MANUAL INTELISIS INTELISIS MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 Colonia Lomas Altas, C.P

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Knowledge Management

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Ing. Carlos Villanueva Quevedo

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MANUAL INTELISIS 2800

INTELISIS MÉXICO, D.F.

Av. Reforma No 2654

Colonia Lomas Altas,

C.P. 11950

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Tel: + 52 (55) 50 81 12 12

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MANUAL

CONTABILIDAD

Versión 2800

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24 05 06

Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión

2800 Fecha de Emisión 07 / Septiembre / 2005 Elaboró

Lic. Araceli Mendoza Mendoza Revisó

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V. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL ... 11

5. Elementos que integran el Tablero de Control... 11

5.1 Filtros de Búsqueda ... 12 a) Buscar ... 12 b) Movimiento... 12 c) Estatus... 12 d) Fecha ... 13 e) Usuario... 14 f) Sucursal ... 15

5.2 Área de Movimientos Realizados ... 15

5.3 Agrupadores por Moneda ... 18

5.4 Formas de Presentación ... 19

5.5 Botones de Acceso ... 19

VI. PANTALLA DE CAPTURA ... 20

6.1 Ruta de acceso... 20

6.2 Detalle ... 21

6.3 Menús del Movimiento ... 21

6.3.1 Archivo ... 21

6.3.2 Menú Edición ... 24

6.3.3 Menú Ver... 26

VII. MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD... 29

Ruta de Acceso... 29

7.1 Diario... 29

7.1.1 Clave de afectación... 29

7.1.2 Funcionalidad... 29

7.1.3 Afectación del Movimiento ... 29

7.2 Ingresos... 30

7.3 Egresos... 30

7.4 Cierre... 31

7.5. Presupuesto... 32

VIII. EXPLORADORES ... 33

Ruta de Acceso... 33

IX REPORTES ... 34

A. Reportes Contables... 34

9.1 Reporte Balanza de Comprobación... 34

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2 Estado de Posición Financiera (Varios Ejercicios) ... 48

3 Estado de Resultados ... 49

4 Estado de Resultados (Anual) ... 52

5 Estado de Resultados (Presupuesto) ... 53

6 Estado de Resultados (Varios Ejercicios)... 53

7 Origen y Aplicación de Recursos... 54

8. Sistema Detallista ... 55

C. Reportes Fiscales... 56

1 Reporte de Activos Fijos ... 56

2 Reporte Depreciación ... 57

3 Actualización del Capital Social ... 58

4 Actualización del Resultado del Ejercicio ... 59

5 Actualización de los Activos Monetarios... 60

6 Principales Clientes... 62 7 Principales Proveedores ... 63 X HERRAMIENTAS ... 64 10.1 Traspasar Movimientos... 64 10.2 Póliza de Cierre... 66 XI CONTABILIDAD AUTOMÁTICA... 68 11.1 Objetivo... 68

11.2 Automatización de Cuentas Contables... 68

XII AUTOMATIZACIÓN DE CUENTAS CONTABLES... 72

ANEXO 1 – FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD... 74

TABLA DE IMAGENES ... 76

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I. INTRODUCCION

El Módulo de Contabilidad se utiliza para registrar la información y actividades involucradas con la actividad contable de la empresa, en donde se maneja información primordial para mantener una empresa sana y un buen control de los activos de la misma.

Entre las ventajas que proporciona el un módulo de Contabilidad están: ♦ Control diario de movimientos.

♦ Administración confiable de los Ingresos y Egresos.

♦ Facilidad para la generación de cierres por sucursal o por empresa. ♦ Control de presupuestos.

♦ Permite generar reportes rápidamente sin necesidad de realizar ajustes y sin invertir gran cantidad de tiempo.

♦ Concentra información de otros módulos, afectando su funcionamiento. ♦ Generación rápida de pólizas.

♦ Permite transportar datos a Excel® y Acrobat®.

Los movimientos del módulo de contabilidad reciben datos directamente de ventas, inventarios, Contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina y todo aquel módulo que involucre un movimiento contable generado por clientes, proveedores y personal.

Al seleccionar Abrir o Nuevo aparece una forma Tipo Movimiento para

generar/consultar/modificar Pólizas. Los Tipos de Pólizas con los que cuenta el Sistema por omisión son: Diario Ingresos Egresos Cierre

1.1 Objetivo

Mantener un control contable preciso, con información actualizada y segura, obteniendo reportes y control contable en tiempo real, con gran exactitud y confiabilidad.

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II. ACCESO A INTELISIS

Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis.

Imagen 1 – Icono Intélisis En la ventana Acceso Intélisis registre los siguientes datos.

2.1. Descripción de campos

• USUARIO: Registre el nombre de usuario correspondiente. • CONTRASEÑA: Ingrese la contraseña

Imagen 2 – Acceso Intélisis

USUARIO CONTRASEÑA DEMO DEMO

NOTA: Se puede utilizar este usuario y contraseña, sin embargo es necesario que el administrador del sistema establezca permisos, roles y usuarios adecuados.

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Imagen 3 – Selección de empresa

• SUCURSAL: Seleccione el número de sucursal correspondiente.

Imagen 4 – Selección de sucursal Presione el botón

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III ESTRUCTURA DEL ERP

Imagen 6 – Pantalla Principal Intélisis La estructura del ERP esta dada por Menús, Módulos y Movimientos.

• Cuentas: Se refiere a los diferentes catálogos de información con los que cuenta Intélisis. P. ej. Artículos, Personal, Proveedores, etc.

• Módulos: Son las diferentes áreas que conforman una empresa y que controlan una serie de operaciones vitales e interrelacionadas. P. ej. Ventas, Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar, Recursos Humanos, etc.

• Movimientos: Son las operaciones que realizan los módulos. P. ej. Pedido, Factura, Transferencia, Gasto, etc.

IV MOVIMIENTOS DEL MÓDULO

Diario

Ingresos

Egresos

Cierre

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V. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL

Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos / Módulo del sistema

Después de acceder a la ruta antes indicada la primera pantalla que aparecerá será, el Tablero de Control.

NOTA: Para efectos de Ejemplo, se seleccionó el Módulo de Gastos, lo mismo aplica para

cualquier otro módulo.

La barra azul de la pantalla es la Barra de Título, la cual indica el nombre de la ventana y el módulo al cual pertenece el tablero de control.

A. Filtros de búsqueda B. Movimientos realizados C. Agrupadores por moneda D. Formas de presentación E. Botones de Acceso A. Filtros de búsqueda B. Movimientos realizados C. Agrupadores por moneda D. Formas de presentación E. Botones de Acceso

Imagen 7 – Tablero de Control

Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar.

5. Elementos que integran el Tablero de Control

A continuación se mencionarán las partes que integran el tablero, así como se describirá la funcionalidad de los mismos:

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® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 5.1 Filtros de Búsqueda a) Buscar

Imagen 8 – Filtro Buscar

Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro.

Para buscar registros que empiecen con uno o varios caracteres, captúrelos en el campo del Filtro y oprima <Enter>. Puede utilizar el comodín asterisco (*) que le ayuda a considerar cualquier carácter (letra o número) en el orden que lo coloque, es decir al principio, en medio o al final de la cadena.

Por ejemplo: Si teclea CTE* aparecerán elementos como: CTE0001, CTE0002, etc. Para regresar a la vista original, borre el campo del Filtro y teclee <Enter>.

b) Movimiento

Imagen 9 – Filtro Movimiento

Al presionar el botón de este filtro, se desplegará una lista de todos los movimientos que integran el Módulo en el cual se encuentre, y al seleccionar una de las opciones el tablero mostrará la información relacionada con dicha opción.

c) Estatus

Imagen 10 – Filtro Estatus

Este filtro se utiliza para desplegar solo aquellos movimientos cuyo estatus sea el que se indico en este campo. Cada movimiento puede tener estatus diferente.

Al seleccionar el botón se desplegarán todas las posiciones que contempla el sistema de los movimientos para visualizarse en el cuerpo de la pantalla:

a) Todos, muestra todos los movimientos no importando el estatus que tuviesen.

b) Por Autorizar, se agregó esta opción en esta versión en los módulos de Ventas,

Compras, Gastos, CXP y Tesorería. Por autorizar muestra los movimientos que se

encuentren detenidos en espera de autorización. Por ejemplo, en Gastos si el gasto excede el presupuesto.

c) En firme, muestra todos aquellos movimientos que se encuentran validados o

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d) Sin afectar, muestra aquellos movimientos que se han creado en el módulo pero que no han sido afectados. Se distingue por que no contempla ningún icono que indique alguna acción.

e) Por confirmar, muestra los movimientos que necesitan ser confirmados para poder

continuar el flujo.

f) Borrador, esta opción muestra todos los movimientos que al ser afectados quedaron con estatus borrador hasta que se vuelvan a afectar.

g) Pendientes Se muestran aquellos movimientos que están por pasar a concluir su

proceso o pasarán a otra etapa y que están esperando para ser ejecutados. Se

distinguen o se marcan por el icono el cual se antepone automáticamente en el

nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla.

h) Sincronización, Se mostraran todos aquellos movimientos que se han generado por

otras sucursales y los cuales el seguimiento especial lo tiene la matriz.

i) Recurrentes, son todos aquellos movimientos que se generan como una plantilla para gastos que se repetirán en un periodo definido o indefinido. Se distinguen porque se

marcan con el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del

movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla.

j) Concluidos, Se muestran aquellos movimientos que ya terminaron su proceso dentro

del modulo se distinguen porque se marcan con el icono el cual se antepone

automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla.

k) Cancelados, Se muestran aquellos movimientos que fueron eliminados antes de

concluir su proceso por alguna razón dentro del módulo, se marca automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre del movimiento que se desglosa en el cuerpo de la pantalla.

d) Fecha

Imagen 11 – Filtro Fecha

Con este filtro se podrá indicar que se muestren los movimientos realizados agrupados por fecha. Este campo cuenta con varias alternativas para poder visualizar la información en el cuerpo de la pantalla:

a) Todo. Muestra todos los movimientos del módulo que contemplan fecha de

vencimiento.

b) Vigente. Muestra todos aquellos movimientos que se encuentran dentro del periodo establecido antes de su fecha de vencimiento.

c) Vencido. Muestra todos aquellos movimientos que ya sobrepasaron con la fecha

establecida.

d) Hoy. Muestra aquellos movimientos del día.

e) Ayer. Muestra aquellos movimientos que se vencieron el día anterior.

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g) Esta Semana. Muestra aquellos movimientos que se vencieron durante los días de

operación dependiendo de la fecha de hoy, es la que considera el sistema.

h) Semana Pasada. Muestra los movimientos que se vencieron durante los 7 días

anteriores de la fecha de hoy.

i) Semana Próxima. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse durante los

próximos siete días de la fecha de hoy.

j) Este Mes. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse y ya han sido

vencidos, durante el mes activo en el que se esta operando.

k) Mes Móvil. Se muestra aquellos movimientos que se han vencido contemplando un

rango determinado la fecha del día de hoy y la fecha del mes pasado, por ejemplo, entre hoy 25 de septiembre y 25 de agosto del mismo año.

l) Mes Pasado. Se muestra aquellos movimientos que se vencieron el mes anterior en el que estamos trabajando.

m) Mes próximo. Se muestra aquellos movimientos que se vencerán el mes posterior en el que estamos trabajando.

n) Este año. Se muestra todos aquellos movimientos que ya han sido vencidos y que están por vencerse, cuyo periodo es el año activo en el que estamos trabajando.

o) Año Móvil. Se muestra aquellos movimientos vencidos, contemplan la fecha de hoy y la de hace un año.

p) Año Pasado. Se muestra aquellos movimientos vencidos, anteriores al año en el que estamos trabajando.

q) Año próximo. Se muestra aquellos movimientos que se vencerán el año posterior en el que se esta trabajando.

r) Específica. Se muestra aquellos movimientos que se han vencido o se vencerán de

acuerdo a una fecha indicada. Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente pantalla la cual indica el periodo que se desea visualizar.

Imagen 12 – Ventana Fecha específica

e) Usuario

Imagen 13 – Filtro Usuario

Este filtro se utiliza para que el Tablero de Control muestre sólo los movimientos originados por un usuario especifico o de todos, con apoyo del botón se enlistan todos aquellos que están registrados en el sistema, a partir del Menú General/Configurar/Usuarios/Usuarios. (ver Manual de Configuración y Cuentas para mayor información.)

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f) Sucursal

Imagen 14 – Filtro Sucursal

Se utiliza para indicarle al Tablero de Control de que sucursal específicamente se desean ver los movimientos. Se debe considerar que la Matriz es quien da el seguimiento para la conclusión de los mismos, siendo esta, quien concentra todas las acciones de todas las sucursales dentro de este módulo, o en su caso se podrá visualizar todas las sucursales activas registradas en el Sistema.

En la siguiente ventana se visualizan los movimientos realizados en el módulo de que se trate, y los que se muestran son resultado del uso de los filtros antes mencionados. Cabe mencionar que invariablemente al ingresar al Tablero de Control, los movimientos visualizados son los que se encuentran en estatus Pendiente y Sin Afectar.

Imagen 15 – Tablero de Control

Los nombres de columnas también son filtros de información que acomodan los movimientos en orden alfabético ascendente o descendente. Esto se puede realizar al presionar el nombre de la columna.

NOTA: Al presionar el encabezado de la columna <Movimiento>, organizara los movimientos en orden alfabético ascendente y al volver a presionar cambiara el orden de los movimientos a descendente.

El resto de las columnas tienen la misma lógica de funcionamiento.

5.2 Área de Movimientos Realizados

Además de mostrar la información de los movimientos registrados cuenta con un menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del mouse sobre esta área.

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Imagen 16 – Menú secundario Las opciones que presenta son las siguientes:

1. Abrir: Con esta opción se podrá acceder y visualizar el movimiento seleccionado. 2. Propiedades: Al seleccionar esta opción, aparecen las propiedades (resumen) del

movimiento seleccionado en el Tablero de Control. La ventana de Propiedades del

Movimiento sólo es información de consulta, ya que no podrá hacer cambio alguno.

Imagen 17 –Propiedades del movimiento

De forma adicional, aparecen botones para conocer a detalle la información como:

• Posición. Indica los movimientos que originaron el movimiento seleccionado

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• Examinar. Muestra una presentación preliminar del movimiento seleccionado con

sus detalles.

• Anexos. Muestra los documentos digitalizados que se incluyeron en el

movimiento.

• Póliza. En caso de tener una conexión contable para el movimiento, y haber

generado las pólizas, aparecerá habilitado éste botón mostrando la información de la póliza contable generada para el movimiento

• Usuarios. Muestra los usuarios que afectaron el movimiento durante el proceso. • Tareas. Muestra las tareas relacionadas con ese movimiento.

• Tiempos. Muestra el tiempo que se tardó el movimiento es ser afectado por uno o varios usuarios en el proceso.

• Cerrar. Cierra la ventana Propiedades del Movimiento

3. Localizar: Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. Por ejemplo: el Nombre del Movimiento, el Consecutivo, el Concepto, las Fechas de Emisión, etc.

Imagen 18 – Ventana Localizar

4. Localizar Siguiente: Una vez que se indicó en la opción la localización de algún valor, con ésta opción se puede repetir la búsqueda hacia otros movimientos.

5. Imprimir: Esta opción manda imprimir la vista del Tablero de Control con los movimientos que ahí aparecen.

6. Presentación Preliminar: Esta opción muestra una presentación preliminar de la impresión de la información del Tablero de Control.

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Imagen 19 –Ventana Presentación Preeliminar

7. Enviar a Excel: Envía la información del Tablero de Control a Excel en un archivo listo para guardarse con otro nombre.

8. Personalizar Vista: Permite personalizar la vista de acuerdo a las necesidades particulares que se tengan.

Imagen 20 –Ventana Personalizar Vista

5.3 Agrupadores por Moneda

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Está integrado por un conjunto de carpetas que dependiendo el tipo de monedas registradas en el sistema se crean las mismas. Los movimientos generados con “X” moneda se concentrarán en la carpeta correspondiente.

Se considera al agrupador de monedas un filtro más de búsqueda de movimientos.

5.4 Formas de Presentación

ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Actualizar Al presionar este botón se actualiza la _{información generada en el sistema.} Iconos grandes Indica al tablero generar una vista de la _{información en forma de botones grandes.}

Iconos pequeños

Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegara la información en forma de botones

pequeños.

Vista con detalles Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista.

Crear o modificar

plantillas Permite crear plantillas o modificar las existentes.

5.5 Botones de Acceso

BOTÓN DESCRIPCIÓN Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de

los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él.

Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico, para aumentar o disminuir la cuenta por pagar de este.

Al presionar este botón se cerrara la pantalla del tablero de control automáticamente.

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VI. PANTALLA DE CAPTURA

La pantalla de captura de los Movimientos esta integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle.

Imagen 22 – Pantalla Principal Contabilidad

La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos de acuerdo a las necesidades de operación.

6.1 Ruta de acceso

Utilice la siguiente ruta para ingresar a la pantalla de captura del módulo de Gastos. Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / hacer clic en Procesos

Paso 2 Seleccionar el Módulo de Contabilidad

Paso 3 Presionar el botón Nuevo en el Tablero de Control.

Los campos que presenta el encabezado son:

NOMBRE DESCRIPCIÖN Movimiento Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo _{correspondiente.}

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Moneda Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.

Fecha emisión Indica la fecha en que se origino el movimiento, generalmente aparece _{automáticamente la fecha local o del Servidor} Fecha Contable Indica la fecha en que se registro contablemente el movimiento, Concepto Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento

Referencia Detonador de un movimiento generado.

Observaciones Campo abierto para registrar algún comentario sobre el movimiento. Ínter compañía Al activar este check se registrar los movimientos contables de varias _empresas.

6.2 Detalle

Los campos que presenta esta sección son:

NOMBRE DESCRIPCIÖN

Cuenta Cuenta contable asignada al movimiento.

Concepto Selecciona el concepto por el cual se va a contabilizar.

Debe Registra el importe por el cual se desea afectar la cuenta contable al cargo.

Haber Registra el importe por el que se desea afectar la cuenta contable al abono.

Presupuesto Indica si la cuenta contable es considerada para el presupuesto.

6.3 Menús del Movimiento

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Imagen 23 –Menú Archivo

OPCION _RAPIDASTECLAS DESCRIPCION

Nuevo Usando Permite generar un nuevo movimiento, utilizando una pantalla en blanco o una plantilla previamente hecha.

Imagen 24 – opción Nuevo Usando Nuevo Ctrl+N Abre una pantalla de captura para realizar un

movimiento Nuevo.

Copiar mayús.+F11 Copia todos los datos capturados en la pantalla y permite realizar otro movimiento evitando realizar nuevamente la captura de estos.

Abrir ctrl.+A Muestra el tablero de control, con la finalidad de ofrecer la opción de abrir un movimiento ya existente, independientemente del estatus en el que se

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Localizar Mayús.+F3 Esta opción permite

localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda, por ejemplo: El nombre del movimiento, el consecutivo, el Concepto, las Fechas de

Emisión, etc.

Imagen 25 – opción localizar

Guardar Cambios

Ctrl+G Guarda todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura, independientemente del movimientos que se este realizando.

Personal Involucrado

Se registra el personal que tiene ingerencia para la realización del movimiento.

Evaluaciones Las evaluaciones son estadísticas que maneja el sistema y se pueden ocupar para llenar cuestionarios, o alguna forma de evaluación definida por la empresa. Propiedades Muestra la pantalla de propiedades del movimiento.

Imagen 26 – Propiedades del Movimiento La funcionalidad de los botones se describe a continuación:

Posición: Muestra la pantalla de posición de movimiento.

Examinar: Muestra información del empleado y/o empleados que se encuentren en la pantalla de captura.

Anexos: muestra la pantalla para otros datos de los empleados.

Póliza: En caso de que el movimiento tenga asignada una póliza automática, la muestra.

Usuarios: Muestra la pantalla de los usuarios que han realizado algún tipo modificación al empleado.

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Tiempos: No aplica para este modulo.

Cerrar: Cierra la pantalla Propiedades del movimiento Imprimir Ctrl+P Imprime el Movimiento que se este realizando en el

sistema.

Nota: Los datos que imprime son los mismos que se muestran al ingresar a la pantalla oprimiendo el botón Examinar de la pantalla anterior. La forma de estos es la misma.

Presentación Preliminar

Alt.+F11 Muestra la vista preliminar de la impresión

Verificar Analiza si la información cumple con el requerimiento para la aplicación del movimiento, como son datos completos y match de información registrada con las políticas del cliente.

Situación ctrl.+F12 Se selecciona la situación a aplicar.

Sucursal Ctrl.+U Muestra el siguiente cuadro en el cual se puede ver la sucursal en la cual se encuentra el empleado y se ofrece la opción de cambiarla.

Afectar F12 Afecta el Movimiento que se este realizando. Eliminar Elimina el movimiento que se esta realizando y en

automático limpia la pantalla para poder realizar un movimiento nuevo.

Cancelar Ofrece la opción de Cancelar el Movimiento que se este realizando.

Desafectar Ctl-Alt+F12 Permite eliminar la afectación que se había realizado, o se cancela esta.

Enviar Recibir Datos Excel®.

Permite recibir o enviar datos al programa Excel®. Cerrar Alt.+F4 Cierra la pantalla de captura en la cual se este

trabajando.

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Imagen 27 – Menú Edición

Totalizar F8 Genera la suma de los parciales del movimiento, generando un saldo final Totalizado.

Tareas Ctrl.+T Se despliegan las tareas por estatus de estas.

Anexos F4 Muestra la siguiente pantalla en la que se le puede anexar uno o más archivos al movimiento, ya sean imágenes, documentos, etc.

Imagen 28 - Anexos

Diferencias F5 Despliega las diferencias que existen entre los montos Debe y Haber

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Imagen 29 – opción Diferencia

Asistente

Presupuesto F7 Al aceptar el presupuesto se despliega en la pantalla de captura principal, los pagos por meses, desplegando el monto calculado, el periodo y el mes.

Imagen 30 – Asistente Presupuesto 6.3.3 Menú Ver

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Imagen 31 – Menú Ver

Anterior Ctrl+, Con esta opción se puede regresar a un movimiento realizado anteriormente.

Siguiente Ctrl+. Nos ayuda a avanzar a los siguientes movimientos realizados, Hasta llegar al movimiento actual.

Información

de la Cuenta Despliega una pantalla con información de la cuenta que se va a utilizar en el movimiento, pudiendo determinar si se va a utilizar y en que forma.

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Información del proyecto

Despliega una pantalla con toda la información del proyecto

Imagen 33 – Información del Proyecto Tiempos No aplica para este modulo.

Posición del

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VII. MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD

A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo. Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos

Paso 2 Seleccionar el Módulo de Contabilidad

Paso 3 En la pantalla <Tablero de Control - Gastos> presione el botón Nuevo, después seleccione en el campo Movimiento el movimiento a realizar.

NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos.

7.1 Diario

7.1.1 Clave de afectación CON.P

7.1.2 Funcionalidad

La póliza de Diario o Auxiliar se utiliza para registrar las operaciones contables de la empresa a nivel detalle.

7.1.3 Afectación del Movimiento

Al afectar la Póliza de Diario pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, este movimiento no repercute en ningún otro módulo.

En el menú Archivo / Presentación Preeliminar se pueden ver la póliza.

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® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 7.2 Ingresos 7.2.1 Clave de afectación CONT.P 7.2.2 Funcionalidad

El movimiento Ingresos se puede utilizar para registrar únicamente las cantidades de dinero que entran a las cuentas de dinero bancarias o cuentas de dinero tipo Caja.

Al afectar la Póliza de Ingresos pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, este movimiento no repercute en ningún otro módulo.

Imagen 35 – Pantalla Póliza Ingresos

7.3 Egresos

7.3.1 Clave de afectación CONT.P

El movimiento Egresos se utiliza para registrar únicamente las cantidades de dinero que salen de las cuentas de dinero bancarias o cuentas de dinero tipo Caja.

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Al afectar la Póliza de Egresos pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, este movimiento no repercute en ningún otro módulo.

Imagen 36 – Póliza Egresos

7.4 Cierre

7.4.1 Clave de afectación CONT.C

La póliza de Cierre se utiliza para registrar los asientos contables necesarios para concluir un período tal como el traspaso de la cuenta “Resultados de Ejercicio” al Balance General.

Al afectar la Póliza de Cierre pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, este movimiento no repercute en ningún otro módulo.

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Imagen 37 – Póliza Cierre

7.5. Presupuesto

7.5.1 Clave de afectación CONT.PR

Tiene la finalidad de contabilizar los presupuestos que aparecen en cada módulo. 7.5.3 Afectación del Movimiento

Al afectar la Póliza de Cierre pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, este movimiento no repercute en ningún otro módulo.

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VIII. EXPLORADORES

Los Exploradores, son reportes que permiten al usuario consultar información generada por los movimientos de Contabilidad de manera dinámica, ocupando los filtros de búsqueda para presentar la información más detallada, precisa y de acuerdo a las necesidades de quien realiza la exploración

A continuación se detalla la funcionalidad de los exploradores de este módulo. Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / Exploradores

Paso 2 Seleccionar el Módulo de Contabilidad /Contabilidad

Este explorador sirve para verificar el estado de cada una de las Cuentas Contables que se tienen en el sistema, específicamente si el saldo final que tienen en el momento de la consulta es deudor o acreedor. Y a primera vista da la impresión de ser un Balance General resumido, el cual puede ser analizado de acuerdo a las Cuentas Contables que lo componen.

Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana “Explorando – Contabilidad”.

Imagen 38 – Pantalla de Exploradores

Del lado izquierdo de la Ventana se ubica un filtro tipo árbol que contiene los agrupadores de las Cuentas, del lado derecho se despliega el detalle de cada carpeta, como: la Clave, Descripción y aquella información en base al Personalizado de la Vista.

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IX REPORTES

El Módulo de Contabilidad presenta tres tipos de Reportes los cuales son:

A. Reportes Contables

Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / Reportes

Paso 2 Seleccionar el Modulo de Contabilidad

Paso 3 Seleccionar Contables /Seleccionar el reporte que se requiera

9.1 Reporte Balanza de Comprobación

Es una lista de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas de mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos. La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos.

Imagen 39 – Vista Previa Balanza de Comprobación

Campo Descripción

Ejercicio Selecciona el ejercicio del cual se requiere el reporte.

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Al Período Indica hasta cual período comprenderá el reporte.

Con Movimientos Al seleccionar la opción SI el sistema mostrara a detalle cada

uno de los movimientos.

Nivel Seleccionar el nivel al cual es requerido el reporte: Mayor,

Subcuenta o Auxiliar.

De la Cuenta Indica la cuenta a partir de cual debe iniciar el reporte.

A la Cuenta Indica la cuenta hasta la cual abarcara el reporte.

Centro de Costos Selecciona el Centro de Costos que corresponda

Sucursal Específica Indica la sucursal en caso de que se requiera el reporte de

una sucursal específica

Moneda Indica el tipo de moneda para la emisión de reportes.

El sistema muestra la vista Preeliminar del Reporte “Balanza de Comprobación”.

Imagen 40 – Reporte Balanza de Comprobación.

9.2 Libro Mayor

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General. Presenta la suma de cargos y abonos registrados en el libro Diario por cada una de las cuentas por un período específico del ejercicio

Imagen 41 – Vista Previa Mayor Gral

Imagen 42 – Reporte Mayor General

Detalle: Presenta las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario, y el saldo final del mismo mes.

Imagen 43 – vista Previa Mayor Detalle

Imagen 44 – Reporte Mayor Detalle

9.3 Libro Diario General

Es un libro principal de Contabilidad, en él se registran en orden cronológico todas las operaciones realizadas por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

En este libro se encuentra información como:

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La descripción del comprobante.

La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor. La Forma Previa esta compuesta de tres campos y

los iconos de tarea rápida, los campos a configurar para presentar la información son el rango de fechas que son dos y el Movimiento que interesa al usuario

Imagen 45 –Vista previa Diario Gral

CAMPO FUNCIONALIDAD De la Fecha Indicar la fecha en la que debe iniciar el período.

A la Fecha Indicar la fecha hasta la cual comprenderá el período.

Movimiento Selecciona el Tipo del movimiento del cual se requiere el reporte :Presupuesto, Apertura, Diario, Ingreso, Egreso, Cierre

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del moviendo el cual se selecciono durante el periodo delimitado.

Imagen 46 – Reporte Diario General

(38)

Genera un reporte de los auxiliares, en donde se presenta un resumen de los movimientos realizados.

La Forma Previa esta compuesta de diez campos, seleccionando primero el rango de fechas deseadas así como un rango de las Cuentas, la presentación de la información se puede ver mas detallada al seleccionar los agrupadores de éstas, también se puede seleccionar el Movimiento y el Nivel de la Cuenta seleccionada, en la parte inferior se presenta el titulo del Reporte.

Imagen 47 – Vista Preeliminar Auxiliares

De l a Fecha Indica a partir de que fecha debe iniciar el reporte.

A la Fecha Indica hasta cual Fecha comprenderá el reporte.

Movimiento Específico Selecciona el Tipo del movimiento del cual se requiere el

reporte :Presupuesto, Apertura, Diario, Ingreso, Egreso, Cierre

Nivel Indica el nivel de detalle que se requiere el reporte:

Concentrado, Desglosado, Desglosado por Día.

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Imagen 48 – Reporte Auxiliares

9.5 Acumulados

El Reporte presenta la información con base a las cuentas seleccionadas y al ejercicio indicado Muestra los Cargos y los Abonos Acumulados así como el saldo inicial y final.

(40)

Imagen 49 – Vista Preeliminar Acumulados

Nivel Indica el nivel de detalle que se requiere el reporte:

Empresa Selecciona el nombre de la empresa de la cual se requiere el

reporte.

Título Escribe el nombre o título del reporte.

El sistema muestra la vista Preeliminar del Reporte “Acumulados - Contabilidad”.

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9.6 Póliza Concentrada

Imagen 51 – Vista Preeliminar Póliza Concentrada

Período Selecciona el período del cual se requiere el reporte.

Movimiento Selecciona el Tipo del movimiento del cual se requiere el

reporte : Presupuesto, Apertura, Diario, Ingreso, Egreso, Cierre.

El sistema muestra la vista Preeliminar del Reporte “Póliza Concentrada”.

Imagen 52 – Reporte Póliza Concentrada

9.7 Saldo Promedio Diario

Este reporte presenta el saldo diario promedio (suma del saldo diario entre el número de días del mes) que mantienen las cuentas contables durante un período específico de un ejercicio.

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Imagen 53 – Vista Preeliminar Saldo Promedio Diario

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9.8 Saldo Promedio Mensual

Este reporte presenta el saldo promedio mensual (suma del saldo de cada mes entre el número de meses del ejercicio) que mantienen las cuentas contables durante un período específico de un ejercicio.

Imagen 55 –Vista previa Saldo Promedio Mensual

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Imagen 56 – Reporte Saldo Promedio Mensual

9.9 Catalogo de Cuentas

Este reporte presenta en forma de listado el Catalogo de las cuentas contables clasificado por : Cuentas de Mayor, Subcuentas y Auxiliares según se requiera.

Imagen 57 – Vista Previa Catalogo de Cuentas

Nivel: Indica el nivel de detalle que se requiere el reporte:

Titulo Escribe el nombre o título asignado al reporte.

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Imagen 58 – Reporte Catalogo de Cuentas

9.10 Pólizas

Muestra una relación de las pólizas generadas por movimiento específico de un período determinado en un orden numérico o alfanumérico según de requiera

Imagen 59 – Vista Previa Pólizas

Movimiento Selecciona el Tipo del movimiento del cual se requiere el

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® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 Cierre.

Del consecutivo Registra el número de identificación asignado al movimiento.

Orden Indica si se requiere el reporte en orden numérico o

alfanumérico.

De la Fecha Indica a partir de que fecha debe iniciar el reporte.

A la Fecha Indica hasta cual Fecha comprenderá el reporte.

Imagen 60 – Reporte Pólizas

B. Reportes Financieros

Ruta de Acceso

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1 Estado de Posición Financiera

Refleja los derechos y obligaciones que tiene la empresa, así como la integración de su capital.

Imagen 61 – Vista Previa Estado de Posición Financiera

Al Período Selecciona el período del cual se requiere la información.

Con Movimientos Al seleccionar si al emitir el reporte aparecerán detallados

todos los movimientos.

Moneda Indica la moneda en que se realizaron los movimientos.

Título Escribe el nombre o titulo del Reporte

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del movimiento el cual se selecciono durante el período del ejercicio contable.

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Imagen 62 – Estado de Posición Financiera

2 Estado de Posición Financiera (Varios Ejercicios)

Refleja los derechos y obligaciones que tiene la empresa durante varios ejercicios fiscales.

Imagen 63 – Edo de Posición Financiera Anual

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Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del movimiento el cual se selecciono durante los ejercicios indicados.

Imagen 64 – Reporte Estado de Posición Financiera Anuales

3 Estado de Resultados

Este reporte refleja el resultado de las operaciones propias del giro, muestra los conceptos que integran la utilidad en un período determinado.

(50)

Imagen 65 – Vista Previa Estado de Resultados

Del Periodo Indica a partir de cual periodo abarcara el reporte.

Al Período Selecciona el período hasta el cual se requiere la

información.

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del moviendo el cual se selecciono durante un período del ejercicio contable.

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4 Estado de Resultados (Anual)

Este reporte refleja el resultado anual de las operaciones propias del giro.

Imagen 67 – Vista Previa Estado de Resultados Anual

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del movimiento el cual se selecciono durante el ejercicio

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5 Estado de Resultados (Presupuesto)

Imagen 69 – Vista Preeliminar Edo Resultados (Presupuesto)

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del moviendo el cual se selecciono durante el ejercicio

Imagen 70 – Reporte Estado de Resultados (Presupuesto)

6 Estado de Resultados (Varios Ejercicios)

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Imagen 71 – Vista Preeliminar Estados de Resultados Anuales

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del movimiento el cual se selecciono durante varios ejercicios.

Imagen 72 – Reporte Estados de Resultados Anuales

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del moviendo el cual se selecciono durante el ejercicio

7 Origen y Aplicación de Recursos

Este reporte muestra todos los rubros en los que se originan los bienes e ingresos de la empresa así como presenta las deudas y obligaciones de la misma.

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Imagen 73 – Vista Preeliminar Origen y Aplicación de Recursos

Imagen 74 – Reporte Origen y Aplicación de Recursos

8. Sistema Detallista

Este reporte muestra el registro y control en libros en los cuales aparecen las cifras de los inventarios a precio de venta. La determinación de las cantidades de Inventario al Costo bajo este método esta acompañado de la aplicación de los porcentajes acumulados de utilidad por departamento o línea.

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® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 CAMPO FUNCIONALIDAD

Del Departamento: Indicar a partir de cual departamento iniciara el reporte.

Al Departamento: Indicar el departamento hasta el cual se desea la actualización.

A la Fecha: Indicar la fecha a la que se desea el reporte.

Sucursal: Seleccionar la sucursal correspondiente.

Imagen 76 – Reporte Sistema Detallista

C. Reportes Fiscales

Ruta de Acceso

Paso 3 Seleccionar Fiscales /Seleccionar el reporte que se requiera

1 Reporte de Activos Fijos

El origen de la información para la emisión del reporte proviene del Catálogo de Activos Fijos. Y muestra la reexpresión del valor de los activos fijos de la empresa de acuerdo al INPC de un período específico de un determinado ejercicio.

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Imagen 77 – Vista Preeliminar Actualización de Activo Fijo

Registra el rango del período y el ejercicio del cual se requiere el reporte y oprime el icono

El sistema muestra el reporte requerido.

Imagen 78 Reporte Actualización Activo Fijo

Campo Información

Período: Indica el período del cual se requiere la actualización.

Saldo: Valor del Activo Fijo.

Índice: Índice Nacional de Precios al consumidor según la fecha en la que se

trata de reexpresar.

Factor: Factor de actualización de acuerdo al INPC.

Actualización: Importe de actualización.

Ajuste: Diferencia entre el valor Histórico y el valor actualizado.

2 Reporte Depreciación

Paralelamente al ajuste de los Activos Fijos se debe efectuar el de la Depreciación

Acumulada. La Depreciación del ejercicio deberá basarse en el valor actualizado, vida probable, congruencia del sistema depreciación en costos históricos y valor actualizado en tasas, procedimientos y vidas probables.

(58)

El origen de la información para la emisión del reporte proviene del movimiento de Depreciación del módulo de Activos Fijos.

Indica la fecha en la que se requiere la actualización.

Imagen 79 – Vista Preeliminar Actualización de la Depreciación

Al seleccionar el icono el sistema muestra la vista preeliminar del reporte.

Imagen 80 – Reporte Actualización de la Depreciación

3 Actualización del Capital Social

Para la actualización del Capital Social, se deberán de aplicar los índices Generales de Precios para reestablecer el poder adquisitivo del capital aportado por los accionistas.

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CAMPO FUNCIONALIDAD

De la Cuenta: Indicar la cuenta de capital que desea actualizar.

A la Cuenta: Indicar la cuenta hasta la cual se desea la actualización.

Del Período: Indicar el período a partir del cual se desea el reporte.

Al Período: Indicar el período hasta el cual se desea el reporte

Ejercicio. Indica el período del cual es requerido el reporte.

Selecciona el icono

Nota: Solo deberá de considerarse en este reporte las aportaciones al Capital, ya que cuando se realizan los retiros de Capital, se considera el índice del periodo de la aportación de la cual se está realizando el retiro y esto deberá de considerarse aparte, por ejemplo, se hace un retiro en mayo del 2004, pero que proviene de una aportación de noviembre del 2000, deberá de considerarse el índice de noviembre del 2000. El origen de la información para la emisión de este reporte proviene de la Contabilidad

El sistema muestra el reporte de Actualización de Capital Social como se presenta a

continuación.

Imagen 82 – Reporte Actualización de Capital Social

4 Actualización del Resultado del Ejercicio

La Actualización del Resultado del ejerciciotiene como objetivo mostrar el costo de lo vendido con valores de reposición, principalmente de las materias primas que se han consumido.

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Imagen 83 – Vista Preeliminar Actualización de Resultado del Ejercicio Indica el ejercicio del cual se requiere el reporte y selecciona el icono El sistema muestra el reporte como se muestra a continuación.

Imagen 84 – Reporte Actualización del Resultado del ejercicio

5 Actualización de los Activos Monetarios

Con respecto a los Activos Monetarios se puede decir que estas partidas no requieren

corrección ya que son todas aquellas cantidades cuyo valor representan derechos u obligaciones sobre valores nominales de dinero, independientemente de los cambios en el nivel general de precios.

El origen de la información para la emisión de este reporte es la contabilidad en donde se consideran los activos y pasivos con categoría diferente a No monetariopor lo que se deberán clasificar las cuentas contables indicando en el Campo Categoría los activos y pasivos No Monetarios ingresando al Menú Principal / Cuentas /Cuentas Contables /Cuentas Contables.

En la pantalla Cuentas selecciona la carpeta Configuración para indicar con si se trata de una cuenta contable No Monetaria

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Imagen 85 – Pantalla Cuentas

Clasificadas la cuentas Contables ingresa al Menú Principal / Reportes / Contabilidad / Fiscales / Actualización de Activos Monetarios.

Imagen 86 – Vista Preeliminar Actualización de Activos Monetarios

CAMPO FUNCIONALIDAD Período: Indica el período del cual se requiere el reporte.

Ejercicio: Indica el ejercicio del cual se requiere el reporte.

Selecciona el icono

El sistema muestra el reporte de Actualización de Activos Monetarios como se presenta a continuación.

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Imagen 87 – Reporte Actualización de Activos Monetarios

6 Principales Clientes

Presenta una relación de los clientes cuyas compras excedan a $50 000.00 durante el ejercicio.

Imagen 88 –Principales Clientes Selecciona el icono

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7 Principales Proveedores

Presenta una relación de los clientes cuyas ventas excedan a $50 000.00 durante el ejercicio.

Imagen 90 – Principales Proveedores Selecciona el icono

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X HERRAMIENTAS

Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / Herramientas

Paso 3 Seleccionar Traspasar Movimientos

10.1 Traspasar Movimientos

Esta herramienta permite traspasar los movimientos realizados de una cuenta contable a otra. Por ejemplo: se requiere traspasar los movimientos de la cuenta contable 113-02-001 a la

cuenta 113-01-001 del movimiento Ingreso 1 en estatus Concluido del módulo de

Contabilidad.

Imagen 92 –Vista Preeliminar Traspasar Movimientos Se registran los datos solicitados y se presiona el icono

El sistema muestra una ventana de Confirmación indicando los datos del movimiento a realizar, en caso de que los datos sean correctos presionar el botón

.

Imagen 93 - Ventana Confirmación del Movimiento

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De inmediato se despliega la siguiente pantalla de Información indicando el número de movimientos traspasados presiona el botón

Imagen 94 – Información Movimiento Para verificar el movimiento de Traspaso de Movimiento ingresa al Tablero de Control del Módulo de Contabilidad y localiza el movimiento Ingreso 1 y presiona el botón Abrir.

Imagen 95 – Tablero de Control Contabilidad

En el Detalle de la pantalla de captura se observa en el campo Cuenta que efectivamente se realizo el cambio de la Cuenta contable de la 113-02-001 a la cuenta 113-01-001.

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® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 10.2 Póliza de Cierre

Esta herramienta genera en automático un movimiento de cierre en el módulo de Contabilidad. Al ingresar al Menú Principal / Herramientas / Contabilidad / Póliza Cierre el sistema

muestra la siguiente ventana de Confirmación Presione el botón .

Imagen 97 – Confirmación Movimiento Se despliega de inmediato la siguiente

pantalla de Información la cual indica que se creo el movimiento de Cierre.

Imagen 98 – Información Movimiento Ingresa al Menú Principal / Procesos / Contabilidad en el Tablero de Control localiza el Movimiento Cierre

Imagen 99 – Tablero de Control Cierre

Al abrir la póliza de Cierre generada es necesaria agregar manualmente, la cuenta contable respectiva (“Resultado del Ejercicio”, “Pérdida del Ejercicio” o “utilidad del ejercicio” ).

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Imagen 100 – Contabilidad Cierre Una vez registrada la Cuenta Contable ingresa al

Menú Edición / Diferencia para cuadrar la Póliza.

Imagen 101 – Menú Edición

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XI CONTABILIDAD AUTOMÁTICA

La Contabilidad Automática es una herramienta del sistema que genera pólizas automáticas a partir de cualquier proceso administrativo de la empresa (Compras, ventas, gastos, etc.), tomando en cuenta para su automatización los conceptos, cuentas, catálogos, agrupaciones de catálogos y clasificaciones, siempre y cuando la póliza sea activada.

Entre las ventajas que proporciona la Contabilidad Automática están: ♦ Control diario de movimientos.

♦ Administración confiable de los Ingresos y Egresos.

♦ Facilidad para la generación de cierres por sucursal o por empresa. ♦ Control de presupuestos.

♦ Permite generar reportes rápidamente sin necesidad de realizar ajustes y sin invertir gran cantidad de tiempo.

♦ Concentra información de otros módulos, afectando su funcionamiento. ♦ Generación rápida de pólizas.

♦ Permite transportar datos a Excel® y Acrobat®.

11.1 Objetivo

Identificar las funcionalidades del sistema Intélisis con la finalidad de eficientar el proceso Contable-Administrativo en las organizaciones

11.2 Automatización de Cuentas Contables

Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / Configurar

Paso 2 Seleccionar Contabilidad Automática

Paso 3 Seleccionar el módulo que corresponda

El sistema muestra la pantalla Contabilidad Automática – X en la cual se dan de alta las Pólizas correspondientes a cada Movimiento.

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Imagen 101 – Contabilidad Automática Ventas La pantalla muestra los siguientes campos:

CAMPO FUNCIONALIDAD

Folio: Número consecutivo asignado a cada Movimiento.

Clave: Es la clave de afectación Contable del Movimiento.

Nombre(por omisión) Nombre de identificación de cada Movimiento.

Descripción: Campo libre para registrar la principal funcionalidad del

Movimiento.

Tipo Póliza: Permite indicar si es póliza de Diario, Ingresos, Egresos etc.

Estatus Contabilizar: _{Selecciona con ayuda del asistente} _{el estatus del}

movimiento el sistema sugiere: Pendiente, vigente, Procesar y Concluido.

Posiciona el cursor sobre el Movimiento (para nuestro ejemplo: Facturadel módulo de Ventas)

y oprime el icono .

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Imagen 102 – Póliza Automática Ventas

CAMPO DESCRIPCION

Nombre: Escribe el nombre de identificación de la partida de una póliza.

Condición: Se utiliza en Ventas y condiciona una Venta Normal o Venta

Mostrador

Debe: Cargos de la partida.

Haber: Abonos de la partida.

Cuenta Contable: Se elige la generalización para la asignación de la partida Cuenta (por omisión): Indica una cuenta fija.

Omitir Concepto: No toma en cuenta el Centro de Costos para efecto de esa partida.

Omitir Centro de Costos:

Al activar este check el sistema No considera los Centros de Costos Indicados.

Incluir Departamento: Al activar este check el sistema abre una columna adicional llamada Departamento en la vista de la póliza.

Continuando con el ejemplo. Al ingresar al Menú Principal/Procesos/Ventas y abrir un movimiento Factura en estatus Concluido se podrá observar la póliza contable emitida automáticamente.

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Imagen 103 – Tablero de Control Ventas

Ingresa al Menú Ver/Posición del Movimiento, el sistema muestra póliza contable.

Imagen 104 – Póliza Contable Ventas

Al capturar los datos requeridos presiona el icono .

Una vez Configuradas las Pólizas Contables el sistema genera en cada movimiento realizado la póliza respectiva.

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XII AUTOMATIZACIÓN DE CUENTAS CONTABLES

La generalización de una cuenta contable puede ser por:

Imagen 105 – Pantalla Captura Pólizas

Cuenta Contable Descripción

Por Omisión: Se aplica cuando se requiere una cuenta fija (se aplica a todos los módulos).

Tipo Contacto: Se utilizan para agrupar a sub tipos y asignar diferentes cuentas contables. *

Rama Contacto: Son estructuras personalizadas que el usuario crea de acuerdo a sus necesidades.

La rama se utiliza en los siguientes catálogos del sistema: Clientes, proveedores, almacenes, cuentas de dinero, proyectos y en los centros de costos es configurable.

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Cuenta Contable Descripción

Retención contacto: Esta función sirve para utilizar la cuenta de retenciones que se carga en cada cliente, proveedor y personal.

Contacto: Se utiliza para contabilizar a detalle.

Almacén /AF Asigna una cuenta en función del almacén elegido. Rama Artículo: Configura las cuentas contables por ramas de artículos. Artículo: Configura por cada artículo una cuenta contable diferente. Categoría AF: Asigna una cuenta en función de cada categoría de activos fijos. Categoría AF Fiscal: Asigna una cuenta fiscal en unción de cada categoría de activos

fijos.

Clasificación: Son agrupadores que muestran la estructura contable en los módulos de Ventas, Gastos y Atención.

Tabla %: Asigna la cuenta correspondiente según % de IVA. Cuenta dinámica: Da de alta de manera automática una cuenta auxiliar en el

catálogo de cuentas contables.

Concepto: Asigna cada concepto una cuenta contable. Forma Pago: Asigna a cada forma de pago una cuenta contable. Cuenta Dinero: Asigna a cada cuenta de dinero una cuenta contable. Cuenta Destino: Sirve para transferencias bancarias.

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ANEXO 2 – CLAVES DE AFECTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD

MOVIMIENTO CLAVE Diario Cont.P Ingresos Cont.P Egresos Cont.P Cierre Cont.C Presupuesto Cont.PR