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CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BANCOS

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Aida María Flores Moya Directora de Planeación y Evaluación del Desempeño

Juan Carlos Pastrana García

Director de Egresos Antonio Martínez Beltrán

Tesorero Municipal Luis Horacio Bortoni Vázquez Contralor Municipal

I. OBJETIVO

Administrar los recursos financieros del Municipio de Monterrey, así como los fondos de aplicación específica gestionados a través del Gobierno Federal y Estatal en las diferentes cuentas, aperturadas para ello.

II. ALCANCE

Aplica para la Dirección de Egresos, y los Servidores Públicos que realizan los trámites administrativos para la administración de los recursos financieros del Municipio de Monterrey.

III. DEFINICIONES

Cuenta Bancaria. Contrato financiero con una Entidad bancaria, establecida para la administración de recursos financieros.

Cuenta bancaria corriente. Tipo de cuenta más habitual entre cliente y banco la cual permite recibir recursos y hacer disposiciones financieras.

Cuenta bancaria productiva. Tipo de cuenta entre cliente y banco la cual permite recibir recursos y hacer disposiciones financieras, además de obtener un rendimiento por saldo insoluto al final de cada mes por parte de la institución financiera.

Recursos Financieros. De acuerdo a su origen, los recursos pueden ser clasificados en recursos propios, estatales y/o federales.

Recursos propios. Los provenientes por concepto de recaudación de impuestos, derechos, productos y aprovechamientos.

Recursos estatales. Recursos destinados para un fin específico y gestionado con del Gobierno Estatal.

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Recursos Federales. Recursos destinados para un fin específico y gestionados a través del Gobierno Federal.

Floating. Monto destinado para responder ante una necesidad de pago eventual posterior al cierre de las inversiones en las cuentas bancarias (recursos propios), destinadas para el pago a proveedores.

Formato cuadro de fondos bancarios. Formato establecido el cual se alimenta con la información proveniente de cada una de las cuentas de Municipio de Monterrey en las distintas instituciones bancarias (Saldos al día, Productos Financieros, vencimientos de Inversión, SPEIS enviados y recibidos, Traspasos interbancarios, ingresos y pagos).

Formato control de inversiones. Formato en el cual se determina de una manera desglosada (diaria) el rendimiento (productos financieros) generado, así como la tasa de interés asignada en cada una de las cuentas de Municipio de Monterrey en las que se maneja la modalidad de inversión.

Estado de cuenta bancario. Documento oficial el cual es emitido por entidades financieras y bancarias a sus clientes y que informan sobre los movimientos, actividades, ingresos, erogaciones, etc. Esta información se presenta de forma resumida y periódica generalmente de forma mensual.

IV. COMPETENCIAS

 Jefe(a) Administrativo.

- Solicitar apertura de cuenta bancaria.

- Informar a la Autoridad Competente de la apertura de la Cuenta Bancaria.

- Informar a la Dirección de Planeación Presupuestal la recepción del recurso en la cuenta bancaria.

- Revisar avance financiero del Fondo con la Dependencia Ejecutora.

- Iniciar trámites para cancelación de cuenta.

 Jefe(a) de Informes Financieros.

- Incorporar la cuenta al cuadro de fondos.

- Administrar el cuadro de fondos.

- Dar de alta Proveedores para pago a través de Banca Electrónica.

- Ejecutar Pagos Electrónicos.

- Control de Inversiones.

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- Registro de los Ingresos (depósitos en la cuenta).

- Registro de Rendimientos Bancarios.

- Registro de Traspasos Interbancarios.

- Registro de Movimientos de Inversión.

- Impresión de los estados de cuenta bancarios.

- Ejecutar los Reintegros.

- Verificar cuenta en cero.

 Coordinador(a) de Administración Financiera.

- Revisar los saldos bancarios a través del cuadro de fondos.

- Verificar la Disponibilidad del recurso vs los compromisos de pago.

- Revisar avance financiero del fondo (Conciliación del Fondo) antes del cierre de la cuenta.

 Coordinador(a) de Deuda Pública.

- Realizar el trámite de apertura de la cuenta bancaria.

- Informar la apertura de la cuenta bancaria en estatus Activa.

- Entregar de documentos legales a la dirección de Contabilidad y Cuenta Pública por apertura de la cuenta.

- Verificar la incorporación en banca electrónica de la cuenta.

- Realizar el trámite de la solicitud de chequera en caso de requerirse.

- Solicitar autorización a la Institución Bancaria para el uso de firmas con sello (facsímil) en los cheques.

- Solicitar Carta de cancelación de la cuenta a la Institución Bancaria.

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V. MARCO JURÍDICO NORMATIVO A. TRATADOS INTERNACIONALES

N/A

B. NIVEL FEDERAL

 Ley general de Contabilidad Gubernamental.

 Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios.

 Códigos Fiscal de la Federación.

C. NIVEL ESTATAL

 Ley de Gobierno Municipal del Estado de Nuevo León.

D. NIVEL MUNICIPAL

 Reglamento de la Administración Pública Municipal de Monterrey.

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VI. DIAGRAMA DE FLUJO

Jefe(a) Administrativo Coordinador(a) de Deuda Pública Jefe(a) de Informes

Financieros Institución Bancaria

A) Indica la apertura de una cuenta bancaria especifica para la administración del recurso a la Coordinación de Deuda Pública.

FIN Realiza el trámite de apertura de

la cuenta bancaria con la Institución Bancaria.

Informa la apertura de la cuenta bancaria en estatus activa.

Entrega documentos legales a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública por la apertura de la cuenta.

Verifica la incorporación en banca electrónica de la cuenta.

Realiza el trámite de solicitud de chequera en caso de requerirse.

Solicita autorización a la Institución Bancaria para el uso de firmas con sello (facsímil) en los cheques.

Informa a la autoridad competente de la apertura de la cuenta bancaria.

Incorporación a la cuenta de cuadro de fondos.

Proporciona los documentos y el contrato de apertura.

Confirma la activación de la cuenta.

¿Cuenta activa?

¿Requiere chequera?

Solicita por correo electrónico la incorporación dela

cuenta.

NO

SI

SI NO

Informa la autorización para las firmas con sello vía correo electrónico.

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Jefe(a) de Informes Financieros Área de Cuentas por Pagar

B) Realiza actualización diaria del formato de cuadro de fondos bancarios e inversiones.

Da de alta a proveedores para pago a través de banca electrónica con la información proporcionada.

Ejecucion de pagos electronicos.

Control de Inversiones.

Registro de rendimientos bancarios.

Registro de traspasos interbancarios

Registro de movimientos de

inversión. Impresión de los estados de

cuenta bancarios.

Comparte formato de alta de proveedor y expediente con las

facturas.

FIN

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Jefe(a) Administrativo Jefe(a) de Informes

Financieros Coordinador(a) de Deuda Pública

Revisa avance financiero de fondo.

Indica trámites para cancelación

de cuenta. Ejecuta los reintegros.

Verifica cuenta de cero.

Solicita carta de cancelación de la cuenta a la Institución

Financiera.

FIN

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VII. DESCRIPCIÓN

A) APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

7.1 En el momento que se tiene conocimiento de que el municipio va a acceder a un fondo ya sea Federal o Estatal o de cualquier índole y en los lineamientos y/o reglas de operación del fondo, el(la) Jefe(a) Administrativo indica la apertura de una cuenta bancaria específica para la administración del recurso o el municipio inicie un proyecto con recursos propios que requiera una cuenta específica y solicita la apertura de cuenta bancaria a la Coordinación de Deuda Púbica, informándole las características requeridas de la cuenta y si se requiere chequera.

7.2 El(la) Coordinador(a) de Deuda Pública contacta con la Institución Bancaria para realizar la solicitud de apertura de cuenta.

7.3 Al iniciar el proceso de apertura de la cuenta, la Institución Bancaria proporciona el contrato de apertura, los documentos que se deben anexar y los formatos para el registro de firmas de los funcionarios autorizados, una carta firmada por un ejecutivo autorizado del Banco (de esta carta se entrega el original a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública y copia fotostática a el(la) Jefe(a) Administrativo y el(la) Jefe(a) de Informes Financiero).

7.4 La Institución Bancaria confirma la activación de la cuenta con los siguientes datos: Nombre del Programa, Número de Cuenta, Tipo de Cuenta Productiva o no productiva, Fecha de apertura.

7.5 El(la) Coordinador(a) de Deuda Pública del contrato de apertura de cuenta y los formatos para el registro de firmas, se presentan 2 tantos en original, uno se regresa a la Institución Bancaria y el otro se entrega para resguardo a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública mediante oficio para acuse de recibido.

7.6 Entregados los documentos legales a la Institución Bancaria, el(la) Coordinador(a) de Deuda Pública debe verificar que la cuenta esté incorporada en la Banca Electrónica. De no ser así se solicita formato vía correo electrónico a la Institución Bancaria para incorporar la cuenta.

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7.7 En el caso que en la solicitud de apertura de cuenta se haya notificado la necesidad de chequera, el(la) Coordinador(a) de Deuda Pública gestionará el trámite ante la Institución, dependiendo si es chequera de bolsillo o formas impresas. Si se utilizara chequera en la cuenta se deberá solicitar a la Institución Bancaria, la autorización para las firmas con sello (facsímil) en los cheques.

7.8 La Institución Bancaria informa vía correo electrónico de la activación de la firma facsímil.

7.9 El(la) Jefe(a) Administrativo informa a la Autoridad Competente de la apertura de la cuenta bancaria. En el momento en que se recibe a primera ministración de recursos en la cuenta, se notifica a la Dirección de Planeación Presupuestal informando fecha de Ministración, Origen de Recurso, Nombre de Fondo, Numero de banco y Cantidad Ministrada.

7.10 El(la) Jefe(a) de Informes Financieros con la carta de apertura emitida por la Institución Bancaria, registra en el cuadro de fondos que da inicio a la administración del recurso.

B) ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

7.11 El(la) Jefe(a) Informes Financieros realiza actualización diaria del formato de cuadro de fondos bancarios e inversiones, con la información proveniente de cada una de las cuentas del municipio de Monterrey en las Instituciones Bancarias y registra los rendimientos financieros, vencimientos de inversión, traspasos interbancarios e ingresos (depósitos) y pagos.

7.12 El(la) Jefe(a) Informes Financieros recibe del Área de Cuentas por Pagar el formato de alta de proveedor, el cual contiene todos los datos necesarios para poder ser registrado en la banca electrónica.

7.13 El(la) Jefe(a) Informes Financieros recibe del área de cuentas por pagar los expedientes con las facturas que se pagaran a los proveedores a través de la banca electrónica.

7.14 El(la) Jefe(a) Informes Financieros selecciona la cuenta bancaria de donde se originará el pago, captura los datos necesarios (proveedor, cuenta

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bancaria, descripción del pago, monto), ejecuta la operación, imprime el comprobante de pago y anexa al expediente, el expediente se regresa al Área de cuentas por pagar.

7.15 El(la) Jefe(a) Informes Financieros determina de manera diaria y desglosada, los rendimientos (productos financieros) generados, así como la tasa de interés asignada en cada una de las cuentas del municipio de Monterrey que se manejan con la modalidad de inversión.

7.16 El(la) Jefe(a) Informes Financieros en el formato de control de inversiones determina de una manera desglosada (diaria) el rendimiento generado (producto financiero), así como la tasa de interés asignada en cada una de las cuentas del Municipio de Monterrey en las que se maneja la modalidad de inversión, se informa a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública para el registro contable por póliza de diario en el sistema (REGER).

7.17 El(la) Jefe(a) Informes Financieros cada vez que se efectúa un traspaso interbancario entre cuentas propias del municipio de Monterrey, se emite el comprobante correspondiente, se informa de cada uno de ellos a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública y se le proporciona una copia para el registro correspondiente a dichas operaciones bancarias.

7.18 El(la) Jefe(a) Informes Financieros registra los movimientos de inversión en el formato correspondiente, que mediante instrucción expresa de monto y plazo, se les proporciona a los bancos para que estos inviertan lo convenido (recursos propios del municipio de Monterrey).

7.19 El(la) Jefe(a) Informes Financieros a través del portal de internet de cada institución financiera descarga los estados de cuenta electrónicos de todas las cuentas bancarias, con la finalidad de hacerlos llegar a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública, para la elaboración de las conciliaciones bancarias correspondiente a cada cuenta, así como para la solicitud presupuestal y el oportuno registro contable de las comisiones bancarias generadas en el mes en curso, y el registro de cualquier partida extraordinaria (participaciones federales, estatales, aportaciones, donativos).

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CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

7.20 El(la) Jefe(a) Administrativo supervisa el avance financiero del fondo, revisando los Lineamientos y/o Reglas de Operación de cada uno para validar fechas de ejecución y monto ejercido.

7.21 Al agotar el tiempo de ejecución y/o el recurso del Fondo en cuestión, el(la) Jefe(a) Administrativo inicia el proceso para cancelar la cuenta, para lo cual:

a) Se revisa con la Dependencia ejecutora del Fondo, la conciliación del Fondo, para que los Remanentes sean reintegrados a la Autoridad Competente vía Línea de Captura (solicitada por la Dependencia Ejecutora). Con la Línea de Captura se genera o solicita según corresponda la Orden de Pago para remitir a la Dirección de Egresos y se realice el Reintegro del remanente del Fondo.

b) Se indica al Jefe de Informes Financieros, determine los Rendimientos generados de la cuenta, para solicitar la Línea de Captura en el SIT (Sistema Integral de Tesorería), remitiendo dicha línea de captura a la Dependencia Ejecutora que genera o solicita según corresponda la Orden de Pago para remitir a la Dirección de Egresos y se realice el Reintegro del remanente del Fondo.

7.22 El(la) Jefe(a) de Informes Financieros ejecuta los reintegros acordes al procedimiento P-TMU-EGR-01 Registro y Control de Cuentas por Pagar.

7.23 El(la) Jefe(a) de Informes Financieros imprime estado de cuenta en ceros y se le entrega al coordinador de Deuda Publica y solicita carta de cancelación de la cuenta a la Institución Financiera.

7.24 El(la) Coordinador(a) de Deuda Pública el estado de cuenta en ceros a el(la) Ejecutivo de la Institución Financiera para solicitar la baja de la cuenta y en su caso los productos financieros asociados a la misma, y a su vez, la carta confirmación de la cancelación de la cuenta.

7.25 Al recibir la Carta de Cancelación, se remite vía oficio a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública.

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VIII. REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFÍA

 L-TMU-EGR-01 Lineamiento para el Ejercicio y Pago del Gasto.

 P-TMU-EGR-01 Registro y Control de Cuentas por Pagar.

IX. ANEXOS N/A

X. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA MOTIVO

01 25/09/20 Creación del procedimiento

Referencias

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