MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE

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DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES

MUEBLES DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE

VERSIÓN 1.0 MAYO 2013

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Este Manual elaborado por la Dirección de Organización y Sistemas en coordinación con las Unidades de Bienes Nacionales, adaptado a los lineamientos exigidos por el Ministerio de Finanzas a través del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF), entrará en vigencia cuando sea discutido y aprobado por el Consejo Universitario.

Para efectos de actualización, este instrumento será evaluado cada año por esta Dirección, con el objetivo de mantener la pertinencia de los Procedimientos y el apego de las Normas a la vigente legislación, para así evitar su rápida obsolescencia. Elabora Departamento de Evaluación de Sistemas Revisa Director DOSI Aprueba Consejo Universitario

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El presente Manual y su contenido, es para uso interno de la Universidad de Oriente. Por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no puede ser modificado total o parcialmente sin la autorización expresa de la Dirección de Organización y Sistemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente Manual de Elaboración y Control de Documentos. La inobservancia a ésta disposición, será sancionada de acuerdo a lo contemplado en el vigente Manual de Normas y Procedimientos del Régimen Disciplinario de la Institución, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales que la legislación aplicable sobre la materia establezca.

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VIGENCIA Y APROBACIÓN……….. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN………. OBJETIVO Y ALCANCE………...…………..… BASE LEGAL………...……….…… GLOSARIO………...……..……….. NORMAS……….……….. PROCEDIMIENTOS……… Para la Incorporación de los Bienes Muebles Adquiridos por Órdenes de Compra………..………

Para la Incorporación de Bienes Muebles Donados a la Universidad de Oriente………...………..

Para la Incorporación de los Bienes Muebles por Traslado a Dependencias de otros Núcleos Universitarios………

Para la Incorporación de Bienes Muebles Producidos en los Talleres de las Unidades de Servicios Generales………..……

Para la Desincorporación de los Bienes Muebles………..

Para la Desincorporación de los Bienes Muebles por Robo o Extravío...

Para el Registro y Control de la Toma Física del Inventario de Bienes Muebles……….. PÁG. 2 3 5 6 9 13 25 25 28 38 45 52 61 70

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OBJETIVO

• Establecer de una forma clara y concisa los criterios, las Normas y los Procedimientos administrativos inherentes a la administración, registro, guardia y custodia de los Bienes Muebles de la Universidad de Oriente, en el marco de las vigentes regulaciones legales y en especial adaptado a los lineamientos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas “SIGECOF” del Ministerio de Finanzas.

• Garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los Procedimientos de todas las Unidades de Bienes Nacionales de la Universidad de Oriente, lo cual permitirá: una efectiva y eficiente administración del proceso Registro y el Control de los Bienes Muebles de la Institución, ofrecer una vía para facilitar las auditorías administrativas y evaluación de gestión y disminuir la discrecionalidad de los funcionarios de las Unidades de Bienes Nacionales.

• Determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de asegurar un adecuado control interno y externo por parte de los organismos competentes.

ALCANCE

El presente Manual es aplicable a las Unidades de Bienes Nacionales de la Universidad de Oriente. Su alcance abarca los Procedimientos para el registro, incorporación, donación, traslado y Desincorporación de los Bienes Muebles que conformar el patrimonio de la Institución y que son administrados por las Unidades de Bienes Nacionales de la institución.

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CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

(Publicada en Gaceta Oficial Nº 5.453 (Extraordinaria) de fecha 24 de marzo de 2000).

LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS

(Gaceta Oficial Nº 39.165 de fecha 24 de abril de 2009)

LEY SOBRE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS

(Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.891 del 31 de julio de 2008).

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO

(Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.891 del 31 de julio de 2008. Presidencia de la República. Decreto Nº 6.233 de fecha 31 de julio de 2008).

LEY ORGÁNICA QUE REGULA LA ENAJENACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO, NO AFECTOS A LAS INDUSTRIAS BÁSICAS.

(Gaceta oficial Nº 3.951, del 7 de enero de 1987)

LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL

(Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001).

LEY ORGÁNICA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

(Decreto Nº 6.286 del 30 de julio de 2008).

LEY DE UNIVERSIDADES

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LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN

Gaceta Oficial Nº 5.637. Extraordinaria de Fecha 07 de abril de 2003.

LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

(Gaceta Oficial Nº 2.818 de fecha 01 de julio de 1981).

REGLAMENTO PARCIAL Nº 4 DE LA LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO, SOBRE EL SISTEMA DE CONTABILIDAD

(Gaceta Oficial Nº 38.333 de fecha 12 de diciembre de 2005).

REGLAMENTO DE LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL

(Gaceta Oficial Nº 39.240 de fecha 12 de agosto de 2009).

GACETA OFICIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Nº 051

(Resolución CU Nº 042 de fecha de 09 de diciembre de 1986).

NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PÚBLICO

Gaceta Oficial Nº 36.100 de fecha 04 de diciembre de 1996.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17 de junio de 1997.

MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO SOBRE UN MODELO GENÉRICO DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA FUNCIONALMENTE, DICTADA POR LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA MEDIANTE PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 004-2005.

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INSTRUCTIVO PARA TRAMITAR LA SOLICITUD DE ENAJENACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO ANTE EL CEMBISP

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Almacén: Unidad responsable de la Recepción y custodia de los Bienes Muebles

adquiridos por la Institución mediante el proceso de compras, donación o traslado de los mismos.

Bienes: Son cosas y mercancías que poseen valor económico y por ende son

susceptibles de ser valuados en términos monetarios, se intercambian y tienen alguna demanda por parte de personas u organizaciones que consideran que reciben un beneficio al obtenerlos.

Bienes Muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a

otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaran depositados.

Bienes Nacionales: Son aquellos Bienes Muebles o Inmuebles, derechos y

acciones que por cualquier título entraron a formar el Patrimonio de la Nación al constituirse ésta en Estado Soberano, y los que por cualquier título hayan adquirido o adquiera la Nación o se hayan destinado o se destinaren a algún establecimiento público nacional o a algún ramo de la Administración Nacional.

Compras: Adquisición de Bienes Muebles, Materiales y/o Servicios mediante el

pago de dinero.

Contrataciones Públicas: Es el procedimiento competitivo de selección de un

contratista, cuyo llamado ha sido publicado en los medios previstos por la vigente Ley de Contrataciones Públicas y el Reglamento, en el que puede participar cualquier persona natural o jurídica, previo cumplimiento de los requisitos establecidos.

Costo: Es el gasto económico que representa la fabricación de un Producto, Bien o

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Cotización: Documento comercial que contiene una oferta de bienes o servicios

que un proveedor entrega a un posible comprador.

Dependencia Solicitante: Es aquella Unidad Administrativa con recursos

presupuestarios y financieros, ubicada dentro de la Estructura Organizativa de la Institución.

Desincorporación por Robo o Extravío: Se utiliza en casos de Robo o extravío de

Bienes Muebles que están adscritos a alguna Dependencia.

Desincorporación por Reparación Antieconómica: comprende a las desincorporaciones del o de los Bienes Muebles que por su reparación no es rentable para la Institución.

Desincorporación por Venta: Comprende la Desincorporación de Bienes Muebles

por venta que se efectúa conforme a las disposiciones de la Ley Orgánica que regula la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las Industrias Básicas. Los comprobantes serán las planillas de liquidación canceladas, oficios de aprobación de la Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a Industrias Básicas y demás comprobantes que justifiquen la venta.

Desincorporación por Inservibilidad o Deterioro: Se incluye las averías totales

por daños u otras causas similares que presentan los Bienes Muebles.

Desincorporación por Deterioro: Se utilizará en los casos de daños o averías

parciales, en que haya un valor de salvamento.

Gastos: Son todos los desembolsos incurridos a la hora de realizar cualquier

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Incorporación: Es introducir el bien como tal en los registros financieros y de

Bienes. Se incorporan cuando se entregan al primer usuario.

Incorporación por Traslado o Traspaso: Se utiliza este concepto para registrar los

Bienes Muebles en uso recibidos de otras Unidades de Trabajo, los cuales han sido previamente desincorporados.

Incorporación por Omisión en Inventario de Bienes Muebles: Se realiza cuando

aparecen Bienes Muebles que no se registraron oportunamente en el Inventario de Bienes Muebles de una Dependencia.

Incorporación de Bienes Muebles Producidos en los Talleres de la UDO: Son

aquellos Bienes Muebles producidos o transformados en los talleres de la institución, los cuales serán incorporados, al precio del costo, con base en la orden de fabricación o en el documento que haga sus veces.

Incorporación por Donación: Se emplea este concepto para registrar la entrada

de Bienes Muebles que hayan sido donados a la Institución

Manual: Documento de fácil manejo en el que se concentran sistemáticamente una

serie de elementos de carácter administrativo, a los fines de orientar y uniformar la conducta de los miembros de una organización.

Manual de Normas y Procedimientos: Constituye la expresión analítica de los

procedimientos administrativos, a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la organización, además del enunciado de normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma. Contienen normas, procedimientos, flujogramas y formularios utilizados en cada actividad.

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Normas: Son las reglas establecidas en una organización para regular las

diferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma.

Orden de Compra o Servicio: Documento por medio del cual un comprador se

compromete a adquirir bienes o servicios a un determinado proveedor.

Planilla de Incorporación: Es un formato en donde se plasman todos los datos

referentes al bien a incorporar.

Procedimiento: Es la descripción lógica de un conjunto de operaciones.

Responsables Patrimoniales Primarios (RPP): Son cada uno de los titulares de

las Unidades ejecutoras de programa presupuestario (UEP) de las Dependencias ordenadoras de compromisos y pagos.

Responsables Patrimoniales de Uso (RPU): Son los funcionarios que tienen

asignados Bienes Muebles y Semovientes para el uso, en la ejecución de sus propias actividades.

SIGECOF: Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas.

Traslado: Se produce cuando un bien adscrito a una Dependencia se separa de

ella y se adscribe a otra.

Unidad de Bienes Nacionales: Es aquella Dependencia administrativa de la

Universidad de Oriente, responsable de la Administración, Registro y Custodia de los Bienes de la Institución.

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1. Los Bienes Muebles adquiridos por la Universidad de Oriente a través de las Secciones de Compra, las Unidades que administran sus propios recursos, Fondos en Anticipo, Fondos de Trabajo y Caja Chica, constituyen parte del Patrimonio de la Institución; es por ello que el registro y control de los mismos debe ser competencia de la administración universitaria.

2. Las Unidades de Bienes Nacionales del Rectorado y los Núcleos deben mantener un control de los Bienes Muebles que estén adscritos a cada Dependencia, en forma coordinada con los Jefes de las mismas.

3. Para la valuación de los Bienes Muebles propiedad de la Universidad de Oriente se debe tomar como base su costo, estando sujeto a depreciación o amortización aquellos que por sus características así lo ameriten.

4. El registro de la depreciación o amortización se debe hacer al cierre del ejercicio fiscal y para el cálculo utilizar el método de la línea recta.

5. Las Unidades de Bienes Nacionales de la Universidad de Oriente que no estén conectadas al Sistema para el Registro y Control de los Bienes Muebles deben remitir mensualmente, a la Unidad de Bienes Nacionales del Rectorado, copia de los documentos relacionados con las operaciones que se ejecuten, a los efectos de su incorporación al Sistema.

6. Las Autoridades de la Institución deben implementar y velar por el cumplimiento y uso del Sistema para el Registro y Control de los Bienes Muebles de la Universidad de Oriente.

7. La Dirección o Delegaciones de Finanzas, a través de las Unidades de Contabilidad, son las responsables de realizar los ajustes contables respectivos para la descarga de la cuenta de Activos, una vez realizada la Desincorporación definitiva del Bien Mueble.

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8. En la Unidad de Bienes Nacionales del Rectorado y en coordinación con sus homólogas en los Núcleos, se debe consolidar toda la información sobre los inventarios físicos de la Universidad.

9. A efectos de Desincorporación y/o Enajenación de un Bien Mueble asignado a una Dependencia, el Responsable Patrimonial Primario debe solicitar un Informe Técnico que justifique la solicitud. Este informe debe ser elaborado y avalado por la Unidad administrativa competente de acuerdo a las características propias del Bien Mueble, de igual forma, debe ser incluido en el Expediente de Desincorporación y/o Enajenación. De no existir una unidad administrativa competente, el Responsable Patrimonial Primario debe solicitar un Informe Técnico, elaborado por un especialista externo.

10. El Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales, debe elaborar el Expediente de Desincorporación y/o Enajenación de Bienes Muebles.

11. El Expediente Desincorporación y/o Enajenación de Bienes Muebles debe contener la siguiente documentación:

a) Solicitud de Desincorporación elaborado por el Responsable Patrimonial Primario.

b) Informe Técnico.

c) Foto digital del Bien o Bienes Muebles. d) Cédula Física.

e) Cédula Contable. Declaración Jurada de los Peritos Evaluadores cuando el caso lo amerite.

f) Acta de Desincorporación del Comité de Bienes Nacionales.

g) Oficio del Rector de la Universidad, justificando la Desincorporación.

h) Carta de la Institución dirigida a la Comisión para la Enajenación de Bienes Muebles del Sector Público, no afectos a las Industrias Básicas, donde se justifique la motivación para la enajenación del Bien Mueble.

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12. En los casos de Bienes Muebles cuyo deterioro justifique su Desincorporación, debe procurarse recuperar la inversión mediante la venta o el aprovechamiento de sus partes.

13. Los Bienes Muebles propiedad de la Universidad deben ser vendidos en oferta pública, una vez llenados los requisitos y trámites establecidos en estas Normas y en la vigente Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Público no Afectos a las Industrias Básicas.

14. El precio que servirá de base para la Enajenación de los Bienes Muebles a que se refiere esta Normativa debe ser determinado según lo establecido en la vigente Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Público no Afectos a las Industrias Básicas.

15. Una vez autorizada la venta o donación de Bienes Muebles desincorporados por parte del Consejo Universitario y avalado por la Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Público (CENBISP) del Ministerio del Poder Popular para la Planificación y Finanzas, el Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales debe notificar al Comité de Bienes Nacionales, en calidad de Secretario, la apertura de la oferta de enajenación de los Bienes Muebles Desincorporados en calidad de venta. Así mismo, debe solicitar a la Comisión de Contrataciones la apertura del proceso de Oferta Pública de Enajenación Bienes Muebles.

16. Los Bienes Muebles deben registrarse por el valor original de la compra, adquisición o producción; para lo cual se debe verificar si las características del Bien a incorporar son las mismas descritas en la Orden de Compra y/o Factura.

17. Aquella documentación original que demuestre la propiedad de un Bien Mueble recibido en calidad de donación y que por sus características posea relevancia técnica e incalculable valor, debe ser resguardada en el Archivo de Bienes Nacionales del Rectorado.

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18. En el Rectorado y en los Núcleos Universitarios se debe constituir un Comité de Bienes Nacionales que debe velar por el control físico de los Bienes Muebles que reposan en el depósito de “Bienes a Desincorporar”, con el fin de garantizar su salida ajustada al Procedimiento de Desincorporación de Bienes Muebles. En el caso de las Extensiones, éstas deben rendir cuentas de los Bienes Muebles que están bajo su administración y custodia a la Unidad de Bienes Nacionales y al Comité de Bienes Nacionales del Núcleo de adscripción.

19. El Comité de Bienes Nacionales es el encargado de iniciar cualquier Procedimiento que fuere necesario para la Desincorporación y/o enajenación de un Bien Mueble, solicitar las autorizaciones respectivas, avalar el Expediente, así como recabar cualquier documento necesario para su conformación u otra actividad en concordancia con las vigentes Leyes, Decretos y Reglamentos respecto a esta materia, necesaria para llevar el proceso a su conclusión.

20. El Comité de Bienes Nacionales en el Rectorado debe estar integrado por el Coordinador General de Administración quien lo presidirá, el Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales como Secretario y el Jefe de la Coordinación de Servicios Generales del Rectorado. Un representante de la Consultoría Jurídica y uno de la Contraloría Interna deben ser invitados como observadores, para garantizar el fiel cumplimiento de los Procedimientos y Normativa legal vigente.

21. El Comité de Bienes Nacionales en los Núcleos Universitarios debe estar integrado por el Coordinador Administrativo del Núcleo quien lo presidirá, el Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales del Núcleo como Secretario y el Jefe de la Coordinación de Servicios Generales del Núcleo. Deben ser invitados como observadores el Abogado del Núcleo y un representante de la Contraloría Interna Delegada, los cuales deben garantizar el fiel cumplimiento de los Procedimientos y Normativa legal vigente.

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22. La Desincorporación de los Bienes Muebles debe derivarse de las siguientes circunstancias:

a) Venta o Donación (cuando los Bienes Muebles se ofrecen en venta o donación).

b) Obsolescencia (vencimiento de la vida útil del Bien o Bienes Muebles). c) Inservibilidad (inutilidad por presentar daños irreparables).

d) Reparación antieconómica (cuando la adquisición de un nuevo Bien es más económica que la reparación).

e) Robo o Extravío (cuando falta un Bien Mueble por Robo o extravío).

23. El Comité de Bienes Nacionales, en el Rectorado y los Núcleos, se debe reunir para definir y/o sugerir la modalidad de Desincorporación del Bien Mueble, basados en la información contenida en el Expediente y cualquier otro criterio válido a juicio del Comité de Bienes Nacionales.

24. Es responsabilidad de los Comité de Bienes Nacionales del Rectorado o de los Núcleos:

a) Revisar el Expediente de los Bienes Muebles a Desincorporar, remitido por la Unidad de Bienes Nacionales del Rectorado o del Núcleo respectivo, según sea el caso.

b) Determinar la circunstancia de Desincorporación.

c) Elaborar el Acta de los Bienes Muebles a Desincorporar, para ser presentada al Rector y a la consideración del Consejo Universitario. En los Núcleos dicha Acta debe ser remitida al Comité de Bienes Nacionales del Rectorado previo aval del Decano.

d) El Comité de Bienes Nacionales del Rectorado debe iniciar la gestión de Desincorporación del Bien Mueble ante al Rector para su tramitación ante la CENBISP.

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e) Recomendar mediante acto motivado, la Persona Natural, Institución pública o privada que será beneficiada en caso de enajenación.

f) Informar a las Dependencias adscritas, al Rectorado o Núcleo respectivo, sobre los posibles Bienes Muebles a desincorporar, a efectos de iniciar los trámites administrativos para el traslado a otra Dependencia interesada, de no haberlas, se informará al resto de los Comité de Bienes Nacionales, a efectos de iniciar los trámites administrativos para el traslado al Núcleo interesado.

g) Elaborar y presentar un Informe en el primer trimestre del año, al Rector o Decano según sea el caso, donde se especifiquen los Bienes Muebles desincorporados que estén en calidad de venta o donación. Para el caso de los Núcleos el Decano, una vez revisado y avalado el Informe, debe enviarlo al Rector para su información y fines pertinentes.

25. Aquellos Bienes Muebles que por sus características, condiciones o tipologías, no puedan ser trasladados al depósito de “Bienes Muebles a Desincorporar”, deben permanecer en las Dependencias Responsables Patrimoniales Primarios y Responsables Patrimoniales de Uso, hasta que se realice su traslado o desincorporación definitiva.

26. Todo Responsable Patrimonial Primario (RPP) y Responsable Patrimonial de Uso (RPU) autorizado para la tenencia, uso o custodia de los Bienes Muebles de la Universidad de Oriente, debe velar por el mantenimiento de los Bienes Muebles a su cargo y adoptar las medidas que le correspondan para facilitar su correcto registro y control. De igual forma no puede adquirir, transferir ni desincorporar tales Bienes, sin sujeción a las vigentes disposiciones legales y Normativa interna aplicable.

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27. Los Bienes Muebles deben clasificarse de acuerdo al Código asignado en el Plan de Cuentas establecido en el Sistema de Contabilidad de la Universidad de Oriente.

28. Toda institución pública o privada que desee efectuar la donación de un Bien Mueble a la Universidad de Oriente o a cualquier Dependencia administrativa o académica de la misma, debe enviar al Rector o Decano, según sea el caso, un Oficio donde manifieste la voluntad de donación, a los fines de iniciar los Procedimientos necesarios para la aprobación de la donación por parte del Consejo Universitario. En el Oficio antes mencionado se debe describir el Bien a donar, la Dependencia administrativa o académica a la cual va dirigida la donación (de darse el caso), identificar la Persona Natural o Jurídica que manifiesta la voluntad de donar, el Registro de Información Fiscal (RIF), número de teléfono, dirección y copia anexa de la documentación que demuestre la propiedad del mismo.

29. El Responsable Patrimonial Primario de algún Bien Mueble que presente desperfectos o fallas que resulten irreparables o antieconómicas, debe informar por escrito al Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales para tomar las decisiones pertinentes al caso, incluyendo la copia de la Orden de Compra y/o Servicio y copia de la Factura, a los efectos de realizar su Desincorporación. En caso de reposición de un Bien Mueble por garantía, se debe informar a la Unidad de Bienes Nacionales correspondiente a los efectos de registrar la Desincorporación del Bien Mueble dañado e incorporación del nuevo Bien Mueble.

30. A los fines de efectuar los trámites respectivos, los Jefes de las Dependencias deben notificar por escrito al Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales sobre posibles traslados a otras Dependencias y/o Núcleos de los Bienes Muebles asignados a las mismas, especificando claramente las causas por las cuales se traslada(n) el (los) Bien(es) Mueble(s).

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31. Los Bienes Muebles asignados a las Dependencias deben ser retirados de sus instalaciones por el personal autorizado, mediante Oficio de traslado firmado por el Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales; a tal efecto se deben efectuar previamente los Registros de Movimiento de Inventario correspondientes.

32. Los traslados de Bienes Muebles en calidad de préstamo de una Dependencia a otra, deben ser notificados mediante Oficio a la Unidad de Bienes Nacionales por el Responsable Patrimonial Primario de dichos Bienes, a efecto de realizar los controles respectivos. Copia de dicho Oficio debe ser enviada a la Dependencia beneficiaria del traslado.

33. Las Unidades responsables de almacenar los Bienes Muebles adquiridos por la Universidad, no deben entregar dichos Bienes sin la codificación de registro efectuada por la Unidad de Bienes Nacionales respectiva.

34. El Jefe de la Unidad de Servicios Generales y el Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales, deben inspeccionar el estado físico del Bien Mueble antes de efectuar el traslado entre Núcleos o Dependencias, dejando constancia escrita de la verificación. Cuando se trate de Bienes Muebles ubicados en los Almacenes de la Institución, el Jefe de la Unidad de Almacén debe intervenir en dicha inspección.

35. Cuando se detecte la falta de Bienes Muebles por causa de Robo o Extravío en una Dependencia, es responsabilidad del Responsable Patrimonial Primario. En tal sentido debe notificar por escrito en dos (2) días hábiles, al Coordinador General de Administración en el Rectorado y los Coordinadores Administrativos en los Núcleos, a efectos de iniciar los trámites ante la empresa aseguradora y aperturar el Expediente de Desincorporación de Bienes Muebles por Robo o Extravío.

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36. El Coordinador General de Administración en el Rectorado y los Coordinadores Administrativos en los Núcleos, en atención al numeral 35, debe girar instrucciones a la Unidad de Servicios Generales para dar inicio a las averiguaciones de rigor. Una vez culminadas las mismas se debe elaborar un Acta a los fines de dejar constancia del resultado arrojado por la investigación; la cual debe ser avalada por el Jefe del Área de Seguridad, Jefe de la Unidad de Servicios Generales, Responsable Patrimonial Primario y el Responsable Patrimonial de Uso. En dicha Acta se debe anexar original de la constancia de formalización de la denuncia ante los órganos judiciales correspondientes y Oficio de Notificación a la empresa aseguradora.

37. La Unidad de Bienes Nacionales, tanto del Rectorado como de los Núcleos, debe mantener actualizada la siguiente Información:

a) Existencias y valoración del Inventario de Bienes Muebles. b) Ubicación física.

c) Asignaciones a Responsables Patrimoniales Primarios y Responsables Patrimoniales de Uso.

d) Incorporaciones, reasignaciones y desincorporaciones producidas en el presente ejercicio fiscal.

e) Bienes Muebles en condición de desuso.

f) Modificaciones o reparaciones extraordinarias realizadas. g) Garantías actualizadas.

h) Bienes Muebles con contrato de mantenimiento. i) Bienes Muebles con contrato de seguros.

j) Depreciaciones efectuadas en el presente ejercicio fiscal.

38. Al comienzo de cada ejercicio fiscal los Responsables Patrimoniales Primarios y los Responsables Patrimoniales de Uso, de cada Unidad de Trabajo, deben realizar la verificación física de los inventarios de Bienes Muebles que tienen bajo su custodia. Dicha información debe ser remitida a la Unidad de Bienes

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Nacionales y una vez actualizado el inventario, ésta debe enviar informe al Responsable Patrimonial Primario sobre los resultados del mismo.

39. En los inventarios y verificaciones físicas periódicas de los Bienes Muebles se debe determinar si:

a) Son propiedad de Universidad de Oriente. b) Existen y están en uso.

c) Están debidamente asignados a los programas o proyectos. d) La ubicación geográfica del Bien está registrada.

e) Están en adecuado estado.

f) Están siendo utilizados por los Responsables Patrimoniales de Uso.

g) Cumplen todas las Normas de Administración, Registro y Control de los Bienes Nacionales.

40. Las verificaciones del Inventario, se deben efectuar anualmente o cuando por razones justificadas sea necesario, a fin de ejercer un mayor control sobre los Bienes Muebles.

41. En el acto de la toma física del Inventario, cuando un Bien Mueble no disponga de su Identificación (Rótulo Identificativo), la Unidad de Bienes Nacionales debe proceder a estamparlo. Este Rótulo contiene el tipo de Bien, código de barra mediante el cual se identifica el respectivo Bien Mueble y debe ser de un material resistente a las condiciones ambientales (ver anexo 1).

42. Para el levantamiento del Inventario de los Bienes Muebles, la Unidad de Bienes Nacionales debe disponer de un plan de acción específico, condiciones de trabajo adecuado e información base para verificar su existencia y condición, para ello se requiere:

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a) Establecer un cronograma de trabajo en el cual se especifiquen las fechas y horarios en los cuales se hará el conteo físico por Dependencias.

b) Suspender temporalmente la movilización interna de mobiliarios y equipos. Las excepciones deben ser tratadas de manera especial.

c) Generar el reporte con la información registrada en el Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles.

43. Los Responsables Patrimoniales Primarios de cada Dependencia, junto con los Responsables Patrimoniales de Uso, son garantes del resultado de las verificaciones del Inventario de Bienes Muebles.

44. Toda diferencia que surja de las verificaciones al inventario realizado a los Bienes Muebles de las Dependencias, debe ser objeto de análisis para determinar las causas que lo originaron y luego tomar las acciones que correspondan para efectuar los ajustes, de acuerdo a la vigente Normativa y Procedimientos establecidos.

45. Las Unidades de Bienes Nacionales de la Universidad de Oriente deben ser garante de los trámites pertinentes para asegurar los Bienes Muebles de la Institución, así mismo debe mantener una copia de la Póliza de Seguro del Ramo Patrimonial de la Universidad.

46. La Administración Universitaria debe contratar las Pólizas de Seguro necesarias con la finalidad de proteger los Bienes Muebles en uso permanente, adquiridos por la institución contra los distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir.

47. La adquisición, administración, custodia, enajenación y demás operaciones están sujetas a la vigente Normativa Legal que rige la materia.

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48. La omisión, demora o negligencia en adoptar medidas necesarias para salvaguardar los Bienes Muebles, dará lugar a la apertura de la averiguación administrativa correspondiente a efectos de establecer las responsabilidades del caso.

49. Los Responsables Patrimoniales Primarios de cada Dependencia y los Responsables Patrimoniales de Uso que efectúen directamente la adquisición de un Bien Mueble a través de los Fondos de Trabajo, Fondo de Caja Chica o cualquier otro fondo asignado para el cumplimiento de sus funciones, deben participarlo a las Unidades de Bienes Nacionales para su codificación y registro inmediato.

50. Cuando la Institución reciba Bienes Muebles a través de Acuerdos o Convenios Institucionales, los responsables de dicho Acuerdos o Convenios deben notificar a las Unidades de Bienes Nacionales la recepción de los Bienes Muebles recibidos, a los fines de realizar el registro de los mismos en el Sistema para el Registro y Control de los Bienes Muebles.

51. Cualquier situación no contemplada en este conjunto de Normas, debe ser resuelta por el Consejo Universitario, oída la opinión del Comité de Bienes Nacionales del Rectorado de acuerdo al régimen legal aplicable.

52. Una vez aprobado por el Consejo Universitario la presente propuesta, queda derogada cualquier disposición, Resolución o Normativa interna que colide con lo establecido en este Manual.

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PARA LA INCORPORACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES ADQUIRIDOS POR ÓRDENES DE COMPRA

OBJETIVO

Describir los pasos a seguir para la incorporación de los Bienes Muebles adquiridos a través de Órdenes de Compra.

ALCANCE

Aplicable a todas las Unidades de Bienes Nacionales de la Universidad de Oriente, desde que recibe el Oficio de recepción del Bien o los Bienes Muebles, hastaque el Registrador Bienes coloca la Etiqueta de Identificación Permanente al mismo.

PASOS A SEGUIR:

UNIDAD DE BIENES NACIONALES Registrador de Bienes

1. Recibe notificación de recepción del Bien o Bienes Muebles, por parte de la Unidad de Almacén.

2. Se dirige a la Unidad de Almacén.

3. Solicita al Almacenista original y copias de la Orden de Compra, Factura del Bien Mueble y la Garantía, de tenerla.

4. Sella la Orden de Compra, Factura del Bien Mueble y la Garantía, de tenerla, original y conserva copia de la documentación.

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5. Ingresa al Sistema para el Registro y Control de los Bienes Muebles de la Universidad de Oriente.

6. Registra el o los Bienes Muebles que han sido objeto del control perceptivo según la documentación respectiva.

7. Notifica al Supervisor de Registro y Control de Bienes, el registro del o los Bienes Muebles en el Sistema para el Registro y Control de los Bienes Muebles de la Universidad de Oriente y entrega copia de la documentación respectiva.

Supervisor de Registro y Control de Bienes

8. Recibe documentación respectiva sobre el registro del o los Bienes Muebles en el Sistema para el Registro y Control de los Bienes Muebles de la Universidad.

9. Ingresa al Sistema automatizado para el Registro y Control de los Bienes Muebles.

10. Introduce en el Sistema los datos correspondientes a dicho Bien:

Número de la Orden de Compra.

Número de la Factura.

Año y fecha de la compra según Factura.

Código de identificación del Bien.

Valor en Bolívares Fuertes según factura.

Descripción detallada de los componentes y características físicas del Bien Mueble.

Nombre del proveedor.

Nombre de la compañía aseguradora.

Numero de serial si lo tuviere.

(28)

Núcleo de adscripción.

Identificación del Responsable Patrimonial Primario.

Identificación del Responsable Patrimonial de Uso.

Unidad Ejecutora que efectuó la adquisición del Bien Mueble.

11. Verifica el Número de Identificación del Bien asignado por el Sistema y genera el Rotulo de Identificación Permanente del mismo.

12. Entrega al Registrador de Bienes el o los Rótulos de Identificación Permanente anexos a la documentación.

Registrador deBienes

13. Recibe el o los Rótulos de Identificación Permanente anexos a la documentación incorporados al Inventario.

14. Se dirige al almacén para estampar el o los Rótulos de Identificación Permanente al Bien Mueble respectivo.

15. Registra el Bien Mueble en el Libro Auxiliar de Bienes Muebles.

16. Entrega copia de la Orden de Compra, Factura del Bien Mueble y la Garantía, de tenerla al Jefe de Inventario.

Jefe

17. Recibe la Orden de Compra, Factura del Bien Mueble y la Garantía, de tenerla.

18. Archiva copia de la Factura y de la Orden de Compra.

(29)

PARA LA INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES DONADOS A LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE

OBJETIVO

Describir los pasos a seguir para la incorporación de los Bienes Muebles adquiridos a través de donaciones a la Universidad de Oriente.

ALCANCE

Aplicable a todas aquellas Dependencias universitarias favorecidas con la Donación de uno o varios Bienes Muebles por parte de una Persona Natural o Jurídica, desde la elaboración de Oficio en donde se manifiesta la voluntad de donación, hasta que el Registrador Bienes estampa el Rótulo de Identificación Permanente al mismo.

PASOS A SEGUIR:

PERSONA NATURAL O JURÍDICA QUE MANIFIESTA LA VOLUNTAD DE DONAR UN BIEN MUEBLE

1. Elabora Oficio donde manifiesta la voluntad de donación de uno o varios Bienes Muebles a determinada Dependencia, con documentación anexa (Factura, Documento de Propiedad) que demuestre la propiedad del mismo.

2. Envía Oficio al Rector o Decano, según sea el caso, a los fines de iniciar los trámites necesarios para concretar la donación.

RECTORÍA O DECANATO Secretaria

3. Recibe Oficio con documentación anexa donde se manifiesta la voluntad de donación.

(30)

4. Remite Oficio con documentación anexa donde se manifiesta la voluntad de donación al Rector o Decano.

Rector o Decano

5. Recibe Oficio con documentación anexa donde se manifiesta la voluntad de donación. Si el Rector recibe Oficio va al paso Nº 9, en caso del Decano envía Oficio recibido con documentación anexa al Rector y va al paso siguiente.

RECTORÍA Secretaria

6. Recibe Oficio con documentación anexa donde se manifiesta la voluntad de donación.

7. Remite Oficio con documentación anexa donde se manifiesta la voluntad de donación al Rector.

Rector

8. Recibe Oficio con documentación anexa, donde se manifiesta la voluntad de donación.

9. Remite a la Secretaria redacción para elaborar Oficio y documentación anexa para ser enviada a la Consultoría Jurídica solicitando la verificación y correspondiente aval a la documentación de propiedad del Bien Mueble.

Secretaria

10. Recibe redacción del Oficio con documentación anexa.

(31)

Rector

12. Recibe Oficio, de estar conforme firma y lo devuelve a la Secretaria. En caso contrario lo devuelve indicando las observaciones.

Secretaria

13. Recibe Oficio, de estar firmado va al paso siguiente. En caso de tener observaciones lo corrige y va al paso Nº 12.

14. Sella el Oficio y lo envía junto con la documentación a la Consultoría Jurídica.

CONSULTORÍA JURÍDICA Secretaria

15. Recibe Oficio con documentación anexa.

16. Remite Oficio con documentación anexa al Consultor Jurídico.

Consultor Jurídico

17. Recibe Oficio con documentación anexa.

18. Designa a un Abogado para que inicie verificación de la documentación recibida.

19. Remite al Abogado la documentación recibida.

Abogado

20. Recibe la documentación.

21. Inicia verificación de la documentación. Si cumple con los parámetros legales para proceder a recibir la donación firma toda la documentación en señal de conformidad y va al paso siguiente, de lo contrario, elabora Informe notificando las causas por las cuales la documentación no cumple con los parámetros legales para recibir la donación y lo remite al Consultor Jurídico.

(32)

Consultor Jurídico

22. Recibe la documentación confirmada o Informe del abogado.

23. Si la documentación cumple con los parámetros legales, avala la misma, recomendando la aceptación de la donación anexando la documentación y va al paso siguiente, en caso contrario envía al Rector la documentación anexando el Informe del abogado.

24. Remite a la Secretaria el Oficio recomendando la aceptación de la donación o Informe del Abogado, en ambos casos anexa la documentación recibida, para que sea enviado al Rector.

Secretaria

25. Recibe el Oficio recomendando la aceptación de la donación o Informe del Abogado con documentación anexa.

26. Envía al Rector el Oficio recomendando la aceptación de la donación o Informe del Abogado, en ambos casos anexa la documentación.

RECTORÍA Secretaria

27. Recibe Oficio de recomendación para la aceptación de la donación o Informe del Abogado con documentación anexa.

28. Remite al Rector Oficio de recomendación para la aceptación de la donación o Informe del Abogado con documentación anexa.

(33)

Rector

29. Recibe Oficio de recomendación para la aceptación de la donación o Informe del Abogado con documentación anexa. De recibir el Informe del Abogado señalado en el paso Nº 22 del presente Procedimiento, informa a la Persona Natural o Jurídica que manifiesta la voluntad de donar las causas que motivaron a no aceptar la Donación y en caso de recibir el Oficio de recomendación, va al paso siguiente. Para ambos casos, si la donación fue tramitada a través de un Núcleo, se debe informar al Decano el resultado de la verificación de la documentación.

30. Envía Oficio de recomendación para la aceptación de la donación con documentación anexa a la Secretaría para iniciar los trámites necesarios a efectos de formalizar la donación ante el Consejo Universitario.

31. Recibe autorización de aceptación de donación por parte del Consejo Universitario.

32. Remite a la Secretaria autorización de aceptación de donación y redacción para elaborar Oficio de aceptación de la Donación del Bien Mueble, para ser enviado a la Persona Natural o Jurídica indicando el lugar de recepción con copia a la Unidad de Almacén respectiva.

Secretaria

33. Recibe autorización de aceptación de donación del Bien Mueble y redacción para elaborar Oficio.

34. Elabora Oficio y lo entrega al Rector solicitando la firma.

Rector

35. Recibe Oficio, de estar conforme firma y lo devuelve a la Secretaria. En caso contrario lo devuelve indicando las observaciones.

(34)

Secretaria

36. Recibe Oficio, de estar firmado va al paso siguiente. En caso de tener observaciones lo corrige y va al paso Nº 35.

37. Sella el Oficio y lo envía junto con la autorización de aceptación de donación del Bien Mueble a la Persona Natural o Jurídica con copia a la Unidad de Almacén respectiva.

PERSONA NATURAL O JURÍDICA

38. Recibe Oficio y autorización de aceptación del Bien Mueble por parte del Consejo Universitario.

39. Envía el Bien Mueble al lugar de recepción indicado y anexa los siguientes documentos:

Registro de Información Fiscal (RIF).

Factura Original o Documentos Notariados ante Notario Público que acrediten la legítima propiedad del Bien o los Bienes Muebles a Donar. En caso de Bienes Muebles que no poseen factura, se debe anexar un justi precio del valor del Bien Mueble.

Copia de la Declaración y Pago del impuesto auto liquidado.

Oficio de aceptación de la donación por parte del Consejo Universitario.

Garantía en caso de tenerla.

Cualquier otro documento del Bien Mueble a donar, de acuerdo a lo exigido por la Ley de Impuesto sobre la Renta y demás leyes que rigen la materia.

UNIDAD DE ALMACÉN Almacenista

40. Recibe copia del Oficio y autorización de aceptación del Bien Mueble por parte del Consejo Universitario.

(35)

41. Archiva toda la documentación temporalmente.

42. Recibe el Bien o los Bienes Muebles del Donante (Persona Natural o Jurídica) con su respectiva documentación.

43. Verifica que las características y las cantidades de los Bienes Muebles correspondan con los documentos que soportan la donación. Si coincide continua al paso siguiente, de lo contrario devuelve al Donante para las correcciones respectivas e informa a la Dependencia Beneficiaria del Bien Mueble.

44. Notifica mediante Oficio al Secretario del Consejo Universitario y a la Unidad de Bienes Nacionales, la recepción del Bien o los Bienes Muebles donados.

UNIDAD DE BIENES NACIONALES Secretaria

45. Recibe notificación de la recepción del Bien o los Bienes Muebles.

46. Remite notificación de la recepción del Bien o los Bienes Muebles al Jefe de la Unidad.

Jefe

47. Recibe notificación de la recepción del Bien o los Bienes Muebles.

48. Autoriza al Registrador de Bienes dirigirse a la Unidad de Almacén para los trámites respectivos.

Registrador de Bienes

49. Recibe notificación de recepción del Bien o Bienes Muebles, por parte de la Unidad de Almacén.

(36)

50. Se dirige a la Unidad de Almacén.

51. Solicita al Almacenista original y copia de la Factura o Documento de Propiedad que demuestre la propiedad del mismo y la Garantía, de tenerla.

52. Sella original y copia de la Factura o Documento de Propiedad que demuestre la propiedad del mismo y la Garantía, de tenerla, conservando copia de la documentación para su archivo.

53. Ingresa al Sistema para el Registro y Control de los Bienes Muebles de la Universidad de Oriente.

54. Registra el o los Bienes Muebles que han sido objeto del control perceptivo según la documentación respectiva.

Número de registro del Documento de Propiedad (en caso de tenerlo).

Número de la Factura.

(37)

Código de identificación del Bien.

Valor en Bolívares Fuertes según factura.

Descripción detallada de los componentes y características físicas del Bien Mueble.

Nombre del proveedor, donante o ambos según el caso.

Numero de serial si lo tuviere.

Dependencia beneficiaria de la donación del Bien Mueble.

62. Se dirige al Almacén para estampar el o los Rótulos de Identificación Permanente al Bien Mueble respectivo.

(38)

64. Entrega copia de la Factura o Documento que demuestre la propiedad del mismo y, la Garantía de tenerla, al Jefe de Bienes.

Jefe de Bienes

65. Recibe la copia de la Factura o Documento que demuestre la propiedad del mismo y, la Garantía de tenerla.

66. Archiva la Factura o Documento que demuestre la propiedad del mismo y, la Garantía de tenerla.

67. Imprime Comprobante de Incorporación (ver anexo 2).

68. Notifica mediante Oficio al Jefe de Contabilidad la incorporación del Bien Mueble, anexando Comprobante de Incorporación y copia de la Factura o Documento que demuestre la propiedad del mismo a efectos de realizar el registro contable.

(39)

PARA LA INCORPORACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES POR TRASLADO A DEPENDENCIAS DE OTROS NÚCLEOS UNIVERSITARIOS

OBJETIVO

Describir los pasos a seguir para la Incorporación de los Bienes Muebles por traslados a Dependencias de otros Núcleos Universitarios.

ALCANCE

Aplicable a todas las Unidades de Bienes Nacionales y demás Unidades Administrativas o Académicas que trasladen Bienes Muebles entre Dependencias de Núcleos Universitarios, desde que el Responsable Patrimonial Primario notifica el deseo de traslado, hasta que el trabajador autorizado del traslado entrega los mismos a la Dependencia Beneficiaria.

PASOS A SEGUIR:

RESPONSABLE PATRIMONIAL PRIMARIO

1. Notifica por escrito a la Unidad de Bienes Nacionales el deseo de trasladar uno o varios Bienes Muebles, la denominación de la Dependencia Beneficiaria, Núcleo de adscripción y Responsable Patrimonial Primario del (de los) mismo(s).

(40)

3. Remite la notificación de traslado al Jefe de Bienes Nacionales.

Jefe de Bienes

4. Recibenotificación de traslado de uno o varios Bienes Muebles.

5. Remite notificación de traslado e imparte instrucciones respectivas al Supervisor de Registro y Control de Bienes.

6. Recibe notificación e instrucciones de traslado de uno o varios Bienes Muebles.

7. Accede al Sistema para el Registro y Control de los Bienes Muebles.

8. Actualiza los datos en el Sistema a efectos de registrar el traslado de los Bienes Muebles, Dependencia Beneficiaria, Núcleo de adscripción y Responsable Patrimonial Primario.

9. Imprime el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en Original y dos (2) copias (ver anexo 3) y remite al Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales para su firma y distribución.

Jefe de Bienes

10. Recibe el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y dos (2) copias.

11. Firma y sella el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y dos (2) copias y lo entrega a la Secretaria para que sea enviado al Responsable Patrimonial Primario de los Bienes Muebles.

(41)

Secretaria

13. Envía el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y dos (2) copias al Responsable Patrimonial Primario de los Bienes Muebles.

15. Firma y sella el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y dos (2) copias.

16. Archiva una (1) copia del Reporte de Traslado de Bienes Muebles y devuelve a la Unidad de Bienes Nacionales el original y una (1) copia.

17. Recibe el original y una (1) copia del Reporte de Traslado de Bienes Muebles.

18. Remite el original y una (1) copia del Reporte de Traslado de Bienes Muebles al Jefe de la Unidad.

Jefe

19. Recibe el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y una (1) copia.

20. Revisa que el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y una (1) copia esté firmado por el Responsable Patrimonial Primario y sellado por su

(42)

Dependencia. De cumplirlo va al paso siguiente, de lo contrario devuelve al Responsable Patrimonial Primario indicando las observaciones.

21. Remite a la Secretaria el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en Original y una (1) copia para ser enviado a la Unidad de Servicios Generales, a fin de efectuar el traslado físico de los Bienes Muebles a la Dependencia beneficiaria.

Secretaria

22. Recibe el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en Original y una (1) copia.

23. Envía el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en Original y una (1) copia a la Unidad de Servicios Generales.

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Secretaria

25. Remite el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y una (1) copia al Jefe de la Unidad.

Jefe

27. Verifica que el Reporte de Traslado esté firmado y sellado por el Responsable Patrimonial Primario y el Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales y va al paso siguiente, de no estar conforme, devuelve a la Unidad de Bienes Nacionales para que efectúe la corrección pertinente.

(43)

28. Remite a la Secretaria el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y una (1) copia y la redacción para elaborar Oficio de Traslado de Bienes Muebles, a fin ser entregado a un Trabajador Autorizado para realizar el traslado físico de los mismos.

Secretaria

29. Recibe el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y una (1) copia y la redacción para elaborar Oficio.

30. Elabora Oficio para el Traslado de Bienes Muebles y lo entrega al Jefe de la Unidad solicitando la firma.

Jefe

31. Recibe Oficio para el Traslado de Bienes Muebles, de estar conforme firma, sella y lo devuelve a la Secretaria. En caso contrario lo devuelve indicando las observaciones.

Secretaria

32. Recibe Oficio para el Traslado de Bienes Muebles, de estar firmado y sellado, va al paso siguiente. En caso de tener observaciones lo corrige y va al paso Nº 31.

33. Procede a fotocopiar tres (3) ejemplares del Oficio para el Traslado de Bienes Muebles.

34. Remite al Trabajador Autorizado el Oficio para el Traslado de Bienes Muebles en original y tres (3) copias, anexando el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y una (1) copia.

(44)

Trabajador Autorizado

35. Recibe el Oficio para el Traslado de Bienes Muebles en original y tres (3) copias y el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y una (1) copia anexo.

36. Se dirige a la Dependencia en donde estén ubicados los Bienes Muebles a trasladar.

37. Solicita firma y sello al Responsable Patrimonial Primario para el Oficio de Traslado de Bienes Muebles en original y tres (3) copias en señal de conformidad.

38. Entrega original del Oficio de Traslado de Bienes Muebles al Responsable Patrimonial Primario para su archivo.

39. Retira y traslada los Bienes Muebles a la Dependencia Beneficiaria.

40. Entrega los Bienes Muebles a la Dependencia Beneficiaria.

DEPENDENCIA BENEFICIARIA DEL TRASLADO Jefe (Nuevo Responsable Patrimonial Primario)

41. Recibe los Bienes Muebles.

42. Firma y sella las tres (3) copias del Oficio de Traslado de Bienes Muebles y el Reporte de Traslado de Bienes Muebles en original y una (1) copia.

43. Archiva el original del Reporte de Traslado de Bienes Muebles y una (1) copia del Oficio de Traslado de Bienes Muebles.

(45)

44. Entrega las dos (2) copias restantes del Oficio de Traslado de Bienes Muebles y copia del Reporte de Traslado de Bienes Muebles al Trabajador de Servicios Generales autorizado para el traslado.

Trabajador Autorizado

45. Recibe las dos (2) copias del Oficio de Traslado de Bienes Muebles y copia del Reporte de Traslado de Bienes Muebles.

46. Fotocopia el Reporte de Traslado de Bienes Muebles y se dirige a la Unidad de Bienes Nacionales.

47. Entrega a la Unidad de Bienes Nacionales la copia del Reporte de Traslado de Bienes Muebles y una (1) copia del Oficio de Traslado de Bienes Muebles.

48. Solicita firma y sello para la fotocopia del Reporte de Traslado de Bienes Muebles y la copia restante del Oficio de Traslado de Bienes Muebles, en señal conformidad con el traslado de Bienes Muebles.

49. Entrega al Jefe de la Unidad de Servicios Generales la fotocopia del Reporte de Traslado de Bienes Muebles y la copia restante del Oficio de Traslado de Bienes Muebles firmados y sellados para proceder a ser archivado.

(46)

PARA LA INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES PRODUCIDOS EN LOS TALLERES DE LAS UNIDADES DE SERVICIOS GENERALES

OBJETIVO

Describir los pasos a seguir para la Incorporación de Bienes Muebles producidos en los talleres de las Unidades de Servicios Generales de la Universidad de Oriente.

ALCANCE

Aplicable a todas las Dependencias Administrativas o Académicas, desde la solicitud para la fabricación de uno o varios Bienes Muebles, a través del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio”, hasta que el Registrador de Bienes estampa el Rotulo de Identificación Permanente al mismo.

PASOS A SEGUIR:

DEPENDENCIA SOLICITANTE Jefe

1. Solicita a través del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” (ver anexo 4) ante la Unidad de Servicios Generales la fabricación de uno o varios Bienes Muebles.

2. Remite a la Secretaria el Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” para ser enviado a la Unidad de Servicios Generales y le ordena fotocopiar un ejemplar del mismo.

(47)

Secretaria

3. Recibe el Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio”.

4. Fotocopia el Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio”.

5. Envía el Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” en original y copia a la Unidad de Servicios Generales.

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Secretaria

6. Recibe el Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” en original y copia.

7. Firma y sella la copia del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” como recibida y devuelve a la Unidad Solicitante para su archivo.

8. Remite el Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” en original al Jefe de la Unidad.

Jefe

9. Recibe el Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” en original.

10. Evalúa y determina si es viable o no producir el Bien o los Bienes Muebles solicitados. De serlo, elabora el Presupuesto de Materiales requeridos para la fabricación del mismo y va al paso siguiente, de lo contrario informa la decisión con su respectiva justificación a la Dependencia Solicitante. (En caso de venir del paso Nº 15, realiza correcciones al Presupuesto de Materiales requeridos por la Dependencia Solicitante y continúa al paso siguiente).

(48)

11. Envía Presupuesto de Materiales a la Dependencia Solicitante a los fines de procesar la adquisición de los mismos.

DEPENDENCIA SOLICITANTE Secretaria

12. Recibe el Presupuesto de Materiales.

13. Remite al Jefe de la Dependencia el Presupuesto de Materiales.

Jefe

14. Recibe el Presupuesto de Materiales.

15. Revisa el Presupuesto de Materiales, si esta conforme inicia el Procedimiento de Compras y continúa al paso siguiente, en caso contrario devuelve para correcciones (va al paso Nº 10).

16. Una vez realizado el Procedimiento de Compras para la adquisición de materiales y recibidos éstos en la Unidad de Almacén, recibe de dicha Unidad la notificación de recepción de los materiales requeridos para la fabricación del Bien o los Bienes Muebles.

17. Informa y autoriza al Jefe de la Unidad de Servicios Generales realizar el traslado de los mismos hacia sus talleres.

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Jefe

18. Gira instrucciones al personal responsable para que retire de la Unidad de Almacén los materiales requeridos para la fabricación del Bien o los Bienes Muebles, así como las fotocopias de la Orden de Compra y/o Factura.

(49)

19. Ordena dar inicio a la fabricación del Bien o los Bienes Muebles solicitados.

20. Una vez culminado el proceso de fabricación, procede a llenar los campos del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” en original, a los fines de determinar el costo del Bien Mueble.

21. Procede a fotocopiar tres (3) ejemplares de la “Solicitud de Trabajo o Servicio” del Bien o Los Bienes Muebles fabricados.

22. Archiva una (1) copia del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio”, anexando copia de la Orden de Compra y/o Factura de los materiales adquiridos para su fabricación.

23. Notifica por escrito al Jefe de la Unidad de Bienes Nacionales la fabricación del Bien o los Bienes Muebles, a los fines de efectuar la incorporación de los mismos, anexando original del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” y copia de la Orden de Compra y/o de la Factura.

24. Recibe Notificación, original y dos (2) copias del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” y documentación anexa.

25. Remite al Jefe de la Unidad, Notificación, original y dos (2) copias del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” y documentación anexa.

Jefe

26. Recibe Notificación, original y dos (2) copias del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” y documentación anexa.

(50)

27. Remite al Registrador de Bienes original y dos (2) copias del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” con documentación anexa y le ordena realizar los trámites respectivos.

Registrador de Bienes

28. Recibe original y dos (2) copias del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” con documentación anexa.

29. Se dirige a la Unidad de Servicios Generales.

30. Verifica que las características del Bien o Bienes Muebles, correspondan con las especificaciones del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio”. De estar conforme, efectúa el Control Perceptivo y va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para correcciones va al paso 20.

31. Se dirige a la Unidad de Bienes Nacionales para ingresar al Sistema para el Registro y Control de Bienes Muebles de la Universidad de Oriente, a los fines de efectuar el registro del mismo.

(51)

Numero del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio”.

Año y fecha de la Elaboración del Bien Mueble, según la fecha de culminación de la fabricación indicado en el Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio”.

Código de identificación del Bien Mueble.

Valor en Bolívares Fuertes, según Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio”.

Descripción detallada de los componentes y características físicas del Bien Mueble de acuerdo a Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio”.

Dependencia donde estará ubicado el Bien Mueble.

39. Se dirige a la Unidad de Servicios Generales para estampar el o los Rótulos de Identificación Permanente al Bien Mueble respectivo.

(52)

41. Entrega original del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” y dos (2) copias del mismo, al Jefe de Bienes.

Jefe de Bienes

42. Recibe original del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” y dos (2) copias del mismo.

43. Archiva una (1) copia del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” y la copia restante la envía a la Dependencia Solicitante para su posterior archivo.

44. Imprime Comprobante de Incorporación (ver anexo 2).

45. Notifica mediante Oficio al Jefe de Contabilidad la incorporación del Bien Mueble, anexando Comprobante de Incorporación, original del Formulario de “Solicitud de Trabajo o Servicio” y copia de la Factura y Orden de Compra a efectos de realizar el registro contable.

(53)

PARA LA DESINCORPORACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES

OBJETIVO

Describir los pasos a seguir para el registro y control de la Desincorporación de los Bienes Muebles de la Universidad de Oriente por Deterioro o Inservibilidad y/u Obsolescencia.

ALCANCE

Aplicable a todas aquellas Dependencias Académicas o Administrativas responsables de la custodia de uno o varios Bienes Muebles de la Institución, desde que el Responsable Patrimonial Primario determina cuales Bienes Muebles están en condición de Desincorporación, hasta el traslado de Bien Mueble al Depósito respectivo por parte de la Unidad de Servicios Generales.

PASOS A SEGUIR:

1. Determina cuales Bienes Muebles están en condición de Desincorporación.

2. Solicita a la Unidad Administrativa Competente elaborar un Informe Técnico de acuerdo a las características propias del Bien Mueble.

UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPETENTE Secretaria

3. Recibe la solicitud de elaboración del Informe Técnico.

(54)

Jefe

5. Recibe la solicitud de elaboración del Informe Técnico.

6. Gira las instrucciones al personal especializado para la elaboración del Informe Técnico.

Personal Especializado

7. Inspecciona el Bien Mueble objeto de Desincorporación.

8. Elabora Informe Técnico del Bien Mueble.

9. Entrega Informe Técnico sobre el estado del Bien Mueble al Jefe de la Unidad.

Jefe

10. Recibe Informe Técnico.

11. Firma y sella Informe Técnico.

12. Remite la solicitud de elaboración del Informe Técnico e Informe Técnico a la Secretaria para ser enviado a la Dependencia Solicitante.

Secretaria

13. Recibe la solicitud de elaboración de Informe Técnico e Informe Técnico.

14. Fotocopia el Informe Técnico y lo archiva junto a la solicitud de elaboración de Informe Técnico.

15. Envía Informe Técnico al Responsable Patrimonial Primario de la Dependencia Solicitante.