PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE CREATIVIDAD, DISEÑO, MONTAJE Y DESMONTAJE DEL STAND DE LA COMUNIDAD DE MADRID EN LA FERIA NATURIVA-FERIA DE ESQUI Y MONTAÑA EDICIÓN 2009.
1. OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del contrato es la creatividad, diseño, proyecto técnico, construcción, montaje, decoración y desmontaje del stand de la Comunidad de Madrid en la Feria Naturiva-Feria de Esquí y Montaña edición 2009.
2.-PLAZO DE EJECUCIÓN Y PRESUPUESTO MÁXIMO DE LICITACIÓN
El plazo total de ejecución del contrato será como máximo de 2 meses, exigiéndose que el stand esté entregado y montado, con los elementos audiovisuales e informáticos totalmente probados y en perfecto funcionamiento, 18 horas antes de la hora y día establecidos por la organización de la feria para la apertura al público del primer día de feria.
La empresa adjudicataria estará obligada a recepcionar y retirar el material promocional. El mantenimiento del stand se realizará durante toda la feria, que se celebrará del 13 al 15 de noviembre de 2009. El desmontaje se realizará con arreglo a las normas de la feria, disponibles en la página web www.ifema.es.
El presupuesto máximo de licitación es de 60.000 € (SESENTA MIL EUROS), IVA incluido.
El pago será realizado a la finalización de la feria, previa recepción de conformidad de la misma y presentación de la correspondiente factura.
3- DETALLE DE LOS TRABAJOS A REALIZAR
A. DISEÑO DEL STAND Y MATERIAL AUDIOVISUAL.
El diseño del stand ha de recoger como mínimo los requerimientos respecto al espacio, aspectos arquitectónicos y equipamiento audiovisual que se indican más adelante.
Las dimensiones del stand serán de 250 m2 y el suelo del mismo será de tarima acabada en melamina, con tablero de 16 mm. Para facilitar el acceso a personas con movilidad reducida la parte exterior de todo el suelo del stand deberá estar inclinada. Asimismo, se deberá incluir algún elemento que favorezca la visita al stand para personas con discapacidad sensorial.
En cuanto a los paramentos, el stand contará con bastidores de sección de 25 centímetros.Estos paramentos estarán realizados también en melamina, rastreados al suelo y conformarán los paneles de perímetro de 5 metros de altura y la zona más elevada de 6 metros.
Será requisito del diseño que la identidad de la Comunidad de Madrid en el stand -logotipo, bandera- tenga especial relevancia y visibilidad para los visitantes, y que esté realizada de acuerdo con las condiciones del Manual de Identidad Corporativa.
En todo caso, para la propuesta de diseño, habrán de ser tenidas en cuenta las exigencias y requerimientos que, con carácter general, tenga establecidos el recinto ferial. El cumplimiento de tales requerimientos será de la total responsabilidad del adjudicatario.
Sin perjuicio de las características específicas del certamen y las pautas de instalación vigentes en cada recinto ferial, el stand estará diseñado y ejecutado de acuerdo a la normativa vigente en materia de seguridad y prevención de riesgos.
En el caso de que el diseño propuesto contemple la instalación de elementos de gran valor que requieran la cobertura de riesgos durante su traslado, instalación, permanencia en el stand y hasta su posterior devolución, tanto los gastos del seguro como de los traslados pertinentes, correrán por cuenta del adjudicatario.
Será imprescindible que las áreas abiertas al público en general se proyecten y realicen para el fácil desplazamiento de personas con movilidad reducida.
Respecto a la potencia eléctrica, se deberá aportar un mínimo de 18.000 w para la iluminación y 5.000 w para los enchufes, con acometidas y cuadros de seguridad. La iluminación estará distribuida de la siguiente manera:
-12 focos de brazos halógenos de 300w, distribuidos por la zona en el perímetro del módulo central.
-18 dicroicos halógenos de 100w, distribuidos por los aleros en la parte inferior del módulo central.
-Pantallas fluorescentes de 100w, en las cajas de luz verticales.
En cuanto a los enchufes, deberá haber 10 salidas de 500w distribuidos en los almacenes, zonas de información y plasmas.
Para decorar la zona exterior,se aportarán seis lonas rotuladas y diez cajas de luz cubiertas por lonas backlight; las lonas deberán tener unas medidas mínimas de 5 metros x 1,50 metros, mientras que las cajas de luz deberán medir un mínimo de 1,80 metros x 2,40 metros; las fotos que irán impresas tanto en las lonas como en las cajas de luz serán aportadas por la Dirección General de Turismo de la Comunidad de Madrid.
Asimismo deberá aportarse una pantalla de gran formato de 100” y otras seis con un formato mínimo de 42”, además de los reproductores de DVD que sean necesarios y ordenadores con pantalla y conexión a internet.
Será también requisito imprescindible aportar veintiún rótulos destinados a cada uno de los mostradores ubicados en los distintos espacios reseñados más abajo en los que se dividirá el stand.
Además de las prescripciones incluidas en el presente pliego, el adjudicatario deberá cumplir con los requerimientos establecidos por la organización ferial, los cuales se encuentran contenidos en las normas generales de montaje e instalaciones y en las específicas del certamen que están disponibles en la página web www.ifema.es.
B. MONTAJE Y DESMONTAJE.
Será obligación de la empresa adjudicataria proceder al montaje y desmontaje de la arquitectura de stand propuesta, suministro e instalación de mobiliario, iluminación, instalación de líneas de comunicación y decoración completa.
Asimismo, compete a la empresa adjudicataria el suministro, montaje y desmontaje del material audiovisual, informático, etc, que haya resultado preciso.
Los gastos de almacén, parking, alquiler de elevadores y otros servicios internos de la feria serán a cargo del adjudicatario.
Cada una de las empresas que participen en la licitación, deberá aportar una declaración responsable relacionando las personas que formarán el equipo de mantenimiento y coordinación de la feria.
C. LIMPIEZA GENERAL TRAS LA INSTALACIÓN.
Todos los traslados y retiradas del recinto ferial del material preciso para la ejecución del stand, serán por cuenta del adjudicatario, que se hará cargo de todos estos extremos dentro de las pautas generales sobre fechas, horarios, de descarga, etc, que tenga establecidas la dirección del certamen y/o recinto ferial.
Será responsabilidad del adjudicatario el suministro de los elementos móviles que con posterioridad al inicio de cada feria, resultaran necesarios para el correcto desarrollo de las actividades de los participantes en el stand.
Serán por cuenta del adjudicatario del contrato la recogida ordenada y retirada al almacén que designe la Administración del material informativo y promocional que, habiendo sido suministrado por la Administración, resulte sobrante de su distribución.
D. MANTENIMIENTO DEL STAND Y DE TODOS SUS ELEMENTOS.
Para la feria objeto del contrato, será requisito indispensable la presencia continua y con dedicación exclusiva de, al menos, UN TÉCNICO DE MANTENIMIENTO GENERAL, además del personal necesario para la realización de cuantas intervenciones resulten precisas para el correcto funcionamiento del stand y desarrollo de las actividades a celebrar.
E. ESPACIO, ASPECTOS ARQUITECTÓNICOS Y EQUIPAMIENTO AUDIOVISUAL.
Cualquier cambio de diseño del stand sobrevenido durante la ejecución del contrato, motivado por la inobservancia de los antedichos requerimientos y condicionantes, será de la total responsabilidad del adjudicatario, sin perjuicio de las penalizaciones o demás actuaciones complementarias a que hubiera lugar.
Igualmente, será imprescindible que el diseño respete la ubicación de los stands pertenecientes a otras Entidades locales, Asociaciones o Instituciones de la Comunidad de Madrid, situados en las inmediaciones del stand objeto del contrato, de manera que ninguno de sus elementos entorpezca la imagen de conjunto y la facilidad de acceso entre‚ éste y los demás stands.
Los espacios destinados a la ubicación de los distintos mostradores serán cinco: 1. Espacio de información general del sector turístico.
2. Espacio destinado a las seis zonas geográficas de la Comunidad de Madrid: Sierra Norte, Sierra Oeste, Sierra Guadarrama Alto-Manzanares, Comarca de Las Vegas, Campiña del Henares y Comarca Sur.
3. Espacio destinado a los municipios de especial interés turístico (Alcalá de Henares, Aranjuez, Chinchón, Navalcarnero, San Lorenzo de El Escorial) y a Asociaciones de empresarios.
4. Espacio institucional y otras entidades turísticas. 5. Espacio reservado a empresas de ocio.
En cualquier caso, estas zonas contarán con espacio mínimo y mobiliario necesario para veintiún mostradores con capacidad suficiente para dos personas cada uno y baldas en su interior, instalando una toma eléctrica y una conexión a red por cada dos puestos de información, así como espacio para almacenamiento cerrado en el propio mostrador.
Cada mostrador contará con un rótulo en vinilo de 1x0,20 metros y un frente en “foam” de 1x0,70 metros.
Se habilitará un despacho de trabajo con un pequeño almacén interior, decoración, mobiliario, iluminación, perchero, teléfono, fax, y conexión de red de datos. Asimismo,se incluirá un pequeño aparato frigorífico con su correspondiente toma de alimentación eléctrica y otra toma de alimentación eléctrica libre adicional, un dispensador de agua y un botiquín de primeros auxilios.
Igualmente, se habilitarán dos almacenes con espacio suficiente, uno reservado a la Dirección General de Turismo y otro para otros coexpositores; ambos estarán dotados de estanterías de un mínimo de 50 centímetros de profundidad con resistencia suficiente para soportar el peso del material que se va a colocar (material informativo, divulgativo y promocional de la Comunidad de Madrid). En dicho almacén se instalarán taquillas con
llave y perchas para uso del personal, además de contar con puerta abatible con cerradura, enchufes eléctricos, nevera y armario con llave. En la medida de lo posible, deberá encontrarse cercano a la/s zona/s de información general, con el fin de evitar el paso del material por la zona principal del stand.
Asimismo, habrá de preverse la posibilidad de reservar un espacio de carácter polivalente, en el que se pueda llevar a cabo si se considera conveniente la realización de actividades diversas. Las instalaciones que a tal efecto se establezcan en este espacio deberán ser en todo caso rápida y fácilmente desmontables, con el fin de que la zona en cuestión sirva a los cometidos generales del stand cuando no se esté realizando ninguna clase de actividad. Este espacio polivalente deberá tener dos tomas de corriente a cada lado. Será obligación por parte del adjudicatario aportar un mínimo de tres mesas desmontables de 1,80mX1,00m y un mínimo de 25 sillas o taburetes plegables.
Asimismo, se deberá incluir algún elemento que favorezca la visita al stand para personas con discapacidad sensorial.
Respecto a la decoración del stand, la temática de la misma habrá de girar fundamentalmente en torno al objeto promocional más importante del stand y de la feria en general, que no es otro que el turismo rural.
Otros elementos de mobiliario a suministrar: papeleras en el número adecuado a la superficie del stand,varias butacas, y 10 tensadores o catenarias para uso cuando sea preciso delimitar accesos a zonas concretas. Asimismo, el adjudicatario deberá aportar un mínimo de 50 taburetes distribuidos por el stand y una mesa circular con sobre de cristal para el despacho.
La pantalla de gran formato se instalará para proyección del audiovisual producido al efecto, aunque admitirá otras proyecciones audiovisuales en soporte DVD relacionadas con la oferta.
4- PENALIDADES
Dado el propósito final del contrato, de garantizar la presencia al nivel adecuado de la administración contratante en un acontecimiento ferial que se desarrolla durante 3 días, cualquier demora en la entrega del stand perjudicaría irremisiblemente a la Administración, llegando incluso a impedir la finalidad última de presencia en la feria.
En consecuencia, y de acuerdo con el artículo 196 de la Ley de Contratos del Sector Público, procederá el establecimiento de las siguientes penalizaciones, a aplicar al importe del pago todo ello sin perjuicio de las facultades de resolución establecidas en el mismo artículo:
· Incumplimiento del plazo fijado y entrega de conformidad antes de la apertura de la feria al público el primer día de aquella: reducción de un 15% del pago que corresponda.
· Entrega en las tres primeras horas de celebración de la feria: reducción de un 5% adicional al anterior.
· Entrega después de las tres primeras horas de la primera jornada ferial y antes de la apertura al público de la segunda jornada: reducción de un 30% adicional a los anteriores.
· Entrega el segundo y sucesivos días de celebración de la feria: por cada día adicional transcurrido sin entregar, un porcentaje adicional igual al cociente de dividir el 50% por el número de días que medien entre el segundo y el último, contando ambos.
· Asimismo,la ejecución defectuosa del contrato, entendiéndose por ésta el mal estado de los materiales empleados para el diseño del stand o suministrados para el interior del mismo, así como el anómalo funcionamiento de los medios
audiovisuales aportados,conllevará la imposición de penalidades iguales a la reducción de un 20% del pago que corresponda, con los siguientes grados:
a) No aportar los medios audiovisuales en el número mínimo exigido en el pliego o anómalo funcionamiento de losmismos, imposición de de la penalidad del 10% del pago del contrato correspondiente.
b) Mal estado de los materiales empleados tanto para el diseño del stand como los suministrados para el interior del mismo; así como el diseño del stand sin la observancia de las especifidades técnicas establecidas en el pliego, imposición de la penalidad del10% del pago del contrato que corresponda.
El cómputo de días – 24 horas- se realizará desde la hora prevista de apertura al público hasta la misma hora del día siguiente.
El órgano de contratación podrá optar, indistintamente y en cualquier momento, por resolver el contrato o por imponer las penalizaciones arriba descritas.
Por otro lado, el pliego de cláusulas administrativas establecerá la correspondiente cláusula de indemnización en el caso de incumplimiento en cuanto a plazos de entrega, duración y calidades de las imágenes, locuciones, pantallas, y cualquier otro elemento técnico o audiovisual pactado. En todo caso, es preciso tener en cuenta que no podrán efectuarse entregas parciales del stand, sino una sola entrega total y única del stand, momento a partir del cual se aplicarán las penalizaciones correspondientes.
Madrid,9 de junio de 2009 EL DIRECTOR GENERAL DE TURISMO
