Edmundo A. Cáceres COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD

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Edmundo A. Cáceres

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

EN WORD2003

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Introducción

En las empresas o en el estado es muy común enviar correspondencia con un contenido similar a muchos destinatarios, a veces cientos o miles de ellos. Puede ser el reclamo de un importe adeudado, la notificación de una facilidad de pago, la comunicación de una oferta a los buenos clientes, etc. Para facilitar esta tarea, Word dispone de la facilidad Combinar correspondencia, que se vale de dos archivos:

– Documento principal – Origen de datos

El documento principal contiene un texto común a todos los destinatarios. Para personalizarlo con los datos de cada uno de ellos, se insertan en los lugares adecuados del texto lo que se llama campos de combinación. Estos campos deben tener iguales nombres que el que tienen los campos de los registros almacenados en el origen de datos. Al ejecutar la combinación, Word llena los campos de combinación del documento principal con los datos que toma de los campos correspondientes de un registro, produciendo un documento personali-zado; luego los llena con los datos que toma de los campos de otro registro, produciendo otro documento personalizado, etc., como se ilustra a continuación.

Documento principal Origen de datos

Nombre Domicilio Préstamo

Juan García Perú 450 10.000 Luis González Salta 659 15.000 César Guerra Libertador 1240 12.000 Señor «Nombre»

«Domicilio»

Nos place comunicarle que, debido a sus excelentes antecedentes en nuestro Banco, estamos en condi-ciones de ofrecerle un préstamo a sola firma por la cantidad de «Préstamo»

pesos.

Sin otro particular, le saludamos atte. El resultado de la combinación efectiva será: Señor Juan García

Perú 450

Nos place comunicarle que, debido a sus excelentes antecedentes en nuestro Banco, estamos en condi-ciones de ofrecerle un préstamo a sola firma por la cantidad de 10.000 pesos.

Sin otro particular, le saluda-mos atte.

Señor Luis González Salta 659

Señor César Guerra Libertador 1240

El documento principal puede ser una carta, sobre, etiqueta, mensaje de correo electrónico, etc. Como las cartas se mandan en sobres, Word facilita preparar sobres o autoadhesivos con datos postales.

El origen de datos puede ser un documento de Word, una hoja de Excel, una tabla de Access, una tabla de Visual FoxPro, un archivo de texto, etc. El origen de datos siempre debe tener formato de tabla o debe ser convertible en tabla por Word, compuesta por filas y columnas. Las filas, como sabemos, se llaman registros, y las columnas, campos. En el caso de una tabla de Word, una hoja de Excel o un archivo de texto, el primer

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Edmundo A. Cáceres — Combinación de correspondencia en Word 2003 — 2006

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registro debe contener los nombres de los campos, y se llama registro inicial. El resto de los registros contie-ne datos, en concordancia con lo definido en el registro inicial.

Nombre Domicilio Préstamo Registro inicial Juan García Perú 450 10.000

Luis González Salta 659 15.000 Registros de datos César Guerra Libertador 1240 12.000

Tratándose de un archivo de texto, los nombres de los campos del registro inicial y los campos de los regis-tros de datos deben usar delimitadores de campo, como un punto y coma, una tabulación, etc. En el ejemplo que sigue se usa el punto y coma como delimitador.

Nombre;Domicilio;Préstamo Juan García;Perú 450;10.000 Luis González;Salta 659;15.000 César Guerra;Libertador 1240;12.000

Combinar correspondencia ayuda a configurar tablas de Word con campos sugeridos, como nombre, título, organización, dirección, etc. Estos campos se pueden eliminar o renombrar, y también se pueden incluir cam-pos nuevos.

La combinación puede tener varios destinos: impresora, un único documento normal de Word con el resultado de haber combinado varios registros, correo electrónico, etc.

Nota. Para facilitar el aprendizaje, cree en un documento normal de Word una tabla con un contenido similar al que se presenta en la primera ilustración como origen de datos. Guárdelo. Luego abra un documento nuevo y configúrelo como documento principal, de acuerdo a las indicaciones que siguen. Para pruebas como filtros y ordenamientos, agregue más registros. Para probar bloques de direcciones, agregue columnas adecuadas.

Barra de herramientas Combinar correspondencia

Esta herramienta es el corazón de combinación de correspondencia, porque desde ella se manejan todas las posibilidades. Se activa con el menú Ver, opción Barras de herramientas. El proceso también se puede lograr con un asistente, que se invoca con el menú Herramientas — Cartas y correspondencia — Combinar corres-pondencia…, que resulta menos claro. Las opciones de la barra de herramientas Combinar correspondencia son las siguientes.

Configuración del documento principal. Abre el diálogo Tipo de documento principal, para establecer por pri-mera vez el tipo de documento principal o cambiarlo por otro: carta, mensaje de correo electrónico, fax, sobre, etiqueta, directorio y documento normal de Word. Esta última opción transforma un documento principal de cualquiera de los tipos anteriores en un documento común.

Abrir origen de datos. Abre el diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Permite usar un archivo como origen de datos. El archivo puede ser un documento de Word cuyos datos estén dispuestos en forma de ta-bla, una planilla de cálculo de Excel, una tabla de base de datos Access, una tabla de base de Visual FoxPro, un archivo de texto cuyos registros sean líneas y cuyos campos sean datos separados por comas, puntos y comas o un carácter definido como separador. Tanto en las tablas de Word como en los archivos de texto, la primera línea debe contener los nombres de los campos. Este diálogo también permite usar o crear una co-nexión a un archivo de cualquier tipo válido. Las conexiones necesitan mayor conocimiento, por lo que no las estudiaremos. Vamos a suponer que el origen de datos ya existe y lo elegiremos por su nombre en la carpeta donde está y estableciendo su tipo de archivo.

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Destinatarios de combinar correspondencia. Abre el diálogo de igual nombre, de gran utilidad.

Insertar bloque de direcciones. Abre el diálogo de igual nombre, que permite asociar los campos del origen de datos a los campos de dirección predefinidos por Word.

Insertar línea de saludo. Abre el diálogo de igual nombre, que permite configurar este tipo de línea.

Insertar campos combinados. Abre el diálogo Insertar campo de combinación, que permite introducir campos de dirección y campos del origen de datos al documento principal.

Insertar campo de Word. Abre una lista que permite insertar campos de Word en el documento principal. Es-tos campos permiten programar el texto, cuyo estudio escapa a la brevedad de esta obra.

Ver datos combinados. Si se activa, muestra el documento principal con sus campos de combinación rellena-dos con los datos de un registro. Usando los botones de navegación, se puede cambiar el registro visualiza-do. Si se desactiva, vuelven a verse los campos combinados entre comillas agudas.

Resaltar campos de combinación. Resalta los campos de combinación, estén en forma de código o en forma de datos reales, de modo que sea fácil localizarlos.

Asignar campos. Abre el diálogo de igual nombre, donde se pueden “enlazar” los nombres de los campos del origen de datos con lo campos de dirección predefinidos por Word, que se usan para tratamiento, línea de sa-ludo, etc.

Primer registro, Registro anterior, Ir a registro, Registro siguiente, Registro último.Se habilitan cuando Ver da-tos combinados está activo. Los botones son Primer registro, Registro anterior, Registro siguiente y Último re-gistro. El campo Ir a registro sirve para escribir el número del registro al que se quiere ir.

Buscar entrada. Presenta el diálogo Buscar campos en uso, que permite filtrar los registros.

Revisar errores. Abre el diálogo Revisar e informar de errores, que controla si los registros tienen errores. Combinar en un documento nuevo.Envía los documentos combinados a un documento normal único, de mo-do que después se lo pueda editar. Para conservarlo, este mo-documento debe ser guardamo-do con un nombre. Combinar al imprimir. Imprime los documentos combinados.

Combinar en correo electrónico. Abre el diálogo de igual nombre, para mandar la combinación a un destina-tario de e-mail.

Diálogo Tipo de documento principal

Sirve para transformar un documento normal en principal, o a la inversa. Los tipos de documento principal son cartas, mensajes de correo electrónico, faxes, sobres, etiquetas y directorio. Por directorio no debe entender-se una carpeta de archivos, sino una lista de clientes, usuarios, socios, abonados, etc.

Diálogo Seleccionar archivos de origen de datos

Permite usar un archivo como origen de datos, que debe tener forma de tabla, explícita o implícita. El archivo puede ser un documento de Word cuyos datos estén dispuestos en forma de tabla, una planilla de cálculo de Excel, una lista de contactos de Outlook, una tabla de base de datos Access, una tabla de base de Visual FoxPro, un archivo de texto cuyos registros sean líneas y cuyos campos sean datos separados por comas,

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puntos y comas o un carácter definido como separador. Tanto en las tablas de Word como en los archivos de texto, la primera línea debe contener los nombres de los campos.

Para usar en archivo como origen de datos, Word debe usar una conexión preexistente o crear una nueva. Una conexión es un archivo que permite traer datos a Word para que los use como origen de datos. De forma predeterminada, el cuadro de diálogo presenta la carpeta Mis archivos de origen de datos, del que se listan las conexiones existentes. Si hace falta crear una conexión, se debe pulsar el botón Nuevo origen. Como este es un tema complicado, no lo veremos.

Si el archivo a usar como origen de datos es un documento con una tabla de Word, un documento de texto con campos delimitados o un producto de Office, normalmente basta con elegirlo, porque Word usará implíci-tamente una conexión preexistente. Word también crea una consulta, que es la que efectivamente trae los da-tos, la cual guarda en el documento principal. De aquí que, para “degradar” el documento principal a archivo normal, sea necesario usar el diálogo Tipo de documento principal.

Diálogo Destinatarios de combinar correspondencia

Aparecen los registros en una cuadrícula. En el encabezado de cada columna hay un cuadro combinado que permite filtrar los valores que se desean mostrar. La última opción de la lista de estos cuadros combinado es Avanzado…, que presenta el diálogo Opciones de consulta, que permite criterios más elaborados para filtrar los registros y para ordenarlos. El cuadro de diálogo que estamos viendo, Destinatarios de combinar corres-pondencia, tiene varios botones, entre los que veremos:

Seleccionar todo. Activa todos los registros. Borrar todo. Deselecciona todos los registros. Buscar. Presenta el diálogo Buscar campos en uso. Modificar. Presenta el diálogo Formulario de datos.

Diálogo Formulario de datos

Presenta un registro del origen de datos como un formulario. Permite cambiar los datos del registro actual, eliminarlo, agregar nuevos registros, avanzar o retroceder por los registros, ir a un registro particular, descar-tar cambios.

Diálogo Opciones de consulta

Tiene las fichas Filtrar registros y Ordenar registros. El filtro se construye con uno o varios criterios, conecta-dos por los operadores Y y O. Cada criterio necesita un campo, un operador y un valor. La ordenación acepta hasta tres criterios, subordinados jerárquicamente. Cada criterio necesita un campo y un sentido.

Diálogo Insertar bloque de direcciones

Sirve para configurar los datos de dirección postal. Trabaja siempre y cuando se asocien campos del origen de datos con los campos de dirección predefinidos por Word. El diálogo tiene una vista previa para observar cómo se afectan estos datos a medida que se eligen las distintas opciones. Éstas son:

Insertar el nombre del destinatario en este formato. Si se activa esta opción, presenta varias modalidades de tratamiento.

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Insertar el nombre de la organización. Incluye o no este dato.

Insertar la dirección postal. Si se activa, se pueden elegir tres modalidades con respecto a los datos país y región: No incluirlos nunca, incluirlos siempre o incluirlos solamente cuando el país del destinatario sea distin-to al país que se define en un cuadro combinado.

Dar formato a la dirección en función del país o región de destino. Es para casos en que el país o la región de destino tengan formatos exigidos por su correo local, siempre que Word los contemple.

Asignar campos. Es un botón de comando que abre el diálogo Asignar campos, para asociar campos del ori-gen de datos con campos de dirección predefinidos por Word.

Diálogo Línea de saludo

Permite configurar el campo <<Línea de saludo>>, propio de Word, que se forma con campos del origen de datos. Si los campos que corresponde al apellido y/o nombres del destinatario, asociados con campos de di-rección predefinidos por Word, son válidos, la línea de saludo presenta tres componentes: uno para el trata-miento, otro para apellido y/o nombres y un tercero para la puntuación luego de estos datos. Si esos campos no son válidos, permite configurar una línea genérica de un solo componente. Ambas líneas tendrán vigencia y Word elegirá una u otra según la validez o no de los campos mencionados. El diálogo tiene un botón Asig-nar campos, para asociar campos del origen de datos con campos de dirección.

Diálogo Insertar campo de combinación

Permite insertar un campo de dirección o un campo de base de datos al documento principal. Un campo de dirección está predefinido por Word, por lo que previamente hay que asociarle un campo del origen de datos. Un campo de base de datos es un campo del origen de datos. Según lo que se quiera insertar, aparece una lista con los campos correspondientes, donde se elige el que se desea insertar en el documento principal. El diálogo tiene un botón Asignar campos, para la asociación entre campos del origen de datos y campos de di-rección.

Diálogo Buscar campos en uso

Permite definir el posible valor de un campo y buscar los registros que lo contengan. Buscar. Sirve para definir el valor a buscar.

Campos en uso. Permite elegir en un cuadro combinado el campo que debería contener el valor definido en Buscar.

Buscar primero. Este botón se habilita al definir un nuevo valor en Buscar. Al pulsarlo se realiza la búsqueda. Si se encuentra el primer registro que contenga el valor, el botón cambia a Buscar siguiente, para repetir la búsqueda de ese valor en el próximo registro. Si no se encuentra ningún registro que contenga el valor, apa-rece un mensaje que informa de esa circunstancia y pide si se quiere continuar desde el primer registro.

Diálogo Revisar e informar de errores

Realiza una verificación de los datos contenidos en el origen de datos, determinando si son formalmente erróneos. Puede trabajar de tres formas, según la opción que se elija:

Simular la combinación e informar de los errores en un documento nuevo. En este caso, no se produce la combinación efectiva ni en impresora ni en un documento con los datos combinados, donde cada registro

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ge-Edmundo A. Cáceres — Combinación de correspondencia en Word 2003 — 2006

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nera una o más páginas. Lo que sí genera es un documento nuevo, donde se comunican los errores encon-trados. Si no hay errores, este documento nuevo no se genera.

Completar la combinación deteniéndose para informar de los errores. En este caso, se produce la combina-ción efectiva, pero el proceso se detiene cada vez que se encuentra un registro con datos erróneos. Word in-forma en cada caso erróneo las características de los errores, pero no genera un documento con esta infor-mación.

Completar la combinación sin detenerse. Informar de los errores en un documento nuevo. En este caso, se produce la combinación efectiva, sin detenciones. Si hay errores, Word genera un documento nuevo donde se detallan las características de los errores encontrados en los registros correspondientes.

Los errores pueden deberse, por ejemplo, a que en algún registro falta un campo. Esto puede deberse a que el origen de datos se tome de un archivo de texto, donde cada campo esté separado por un delimitador: si hay n campos, es posible que falte alguno.

Diálogo Combinar en un documento nuevo

Permite realizar la combinación total o parcial de los registros con el documento principal. El resultado, sin embargo, no es impreso, ni enviado por mail o fax, sino que va a un documento nuevo, el cual debe ser guar-dado con un nombre si se lo quiere conservar. Para determinar los registros a incluir en la combinación, hay las siguientes opciones:

Todos. Incluye todos los documentos en la combinación.

Registro actual. Combina solamente el registro actual del origen de datos. Este puede ser el que se visualice en el documento principal cuando Ver datos combinados está activo, o el registro al que se ha ido usando Buscar campos en uso.

Desde. Si se activa este botón, hay que indicar el número de registro inicial en el cuadro de texto asociado y el número de registro final que acompaña a Hasta.

Diálogo combinar al imprimir

Permite imprimir la combinación total o parcial de los registros con el documento principal. Las opciones son las mismas que las de Combinar en un documento nuevo.

Diálogo Combinar en correo electrónico

Este diálogo permite realizar la combinación total o parcial de los registros con el documento principal, y envía el resultado a un destinatario de correo electrónico. Las opciones son:

Para y Asunto. Son iguales a las entradas del mismo nombre de los mensajes e-mail. Formato de correo. Tiene las opciones

Datos adjuntos. Crea un documento de Word y lo agrega como archivo adjunto al mensaje. Texto sin formato. Crea la combinación como texto del mensaje.

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Hay también opciones para los registros a incluir en la combinación, iguales a las de Combinar en un docu-mento nuevo.

El siguiente cuadro resume de los diálogos invocados a partir de la barra de herramientas Combinar corres-pondencia.

Barra Combinar correspondencia Diálogos primarios Diálogos secundarios

Configuración del documento principal Tipo de documento principal

Abrir origen de datos Seleccionar archivo de origen de datos

Destinatarios de combinar correspondencia Destinatarios de combinar correspondencia

Opción Avanzado… Opciones de consulta

Botón Buscar Buscar campos en uso

Botón Modificar Formulario de datos

Insertar bloque de direcciones Insertar bloque de direcciones

Botón Asignar campos Asignar campos

Insertar línea de saludo Insertar línea de saludo

Insertar campos combinados Insertar campo de combinación

Asignar campos Asignar campos

Buscar entrada Buscar campos en uso

Revisar errores Revisar e informar de errores

Combinar en correo electrónico Combinar en correo electrónico