CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICIA NACIONAL 1. DEFINICIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y ANALISIS DEL SECTOR.

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PROCESO ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS

POLICÍA NACIONAL CÓDIGO: 2BS-FR-0004

FECHA: 23/12/2013 FORMATO DE DILIGENCIAMIENTO PARA LA ELABORACIÒN DE ESTUDIOS PREVIOS

VERSIÓN: 6

CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICIA NACIONAL BOGOTÁ, 20 de Abril de 2016.

1. DEFINICIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y ANALISIS DEL SECTOR.

1.1 DESCRIPCION

GENERAL DEL OBJETO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MAQUINA CONTADORA DE MONEDAS, MAQUINA CONTADORA DE BILLETES Y DEL PROTECTOR DE CHEQUES PERTENECIENTES AL CENTRO SOCIAL DE AGENTES

CLASIFICACIÓN

UNSPSC Segmento Familia Clase Producto

44102501 Equipos de Oficina, Accesorios y Suministros Maquinaria, suministros y accesorios de oficina Maquinas clasificadoras Maquinas contadoras de dinero

1.2 VALOR ESTIMADO UN MILLON SETECIENTOS OCHENTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y SIETE PESOS M/CTE ($1.785.897).

1.3 CERTIFICACIÓN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES, GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Y/O INVERSIÓN Y/O VIGENCIAS FUTURAS.

El valor establecido en el plan de compras para las presentes contrataciones es de Cuatro Millones de pesos M/CTE (4.000.000) M/cte.

ÍTEM CÓDIGO

PRESUPUESTAL RECURSO VALOR

1 20452 115 $4.000.000

1.4 PERFIL Y

CALIDAD DE LOS PROPONENTES

Persona natural o jurídica cuyo objeto social corresponda al objeto de la presente contratación.

Igualmente podrán participar los oferentes nacionales, extranjeros con representación en Colombia, en forma individual o conjunta (Consorcio, Unión Temporal, promesa de sociedad).

De igual forma, debe hacerse mención de la posibilidad de participación de las Mypes y/o Mypimes de conformidad con lo establecido en el decreto 1082 del 2015.

1.5 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y JUSTIFICACIÓN

Dentro de las políticas de Bienestar y recreación que ofrece el Centro Social de Agentes está la de brindar un buen servicio a sus afiliados, familiares y familia policial, por lo que cuenta con el servicio de Tesorería para el recaudo de dinero por concepto de los servicios que presta el Centro Social.

El Centro Social de Agentes y Patrulleros no cuenta con personal calificado para el mantenimiento de la Maquina Contadora de Monedas, Maquina Contadora de Billetes y del Protector de Cheques porque estas solo pueden ser intervenidas por un proveedor que cuente con la experiencia necesaria de manera que se pueda garantizar su correcto funcionamiento.

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El Centro Social de Agentes y Patrulleros de la Policía Nacional, tiene la necesidad de hacer mantenimientos correctivos y preventivos, por lo tanto se requiere contratar el mantenimiento de la Maquina Contadora de Monedas, Maquina Contadora de Billetes y del Protector de Cheques, teniendo en cuenta que estas máquinas son una herramienta que contribuye al buen funcionamiento de la Oficina de Tesorería del Centro Social de Agentes y Patrulleros dado que permite realizar con agilidad el conteo del dinero diario que ingresa al centro social a través de los diferentes puntos de venta, así mismo brinda seguridad en el alistamiento de la consignación diaria de los valores recaudados que se realiza al banco receptor por medio de la empresa transportadora de valores.

Esta Necesidad se tiene proyectada a partir del mes de mayo de 2016, de acuerdo al plan de compras vigencia 2016. Para el anterior contrato El Centro Social de Agentes y Patrulleros cuenta con el presupuesto para realizar la contratación.

La Entidad no cuenta con la maquinaria ni personal calificado certificado para realizar el mantenimiento de la Maquina Contadora de Monedas, Maquina Contadora de Billetes y del Protector de Cheques, de igual forma, se indica que el objeto del presente estudio, NO está cobijado por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio ni cumplimiento de reciprocidad vigente para el Estado Colombiano de acuerdo al manual de Colombia Compra Eficiente.

2. MÍNIMA CUANTÍA

El Decreto 1082 de 2015, reglamenta la modalidad de selección de mínima cuantía, el cual para el caso de estudios previos cita en el artículo 2.2.1.2.1.5.1. Lo siguiente: “Estudios Previos. La entidad elaborará un estudio previo simplificado que contendrá:

1. La descripta sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato y su justificación 5. El plazo de ejecución del contrato.

6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

3 CRITERIOS DE SELECCIÓN

3.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS

El oferente deberá diligenciar el Anexo 2 ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS, en la cual se constatará el cumplimiento del 100 % de las especificaciones y las cantidades requeridas firmada por el representante legal, con CUMPLE y NO CUMPLE.

4 EXPERIENCIA PROPONENTE EN PRODUCIR O COMERCIALIZAR EL BIEN Y/O OFRECER EL SERVICIO

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Con el fin de garantizar la calidad de los bienes o servicios a contratar y evitar incumplimientos en la ejecución del futuro contrato, el oferente deberá presentar máximo tres (3) certificaciones de cumplimiento de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente contratación, cuya sumatoria sea igual o mayor al cien por ciento (100%), del presupuesto oficial, ejecutados durante los últimos tres (3) años, contados a partir de la fecha del cierre, las cuales serán verificadas por el comité técnico del Centro Social de Agentes y Patrulleros, en caso de presentar más, se tomaran las tres primeras de acuerdo a la foliación de la propuesta.

Las certificaciones deben contener mínimo la siguiente información:

a) Nombre o razón social del contratante.

b) Nombre o razón social del contratista.

c) Objeto del contrato

d) Número del contrato.

e) Valor total del contrato en pesos.

f) Plazo de ejecución.

g) Fecha de iniciación de contrato.

h) Fecha de terminación de contrato.

La administración se reserva el derecho de solicitar aclaración de las certificaciones al potencial oferente. Cuando la certificación sea por contrato realizado bajo la modalidad de consorcio o de unión temporal, el Centro Social de Agentes y Patrulleros tomará para la verificación el porcentaje (%) de participación en la ejecución del contrato del oferente que haga parte del consorcio o de la unión temporal. Por lo anterior el oferente deberá presentar el documento que acredito la conformación del consorcio o de la unión temporal, donde deberá constar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes para la ejecución del contrato.

Este aspecto se verificara en el Anexo 2 Especificaciones Técnicas Mínimas.

4.2 EVALUACIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA 4.2.1 Evaluación Económica

La propuesta más favorable para la entidad será la que ofrezca el menor precio, sobre el cual se verificaran los requisitos habilitantes de conformidad con el numeral 4 del artículo 85 del Decreto 1510 de 2013 y siempre que la oferta satisfaga las condiciones técnicas exigidas en los estudios previos de conveniencia y oportunidad.

5 CONDICIONES DEL CONTRATO

5.1 LUGAR DE ENTREGA O LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIOS

El CONTRATISTA, hará entrega de los servicios objeto del contrato en el Centro Social de Agentes y Patrulleros ubicado en la diagonal 44 68B 30 de la Ciudad de Bogotá D.C, sin costo adicional para el contratante por concepto de transporte, embalajes y / o demás gastos.

5.2 FORMA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El objeto del contrato a celebrar se ejecutará en forma de tracto sucesivo, previa coordinación con el supervisor (es) del contrato.

El contratista deberá cumplir con todos y cada uno de los parámetros establecidos para satisfacer la necesidad expresada en el objeto requerido, para lo cual en este documento se especifican las

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características generales y particulares del bien que se debe hacer de manera total de acuerdo a lo descrito en el cuadro de las características técnicas mínimas.

5.3 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo para la ejecución del presente contrato será doce (12) meses y/o hasta agotar presupuesto asignado para el presente contrato, lo primero ocurra, contado a partir de la firma del acta de inicio.

5.4 FORMA DE PAGO

El Centro Social de Agentes y Patrulleros, pagará al CONTRATISTA en forma parcial de acuerdo al suministro de los productos y/o servicios que realice el contratista, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la presentación y radicación de la factura, previa expedición del recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato y una vez que se hayan entregado los BIENES y/o servicios de acuerdo a las especificaciones técnicas exigidas y presentación de los siguientes documentos: a) Factura Comercial o cuenta de cobro debidamente diligenciada por el CONTRATISTA, b) Recibo a satisfacción que expida el supervisor designado para este contrato. c) Certificación del pago a los aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social, conforme a lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002 adicionado por el artículo 1 de la ley 828 de 2003.

EL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS efectuará las deducciones a que haya lugar según las obligaciones tributarias que tenga el contratista ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional, de conformidad con la inscripción en el registro único tributario.

Cualquier tipo de impuesto, que genere la ejecución del contrato, será a cargo del contratista.

Si los documentos en referencia no se reciben dentro del plazo establecido, ó, que recibidos sean devueltos por inconsistencias como la falta de información o mal diligenciamiento de los mismos, el Centro Social de Agentes y Patrulleros, se obliga a la asignación nuevamente de turno, siempre y cuando se hubieren subsanado las observaciones y se haya cumplido con el trámite documental dentro del plazo indicado. Este pago podrá ser modificado previo el cumplimiento de los requisitos de Ley y con autorización del Administrador del Centro Social.

El acta de entrega, aunque se encuentre suscrita por el supervisor del contrato, no implica el recibo o aprobación definitiva por parte del CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL, respecto del bien y/o servicio suministrado y por consiguiente, no exime al CONTRATISTA de su responsabilidad en cuanto a la durabilidad, cantidad y buena calidad de lo contratado o de cualquier otra obligación contractual o de responsabilidad civil sea esta contractual o extracontractual.

Todas las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del CONTRATISTA, quien no tendrá por ello derecho al pago de intereses de cualquier clase o compensación de ninguna naturaleza. Lo mismo se predicará en el caso en que el CONTRATISTA no elabore y presente las respectivas actas al CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL.

NOTA 1: Este pago podrá ser modificado previo el cumplimiento de los requisitos de Ley y con autorización del Administrador del Centro Social.

NOTA 2: EL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS, efectuará las deducciones a que haya lugar según las obligaciones tributarias que tenga el contratista ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional, de conformidad con la inscripción en el registro único tributario.

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NOTA 3: cualquier tipo de impuesto, que genere la ejecución del contrato, será a cargo del contratista

5.5 SUPERVISOR O INTERVENTOR DEL CONTRATO

La Supervisión quedará a cargo del Responsable de Tesorería del CESAP quien verificara el cumplimiento de las especificaciones requeridas, de acuerdo a las funciones establecidas en la resolución No. 3256 de 2004 expedida por la Dirección General de la Policía Nacional, sin que la existencia de esta SUPERVISION releve al CONTRATISTA de su responsabilidad.

5.6 FORMA Y PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN

La Unidad que elabora el estudio previo debe indicar si la adjudicación del contrato se debe hacer en forma total esto teniendo en cuenta los aspectos técnicos.

Adicionalmente debe indicar la justificación del margen mínimo de acuerdo a la modalidad de selección, así:

6. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN, ASIGNACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE GARANTÍAS. (ANEXO 6)

De conformidad con lo indicado en el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (Versión 1)”, publicado por la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente, se debe utilizar la matriz de riesgos indicada en dicho Manual y conforme a los lineamientos y metodologías expuestos en el mismo.

PRS 09 NESTOR ADOLFO NIETO LOY.

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ANEXO No. 1

1. ANÁLISIS DE LA DEMANDA

Dentro de las políticas de Bienestar y recreación que ofrece el Centro Social de Agentes está la de brindar un buen servicio a sus afiliados, familiares y familia policial, por lo que cuenta con el servicio de Tesorería para el recaudo de dinero por concepto de los servicios que presta el Centro Social. El Centro Social de Agentes y Patrulleros no cuenta con personal calificado para el mantenimiento de la Maquina Contadora de Monedas, Maquina Contadora de Billetes y del Protector de Cheques porque estas solo pueden ser intervenidas por un proveedor que cuente con la experiencia necesaria de manera que se pueda garantizar su correcto funcionamiento.

El Centro Social de Agentes y Patrulleros de la Policía Nacional, tiene la necesidad de hacer mantenimientos correctivos y preventivos, por lo tanto se requiere contratar el mantenimiento de la Maquina Contadora de Monedas, Maquina Contadora de Billetes y del Protector de Cheques, teniendo en cuenta que estas máquinas son una herramienta que contribuye al buen funcionamiento de la Oficina de Tesorería del Centro Social de Agentes y Patrulleros dado que permite realizar con agilidad el conteo del dinero diario que ingresa al centro social a través de los diferentes puntos de venta, así mismo brinda seguridad en el alistamiento de la consignación diaria de los valores recaudados que se realiza al banco receptor por medio de la empresa transportadora de valores. Esta Necesidad se tiene proyectada a partir del mes de mayo de 2016, de acuerdo al plan de compras vigencia 2016. Para el anterior contrato El Centro Social de Agentes y Patrulleros cuenta con el presupuesto para realizar la contratación.

La Entidad no cuenta con la maquinaria ni personal calificado certificado para realizar el mantenimiento de la Maquina Contadora de Monedas, Maquina Contadora de Billetes y del Protector de Cheques, de igual forma, se indica que el objeto del presente estudio, NO está cobijado por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio ni cumplimiento de reciprocidad vigente para el Estado Colombiano de acuerdo a manual de Colombia Compra Eficiente.

2. ANÁLISIS DE LA OFERTA DEL MERCADO

Son empresas idóneas del sector de mantenimiento de equipos bancarios y cuentan con la experiencia necesaria para realizar de manera adecuada EL MANTENIMIENTO dentro de los parámetros establecidos por el Centro Social de Agentes y Patrulleros. Se encuentran los siguientes proveedores:

IDENTIFICACION DE LOS PROVEEDORES:

1. THOMAS SOLUCINES TECNOLOGICAS (THOMAS GREG & SONS DE COLOMBIA S.A.) Avenida de Las Américas 44 57 / Bogotá DC - Colombia. PBX: 381 02 40 – 381 15 04

2. EQUIPOS BANCARIOS DULON LTDA Carrera 57A 2C 85 / Bogotá DC - Colombia. 379 59 00

PROCEDENCIA Y DISPONIBILIDAD DE LOS BIENES: Los bienes son de origen nacional y si hay

disponibilidad en el mercado Nacional.

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MONEDA A CONTRATAR: La moneda en la cual se debe presentar la oferta y se celebrará el

contrato es en pesos colombianos.

FORMA DE PAGO

El Centro Social de Agentes y Patrulleros, pagará al CONTRATISTA en forma parcial de acuerdo al suministro de los productos y/o servicios que realice el contratista, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la presentación y radicación de la factura, previa expedición del recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato y una vez que se hayan entregado los BIENES y/o servicios de acuerdo a las especificaciones técnicas exigidas y presentación de los siguientes documentos: a) Factura Comercial o cuenta de cobro debidamente diligenciada por el CONTRATISTA, b) Recibo a satisfacción que expida el supervisor designado para este contrato. c) Certificación del pago a los aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social, conforme a lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002 adicionado por el artículo 1 de la ley 828 de 2003.

EL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS efectuará las deducciones a que haya lugar según las obligaciones tributarias que tenga el contratista ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional, de conformidad con la inscripción en el registro único tributario.

Cualquier tipo de impuesto, que genere la ejecución del contrato, será a cargo del contratista. Si los documentos en referencia no se reciben dentro del plazo establecido, ó, que recibidos sean devueltos por inconsistencias como la falta de información o mal diligenciamiento de los mismos, el Centro Social de Agentes y Patrulleros, se obliga a la asignación nuevamente de turno, siempre y cuando se hubieren subsanado las observaciones y se haya cumplido con el trámite documental dentro del plazo indicado. Este pago podrá ser modificado previo el cumplimiento de los requisitos de Ley y con autorización del Administrador del Centro Social.

El acta de entrega, aunque se encuentre suscrita por el supervisor del contrato, no implica el recibo o aprobación definitiva por parte del CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL, respecto del bien y/o servicio suministrado y por consiguiente, no exime al CONTRATISTA de su responsabilidad en cuanto a la durabilidad, cantidad y buena calidad de lo contratado o de cualquier otra obligación contractual o de responsabilidad civil sea esta contractual o extracontractual.

Todas las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del CONTRATISTA, quien no tendrá por ello derecho al pago de intereses de cualquier clase o compensación de ninguna naturaleza. Lo mismo se predicará en el caso en que el CONTRATISTA no elabore y presente las respectivas actas al CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL.

NOTA 1: Este pago podrá ser modificado previo el cumplimiento de los requisitos de Ley y con autorización del Administrador del Centro Social.

NOTA 2: EL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS, efectuará las deducciones a que haya lugar según las obligaciones tributarias que tenga el contratista ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional, de conformidad con la inscripción en el registro único tributario.

NOTA 3: cualquier tipo de impuesto, que genere la ejecución del contrato, será a cargo del contratista

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3.1. PRECIOS REFERENCIA SECOP Y/O PAGINA WEB

ENTIDAD OBJETO NÚMERO DE

CONTRATO FECHA VALOR

CESAP

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

CONTADORA DE MONEDA TC220 serie 074154 MARCA DULON, MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE CONTADORA DE BILLETES Modelo HL2300 serie 818657 marca Dulon MANTENIMIENTO GENERAL AL PROTECTOR DE CHEQUES AC-310 DE LA TESORERIA DEL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS

ACEPTACION DE OFERTA No

08-07-139-13

29-07-2013 $1.899.506

Los procesos consultados corresponden a las especificaciones técnicas objeto de la necesidad del presente estudio.

3.2. ANÁLISIS DE PRECIOS HISTÓRICOS

ITEM DESCRIPCION Valor unitario AÑO A Valor unitario Proyectado Valor unitario AÑO B Valor unitario Proyectado VALOR HISTÓRICO PROYECTADO A TOMAR 1 1. Mantenimiento preventivo y correctivo contadora de billetes (tres mantenimientos al año) 2. Mantenimiento preventivo y correctivo de la contadora de monedas (3 mantenimientos al año) 3. Mantenimiento preventivo correctivo protector de cheques (3 mantenimientos al año)

211.056 N/A N/A N/A 1.899.506

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Revisados los antecedentes administrativos de la aceptación de oferta No 08-07-139-13 se verificó el objeto del contrato corresponde a MANTENIMIENTO PREVENTIVO CONTADORA DE MONEDA TC220 serie 074154 MARCA DULON, MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE CONTADORA DE BILLETES Modelo HL2300 serie 818657 marca Dulon MANTENIMIENTO GENERAL AL PROTECTOR DE CHEQUES AC-310 DE LA TESORERIA DEL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS.

3.3. ANÁLISIS PRECIOS DE MERCADO

IT E M C A N T TIPO DE SERVICIO DETALLE THOMAS SOLUCIONES

TECNOLOGICAS EQUIPOS BANCARIOS DULON

VALOR MEDIO COTIZADO CON IVA VALOR UNIT IVA VALOR UNITA RIO CON IVA VALOR TOTAL CON IVA VALOR UNIT IVA VALOR UNITA RIO CON IVA VALOR TOTAL CON IVA 1 3 Mantenimie nto preventivo y correctivo Mantenimiento preventivo y correctivo contadora de billetes (tres mantenimientos al año) 102.326 16.372 118.698 356.094 239.800 38.368 278.168 834.504 595.299 2 3 Mantenimie nto preventivo y correctivo Mantenimiento preventivo y correctivo de la contadora de monedas (3 mantenimientos al año) 102.326 16.372 118.698 356.094 239.800 38.368 278.168 834.504 595.299 3 3 Mantenimie nto preventivo y correctivo Mantenimiento preventivo correctivo protector de cheques (3 mantenimientos al año) 102.326 16.372 118.698 356.094 239.800 38.368 278.168 834.504 595.299 SUBTOTAL 920.934 2.158.200 1.539.567 IVA 147.349 345.312 246.330 TOTAL 1.068.283 2.503.512 1.785.897

3.4. ANALISIS DEL VALOR ESTIMADO

ITE

M CANT DETALLE PRECIOS SECOP

PRECIOS HISTORICOS PROYECTADOS PRECIOS DEL MERCADO VALOR MEDIO COTIZADO 1 3 Mantenimiento preventivo y correctivo contadora de billetes (tres mantenimientos al año) N/A N/A 595.299 595.299 2 3 Mantenimiento preventivo y correctivo de la contadora de monedas (3 mantenimientos al año) N/A N/A 595.299 595.299 3 3 Mantenimiento preventivo correctivo protector de cheques (3 mantenimientos al año) N/A N/A 595.299 595.299

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3.5. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIÓN ITEM RUBRO/DEL PROYECTO RECURSO UNIDAD DE DESTINO DETALLE TIPO DE SERVICIO CANTID AD VALOR TOTAL ESTIMADO CON IVA 1 20452 115 CESAP Mantenimiento preventivo y correctivo contadora de billetes (tres mantenimientos al año) Mantenimiento preventivo y correctivo 3 $595.299 2 Mantenimiento preventivo y correctivo de la contadora de monedas (3 mantenimientos al año) Mantenimiento preventivo y correctivo 3 $595.299 3 Mantenimiento preventivo correctivo protector de cheques (3 mantenimientos al año) Mantenimiento preventivo y correctivo 3 $595.299

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ANEXO No.2

CONDICIONES TÉCNICAS GENERALES

El oferente deberá diligenciar y presentar junto con la oferta el formato de Especificaciones Técnicas.

ITEM DETALLE TIPO DE SERVICIO CANTIDAD CUMPLE NO

CUMPLE

1 Mantenimiento preventivo y correctivo contadora de billetes (tres mantenimientos al año)

Mantenimiento preventivo y

correctivo

3

2 Mantenimiento preventivo y correctivo de la contadora de monedas (3 mantenimientos al año)

Mantenimiento preventivo y

correctivo

3

3 Mantenimiento preventivo correctivo protector de cheques (3 mantenimientos al año)

Mantenimiento preventivo y

correctivo

3

CONDICIONES TÉCNICAS GENERALES

TEM CONDICIONES TECNICAS CUMPLE NO CUMPLE

1

Los materiales que se tengan que cambiar o renovar, deberán cumplir con las especificaciones técnicas teniendo en cuenta la calidad y durabilidad.

2

En caso de presentarse algún daño por manipulación incorrecta por parte del proveedor y que genere daño a las instalaciones del Cesap, deberá ser reparado y asumir el gasto el contratante.

3 El contratista deberá contar con equipos idóneos para el desarrollo del contrato.

4

Visita de emergencia con una capacidad de respuesta de cuatro (4) horas máximo, una vez se haya solicitado el servicio ya sea por cualquier medio de comunicación, el cual contara a partir de la notificación al funcionario que se delegue para tal fin.

5

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: para ejecutar cualquier tipo

de labor dentro de las instalaciones del CESAP, los trabajadores deberán portar los elementos de protección personal solicitados por el responsable de salud ocupacional del CESAP, a fin de evitar accidentes laborales, es de aclarar que deben anexar copia de pago de parafiscales incluido ARL y EPS correspondiente al mes de ejecución del trabajo.

6

INFORMES: El contratista deberá informar por escrito las novedades y

los hallazgos que se evidencien en los mantenimientos preventivos, con el propósito de realizar las correcciones necesarias.

7

PAGO: El contratista deberá presentar con la factura el Informe técnico

de procedimiento indicando los mantenimientos realizados detalladamente, hallazgos y recomendaciones. Anexar registro fotográfico del antes y el después).

8

TRANSPORTE: Los costos de transportes y demás gastos ocasionados

objeto del contrato, serán a sumidos por el proponente y no tendrán costo adicional al valor establecido en la propuesta.

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El contratista deberá remplazar los elementos que no cumplan con las características técnicas mínimas exigidas y de calidad, sin ningún costo adicional para el Centro Social de Agentes y Patrulleros, dentro un término máximo de 24 horas después de realizado el requerimiento.

CONDICIONES TECNICAS VERIFICABLES

TEM CONDICIONES TÉCNICAS VERIFICABLES CUMPLE NO CUMPLE

1

EXPERIENCIA: El proponente debe presentar una certificación de

experiencia de mínimo dos años en la prestación de servicios del objeto del contrato (Mantenimiento preventivo y correctivo) de igual manera el personal debe de estar certificado en el manejo idóneo de mantenimientos. Con el fin de garantizar la calidad de los bienes o servicios a contratar y evitar incumplimientos en la ejecución del futuro contrato, el oferente deberá presentar máximo tres (3) certificaciones de cumplimiento de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente contratación, cuya sumatoria sea igual o mayor al cien por ciento (100%), del presupuesto oficial, ejecutados durante los últimos tres (3) años, contados a partir de la fecha del cierre, las cuales serán verificadas por el comité técnico del Centro Social de Agentes y Patrulleros, en caso de presentar más, se tomaran las tres primeras de acuerdo a la foliación de la propuesta.

Las certificaciones deben contener mínimo la siguiente información:

a) Nombre o razón social del contratante. b) Nombre o razón social del contratista. c) Objeto del contrato

d) Número del contrato.

e) Valor total del contrato en pesos. f) Plazo de ejecución.

g) Fecha de iniciación de contrato. h) Fecha de terminación de contrato.

La administración se reserva el derecho de solicitar aclaración de las certificaciones al potencial oferente. Cuando la certificación sea por contrato realizado bajo la modalidad de consorcio o de unión temporal, el Centro Social de Agentes y Patrulleros tomara para la verificación el porcentaje (%) de participación en la ejecución del contrato del oferente que haga parte del consorcio o de la unión temporal. Por lo anterior el oferente deberá presentar el documento que acredito la conformación del consorcio o de la unión temporal, donde deberá constar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes para la ejecución del contrato.

Nota: El proponente podrá presentar certificaciones de experiencia o contratos finalizados con la correspondiente factura que reflejen el objeto y obligaciones similares al objeto a contratar o actas de liquidación.

2

PERFIL DEL OFERENTE: El oferente deberá allegar certificación escrita

suscrita por el representante legal bajo gravedad de juramento donde certifique ser prestador de los servicios ofertados.

3

CAPACIDAD INSTALADA: El domicilio principal, sucursal o establecimiento comercial del oferente, deberá estar ubicado en la ciudad de Bogotá o sus alrededores. Lo cual será verificado en el certificado de existencia y representación legal.

4

Los datos de la empresa que figuren en los documentos requeridos deberán ser vigentes y actualizados así mismo cumplir con las normas y licencias correspondientes.

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5

PERSONAL: El oferente deberá demostrar que el personal que va a

desarrollar los mantenimientos, cuenta con la idoneidad y experiencia para ejecutar el objeto del contrato, mediante certificación suscrita por el representante legal en la que relacione que el personal que cuenta con los requisitos, anexando al menos 1 hoja de vida y certificación laboral.

6

FORMACION ACADEMICA: Supervisión por personal especializado de

manera permanente, El oferente deberá anexar hoja de vida de un profesional, que cuente con la idoneidad y experiencia para supervisar los mantenimientos objeto del contrato, Anexando los correspondientes certificados de estudio y certificación laboral.

7

CAPACIDAD OPERATIVA Y DE RESPUESTA: El oferente deberá

certificar bajo gravedad de juramento suscrito por el representante legal que cuenta con la capacidad operativa, técnica y de personal, para suplir las necesidades del CESAP.

8

CAMBIOS: El oferente mediante certificación escrita suscrita por el

representante legal se deberá comprometer a realizar los cambios de los productos y/o servicios que no sean recibidos por el Centro Social de Agentes y Patrulleros a través del supervisor del contrato, por no cumplir con las características mínimas exigidas y calidad.

PRS 09 NESTOR ADOLFO NIETO LOY.

Tesorero del Centro Social de Agentes y Patrulleros

En mí calidad de Tesorero del Centro Social de Agentes y Patrulleros, manifiesto con la suscripción de esta CERTIFICACION, que se hace necesario el MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MAQUINA CONTADORA DE MONEDAS, MAQUINA CONTADORA DE BILLETES Y DEL PROTECTOR DE CHEQUES PERTENECIENTES AL CENTRO SOCIAL DE AGENTES, con las condiciones competentes para la prestación del servicio. Por tal razón la única forma de resolver la necesidad es mediante la contratación de este servicio.

Firma,

PRS 09 NESTOR ADOLFO NIETO LOY.

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ANEXO No. 4

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 1. Cumplir con el objeto contractual.

2. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y

trabas.

3. Responder en los plazos que EL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS

establezca en cada caso, los requerimientos de aclaración o de información que le formule.

4. El Contratista deberá asumir el pago de: a) Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones

de carácter laboral del personal que utilice para la ejecución del objeto del contrato. b) Los impuestos gravámenes y servicios de cualquier género que se deriven de la ejecución del contrato. c) Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Sena e ICBF), para tal fin deberá allegar con la correspondiente factura certificación donde conste dicho cumplimiento firmada por el representante legal y/o revisor fiscal, si conforme a las normas pertinentes estuviera obligado a tenerlo

5. No acceder a peticiones o amenazas, de quienes actuando por fuera de la ley pretendan

obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, el CONTRATISTA deberá Informar de tal evento al Centro Social de Agentes y Patrulleros y a las autoridades competentes para que se adopte las medidas necesarias.

6. Guardar la confidencialidad de toda la información que le sea entregada y que se encuentre

bajo su custodia o que por cualquier otra circunstancia deba conocer o manipular y responderá civil, penal y disciplinariamente por los perjuicios de su divulgación y/o utilización indebida que por sí o por un tercero se cause a la administración o a terceros.

7. Mantener activa la cuenta corriente o de ahorros reportada para los pagos con el fin de evitar

traumatismos en el proceso de ejecución del contrato.

8. Restituir al Centro Social de Agentes y Patrulleros los elementos que haya colocado a su

disposición para el desarrollo del objeto contractual, cuando se lo requiera o al finalizar el contrato, en caso que estos se hubieren suministrado.

9. Cumplir con los términos y condiciones pactadas.

10. Cumplir con los requerimientos del supervisor del contrato 11. Cumplir con la buena calidad del bien solicitado.

12. Programar las actividades que deba desarrollar para el objeto del contrato. 13. Radicar la factura en el plazo convenido

14. Responder en los plazos establecidos, los requerimientos de aclaración o de información. 15. Reportar inmediatamente cualquier novedad o anomalía que afecte la debida ejecución del

contrato.

16. Colaborar con el Centro Social de Agentes y Patrulleros de la Policía Nacional, en lo que sea

necesario para que el objeto contratado se cumpla y este sea de la mejor calidad.

17. Seguir las indicaciones dadas por el Centro Social de Agentes y Patrulleros de la Policía

Nacional, directamente o a través del supervisor del contrato y que tengan como fin el correcto desarrollo y ejecución del contrato.

18. Permitir al supervisor la revisión de los documentos concernientes o los que sean necesarios

para el cumplimiento del contrato.

19. El CONTRATISTA, suministrara la información que el CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y

PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL considere necesaria para verificar la correcta ejecución del contrato, la cual se realizara inmediatamente, a no ser que se convenga un plazo adicional, cuando la naturaleza de la información así lo requiera.

20. El CONTRATISTA autorizará para que el CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS

DE LA POLICÍA NACIONAL verifique directamente o a través de terceros el cumplimiento de las condiciones de ejecución del contrato, según los términos convenidos y solicitarle que corrija los incumplimientos.

(15)

21. El CONTRATISTA, será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones en el

ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ello cause perjuicio al CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL o a terceros.

22. Cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias referentes al medioambiente,

seguridad industrial e higiene.

23. Cualquier infracción ambiental por omisión de permisos, concesiones o licencias ambientales

que hubiese sido necesario tramitar antes del inicio, durante y al final de la adquisición de los bienes y/o servicios, serán asumidas como responsabilidad del contratista.

24. Las específicas para el desarrollo del contrato, descritas en el anexo No 2

“ESPECIFICACIONES TECNICAS”.

25. Constituir en debida forma y aportar al Grupo Contractual del Centro Social de Agentes y

Patrulleros a o quien haga sus veces, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, la Garantía Única.

26. En el evento en que se solicite prorroga el contratista deberá presentar ante el Centro Social

de Agentes y Patrulleros, los soportes necesarios por lo menos diez (10) días hábiles anteriores al vencimiento del plazo de ejecución.

27. Las demás obligaciones del CONTRATISTA contenidos en el artículo 5º de la Ley 80 de 1993,

así mismo, será civil y penalmente responsable por sus acciones u omisiones en la actuación contractual.

(16)

ANEXO No. 5

OBLIGACIONES DE LA POLICÍA NACIONAL DEL CESAP

1. Poner a disposición del CONTRATISTA los servicios y lugares que se requieran para la

ejecución y entrega del objeto contratado.

2. Una vez se surta el proceso de contratación estatal, asignar un Supervisor, a través de quien

EL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS, mantendrá la interlocución permanente y directa con el CONTRATISTA y ejercerá el control sobre el cumplimiento del contrato, exigiendo la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual.

3. Recibir a satisfacción los bienes que sean entregados por el CONTRATISTA, cuando estos

cumplan con las condiciones establecidas y en especial las especificaciones u obligaciones técnicas contenidas en Anexo No 2 “ESPECIFICACIONES TECNICAS.

4. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones

pecuniarias y garantías a que hubiere lugar, para lo cual el Supervisor dará aviso oportuno al CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS, sobre la ocurrencia de hechos constitutivos de mora o incumplimiento.

5. Pagar al CONTRATISTA en la forma pactada y con sujeción a las disponibilidades presupuestales previstas para el efecto.

6. Tramitar diligentemente las apropiaciones presupuestales que requiera para solventar las

prestaciones patrimoniales que hayan surgido a su cargo como consecuencia de la suscripción del contrato.

7. Solicitar y recibir información técnica respecto del bien y demás del CONTRATISTA en

desarrollo del objeto del contractual.

(17)

ANEXO No. 6

ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN, ASIGNACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE GARANTÍAS.

GARANTIAS DEL PROCESO

MECANISMO DE COBERTURA CLASE DE RIESGO TIPIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ESTIMACIÓN DEL RIESGO ASIGNACIÓN

DEL RIESGO VIGENCIA

JUSTIFICACIÓN COBERTURA / VIGENCIA GARANTÍA ÚNICA Riesgo jurídico Incumplimiento del contrato 25% del valor

del contrato Contratista

Vigente por un término igual a la vigencia del contrato y cuatro meses

más.

Ampara el riesgo de incumplimiento durante la vigencia del contrato y cuatro meses más. La estimación del riesgo cubre el 20% del valor del contrato como quiera que se pretende el pago parcial o definitivo de los perjuicios que cause a la entidad, en los mismos términos de la cláusula penal pecuniaria.

Riesgo

operativo Calidad del servicio

(10%) del valor

del contrato. Contratista

Vigente por el plazo del contrato y cuatro meses

mas

Ampara el riesgo de mala calidad del servicio durante la vigencia del contrato

Riesgo

operativo Calidad del bien

(10)% del valor

del contrato Contratista

Vigente por un término igual a la vigencia del contrato y cuatro meses

mas

Ampara el riesgo de mala calidad del bien por el tiempo que cubre la garantía, buscando resarcir el detrimento causado a la entidad durante la vigencia del contrato.

ETAPA CONTRACTUAL

CLAUSULAS SANCIONATORIAS

MECANISMO DE

COBERTURA CLASE DE RIESGO

TIPIFICACIÓN DE

LOS RIESGOS ESTIMACIÓN DEL RIESGO

ASIGNACI ÓN DEL RIESGO VIGENCIA JUSTIFICACIÓN COBERTURA / VIGENCIA

MULTA RIESGO JURÍDICO Incumplimiento parcial

Multas cuyo valor se liquidará con base en un cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor dejado de Cumplir o entregar

Contratista

La multa se Aplicará por cada día de retardo hasta por un plazo de quince (15) días calendario, que se descontara del saldo que le adeude la Entidad. Esta Sanción se impondrá mediante acto

administrativo motivado, en el que se expresará las causas que dieron lugar a ella.

Ampara la mora o incumplimiento parcial de alguna obligación derivada del contrato por causas imputables al contratista.

MULTA RIESGO JURÍDICO

La no constitución dentro del término y en la forma prevista en el contrato, o en Alguno de sus modificatorios, la póliza de garantía única.

Multa cuyo valor se liquidará con base en un cero punto dos por ciento (0,2%) del valor del

contrato. Contratista

La multa se Aplicará por cada día de Retardo y hasta por diez (10) días calendario

Cuando el contratista no Constituya dentro del término y en la forma prevista en el contrato, o En alguno de sus modificatorios, la póliza de garantía única.

PENAL PECUNIARIA RIESGO JURÍDICO

Incumplimiento total, declaratoria de caducidad

20% del valor del contrato Contratista

Veinte por Ciento (20%) del valor del contrato cuando se trate de incumplimiento total del mismo y proporcional al

incumplimiento parcial del mismo.

Ampara el incumplimiento Parcial o definitivo del Contrato por parte del contratista se le busca el pago parcial y definitivo de los perjuicios que causen a la entidad.

(18)

No Cla s e F u e n te E ta p a T ip o Descripci ón (que puede pasar y, como puede ocurrir) Consecue ncia de la ocurrenci a del evento Pro b a b il id a d Im p a c to V a lo ra c n y C a te g o a d e l Rie s g o Tratam iento del Riesgo ¿A quién se le asign a? Tratamie nto / Controle s a ser impleme ntados Impacto después del tratamien to ¿Afect a el equili brio econó mico del contra to? Person a respon sable por implem entar el tratami ento Fecha estima da en que se inicia el tratam iento Fecha estima da en que se compl eta el tratam iento Monitoreo y revisión P ro b a b il id a d Im p a c to V a lo ra c n d e l Rie s g o ¿Cóm o se realiza el monit oreo? Periodi cidad ¿Cuán do? 1 E sp e cí fico E xte rn o S e lecci ó n Ri e sg o s O p e ra ci o n a les Falta de Experienci a requerida para la correcta ejecución del contrato Terminació n anormal del proceso de contratació n y no cumplimie nto del objeto del contrato P ro b a b le M o d e ra d o Ri e sg o A lto Evitar el Riesgo CESA P Reducir la probabilid ad de ocurrenci a solicitand o en la especific aciones técnicas experienc ia como requisito habilitant e Im p ro b a b le M e n o r Ri e sg o B a jo NO Estructu rador Estudio Previo Aproba ción del Estudi o Previo Aproba ción del Estudi o Previo Aproba ción del Estudi o Previo Una vez se aprueb e el Estudio Previo 2 E sp e cí fico E xte rn o S e lecci ó n Ri e sg o s O p e ra ci o n a les Falsedad en los document os que conforma n la oferta Declaratori a de desierto del proceso P o sible M e n o r Ri e sg o M e d io Evitar el Riesgo Contr atista Verificaci ón Estricta de los documen tos que conforma n la oferta por parte del comité evaluado r P ro b a b le M e n o r Ri e sg o A lto NO Comité Evaluad or Evalua ción de Propue stas Evalua ción de Propue stas Inform e de evalua ción de propue stas Una vez se publiqu e la evaluac ión de las propue stas 3 E sp e cí fico E xt e rn o S e lecci ó n Ri e sg o s O p e ra ci o n a les Que no se presente el oferente al proceso de selección Declaratori a de desierto del proceso P o sible M o d e ra d o Ri e sg o A lto Evitar el Riesgo CESA P Planeaci ón disponibil idad de recursos y estricto estudio de mercado y del sector P o sible M e n o r Ri e sg o M e d io NO Estructu rador Estudio Previo Aproba ción del Estudi o Previo Aproba ción del Estudi o Previo Aproba ción del Estudi o Previo Una vez se aprueb e el Estudio Previo 4 E sp e cí fico E xte rn o E jecu ci ó n Ri e sg o s O p e ra ci o n a les Que con ocasión a factores externos no controlado s por la entidad se presente un desabaste cimiento de productos Afectación del servicio en el Centro Social Rar o M e n o r Ri e sg o B a jo Evitar el Riesgo Contr atista Elegir requisitos , requerimi entos, y especific aciones particular es en el contrato Rar o M e n o r Ri e sg o B a jo SI Supervi sor del Contrat o Inicio de ejecuci ón del contrat o Finaliz ación de ejecuci ón del contrat o Inform e de supervi sión mensu al Soport e de Activid ades Periódi co 5 Ge n e ra l In te rn o E jecu ci ó n Ri e sg o s O p e ra ci o n a les Terminaci ón del contrato unilateral por parte del contratista Fallas en la operación de las actividade s del Grupo Rar o M a y o r Ri e sg o M e d io Evitar el Riesgo CESA P 20% y Contr atista 80% Establec er canales de comunica ción frecuente s con el contratist a actividad es de supervisi ón Rar o M e n o r Ri e sg o B a jo SI Supervi sor del Contrat o Contrati sta Inicio de ejecuci ón del contrat o Finaliz ación de ejecuci ón del contrat o Inform e de supervi sión mensu al Soport e de Activid ades Mensu al

(19)

6 Ge n e ra l In te rn o E jecu ci ó n Rie sg o s F ina n cie ro s Agotamie nto de presupues to durante el desarrollo del contrato No cumplimie nto con la necesidad de la entidad en el envío de comunicac iones oficiales P o sible M a y o r Ri e sg o A lto Reduci r la probabi lidad de la ocurren cia CESA P Determin ar y solicitar el presupue sto adecuad o para dar cumplimi ento a la necesida d de la entidad Im p ro b a b le M o d e ra d o Ri e sg o M e d io SI Supervi sor del Contrat o Respon sables Direccio nes Técnica s En el mome nto de realiza r la solicitu d de presup uesto Aproba ción del presup uesto Segui miento a la solicitu d Durant e la elabora ción de los estudio s previos 7 E sp e cí fico In te rn o E jecu ci ó n Ri e sg o s O p e ra ci o n a les Deterioro o pérdidas en el transporte de elementos . Incumplimi ento con el usuario Po sible Cat a s tr ó fico Ri e sg o E xt re m o Transfe rir el Riesgo Contr atista Controles periódico s por parte del contratist a, informes. Im p ro b a b le M a y o r Ri e sg o A lto NO Contrati sta Inicio de ejecuci ón del contrat o Finaliz ación de ejecuci ón del contrat o Inform es Periódi co 8 E sp e cí fico In te rn o E jecu ci ó n Ri e sg o s O p e ra ci o n a les Incumplim iento de los tiempos establecid os de entrega según la matriz propuesta por el contratista . Vencimient o de términos en la oportunida d de entrega de documento s jurídicos. - Quejas e insatisfacci ón de los usuarios del CESAP. Rar o M a y o r Ri e sg o M e d io Reducir la probabi lidad de la ocurren cia Contr atista Actividad es de supervisi ón, controles periódico s, informes. Rar o M e n o r Ri e sg o B a jo NO Supervi sor del Contrat o Contrati sta Inicio de ejecuci ón del contrat o Finaliz ación de ejecuci ón del contrat o Inform es Periódi co 9 E sp e cí fico E xte rn o E jecu ci ó n Ri e sg o s R e g u la to rios No cumplimie nto durante la operación de la normativid ad legal vigente Sanciones, multas por parte de las autoridade s o entidades de control Im p ro b a b le Cat a s tr ó fico Ri e sg o A lto Reduci r la probabi lidad de la ocurren cia CESA P 50% y Contr atista 50% Revisión de los procedimi entos estableci dos Seguimie nto a su cumplimi ento Rar o M a y o r Ri e sg o M e d io SI Supervi sor del Contrat o Contrati sta Inicio de ejecuci ón del contrat o Finaliz ación de ejecuci ón del contrat o Inform es Periódi co 10 E sp e cí fico In te rn o E jecu ci ó n Ri e sg o s O p e ra ci o n a les Utilización indebida de la informació n entregada por la entidad Utilización indebida de informació n o elementos enviados Rar o M a y o r Ri e sg o M e d io Evitar el Riesgo Contr atista Controles periódico s, informes. Rar o M e n o r Ri e sg o B a jo NO Contrati sta Inicio de ejecuci ón del contrat o Finaliz ación de ejecuci ón del contrat o Inform es Periódi co

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