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I. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

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ESTUDIO PREVIO POR NECESIDAD DE ADICION AL CONTRATO No 100-09-02-05 POLIZA DE SEGUROS PARA LOS VEHICULOS DE LA ENTIDAD, POLIZA

PREVIALCALDIAS, POLIZA DE MANEJO GLOBAL Y SOATS.

Villavicencio, Diciembre 17 de 2010.

La Contraloría Municipal de Villavicencio, efectuó estudio previo el 25 de enero de 2010, sujeto a lo reglamentado por el art. 3º del Decreto 2474 de 2008 y artículo 1º del Decreto 3576 de 2009, a fin de realizar el proceso de Contratación de Adquisición de Bienes y/o Servicios de igual o inferior al 10% de la menor cuantía y la consecuente celebración del contrato requerido, así mismo a la fecha actual esta entidad, requiere llevar a cabo una adición en el literal B del artículo 1º del Contrato No 100-09-02-05 de 2010 y en el valor del contrato para adquirir el Seguro Obligatorio SOAT, para la Motocicleta Yamaha XTZ 125 de placas BSN27C.

I.

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

La Contraloría Municipal de Villavicencio, identificado con Nit 892.003.636-4, entre sus múltiples obligaciones, responsabilidades y deberes de índole normativa requiere mantener todos los bienes muebles e inmuebles que conforman su patrimonio debidamente asegurados con pólizas expedidas por compañías especializadas en seguros. De la misma manera, requiere protegerse de posibles responsabilidades civiles en las que pudiere incurrir por su actuar. Por ello, y por expreso mandato legal posee un contrato de seguros con varios ramos para amparar todos sus riesgos.

Que la Contraloría Municipal de Villavicencio celebró el día 29 de Enero de 2010 el Contrato de Seguros No 100-09-02-05 de 2010 con la aseguradora PREVISORA S.A. por valor de ONCE MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS MCTE ($11.949.566) cuyo objeto es prestar el servicio de expedición de una póliza de seguros para los vehículos de la entidad, póliza previalcaldias, póliza de manejo global y soats.

A la fecha la entidad posee un saldo de CIENTO OCHENTA MIL DOSCIENTOS TREINTA Y UN

PESOS MCTE ($180.231) del Contrato No 100-09-02-05, suma que no es suficiente para cubrir la

expedición del seguro obligatorio de la Motocicleta BSN27C YAMAHA, cuyo soat se vence el 18 de diciembre de 2010 y el cual no fue tenido en cuenta en el contrato, en razón que los documentos de la motocicleta fueron entregados en el mes de Marzo de 2010, época para la cual ya se había celebrado el contrato de seguros y el Soat entregado junto a los documentos de la moto fue expedido por COLPATRIA, con una fecha de expedición del 24 de Marzo de 2010, por efectos de emisión de la factura de compra de la Motocicleta con una vigencia del 18 de Diciembre de 2009 al 18 de Diciembre de 2010.

Es importante tener en cuenta que la Contraloría Municipal de Villavicencio, requiere del SOAT de la Motocicleta BSN27C YAMAHA, para la entrega de la correspondencia institucional y al carecer de este servicio el cual es imprescindible, generaría retardo en el envío de correspondencia a los trámites misionales y administrativos que deben adelantarse para el adecuado funcionamiento de la entidad.

Que la funcionaria SANDRA MILENA RIOS TORRES, Auxiliar Administrativa, mediante oficio de fecha Diciembre 16 de 2010, solicita la necesidad de adicionar al valor del contrato No 100-09-02-05de 2010, correspondiente al contrato de seguros así:“De manera atenta me dirijo a usted, a fin de informar que el contrato de Seguro Previalcaldias Póliza Multiriesgo, póliza de los vehículos y Soat, adquirido mediante adjudicación del Contrato No 100-09-02-05 de fecha 29 de Enero de 2010, por valor de ONCE MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS MCTE ($11.949.566.oo) se ha ejecutado a la fecha por los siguientes valores.

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Póliza Automóviles……….. $ 4.322.114

Póliza Previalcaldias……….$ 6.591.352

Expedición Soat Optra ………$ 194.000

Expedición Soat Moto VIJ 62 A ………$ 106.469

Pendiente Expedir Soat Rodeo ……….$ 555.400 TOTAL VALOR EJECUTADO…….………... $ 11.769.335 SALDO A FAVOR DE LA CONTRALORIA………... $ 180.231

Que una vez revisado el contrato No 100-09-02-05, celebrado con la Previsora S.A, me permito solicitar, tener en cuenta una adición en el valor del contrato actual de seguros y expedir el SOAT de la MOTOCICLETA BSN27C YAMAHA, el cual vence el 18 de Diciembre de 2010 y que no fue incluido dentro del Contrato, ya que a la fecha de entrega de los documentos de la Motocicleta, que fue en el mes de Marzo de 2010, ya se había celebrado dicho contrato con la previsora desde el 29 de Enero de 2010, por lo que al verificar actualmente el Soat, este tiene una fecha de expedición del 24 de Marzo de 2010 pero la vigencia la tomaron teniendo en cuenta la fecha de compra en la factura por lo que quedo del 18/12/2009 al 18/12/2010.

Teniendo en cuenta el saldo de $180.231 del Contrato actual con la Previsora, se requiere adicionar la suma de CIENTO SEIS MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y NUEVE PESOS MCTE $(106.869.oo) para cubrir el saldo del Soat para la motocicleta BSN27C YAMAHA el cual tiene un costo de $287.100.oo, según cotización solicitada el 16 de Diciembre de 2010.

Que por lo anterior la presente adición en el literal B del articulo 1 del Contrato No 100-09-02-05 de 2010 es necesaria, teniendo en cuenta que los bienes de propiedad de la contraloría requieren estar asegurados y en este caso por ley el SEGURO OBLIGATORIO para todos los vehículos automotores que transiten por el territorio colombiano, es primordial ya que ampara los daños corporales que se causen a las personas en accidentes de tránsito. Por lo tanto se sugiere llevar a cabo la realización del presente estudio previo adicionando al valor del contrato una suma estimable para cubrir la necesidad del soat para la motocicleta BSN27C YAMAHA el cual vence el 18 de Diciembre de 2010. Que la presente adición de contrato, se advierte mediante la posibilidad prevista en la Ley 80 de 1993 donde abandonó el concepto de contrato adicional e introdujo el de “adición de los contratos”, sin especificar los elementos sobre los cuales puede hacerse la adición, mantuvo sí un límite: no más del cincuenta por ciento (50%) de su inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. Por tanto, la adición del contrato debe entenderse como un agregado a las cláusulas del mismo.

Que existen recursos en el rubro presupuestal 030502-09, SEGUROS, según Certificado de Disponibilidad No 206 de fecha Diciembre 17 de 2010, por valor de CIENTO SEIS MIL

OCHOCIENTOS SESENTA Y NUEVE PESOS MCTE ($106.869.oo) para realizar la adición en el

valor y en el articulo B del artículo 1 del Contrato No 100-09-02-05.

II. DESCRIPCIÒN DEL OBJETO DEL CONTRATO, ESPECIFICIONES ESENCIALES E IDENTIFICACIÒN DEL CONTRATO

OBJETO.- A LA FECHA LA ASEGURADORA a prestado los siguientes servicios de aseguramiento:

(A) Seguro de automóviles Póliza colectiva, de los siguientes vehículos:

Marca Clase Modelo Placa

Chevrolet Rodeo Campero 2000 OQF483

Chevrolet Optra Automóvil 2005 OQF501

SUZUKI Motocicleta 2000 VIJ 66 A

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Amparos que cubren: Responsabilidad civil extra contractual, pérdida total de vehículos por daño, pérdida total de vehículos por hurto, pérdida parcial del vehículo por hurto, terremoto, amparo de protección patrimonial, asistencia jurídica civil y penal.

(B) SOAT para los siguientes vehículos:

Marca Clase Modelo Vencimiento Placa

Chevrolet Optra Automóvil 2005 Febrero 2 de 2009 OQF 501 Chevrolet Rodeo Campero 2000 Diciembre 03 de 2009 OQF483 SUZUKI Motocicleta 2000 Diciembre 03 de 2009 VIR66 A

(C) Seguro Previalcaldias Pólizas Multiriesgos: De los muebles ubicados en la sede de la Contraloría Municipal de Villavicencio, ubicada en la 41 No 29-97 Barrio la Grama. El amparo cubre: Daños materiales, responsabilidad civil extra contractual, global de manejo, automóviles, maquinaria en despoblado.

D) Inclusión de los equipos de computo de mesa en comodato: Que corresponde a siete equipos por valor de DOCE MILLONES TREINTA Y TRES MIL PESOS M/CTE ($12.033.000.oo) y los equipos de computo portátiles: Que corresponden a 4 portátiles HP 550 por valor de SEIS MILLONES OCHOCIENTOS VEINTIUN MIL OCHOCIENTOS CUARENTA Y SEIS PESOS MCTE CON OCHENTA CENTAVOS ($6.821.846.80).

Es importante tener en cuenta que los equipos relacionados en el Ítem D, debe aparecer como beneficiario LA AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ya que son equipos en comodato

.

ESTARIA PENDIENTE UNA VEZ SE REALICE LA ADICION AL CONTRATO DE SEGUROS LA EXPEDICION DEL SIGUIENTE SOAT:

Marca Clase Modelo Vencimiento Placa

YAMAHA Motocicleta 2010 Diciembre 18 de 2010

BSN27C

OBLIGACIONES DE LA ASEGURADORA. Continuara con las obligaciones establecidas para los

contratistas en los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993, y asì mismo LA ASEGURADORA se obliga a: (1) Cumplir con todas y cada una de las obligaciones contenidas en la oferta presentada y en las condiciones generales de los contratos de seguro, (2) Tramitar con diligencia la legalización del presente contrato. (3) Obrar con lealtad y buena fe, evitando cualquier forma de dilación en el cumplimiento de sus obligaciones. (4) Rechazar cualquier forma de amenaza o petición de personas que, actuando fuera de la Ley, pretendan obligarlo a realizar u omitir actos u hechos. En caso de presentar cualquiera de estas situaciones, LA ASEGURADORA deberá dar aviso escrito e inmediato a la CONTRALORÍA y las autoridades correspondientes. El incumplimiento de las obligaciones descritas en este numeral, dará lugar a la declaratoria de caducidad del contrato. (5) Reconocer y pagar a la Contraloría Municipal de Villavicencio los siniestros durante los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que la Contraloría sustente la ocurrencia y la cuantía del siniestro de conformidad con la Ley (art. 1077 Co Co). (6) Capacitar a los funcionarios de la Contraloría Municipal de Villavicencio en el manejo y la ejecución de los seguros tomados, los beneficios de las pólizas, trámites que se deben adelantar ante la aseguradora en caso de reclamaciones por siniestros, exclusiones y demás aspectos que estén orientados a una correcta ejecución del contrato. Esta capitación se hará dentro de dos meses siguientes a la firma de este contrato. (7) Informar a la

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Contraloría por escrito con 30 días de anticipación a la fecha de vencimiento de las pólizas, precisando el valor de las renovaciones y los descuentos por buena experiencia. (8) Cumplir con sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. (9) Las demás inherentes al objeto del contrato.

IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO: Contrato de Seguros (Valor del objeto del contrato es inferior al

10% de la menor cuantía)

III. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

El artículo 40 parágrafo de la Ley 80 de 1993 y el artículo 28 de la Ley 1150 de 2007, establece los límites bajo los cuales se pueden adicionar los contratos estatales, en efecto, la regla general es que pueden ser adicionados ilimitadamente en tiempo y tan sólo hasta 50 por ciento de su valor inicial. En este sentido, la adición del contrato se deberá entender que se realiza con el contrato inicialmente celebrado, diferente situación si éste se terminó y la entidad contratante decide no continuarlo y de igual forma la entidad estará en total libertad para contratar la misma labor con otro contratista de persistir la necesidad a tal servicio.

IV. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.

Variables consideradas para la adición del contrato:

1. Estudio de mercado, el cual se analiza en el siguiente acápite

De acuerdo a la tabla establecida a nivel nacional las tarifas establecidas para las motos en la vigencia 2010, al momento de celebrar el contrato son:

MOTOS COSTOS

De menos de 100 c.c. $214.000

De 100 a 200 c.c. $286.900

De más de 200 c.c. $323.500

Según cotización suministrada por la aseguradora LA PREVISORA S.A. de fecha Diciembre 16 de 2010, con quien actualmente se tiene contrato, las motocicletas con cilindrajes de 100 a 200 c.c. tiene un costo de $287.100.

ANALISIS DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.

Revisando en el SICE, se encuentra que la consulta de precio indicativo llega hasta los siguientes niveles: 2.28.5, no existiendo precio indicativo y lo estipulado en el Capitulo VI del Decreto 3512 de 2003 en su artículo 18 existen unas excepciones aplicables al SICE, donde indica que los procesos contractuales para pólizas se encuentran temporalmente exentos del cumplimento de las normas SICE, por lo que el servicio de seguros no se encuentra catalogado en el CUBS hasta el nivel de ITEM, por lo tanto no están obligados a hacer el registro, estos servicios están codificados únicamente hasta el nivel de SUBCLASE (2.28.1 – 2.28.2 – 2.28.3 – 2.28.4) y para hacer el registro deben estar hasta nivel ITEM.

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En la búsqueda jerárquica de Servicios no se encontró ningún ítem que se refiera a pólizas de seguro por Previalcaldia, vehículos o Soat.

Sin embargo teniendo en cuenta la tarifa establecida para la vigencia 2010, se considera que el monto estimado del presupuesto para llevar a cabo la modificación del contrato No 100-09-02-05 es de

CIENTO SEIS MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y NUEVE PESOS MCTE ($106.869.oo). V. MONTO DEL PRESUPUESTO Y ESTUDIO DE MERCADO

Disponibilidad e Imputación Presupuestal: El Contralor Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo

Financiero, mediante Certificado de disponibilidad No 206 fecha Diciembre 17 de 2010, certifica lo siguiente: “Que una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia, existe disponibilidad presupuestal de CIENTO SEIS MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y NUEVE PESOS MCTE ($106.869.oo). en el rubro presupuestal No 030502-09, SEGUROS.

VI. ESTIMACIÓN, TIPIFICACION Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO:

La persona natural o jurídica con la cual se firmará el contrato, debe ejecutar el objeto contractual con autonomía presupuestal. El riesgo que puede correr la entidad consiste en que al no tener amparados los fondos, bienes o valores, en la cuantía suficiente, a fin de proteger adecuadamente los recursos públicos y el afianzamiento de los funcionarios que manejan o administran estos bienes están expuestos a sanciones de orden fiscal. Por lo tanto la entidad estando obligada a tomar las respectivas pólizas no lo hacen, bien por descuido, bien por ignorancia o bien por actuar de mala fe, puede traer daños o pérdidas materiales de cuantioso valor.

Régimen De Seguridad Social y Parafiscales: La persona que prestará sus servicios deberá

acreditar afiliación a salud y pensiones durante la ejecución de la Orden de Servicios.

INDEMNIDAD: El CONTRATISTA, se obliga a continuar manteniendo indemne a la Contraloría

Municipal de Villavicencio de toda reclamación, demanda, acciones legales o similares, originadas en reclamaciones de terceros, que tengan como causa toda acción u omisión del contratista, subcontratista o dependientes a su cargo y que con ellas haya ocasionado daños, lesiones y/o perjuicios a terceros durante la ejecución del contrato, de conformidad con el Decreto 931 de marzo 18 de 2009

Así mismo se considera que por ser una adición en el literal B del artículo 1 del Contrato No 100-09-02-05, cuyo monto no afecta el valor del contrato en cuanto a excederse del diez por ciento de la menor cuantía, no es necesario exigir al contratista expedir a favor de la CONTRALORÍA, una garantía expedida por una compañía de seguros por el monto adicional del contrato, a razón de que el Art. 7 inciso 5º de la Ley 1150 de 2007, establece que las garantías no serán obligatorias en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta Ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato, a la forma de pago y las que señale el reglamento.

VII.

ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE

COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES

Por ser una compra de póliza de seguro a una Compañía de Seguro no es necesario exigir del contratista, el otorgamiento a favor de LA CONTRALORÍA una garantía expedida por una compañía

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de seguros debidamente constituida en el país o entidad bancaria, ya que dentro de la misma incluye los ampararos para el cumplimiento de las obligaciones y la calidad del servicio.

Por lo anterior se recomienda realizar la adición al Contrato No 100-09-02-05 de 2010, suscrito entre LA PREVISORA S.A., considerando además que esta compañía aseguradora ha cumplido con todos y cada uno de los requerimientos exigidos, facilitando la perfecta ejecución y prestando un servicio de calidad y cumplimiento.

VIII

ANEXOS

Se anexan al presente estudio, los siguientes documentos:

1.

Oficios de Necesidad presentado por la funcionaria SANDRA MILENA RIOS

TORRES.

2.

Certificado de disponibilidad presupuestal No 206 de Diciembre 17 de 2010.

SANDRA MILENA RIOS TORRES

Auxiliar Administrativa

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