I PORTADA
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A
TEMA
:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO ANTORCHA LIMITADA.
AUTORA: Amparo Jaramillo Jumbo
Director: Ing. Fernando Borja
II
DERECHO DE AUTORIA
Las opiniones vertidas en la presente tesis de grado, son de exclusiva responsabilidad de la autora, y el patrimonio intelectual pertenece a los autores mencionados en las bibliografías y en base a las investigaciones realizadas en la propia cooperativa.
III
CERTIFICACIÓN
Yo, Fernando Marcelo Borja Borja, en mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por el Director de Educación a Distancia de la Universidad Tecnológica Equinoccial, Matemático Mauricio García:
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el tema:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ANTORCHA LIMITADA, presentado por Amparo de Jesús Jaramillo Jumbo, como requisito previo para optar por título Licenciado En Contabilidad y Auditoría.
El mismo que considero debe ser aprobado por reunir los requisitos legales, viabilidad e importancia del tema:
IV
AGRADECIMIENTO
A Dios todo poderoso por haberme iluminado y acompañado dándome la fortaleza necesaria para cada uno de mis pasos a lo largo de esta carrera para poder culminarla con éxito.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial y a la Cooperativa de Ahorro Y Crédito y Antorcha Limitada., por haber ejecutado y facilitado la realización de las investigaciones y aplicaciones de encuestas sin la cual no hubiera sido posible la elaboración del presente trabajo.
A mi director de tesis, Ing. Fernando Borja quien aún sin conocerme me brindó su paciencia y apoyo desprendido, impartiéndome sus conocimientos profesionales y científicos en la culminación de este trabajo.
V
DEDICATORIA
La presente tesis, la dedico a mi hija Milady, por ser el pilar fundamental de mi esfuerzo y lucha constante para que ésta sea una herencia y ejemplo de vida en su futuro profesional.
A mi padre Eladio, por su paciencia y apoyo en todas las situaciones que atravesé durante mis estudios.
A mi madre Graciela y a mis hermanas, por su cariño y comprensión incondicional en todos los momentos cuando los necesité.
VI INDICE
PORTADA ... I DERECHO DE AUTORIA ... II CERTIFICACIÓN ... III AGRADECIMIENTO ... IV DEDICATORIA ... V INDICE ... VI ÍNDICE DE GRÁFICOS ... XI ÍNDICE DE TABLAS ... XII
CAPITULO I ... 1
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ... 1
1.1 INTRODUCCIÓN ... 1
1.2 PROBLEMATIZACIÓN ... 3
1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 3
1.2.1.1 DIAGNOSTICO: ... 3
1.2.2 PRONÓSTICO: ... 4
1.2.3 CONTROL DEL PRONÓSTICO: ... 4
1.2.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 4
1.2.5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA: ... 4
1.3 OBJETIVOS ... 5
1.3.1 OBJETIVO GENERAL: ... 5
1.3.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS: ... 5
1.4 JUSTIFICACIÓN ... 6
1.4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA: ... 7
1.4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA: ... 7
1.4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA: ... 8
1.5 HIPÓTESIS/IDEAADEFENDER ... 8
1.6 VARIABLES ... 8
1.6.1 INDEPENDIENTES: ... 8
1.6.2 DEPENDIENTES: ... 9
VII
CAPITULO II ... 10
MARCO TEORICO ... 10
2.1 CONTROLINTERNO ... 10
2.2 MANUALDECONTROLINTERNO ... 10
2.2.1 DEFINICIÓN. ... 10
2.2.2 OBJETIVO GENERAL DE CONTROL INTERNO. ... 11
2.2.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO. ... 13
2.2.4 CAMPO DE APLICACIÓN ... 14
2.3 PROCEDIMIENTOSPOLITÍCOS ... 14
2.3.1 OBJETIVO: ... 14
2.3.2 BENEFICIOS: ... 15
2.3.3 DEFINICIÓN DE COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ... 16
2.3.4 CLASES DE CONTROLES ... 16
2.3.5 FASES DEL CONTROL ... 17
2.3.6 PRINCIPIOS DEL CONTROL ... 18
2.3.7 REGLAMENTO INTERNO (Selección De Personal) ... 19
2.3.8 ADMINISTRATIVO ... 25
2.3.9 OPERACIONES ... 26
2.3.10 POLÍTICAS CONTABLES ... 30
2.3.11 LOS REGISTROS CONTABLES: ... 32
2.3.12 ESTADOS FINANCIEROS: ... 33
2.3.13 ESTRUCTURA ORGÁNICA ... 36
2.3.14 NIVELES DE RESPONSABILIDAD ... 37
CAPITULO III ... 40
MARCO METODOLÓGICO... 40
3.1 DISEÑODELAINVESTIGACIÓN ... 40
3.1.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN ... 40
3.1.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN ... 41
3.2 POBLACIÓNYMUESTRA ... 42
3.2.1 MUESTRA TIPO Y CÁLCULO……….……...………42
VIII
3.4 ORGANIZACIÓNTRATAMIENTOYTIPODEANÁLISISDELA
INFORMACIÓN. ... 45
3.5 DISEÑODEINSTRUMENTOSDEINVESTIGACIÓN ... 46
3.5.1 ENCUESTA ... 46
3.5.2 CUESTIONARIOS ... 46
CAPÍTULO IV ... 50
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA ... 50
4.1 ANÁLISISDERESULTADOSDELOSINSTRUMENTOSDE INVESTIGACIÓNDELOSCUESTIONARIOSAPLICADOSALOS SOCIOS INTERNOS(EMPLEADOSDELACOOPERATIVA) ... 50
4.2 ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO APLICADO A LOS CLIENTES (SOCIOS), EXTERNOS DE LA COOPERATIVA………...58
4.3 ANÁLISIS FODA……….………..…64
4.3.1 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA MATRIZ FODA ... 65
4.4 ANÁLISISDELASITUACIÓNCONTROLINTERNO ... 66
4.4.1 ANALISIS DE FORTALEZAS ... 66
4.4.2 ANALISIS DE DEBILIDADES ... 67
CAPITULO V: ... 68
PROPUESTA ... 68
5.1 MANUALDECONTROLINTERNO ... 68
5.1.1 INTRODUCCIÓN ... 68
5.1.2 OBJETIVOS: ... 69
5.2 POLITICASCONTABLES ... 70
5.2.1 ÁREA ADMINISTRATIVA ... 70
5.2.2 ORGANIGRAMA ... 72
5.2.3 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA ASAMBLEA GENERAL. ... 73
5.2.4 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES CONSEJO DE VIGILANCIA. ... 74
5.2.5 RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION ... 75
5.2.6 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE ASUNTOS SOCIALES... 76
IX
5.2.8 DESCRIPCIÓN DEL CARGO DEL GERENTE ... 77
5.2.9 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GERENTE. ... 77
5.2.10 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR ... 78
5.2.11 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTADOR . 79 5.2.12 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA TESORERA. ... 79
5.2.13 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CAJA. ... 80
5.2.14 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARIA (SERVICIO AL CLIENTE) ... 80
5.2.15 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO. ... 81
5.2.16 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO LEGAL. ... 82
5.3 INSTRUCTIVOSDEPROCEDIMIENTOS ... 83
5.3.1 CARTERA DE CRÉDITO ... 83
5.3.2 ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO. ... 84
5.3.3 ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. ... 84
5.3.4 PERFIL DE CLIENTE ... 84
5.3.5 SEGUIMIENTO ... 88
5.3.6 DEMANDA DE PAGOS ... 89
5.3.7 MOROSIDAD ... 89
5.3.8 ACTIVIDADES ... 90
5.3.9 ACTIVIDADES QUE LA COOPERATIVA NO FINANCIA: ... 90
5.3.10 SUJETOS DE CRÉDITOS: ... 90
5.3.11 NO SERÁN CONSIDERADOS SUJETOS DE CRÉDITO: ... 92
5.3.12 FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS ... 93
5.3.13 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DEL CRÉDITO ... 94
5.3.14 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE COBRANZA ... 99
5.3.15 SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA ... 100
5.3.16 CAJA ... 101
5.3.17 ASPECTOS CONTABLES: ... 101
5.3.18 INGRESOS DE CAJA: ... 102
5.3.19 EGRESOS DE CAJA: ... 103
X
5.3.21 NORMAS GENERALES DE CAJA: ... 104
5.3.22 CONCILIACIÓN DE FONDOS: ... 104
5.3.23 INVERSIONES O DEPÓSITOS A PLAZO FIJO... 105
5.3.24 PAGO DE OBLIGACIONES ... 106
5.3.25 CONTROL DE EFECTIVOS ... 106
5.3.26 DISPOSICIONES GENERALES ... 108
5.3.27 INTERESES Y CAPITALIZACIÓN ... 110
5.3.28 CANCELACIÓN DE CUENTAS... 110
5.3.29 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES ... 111
5.4 INDICADORES-C.M.I. ... 113
5.4.1 INIR KPI 3M s ... 113
5.5 ANÁLISISDESENSIBILIDAD ... 115
5.5.1 SOCIO-CULTURAL ... 115
5.5.2 ORGANIZACIONAL ... 115
5.5.3 ECONÓMICO ... 116
5.5.4 LEGAL ... 116
5.6 CRONOGRAMADEACTIVIDADESPARALAIMPLEMENTACIÓN DELSISTEMAPROCEDIMIENTODECONTROL ... 117
CAPITULO 6: ... 118
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 118
6.1 CONCLUSIONES ... 118
6.2 RECOMENDACIONES ... 119
BIBLIOGRAFIA ... 121
LEYES Y NORMAS ... 122
WEBGRAFÍA ... 122
XI
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO1.¿CONOCEUSTEDSIEXISTEUNMANUALDECONTROL
INTERNO ENLACOOPERATIVA? ... 50 GRÁFICO2.CONOCEUSTEDQUESIGNIFICAELCONTROLINTERNO
INTEGRALDEUNAEMPRESA ... 51 GRÁFICO3¿CREEUSTEDQUEELCONTROLINTERNOINTEGRALDE
LACOOPERATIVASEDESARROLLAATRAVÉSDEACTITUDES FAVORABLESQUEPERMITENLAAGILIDADYOPTIMIZACIÓNDE
LOSSERVICIOSENBENEFICIODELOSCLIENTES? ... 52 GRÁFICO4¿ELPERSONALDELACOOPERATIVATIENELOSMÁS
ALTOSESTÁNDARESENCUANTOALOSPRINCIPIOSÉTICOS,QUE PERMITENMANTENERUNAMBIENTELABORALADECUADO? ... 53 GRÁFICO5¿ENQUÉPORCENTAJECREEQUELAADECUADA
INFRAESTRUCTURAQUEPOSEELACOOPERATIVAPERMITEUN BUENDESARROLLODELASACTIVIDADESYCONTROLINTERNO? . 54 GRÁFICO6¿ELAMBIENTEDETRABAJOENELCUALREALIZASUS
ACTIVIDADESCONTRIBUYEATENERUNCONTROLINTERNO
ADECUADO? ... 55 GRÁFICO7DESCRIBABREVEMENTELASCONDICIONESDETRABAJO
ENELCUALREALIZASUSACTIVIDADES ... 56 GRÁFICO8¿EXISTENCAPACITACIONESQUELEAYUDENAESTARAL
DÍACONLOSAVANCESDELCONTROLINTERNO? ... 57 GRÁFICO9.¿LAINFRAESTRUCTURADELAQUESEDISPONEES
SUFICIENTEYADECUADAPARAELCUMPLIMIENTODESUS
FUNCIONES? ... 58 GRÁFICO10.¿SONSUFICIENTESLOSESPACIOSFÍSICOSDELOSQUE
DISPONELACOOPERATIVA? ... 59 GRÁFICO11.¿CADAUNADELASOFICINASSONADECUADASY
AMPLIASPARALOSEMPLEADOS? ... 60 GRÁFICO12.¿ELÁREADEATENCIÓNALPÚBLICOESTÁBIEN
XII
GRÁFICO14¿SETIENEUNSISTEMADEQUEJASYSUGERENCIAS? ... 63 GRÁFICO15.ORGANIGRAMAELABORADOCONELPRESIDENTEDELA
COOPERATIVA. ... 72 GRÁFICO16.FLUJOGRAMADEAPERTURADEUNACUENTADE
AHORROS ... 93 GRÁFICO17. FLUJOGRAMAPARAELPROCESODELCRÉDITO ... 96
GRÁFICO18. FLUJOGRAMAPARAELPROCESODECOBRANZA ... 99 GRÁFICO19. FLUJOGRAMAPARAELPROCESODECONTABILIZACIÓN
DEOPERACIONES ... 111
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA1 TABLADEINDICADORES ... 9 TABLA2¿CONOCEUSTEDSIEXISTEUNMANUALDECONTROL
INTERNO ENLACOOPERATIVA? ... 50
TABLA3.CONOCEUSTEDQUESIGNIFICAELCONTROLINTERNO
INTEGRALDEUNAEMPRESA ... 51 TABLA4¿CREEUSTEDQUEELCONTROLINTERNOINTEGRALDELA
COOPERATIVASEDESARROLLAATRAVÉSDEACTITUDES FAVORABLESQUEPERMITENLAAGILIDADYOPTIMIZACIÓNDE
LOSSERVICIOSENBENEFICIODELOSCLIENTES? ... 52 TABLA5¿ELPERSONALDELACOOPERATIVATIENELOSMÁSALTOS
ESTÁNDARESENCUANTOALOSPRINCIPIOSÉTICOS,QUE
PERMITENMANTENERUNAMBIENTELABORALADECUADO? ... 53 TABLA6¿ENQUÉPORCENTAJECREEQUELAADECUADA
INFRAESTRUCTURAQUEPOSEELACOOPERATIVAPERMITEUN BUENDESARROLLODELASACTIVIDADESYCONTROLINTERNO? . 54 TABLA7¿ELAMBIENTEDETRABAJOENELCUALREALIZASUS
ACTIVIDADESCONTRIBUYEATENERUNCONTROLINTERNO
ADECUADO? ... 55 TABLA8DESCRIBABREVEMENTELASCONDICIONESDETRABAJOEN
ELCUALREALIZASUSACTIVIDADES ... 56 TABLA9.¿EXISTENCAPACITACIONESQUELEAYUDENAESTARAL
XIII
TABLA10.¿LAINFRAESTRUCTURADELAQUESEDISPONEES SUFICIENTEYADECUADAPARAELCUMPLIMIENTODESUS
FUNCIONES? ... 58
TABLA11.¿SONSUFICIENTESLOSESPACIOSFÍSICOSDELOSQUE DISPONELACOOPERATIVA? ... 59
TABLA12.¿CADAUNADELASOFICINASSONADECUADASYAMPLIAS PARALOSEMPLEADOS? ... 60
TABLA13.¿ELÁREADEATENCIÓNALPÚBLICOESTÁBIEN DISTRIBUIDAYPERMITEVISUALIZARTODASLASÁREAS? ... 61
TABLA14.¿CUENTANCONSEGURIDADPRIVADA? ... 62
TABLA15.¿SETIENEUNSISTEMADEQUEJASYSUGERENCIAS? ... 63
TABLA16. MATRIZFODA ... 64
TABLA17. FORTALEZASYDEBILIDADESDELAMATRIZFODA ... 65
TABLA18. ANÁLISISDELASFORTALEZAS ... 66
TABLA19. ANÁLISISDELASDEBILIDADES ... 67
TABLA20. CARACTERÍSTICASDELOSSUJETOSDECRÉDITODELA COOPERATIVA ... 90
1 CAPITULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 INTRODUCCIÓN
Las entidades dentro del proceso de diseñar el Sistema de Control Interno, tienen que elaborar sus procedimientos integrales (Manuales de Control Interno), los cuales son la base primordial para poder desarrollar adecuadamente sus operaciones o actividades, establecer responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y objetivos que participen en el cumplimiento con la misión institucional propuesta
El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de gerencia y siendo una exigencia constitucional y legal, se constituye en las directrices principales de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
2
Por lo antes manifestado, el presente Manual de Procedimientos para el Control Interno Integral será el documento principal de control de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Antorcha Limitada” del Cantón Quinindé y servirá para establecer los métodos y procedimientos a ser aplicados para brindar la protección adecuada de todos los activos propiedad de la organización, al mismo tiempo que se convertirá en una herramienta fundamental para obtener y brindar la información correcta y confiable, y como fundamental función del presente manual será dar fiel cumplimiento a las normas para llevar a cabo, todas y cada una de las operaciones, impidiendo realizar la toma de decisiones del personal basadas en la improvisación.
También, se considera como uno de los principales objetivos del presente Manual el resguardo de todos los activos propiedad de la organización. La misión: establecer un adecuado sistema de control interno, que redunde en beneficio de la organización y de su personal.
3
Por tanto, la organización debe establecer valores institucionales, principios y reglas de conducta, los perfiles del talento humano y de los puestos y las políticas de capacitación y formación y la permanente actualización frente a las estrategias y a la forma de desarrollar adecuadamente esos procesos, todo con el fin de que se desarrolle y solidifique una cultura de autocontrol, autocorrección y autorregulación.
Como dichos códigos pueden vulnerarse, deben consagrarse las medidas administrativas, las medidas correctivas y las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento, sin perjuicio de las responsabilidades legales que en cada caso puedan resultar, e incentivos en los casos en que presenten propuestas relevantes y de posible implantación en la organización.
1.2 PROBLEMATIZACIÓN
1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1.1 DIAGNOSTICO:
4
importante la elaboración de un Manual de Control Interno, que establezca una estructura y funcionalidad más adecuada y eficiente.
1.2.2 PRONÓSTICO:
La falta de un Manual de Procedimientos de Control Interno Integral oportuno puede llevar a la Cooperativa a presentar serios inconvenientes e inconsistencias en sus procedimientos, en el mediano y largo plazo, no prestará los servicios adecuadamente, disminuirá sus ingresos y rentabilidad lo que puede ocasionar la pérdida de clientes y hasta el cierre de la misma.
1.2.3 CONTROL DEL PRONÓSTICO:
Si se elabora y se aplica adecuadamente el Manual de Procedimientos para Mejorar el Control Interno Integral, La Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Limitada brindará un mejor servicio y podrá ampliar su cobertura de clientes produciendo mayor rentabilidad.
1.2.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿La falta de un Manual de Procedimientos en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., afectará su buena marcha y funcionamiento?
1.2.5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA:
5
¿Se ha evaluado las consecuencias, de no tener un manejo adecuado en el área de crédito y cobranzas?
¿Será necesario realizar una restructuración en el personal encargado del manejo de atención al cliente, créditos y caja?
¿Qué procedimientos se debe seguir para controlar los ingresos y egresos?
¿Tener un manual de procedimientos contribuirá a mejorar el área de crédito y cobranza produciendo una mayor rentabilidad de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda?
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 OBJETIVO GENERAL:
Elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno Integral con el fin de controlar los movimientos de cada uno de los departamentos, que permita mejorar la eficiencia y rentabilidad de la Cooperativa de ahorro y Crédito Antorcha Ltda.
1.3.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS:
Realizar un diagnóstico del manejo de créditos y cobranzas aplicado, para determinar el grado de confiabilidad y veracidad.
6
Realizar una restructuración del personal delegando cargos y funciones específicas a cada empleado para un correcto desempeño y organización de la Cooperativa.
Proponer el modelo de registro de los ingresos, egresos, para el control de la caja.
Diseñar el Manual de Procedimientos de Control Interno Integral que permita mejorar los procesos tendientes a aumentar la rentabilidad de la Cooperativa
1.4 JUSTIFICACIÓN
7
Al aplicar este diseño se destacará las áreas administrativas, operativas, financieras y de atención al cliente enfocándose al desarrollo proactivo de la entidad, así también será parte de una guía con la cual la cooperativa fortalecerá sus debilidades y eliminará sus amenazas.
Los beneficiarios de este diseño de control interno serán los socios que depositan sus dineros en la Cooperativa como eje principal ya que mantendrán la confianza en la institución, en segundo eje estarán los empleados de la Cooperativa ya que con esto manejarán los recursos administrativos, financieros y operativos eficientemente y en tercer eje está el Estado ya que contará con una institución financiera sólida internamente.
1.4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA:
La presente investigación dará la solución más adecuada al problema, esto permitirá eliminar la problemática que actualmente enfrenta la institución.
Al realizar un Manual de Procedimientos para el Control general de la institución, se mejora el manejo de créditos y cobranzas y atención al cliente, caja, de una manera eficiente en la entrega de nuestra gama de servicios a nuestros clientes de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.
1.4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA:
8
primarias, es decir de donde se originan la información , es de acontecimientos, el ambiente natural , éstas técnicas de investigación de campo emplean sus propios procedimientos e instrumentos para la recolección de datos, junto a los mecanismos específicos de control y validez de la información.
1.4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA:
La finalidad es afianzar el posicionamiento de Servicios en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., del Cantón Quinindé en el mercado, por ello la necesidad de llevar un verdadero Control Interno Integral, que permita al empresario realizar las transacciones correctamente, además de conocer las existencias de los servicios con exactitud, para garantizar mejores resultados de rentabilidad y competitividad, incrementando las ventas de los servicios, contribuyendo al progreso y desarrollo del Cantón Quinindé.
1.5 HIPÓTESIS / IDEA A DEFENDER
La elaboración de un Manual de Procedimientos para el Control Interno Integral de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., permitirá mejorar la atención a los socios, incrementar la rentabilidad económica y optimizar el tiempo.
1.6 VARIABLES
1.6.1 INDEPENDIENTES:
9 1.6.2 DEPENDIENTES:
Mejor Organización
Control Eficiente
1.7 INDICADORES
Objetivo especifico Variable Unidad
de medida
Instrumento técnico o método
de medida
Tiempo de medición
Realizar un diagnóstico del manejo de los créditos que se ha estado aplicando, para determinar el grado de confiabilidad y veracidad.
Créditos Dólares Análisis Financiero
Al inicio del periodo
Identificar las consecuencias de no presentar un adecuado manejo de los créditos para conocer el grado de
competitividad y rentabilidad de la empresa.
Rentabilidad dólares Análisis Financiero
Durante el periodo
Realizar una restructuración del personal delegando cargos y funciones específicas a cada empleado para un correcto desempeño y organización de la cooperativa.
Organización
de la empresa % Curriculum
Al final del periodo
Desarrollar el Manual de Procedimientos de Control Interno Integral
Rentabilidad %
Análisis de los diferentes departamentos
Al inicio del periodo
Proponer un modelo de cómo registrar los ingresos egresos de caja.
Rentabilidad % Análisis financiero
Durante el periodo
10 CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1 CONTROL INTERNO
“El control interno se define como un proceso efectuado por el personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos específicos. La definición es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos específicos.”1
El control en su concepción más general examina y censura con anterioridad suficiente, determinada realidad que aprueba o corrige. Este puede ser externo, de gestión e interno. Es conveniente destacar que en la práctica los dos últimos convergen en un solo.
2.2 MANUAL DE CONTROL INTERNO
2.2.1 DEFINICIÓN.
Es un documento que contiene en forma ordenada y sistematizada las instrucciones e información sobre políticas, funciones, sistemas, procedimientos y actividades de la Empresa.
Además se define el control interno como "un proceso" efectuado por
1
11
la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías:2
Eficacia y eficiencia en las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera y operativa. Salvaguardad recursos de la entidad.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables. Prevenir errores e irregularidades.
2.2.2 OBJETIVO GENERAL DE CONTROL INTERNO.
Dotar a la administración de un instrumento que describa y unifique los procedimientos y criterios mínimos que faciliten la evaluación del sistema de control interno por parte de las Unidades de Control Interno, con el fin de:
Conceptuar sobre su calidad y eficiencia.
Fomentar su fortalecimiento, proporcionando información retro alimentadora para la toma de decisiones en el proceso de gestión de la empresa, contribuyendo así, a mejorar la eficiencia y efectividad, lo que redundara en:
Aportar buenas prácticas administrativas y financieras, e incentivar la conformación de sistemas de información gerencia.
Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa.
Obtener la información exacta.
2
12
Creación de normas y procedimientos internos.
Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y externos.
Elementos del control interno.
Para que la administración pueda lograr los objetivos de control interno de la entidad, es necesario aplicar los siguientes elementos:3
Ambiente de control. Está dado por los valores, la filosofía, la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización. Es necesario que el personal de la Empresa, los clientes y las terceras personas relacionadas con la compañía, los conozcan y se identifiquen con ellos.
Evaluación de riesgos. Consiste en la identificación de los factores que podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se identifiquen los riesgos, éstos deben gestionarse, analizarse y controlarse.
Procedimientos de control. Son emitidos por la dirección y consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimiento de los objetivos de la entidad y que son ejecutados por toda la organización. Además de brindar la medidas necesarias para afrontar los riesgos.
Supervisión. Mediante en monitoreo continuo efectuado por la administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas
3
13
de manera adecuada o si es necesario realizar cambios. La supervisión comprende supervisión interna (Auditoria Interna) por parte de la personas de la empresa y evaluación externa (Auditora Externa) que la realizan entes externos de la Empresa.
Sistemas de información y comunicación. Se utilizan para identificar, procesar y comunicar la información al personal, de tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades.
La alta administración debe transmitir mensajes claros acerca de las actividades de la entidad y de la gestión y control que se realizan en cada una de ellas. Igualmente, se puede obtener información de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar cualquier anomalía a la administración.
2.2.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO.
Que los compromisos de gastos y los costos se ajusten a la Ley. Que todos los activos estén salvaguardados contra el desperdicio, la
perdida, el uso no autorizado y el fraude.
Que los ingresos y gastos aplicables a las operaciones de la empresa, sean registradas e informadas adecuadamente, con el propósito de
3
14
preparar estados e informes financieros, estadísticas confiables y mantener un control contable sobre los activos4.
Establecer prácticas adecuadas y efectivas para obtener bienes y servicios a costos económicos de acuerdo con una buena calidad y eficiencia, mediante un
procedimiento organizado y adecuadamente planeado.
2.2.4 CAMPO DE APLICACIÓN
Los programas, técnicas y procedimientos aquí descritos, serán aplicables a las diferentes áreas, funciones, actividades y operaciones que se generen en el proceso administrativo, financiero y de procedimiento electrónico de datos de la administración
Empresarial, así como los planes, programas y proyectos, bajo la responsabilidad de las personas o áreas involucradas5.
2.3 PROCEDIMIENTOS POLITÍCOS
2.3.1 OBJETIVO:
Dar a conocer, a todo el personal, las políticas de la empresa, así como las instrucciones a detalle, de los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo, para canalizar la estrategia administrativa hacia las metas de la empresa,
4
MOLINOS EL FENIX. Manual de Funciones de la Empresa Molinos el Fénix. Riobamba, Editorial Freire, 2007
5
15
utilizando como apoyo los diagramas de flujo y formatos para la aclaración de información.
2.3.2 BENEFICIOS:
Es una herramienta necesaria para la certificación de las empresas ante las normas de calidad aplicable a la rama.
Integra políticas de normas internacionales como la NIIF, SAE, ISO, etc.
Uniforma y controla el cumplimiento del trabajo asignado y evita su alteración arbitraria.
Identifica responsabilidades en caso de fallas o errores Facilita la evaluación del control interno y control de calidad
Facilita la toma de decisiones al contar con lineamientos claros a seguir
Facilita la Capacitación para el personal de nuevo ingreso y por consiguiente ahorra horas hombre.
Facilita la supervisión del trabajo.
Facilita la evaluación del personal en base al desempeño de las funciones.
Evita la duplicidad de funciones en puestos diferentes y las lagunas en el trabajo.
16 Propicia el trabajo en equipo6.
2.3.3 DEFINICIÓN DE COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“A una cooperativa se le considera como una asociación autónoma de personas que se han unido de forma voluntaria para satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales en común, mediante una empresa de propiedad conjunta y de gestión democrática”.7
“ s una asociación libre y democrática de personas unidas por un vínculo común; Que ahorran sistemáticamente; Se prestan dinero mutuamente a un bajo interés; Se reconocen dividendos sobre su capital; Se distribuyen excedentes en proporción al pago de servicios utilizados; y que manejan su propia empresa bajo las normas de la auto ayuda, auto responsabilidad y auto administración”8
2.3.4 CLASES DE CONTROLES
Controles Contables: comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguardia de los bienes y la fiabilidad de los registros financieros.
Controles Administrativos: se relacionan con las normas y los
6
Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001.
7
Corporación de Estudios y Publicaciones, Ley de Cooperativas, Quito,2005.
8
17
procedimientos existentes en un ente vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las políticas de la administración9.
2.3.5 FASES DEL CONTROL
Todo control se desarrolla por medio de fases perfectamente definidas. De acuerdo a los requerimientos que actualmente tiene la COAC Antorcha Ltda., hemos visto conveniente determinar las siguientes fases de control:
1. Fijación de la norma; Para poder ejercerse eficientemente un control, se requiere de una base o norma con la cual se hará la comparación de lo que se realiza a fin de llevar a cabo la evaluación, misma que es responsabilidad de la administración el crear. La norma nos señala los resultados que razonablemente se esperan obtener10.
2. Medición de lo realizado. El Consejo de Vigilancia debe revisar que los medios utilizados en la medición sean los adecuados. Lo importante es que el medio utilizado informa oportunamente al responsable del área que cubre el control sujeto a revisión de manera que le permita tomar las medidas preventivas necesarias y no incurrir en nuevas discrepancias en las normas establecidas.
3. Evaluación de resultados: El Consejo de Vigilancia debe hacer un examen de los resultados a fin de comprobar si las normas
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Corporación de Estudios y Publicaciones, Ley de Cooperativas, Quito,2005.
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están correctamente establecidas o si deben rectificarse.
4. Corrección de las desviaciones: El Consejo de Administración debe comprobar que realmente se hayan realizado las correcciones necesarias que servirán para prevenir que no se incurrirá nuevamente en esas desviaciones. Por otra parte el Consejo de Vigilancia estará también en posibilidad de comprobar que el control se lleve por excepción, es decir, que se informe a sus responsables sólo de las desviaciones que se presenten.
2.3.6 PRINCIPIOS DEL CONTROL
El presente manual de control interno pretende que la gerencia se asegure de que todas las actividades o funciones que puedan considerarse críticas sean sujetas de control el cual debe llevarse a cabo en forma efectiva.
A corto plazo
La tarea que la Gerencia de la Cooperativa de ahorro y crédito antorcha LTDA.., básicamente se fijará en el corto plazo, es el asegurar la confiabilidad de los Estados Financieros, a más de rendir una opinión acerca de la razonabilidad en la presentación de dichos estados11.
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A largo plazo
En lo que se refiere al largo plazo el presente manual servirá como guía en la toma de decisiones futuras de la administración respecto a asuntos financieros, tales como pronósticos, control, análisis e información según sea el caso.
2.3.7 REGLAMENTO INTERNO (Selección De Personal)
Capacitación y Adiestramiento, Reclutamiento y Selección
La administración de recursos humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin exageración, que una organización es el retrato de sus miembros.
Además se puede decir que es una actividad cuyo objetivo inmediato consiste en atraer candidatos de entre los cuales se seleccionarán los futuros integrantes de la organización.
Qué es la Selección.
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conocer la filosofía y propósitos de la institución, así como los objetivos generales departamentales, seccionales, etc., de la misma. Esto implica, entre otras cosas, la valoración de los recursos existentes y la implantación de los que van a ser necesarios para alcanzar esos objetivos, y que comprende la determinación de las necesidades presentes y futuras en cuanto a cantidad y calidad12.
Es así como se debe dar inicio al proceso de selección tornando en cuenta los siguientes aspectos:
¿A qué nivel se va a seleccionar? (Ejecutivos, empleados )
¿Qué requisitos se exige para cada puesto?
¿Qué posibilidades de desarrollo y promoción puede ofrecerse a los candidatos?
¿Cuáles son las políticas y limitaciones contractuales?
¿Cuáles son las posibilidades de sueldo y prestaciones de la cooperativa en relación al mercado de trabajo?
¿Hay suficientes candidatos o va a limitarse a colocarlos en la mejor forma posible?
¿Se están seleccionando a los más aptos o descartando a los menos útiles?
¿Se busca al mejor individuo o la homogenización del grupo de trabajo?, etc.
12
21 Elementos de la selección técnica
Para cumplir con esa pesada responsabilidad es necesario, entonces, que las decisiones estén fundamentadas sobre técnicas lógicamente estructuradas, siguiendo un procedimiento científico. Las corazonadas, las intuiciones y la buena voluntad no pueden suplir a los instrumentos científicos para que el seleccionador cumpla con su responsabilidad profesional y humana13.
Vacante
El proceso se inicia cuando se presenta una vacante, cuya definición literal es: puesto que no tiene titular. Se entiende como tal la disponibilidad de una tarea a realizar o puesto a desempeñar, que puede ser de nueva creación debido a la imposibilidad temporal o permanente de la persona que lo venía desempeñando. Antes de proceder a cubrir dicha vacante, deberá estudiarse la posibilidad de redistribución del trabajo, con el objeto de que dichas tareas sean realizadas entre el personal existente y, solo en caso de no ser posible, se solicitara que se cubra.
Análisis y Valuación de Puestos
Recibida la requisición de personal, se recurrirá al análisis y evaluación de puestos, con el objeto de determinar los requerimientos que debe satisfacer la persona para ocupar el puesto eficientemente, así como el salario a pagársele. En caso de no existir dicho análisis y evaluación, deberá
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22
procederse a su elaboración para poder precisar que se necesita y cuanto se pagará14.
Inventario de Recursos Humanos
El siguiente paso consiste en la localización, en el inventario de recursos humanos, de las personas que, prestando actualmente sus servicios en la cooperativa, reúnen los requisitos establecidos, y de los cuales se conocen la actuación que han tenido en el tiempo que prestan sus servicios.
Esto disminuirá el periodo de entrenamiento y, lo más importante, contribuirá mantener alta la moral del personal que ya trabaje en la cooperativa, al permitir que cada vacante signifique la oportunidad de uno o varios ascensos.
Fuentes de Reclutamiento
De no existir dentro del inventario, el candidato deseado, se acudirá a la cartera de candidatos que se encuentran en espera de una oportunidad y, al no localizarlo tampoco, se recurrirá a las fuentes de reclutamiento, entendiendo por tales los medios de que se vale una organización para atraer candidatos adecuados a sus necesidades.
Existen también las llamadas fuentes externas de reclutamiento, como es el caso de las agencias de empleo, medios publicitarios, universidades, etc.
14
23
Será determinante en la efectividad del reclutamiento la anticipación con que hayan sido planeadas las necesidades. Esto permite escoger el mejor personal disponible en el mercado de trabajo, planear e iniciar los programas de entrenamiento en tiempo oportuno y cubrir las vacantes con la anticipación solicitada. No sé debe desconocer que el reclutamiento implica un costo que no siempre se justifica por la magnitud de la organización y la rotación del personal que ésta tiene.
Solicitud de Empleo
Se localiza a los candidatos, el ambiente en que serán recibidos, así como la manera en que sean tratados, contribuirá en alto grado a mejorar la impresión que se fomente de la institución. Una vez identificados los candidatos, se procede a llenar la solicitud de empleo que abarcara básicamente datos personales como: nombre, edad, sexo, estado civil, títulos profesionales que posean, experiencia laboral; puesto y sueldo deseado; disponibilidad para
24
pueden complementarse con un Currículo Vitae15.
Entrevista Inicial o Preliminar
Se determina si el candidato reúne los requisitos mínimos de escolaridad, edad, etc., en un caso afirmativo se procede a una entrevista.
La entrevista pretende detectar en el mínimo de tiempo posible, los aspectos más ostensibles del candidato y su relación con los requerimientos del puesto; por ejemplo:
Apariencia física,
Facilidad de expresión verbal,
Habilidad para relacionarse, etc.,
Con el objeto de descartar aquellos candidatos que de alguna manera no reúnen los requerimientos del puesto que se pretende cubrir; debe informarse también la naturaleza del trabajo, el horario, la remuneración ofrecida, las prestaciones, a fin de que él decida si le interesa seguir adelante con el proceso. Si existe interés por ambas partes, se pasa a la siguiente etapa.
A continuación se presenta una lista de verificación entrevista, posterior a las que se utiliza para la evaluación que efectúa el entrevistador. La aplicación de esta tabla mejora en forma considerable el uso de la entrevista como
15
25
técnica de selección de personal. Como lo muestra la forma, incluso de una entrevista muy breve puede obtenerse considerable información. La misma que permite resumir el historial del candidato en todos los aspectos que le interesan a la empresa y luego dar un puntaje estimado como mínimo y máximo, esta misma se la puede aplicar en forma individual para cada área o en forma general según sea el caso de la empresa16.
2.3.8 ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo consiste en el conjunto de funciones por medio de las cuales se desarrolla la administración. Bajo el enfoque de cuatro funciones (Robbins y Coulter, 2010: 8), se describe cada una de ellas:
Planeación: consiste en definir los objetivos a alcanzarse, establecer estrategias y desarrollar actividades para coordinar actividades.
Organización: comprende acordar y estructurar las labores para cumplir con las metas de la empresa. Incluye determinar lo que es necesario realizar, como llevarlo a cabo y con quien se cuenta para hacerlo.
Dirección: incluye motivar al personal, establecer comunicación adecuada, dirigir y cualquier otra acción involucrada con trabajar con el personal para lograr lo planificado.
Control: es comparar los resultados obtenidos con los objetivos establecidos, con el propósito de corregir desviaciones.
Robbins y Coulter señalan que “la administración involucra la coordinación y
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supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz.” (Robbins y Coulter, 2010: 6)
Los términos eficiencia y eficacia son muy importantes en la administración, “La eficiencia se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos. Con frecuencia a esto se le conoce como `hacer bien las cosas`, es decir, no desperdiciar recursos.” (Robbins y Coulter, 2010: 7).
“La administración también se ocupa de ser eficaz, realizar actividades tales que se logren los objetivos organizacionales. La eficacia se suele describir cómo `hacer las cosas correctas`.” (Robbins y Coulter, 2010: 7)17
.
El Control Interno Administrativo es el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender.18
2.3.9 OPERACIONES
Los sistemas de control interno varían de una organización a otra, dependen
17
http://es.scribd.com/doc/80634874/Administracion-10-Ed-robbins-www-FREELIBROS
18
27
de factores tales como el tamaño, la estructura de la organización, la naturaleza de las operaciones y los objetivos de la organización para los cuales fue diseñado el sistema. Sin embargo existen factores comunes para cualquier sistema. Estos factores son: un plan lógico de organización, una estructura contable bien diseñada, una función de Auditoría interna, y la calidad y entrenamiento del personal.
Plan de organización.
Se refiere a la división de autoridad, responsabilidades y obligaciones entre los miembros de una organización. El plan de organización deberá dar seguridad de que las transacciones se llevan a cabo de conformidad con la empresa, de que se acrecienta la eficiencia de las operaciones, se resguardan los activos y se promueve la confianza de los datos contables. Estos objetivos pueden lograrse por medio de la separación de responsabilidades para:
La iniciación o aprobación de las transacciones, La custodia de los activos, y
Los registros contables que se llevan.
Control interno sobre transacciones.
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uno de estos pasos se lleva a cabo por empleados o departamentos independientes.
Responsabilidad por los activos.
Un paso tradicional para lograr el control interno contables es la separación de la función contabilidad de la custodia de los activos relativos. Cuando los del departamento de Contabilidad y los de custodia son independientes, el trabajo de cada departamento sirve para comprobar la precisión del trabajo del otro.
Empresas y Unidades Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control Interno. Asociación Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de Finanzas y Precios19.
Eficiencia de las operaciones.
Un plan eficaz de operaciones deberá mejorar la eficiencia de las operaciones, así como contribuir al control interno contable. Cuando dos o más departamentos participan en cada transacción, el trabajo de un departamento es revisado por el otro. Normalmente los errores que comete el departamento de recibo en las cuentas de mercancías recibidas, lo descubrirá el departamento de Contabilidad cuando compare el informe
19
29
recibido con la factura del vendedor y la orden de compra20.
Organización independiente de los departamentos.
El control interno se logra principalmente por medio de la independencia en la organización de los departamentos de contabilidad, de operación y de custodia. Este grado de separación se logra mediante la designación de jefes de departamentos que se valoricen sobre la base de la actuación de sus departamentos respectivos.
Responsabilidad de los departamentos de finanzas y contabilidad.
La división de responsabilidades entre estos departamentos muestra la separación de las funciones de contabilidad, operativas y también de custodia de activos. El departamento de contabilidad registra las transacciones financieras, pero no maneja Empresas y Unidades Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control Interno. Asociación Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de Finanzas y Precios21.
Los activos financieros. Los registros de contabilidad establecen la responsabilidad por los activos y proporcionan la información necesaria de los movimientos financieros.
20
Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001.
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30 La estructura contable.
Para lograr el control interno por medio de la separación de deberes, el sistema contable debe ser capaz de medir la actuación y la eficiencia de las unidades individuales de la organización. Un sistema contable con esa capacidad debe incluir:
Un cuadro de cuentas, clasificado de acuerdo con las responsabilidades de los supervisores individuales y de los empleados claves.
Documentación interna adecuada para enfocar la responsabilidad. Un manual de política y procedimientos contables y unos cuadros de
flujos que describan los métodos establecidos para procesar las transacciones.
Un pronóstico financiero que consiste en un plan detallado de las operaciones, con estipulaciones para informes y análisis oportunos de
las variaciones entre la situación real y los estándares presupuestales.
Un sistema de costos de fabricación, si es adecuado para la empresa22.
2.3.10 POLÍTICAS CONTABLES
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguardia de los bienes y la
22
31 fiabilidad de los registros financieros.
La base principal para toda buena organización es el establecimiento de procedimientos y métodos sencillos de realizar; la información oportuna y los controles internos han sido siempre los objetivos fundamentales de la contabilidad.
Las informaciones requeridas por el Gerente y por el personal responsable de la cooperativa para la toma de las decisiones en las distintas actividades, gira principalmente alrededor de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo de información (contable, extra contable, histórica, prospectiva, continua, periódica y accidental), y los procedimientos adoptados para establecer el flujo de datos los mismos que deben ser a través de los canales de información apropiada los cuales son: documentos, informe especiales y los estados financieros (balances generales, estados de resultados, etc.), para que la información sea oportuna y veraz se deben observar las siguientes reglas:
1. Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en forma coordinada y eficaz para que las actividades de la cooperativa, se desenvuelvan con el mayor provecho posible. 2. Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas
para que las revisiones y registros no se hagan repetitivamente. 3. Poner a disposición de las personas encargadas de las
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4. El sistema de contabilidad controlará la adecuada imputación contable de todas las operaciones realizadas en la Cooperativa y que éstas sean incluidas en el periodo contable al que corresponda23.
5. Llevar la contabilidad en forma estadística para que puedan ser conocidos los resultados y establecer las comparaciones correspondientes en cada periodo.24
2.3.11 LOS REGISTROS CONTABLES:
Las funciones de la Contabilidad son:
a) Analizar y clasificar b) Registrar
c) Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades medir los efectos producidos en la Cooperativa.
Contabilidad Cooperativa: Su objetivo es registrar las operaciones económicas-financieras, para así obtener de una forma sistemática el estado del patrimonio de la cooperativa, obteniendo un mayor control de las operaciones realizadas, la misma comienza con los ingresos y egresos que la cooperativa tenga.
23
Empresas y Unidades Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control Interno. Asociación Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de Finanzas y Precios.
24
33
Ingresos: son las entradas que dinero que tiene la cooperativa por sus servicios.
Egresos: son las salidas que dinero que se hacen para el funcionamiento de la cooperativa (cancelación de deuda)
El ejercicio económico conocido como el desarrollo de las actividades de la cooperativa se realiza en un lapso de un año, del 1 de enero al 31 de diciembre.
Activos: conforman el patrimonio de la cooperativa, ya sean bienes de su propiedad o derechos que tiene a su favor.
Pasivos: son las obligaciones o deudas que tiene la cooperativa, ejemplos: certificados, fondos y reservas, etc.
Libros de Contabilidad: deben estar debidamente autorizados para que los registros sean válidos.
Libro de Inventario: Bienes muebles o inmuebles, incluso la depreciación o revalorización, de la cooperativa y bienes producidos. Y cualquier otro Libro auxiliar que considere necesario: Banco, Caja, Cuentas por Pagar, etc25.
2.3.12 ESTADOS FINANCIEROS:
Relaciones en forma de resumen que reflejan la situación económico-financiera de la cooperativa para un momento determinado.
Balance de Comprobación: resumen de los movimientos de ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio. Se obtiene del
25
34 Libro Mayor.
Balance General: se presentan todas las cuentas de activos, pasivos y patrimonio al finalizar el ejercicio económico. Debe ser estudiado por la Asamblea Anual Ordinaria para su aprobación o rechazo.
Estado de Excedente o Déficit: se le conoce como Estado de Ganancias y Pérdidas. Refleja los ingresos y egresos de la cooperativa en un determinado periodo de tiempo. Debe ser estudiado por la Asamblea Anual Ordinaria para su aprobación o rechazo26.
Cierre del Ejercicio Económico: Proceso de elaboración del Balance General y del Estado de Excedente o Déficit al finalizar el ejercicio económico.
Responsables: principalmente el Tesorero, un contador registrado y todo el equipo de la Instancia Administrativa. La Instancia de Control y
Evaluación fiscaliza el uso de los recursos económicos y su registro en los libros.
Auditoria: revisión sistemática de los procedimientos y métodos que se utilizaron en los esquemas organizativos, contables y administrativos de la cooperativa. Sirve para detectar fallas, malversación de recursos económicos, establecer los controles necesarios y mejorar las deficiencias27.
26
http://www.google.com.ec/contabilidaddecooperativasecuador
35
Excedente: beneficios resultantes del ejercicio económico, va a manos de los asociados (en caso que la asamblea decida repartirlos) distribuyéndose de acuerdo con el trabajo realizado o en función de los servicios recibidos, o ambos prorroga de los servicios recibidos o del trabajo personal que hubiere suministrado en su generación; no a la cooperativa: ya que no tiene fines de lucro. Por lo tanto esta distribución, reparto o retorno de excedentes se hace para que los asociados decidan qué hacer con ellos, lo cual puede ser:
incorporarlo al patrimonio como certificados rotativos. cubrir el déficit o pérdida de ejercicios anteriores. incrementar los Fondos y Reservas Irrepartibles. crear nuevos servicios para los asociados.
utilizarlo en obras de servicios para la comunidad. devolverlo a los asociados.
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respectivo, pasan a formar parte de los Fondos de Reservas Irrepartibles28.
2.3.13 ESTRUCTURA ORGÁNICA
La Estructura Orgánica, principalmente radica en coordinar actividades respetando jerarquías, desde el punto de vista de colaboración y responsabilidad.
Para que una organización alcance resultados satisfactorios mucho dependerá de la independencia que cada uno de sus departamentos o áreas tengan para actuar.
En el marco del proceso de control y con el fin de preservar la mencionada independencia, las actuaciones de Auditoria Interna o del Consejo de Vigilancia se centrarán en la revisión del mencionado proceso. Con ello se pretende que las decisiones en materia de diseño y ejecución del control interno sean responsabilidad de toda la institución en cada ámbito de actuación, la realización de las actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están considerando adecuadamente29.
Como consecuencia de la especialización de labores, o departamentalización para el manejo de las operaciones, es necesario establecer reglas de procedimientos, tanto para que los diferentes
28
Pareja González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001
37
departamentos, funcionarios o empleados, tengan una base o guía para sus trabajos, como para poder coordinar estos trabajos en forma lógica, útil y eficaz para los fines que pretende alcanzar la Cooperativa. Con ello se logra además, de impedir indebidas desviaciones de los métodos establecidos, el fácil entrenamiento de nuevos empleados, y la coordinación de labores entre los diferentes trabajos y responsabilidades de los departamentos, de los funcionarios o de los empleados.
Otra de las razones que sustenta la presencia de una estructura organizacional es el mencionar la multiplicidad de funciones que algunos empleados desempeñan si bien se puede analizar y compartir el hecho de que los mismos no desenvuelvan su trabajo en forma mecánica y adquieran conocimientos de otras áreas, las funciones específicas que determinan cada puesto de trabajo, también ayudan a controlar la actuación laboral y la responsabilidad que sobre el funcionario o empleado recae, puesto que en determinado momento se requerirá de un control total de sucesos y hechos sobresalientes.
El caer en la ejecución de múltiples funciones distorsiona el principio de respeto y orden jerárquico de la institución30.
2.3.14 NIVELES DE RESPONSABILIDAD
En lo referente al cumplimiento de responsabilidad consideramos pertinente realizar las siguientes aclaraciones en las que deberá respetar el orden
30
38 jerárquico:
Por niveles jerárquicos: estos niveles intervienen cuando las políticas sirven de guía para determinado nivel, en cuyo caso para que alcance la importancia dependerán precisamente del nivel que abarquen.
Unidad de mando.- básicamente será aplicada a cada jefe departamental, puesto que cada grupo de trabajo requiere de la supervisión de un Jefe.
Rama de control.- señala que un jefe sólo debe tener el número de subordinados que pueda controlar eficientemente. Las causas que debe tener presente los miembros del Consejo de Vigilancia con el fin de mejorar el tramo de control y determinar el número óptimo de subordinados son los siguientes:
Delegación de la autoridad.- La autoridad es el elemento clave de la administración ya que por medio de ella se está dando la facultad para exigir a otros que actúen en el cumplimiento de los objetivos que se han fijado. La delegación de autoridad es en cierta forma, una derivación del tramo de
Control. Cuando éste ya está limitado en el número de subordinados, se tendrá
que recurrir a delegar autoridad con el consiguiente aumento de niveles jerárquicos.
39
para cada institución, departamento, unidad o área, de acuerdo a las características particulares y los recursos con que cuenta.
Revisión de funciones.- La institución sólo deberá llevar a cabo aquellas funciones y actividades que positivamente sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos31.
31
40 CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
3.1.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
Los principales tipos de investigación se diferencian entre sí de acuerdo con los propósitos que persigue la investigación, el método que se utilizará para interpretar la realidad, las técnicas que se emplean en la recolección de información y el nivel de conocimiento investigativo que se pretende alcanzar en esta.
De acuerdo a la profundidad del estudio: Esta investigación será explicativa porque se fundamenta en encontrar las causas que provocan ciertos fenómenos para el rendimiento productivo de la Cooperativa De Ahorro y Crédito Antorcha Ltda. y cuáles son las consecuencias de estos fenómenos.
De acuerdo con la actividad del investigador. La investigación será observacional porque se basará únicamente en las variables encontradas para ver directamente sus resultados en la investigación32.
De acuerdo a las fuentes de consulta: La investigación será de campo porque la información será recaudada de fuentes primarias, es
32
41
decir del lugar de los hechos directamente de la Cooperativa33.
3.1.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
Los métodos que utilizaré en ésta investigación son: Método de observación científica, método inductivo, método estadístico.
Método de observación científica: Esta observación se realizará ingresando a la Cooperativa, de esta forma ir tomando información y registrarla para su posterior utilización. Se analizará de forma total las causas y efectos del problema, identificando cualquier factor o variable que se encuentre relacionado y así poder ir documentando información que permitirá desarrollar de manera óptima de aplicar el Manual de Control Interno Integral.
Método Inductivo: se aplicará este método para observar cómo se relaciona la información y como se adapta al medio los resultados de la propuesta de un Manual de Control Interno Integral, en el área administrativa de la muestra utilizada, en la población de la investigación.
Método Deductivo: esto nos permitirá observar las actividades de cada una de las aéreas e iniciar con un análisis general de la propuesta de un Manual de Control Interno Integral, para llegar a las causas y determinar los cambios que se necesiten realizar.
33
42
Métodos estadísticos: Se usan este método con la finalidad de demostrar los resultados de manera gráfica a través de cuadros estadísticos de barra o pastel34.
3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
La investigación está dirigida a los socios, directiva tesorería, crédito, cobranzas y Contabilidad.
3.2.1 MUESTRA TIPO Y CÁLCULO
Encuestas realizadas a los socios aplicando la fórmula de la población finita. Así el total de la población de los socios está constituida por 3000 clientes donde:
( ) )
( ) ( )
( ) ( ) ( )
Socios
34
43
N=representa el tamaño del Universo = 3000
n= representa el tamaño de la muestra
z= representa el nivel de confianza deseado que será el 95% = 1,96
= representa el error de estimación, lo consideramos de un 5% = 0.05
= varianza valor constante
Encuestas realizadas a los socios empleados aplicando la fórmula de la población finita. Así el total de la población de los socios está constituida por 23 empleados donde:
( ) )
( ) ( )
( ) ( ) ( )
Socios-Empleados
N=representa el tamaño del Universo = 3000
n= representa el tamaño de la muestra
44
= representa el error de estimación, lo consideramos de un 5% = 0.05
= varianza valor constante
El Nº de encuestas realizadas es de n = 112 socios
El Nº de encuestas realizadas es de n = 20 socios- empleados
3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
El procedimiento para la identificación de las técnicas que va a servir en el tratamiento de cada una de las variables, consiste en elaborar un cuadro de doble entrada, colocando en la columna lateral el listado completo de las variables, mientras que en la otra columna se encasillan las diferentes técnicas de investigación35.
Fuentes:
Revisión de archivo Revisión de documentos
Técnicas:
Trabajo de campo Internet
Libros
Observación
Ordenamiento y clasificación.- Esta técnica se aplicará para tratar la información cualitativa y cuantitativa en forma ordenada, de modo de interpretarla y sacarle el máximo provecho.
35
45
Registro manual.- Se aplicará esta técnica para digitar la información de las diferentes fuentes.
Proceso computarizado con Excel.- Para determinar diversos cálculos matemáticos y estadísticos de utilidad para la investigación36.
3.4 ORGANIZACIÓN TRATAMIENTO Y TIPO DE ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.
Es el tratamiento estadístico de los datos, que se elaboran y reposan en los cuadros preparados y elaborados para recibir la información bibliográfica conjuntamente con la información de campo.
Estos datos reflejan las características y las tendencias del problema a investigar, ésta información sirve de material para el análisis cualitativo para esto se aplica los siguientes procedimientos:
Tabulación
Grafico
Análisis e interpretación.
En la presente investigación se utilizará las técnicas más usadas como son la propia empresa, bibliográficas, la observación, el cuestionario y la entrevista37.
36
http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf
37
46
3.5 DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
3.5.1 ENCUESTA
Se realizarán dos tipos de encuestas dirigidas a los socios internos (empleados y trabajadores de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., de la Ciudad de Quinindé); y a los socios externos de la Cooperativa.
3.5.2 CUESTIONARIOS
Se aplicaron cuestionarios a miembros del personal, con preguntas escritas, definidas y en forma secuencial.
Los cuestionarios se aplicaron en las siguientes unidades: departamento de créditos, jefe de caja, departamento de cobros, Gerente, servicio al cliente auxiliar de bodega, y área de contabilidad general38
38
47
CUESTIONARIO Nº 1
PARA LOS EMPLEADOS DE LA COOPERATIVA
Para el desarrollo del tema: “MANUAL PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO ANTORCHA LIMITADA”; sírvase de manera anónima y voluntaria contestar a las siguientes preguntas.
1. ¿Conoce usted si existe un manual de control interno de la cooperativa?
SI____ NO____
2. ¿Conoce usted que significa el Control Interno Integral de una empresa?
SI____ NO____
3. ¿Cree usted que el Control Interno Integral de la Cooperativa se desarrolla a través de actitudes favorables que permiten la agilidad y optimización de los servicios en beneficio de los clientes?
SI ____ NO ____
4. ¿El personal de la Cooperativa tiene los más altos estándares en cuanto a los principios éticos, que permiten mantener un ambiente laboral adecuado?
SI ____ NO ____
5. ¿En qué porcentaje cree que la adecuada infraestructura que posee la Cooperativa permite un buen desarrollo de las actividades, y permite un control interno adecuado?
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6. ¿El ambiente de trabajo en el cuál realiza sus actividades contribuye a tener un control interno adecuado?
SI____ NO____
7. Describa brevemente las condiciones de trabajo en el cual realiza sus actividades:
a) Ambiente agradable entre compañeros b) Disponibilidad de materiales y equipos c) Compañerismo entre algunos compañeros.
8. ¿Existen capacitaciones que le ayuden a estar al día con los avances en el área de control interno?
SI NO
