Elaboración del manual de control interno para el área de contabilidad del Colegio Técnico Administrativo Flavio Palacios de la Comuna bajo de La Palma del cantón Montecristi

(1)

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TEMA:

"ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD DEL COLEGIO TÉCNICO

ADMINISTRATIVO FLAVIO PALACIOS DE LA COMUNA BAJO

DE LA PALMA DEL CANTÓN MONTECRISTI"

AUTOR:

JENNY MARÍA CÁRDENAS CATAGUA

DIRECTOR:

ING. FERNANDO BORJA

(2)

ii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA

Del contenido de la presente Tesis, se responsabiliza la Autora.

Atentamente,

Jenny María Cárdenas Catagua

(3)

iii

CERTIFICACIÓN DE TUTORÍA

Certifico que la Tesis, “Elaboración del Manual de Control Interno para el Área de Contabilidad del Colegio Técnico Administrativo Flavio

Palacios, de la Comuna Bajo De La Palma, del Cantón Montecristi”,

desarrollada por Jenny María Cárdenas Catagua, ha sido concluida bajo mi dirección.

Atentamente,

Ing. Fernando Borja

(4)

iv

AGRADECIMIENTO

Quiero expresar mi más sincero agradecimiento al Ingeniero Fernando Borja, mi tutor de tesis, que me dedicó su valioso tiempo y orientación en esta tarea

investigativa.

A la señora Mercy Morales, profesora-fundadora del Colegio Flavio Palacios, quien aportó con información para el desarrollo de este trabajo.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial, institución que me abrió las puertas para ofrecerme los conocimientos que a través de los profesores

catedráticos, fueron transmitidos todos estos años de estudio.

(5)

v

DEDICATORIA

El presente trabajo de investigación lo dedico a mi familia, quienes me ofrecieron todo su apoyo incondicional y estímulo para lograr esta meta.

También lo dedico a mi hija y a mi esposo que me han motivado día a día para no rendirme y continuar en el desarrollo de mi carrera profesional.

(6)

vi

TABLA DE CONTENIDOS

1 INTRODUCCIÓN ... 1

1.1 PROBLEMATIZACIÓN ... 2

1.1.1 PLANTEAMIENTO ... 2

1.1.2 FORMULACIÓN ... 3

1.1.3 PREGUNTAS DIRECTRICES ... 4

1.2 OBJETIVOS ... 5

1.2.1 OBJETIVO GENERAL ... 5

1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 5

1.3 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ... 6

1.4 IDEA A DEFENDER ... 8

1.5 VARIABLES ... 8

1.5.1 Variable Independiente ... 8

1.5.2 Variable Dependiente ... 8

1.5.3 OPERACIONALIZACIÓN ... 9

2 MARCO TEÓRICO ... 10

2.1 CONTABILIDAD ... 10

2.1.1 Definiciones ... 10

2.1.2 Objetivo de la Contabilidad ... 11

2.1.3 Características de la Contabilidad ... 12

2.1.4 Clasificación de la Contabilidad ... 13

2.1.5 Cuentas... 13

2.1.6 Ciclo Contable ... 15

2.1.7 Plan contable ... 17

2.2 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA ... 19

2.2.1 Beneficios ... 20

2.2.2 Implementación ... 20

2.3 CONTROL INTERNO ... 21

(7)

vii

2.3.2 Objetivos del Control Interno ... 22

2.3.3 Importancia del Control Interno ... 22

2.3.4 Componentes del Control Interno ... 23

2.3.5 Clasificación del Control Interno ... 25

2.4 MARCO CONCEPTUAL ... 27

3 MARCO METODOLÓGICO ... 31

3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ... 31

3.1.1 TIPOS ... 31

3.1.2 MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN ... 32

3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ... 32

3.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ... 33

3.4 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ... 33

3.5 DISEÑO DE LOS INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ... 34

3.5.1 Entrevista ... 34

3.5.2 Encuesta ... 35

3.5.3 Observación ... 36

4 DIAGNÓSTICO SITUACIÓN ACTUAL ... 38

4.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS ... 38

4.1.1 Análisis de la Entrevista... 38

4.1.2 Análisis de la Encuesta... 40

4.1.3 Análisis de la Observación ... 47

4.1.4 Evaluación y Análisis del Control Interno (Cuestionarios) ... 49

4.2 ANTECEDENTES ... 58

4.3 FILOSOFÍA INSTITUCIONAL ... 58

4.3.1 Misión... 58

4.3.2 Visión ... 59

4.3.3 Principios y Valores ... 59

4.4 OBJETIVOS ... 60

4.5 POLÍTICAS ... 61

4.5.1 Caja ... 61

(8)

viii

4.5.3 Cambio, devolución y garantías ... 61

4.5.4 Adquisiciones ... 62

4.6 ANÁLISIS SITUACIONAL ... 63

4.6.1 Análisis Interno ... 63

4.6.2 Análisis Externo ... 69

4.6.3 Competencia ... 79

4.6.4 Proveedores ... 80

4.6.5 Análisis FODA ... 80

5 MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL COLEGIO FLAVIO PALACIOS ... 84

5.1 INTRODUCCIÓN ... 84

5.2 ALCANCE DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ... 86

5.3 OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ... 86

5.3.1 Objetivos Generales ... 86

5.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ... 89

5.4.1 Organigrama Vigente ... 89

5.4.2 Puestos a estudiar ... 91

5.4.3 Descripción y Perfil de los Puestos ... 91

5.5 POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO Y RESPONSABLES ... 99

5.5.1 Políticas Generales ... 99

5.6 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ... 105

5.6.1 Area de Contabilidad ………..105

5.6.3 Área de Colecturía ... 118

5.6.4 Procedimientos de Control Interno ... 120

5.7 PLAN DE CUENTAS ... 134

5.8 IMPLEMENTACIÓN ... 140

5.8.1 Lineamientos ... 140

5.8.2 Cronograma ... 142

5.8.3 Capacitación ... 143

5.8.4 Implantación ... 144

(9)

ix

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 145

6.1 CONCLUSIONES ... 145

6.2 RECOMENDACIONES ... 147

BIBLIOGRAFÍA ... 149

NETGRAFÍA ... 151

NORMATIVA LEGAL ... 152

ANEXOS ... 153

ANEXO 1: SOLICITUD DE APROBACIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO ... 153

(10)

x

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1.1 Operacionalización de las Variables. ... 9

Tabla 2.1 Plan de Cuentas ... 18

Tabla 3.1 Técnicas e Instrumentos. ... 33

Tabla 4.1 Pregunta 1 ... 40

Tabla 4.8 Escala de calificación ... 47

Tabla 4.9 Cuestionario para Contabilidad ... 49

Tabla 4.10 Cuestionario para Colecturía ... 52

Tabla 4.11 Cuestionario para Bodega ... 55

Tabla 4.12 Subprocesos Adquisiciones. ... 64

Tabla 4.13 Subprocesos Contabilidad. ... 66

Tabla 4.14 Subprocesos Bodega. ... 67

Tabla 4.15 Subprocesos Colecturía. ... 68

Tabla 4.16 Subprocesos Matrículas. ... 69

Tabla 4.17 Fortalezas. ... 80

Tabla 4.18 Debilidades. ... 81

Tabla 4.19 Oportunidades ... 81

Tabla 4.20 Amenazas. ... 82

Tabla 4.21 Estrategias FODA. ... 83

Tabla 5.1 Descripción y Perfil del Rector. ... 92

Tabla 5.2 Descripción y Perfil del Vicerrector. ... 93

Tabla 5.3 Descripción y Perfil de la Secretaria. ... 94

Tabla 5.4 Descripción y Perfil del Contador. ... 95

Tabla 5.5 Descripción y Perfil del Auxiliar Contable. ... 96

Tabla 5.6 Descripción y Perfil del Colector. ... 97

Tabla 5.7 Descripción y Perfil del Bodeguero. ... 98

Tabla 5.8 Plan de Cuentas. ... 140

Tabla 5.9 Cronograma de Implementación. ... 142

Tabla 5.10 Plan de Capacitación. ... 143

(11)

xi

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 2.1 Características de la contabilidad. ... 12

Ilustración 2.2 Clasificación de la contabilidad. ... 13

Ilustración 2.3 Clasificación de las cuentas ... 14

Ilustración 2.4 Etapas del proceso contable. ... 16

Ilustración 2.5 Flujo del Proceso contable. ... 16

Ilustración 2.6 Componentes del control interno. ... 24

Ilustración 4.1 Pregunta 1 ... 40

Ilustración 4.8 Variación del Producto Interno Bruto. ... 72

Ilustración 4.9 Recaudación por actividad económica. ... 73

Ilustración 4.10 Índice de Confianza del Consumidor y sus Componentes ... 74

Ilustración 4.11 Inflación Acumulada Del IPC Por Sectores Económicos. ... 75

Ilustración 4.12 Históricos de las Tasas de Interés Activas ... 76

Ilustración 4.13 Históricos de las Tasas de Interés Activas. ... 77

Ilustración 4.14 Históricos de las Tasas de Desempleo. ... 78

Ilustración 5.1 Organigrama Estructural Vigente. ... 89

Ilustración 5.2 Organigrama Estructural Propuesto... 90

(12)

xii

RESUMEN

Un manual de control interno contable ayuda a que los procesos contables se realicen con transparencia y mayor eficacia, es por esto que toda organización debe implantarlo, en especial, una institución educativa, objeto de estudio de este proyecto.

Las instituciones educativas, hoy en día por su actividad económica, deben estar a la par de las demás organizaciones con fines de lucro por lo cual es prescindible que los controles sean exhaustivos, ya que los riesgos aumentan, las necesidades cambian, las culturas se transforman; es así, que el control básico ya no es suficiente debiéndose dar mucha relevancia a gestión y administración de la información contable.

Al Colegio Técnico Administrativo “Flavio Palacios”, este manual le servirá como guía para el manejo de las transacciones que se realice de acuerdo a sus necesidades, y a la vez, incrementar la confianza en la información producida, así como los procesos que la soportan.

Manta, Junio de 2013.

Jenny María Cárdenas Catagua

(13)

1

CAPÍTULO I

1 INTRODUCCIÓN

Este trabajo de investigación, es un aporte al área contable del Colegio “Flavio Palacios” a fin de que los controles en los procesos contables que realice el departamento de Colecturía puedan ser de manera eficientes y eficaces.

Las instituciones educativas desarrollan actividades de servicios a la comunidad y ponen a su disposición profesionales de la docencia que puedan ayudar a mejorar la educación en todos sus niveles, tomando en cuenta factores sociales, tecnológicos, culturales, etc.

(14)

2

1.1 PROBLEMATIZACIÓN

1.1.1 PLANTEAMIENTO

Los riesgos a que se exponen las entidades, tanto del sector público como del privado, debido a las actividades económicas que realizan, son de diversos tipos, en los que ejercer los controles necesarios se tornan difíciles de efectuar debido a la falta de un manual de Control Interno, documento esencial con el que deben contar todas las organizaciones.

Es así, que el sector educativo no deja de estar exento de estos riesgos, razón por la cual se deben tomar en cuenta los controles contables previos y posteriores, para el buen funcionamiento de la institución, sin olvidar que existen nuevas competencias en este sector que hacen que cada día las normas educativas estén sujetas a permanentes cambios, de tipo legal y/o tecnológico.

Las instituciones educativas al igual que las empresas están regidas por Organismos de Control ya que sus actividades generan impuestos, y sus operaciones deben realizarse de acuerdo a las normas legales contables, económicas exigidas por la Ley.

(15)

3 de la contabilidad están funcionando de manera legal y si los recursos están siendo debidamente gastados.

La presente investigación está encaminada a averiguar si la falta del manual de Control Interno en el Colegio “Flavio Palacios” de la Comuna Bajo de la Palma del cantón Montecristi, ha ocasionado que no exista organización en los procedimientos para los registros de activos y su verificación en los resultados que cumplan las expectativas de los directivos en la toma de decisiones.

En este sentido, en la actualidad, en el Colegio debido a la falta de un manual de Control Interno, no se cumplen con los procedimientos legales para el correcto manejo y registro de sus recursos económicos apegados a las normas y leyes vigentes para la oportuna toma de decisiones.

1.1.2 FORMULACIÓN

Se debe considerar que un Manual Contable es indispensable para el Colegio “Flavio Palacios”, ya que es una herramienta técnica, la cual permitirá apoyar y optimizar los procesos administrativos y financieros de la Institución.

(16)

4 contabilidad, centrando la atención en el desarrollo de situaciones y procedimientos lógicos y coordinados con los contenidos expresados en el Manual que la investigación propone realizar.

Al ser un manual de Contabilidad una herramienta técnica auxiliar de la Economía, cuya finalidad es apoyar los procesos administrativos, de tal manera que aporte eficiencia, brindará al Colegio el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa los procesos contables y/o operaciones financieras.

1.1.3 PREGUNTAS DIRECTRICES

 ¿Cuáles son las operaciones financieras que se realizan en el área contable?

 ¿La institución educativa estará realizando los controles de sus recursos financieros?

 ¿Qué aspectos se deben considerar para la elaboración del manual de Control Interno en el área contable para que exista una correcta administración de los recursos?

(17)

5 económicas y financieras del Colegio Técnico Administrativo “Flavio Palacios”?

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar el Manual de Control Interno en el Área Contable para el Colegio Técnico Administrativo “Flavio Palacios”, a fin de lograr una administración financiera eficaz para la oportuna toma de decisiones por parte de los directivos de la institución.

1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Conocer las operaciones financieras que se realizan en el área contable.

 Identificar los controles de los recursos financieros que la institución ha venido aplicando.

(18)

6

 Definir los procedimientos a considerar para la eficiencia y eficacia en las operaciones contables, económicas y financieras llevadas a cabo por el Colegio Técnico Administrativo “Flavio Palacios”.

1.3 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

El control interno actualmente se ha convertido en la parte esencial de las organizaciones sean de carácter público o privado, que ayuda a disminuir los riesgos que se derivan de las operaciones financieras, haciendo que la institución pueda mantener un ambiente económico estable y legal.

Los Directivos Institucionales hacen fuertes exigencias para mejorar el control de las operaciones contables. Los controles internos se implantan para que las entidades puedan cumplir con sus objetivos, así como para minimizar y/o evitar las sorpresas en el camino; éstos hacen posible a la administración negociar en ambientes económicos y competitivos rápidamente cambiantes, ajustándose a las demandas y prioridades de los clientes, y reestructurándose para el crecimiento futuro. Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de pérdidas de activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros, y el cumplimiento de las leyes y regulaciones.

(19)

7 administradores y todo el personal de una entidad con el fin de lograr seguridad razonable para la consecución de sus objetivos.

El campo educativo está sujeto a cambios frecuentes, por lo tanto es importante que todas las instituciones educativas se encuentren actualizadas en el mejoramiento de sus sistemas de contabilidad.

Existen muchas instituciones educativas en nuestro país, pero no todas han llevado un control apegado a las Leyes que las rigen, principios y normas contables que estén en vigencia; si, en el área contable del Colegio “Flavio Palacios” no se elabora un manual de control interno basados en todas las normativas que lo exigen las leyes ecuatorianas y por ende el Ministerio de Educación como el organismo regulador de esta institución, no se podría llegar a una eficacia en los procesos contables. Hoy en día, existen programas contables computarizados, con todas las directrices para tal efecto, que hacen posible conocer de manera rápida, oportuna y confiable la real situación de cada institución.

(20)

8

1.4 IDEA A DEFENDER

La elaboración de un Manual de Control Interno permitirá mejorar la eficacia y eficiencia del Área Contable del Colegio Técnico Administrativo Flavio Palacios de la Comuna Bajo de la Palma del Cantón Montecristi.

1.5 VARIABLES

1.5.1 Variable Independiente

Manual de Control Interno.

1.5.2 Variable Dependiente

(21)

9

1.5.3 OPERACIONALIZACIÓN

Variables Definición Conceptual Definición Operacional Indicadores de Medición

Independiente

Manual de

Control Interno

El control interno ayuda en forma efectiva al funcionamiento de un negocio, en él se contemplan todas las medidas adoptadas para el cumplimiento de objetivos y propósitos.

Propósitos

Principios

Objetivos

Protección de recursos

Cumplimiento de leyes internas y externas

Evaluación permanente Control

Dependiente

Toma de

decisiones

La definición de manuales, políticas y procedimientos contables y de control interno, facilitan la toma de decisiones.

Reglamento interno

Pronósticos financieros

Libros contables y Estados Financieros

Auditoría interna

Documentación pre enumerada

Inventario de suministros

Número de registros en el Libro Auxiliar de Bancos

(22)

10

CAPÍTULO II

2 MARCO TEÓRICO

2.1 CONTABILIDAD

2.1.1 Definiciones

“La contabilidad es el registro de las operaciones que realiza la empresa que implican variaciones en sus elementos patrimoniales tanto económicos como financieros, determinando el resultado -positivo o negativo- obtenido en cada ejercicio económico” (TAMAYO & ESCOBAR, 2008, p.25).

Por otro lado, la contabilidad también puede ser definida como el sistema de información que mide las actividades de las empresas, procesa esa información en estados y comunica los resultados a los tomadores de decisiones (HORNGREN& Otros, 2003, p. 5).

(23)

11 procesan y comunican información financiera se engloban con el término principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).

2.1.2 Objetivo de la Contabilidad

La contabilidad tiene como objetivo mostrar la imagen fiel del patrimonio de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Son muchos los interesados en recibir esta información. Con ella, las personas con responsabilidad en la administración de las empresas pueden tomar decisiones de gestión y política empresarial. Esta información es, también, de vital importancia para los propios socios pues de la buena marcha de su negocio dependen los beneficios que van a recibir. El estado también necesita información fidedigna pues participa en el beneficio de las empresas a través de la recaudación de impuestos. Y, además de los anteriores, se pueden mencionar como receptores interesados en la información contable a los acreedores de la empresa en atención al cobro de los créditos que han concedido (TAMAYO & ESCOBAR, 2008, p.25).

Es importante mencionar que la contabilidad realiza la medición adecuada del patrimonio en sus diversos aspectos:

 Estático: valor del patrimonio una fecha determinada

 Dinámico: variación del patrimonio largo de un periodo de tiempo

 Cuantitativo: valor de los elementos integrantes del patrimonio

(24)

12

 Económico: inversiones realizadas por la empresa con los fondos obtenidos

 Financiero: donde se ha obtenido los fondos con los que se realizaron las inversiones (REY, 2011, p. 4).

2.1.3 Características de la Contabilidad

La contabilidad debe reunir las siguientes características:

Ilustración 2.1 Características de la contabilidad. Fuente: TAMAYO & ESCOBAR (2008, p.25) Elaborado: Jenny Cárdenas

Contabilidad

Debe ser ordenada

Debe ser adecuada en

actividades empresa

Deberá permitir un seguimiento

cronológico de todas sus operaciones Deberá permitir

la elaboración periódica de

(25)

13

2.1.4 Clasificación de la Contabilidad

Puede clasificarse los usuarios de la información contable en usuarios externos o usuarios internos. Tal distinción permite dividir a la contabilidad en dos campos: contabilidad financiera y contabilidad administrativa (HORNGREN & Otros, 2003, p. 6).

Ilustración 2.2 Clasificación de la contabilidad. Fuente: HORNGREN, C. & Otros (2003, p. 6) Elaborado: Jenny Cárdenas

2.1.5 Cuentas

“Las cuentas un instrumento contable representativo de los diferentes elementos patrimoniales de la empresa, así como de sus gastos e ingresos, recogiendo las variaciones producidas en sus respectivos valores y permitiendo determinar en cada momento su saldo” (TAMAYO & ESCOBAR, 2008, p.26).

Contabilidad

Financiera

• Se enfoca información para personas ajenas a una empresa.

Contabilidad

Administrativa

• Se centra en información para los tomadores de decisiones interna,

(26)

14 Cada cuenta consta de dos partes debe y haber, que recogen sus distintos movimientos según se produzca un incremento o una disminución de su valor. La diferencia entre el debe y el haber de una cuenta determina su saldo. El saldo puede ser deudor o acreedor (TAMAYO & ESCOBAR, 2008, p. 26).

Las cuentas se pueden clasificar en diferentes grupos, atendiendo a los distintos elementos que representa. Dicha tipología se detalla a continuación:

Ilustración 2.3 Clasificación de las cuentas Fuente: TAMAYO & ESCOBAR (2008, p.28) Elaborado: Jenny Cárdenas

Tipos de Cuentas

Cuentas de activo

Representan bienes, derechos y

otros recursos controlados económicamente por la empresa, de

los que se espera obtener beneficios o rendimientos económicos en el

futuro.

Cuentas de pasivo

Representan obligaciones contraídas por la

empresa con personas o entidades ajenas a

la misma, para cuya extinción se

espera desprenderse de recursos que pueden producir beneficios o rendimientos económicos en el

futuro.

Cuentas de patrimonio neto

Representan obligaciones contraídas por la empresa con los

socios o propietarios originadas por las

aportaciones realizadas que no

tengan la consideración de pasivos, así como los resultados acumulados u otros variaciones

que les afecten.

Cuentas de gasto

Representan, entre otras operaciones, compras de existencia y servicios que reciben empresa. Implican disminuciones de patrimonio neto de la empresa

durante el ejercicio. Cuentas de ingreso Representan, entre otras operaciones, ventas de existencia y servicios que ofrecen empresa. Implica incrementos en el

patrimonio neto de la empresa

(27)

15

2.1.6 Ciclo Contable

El ciclo contable es el proceso mediante el cual las empresas producen sus estados financieros para un periodo específico de tiempo. Después de que una empresa ha funcionado durante un periodo, los saldos de las cuentas se van arrastrando de un periodo a otro; por consiguiente, el ciclo contable empieza con el inicio de los saldos de las cuentas (HORNGREN & Otros, 2003, p. 227).

Denominado también proceso contable “constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente) hasta la presentación de los Estados Financieros” (MALDONADO, 1995, p. 28).

Por lo tanto, el ciclo contable debe entenderse como el conjunto de fases a través de las cuales se obtiene y comprueba la información financiera de una organización, en un período determinado, dichas fases son las siguientes:

 Apertura

 Gestión

 Cierre

(28)

16

Ilustración 2.4 Etapas del proceso contable.

Fuente: JULIÁ & SERVER (2005, p.189) Elaborado: Jenny Cárdenas

Los componentes participantes del flujo de información en el proceso contable, en orden cronológico, se detallan a continuación:

Ilustración 2.5 Flujo del Proceso contable.

Fuente: BRAVO (2008, p. 33) Elaborado: Jenny Cárdenas

Apertura Gestión Cierre

Formulación Cuentas anuales

Comprobantes

Estado de Situación Inicial

Libro Diario

Libro Mayor

Balance de Comprobación

Ajustes

Cierre de Libros

(29)

17

2.1.7 Plan contable

El plan contable o de cuentas es una relación ordenada y codificada de las cuentas necesarias para captar el patrimonio y los resultados obtenidos por la empresa. También debe contener los motivos de cargo y abono de cada cuenta y las conexiones entre las distintas cuentas (REY, 2011, p. 94).

El plan de cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende de las características de la empresa: comercial, de servicios, industrial, etc.

“El plan general de cuentas constituye un listado lógico y ordenado de las cuentas de Mayor General y de las subcuentas aplicables a una entidad especifica con su denominación y códigos correspondientes” (ZAPATA, 2003, p. 23).

Para la Codificación de las Cuentas, se deben utilizar números, letras y otros símbolos que representan o equivalen al grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas. En este sentido, los sistemas de codificación, pueden ser de tres tipos: Numéricos, Alfabéticos y Mixtos.

(30)

18

PLAN DE CUENTAS

GR

UPO

S

1. ACTIVO 2. PASIVO 3. PATRIMONIO

4. INGRESOS (Rentas)

5. COSTOS

6. GASTOS

7. CUENTAS DE ORDEN

SUB

GR

UPO

S

ACTIVO  ACTIVO CORRIENTE

 ACTIVO NO CORRIENTE  OTROS ACTIVOS

PASIVO  PASIVO CORRIENTE (corto plazo)

 PASIVO NO CORRIENTE (largo plazo)  OTROS PASIVOS

PATRIMONIO  CAPITAL

 RESERVAS

 SUPERÁVIT DE CAPITAL  SUPERÁVIT DE OPERACIÓN INGRESOS (RENTAS)  INGRESOS OPERACIONALES

 INGRESOS NO OPERACIONALES

COSTOS  COSTOS OPERACIONALES

 COSTOS NO OPERACIONALES

GASTOS  GASTOS OPERACIONALES

 GASTOS NO OPERACIONALES CUENTAS DE ORDEN  CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Tabla 2.1 Plan de Cuentas

(31)

19

2.2 NORMAS

INTERNACIONALES

DE

INFORMACIÓN

FINANCIERA

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF’s) o en inglés, International Financial Reporting Standard (IFRS), son Estándares o Normas Internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual Contable, ya que en ellas se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma como es aceptable en el mundo.

Estas Normas buscan uniformidad y claridad en la preparación y presentación de los estados financieros, las cuales se fundamentan en cuatro pilares:

1. Uniformidad en las normas de contabilidad, basadas en principios claros y que permitan a los estados financieros reflejar la realidad económica.

2. Uso de prácticas eficaces de un buen gobierno corporativo.

3. Implementación de prácticas de auditoría financiera en el proceso de preparación de los estados financieros.

(32)

20

2.2.1 Beneficios

Entre los principales beneficios que proporcionan las NIIF’s, se destacan los siguientes:

 Uniformidad en la información contable.

 Mejora la competitividad de la empresa u organización.

 Aclara el ambiente económico haciéndolo atractivo para los inversores.

 Facilita la acción de vigilancia de los organismos fiscales.

2.2.2 Implementación

En Ecuador, de acuerdo a la Resolución 08.SC.SG.010 del 20 de Noviembre de 2008, la Superintendencia de Compañías obliga a las empresas sujetas a su control a aplicar las NIIF’s para el registro, preparación y presentación de estados financieros.

(33)

21 compañías y entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías:

2.3 CONTROL INTERNO

2.3.1 Definiciones

El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el Consejo de Directores, Administradores y otro Personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable idea del cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:

 Efectividad y eficiencia de las operaciones

 Confiabilidad de la información financiera

 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (MANTILLA, 2005, p. 4).

(34)

22

2.3.2 Objetivos del Control Interno

Un sistema de control interno debe ser dinámico, debe estar en permanente cambio, de acuerdo con las modificaciones y movimientos internos y externos. Tampoco es garantía absoluta de que no existirán fallas, errores u omisiones, pero igualmente, tiene invaluables objetivos que permiten la acertada gestión, tales como:

 Facilitar el proceso de toma de decisiones.

 Lograr la Misión y visión mediante la correcta ejecución de las funciones y la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones.

 Optimizar y proteger los bienes y recursos.

 Evaluar y hacer seguimiento a la gestión.

 Garantizar información veraz, razonable, confiable y oportuna.

 Incrementar la productividad.

 Crear un clima laboral adecuado y de emulación.

 Implementar controles proactivos, sensatos y oportunos para prevenir o minimizar riesgos (UPICCSA, s.f.).

2.3.3 Importancia del Control Interno

(35)

23 que éste tendrá un grado de confianza sobre la entidad y prevalecerá en el tiempo generando utilidades y crecimiento interno en la entidad (DEGERENCIA.COM, 2013).

2.3.4 Componentes del Control Interno

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración. Aunque los componentes aplican todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden incrementar de forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados, no obstante lo cual una compañía pequeña puede tener un control interno efectivo (MANTILLA, 2005, p.p. 4-5).

(36)

24

Ilustración 2.6 Componentes del control interno. Fuente: MANTILLA (2005, p.p. 5-6)

Elaborado: Jenny Cárdenas

•El ambiente de control da el tono de una organización, influencia de la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura.

Ambiente de control

• La entidad enfrenta una variable de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Esta valoración es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, construyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos.

Valoración de riesgos

• Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas y lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se realicen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad.

Actividades de control

• Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, lo que hace posible operar y controlar el negocio. La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización.

Información y comunicación

• Los sistemas de control interno debe monitorearse, proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en un tiempo

(37)

25

2.3.5 Clasificación del Control Interno

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

2.3.5.1 Control Interno Administrativo

El Control Interno Administrativo se refiere a los procedimientos aplicados para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa u organización.

Los controles administrativos incluyen el plan de la organización (por ejemplo, el organigrama oficial que describe las relaciones jerárquicas), así como los métodos y procedimientos que facilitan la planeación de la administración y el control de las operaciones. He aquí algunos ejemplos: los procedimientos de presupuestación departamental, los informes sobre el desempeño y los procedimientos para otorgar crédito a los clientes (HORNGREN & Otros, 2000, p. 189).

(38)

26 control adecuado existe cuando la administración puede confiar en una auto verificación de las operaciones y actividades sin tener que efectuar inspecciones o controles externos a las operaciones normales (ESTUPIÑÁN, 2006, p. 10).

2.3.5.2 Control Interno Contable

Con este control se busca la protección de los activos de la empresa, donde además se pretende obtener información financiera veraz, confiable y oportuna. Este control se efectúa de acuerdo a las autorizaciones generales o específicas de la administración (PERDOMO, 2004, p.p. 4-5, 236).

Los controles contables abarcan los métodos y procedimientos gracias a los cuales se autorizan las transacciones, se salvaguardan los activos y se garantiza la exactitud de los registros financieros. Los controles contables eficientes contribuyen a aumentar al máximo la eficiencia, además de que sirven para reducir al mínimo el desperdicio, los errores involuntarios v los fraudes (HORNGREN & Otros, 2000, p. 189).

Es así, que el control interno contable abarca aquella parte que influye directa o indirectamente en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros.

(39)

27

 Activos

 Efectivo - Caja chica

 Bancos

 Cuentas por cobrar

 Cuentas por pagar

 Inventarios

 Ventas, entre otras.

2.4 MARCO CONCEPTUAL

 Activos: Son bienes (cosas), valores (dinero) y obligaciones (todo por cobrar) que tiene la empresa a su favor.

 Auditoría Interna: Tiene por objeto verificar los diferentes procedimientos y sistemas de control interno establecidos por la empresa o institución con el objeto de conocer si funcionan como se había previsto y al mismo tiempo ofrecer a la gerencia posibles cambios o mejoras en los mismos.

 Control Interno: El sistema de control interno es el plan de organización adoptado dentro de una empresa para salvaguardar sus activos y asegurar el adecuado registro de las transacciones comerciales.

(40)

28

 Cuentas de detalle, movimiento o cuentas terminales: Son aquellas con las cuales se efectúa el asiento contable.

 Cuenta de grupo: Son aquellas con las cuales no se puede hacer

asientos contables, son fácilmente identificables en un Plan, porque se subdividen en otras cuentas.

 Cuentas de Resultado: Son aquellas que determinan la

rentabilidad de la Entidad contable. Corresponden a este grupo las cuentas de Ingresos y las de Egresos.

 Cuentas patrimoniales o de balance: Son aquellas cuentas que determinan la solvencia o liquidez que posee la entidad contable. Corresponde a este grupo las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio.

 Departamento de Auditoría y Control Interno: Es el responsable del control financiero, es decir, verificar que las acciones económicas se hayan cumplido con apego a las Leyes y Reglamentos que norman la vida de la organización o entidad contable.

 Egresos: Partida de descargo contable o de gasto de una cuenta.

 Estados Financieros: Según las Normas Internacionales de

Contabilidad, los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de la entidad.

(41)

29 póliza de fidelidad, que respalda a la empresa sobre posibles fraudes que cometan los empleados.

 Impuesto: Contribución de carácter obligatorio, sin contraprestación de beneficios directos.

 Informes contables: Son el producto terminado del proceso contable. Sirven para proporcionar a la administración y a todos los interesados, una visión concreta de la rentabilidad y la posición financiera del negocio.

 Ingresos: Constituyen aquellos flujos de efectivo o propiedades que se reciben a cambio de los bienes o servicios y se entregan a los clientes.

 Inventarios: Cuentas de activos representados por valores de existencias de mercaderías, materiales y suministros en el caso de las empresas comerciales; y materia prima, productos en proceso, productos terminados y materiales y suministros en el caso de las empresas industriales.

 Normas de Control Interno: Se instrumentan mediante

procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos específicos que se trazaron; tienen soporte técnico en principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente.

(42)

30

 Plan de cuentas: Es un listado o catalogo en el que están detalladas todas las cuentas que intervienen en el proceso económico de una determinada Entidad Contable, se constituye por lo tanto en la herramienta básica de trabajo para el Contador.

 Presupuesto: El presupuesto es, en este sentido, la cantidad de dinero que se estima que será necesaria para hacer frente a ciertos gastos.

 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA):

Los principios de contabilidad generalmente aceptados, son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información económica y financiera de la empresa a través de los Estados Financieros.

 Procedimiento: Es un método de ejecución o pasos a seguir en forma secuenciada y sistemática en la consecución de un fin.

 Proceso contable: Es el conjunto de fases o actividades que se ejecutan para alcanzar el objetivo central de la contabilidad, que es el eficiente control económico y financiera de una determinada entidad contable.

 Registros: Representan los lugares de almacenamiento de la información proveniente de los documentos contables.

(43)

31

CAPÍTULO III

3 MARCO METODOLÓGICO

3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

3.1.1 TIPOS

El tipo de investigación se basa en el diseño de un Manual de Control Interno en el Área Contable para el Colegio Técnico Administrativo “Flavio Palacios”, el cual se lo realizará de forma explicativa, exponiendo los beneficios con que contará esta área.

(44)

32

3.1.2 MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN

El presente trabajo de investigación utilizará el método de observación científica, y de esta manera indagar acerca de los procesos para el control contable y financiero del Colegio Técnico Administrativo “Flavio Palacios” de la Comuna Bajo de la Palma del cantón Montecristi y buscar una alternativa a la solución del problema.

3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA

Considerando que el propósito base de este proyecto es investigar el procedimiento realizado por el personal en lo referente a las actividades de control contable y financiero del Colegio Técnico Administrativo “Flavio Palacios”, la población, objeto de estudio, será el universo del área contable.

Para esto, tomando en cuenta el organigrama actualmente manejado por el Colegio, se considerará el Área de Colecturía y Contabilidad, las cuales están compuesta por 4 personas, distribuidas en los siguientes Puestos:

 1 Contador

 1 Asistente

 1 Colector

(45)

33 Al ser una población tan reducida, se procederá a tomar en cuenta el total de la misma para la aplicación de las encuestas respectivas.

3.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

Técnica Definición Instrumento

Entrevista Preguntas: Rectoría Cuestionario

Encuesta Preguntas: Contabilidad y Colecturía Cuestionario

Observación Datos de la observación no participante Fichas

Tabla 3.1 Técnicas e Instrumentos. Elaborado: Jenny Cárdenas

Adicionalmente a estas técnicas e instrumentos, los cuales ayudarán a entender los aspectos generales de las áreas en estudio, para evaluar la situación específica del Control Interno en el Colegio, se aplicarán tres cuestionarios técnicos: uno para el Área Contable, otro para Colecturía y otro para Bodega.

3.4 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

(46)

34 cuales se procederá a realizar el análisis e interpretación de los resultados, de acuerdo al problema tratado.

3.5 DISEÑO DE LOS INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN

3.5.1 Entrevista

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DECONTABILIDAD DEL COLEGIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO “FLAVIO PALACIOS”

DE LA COMUNA “BAJO DE LA PALMA” DEL CANTÓN MONTECRISTI JENNY MARÍA CÁRDENAS CATAGUA

ENTREVISTA

1. ¿Qué estructura administrativa y contable existe actualmente en el Colegio?

2. ¿Qué estrategias se aplican en el Colegio para un eficiente manejo administrativo y contable?

3. ¿Cree Usted que la estructura manejada actualmente por en el Colegio es la adecuada o necesita cambios?

4. ¿Cree Usted que se necesita diagnosticar e implementar un diseño del control interno para el Departamento de Colecturía y Servicios?

(47)

35

3.5.2 Encuesta

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DECONTABILIDAD DEL COLEGIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO “FLAVIO PALACIOS”

DE LA COMUNA “BAJO DE LA PALMA” DEL CANTÓN MONTECRISTI JENNY MARÍA CÁRDENAS CATAGUA

ENCUESTA

1. ¿Existe una estructura eficiente administrativa y contable en el Colegio?

Si () No ()

2. ¿Se aplica algún tipo de estrategias para un eficiente manejo administrativo y contable?

Si () No ()

3. ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para el Departamento de Colecturía y Servicios?

Si () No ()

4. ¿Cómo cree Usted que es la estructura manejada actualmente en el Colegio? Adecuada () Necesita cambios ()

5. ¿Últimamente ha habido desvíos de control en los procesos?

Si () No ()

6. ¿Es necesario estructurar un Manual de Control Interno que regule las actividades contables del Colegio?

Si () No ()

7. ¿Se beneficiaría la| Institución con la implementación de un control interno contable?

(48)

36

3.5.3 Observación

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA

DECONTABILIDAD DEL COLEGIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO “FLAVIO PALACIOS” DE LA COMUNA “BAJO DE LA PALMA” DEL CANTÓN MONTECRISTI

JENNY MARÍA CÁRDENAS CATAGUA

OBSERVACIÓN

Calificación Equivalencia

4 Totalmente de acuerdo Se cumple satisfactoriamente

3 Mayoritariamente de acuerdo Se cumple

2 Parcialmente de acuerdo Se cumple aceptablemente

1 En desacuerdo Se cumple insatisfactoriamente

0 No sabe No se cumple

Número de Dueños:

Número de personal en las Área de Contabilidad, Colecturía y Bodega: Desglose:

……… ……… ………

Infraestructura:

Instalaciones Equipos

Comentarios:

……… Sugerencias:

(49)

37

Personal:

Cortesía y eficacia de Rectoría Cortesía y eficacia del Área Contable Cortesía y eficacia del Área de Colecturía Cortesía y eficacia del Área de Bodega

Comentarios:

………

Contabilidad/Colecturía/Bodega:

Cont. Colect. Bod.

Procesos Funciones Registros

Estándares/Normas Jerarquías

Controles

Comentarios:

………

Observaciones:

(50)

38

CAPÍTULO IV

4 DIAGNÓSTICO SITUACIÓN ACTUAL

4.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS

4.1.1 Análisis de la Entrevista

Entrevista aplicada al Rector del Colegio “Flavio Palacios”.

1. ¿Qué estructura administrativa y contable existe actualmente en el Colegio?

El Contador conjuntamente con el Colector son los encargados del manejo financiero del Colegio. Son ellos quienes gestionan los aspectos contables y de lo que tengo entendido, tienen una estructura definida en cuanto a los procesos desarrollados en las Áreas correspondientes.

2. ¿Qué estrategias se aplican en el Colegio para un eficiente manejo administrativo y

contable?

(51)

39

3. ¿Cree Usted que la estructura manejada actualmente en el Colegio es la adecuada

o necesita cambios?

Creo que deberíamos mejorar y efectivizar los procedimientos y por ende las operaciones realizadas, esto nos ayudará no solo en la organización y gestión interna; sino que se verá reflejado en el servicio externo tanto a los estudiantes como a los padres de familia.

4. ¿Cree Usted que se necesita diagnosticar e implementar un diseño del control

interno para el Departamento de Colecturía y Servicios?

Si, cualquier acción que nos permita brindar un mejor servicio es bienvenido en el Colegio, más aún si se trata de un control que nos ayude a darle seguimiento a las operaciones financieras.

5. ¿En que beneficiaría la implementación de un diseño de control interno contable en

la Institución?

A mi parecer nos ayudará a efectivizar los procesos contables, además permitirá ejercer un control directo a las operaciones realizadas tanto en el Área de Contabilidad como en la de Colecturía.

(52)

40

4.1.2 Análisis de la Encuesta

Encuesta aplicada a la población seleccionada.

1. ¿Existe una estructura eficiente administrativa y contable en el Colegio?

Tratamiento

Opciones Frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado

Si 2 50,0 50,0

No 2 50,0 100,0

Total 4 100,0

Tabla 4.1 Pregunta 1

Fuente: Investigación de campo Elaborado: Jenny Cárdenas

Ilustración 4.1 Pregunta 1

De los 4 empleados encuestados, 2 respondieron que si existe una estructura eficiente administrativa y contable en el Colegio Flavio Palacios, mientras que los otros 2, dijeron que no.

Si 50% No

50%

Pregunta 1

Si

(53)

41

2. ¿Se aplica algún tipo de estrategias para un eficiente manejo administrativo y

contable?

Tratamiento

Si 1 25,0 25,0

No 3 75,0 100,0

Total 4 100,0

De los 4 empleados encuestados, solo 1 respondió que si se estrategias para un eficiente manejo administrativo y contable, el resto dijo que no.

Si 25%

No 75%

Pregunta 2

Si

(54)

42

3. ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para las Áreas de

Colecturía y Servicios?

Tratamiento

Si 0 0,00 0,0

No 4 100,0 100,0

Total 4 100,0

De los 4 empleados encuestados, todos respondieron que no existen manuales de procedimientos para Colecturía y Servicios.

No 100%

Pregunta 3

Si

(55)

43

4. ¿Cree Usted que la estructura manejada actualmente en el Colegio es la

adecuada?

Tratamiento

Si 0 0,00 0,0

No 4 100,0 100,0

Total 4 100,0

De los 4 empleados encuestados, todos respondieron que la estructura manejada actualmente en el Colegio no es la adecuada

No 100%

Pregunta 4

Si

(56)

44

5. ¿Últimamente ha habido desvíos de control en los procesos ejecutados?

Tratamiento

Si 0 0,00 0,0

No 4 100,0 100,0

Total 4 100,0

De los 4 empleados encuestados, todos respondieron que no ha habido desvíos de control en los procesos ejecutados en las Áreas de Contabilidad y Colecturía.

No 100%

Pregunta 5

Si

(57)

45

6. ¿Es necesario estructurar un Manual de Control Interno que regule las actividades

contables del Colegio?

Tratamiento

Si 4 100,00 100,0

No 0 0,0 100,0

Total 4 100,0

De los 4 empleados encuestados, todos respondieron que si es necesario estructurar un Manual de Control Interno que regule las actividades contables del Colegio.

Si 100%

Pregunta 6

Si

(58)

46

7. ¿Se beneficiaría la Institución con la implementación de un control interno contable?

Tratamiento

Si 4 100,00 100,0

No 0 0,0 100,0

Total 4 100,0

De los 4 empleados encuestados, todos respondieron que el Colegio si se beneficiaría con la implementación de un control interno contable.

Si 100%

Pregunta 7

Si

(59)

47

4.1.3 Análisis de la Observación

El formato correspondiente a la ficha de observación, se detalla en el apartado 3.5.3

En base a la siguiente tabla se procedió a calificar los aspectos –generales-

observados en el Colegio.

Calificación Equivalencia

4 Totalmente de acuerdo Se cumple satisfactoriamente

3 Mayoritariamente de acuerdo Se cumple

2 Parcialmente de acuerdo Se cumple aceptablemente

1 En desacuerdo Se cumple insatisfactoriamente

0 No sabe No se cumple

Tabla 4.8 Escala de calificación Fuente: Diseño de los instrumentos Elaborado: Jenny Cárdenas

Número de personal en las Áreas de Contabilidad, Colecturía y Bodega: 5 Desglose:

Contabilidad: 2, 1 Contador y 1 Auxiliar Colecturía: 2, 1 Colector y 1 Bodeguero.

Infraestructura:

Instalaciones 3

Equipos 2

Comentario: Uso de tecnología obsoleta

Sugerencias: Inversión y mejoramiento tecnológico

Personal:

(60)

48

Cortesía y eficacia del Área Contable 3

Cortesía y eficacia del Área de Colecturía 3

Cortesía y eficacia del Área de Bodega 4

Comentario: En general, buena predisposición y colaboración.

Sugerencias: Informar a todo el personal sobre la investigación realizada.

Contabilidad/Colecturía/Bodega:

Cont. Colect. Bod.

Procesos 3 3 3

Funciones 2 3 2

Registros 3 3 3

Estándares/Normas 3 2 2

Jerarquías 4 3 3

Controles 0 0 2

Comentarios: Actualmente existe un reglamento interno acatado por los empleados pero no existe manuales de ningún tipo y en cuanto a controles se refiere, no se ha implementado nada al respecto.

Sugerencias: Diseñar e implantar un manual de Control Interno.

Observaciones: A pesar de que cada empleado realiza las funciones encomendadas, no existe pro actividad en los mismos, únicamente el Bodeguero demostró, en sus actividades diarias, cierto grado de efectividad en cuanto al manejo al stock de productos.

En términos generales, se puede observar una estructura y funciones definidas, sin embargo el colegio carece de una planificación estratégica, no maneja ningún tipo de manual de procedimientos y peor aún ningún tipo de control ha sido implementado.

(61)

49

4.1.4 Evaluación y Análisis del Control Interno (Cuestionarios)

4.1.4.1 Área de Contabilidad

N° Pregunta SI NO N/A Calif. Pond. Observaciones

1 ¿Todos los empleados que trabajan en la

compañía tienen contratos de trabajo?

X 15 15

2 ¿Todo el correo que ingresa es abierto

por un empleado responsable que no

tiene acceso a los registros contables?

X 0 15 El mismo contador recibe la

correspondencia

3 ¿Son verificados por un empleado que

no tiene acceso al efectivo los totales

diarios de los registros de efectivo u

otros mecanismos mecánicos?

X 0 10 Solo el colector revisa el

efectivo ingresado

4 ¿Se entrega una copia de esta lista a un

empleado diferente del colector, para su

comparación con los registros de recibos

de efectivo?

X 5 10 Los recibos de efectivo son

revisados por el Contador a

fin de mes

5 ¿Disponen de políticas por escrito para la

selección de proveedores?

X 10 10

6 ¿Disponen de bases de datos como listas

de proveedores aprobados?

X 5 5 Existe un registro en Excel

7 ¿Se programan por adelantado las

cantidades de los suministros que se

comprarán?

X 5 5

8 ¿La calidad de los productos a comprarse

es establecida de acuerdo con

estándares técnicos?

X 10 10 Se revisa que los suministros

estén en buenas condiciones

9 ¿Se proporcionan en forma oportuna los

estados financieros?

X 8 10 Casi siempre se los tiene a fin

de mes

10 ¿Se llevan registros auxiliares de las

cuentas contables que intervienen en el

periodo?

X 5 10 Solo de algunas cuentas

TOTAL 63 100

(62)

50

Escala:

Excelente 11-15

Bueno 6 - 10

Regular 3 - 5

Malo 0 – 2

Evaluación del Riesgo:

Bajo >80%

Medio >60%

Alto <59%

Resultado: 63%, Riesgo Medio

1. Ambiente de Control: En lo que respecta al ambiente de control, se puede decir que el área de Contabilidad tiene un reglamento interno el mismo que es acatado por todos los empleados del Colegio, sin embargo no mantiene manuales de procesos ni instructivos para el uso del sistema contable; además no existen ciertos procedimientos de control según lo indicado en el cuestionario.

2. Establecimiento de Objetivos: Como parte del establecimiento de los objetivos, el Colegio mantiene una misión, visión, sus organigramas y funciones definidas, sin embargo carece de una planificación estratégica en la cual se propongan objetivos al Área de contabilidad como parte del Colegio.

(63)

51 4. Evaluación de Riesgos: En lo que respecta a la evaluación de riesgos los reportes financieros son presentados en forma mensual sin embargo no se presentan todos los estados financieros requeridos actualmente si no solo el balance general y estado de resultados. 5. Respuestas a los riesgos: En lo que respecta al análisis de los datos

financieros no se realiza análisis de los datos presentados solo se presentan cifras al Rector de la Institución y al cumplimiento de tributos, es decir que si existen cuentas sin pagar u otras cuentas pendientes no se realiza ninguna acción.

6. Actividades de Control: Las actividades son registradas mediante registros de control de asistencia y los informes son enviados al Vicerrectorado para la toma de decisiones no existe un mecanismo automático de registro de asistencia o sistema gerencial para el seguimiento de los indicadores.

7. Información y Comunicación: Se comunica de forma periódica sobre los cambios y la información relevante en reuniones formales por parte de la Administración del Colegio al área de Contabilidad, de igual forma si existen cambios en la normativa contable o cambios en leyes estos son informados oportunamente al Vicerrector y Rector por parte del Contador.

(64)

52

4.1.4.2 Área de Colecturía

1 ¿Están aseguradas todas las personas que reciben o

desembolsan efectivo?

X 0 15 No existe póliza de seguro

2 ¿Prepara el empleado asignado para la apertura del

correo que ingresa una lista de todos los cheques y

del dinero recibido?

X 10 10

3 ¿Están bajo custodia de alguien diferente del

Colector los títulos-valores y otros activos

negociables?

X 5 10 No todos los documentos

negociables constan en la

caja fuerte en Colecturía

4 ¿Devuelve el banco los duplicados del volante de

depósito y se comparan con el registro de ingresos

de efectivo y con la lista de recibos del

departamento de correo por un empleado diferente

del cajero o tenedor del libro de cuentas por cobrar?

X 10 10

5 ¿Son devueltos por el banco los cheques por fondos

o por otros motivos, y entregados directamente a un

empleado diferente del colector, y sometidos a una

pronta investigación?

X 5 15 Todos los documentos

bancarios los recibe el

Colector para luego

enviarlos al Contador

6 ¿Está diseñado el arreglo físico de las oficinas y los

registros de contabilidad para evitar que los

empleados que manejan efectivo tengan acceso a los

registros de contabilidad?

X 10 10

7 ¿Se dispone de políticas para el efectivo disponible? X 0 10 No existen manuales

8 ¿Las cuentas bancarias poseen firmas autorizadas

para el manejo del efectivo?

X 10 10

9 ¿Existen cupos de efectivo en caja y respaldos de las

salidas de efectivo?

X 0 5 No existen cupos

10 ¿Ha existido una rotación del personal del área

durante este año?

X 5 5

TOTAL 55 100

(65)

53

Escala:

Excelente 11-15

Bueno 6 - 10

Regular 3 - 5

Malo 0 – 2

Evaluación del Riesgo:

Bajo >80%

Medio >60%

Alto <59%

Resultado: 55%, Riesgo Alto

1. Ambiente de Control: En el área no existen manuales de procedimientos ni cupos de efectivo para la caja fuerte, el efectivo es manejado por una sola persona lo cual presenta un riesgo alto para el Colegio.

2. Establecimiento de Objetivos: Los objetivos del área están determinados en el organigrama del Colegio en la misión, visión y principios determinados por la Administración, sin embargo los controles establecidos para el efectivo que es un área sensible no están determinados.

3. Identificación de eventos: Los reportes de las cuentas bancarias y la información financiera del efectivo son elaborados por el Colector sin que exista una persona que identifique posibles errores o desvíos de la información.

(66)

54 determinaron falencias como falta de segregación de funciones, falta de manuales, falta de controles en el efectivo.

5. Respuestas a los riesgos: No existen planes o un seguimiento para estos riesgos debido a que el personal es poli funcional y realiza varias actividades, debido a la falta de recursos para las áreas; por tanto no se puede realizar segregación de funciones y no se ha realizado una planificación estratégica formal para el Colegio.

6. Actividades de Control: La planificación de las actividades del área son controladas por el Colector que es quien está a cargo del área, cada semestre envía informes de su gestión y de la situación financiera (flujos de caja del Colegio).

7. Información y Comunicación: La información sobre los cambios y la información relevante es compartida al Colector, de igual forma si existen cambios en la normativa contable o cambios en leyes estos son informados oportunamente.

(67)

55

4.1.4.3 Área de Bodega

1 ¿Mantienen un control sobre el stock

con los que cuenta la bodega?

X 14 14 Llevan un registro de kárdex de los

artículos que existen en bodega.

2 ¿Se realizan estudios sobre la

evolución y tendencia de la demanda

de ciertos suministros?

X 15 15 Existe planificación anual de las

necesidades

3 ¿Llevan un control sobre los

suministros que salen de bodega a

las diferentes áreas?

X 10 10 Se manejan a través de respaldos

sean estos a través de copias.

4 ¿Se mantiene una buena

participación con las diferentes

actividades que permita alcanzar el

objeto deseado?

X 8 8 Existe buena voluntad y deseo por

mejorar el ambiente y proceso en el

departamento.

5 ¿Cuentan con una adecuada

distribución del espacio físico para el

almacenamiento de los productos?

X 2 15 Es un espacio muy reducido y que

se mantienen las cosas mezcladas y

en pocas estanterías.

6 ¿El personal con el que cuenta el

departamento es el adecuado para

cubrir las necesidades del área?

X 4 4

7 ¿Cuentan con equipos tecnológicos

actualizados para cruzar o mantener

en línea información importante

entre las áreas?

X 3 10 El control es solo para ese

departamento no en línea.

8 ¿Se planifican las adquisiciones de

nuevos materiales que se van a

realizar?

X 13 13 Todos los requerimientos se los

hace en una planificación anual.

9 ¿Se mantiene un ambiente laboral

cordial en el departamento con los

clientes?

X 8 8

10 ¿Se revisa y comprueba que todos los

suministros cumplan con las

diferentes exigencias?

X 3 3

TOTAL 80 100