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Aplicación de un modelo de gestión de inventario probabilístico para reducir los
costos de almacenamiento de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C.
Application of a probabilistic inventory management model to lower storage
costs of the enterprise GCR Comunicaciones S.A.C.
Betsy Rojas Peláez1
1Alumna de la facultad de Ingeniería Industrial, Universidad Cesar Vallejo-Trujillo [email protected], [email protected]
Resumen
La presente investigación buscó aplicar un modelo de gestión de inventario para reducir los costos de almacenamiento de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C de Trujillo, puesto que hoy en día las empresas concentran esfuerzos no solo en satisfacer a sus clientes, sino en lograrlo al menor costo posible. El estudio se aplicó al total de artículos, según el inventario realizado el mes de enero del 2016 que equivale a 86 SKU, para lo cual se realizó un estudio pre experimental con pre test y post test. Mediante la aplicación de una entrevista y dos encuestas, se obtuvo un panorama global de la actual política logística, con lo cual se determinó que el modelo de gestión de inventario más idóneo era el modelo de revisión periódica. Posteriormente, se calcularon los costos para el año 2016 en base a la demanda proyectada con el método Montecarlo. Con el modelo de gestión de inventario propuesto se logró un ahorro significativo en los costos totales de almacenamiento equivalente al 56,60% respecto a los costos generados por el modelo empírico, resultado que fue corroborado estadísticamente con un nivel de significancia menor a 0.05 (p=0.00) a través de la prueba paramétrica T-Student por tratarse de datos que siguen una distribución normal.
Palabras clave: gestión de inventarios, costo de almacenamiento y simulación Montecarlo
Abstract
This research aimed to apply an inventory management model in order to lower the storage costs of the enterprise GCR Comunicaciones S.A.C. of Trujillo, since nowadays enterprises not only make efforts to meet their clients’ needs, but also to achieve that goal at the lowest cost possible. The study was applied to the total of goods, according to the inventory performed in January 2016, which was equivalent to 86 SKU (Stock-keeping unit). For this purpose, a pre-experimental design was carried out with both a pre and a post-test. Through the application of an interview and two surveys, an overview perspective of the current logistics policy was obtained. This helped to determine that the most suitable inventory management model was the periodic review model. Eventually, the costs were calculated for the year 2016 based on the projected demands with the Monte Carlo method. With the proposed inventory management model, a significant saving was achieved in the overall storage costs equivalent to 56.60% regarding to the costs generated by the empirical model. This result was statistically proved with a level of significance lower than 0.05 (p=0.00) through the Student’s t-test because they are data which follow a normal distribution.
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1. Introducción
La competitividad del mercado actual, exige a las empresas una mejora continua basada en brindar productos que, sin descuidar el servicio al cliente, sean de mayor calidad y menor precio; a fin de lograrlo, a la par de incrementar las utilidades y disminuir costos operacionales, las empresas han centrado esfuerzos en las actividades logísticas como respuesta [1].
Sin embargo, hay informes que indican que las PYMES presentan dificultades en la gestión de la cadena de suministros, lo que genera preocupación pues son éstas las que conforman más del 99% del mercado empresarial en nuestro país [2], motivo por lo cual amerita ser investigado.
Como antecedentes fueron tomados los estudios de Rumbea [3], quien logró reducir el costo de manejo de inventario en un 57% a partir de la aplicación de un modelo de inventario de simulación según las características propias de su demanda. De la misma manera, la investigación elaborada por Cava [4], consiguió un ahorro del 79% en los costos de almacenamiento, resultado de comparar los costos generados por el modelo propuesto y los costos generados por el modelo empírico. Por su parte Gavilanes [5], obtiene un efecto positivo al aplicar un modelo de inventario obteniendo un aumento del 4% en ventas y una disminución del 64% en productos obsoletos, lo que concluye en una reducción significativa de los costos totales de la empresa.
Esta investigación es justificada teóricamente ya que pretende llenar algunos vacíos dentro del ámbito de la gestión de inventarios poco abordados en el sector empresarial de las PYMES, en el cual pese a que la tendencia mundial predispone poner énfasis en las actividades logísticas se contempla que aún existen serias carencias tanto de conocimiento como de herramientas que faciliten el adecuado control de inventarios [6]. Por otro lado, también es pertinente de manera práctica pues permite dar solución al problema de gestión de inventario de la empresa en estudio, logrando optimizar niveles de existencia y asegurando su disponibilidad en el momento justo; lo que la hace también pertinente económicamente pues se logra una reducción en los costos de almacenamiento. Además es adecuada metodológicamente pues la manera como se aborda esta investigación sirve de referencia a futuros investigadores interesados en temas similares.
A fin de desarrollar correctamente la presente investigación, es necesario delimitar los conceptos de las teorías relacionadas con la gestión de inventarios.
La gestión de inventarios según Chase, es “el conjunto de políticas y controles que regulan los niveles del inventario y determinan qué niveles debemos mantener, cuándo debemos reabastecer existencias y cuál debe ser el volumen de los pedidos” [7]. Su principal motivo es el garantizar tanto la fluidez de los procesos productivos a lo largo de un sistema como la actividad comercial; la suma de existencias debe apuntar al equilibrio entre el exceso y la escasez de stock, empleando diferentes tipos de modelos de inventario que respondan a las características particulares de cada empresa [7].
Cuando las existencias están vinculadas a un tiempo determinado de vida útil, a la obsolescencia y a la aleatoriedad de la demanda, como es el caso de la empresa en estudio, se hace referencia a una demanda independiente y probabilística. Taha sostiene, que dentro de esta clasificación los modelos de inventarios se pueden agrupar, en sentido amplio, en modelos de revisión continua y periódica [8].
El modelo de revisión periódica, según Krajewski, se caracteriza por controlar las existencias siempre a intervalos de tiempo establecidos (por ejemplo semanal o quincenal) basado en la posición del inventario o cantidad reportada posterior a la revisión se determinan las cantidades necesarias para elevar el inventario hasta el nivel máximo deseado, por ello y por ser la demanda aleatoria es que se generan cantidades de pedidos que varían entre una y otra orden [9].
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1.1. Problema
¿Qué efecto produce la aplicación del modelo de gestión de inventario probabilístico propuesto en los costos de almacenamiento de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C. en el año 2016?
1.2. Hipótesis
La aplicación del modelo de gestión de inventario probabilístico propuesto disminuye los costos de almacenamiento de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C. en el año 2016.
1.3. Objetivo
1.3.1 Objetivo General
Aplicar un modelo de gestión de inventario probabilístico para reducir los costos de almacenamiento de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C. en el año 2016.
1.3.2 Objetivos Específicos
- Evaluar la gestión actual de logística de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C.
- Proyectar la demanda de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C. para el año 2016, mediante simulación Montecarlo, con base en el año 2015.
- Aplicar un modelo de gestión de inventario probabilístico e independiente adaptado a las características particulares de la empresa.
- Determinar los costos de almacenamiento para el año 2016 con la política logística actual y con el modelo propuesto.
- Medir el efecto del modelo de gestión de inventario propuesto sobre los costos de almacenamiento mediante análisis estadístico.
2. Marco Metodológico
El estudio emplea el método experimental, pues se manipuló la gestión de inventario para observar su efecto en los costos de almacenamiento, con un diseño pre experimental de pre test y post test.
La población, objeto de estudio, estuvo constituida por 86 artículos según el inventario realizado el mes de enero del 2016. La muestra fue equivalente a toda la población.
Por su parte las herramientas empleadas para la obtención de los datos fueron la guía de entrevista y dos cuestionarios. La guía de entrevista previamente validada por el juicio de dos expertos estuvo dirigida al encargado del área de Logística con el fin de obtener información pertinente para la selección del modelo de inventario. Ambos cuestionarios estuvieron dirigidos a determinar el desempeño actual de la gestión logística pero desde distintas perspectivas, según el personal administrativo o de ventas; ambas herramientas también se validaron con anticipación por el juicio de dos expertos.
3. Resultados
3.1. Análisis situacional de la gestión logística actual
Como resultado de la entrevista realizada al encargado de logística se obtuvo la información pertinente para la selección del modelo de inventario a aplicar.
Tabla 1: Factores para determinar modelo de inventario, GCR Comunicaciones S.A.C., 2016.
Fuente: Elaboración Propia.
Por otra parte, de ambos tipos de encuesta
aplicadas, se concluyó el desempeño global de la actual gestión logística.
De los resultados de ambas encuestas aplicadas, es deducible que el desempeño general de la gestión logística no es óptimo
FACTORES DESCRIPCIÓN
Conocimiento de la demanda Demanda probabilística
Comportamiento de la demanda Demanda variable
Método para previsión de la demanda
Método Cualitativo – Técnicas acumulativas
Nivel de servicio deseado Satisfacer el 95% de la demanda
Instrumentos para registro de la
información Guías/facturas (ingreso) y boletas de venta (salida)
Método para control de existencias Inventarios Indicadores de gestión No determinados
Sistema de revisión Periódica (semanal)
Tiempo de entrega Equivalente a 24 horas
Comportamiento de los precios Según tipo, postpago o prepago
Costo de inventario Costo de compra
4 Figura 1: Análisis de la logística actual desde la perspectiva del personal administrativo, GCR Comunicaciones S.A.C., 2016.
Fuente: Elaboración Propia.
Figura 2: Análisis de la logística actual desde la perspectiva del personal de ventas, GCR Comunicaciones S.A.C., 2016
Fuente: Elaboración Propia.
3.2. Proyección de la demanda
Figura 3: Demanda histórica Vs. Demanda proyectada en soles, GCR Comunicaciones S.A.C. Fuente: Elaboración propia.
Como se observa en la figura 3, la línea que representa la demanda histórica en soles (2015) tiene un comportamiento ascendente, esto debido al ingreso de nuevos artículos durante los primeros meses del año; a diferencia de la línea que representa la demanda proyectada en soles (2016), la cual se mantiene relativamente constante y dentro los límites finales del año 2015, esa diferencia es la que explica el 40% de incremento entre la demanda registrada, que presenta ingresos de artículos, y la proyectada, que da continuidad durante todos los meses a la misma cantidad de artículos.
3.3. Aplicación del modelo de inventario
A manera de ejemplo, se detalla el cálculo para determinar la cantidad óptima a ordenar del producto ALCATEL OT-5050 POP S3 LTE BLANCO PB de tipo POSTPAGO para la primera semana del año 2016 según el modelo de inventario de revisión periódica.
- Cálculo del tiempo entre revisiones (TBO):
(1)
- Cálculo del inventario de seguridad (SS):
(2)
- Cálculo de la cantidad óptima a ordenar (Q*):
(3)
5 será cada 20 semanas (TBO); debe entenderse que de resultar cero o un número negativo de la fórmula para calcular la cantidad óptima a ordenar, no se deberá ordenar ninguna unidad de este tipo de producto, pues el inventario o presenta un nivel óptimo o sobre stock, respectivamente.
3.4. Determinación de costos de almacenamiento
3.4.1. Costos de almacenamiento sin modelo de inventario
A continuación, se detalla el cálculo para determinar el costo anual de almacenamiento del producto ALCATEL OT-5050 POP S3 LTE BLANCO PB de tipo POSTPAGO según la política actual de inventarios.
- Cálculo del costo anual por ordenar:
(4)
- Cálculo del costo anual por mantener inventario de ciclo:
(5)
- Cálculo del costo anual por mantener inventario de seguridad:
(6)
- Cálculo del costo anual de almacenamiento:
(7)
3.4.2. Costos de almacenamiento con modelo de inventario
A modo de ejemplo, se detalla el cálculo para determinar el costo anual de almacenamiento del producto ALCATEL OT-5050 POP S3 LTE BLANCO PB de tipo POSTPAGO según el modelo de inventario de revisión periódica.
- Cálculo del costo anual por ordenar:
- Cálculo del costo anual por mantener inventario de ciclo:
- Cálculo del costo anual por mantener inventario de seguridad:
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3.5. Medición del efecto del modelo de inventario sobre los costos de almacenamiento
Figura 4: Costos de almacenamiento antes y después de aplicado el modelo de inventario, GCR Comunicaciones S.A.C., 2016.
Fuente: Elaboración propia.
De la figura se observa que el ahorro resultado de la aplicación del modelo de inventario de revisión periódica sobre los costos de almacenamiento es de S/ 32 310.79 (56,60%) respecto a los costos generados por la política logística actual.
Los resultados fueron probados estadísticamente con la prueba de hipótesis T-Student, debido a que los datos analizados siguen una distribución normal; de lo que resultó un nivel de significancia menor al de 0.05 (p=0.000) por lo cual se acepta la hipótesis alternativa, lo que significa que los costos de almacenamiento después de aplicar el modelo de inventario propuesto son significativamente menores que los costos antes de aplicarlo.
Tabla 2: Prueba de hipótesis T-Student, 2016 Fuente: Elaboración propia.
DATOS ANALIZADOS
PRUEBA DE MUESTRAS EMPAREJADAS
Diferencias emparejadas
t gl (bilateral) Sig. Media Desviación estándar Media de error
estándar
95% de intervalo de confianza de la
diferencia
Inferior Superior
Par 1
COSTOS SIN MODELO DE INVENTARIO - COSTOS CON MODELO DE INVENTARIO
375.7 164.4 17.7 340.4 410.9 21.1 85 .00
4. Discusión
Se considera que la gestión de inventarios en una empresa comercial es la que posee mayor importancia pues responde directamente al core business de la empresa, más aun si ésta pertenece al rubro de telecomunicaciones, como es el caso de la presente investigación, donde al ser tan acelerados los cambios debido a la constante innovación se confiere mayor responsabilidad al área de logística; en este sentido la aplicación del modelo de gestión de inventarios de revisión periódica proporciona las herramientas necesarias para satisfacer las exigencias de la demanda en el tiempo oportuno y la cantidad solicitada al menor costo posible.
Los resultados expuestos en el presente informe ejemplifican que la aplicación del modelo de gestión de inventario propuesto en la empresa GCR Comunicaciones S.A.C. disminuye significativamente los costos de almacenamiento totales para el año 2016 (56,60%).
Al evaluar la situación actual de la gestión logística de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C., se observó que el desempeño en general no es óptimo; lamentablemente esta realidad es la misma que se experimenta en la mayoría de las MIPYME´s del país, lo cual se corrobora con el artículo de la revista virtual Logistec, en la que el autor recalca que las MIPYME´s carecen de las herramientas necesarias para asegurar la eficiencia de la gestión de inventarios [11]. Por otro lado se debe mencionar el método con el cual los investigadores evalúan la gestión logística dentro de una empresa, como en el caso de los trabajos de investigación [4] y [5], quienes emplearon la observación directa y la aplicación de una entrevista al encargado del área de Logística; en la presente investigación adicionalmente se aplicó una encuesta dirigida a todo el personal, por considerarse más idónea la información obtenida del cruce de los tres método aplicados.
7 simulación Montecarlo, pues es ideal su uso cuando la demanda presenta un gran nivel de incertidumbre y variabilidad debido a que funciona en base a la distribución de probabilidades y no a los valores en concreto [12].
Según las características particulares de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C., se aplicó el modelo de gestión de inventario de revisión periódica; esta decisión difiere de la reportada por Gavilanes [5], quién en su investigación a una empresa del rubro de telecomunicaciones, tras comparar el modelo empírico, el modelo EOQ y el modelo probabilístico de revisión continua, recomienda la aplicación de este último. Así mismo se debe mencionar que el método empleado por dicho investigador no guarda relación con la realidad de la empresa analizada ni coherencia con las teorías relacionadas como la de Hillier [13], que sostienen que ambos modelos propuestos responden a distintos comportamientos de la demanda, es decir que mientras el modelo EOQ responde a una demanda determinística, el modelo de revisión continua responde a una demanda probabilística [13]. A diferencia del método empleado en la presente investigación, que se rige principalmente por las características de la empresa y criterio propio al considerar la resistencia al cambio de las MIPYME´s, el limitado acceso de financiación, la baja capacidad para innovar, entre otros.
Los costos de almacenamiento de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C. para el año 2016 determinados según la política logística actual (modelo empírico) y el modelo de inventario propuesto (modelo de revisión periódica) difieren entre sí; pues en los costos generados por la aplicación del modelo propuesto, a diferencia de los costos generados por la política logística actual, existe una igualdad entre los costos por ordenar y los costos por mantener inventario ciclo que lo conforman; realidad que se repite en la investigación elaborada en [4] ; lo cual es adecuado pues en [14] establecen que la minimización de los costos totales está en función de los costos por ordenar y los costos por mantener inventario ciclo, siendo su igualdad lo que demuestra que se alcanzó el equilibrio entre ambos [14]. Además cabe mencionar que el método con el cual los investigadores determinaron los costos de almacenamiento está definido por la teoría según el modelo de inventario aplicado.
La aplicación del modelo de gestión de inventario propuesto, según una perspectiva técnica, generó un ahorro significativo en los costos totales de almacenamiento equivalente al 56,60% respecto a
los costos generados por el modelo empírico; escenario que también se contempla en las investigaciones de Rumbea [3] y Cava [4] quienes obtuvieron relevantes ahorros 57% y 79% respectivamente, y que según Muñoz es de esperarse pues la adecuada administración de inventarios deriva en una reducción significativa de los costos dentro de una empresa [15]. Cabe resaltar que el método empleado tanto en la presente investigación como en los trabajos previos consultados para evaluar el efecto que genera la aplicación de un modelo de inventario sobre los costos fue mediante comparación de costos antes y después de la aplicación del modelo. Resultados que fueron probados estadísticamente con la prueba T-Student, al presentar los datos un comportamiento normal, obteniendo una significancia menor a 0.05 (p=0.000); de igual manera Cava [4], en su investigación, corroboró sus resultados aunque con la prueba de Wilcoxon pues sus datos presentaron un comportamiento no normal.
5. Conclusiones
- De acuerdo a las investigaciones realizadas tanto en la empresa en estudio como en escenarios similares, se puede determinar que el desempeño general de la gestión logística en MIPYME´s no es óptimo, como es el caso de GCR Comunicaciones S.A.C., debido principalmente a una deficiencia en la gestión de compras e inventarios que se ve reflejada en los reclamos por parte del área
comercial consecuencia del
desabastecimiento de algunos productos.
- La proyección de la demanda para el año 2016 se determina mediante simulación Montecarlo pues, entre otros métodos, éste es el más apropiado para la realidad de la empresa por contemplar dentro de un contexto incierto un alto nivel de variabilidad a través de la distribución de probabilidades; del cual resulta un incremento de la demanda equivalente al 40% aproximadamente respecto a la demanda histórica registrada en el año 2015.
8 constante; como al criterio del autor basado en la aceptación y facilidad de implementación del modelo propuesto.
- La igualdad entre los costos por ordenar y los costos por mantener inventario de ciclo permite determinar que el procedimiento empleado para desarrollar el modelo de gestión de inventario de revisión periódica es adecuado y que las cantidades a ordenar establecidas a partir de la aplicación de dicho modelo son óptimas.
- De acuerdo a los resultados obtenidos tanto en esta investigación como en los trabajos previos consultados, se puede establecer la existencia de un ahorro significativo en costos de almacenamiento tras la aplicación de un modelo de inventario adecuado, como es el caso de la empresa GCR Comunicaciones S.A.C., para la cual se logra un ahorro de 56,60% equivalente a S/ 32 310.79 respecto a los costos generados por el modelo empírico, corroborado estadísticamente con un nivel de significancia menor que 0.05 (p=0.000) a través de la prueba paramétrica T-Student.
6. Glosario
- C: Costo unitario de compra.
- CMIC: Costo anual por mantener inventario de ciclo.
- CMSS: Costo anual por mantener inventario de seguridad.
- CO: Costo anual por ordenar. - D: Demanda annual.
- ƌ: Demanda promedio semanal.
- H: Costo anual de mantener una unidad en el inventario.
- i: Tasa de interés activa anual. - Ic: Inventario de ciclo.
- L: Tiempo de entrega.
- Q*: Cantidad óptima a ordenar. - S: Costo unitario de pedir. - SS: Inventario de seguridad. - T/TBO: Tiempo entre revisiones. - Z: Nivel de confianza.
- σd: Desviación estándar de la demanda.
7. Agradecimientos
Agradezco a la Universidad César Vallejo por haberme formado profesionalmente, a los docentes que con su experiencia contribuyeron al enriquecimiento de mis competencias y de modo muy especial a mis asesores el Ing. Santiago Javez Valladares y la Mg. Lucía Rosario Padilla Castro, quienes en todo momento estuvieron prestos a brindarme su apoyo y asesoría.
De igual forma, a la empresa GCR Comunicaciones S.A.C. por haberme permitido obtener la información pertinente para el desarrollo de la presente investigación, y dentro de ella especialmente a su gerente general el Ing. Víctor Elías Palermo Cabrejos quien siempre mostró interés y brindó total apoyo.
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omista.com.mx/notasonline/negocios/2009/09/2/l ogistica-deteriora-ingresos-pymes
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