POR QUE ES IMPORTANTE TENER UNA PTA

POR QUE ES IMPORTANTE TENER UNA PTA

Nuestra Misión

- “La misión de la PTA de California es de impactar

positivamente la vida de todos los niños y las familias " (Aprobada julio 2013)

3 Políticas Básicas de la PTA

Política

Mejores Prácticas de

No Comercial

o Las PTA no promueven ni aprueba los productos, servicios o negocios.

No religiosa

o Las PTAs son acogedoras y de enfoque en la integración, muestran

respeto a todas las religiones, creencias y culturas.

No partidistas

o Las PTAs no apoyan o se oponen a los partidos políticos o candidatos

o Las PTAs pueden apoyar u oponerse a las cuestiones que afectan a la

salud, la seguridad, la educación o el bienestar general de los niños y

adolescentes, utilizando menos del 5% de su presupuesto anual.

Estructura Institucional de la PTA - Apoyo, Formación, Recursos:

Algo Acerca de la PTA del Estado de California:

La PTA del Estado de California conecta a familias, escuelas y comunidades con millones de familias en California a través de los miembros, asociaciones locales, agencias aliadas y coaliciones. La PTA es la asociación más grande y con un alto perfil de voluntarios en la nación que trabaja para conectar a las familias y las escuelas, para mejorar la educación, la salud y el bienestar de todos los niños y jóvenes con el lema, " Cada niño, una sola voz." La PTA también aboga a nivel nacional, estatal y local por los asuntos de la educación y la familia. La PTA es una asociación sin fines de lucro, no sectaria y no comercial. Para obtener más información visite www.capta.org | www.ptadecalifornia.org

PTA de

Unidad

en Consejo

PTA de

Unidad

no en

consejo

Consejo

de PTA

• Grupo de

Unidad es

Locales

• Basada

en ciudad/

región

PTA del

Distrito

• Basad a

en 1 o

más

condados

PTA del

Estado de

California

National

PTA

MIEMBROS DEL CONSEJO – 3 FUNCIONES CLAVE

Los miembros de la mesa directiva trabajan juntos para hacer crecer una PTA como el centro de una comunidad escolar. Los miembros comparten 3 funciones clave, tal y como lo indican sus Normas de Funcionamiento, para dirigir a una PTA con eficacia para que permanezca estable:

1. Gerente – Supervisar el funcionamiento de día a día de una PTA en nombre de la asociación

• Supervisar la PTA | Establecer Comités | Llenar plazas vacantes

2. Colaborador – Satisfacer las expectativas de los miembros y la organización

• Asistir a reuniones | Presentar Informes | Trabajar en Equipo

3. Representante – Compartir la Responsabilidad Fiduciaria de un organización 501 (c)(3) sin fines de lucro

• Proteger los Bienes | Entender las Finanzas | Pagar Facturas | Aplicar las Mejores Prácticas de Servicio

Consejos Prácticos - Administración de Fondos de la PTA:

Los miembros de la mesa directiva tienen que seguir las políticas y los procedimientos financieros de la PTA para administrar y proteger los fondos de una unidad en nombre de sus miembros. Estos son algunos consejos prácticos para administrar los fondos:

Contar

! Utilizar la Forma de Verificación de Dinero en Efectivo ! El dinero en efectivo se cuenta por dos personas y uno

es un funcionario o presidente

! Contar dos veces el dinero en efectivo y completar la Forma de Verificación cada vez que el dinero cambia de manos

Depositar

! El dinero en efectivo y los cheques se deben depositar inmediatamente en una cuenta bancaria de la PTA ! Los fondos de la PTA no se deben guarda en el hogar o

ser depositados en una cuenta bancaria personal o escolar

Autorizar

! Utilizar la Forma de Autorización de Pagos para documentar los pagos que se hacen

! Recuerde que nunca debe firmar un cheque en blanco

Revisar

! Un miembro de la mesa directiva, que no tenga la responsabilidad de firmar cheques, revisa los estados de cuenta bancarias de la PTA cada mes

! Utilice el domicilio de la escuela para recibir los estados de cuenta bancarias

Más Información: Para obtener más detalles sobre las funciones de los miembros de la mesa directiva, y la Descripción de Funciones para los oficiales y presidentes, dele un vistazo a la Carpeta

M

ESA

D

IRECTIVA DE LA

PTA

–

R

ESPONSABILIDAD

F

IDUCIARIA PTA deben ser fiscalmente responsables a los miembros y la necesidad de garantizar que se sigan todos los procedimientos financieros. Esta es la responsabilidad fiduciaria de todos los miembros de la junta ejecutiva. 5 SEÑALES DE ALERTA FINANCIEROS • No hay contacto con el tesorero • Sólo 1 firma en los cheques • Los cheques son emitidos sin la aprobación • No hay ningún informe tesorero en las reuniones • El saldo total el menos de lo que había contado el presidente Si usted sospecha fallas en la administración, ¡por favor póngase en contacto con la PTA de su Distrito - lo antes posible!!

FORMA DE VERIFICACIÓN DE DINERO EN EFECTIVO

(Membresía, Recaudación de Fondos, Donaciones)

NOMBRE DE UNIDAD ____________________________________________________________

ACTIVIDAD FECHA

MONEDAS

x 1¢ =

CHEQUES. Incluir una cinta de máquina sumadora con los totales detallados

x 5¢ = x 10¢ = x 25¢ = x 50¢ = x $1 = TOTAL $ BILLETES x $ 1 = x $ 5 = x $ 10 = x $ 20 = x $ 50 = x $100 = TOTAL $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ # $ TOTAL $ TOTAL FINAL $

EXCLUSIVAMENTE PARA USO OFICIAL

Firma________________________________________ Firma________________________________________ Firma________________________________________

Cantidad que se Recibió: $

Firma

Fecha

Cuotas de Miembros

FORMA DE AUTORIZACIÓN DE PAGOS/

SOLICITUD DE REEMBOLSO

INCLUYA TODOS LOS RECIBOS A ESTA DECLARACIÓN DE GASTOS

Nombre

Puesto en la PTA

Domicilio

Ciudad/Código Postal

Teléfono ( ) E-mail

El gasto fue utilizado para:

Lista de Gastos: $

$

$

$

TOTAL DE GASTOS $

Total que se está reclamando arriba $ Menos cantidad que pago por adelantado $

No está reclamando un reembolso $

No hay reclamo – donación a la PTA $ Reembolso a la PTA (Incluir Cheque) $

Firma Fecha

PARA EL USO DEL TESORERO DE LA PTA:

! Actividad de Membresía Aprobada ! Los fondos fueron entregados por la membresía ! Gastos Aprobados por la Mesa Ejecutiva

Número de

Cheque Categoría Cantidad que se Pagó Por Adelantado Gastos Cantidad que se Debe

Firma del Presidente: Fecha:

MIEMBROS DE LA MESA DIRECTIVA: FUNCIONES CLAVE –

ASUNTOS DE LIDERAZGO

Miembros exitosos de la mesa directiva tienen mucho que ofrecer. Al enfocarse en la mejor

manera de cómo comunicarse, colaborar y cooperar con los demás en el trabajo en equipo,

puede hacer la diferencia en su comunidad.

Formas de Comunicar

• Presentar cambios, informes sobre los planes, actividades y proyectos

• Participar activamente en las reuniones

• Participar en capacitaciones, conferencias, talleres en el congreso

• Revisar y hacer cambios a los archivos, materiales y al libro de procedimiento para

entregar a la siguiente persona

Formas de Colaborar:

• Acatar las normas de funcionamiento y las reglas permanentes

• Delegar para compartir el trabajo

• Guiar y aumentar el liderazgo de hoy y del mañana

• Completar tareas y cumplir con los plazos

Formas de Cooperar:

• Confiar en las políticas de la PTA, procedimientos y mejores prácticas

• Conocer las expectativas para cumplir con los deberes de la plaza de la PTA

• Respetar el derecho de la minoría a ser escuchado y el derecho de la mayoría de decidir

• Mantener en confidencia los asuntos y discusiones de la mesa directiva

• Proteger la privacidad de los miembros y no compartir las listas de miembros con

personas externas

Las Mejores Cualidades - Exitosos Miembros de la Mesa Directiva

Entregado liderazgo

confianza metas

diplomacia administración

humor disposición

respeto conocimiento

Delegación/confianza tiempo

Dedicación creatividad

comunicación mentor

flexibilidad tolerancia

tolerancia pasión

PLANIFICACIÓN PTA - PRIMEROS PASOS

Como la nueva mesa directiva, empiece el año bien y haga tiempo para planear el año de la

PTA. Al enfocarse en los 5 pasos básicos, usted puede crear una cultura de integración y

participación en su PTA.

5 Pasos Básicos – Consejos Prácticos:

1. Orientación de la Mesa Directiva –

Como la nueva mesa directiva, reunirse poco

después de la elección para organizarse

! Establecer reglas básicas e identificar metas de la mesa directiva (2-3) para hacer la diferencia en la comunidad

! Estudiar las normas de funcionamiento en conjunto para aprender más acerca de PTA y de quién hace qué

! Repase la Guía de Seguros de Luces Verdes-Amarillas-Rojo para ver cuáles son las actividades de puede patrocinar la PTA

! Examine los archivos del año pasado para ver las ideas e información sobre lo que funcionó bien

2.

Objetivos | Programas: ‘El Que’ –

Establezca un Comité del Programa

! Haga una encuesta en la comunicad para identificar los intereses y prioridades de los programas de la PTA

! Recomiende Ideas para que se establezcan programas que estén alineados con las necesidades de la comunidad y las metas de mesa directiva

! Programe un calendario de la PTA el cual incluya los días festivos y las actividades escolares

3.

Presupuesto: ‘El Como’ –

Establezca un Comité de Presupuesto para desarrollar un

presupuesto preliminar

! Reúna información sobre las partidas presupuestarias para presentar al comité, consejo y asociación

! Haga un estimado de los posibles ingresos y incluya a una hoja calculo con los gastos para determinar su presupuesto

! Recuerde que el presupuesto es sólo un plan y se puede cambiar con la aprobación de los miembros

4.

Membresía: ‘El Quien’ –

Establezca un Comité de Membresía

! Establezca metas para aumentar la membresía examine sus números del año pasado ! Elaborar un plan de promoción para todo el año, basado en los objetivos de su afiliación

! Tome la iniciativa e invite a todos, desde el principio y con frecuencia, para que se unan a la PTA

5.

Participación de los Padres | Recaudación de Fondos: ‘Manos a la Obra’

Establezca

un Comité de Medios y Arbitrios

! Identifique proyectos de recaudación de fondos para conseguir la participación de los padres para apoyar el éxito del estudiante

! Sólo recaudar los fondos necesarios para las actividades de la PTA tal y como se indica en el presupuesto aprobado

! Organizar un evento de recaudación de fondos por cada 3 proyectos de no-recaudación de fondos - la ‘Regla de 3 a 1 '

La asociación aprueba los programas, el presupuesto, el plan de membresía y de recaudación de fondos para el año durante su primera reunión general y antes de que se implementen los planes.

LAS NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DE LA PTA – ¿QUÉ NOS

DICEN?

Piense en las Normas de Funcionamiento como su GPS para administrar y dirigir su PTA sin

problemas. Estas tienen orientación sobre las políticas y prácticas de la PTA. Las Normas de

Funcionamiento también contienen las principales características, reglas y operaciones de

nuestra organización como una organización 501 (c) (3) sin fines de lucro.

La Normas de Funcionamiento nos dicen

acerca de…

Mesa Directiva y Elecciones:

• ¿Qué funcionarios tiene y cómo son elegidos?

• Deberes de los oficiales con breves descripciones de trabajo • Mes de elección anual y cuando empieza el plazo

• Comité de Nominaciones y ¿cuándo y cómo se elige?

Membresía:

• Cómo hacerse miembro

• Cómo definir quién es miembro

• La cantidad de sus cuotas anuales de afiliación

• Las fechas de vencimiento para presentar la membresía per cápita

Reuniones:

• Cuando se llevan a cabo las reuniones de la mesa directiva y de la asociación

• Quórum necesario para aprobar las mociones y los asuntos de la PTA

Comités:

• Qué comités permanentes tiene y lo que hacen • Cómo se forman los comités

• Cómo los presidentes de los comités son elegidos y cuáles son sus deberes

Información de Identificación de la Unidad

• Nombre del Oficial de su PTA

• Números de identificación de su unidad de la PTA Estatal y de la PTA Nacional

• El número de su unidad de Identificación de Empleador (EIN), Número de Organización Benéfica (CT #) y Número de Impuestos de Franquicia (FTB #)

Políticas, Medidas de Acción y Procedimientos

• Las políticas y propósitos básicos de la PTA como una organización no lucrativa • Condiciones para que las unidades permanezcan en “estatus satisfactorio”.

• Cuando se tienen que hacer las cosas requeridas como auditorías y el Informe Anual • PTA Proceso de establecimiento y disolución de una PTA

• Reglas Básicas Permanentes para dirigir a su PTA

• Proceso de como modificar las normas de funcionamiento y la forma de como completar las normas de funcionamiento estándares

COMO MODIFICAR LAS NORMAS DE

FUNCIONAMIENTO Las Normas de Funcionamiento solo se pueden modificar: • Con aviso previo a los miembros • con aprobación de una mayoría de 2/3 de votos de los miembros presentes (sin delegación de voto) Nota: Las propuesta de modificaciones a las normas de funcionamiento deben enviarse a través de canales apropiados a la PTA del Estado California para que sean aprobadas antes de que se presenten a los miembros para su aprobación. Más Información en: www.capta.org www.ptadecalifornia.org

Formulario de Información de Voluntario de la PTA

Favor de completar este formulario y devolverlo con su hijo a las

escuela lo antes posible...

Nombre

Nombre del Estudiante:

Grado:

Nombre del Estudiante:

Grado:

Teléfono:

Correo Electrónico:

Días y Horario Disponible para Ayudar como Voluntario:

! Lunes

! Martes

! Miércoles

! Jueves

! Viernes

! Mañana

! Tarde

Hora Especifica:

! Sólo puedo servir como voluntario en mi casa.

Estoy interesado en ayudar en (marcar todos los que apliquen):

! Preparación de materiales

! Leer a grupos pequeños

! Ayuda de matemáticas a grupos

pequeños

! Chaperón en los paseos escolares

! Ayudar con los proyectos de arte

! Ayudar en la Biblioteca / Centro de

Medios

! Otra actividad: ______________________

! Premios Estudiantiles

! Almuerzo para Maestros

! Feria de Libros

! Maratón de Caminata

! Evento Multicultural

! Evento/Noche de Participación

Familiar

! Otra actividad: ______________________

LIDERES DE LA PTA – MANERAS PARA CONSTRUIR LA

INTEGRACIÓN ESCOLAR

Crear un ambiente acogedor para que todas las familias se sientan bienvenidas, valoradas y conectados entre sí y la escuela es fundamental para el éxito de su PTA. Para construir una cultura de diversidad e integración, y enfóquese en la manera de como romper barreras, y ponga en práctica lo siguiente:

! Formar Un Grupo Diverso de Miembros – Para asegurar que su mesa directiva de la PTA y los

miembros reflejan a su comunidad escolar y a los padres de todos los orígenes

! Comunicación Efectiva –Dar y reunir información en los

idiomas de origen de todos los padres y guardianes

! Encuesta de Padres – Para identificar lo que los

padres necesitan saber para apoyar el aprendizaje de y los objetivos escolares de sus hijos

! Comité de Bienvenida – Identificar formas de hacer que

las familias se sientan que son bienvenidos y son parte de la escuela

! Enlace PTA– Para trabajar más de cerca con el comité ELAC de su escuela

! Noche/Evento de Participación de Padres– Para suministrar consejos y herramientas para las

familias sobre cómo apoyar el aprendizaje y desarrollo de los estudiantes en el hogar

! Representantes del Salón de Clases Bilingües – Para invitar y mantener a las familias al tanto

de lo que sucede en la escuela y para reclutar voluntarios

! Convivencias Sociales – Para construir relaciones mediante la organización de eventos para reunir

a los maestros y a las familias a convivir socialmente

! Asociaciones Comunitarias – Para trabajar con una amplia red de líderes y organizaciones

comunitarias para apoyar el éxito del estudiante y promover la igualdad

! Centros de Recursos para la Familia – Para compartir información de la escuelas y recursos de la

comunidad para satisfacer con las necesidades culturales, sociales, el bienestar y otras necesidades de las familias para motivar a los padres a que visiten

Piense en las Familias – Cuando Programe las Reuniones de Su PTA • Programar las reuniones en los días/horas que las familias puedan participar fácilmente • Cite las reuniones en lugares de la comunidad, como una biblioteca o centro comunitario • Colocar letreros en el idioma de las familias en el plantel escolar para recordarle acerca de las reuniones • Reclute personas bilingües para le den la bienvenida a los padres en su idioma en su reunión • Tener intérpretes presente y traducir los folletos para impulsar la participación de los padres • Ofrezca cuidado de niños y comida en las reuniones para que sea más fácil para las familias trabajadoras participar

Tomar Acción: Para empezar, descargue los Estándares Nacionales de la PTA para Evaluar las

Asociaciones de las Familias e Escuelas, en Inglés o Español, en: www.capta.org | www.ptacalifornia.org

DOCE COSAS QUE HAY QUE

SABER O HACER

1. Membresía – Tenga un plan de campaña membresía para todo el año. Logar que aumente la participación de los padres es uno de los objetivos principales de la PTA. Mantenga un lista al día de los miembros.

2. ‘Estatus Satisfactorio’ – Envié las cuotas, del pago del seguro, el formulario de compensación al trabajador, los informes financieros y el informe anual de horas de trabajo voluntario a la PTA del consejo/ distrito antes de las fechas límite y haga declaración de los impuestos con el IRS y el Estado de California cada año.

3. Oficiales – Elija por lo menos 3 oficiales requeridos por el IRS (presidente, tesorero y secretario) y asegúrese de que su información de contacto es enviada a través de los canales apropiados para que puedan recibir el apoyo, los recursos y la información a la que tienen derecho.

4. Reuniones de la Asociación – Convocar al menos 3 reuniones generales anuales: a principios de año la PTA para aprobar el presupuesto, el informe financiero anual, la auditoría de fin de año, el/los programa(s) para el año en curso; a mediados de año de la PTA para elegir a un comité de nominaciones y adoptar la auditoría de mitad de año; y a principios de la primavera para elegir a los oficiales para el próximo año.

5. Presupuesto –Presente un presupuesto para obtener la aprobación de los miembros en la primera reunión general de la asociación. Solo gastar el dinero que fue aprobado por los miembros en la reunión general y que fueron debidamente registrados en las actas de la PTA. 6. Mejores Prácticas –Obtenga dos firmas válidas en todos los cheques e incluya los recibos de

todos los pagos de cualquier tipo. Nunca pague facturas o reembolsar en efectivo. Presentar las formas de declaración de impuestos para la fecha límite.

7. Actividades – Solo hacer actividades que fueron aprobadas por los miembros en una reunión general y después de que fueron correctamente registradas en las actas de la PTA.

8. Directrices del Seguro – Siga las directrices para las actividades apropiadas de la PTA como se resume en la sección de luz roja/amarilla/verde en la Guía del Seguros a la Prevención y

Perdidas.

9. Normas de Funcionamiento –. Leer las normas de funcionamiento, al menos, una vez al año. Pedir a la mesa directiva que las lean juntos esto una gran manera de orientarles acerca de todos los requisitos y los plazos de sus puestos. Actualizar al menos cada tres años.

10. Auditorias – Hacer auditorías dos veces al año, en enero y julio, o de acuerdo como lo indican las normas de funcionamiento, y presentar copias de sus informes financieros adoptados (los informes de auditoría, incluyendo lista de verificación de auditoría y recomendaciones, el informe financiero de fin de año, el presupuesto) a su PTA de consejo (si usted está en un consejo) o a la PTA de su distrito.

11. Apoyar – Asista a las reuniones de la PTA de consejo y/o distrito – están ahí para ayudarle. 12. Colaborar – Trabajar unidos - los padres, directores, maestros y el personal ¡son todos un