2.3. Programas de Gestión de Riesgos Prioritarios
3.2.4. Salud en el Trabajo
3.2.5. Ambientes de Trabajo
3.2.6. Seguridad en el Trabajo
3.2.7. Planes de
Emergencia
3.2.8. Gestión Ambiental
4.3.1 Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles. -
- - -
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
4.3.1 Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles.
-
-
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencia.
4.1 Requisitos Generales.
100%
66%
66%
84%
48 MONITOREO
4.1. Incidentes (accidentes y casi accidentes) de Trabajo y Ambientales.
4.2. Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.
4.3. Acciones Correctivas y Preventivas
4.4. Inspecciones SSTA 4.5. Seguimiento a los
Requisitos Legales
4.6. Medición y Revisión de los Progresos
4.5.3 Investigación de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y preventivas
4.5.5 Auditoría interna
4.5.3 Investigación de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y preventivas
-
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal y otros.
4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencia.
4.5.5 Auditoría interna.
4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva.
-
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal.
4.5.1 Seguimiento y medición.
100%
100%
100%
100%
60%
49
A simple vista, se observa un notable incumplimiento en la revisión anual del sistema por parte de la gerencia, numeral que obtuvo puntuación del 0% generando una no conformidad mayor por la falta de compromiso con respecto al control y planificación gerencial. De esta manera, también se afecta el cumplimiento del numeral 4.6 “Revisión por la gerencia” de cada NTC, ISO 14001 y OHSAS 18001, coincidiendo con el diagnóstico realizado por las autoras, en ser uno de los ítems de menor calificación.
Otro ítem destacado por su baja puntuación, es el de “requisitos legales y de otra índole”, correspondiente a los numerales 4.3.2 y 4.5.2 de las NTC, ISO 14001 y OHSAS 18001, por incumplir con el artículo 3 de la Resolución 1409/2012 haciendo referencia a la importancia de contar con un coordinador de trabajo en alturas, cargo que actualmente no existe en la compañía. Además, no se han definido las hojas de vida de los equipos utilizados en las sedes de la organización; y por no contar con evidencias de exámenes pos-incapacidad por ausencia laboral mayor a 5 días de incapacidad tal y como se menciona en el procedimiento para la realización de exámenes médicos ocupacionales, incumpliendo a su vez con la resolución 2346 del 2007.
3.4. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL SG-SSTMA
50 Figura 11. FODA del área de SSTMA
FORTALEZAS
Tener implementado la mayoría de requisitos RUC, facilita la implementación de la ISO 14001 y OHSAS 18001.
Contar con la participación de algunos empleados como brigadistas.
Realizar campañas de salud anuales en la organización.
Reducción de costos y esfuerzos, integrando los sistemas de gestión existentes.
DEBILIDADES
El SG-SSTMA se encuentra enfocado en la línea de productos VOLVO, debido a las exigencias de ese tipo de clientes.
Se cuenta con pocos recursos, dificultando las actividades propuestas y de mejora.
No son divulgadas las decisiones y actividades con respecto al SG-SSTMA.
No cuenta con el apoyo necesario por parte de la alta gerencia.
OPORTUNIDADES
Participar en los congresos y foros nacionales e internacionales de SST y MA ofrecidos por entidades certificadoras y consultoras.
Tecnología y herramientas amigables con el medio ambiente que se pueden utilizar para prestación de servicios
Trabajar de la mano con la ARL para mejorar el desempeño con respecto al SG-SST.
Cumplir con los requerimientos de los clientes con respecto a la gestión de los sistemas de SST y MA.
AMENAZAS
Cambio en la legislación colombiana que le genere dificultades a CHANEME en la adaptación.
Mayor exigencia por parte de los clientes con respecto a los sistemas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el trabajo.
Condiciones climáticas que puedan afectar la operación de las áreas de servicio posventa y técnico.
51 Tabla 7. Estrategias Matriz FODA SG SSTMA.
MATRIZ DOFA
FORTALEZAS
1. Tener implementado la mayoría de requisitos RUC, facilita la implementación de la ISO 14001 y OHSAS 18001.
2. Contar con la participación de algunos empleados como brigadistas.
3. Realizar campañas de salud anuales en la organización.
4. Reducción de costos y esfuerzos, integrando los sistemas de gestión existentes.
DEBILIDADES
1. El SG-SSTMA se encuentra enfocado en la línea de productos VOLVO, debido a las exigencias de ese tipo de clientes.
2. Se cuenta con pocos recursos, dificultando las actividades propuestas y de mejora.
3. No son divulgadas las decisiones y actividades con respecto al SG-SSTMA.
4. No cuenta con el apoyo necesario por parte de la alta gerencia.
OPORTUNIDADES
1. Participar en los congresos y foros nacionales e internacionales de SST y MA ofrecidos por entidades especializadas.
2. Tecnología y herramientas amigables con el medio ambiente que se pueden utilizar para prestación de servicios
3. Trabajar de la mano con la ARL para mejorar el desempeño del SG-SST
4. Cumplir con los requerimientos de los clientes con respecto a la gestión de los sistemas de SST-MA.
ESTRATEGIAS FO
F1O4: Favorecer la implementación de los
sistemas de acuerdo a los parámetros de las NTC gracias a su similitud con la guía RUC, permitiendo cumplir con los requisitos de los clientes en las licitaciones.
F3O3: Profundizar los análisis médicos realizados
en las campañas de salud, aprovechando los servicios ofrecidos por la ARL.
ESTRATEGIAS DO
D1O1: Aprovechar la participación en foros y
congresos con el fin de conocer los métodos de operar los SG en todas las áreas de la organización y proceder con su aplicación.
D4O4: Proponer el cumplimiento de requisitos del cliente con respecto a SST-MA en reuniones trimestrales lideradas por la alta gerencia, evidenciado en un acta de compromiso.
AMENAZAS
1. Cambio en la legislación colombiana que le genere dificultades de adaptación a CHANEME. 2. Mayor exigencia por parte de los clientes con respecto a los sistemas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el trabajo.
3. Condiciones climáticas que puedan afectar la operación de las áreas de servicio posventa y técnico.
4. Nuevos virus y epidemias que perjudiquen la salud del personal.
ESTRATEGIAS FA
F2A3,4: Preparar la brigada de emergencias ante
cualquier situación que pueda afectar la operación de la organización
F4O2: Llevar a cabo un plan de implementación de
los sistemas integrados de gestión para cumplir con los requisitos de los clientes con respecto a calidad, SST y MA desde un solo esfuerzo.
ESTRATEGIAS DA
D2A1: Planear las actividades del sistema SST-MA
a fin de identificar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, involucrando a la gerencia en planes de mejora que permitan afrontar lo posibles cambios.
52
De acuerdo con el planteamiento de estrategias para aprovechar fortalezas y oportunidades con el fin de afrontar debilidades y amenazas, se determina que la opción que reúne todas las características para mejorar el desempeño del sistema SST-MA es el cruce de aspectos F402, haciendo referencia a la creación de un plan de implementación del Sistema Integrado de Gestión que permita no solo cumplir con los requisitos del cliente, también con la legislación y normatividad colombiana.
Además, dentro del plan de implementación se encuentran implícitas las demás estrategias resultantes, como por ejemplo el plan de comunicación para divulgar la información relacionada con el sistema, la planeación de actividades anuales y la capacitación ofrecida por otras entidades con el fin de mejorar el capital intelectual de la organización.
3.5. COSTOS DE MANTENIMIENTO DEL SG – STMA.
53
Tabla 8. Costos de mantenimiento del SG-SSTMA
Ítem Valor anual Observación
Coordinador Nacional de
SSTMA $65.300.000
Teniendo en cuenta el salario del coordinador de 3.500.000 mensuales y los aportes a seguridad social.
Auditorias Evaluación RUC $ 4.500.000 Promedio de los últimos 3 pagos al CCS.
Dotación aproximadamente
200 empleados $ 67.028.000
Dotación o bonos de dotación dependiendo la actividad.
Gastos médicos $ 13.800.000
La empresa implementa una semana de la salud al año, para revisar a todos sus trabajadores. Actividades de motivación y
promoción $ 28.000.000
Brigadas de emergencia, seguridad vial – Conductores. Adaptación de ambientes
para tareas laborales. $ 5.187.000
Actividades relacionadas con la seguridad en el trabajo.
TOTAL COSTOS SG-STTMA
ACTUAL $ 183.815.000
Fuente: Autoras con base en la información suministrada por CHANEME COMERCIAL.
Actualmente, el área de SSTMA cuenta con 58 documentos discriminados por caracterizaciones, procedimientos, formatos, instructivos, planes y políticas.
54
4. DIAGNÓSTICO BAJO LA NORMA TÉCNICA ISO 9001.
Así como en el capítulo anterior, se establece un formulario de diagnóstico con los requisitos de la NTC ISO 9001:2008 (Anexo C) a fin de evaluar cada numeral y poder conocer el porcentaje de cumplimiento mediante la revisión de documentos, soportes y evidencias, para posteriormente realizar un análisis del estado actual del Sistema de Gestión de Calidad. En seguida, se realiza una comparación del diagnóstico con los resultados de las últimas auditorías interna y externa, complementando el análisis del área y su eficiencia dentro de CHANEME, incluyendo las oportunidades de mejora y los planes de acción que se han llevado a cabo para cumplir con las exigencias de la norma. Así mismo, se realiza el inventario de documentos del área con el fin de detallar más las actividades ejecutadas y se procede con el análisis de costos actuales para mantener el sistema vigente.
Finalmente, se destacan las oportunidades, fortalezas, debilidades y amenazas que enfrenta el sistema, mediante una matriz FODA.
4.1. DIAGNÓSTICO NTC ISO 9001:2008
55 Figura 12. Cumplimiento requisitos del SGC.
Así mismo, en la siguiente tabla se presenta el resultado obtenido por capítulos y subcapítulos de la Norma:
Tabla 9. Resumen del diagnóstico ISO 9001:2008
Norma ISO 9001:2008 CUMPLIMIENTO
Sistema de gestión de la calidad
4.1 Requisitos generales 67%
4.2 Requisitos de la documentación 83%
TOTAL CAPITULO 4 75%
Responsabilidad de la dirección
5.1 Compromiso de la dirección 83%
5.2 Enfoque al cliente 100%
56
5.4 Planificación 75%
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 60%
5.6 Revisión por la dirección 81%
TOTAL CAPITULO 5 78%
Gestión de recursos
6.1 Provisión de recursos 25%
6.2 Recursos humanos 30%
6.3 Infraestructura 50%
6.4 Ambiente de trabajo 50%
TOTAL CAPITULO 6 39%
Realización del servicio
7.1 Planificación de la realización del servicio 30%
7.2 Procesos relacionados con el cliente 25%
7.4 Compras 50%
7.5 Producción y prestación del servicio 30%
7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición 15%
TOTAL CAPITULO 7 30%
Medición, análisis y mejora
8.1 Generalidades 100%
8.2 Seguimiento y medición 38%
8.3 Control del producto no conforme 17%
8.4 Análisis de datos 0%
8.5 Mejora 36%
TOTAL CAPITULO 8 38%
TOTAL 52%
57
Tabla 10. Resultados del diagnóstico del SGC – NTC ISO 9001.
HALLAZGOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
Numeral 4. Sistema de gestión de calidad
El Sistema de gestión de Calidad cuenta con la mayoría de la documentación pero falta
implementación y actualización de la misma, por este motivo el cumplimiento de este
capítulo es aproximadamente del 75% al tener en cuenta los subcapítulos
correspondientes. El primer subcapítulo corresponde a los requisitos generales para
implementación de un sistema de gestión de calidad, el cumplimiento al respecto
corresponde a un 67% lo cual se debe a que el sistema de gestión no se encuentra
implementado en su totalidad teniendo en cuenta todos los requisitos de la norma, por
otro lado se puede concluir que no existe compromiso con la mejora continua del sistema
de gestión y la evidencia al respecto es que no se realiza seguimiento y por ende no se
ha dado cierre a algunas acciones preventivas, correctivas o de mejora que se han
iniciado en la empresa. Con respecto al segundo subcapítulo de requisitos de la
documentación se encontró que el cumplimiento de la empresa es del 83% gracias a que
la empresa se encuentra actualmente certificada en la norma y cuenta con la mayor parte
de documentación actualizada, sin embargo se encontraron algunas falencias con
respecto al listado maestro de documentos, identificación de documentos obsoletos la
divulgación de la documentación, ya que no es aprovechada la herramienta informática
con la cual cuenta compañía para tal fin.
Numeral 5. Responsabilidad de la dirección
El cumplimiento de los requisitos relacionados con la responsabilidad de la dirección es
de un 78%. El primer subcapítulo corresponde al compromiso de la dirección y su
cumplimiento es del 83%, en este caso la alta dirección está conformada por el
presidente y subgerente de la empresa y se evalúa el compromiso con respecto al
sistema de gestión de calidad, en la revisión se encontró pocas evidencias de
sensibilización realizada al personal a cerca de la importancia de lograr la satisfacción
del cliente. El enfoque al cliente es de los pocos requisitos que evidencia un
cumplimiento aproximado del 100% debido a que la empresa envía cotizaciones a los
clientes para brindar la información necesaria de los productos ofrecidos y busca cumplir
