_____________________________________________________________ Morales, Noviembre 7 de 2.008
Señor
SAUL TORRES Y DEMAS MIEMBROS Concejo Municipal
Morales Cauca
Cordial saludo
En cumplimiento al cuestionario allegado a mi oficina el día 5 de Octubre de 2.008 me permito informar lo siguiente así:
1. Que manuales de procedimientos viene desarrollando esta administración, en lo referente a contratación, contabilidad y personal?
en este momento la administración Municipal viene adelantando dos procesos muy importantes como son: el sistema de gestión de calidad (ley 872 de 2.003) y Modelo Estándar de control interno( decreto 1599 de 2005), en donde esta trabajando en el ajuste de los manuales de procedimientos que existen y en la elaboración de los manuales que no existe como es el caso del manual de la oficina de contratación e interventoria, documento que lo esta elaborando el Dr. Ary Gómez aplicando las observaciones del asesor de gestión de calidad.
2. Con que manuales de mejoramiento cuenta el Municipio?
El Municipio cuenta con un plan de mejoramiento resultado de dos auditorias en los año 2.005 y 2.006, el cual por sugerencia de la contraloría departamental se hicieron algunos ajustes con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias encontradas.
En cuanto a la revisión de la cuenta fiscal del año 2007 se hizo un plan de mejoramiento Institucional el cual debe adelantarse en la administración actual fijando como objetivo no se reiteren hallazgos por las mismas circunstancias.
Anexo plan de mejoramiento y avance del plan de mejoramiento año 2.005 y 2.006 y plan de mejoramiento vigencia 2.007.
_____________________________________________________________ El municipio hasta el momento no tiene procesos de licitación (mayor a $129.220.000), tiene siete invitaciones públicas (mayor a $12.922.000), las cuales relaciono a continuación:
NOMBRE CONCEPTO VALOR
1. Obra publica: contratista unión temporal y/o Alexander Mazabuel
Construcción de batería sanitaria en el colegio Hermes Martínez de Carpintero _ vigente
$34.605.403 + adicional por valor de $10.000.000 2. Obra publica: contratista: consorcio la estrella, Gustavo Adolfo Acosta Ortega
Construcción casa de la cultura en la Vereda La Estrella- vigente $ 86.998.885 3. Obra publica: Rodrigo José González Ortega Construcción muro de contención aletas puente el playón- liquidado
$ 63.923.774 + 20.000 adicional. 4. Suministro: Kelvin
Cobo
Suministro de material para la construcción acceso occidental del punte el playón-pan de azúcar
$ 59.678.131
5. Suministro de combustible:
Virgelina Grijalba
Suministro de gasolina fondo rotatorio obras publicas, mantenimiento vial- vigente
$50.000.000 . 6. suministro de materiales: contratista: Granero mi Faena – José Orlando Fajardo Suministro de materiales construcción acueducto san José $ 14.599.990 7. prestación de servicio de personal operativo: Prestación de servicio de personal operativo: aseo, y alcantarillado, planta de
_____________________________________________________________ cooperativa de
trabajo asociación proyección XXI
sacrificio, obras públicas.
He participado de estos procesos de invitación publica dando cumplimiento a los procesos de contratación.
Anexo cuatro actas
4. Informes presentados, resultados y verificación de los mismos.
La administración Municipal presento en el mes de febrero/08, a la contraloría departamental, contraloría general la cuenta fiscal año 2.007. La contraloría departamental en el mes de septiembre hacen la auditoria encontrando algunos hallazgos por lo cual solicitan hacer un plan de mejoramiento con unas acciones correctivas y plazos determinados que debemos dar estricto cumplimiento.
Anexo plan de mejoramiento propuesto a la contraloría departamental.
5.Informes de auditorias realizadas ( hojas de trabajo )
Se han hecho auditorias a las siguientes áreas : Secretaria de Hacienda: presupuesto, recaudo, almacén, contratación (revisión de contratos, alarmas sice )
anexo informe de auditorias.
6.informe sobre las acciones de repetición de la administración anterior y lo que va adelantando de esta administración.
En vista de las demandas que están en proceso de conciliación y que algunas se han pagado se le recomendó al anterior Alcalde Dr, franclin Villegas a través de oficio cod. 4.509 se hicieran las respectivas demandas de repetición contra el funcionario que ocasiono el perjuicio al municipio, pero no se adelanto el proceso.
En el momento la administración municipal esta en el proceso de instauración de las respectivas acciones de repetición del caso y se esta recolectando toda la información. Para agilizar los procesos se ha contratado dos profesionales abogados: el Dr. Carlos Castaño quien lleva doce (12) procesos laborales y el Dr. Jaime Andrés López quien lleva 11 casos administrativos. La contraloría departamental a través del oficio DTAG
_____________________________________________________________ No.272 del día 30 de Julio /08 solicito instaurar las acciones de repetición para los siguientes casos:
-demandante: Bertha Luz Restrepo $ 187.834.000 -demandante: centrales eléctricas del cauca $ 154.516.640 -demandante: Edna Ipia Pardo $ 14.000.000 7. estado de los procesos de MECI, SGC Y SIGAM
MECI: en la implementación hay un avance del 60% -Diagnostico situación MECI
-capacitación y socialización del modelo estándar de control interno -se ha avanzado en el mapa de procesos ( caracterización )
- se esta levantando de nuevo la información para elaborar el mapa de riesgos y se hizo a través de una capacitación , donde se trabajo la
metodología de la construcción y conceptos básicos del mapa de riesgos. -construcción del código de valores.
-La Escuela superior de administración pública- Esap esta haciendo el acompañamiento en el proceso de reestructuración administrativa del municipio de Morales Cauca.
- se esta elaborando el manual de contratación e interventoria. Anexo informe
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD hay un avance del 60%
-Diagnostico
-conformación del comité de calidad
-sensibilización de sistema de gestión de calidad -se construyo la política de calidad
-procedimientos para la elaboración y control de documentos -procedimiento para el control de registros
-mapa de procesos y categorización Anexo informe
SIGAM
Este proceso se esta adelantando en conjunto con el sistema de gestión de calidad. El avance esta en un 20% se hizo el diagnostico y el plan de trabajo. 8. Papel de la oficina de control interno frente al concejo y personería
_____________________________________________________________ Al respecto debo manifestar que el consejo Municipal y la personería son entes autónomos frente a la Administración central, dado su origen parto que el primero de ellos es una corporación de elección popular y el segundo es un servidor publico electo por la misma corporación. Respetuosa de esta autonomía debo señalar que es mi función de acompañamiento y de
asesoria. Son los organismos de control como la Contraloría Departamental, general y procuraduría los encargados de vigilar la conducta de Ustedes como servidores públicos.
Agradezco la atención prestada,
Cordialmente,
LUZ MIRIAM PECHENE SILVA Jefe de Control Interno
_____________________________________________________________ El Departamento Administrativo de la Función Publica y el Comité Interinstitucional de Control Interno, CICI, ante la proximidad de la fecha límite fijada por el Gobierno Nacional para la culminación de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI y atendiendo el Comunicado de fecha 20 de octubre expedido por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno va a realizar la última videoconferencia del ciclo que se han venido desarrollando mensualmente sobre el tema con el apoyo del SENA. Razón por la cual, nos permitimos invitar a los representantes de la dirección encargados de liderar la implementación del MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad, a los Jefes de Control Interno o quienes hagan sus veces y a los integrantes de los Equipos MECI, a la videoconferencia en la cual se va a realizar una sesión amplia de preguntas con el fin de que a través de este medio las entidades puedan manifestar sus inquietudes acerca de la implementación y los productos el día 14 de noviembre de 2008, de 8:00 a 10:00 a.m. en las sedes en los centros regionales del SENA de su ciudad. Se anexa el listado.
Es importante recordarles que en el Comunicado de fecha 20 de octubre expedido por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, se reitera que no se va a prorrogar la fecha del 8 de diciembre de 2008, dando cumplimiento al término establecido en el Decreto 2913 de 2007.
Por tal razón comedidamente solicito difundir esta invitación al mayor número de funcionarios de su región para que se puedan beneficiar de las orientaciones dadas al respecto, no obstante es necesario que se conozca la capacidad de los salones de las sedes del SENA de su región.
La agenda a desarrollar será la siguiente:
1. PREGUNTAS ACERCA DE LOS PRODUCTOS ESTABLECIDOS EN EL COMUNICADO DE FECHA 20 DE OCTUBRE DE 2008 EXPEDIDO POR EL CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO.
2. LOS PRODUCTOS ESPERADOS COMO EVIDENCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Y CALIDAD AL 8 DE DICIEMBRE DE 2008. En este mismo evento, se habilitará un correo electrónico para absolver preguntas por los funcionarios designados por el DAFP, es necesario que en todas las sedes se diligencien tanto los listados de asistencia como las evaluaciones de los facilitadores de la videoconferencia y las remitan al fax 3 41 21 20 o al correo electrónico webmaster@dafp.gov.co.
Nota: Agradecemos confirmar el número de asistentes a este mismo correo antes del 13 de noviembre, así mismo se solicita que nos informen de inconvenientes presentados en esta o en cualquier otra videoconferencia con el fin de mejorar cada vez mas al correo webmaster@dafp.gov.co.
Cordialmente,
FERNANDO GRILLO RUBIANO Director
_____________________________________________________________ Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP
