Asesoría y Apoyo Dirección de Control Escolar e Incorporación Departamento de Informática y Sistemas Teléfono (01 993) Extensión 2226

(1)

Asesoría y Apoyo

Dirección de Control Escolar e Incorporación

Departamento de Informática y Sistemas

Teléfono (01 993) 3 58 21 00 Extensión 2226

(2)

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN |DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR E INCORPORACIÓN

2

Contenido

VERSION DEL SISTEMA OPERATIVO ... 3

INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE PREINSCRIPCIÓN 2016-2017 ... 6

CONTRASEÑAS DE ACCESO ... 9

ACCESO AL SISTEMA ... 10

MÓDULO DE ESCUELA ... 14

MÓDULO DE ALUMNOS ... 15

CAPTURA DEL ASPIRANTE ... 15

POR FOLIO ... 17

SIN ANTECEDENTE ESCOLAR ... 18

DATOS DEL ASPIRANTE ... 19

DATOS DEL PADRE ... 23

DATOS DE LA MADRE... 24

DATOS DEL TUTOR ... 25

FICHA DE PREINSCRIPCIÓN ... 27

ELIMINAR ALUMNOS PREINSCRITOS ... 28

MÓDULO DE GRUPOS ... 30

MÓDULO DE ESTADÍSTICA ... 31

MÓDULO DE REPORTES... 33

HERRAMIENTAS ... 36

MÓDULO PARA GENERAR EL ARCHIVO DE ENTREGA ... 37

RESPALDO ... 40

RESTAURACIÓN ... 42

VERIFICAR ARCHIVO DE ENTREGA ... 43

UTILERÍAS ... 45

AUMENTAR LA CAPACIDAD DE INSCRIPCIÓN ... 45

(3)

3

VERSION DEL SISTEMA OPERATIVO

Para la instalación del Sistema de Preinscripción, es necesario que conozca qué Sistema Operativo tiene su computadora. Para saberlo. Realice lo siguiente:

Haga clic derecho en Equipo. Haga clic en Propiedades.

Se muestra la siguiente ventana:

Propiedades Equipo

En tipo de sistema operativo muestra si es de 32 o 64 bits, para este ejemplo el sistema operativo es de 64 bits.

(4)

4

Después de saber qué sistema operativo tiene su computadora. Introduzca el CD en la Unidad del CD-ROM. Se mostrará la siguiente ventana:

A) Para instalar el Sistema en los Sistemas Operativos Windows XP, Windows Vista, Windows 7.

1. Haga clic en SIPAEB 2016.

2. Continúe con el Apartado de Instalación del Sistema de Preinscripción 2016-2017 A) B) SIPAEB 2016 C) Consulte el manual de instalación

(5)

5 B) y C)Para instalar el sistema en los Sistemas Operativos Windows 8,

8.1yWindows 10,Seleccione la utilería de acuerdo a su Sistema operativo

Se muestra la siguiente ventana: 1. Haga clic en Next

Se muestra la siguiente ventana:

Después que se completa el porcentaje. Se muestra la siguiente ventana:

2. Presione cualquier tecla. Se muestra la ventana Inicial.

3. Haga clic en SIPAEB 2016 (Windows 8 y 8.1ó Windows 10)

4. Continúe con el Apartado de Instalación del Sistema de Preinscripción 2016-2017

Utilería

SIPAEB 2016 (Windows 8 y 8.1

(6)

6

INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE PREINSCRIPCIÓN 2016-2017

1. Después seleccionar el SIPAEB2016,aparece la siguiente pantalla. Haga clic en

siguiente.

2. Aparece la siguiente pantalla, donde se especifica la ruta en la que será instalado el programa. Haga clic en siguiente.

3. La siguiente pantalla que específica que el sistema está listo para instalarse.

4. Haga clic en siguiente.

NOTA: Si desea instalar varias escuelas en una sola computadora. Teclee en Nombre del Acceso Directo, la Clave de la Escuela (CCT)

Siguiente Capture su CCT Siguiente

(7)

7

5. En esta pantalla se muestra el proceso de instalación, donde se están cargando todos los archivos del sistema en su computadora.

(8)

8

6. Aparece la siguiente pantalla indicando que se ha instalado correctamente.

7. Haga clic en aceptar para finalizar la instalación.

8. Concluida la instalación, en el escritorio de su computadora, apareceráel íconodelSISTEMA y del MANUAL DE USUARIO, como se muestra a continuación.

Aceptar

ICONO MANUAL DE USUARIO

En caso de haber capturado su CCT, el ícono aparecerá de la siguiente manera. (Consulte el paso 2de la instalación del sistema)

(9)

9

Para tener acceso al sistema, necesita saber el usuario y la contraseña.Continúe en el apartado de Contraseñas de Acceso.

CONTRASEÑAS DE ACCESO

Para acceder al SISTEMA, debe conocer el usuario y la contraseña; los cuales varían según el nivel escolar.

A continuación se muestra una tabla con tales datos, para facilitar su acceso.

NIVEL EDUCATIVO USUARIO CONTRASEÑA

PREESCOLAR ADMINISTRADOR 123

PRIMARIA ADMINISTRADOR 123456

SECUNDARIA ADMINISTRADOR 123

En caso de que se trate de la U.R.S.E. o el área indicada para Recibir la información, seleccione el nivel educativo y en la siguiente tabla se indican los datos para su acceso. Cabe señalar que este usuario no permite la captura de información exclusivamente sirve para Verificar la Entrega.

ESCUELA USUARIO CONTRASEÑA

(10)

10

ACCESO AL SISTEMA

Para ejecutar el sistema.

1. Haga doble clic sobre el íconoSIPAEB que se encuentra en el escritorio de su computadora.

2. Aparecerá la ventana de inicio del SISTEMA, haga clic en Nivel.

3. A continuación se despliegan los tres niveles de Educación Básica, debe seleccionar el Nivel Educativo en el que se encuentra su Escuela.

SIPAEB

NIVEL

Seleccione el Nivel

(11)

11

4. Capture el CCT (Clave del Centro de Trabajo) de su Escuela y pulse la tecla ENTER.

5. Automáticamente se muestran los datos de su CCT, de clic en el botón Ingresar para continuar.

Capture el CCT, pulse ENTER.

(12)

12

6. Aparece la pantalla donde debe capturar su Usuario y Contraseña, loscuales se dieron a conocer en el apartado anterior.

Se mostrará un mensaje dependiendo del tipo de escuela que sea; pulse aceptar para continuar.

 ESCUELA CONSOLIDADA.- En la escuela no habrá crecimiento de matrícula  ESCUELA NO CONSOLIDADA

(13)

13

7. A continuación se muestra la pantalla principal, con los Módulos del sistema como son:

 ESCUELA

 ALUMNOS.- Haga clic en el ícono de ALUMNOS y aparecerá la pantalla para capturar.

 GRUPOS  ESTADÍSTICA  REPORTES

 GENERAR ARCHIVO DE ENTREGA

 SALIR ESCUELA GRUPOS REPORTES SALIR DEL SISTEMA GENERAR ARCHIVO DE ENTREGA ESTADÍSTICA ASPIRANTES

(14)

14

MÓDULO DE ESCUELA

En este apartado se muestra el nombre completo del Director y los datos del Supervisor Escolar; si existen cambios o están vacíos favor de actualizarlos y haga clic en GUARDAR.

GUARDA

NOTA: SI LOS DATOS DEL SUPERVISOR NO SON CAPTURADOS, EL SISTEMA NO PERMITIRÁ GENERAR SU ARCHIVO DE ENTREGA.

(15)

15

MÓDULO DE ALUMNOS

CAPTURA DEL ASPIRANTE

Antes de iniciar la captura de datos, debe seleccionar el Grado, Turno, Área y Grupo en el que Capturará al Aspirante. El sistema mostrará solo las clave de las áreas, en la siguiente tabla se describe cada una de las áreas de discapacidad.

AREA

Autismo AU

Audición y Lenguaje AUL

Ceguera y Debilidad Visual CDV

Discapacidad Auditiva DA

Discapacidad Intelectual DI

Discapacidad Motriz DMO

Discapacidad Visual DV

Transtornos Neuromotores TNE

Ninguno NN

Una vez realizada su selección, pulse el botón AGREGAR para que permita su captura

A continuación se detallan las distintas formas de Capturar a un Aspirante; según el nivel al que aspire.

GRADO TURNO GRUPO ÁREA

CARGAR ALUMNOS

(16)

16

TIPOS DE CAPTURA

La pantalla está compuesta por varios apartados; los cuales se explicarán a detalle más adelante.

 POR FOLIO(NO APLICA PARA PREESCOLAR)

 CAPTURA DE DATOS DEL ASPIRANTE, CUANDO NO TIENE ANTECEDENTE ESCOLAR (APLICA PARA LOS 3 NIVELES)

NOTA: SUS ALUMNOS PREINSCRITOS APARECERAN EN COLOR NEGRO; UNA VEZ QUE SE EXCEDA EL TOTAL DE ALUMNOS AUTORIZADOS, SE MOSTRARAN EN ROJO.

PARA INCREMENTAR ALUMNOS, USTED DEBERÁ PONERSE EN CONTACTO CON LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN PARA QUE SE LE AUTORICE DICHO AUMENTO.

EN EL APARTADO DE UTILERIAS, DE ESTE MANUAL SE EXPLICA EL PROCEDIMIENTO QUE SEGUIRA EN EL SISTEMA.

(17)

17

POR FOLIO

(APLICA PARA PRIMARIA Y SECUNDARIA)

Para CapturarunAspirante a 1º de Primaria, que presenta su Reporte de Evaluación de 3º de Preescolar del ciclo escolar actual.

Para Capturar a un Aspirante a 1º deSecundaria, que presenta su Reporte de Evaluación de 6º de Primariadel ciclo escolar actual.

1. Teclee el Folio del Reporte de Evaluación 2. Presione la tecla Buscar.

.

Automáticamente se muestran los datos del Aspirante. Reporte de

(18)

18

Continúe en el apartado B. Datos del Aspirante

SIN ANTECEDENTE ESCOLAR

(APLICA PARA LOS 3 NIVELES)

Debe introducir todos los datos del Aspirante en el apartado Nombres del Alumno, los cuales se refieren a:

1. Primer Apellido 2. Segundo Apellido 3. Nombre (s) 4. Sexo 5. Fecha de Nacimiento 6. Entidad de Nacimiento 7. Curp (Homonimia)

Continúe en el Apartado C. Domicilio y Hermanos del Aspirante DATOS DEL

(19)

19

DATOS DEL ASPIRANTE

Si se realiza la Preinscripción por folio, automáticamente se muestran los datos del Aspirante, debe revisar si se muestra la homonimia de la CURP, de no ser así y en caso de que el tutor presente la CURP, debe capturarla.

C. DOMICILIO

Continúe capturando el domicilio, compuesto por municipio, calle, número y colonia.

DOMICILIO DEL ASPIRANTE

(20)

20

D. ESCUELA DE PROCEDENCIA DEL ASPIRANTE (NO APLICA PARA PREESCOLAR)

Continúe capturando los datos de la Escuela de Procedencia, compuesto por CCT (completo), Nombre de la Escuela; si se realiza la Preinscripción por folio, automáticamente se muestrandichos dato, elSector, Zona y Localidad se encontrarán impresos en la Ficha de Preinscripción.

En caso de que el CCT de Procedencia sea de otro Estado; aparecerá el siguiente mensaje.

DATOS DE LA ESCUELA DE PROCEDENCIA (NO APLICA PARA

(21)

21

Seguidamente, deberá agregar dichos datos en la pantalla que se muestra a continuación.

Una vez capturados, pulse el botón Guardar.

Aparecerá la pantalla indicando que se agregaron los datos, pulse el botón Aceptar.

Guardar

(22)

22

HERMANOS DEL ASPIRANTE

Indicar si el alumno tiene algún hermano en la escuela, si es así deberá especificar el grado, grupo y turno en el que se encuentra.

Una vez capturados los datos del Aspirante, haga clic en el botón Siguiente. Si tiene información pendiente, el sistema mostrará el siguiente mensaje.

¿Tiene Hermanos

en esta Escuela?

(23)

23

DATOS DEL PADRE

Al pasar a la siguiente pantalla, muestra el primer apellido del aspirante como primer apellido del Padre; de ser así continúe con la captura; sino corrija los datos conforme los aporte el tutor.

Debe introducir los datos del Padre:  Nombres

 Domicilio y Teléfono  Grado de Escolaridad

Una vez capturados los datos del Padre, haga clic en el botón Siguiente. DOMICILIO Y TELÉFONO NOMBRES DEL PADRE GRADO DE ESCOLARIDA D SIGUIENT

(24)

24

DATOS DELAMADRE

Al pasar a la siguiente pantalla, muestra el segundo apellido del aspirante como primer apellido dela madre; de ser así continúe con la captura; sino corrija los datos conforme los aporte el tutor.

Debe introducir los datos delaMadre:  Nombres

 Domicilio y Teléfono  Grado de Escolaridad

Una vez capturados los datos delaMadre, haga clic en el botón Siguiente. DOMICILIO Y TELÉFONO NOMBRES DELA MADRE SIGUIENT GRADO DE ESCOLARIDA

(25)

25

DATOS DEL TUTOR

En este apartado, debe elegir al tutor del Aspirante, puede ser el Padre, Madre u Otro; en caso de elegir Otro, debe especificar el parentesco.

En las siguientes pantallas se muestra un ejemplo para agregar un tutor que no se incluya en la lista.

Debe capturar todos los datos de la persona que fungirá como Tutor del Aspirante, incluyendo su grado de escolaridad.

DATOS DEL TUTOR

(26)

26

Si elige al Padre o Madre, automáticamente aparecen sus datos personales capturados en los apartados anteriores. Pulse el botón grabar.

Aparece el siguiente mensaje que indica que el Alumno fue Registrado Correctamente; pulse ACEPTAR para continuar; yautomáticamente le mostrara la Ficha de Preinscripción.

GRABA

(27)

27

FICHA DE PREINSCRIPCIÓN

Al pulsar el botón Grabar le mostrará el siguiente formato con los datos del Aspirante, de los Padres y del Tutor.

(28)

28

Al cerrar la ficha de Preinscripción automáticamente muestra a los alumnos inscritos en la parte de arriba.

ELIMINAR ALUMNOS PREINSCRITOS

Para eliminar alumnos, Haga clic en el alumno que desea eliminar y haga clic enELIMINAR ALUMNOS PREINSCRITO S ALUMNO A ELIMINAR ELIMINAR

(29)

29

Aparecerá el siguiente mensaje donde debe confirmar la eliminación del alumno, si es el caso pulse SI.

Se mostrara nuevamente la lista de alumnos sin el alumno que ya fue eliminado, de no ser así, pulse el botón CARGAR.

SI

(30)

30

MÓDULO DE GRUPOS

ELIMINAR GRUPOS

En caso de alguna equivocación al crear su grupo, si desea borrarlo, seleccione el grupo deseado, haga clic en eliminar y el sistema eliminará el grupo, como se muestra en los siguientes ejemplos.

(31)

31

MÓDULO DE ESTADÍSTICA

En el apartado de Estadística, debe realizar la actualización de la estructura del Ciclo Escolar Actual de su Escuela.

Si desea verificar los datos que tiene su escuela en control escolar haga clic en el botón VER ESTRUCTURA DE CONTROL ESCOLAR ACTUAL.

En la sección Estadística de la Escuela en Control Escolar se muestra la distribución del total de alumnos en los grupos.

CERR ESTADÍSTICA

DATOS DEL CICLO ESCOLAR ACTUAL EN SU ESCUELA

VER ESTRUCTURA DE CONTROL ESCOLAR

(32)

32

 ESTADÍSTICA ACTUAL

Debe actualizar los datos de su Escuela, Total de Alumnos y Total de Grupos del Ciclo Escolar Actual;según como se encuentren ahora distribuidos los alumnos en su escuela, en este apartado y pulse el botón GUARDAR, como se indica en la siguiente pantalla

NOTA: SI LOS DATOS ESTRUCTURA DEL CICLO ESCOLAR ACTUALNO SON CAPTURADOS, EL SISTEMA NO PERMITIRÁ GENERAR SU ARCHIVO DE

(33)

33

MÓDULO DE REPORTES

El Módulo de Reportes comprende 3 apartados:

1. Registro de Inscripción de Alumnos 2. Reporte de Entrega a Planeación

3. Registro de Inscripción con Datos Estadísticos

Seleccione la opción adecuada y continúe indicando el GRADO, TURNO O GRUPO, según sea el caso seleccionado y pulse el botón IMPRIMIR.

A continuación se muestra en vista previa los reportes para continuar con su impresión, pulse clic en el icono de la impresora, para Salir pulse la X.

IMPRIMIR GRADO MODO DE GRUPO TURNO TIPO CERRAR

(34)

34

1. Registro de Inscripción de Alumnos

(35)

35

(36)

36

HERRAMIENTAS

El módulo de Herramientas cuenta con 3 opciones:

 Generar Archivo de Entrega  Restauración

 Verificador de la Información

(37)

37

MÓDULO PARA GENERAR EL ARCHIVO DE ENTREGA

Al presionar la opción Generar Archivo de Entrega, se muestra la siguiente pantalla, haga clic en Examinar.

Aparece la siguiente pantalla donde debe seleccionar la ruta en donde desea guardar su información. Cabe señalar que automáticamente trae el nombre del archivo de acuerdo a la Clave de su Escuela (CCT). Pulse Guardar

EXAMINA

NOTA:NO DEBE CAMBIAREL NOMBRE DEL ARCHIVO, YA QUE CON ÉSTE SE IDENTIFICARÁ SU INFORMACIÓN EN EL ÁREA DE CONTROL ESCOLAR.

(38)

38

En la siguiente pantalla haga clic en Enviar

Se mostrará la siguiente pantalla que indica que se creó el archivo correctamente, pulse Aceptar.

Enviar

(39)

39

 Posibles dificultades para Generar su Archivo de Entrega

Haga clic en aceptar y regrese al apartado de Registro de Director y Supervisor para hacer los cambios pertinentes; una vez realizados, vuelva a Generar su Archivo de Entrega.

Haga clic en aceptar y regrese al apartado de Captura de Aspirantes, para agregar a los alumnos; una vez capturados, vuelva a Generar su Archivo de Entrega.

Haga clic en aceptar y regrese al apartado de ESTADÍSTICA, para Actualizar susDatosde la Estructura del Ciclo Escolar Actual, vuelva a Generar su Archivo de Entrega.

NOTA: SI LOS DATOS DEL SUPERVISOR NO SON CAPTURADOS, EL SISTEMA NO PERMITIRÁ GENERAR SU ARCHIVO DE ENTREGA Y MOSTRARÁ LA SIGUIENTE

NOTA: SI NO HA CAPTURADO NINGÚN ALUMNO, EL SISTEMA NO PERMITIRÁ GENERAR SU ARCHIVO DE ENTREGA Y MOSTRARÁ LA SIGUIENTE PANTALLA

NOTA: SI LOS DATOS ESTRUCTURA DEL CICLO ESCOLAR ACTUALNO SON CAPTURADOS, EL SISTEMA NO PERMITIRÁ GENERAR SU ARCHIVO DE ENTREGA

(40)

40

RESTAURACIÓN

La restauración tiene como objetivo, unir la información ya sea que se haya capturado un toda la escuela y se desee llevar a otra computadora o bien un grado o un grado y turno o grado, turno y grupo.

Ejemplo: Si se capturó 1ero. De primaria en una computadora y 2 do. En otra computadora, dicha información se puede unir. Para lo anterior mencionado se tiene que realizar un respaldo y restauración.

Restauración cuenta con dos opciones:  Respaldo

 Restauración

RESPALDO

Para generar un respaldo realice lo siguiente:

Haga clic en Herramientas—Restauración—Respaldar información. Aparece la siguiente pantalla.

Para el siguiente ejemplo se realizara el Tipo de respaldo total Haga clic en Tipo

(41)

41

Después de Seleccionar los datos anteriores la pantalla se muestra así:

Haga clic en Respaldar. Aparece la siguiente pantalla

La figura de arriba indica, la carpeta en donde se va a guardar el respaldo, para efectos de ejemplo en el escritorio de la computadora se creó una carpeta con el nombre de Respaldo, Así como el nombre del archivo de respaldo.

Haga clic en Guardar

RESPALDAR

Carpeta Respaldo, esta se encuentra en el escritorio de la computadora

El nombre del archivo de respaldo, es la clave de la escuela

(42)

42

RESTAURACIÓN

Haga clic en Herramientas—Restauración—Restaurar información. Aparece la siguiente pantalla.

Haga clic en Examinar Aparece la siguiente ventana

Haga clic en el Archivo de respaldo

Haga clic en Abrir. Aparece la siguiente ventana.

El nombre del archivo de respaldo, es la clave de la escuela

Abrir

(43)

43

Haga clic en Restaurar

VERIFICAR ARCHIVO DE ENTREGA

Al presionar la opción Verificar Archivo de Entrega, se muestra la siguiente pantalla, haga clic en Examinar.

En la siguiente pantalla localice y seleccione el archivo, contiene su clave de Escuela (CCT) y pulse Abrir

(44)

44

A continuación aparecerá una pantalla con los datos que se encuentran en el archivo de entrega.

Haga clic en los diferentes apartados para revisar su información, para salir haga clic en cerrar.

ABRIR

(45)

45

UTILERÍAS

AUMENTAR LA CAPACIDAD DE INSCRIPCIÓN

El sistema cuenta con una opción en la que podrá Aumentar la Capacidad de Inscripción haga clic sobre la opción indicada y le aparecerá la siguiente pantalla.

A continuación aparece la siguiente pantalla donde debe especificar un COMANDO (CLAVE) el cuál será proporcionado por el área de Sistemas de Control Escolar; cabe señalar que ésta se le proporcionará una vez que le sea autorizado por el área responsable. COMANDO CAPACIDAD ACTUAL POR GRADO CANTIDAD A AUMENTAR UTILERÍA _{AUMENTAR LA} CAPACIDAD

(46)

46

AYUDA

En este apartado le mostrará la opción de Manual de Usuario; haga clic y automáticamente le abrirá dicho manual.

MANUAL DE USUARIO

(47)

47

SALIR

Para salir del sistema, deberá pulsar el icono SALIR o hacer clic sobre la X de la parte superior derecha.

SALIR