Redise˜
no y desarrollo de herramientas
web para la gestion de los procesos de
contratacion publica del estado
Colombiano
Sergio Andres Florez Lopez
Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas Facultad, Ingenieria de Sistemas
Redise˜
no y desarrollo de herramientas
web para la gestion de los procesos de
contratacion publica del estado
colombiano
Sergio Andres Florez Lopez
Tesis o trabajo de grado presentada(o) como requisito parcial para optar al t´ıtulo de: Ingeniero de Sistemas
Director(a):
Ingeniero (Sistemas) - John Freddy Parra Pe˜na
Universidad Distrital Francisco Jos´e de Caldas Facultad de Ingenier´ıa
Dedicado
A mi Madre:
Siempre ha confiado en mi y deseo demos-trarle que se merece lo mejor. Me esforzare como ella y ser´e mejor persona cada d´ıa.
A Colombia Compra Eficiente
Agradecimientos
ix
Resumen
Colombia, antes del a˜no 2012, no contaba con ning´un sistema de informaci´on para los pro-cesos de compra p´ublica. En el 2016, Colombia Compra Eficiente vela por mantener estables los sistemas de informaci´on y mejorar las plataformas utilizadas en los procesos de contra-taci´on, ya que en el d´ıa se registran cerca de 30 ´ordenes de compra y 10 nuevas entidades en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
En el 2016, Colombia Compra Eficiente, tiene la meta de construir 12 nuevos Acuerdos Mar-co de Precios (AMP), sumandos a los 20 acuerdos ya existentes, dise˜nados en los 4 a˜nos de funcionamiento de la Agencia Nacional de Contrataci´on P´ublica, con el fin de ampliar el abanico de herramientas para los part´ıcipes de compra p´ublica (Entidades y Proveedores).
Palabras clave:.
Acuerdo Marco de Precios - AMP: Contrato celebrado entre uno o m´as proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisi´on a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Caracter´ısticas T´ecnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.
Tienda Virtual del Estado Colombiano: Plataforma electr´onica que las Entidades usan para realizar compras a trav´es de los AMP.
Orden de compra: Soporte documental de la relaci´on entre el Proveedor y la Entidad Compradora .
Abstract
In 2012 Colombia didn’t have any system for public information about public procurement processes. Now days C¸ olombia Compra Eficiente.ensures the correct and stable functioning of the information systems and improves platforms used in recruitment processes; as an exam-ple, on an ordinary day about 30 orders and 10 new entities are recorded in the virtual shop of Colombian State.
Keywords:
Pricing Agreements (AMP): Agreement between one or more suppliers and C¸ olombia Compra Eficiente.or the person acting in name of the agency, for the provision to the State Entities on goods and services with uniform technical features, in form, terms and conditions of this.
Vitrual Shop of th Colombian State: electronic platform used for the State Entities to make purchases through the AMP.
´Indice de cuadros
3-1. Contenido de la primera fase: Inicio . . . 13
3-2. Contenido de la segunda fase: Planeaci´on . . . 13
3-3. Contenido de la tercera fase: Ejecuci´on . . . 13
3-4. Contenido de la tercera fase: Transici´on . . . 14
3-5. Contenido de la quinta fase: Seguimiento y Control . . . 14
3-6. Contenido de la sexta fase: Cierre . . . 14
3-1. Arreglo jerarquico. Fuente: Colombia Compra Eficiente. . . 19 3-2. Bienes y Servicios. Fuente: Colombia Compra Eficiente. . . 20 3-3. Model de datos - Clasificador de Bienes y Servicios. Fuente: Colombia Compra
Eficiente. . . 20 3-4. Modelo de datos anterior - Clasificador de Bienes y Servicios. Fuente:
Colom-bia Compra Eficiente. . . 21 3-5. ´Ordenes de compra de Entidades Estatales. Fuente: Colombia Compra Eficiente. 21 3-6. Sincronizar ´ordenes por Id. Fuente: Colombia Compra Eficiente. . . 24 3-7. ´Ultimas ´ordenes de compra. Fuente: Colombia Compra Eficiente. . . 25 3-8. Formulario para sincronizar ´ordenes de compra desde una fecha. Fuente:
Co-lombia Compra Eficiente. . . 26 3-9. Orden de compra 6293 con 5 versiones. Fuente: Colombia Compra Eficiente. 27 3-10.Formulario para las nuevas versiones de una orden de compra. Fuente:
Co-lombia Compra Eficiente. . . 27 3-11.Valor de los contratos publicados en SECOP hasta el a˜no 2014. Fuente:
Co-lombia Compra Eficiente. . . 28 3-12.Formulario de b´usqueda para Datos Abiertos. Fuente: Colombia Compra
Efi-ciente. . . 30 3-13.Resultados en la secci´on de Datos Abiertos. Fuente: Colombia Compra Eficiente. 30 3-14.Archivos para descargar en formato CSV. Fuente: Colombia Compra Eficiente. 31 3-15.Actividad de la Tienda Virtual del Estado Colombiano al a˜no 2015. Fuente:
Colombia Compra Eficiente. . . 33 3-16.Secci´on de las ´Ordenes de Compra. Fuente: Colombia Compra Eficiente. . . . 34 3-17.Nuevos productos de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Fuente:
Co-lombia Compra Eficiente. . . 35 3-18.Archivos de un Acuerdo Marco de Precios. Fuente: Colombia Compra Eficiente. 36 3-19.Productos de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Fuente: Colombia
Compra Eficiente. . . 37 3-20.Negociaci´on de las Entidades sin Acuerdos Marcos de Precios. Fuente:
Colom-bia Compra Eficiente. . . 37 3-21.Proceso para la construcci´on de un Acuerdo Marco de Precios. Fuente:
´Indice de figuras xiii
3-23.Diagrama de actividades para la creaci´on de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. . . 40 3-24.Diagrama de actividades para la actualizaci´on de Entidades y Usuarios en la
Tienda Virtual del Estado Colombiano. . . 41 3-25.Diagrama de actividades para el de Usuarios en la Tienda Virtual del Estado
Colombiano. . . 42 3-26.Lista de casos para gestionar por Operaciones. Fuente: Colombia Compra
Eficiente. . . 43 3-27.Formulario para la gesti´on de un caso. Fuente: Colombia Compra Eficiente. . 44 3-28.Opciones presentes en cada caso. Fuente: Colombia Compra Eficiente. . . 45 4-1. Organigrama institucional de Colombia Compra Eficiente. Fuente: Colombia
Compra Eficiente. . . 47 4-2. Menu principal de la versi´on anterior del Portal Web. Fuente: Colombia
Com-pra Eficiente. . . 48 4-3. Menu principal del Portal Web. Fuente: Colombia Compra Eficiente. . . 49 4-4. Diagramaci´on del Tipo de Contenido principal. Fuente: Colombia Compra
Eficiente. . . 50 4-5. Modelo de datos del Clasificador de Bienes y Servicios. Fuente: Colombia
Compra Eficiente. . . 50 4-6. Comportamiento de visitas al Clasificador de Bienes y Servicios. Fuente:
Co-lombia Compra Eficiente. . . 51 4-7. Comportamiento de visitas al Clasificador de Bienes y Servicios antes de la
mejora en el modelo. Fuente: Colombia Compra Eficiente. . . 51 4-8. Visitas al Clasificador de Bienes y Servicios. Fuente: Colombia Compra Eficiente. 52 4-9. Secci´on ´Ordenes de Compra. Fuente: Colombia Compra Eficiente. . . 53 4-10.Participaci´on de las Entidades en el 2016: Colombia Compra Eficiente. . . . 54 4-11.´Ordenes de Compra por Instrumento de Agregaci´on de Demanda. Fuente:
Colombia Compra Eficiente. . . 54
A-1. Dise˜no gr´afico del portal web. . . 65
Agradecimientos VII
Resumen IX
Glosario XVI
1. Introducci´on 1
2. Objetivos 3
2.1. Objetivo General . . . 3
2.2. Objetivo especificos . . . 3
3. Descripci´on de cada uno de los resultados alcanzados en el desarrollo de la pansant´ıa debidamente ordenados y expuesto de forma coherente 4 3.1. Redise˜no del Portal Web - Gobierno en L´ınea (GEL) . . . 5
3.1.1. Logro 1: Participaci´on, alistamiento para la participaci´on por medio electr´onicos. . . 5
3.1.2. Logro 2: Colaboraci´on, innovaci´on abierta. . . 7
3.1.3. Logro 1: Tr´amites y Servicios en L´ınea. . . 7
3.1.4. Logro 2: Sistema Integrado de Peticiones, Quejas, Reclamos y Suge-rencias . . . 8
3.1.5. Logro 3: Servicios centrados en el usuario . . . 9
3.2. Estructura del Portal Web . . . 11
3.2.1. Cronograma de actividades . . . 12
3.3. Clasificador de Bienes y Servicios . . . 19
3.4. Intregaci´on con Coupa . . . 21
3.4.1. Coupa - Tienda Virtual del Estado Colombiano . . . 21
3.4.2. Secciones . . . 22
3.4.3. Configuraci´on generales de conexi´on - Coupa . . . 22
3.4.4. M´etodos soportados por el API . . . 22
3.4.5. Cantidad de ´Ordenes de Compra . . . 23
3.4.6. Sincronizar o consultar ´ordenes de compra por Id . . . 23
3.4.7. Sincronizar ´ultimas ´ordenes de compra . . . 24
Contenido xv
3.4.9. Sincronizar nuevas versiones de las ´Ordenes de Compra. . . 26
3.4.10. Ley de Transparencia . . . 28
3.5. Secci´on Tienda Virtual del Estado Colombiano . . . 34
3.5.1. Nuevos productos - Tienda Virtual del Estado Colombiano . . . 35
3.5.2. Todos los productos - Tienda Virtual del Estado Colombiano . . . 36
3.5.3. Pr´oximos productos - Tienda Virtual del Estado Colombiano . . . 38
3.6. Administraci´on de Tienda Virtual del Estado Colombiano . . . 39
3.6.1. Registro (Creaci´on) . . . 40
3.6.2. Actualizaci´on . . . 40
3.6.3. Desactivaci´on (Retiro) . . . 41
3.6.4. Flujo de atenci´on - Operaciones . . . 42
4. AN ´ALISIS DE RESULTADOS, PRODUCTOS, ALCANCES E IMPACTOS DEL TRABAJO DE GRADO, DE ACUERDO CON EL PLAN DE TRABAJO. 46 4.1. Redise˜no del Portal Web - Gobierno en L´ınea (GEL) . . . 46
4.2. Administraci´on del portal web . . . 48
4.3. Clasificador de Bienes y Servicios . . . 50
4.4. Integraci´on con Coupa . . . 51
4.5. Secci´on Tienda Virtual del Estado Colombiano . . . 56
4.6. Administraci´on de Tienda Virtual del Estado Colombiano . . . 59
5. EVALUACI ´ON DEL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA PASANT´IA 60
6. Conclusiones 63
A. Anexo: Documento ”Dise˜no gr´afico”. 65
B. Anexo: Documento ”Diagrama de Gantt”. 66
C. Anexo: Manual - Estrategia de gobierno en l´ınea. 67
Mecanismo de Agregacion de Demanda, Contrato celebrado entre uno o mas provee-dores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provision a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Caracter´ısticas T´ecnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.
Plan Anual de AdquisicionesPlan general de compras al que se refiere el art´ıculo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeaci´on contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los t´erminos del presente t´ıtulo.
1. Introducci´
on
Con el objetivo de optimizar los recursos del Estado en materia de compra p´ublica, nace la Agencia Nacional de Contrataci´on P´ublica - Colombia Compra Eficiente, brindando a las entidades estatales - Compradores y Proveedores normas y pol´ıticas claras en materia de compra y contrataci´on de bienes y servicios. Colombia Compra Eficiente est´a en la posici´on de ofrecer diferentes herramientas e informaci´on a los participantes de la compra p´ublica para incrementar el valor por dinero, promover la competencia en la compra p´ublica, ofrecer un sistema e-Procurement que genere informaci´on confiable, fortalecer las capacidades de los part´ıcipes de la compra p´ublica1.
En los primeros compases como entidad estatal reguladora de la compra p´ublica, Colombia Compra Eficiente no contaba con grandes sistemas que incentivaran a las entidades estatales a realizar compras o publicar los planes anuales de adquisiciones y mucho menos sus con-tratos a lo largo del a˜no. Sin embargo en el cumplimiento de los objetivos misionales y su estrategia, Colombia Compra Eficiente, encabezada por su Directora General Maria Marga-rita Zuleta iniciaron la implementaci´on de sistemas y herramientas de informaci´on, logrando tener para comienzos del a˜no 2015 aplicaciones tecnol´ogicas como:
El sistema de informaci´on de S´ıntesis, Normativa y Jurisprudencia, enfocado a con-tenidos relacionados directamente con la contrataci´on p´ublica del estado Colombiano, informaci´on valiosa para los abogados, servidores p´ublicos, proveedores y ciudadan´ıa que tengan inter´es en el tema.
El Sistema Electr´onico para Contrataci´on P´ublica - SECOP, permite la publicaci´on de informaci´on y archivos relacionados con los procesos contractuales que realizan las entidades a nivel nacional en sus diferentes modalidades (Licitaci´on p´ublica, Contra-taci´on directa, Minima Cuant´ıa, Subasta, etc).
El Clasificador de Bienes y Servicios, que facilita la ubicaci´on e identificaci´on de los segmentos, familias, clases y productos en la clasificaci´on UNSPSC (c´odigo est´andar
de productos y servicios de Naciones Unida) que identifican los bienes y servicios in-volucrados en la compra p´ublica.
La Tienda Virtual del Estado Colombiano, aplicativo que permite a los Compradores (entidades estatales) y Proveedores hacer uso de los bienes y servicios ofrecidos por los Acuerdos Marco de Precios, Grandes superficies e instrumentos de agregaci´on de demanda.
Portal Web, donde se encuentran los accesos a los diferentes sistemas, herramientas antes mencionadas y donde se publica la informaci´on como entidad estatal, las ´ultimas novedades y lineamientos de la compra p´ublica, as´ı relacionada con el cumplimiento de la transparencia y el derecho de acceso a la informaci´on p´ublica.
Muchos de los aplicativos adquiridos por Colombia Compra Eficiente fueron desarrollados por terceros, surgiendo necesidades de extensi´on, mejoras y mantenimiento a lo largo del tiempo, por este motivo fue necesario incluir dentro de la Subdirecci´on de Informaci´on y Desarrollo Tecnol´ogico (IDT) un grupo de profesionales que brindaran el mantenimiento y soporte a los diferentes aplicativos existentes as´ı como desarrollo de nuevas herramientas y funcionalidades que surgen con el desarrollo de la estrategia de la Entidad y el cumplimiento de su misi´on.
2. Objetivos
2.1.
Objetivo General
Dise˜nar, elaborar e implementar herramientas web para Colombia Compra Eficiente, que faciliten los procesos del Sistema de Compra P´ublica en el pa´ıs.
2.2.
Objetivo especificos
Definir el proceso de registro de entidades y usuarios a la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Ofrecer en el Portal Web una secci´on donde los usuarios puedan consultar las ´ordenes de compra de las entidades.
Redise˜nar gr´afica y estructuralmente el Clasificador de Bienes y Servicios.
Crear una interfaz para que los usuarios puedan consultar al detalle cada uno de los Acuerdos Marco de Precios.
Proveer acceso a las normas y leyes que rigen el Sistema de Compra P´ublica.
Permitir a los part´ıcipes de la compra y contrataci´on p´ublica, consultar toda la infor-maci´on del portal web a trav´es de un dise˜no m´ovil.
resultados alcanzados en el desarrollo
de la pansant´ıa debidamente
ordenados y expuesto de forma
coherente
El proyecto al interior de Colombia Compra Eficiente se bautiz´o con el nombre “Nuevo Por-tal Web“ y se desarroll´o bajo la metodolog´ıa de PMI 1. En la fase de Inicio[8], se identific´o la necesidad de promover la competencia en la compra p´ublica y c´omo el ´area de tecnolog´ıa podr´ıa aportar a mejorar este procedimiento, que en Colombia representa un gran gasto como lo deja ver la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Colombia Compra Eficiente como principal arma de difusi´on cuenta con el Portal Web www.colombiacompra.gov.co, que tuvo que ser redise˜nado acorde a la estrategia de gobierno en l´ınea. Gobierno en l´ınea es el nombre que recibe la estrategia de gobierno electr´onico (e-government) para portales del estado.[7]
“(e-government) en Colombia, busca construir un estado m´as eficiente, m´as transparente y m´as participativo gracias a las TIC.
Esto significa que el Gobierno:
Prestar´a los mejores servicios en l´ınea al ciudadano
Lograr´a la excelencia en la gesti´on
Empoderar´a y generar´a confianza en los ciudadanos
Impulsar´a y facilitar´a las acciones requeridas para avanzar en los Objetivos de Desa-rrollo Sostenible (ODS), facilitando el goce efectivo de derechos a trav´es del uso de TIC.“[5]
3.1 Redise˜no del Portal Web - Gobierno en L´ınea (GEL) 5
3.1.
Redise˜
no del Portal Web - Gobierno en L´ınea (GEL)
La Entidad regulatoria del Sistema de Compra P´ublica, tuvo origen en el a˜no 2011 bajo el Decreto Ley 4170 “Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contrataci´on P´ublica - Co-lombia Compra Eficiente, se determinan sus objetivos y estructura”.[9]
Durante los ´ultimos tres a˜nos el portal web de Colombia Compra Eficiente, por su gran auge en los procesos de contrataci´on, a aumentado la informaci´on de apoyo para orientar a las Entidades Compradoras y Proveedores en estos procesos. Este crecimiento llev´o a perder principios importantes en cuanto a experiencia de usuario, resaltados en los manuales 3.1 y 4.0 de gobierno en l´ınea.
El manual de gobierno en l´ınea 3.1 para entidades de orden nacional ten´ıa vigencia hasta el a˜no 2015. El manual vigente es el 4.0 donde los principios son: (i) TIC para gobierno abierto; (ii) TIC para servicio; (iii) TIC para la gesti´on; y (iv) Seguridad y privacidad de la informaci´on. Esto con el fin de ofrecer a los ciudadanos informaci´on pertinente sobre las entidades p´ublicas.
El ´area de desarrollo centra sus esfuerzos en los principios de TIC para gobierno abierto y TIC para servicio. Para los principios de TIC para la gesti´on y Seguridad y Privacidad de la Informaci´on, Colombia Compra Eficiente cuenta con un equipo especializado (ver anexo -Manual, estrategia de gobierno en l´ınea).
Se analiz´o cada uno de los logros, criterios y componentes de TIC para Gobierno abierto, de la siguiente manera:
3.1.1.
Logro 1: Participaci´
on, alistamiento para la participaci´
on por
medio electr´
onicos.
La entidad elabora y divulga el plan de participaci´on por medios electr´onicos
Hitos:
Bolet´ın digital
Pendientes:
Documento de caracterizaci´on de usuarios, ciudadanos y grupos de inter´es
Elaborar plan de participaci´on por medios electr´onicos.
La entidad habilita y divulga los canales electr´onicos institucionales, incluidas las redes so-ciales, de acuerdo con el plan de participaci´on
Hitos:
Bolet´ın Mensual
Secci´on Mesa de Servicios, Cont´actenos, PQRS, L´ınea 8000, Chat , Correo electr´onico.
La entidad cuenta con la capacidad organizacional para implementar el plan de participaci´on en l´ınea.
Pendientes:
An´alisis de capacidad organizacional para el plan de participaci´on en l´ınea
La entidad desarrolla acciones de mejoramiento continuo para incrementar la participaci´on y el uso de los canales electr´onicos, de acuerdo con la retroalimentaci´on obtenida por parte de los usuarios, y grupos de inter´es.
Pendientes:
Habilitar canales permanentes para la participaci´on ciudadana
La entidad habilita los canales electr´onicos para conocer las opiniones, sugerencias, y dem´as aportes de los usuarios, ciudadanos y grupos de inter´es con respecto a los temas consultados.
Hitos:
Destacados para incentivar la participaci´on para aportes sobre proyectos normativos
Formularios para la recepci´on de comentarios a los proyectos de normativos
Pendientes:
Elaborar plan de participaci´on por medios electr´onicos.
La entidad p´ublica los resultados de los ejercicios de consulta a los usuarios, ciudadanos y grupos de inter´es.
Hitos:
Versiones de los proyectos normativos.
Formulario para comentarios al proyecto de decreto reglamentario.
Pendientes:
3.1 Redise˜no del Portal Web - Gobierno en L´ınea (GEL) 7
3.1.2.
Logro 2: Colaboraci´
on, innovaci´
on abierta.
La entidad habilita las herramientas tecnol´ogicas e insumos necesarios para la colaboraci´on de los usuarios, ciudadanos y grupos de inter´es.
Hitos:
Destacados, Proyecto de Decreto de Acuerdos Comerciales 2
Formulario para comentarios al proyecto de decreto reglamentario
Pendientes:
Plataforma de colaboraci´on y Base de conocimiento
Se analiz´o cada uno de los logros, criterios y componentes de TIC para Servicio, de la si-guiente manera:
3.1.3.
Logro 1: Tr´
amites y Servicios en L´ınea.
Formularios descargables, diligenciables y transaccionales.
Hitos:
Formulario para env´ıo de solicitudes a la Mesa de Servicio del SECOP I (Word).
Formulario de creaci´on de usuarios en el SECOP I (Word).
Formulario Web - Inscripci´on entidad / usuario (Ordenador, Comprador) en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Formulario Web - Inscripci´on entidad / usuario (Comprador o proveedor) a eventos y capacitaciones.
Pendientes
Documento Caracterizaci´on de usuarios, ciudadanos y grupos de inter´es.
Inscripci´on y aprobaci´on del tr´amite de inscripci´on entidad / usuario (Comprador o proveedor) del SECOP II en el SUIT (Sistema ´Unico de Informaci´on de Tr´amites) de la Funci´on P´ublica - DAFP.
Certificaciones y constancias en l´ınea
Hitos:
Comprobantes de ´ordenes de compra en la TVEC.
Pendientes:
Certificaciones asistencia a las capacitaciones del SECOP I, SECOP II, Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Busca que los usuarios puedan gestionar los tr´amites y servicios ofrecidos por las entidades completamente en l´ınea.
Hitos:
Formulario Web - Inscripci´on entidad / usuario (Ordenador y Comprador) en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
Pendientes:
Esquema de soporte a la atenci´on del usuario
Ventanillas ´unicas
Hitos:
Formulario Web - Inscripci´on entidad / usuario (Ordenador y Comprador) en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Pendientes:
Inscripci´on y aprobaci´on del tr´amite de inscripci´on entidad / usuario (Comprador o proveedor) del SECOP II en el SUIT (Sistema ´Unico de Informaci´on de Tr´amites) de la Funci´on P´ublica - DAFP.
3.1.4.
Logro 2: Sistema Integrado de Peticiones, Quejas, Reclamos y
Sugerencias
Sistema web de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias.
Hitos:
Informes de seguimiento
Pendientes:
3.1 Redise˜no del Portal Web - Gobierno en L´ınea (GEL) 9
Sistema m´ovil de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD)
Hitos:
Informes de seguimiento
Sistema PQRS
Pendientes:
Evaluaci´on de la satisfacci´on del usuario.
Publicar Acciones de mejora
Sistema integrado de peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD).
Hitos:
Secci´on Mesa de servicios
Canales de atenci´on (chat en l´ınea, l´ınea telef´onica, l´ınea gratuita, correo)
3.1.5.
Logro 3: Servicios centrados en el usuario
Caracterizaci´on de usuarios
Pendientes:
Documento de caracterizaci´on de usuarios, ciudadanos y grupos de inter´es.
Identificar necesidades de los usuarios
Tener en cuenta la caracterizaci´on de los usuarios en los dise˜nos, comunicaci´on, tr´amites y servicios (a quien va dirigido).
Accesibilidad y Usabilidad, para aplicar a doble A (AA) seg´un la Norma NTC 5854 3
Hitos:
Versi´on responsive de todos los contenidos del portal web.
Es posible agrandar o disminuir la fuente del portal web.
Los colores est´an con alto contraste para f´acil lectura.
3Norma t´ecnica Colombiana. Editada por el Instituto Colombiano de Normas T´ecnicas y Certificaci´on
Pendientes:
Ajustes de accesibilidad a las secciones del portal web para cumplir con el nivel doble A (AA) - Norma NTC 5854 4.
La entidad cumple los est´andares establecidos para los sitios web
Pendientes:
Informes de empalme.
Informaci´on para poblaci´on vulnerable.
Escudo de Colombia.
P´agina de ni˜nos.
Segundo idioma en el portal web.
Promoci´on
Hitos:
Bolet´ın digital
Pendientes:
Documento de caracterizaci´on de usuarios, ciudadanos y grupos de inter´es.
Documento con las estrategias de promoci´on de tr´amites y servicios de acuerdo con la caracterizaci´on de usuarios.
Tener en cuenta la caracterizaci´on de los usuarios en los dise˜nos, comunicaci´on, tr´amites y servicios (a quien va dirigido).
Evaluaci´on de la satisfacci´on del usuario
Pendientes:
Incluir la evaluaci´on de la satisfacci´on del usuario sobre los tr´amites y servicios ofreci-dos.
Mejoramiento continuo
Pendientes:
4Norma t´ecnica Colombiana. Editada por el Instituto Colombiano de Normas T´ecnicas y Certificaci´on
3.2 Estructura del Portal Web 11
Incluir la evaluaci´on de la satisfacci´on del usuario sobre los tr´amites y servicios ofreci-dos.
Publicar resultados sobre la evaluaci´on de la satisfacci´on de los usuarios.
3.2.
Estructura del Portal Web
La reestructuraci´on del Portal Web se desarroll´o bajo el Administrador de Contenido de c´odigo libre Drupal 5, donde se crearon diferentes tipos de contenido para segmentar mejor la administraci´on para Web Master. Los tipos de contenido son estructuras dise˜nadas por el desarrollador para guardar informaci´on seg´un requerimientos de la Subdirecci´on de Negocios o el ´area de Comunicaciones.
Tipos de contenido:
P´agina b´asica, permite crear contenidos sin ninguna plantilla en particular.
Bolet´ın Interno, representa los comunicados internos de Colombia Compra Eficiente Bolet´ın digital, representa los comunicados de Colombia Compra Eficiente para los usuarios
Casos de entidades, estructura que guarda informaci´on gestionada por el ´area de Operaciones
Circulares, contiene las circulares emitidas por la Direcci´on General Comunicados Destacados, contiene informaci´on del banner del home.
Entidad, son las entidades creadas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, so-licitadas a trav´es de los formularios de Registro, Actualizaci´on o Retiro 6.
Evaluaci´on, son formularios para calificar el desempe˜no de los usuarios de Colombia Compra Eficiente.
Evento, son los eventos que Colombia Compra Eficiente quiere compartir con los usuarios (capacitaciones, charlas, conferencias).
Glosario, palabras necesarias para entender los procesos realizados por Colombia Compra Eficiente.
Infografias
5Administrador de contenidos de c´odigo libre con alta capacidad para la escalabilidad. Utilizado por La
Casa Blanca en su portal web.
6Esta estructura almacena los datos para la creaci´on de una Entidad en la Tienda Virtual del Estado
Informe de Seguimiento
Manuales, Gu´ıas y Pliegos Tipo. Estos documentos son conocidos como leyes blandas, para informar mediante manuales o gu´ıas, los procesos adecuados en el Sistema de Compra P´ublica.
Noticia, son noticias relacionadas con Colombia Compra Eficiente.
Preguntas frecuentes, este contenido es utilizado para informar a los usuarios, sobre los temas m´as consultados al ´area de Gesti´on Contractual.
Presentaci´on, son los contenidos utilizados por la Directora General para dictar con-ferencias.
Producto TVEC, representan cada uno de los Mecanismos de Agregaci´on de De-manda que ha creado Colombia Compra Eficiente durante su ejecuci´on.
P´agina CCE, es la estructura principal con la que se construy´o el sitio, teniendo en cuenta la taxonom´ıa de “secciones“ para asignar el banner y color correspondiente.
V´ıdeo, son los videos que crea Colombia Compra Eficiente con el fin de informar sobre alg´un proceso o el resultado de un evento.
Webform, esta herramienta permite al Webmaster crear de forma din´amica formula-rios para uso del usuario final. Usualmente se crean para capacitaciones o encuestas.
El desarrollo de los principios TIC para Gobierno abierto7 y TIC para Servicios8, sobre el Administrador de Contenidos Drupal, necesitaban una idea gr´afica para presentar a los ciu-dadanos la informaci´on relevante sobre el Sistema de Compra P´ublica. Teniendo en cuenta esto, Dattis, agencia publicitaria encargada de la imagen de Colombia Compra Eficiente, en la fase de planeaci´on del proyecto propuso el siguiente dise˜no (ver anexo - diseno gr´afico), donde se destacan componentes importantes que se exigen en la Ley de Transparencia y que permitieron realizar un cronograma de actividades y los diferentes casos de pruebas para todo el Portal Web.
3.2.1.
Cronograma de actividades
Para el desarrollo del proyecto se implementar´a la metodolog´ıa de PMI ya que es una decisi´on tomada desde el departamento de Tecnolog´ıa de Colombia Compra Eficiente y teniendo en cuenta las fases (Inicio, Planeaci´on, Ejecuci´on, Transici´on, Seguimiento y Control y Cierre) propuestas por la metodolog´ıa (ver anexo - Diagrama de Gantt).
3.2 Estructura del Portal Web 13
Primera Fase: Inicio 1. Inicio de proyecto
2. Definici´on de Project Charter 3. Carta de proyecto
Cuadro 3-1.: Contenido de la primera fase: Inicio
Segunda Fase: Planeaci´on
1. DEFINICI ´ON DE ALCANCE
2. CRONOGRAMA 3. PLAN DE RIESGOS
4. PLAN DE RECURSOS HUMANOS
5. PLAN DE GESTI ´ON DE DEFECTOS
6. PLAN DE CALIDAD
6.1. Elaboraci´on de plan de pruebas de aceptaci´on 6.2. Plan de pruebas de aceptaci´on
6.3. Elaboraci´on plan de pruebas sobre navegadores 6.4. Plan de pruebas sobre navegadores
6.5. Elaboraci´on de plan de pruebas de carga y estr´es 6.6. Plan de pruebas de carga y estr´es
Cuadro3-2.: Contenido de la segunda fase: Planeaci´on
Tercera Fase: Ejecuci´on 1. DISE ˜NO
2. LEVANTAMIENTO OTROS REQUERIMIENTOS 3. DESARROLLO
4. INFRAESTRUCTURA 5. DESPLIEGUE
6. TESTING (Pre-producci´on)
7. CORRECCI ´ON DE DEFECTOS
Cuarta Fase: Transici´on 1. TRANSICI ´ON
1.1. Plan de Salida en vivo (cut over) 1.2. Gesti´on de cambio
1.3. Capacitaciones 1.4. Comunicaciones
1.5. Elaboraci´on de procedimiento de soporte 1.6. Procedimiento de soporte
1.7. Entrega a Operaciones 2 LANZAMIENTO
Cuadro3-4.: Contenido de la tercera fase: Transici´on
Quinta Fase: Seguimiento y Control 1. SEGUIMIENTO Y CONTROL
1.1. Seguimiento semanal a Equipo 1.2. Comit´e de Proyectos
Cuadro 3-5.: Contenido de la quinta fase: Seguimiento y Control
Sexta Fase: Cierre 1. CIERRE
1.1. Acta de Cierre
1.2. Aceptaci´on de operaciones 1.3. Lecciones aprendidas
1.4. Entrega a PMO de archivo de proyecto
Cuadro 3-6.: Contenido de la sexta fase: Cierre
3.2 Estructura del Portal Web 15
Ejecuci´on del Proyecto Duraci´on
DESARROLLO 79 d´ıas
P´agina Home 2 d´ıas
P´agina Compradores 2 d´ıas
P´agina Proveedores 2 d´ıas
P´agina Colombia Compra Eficiente 2 d´ıas
P´agina SECOP 2 d´ıas
P´agina S´ıntesis 2 d´ıas
P´agina Manuales, Gu´ıas y Documentos 2 d´ıas
P´agina Mesa de Servicio 2 d´ıas
P´agina Sala de Prensa 2 d´ıas
P´agina Transparencia 2 d´ıas
P´agina Circulares 2 d´ıas
P´agina Ciudadanos 2 d´ıas
Clasificador de bienes y servicios 15 d´ıas
P´agina Plan Anual de Adquisiciones 2 d´ıas
P´agina Resultados de B´usqueda 1 d´ıa
P´agina Modo Mantenimiento 1 d´ıa
P´agina Evaluaciones 2 d´ıas
P´agina de Error 2 d´ıas
P´agina TVEC 2 d´ıas
Artefactos de despliegue para NPW 0 d´ıas
Desarrollos en TVEC 42 d´ıas
Actualizaci´on de ordenes de compra 10 d´ıas
Pruebas sobre XML de COUPA 5 d´ıas
Implementaci´on de la integraci´on con el portal web 5 d´ıas
Sincronizaci´on de ordenes de compra y vesiones 5 d´ıas
Ordenes de Compra realizadas hasta el momento 2 d´ıas
Formulario de registro, modificacion y actualizaci´on de la TVEC 34 d´ıas
Validaci´on de resgistro de usuarios 1 d´ıa
Validaci´on de modificaci´on de usuarios 1 d´ıa
Validaci´on de eliminaci´on de usuarios 1 d´ıa
Creaci´on de formulario de registro 4 d´ıas
Creaci´on de formulario de modificaci´on 2 d´ıas
Creaci´on de formulario de eliminaci´on 2 d´ıas
Implementaci´on de validaci´on de campos 2 d´ıas
Ejecuci´on del Proyecto Duraci´on Creaci´on de vista desde el portal web para registro de usarios 3 d´ıas Creaci´on de vista desde el portal web para modificaci´on de usarios 2 d´ıas Creaci´on de vista desde el portal web para eliminaci´on de usarios 2 d´ıas
Empaquetamiento de modulo 1 d´ıa
Integraci´on con portal web 2 d´ıas
Desarrollo de m´odulo de migraci´on de usuarios 5 d´ıas
Migraci´on de usuarios 5 d´ıas
Consulte y realice control de los usuarios de su Entidad 1 d´ıa
Solicitud de adicion de documentos 1 d´ıa
Solicitud modificaci´on de ordenes de compra 1 d´ıa
Artefactos de despliegue para TVEC 0 d´ıas
Mapa del Sitio 2 d´ıas
SEO 3 d´ıas
Artefactos de despliegue de SEO y Mapa del sitio 0 d´ıas
INFRAESTRUCTURA 31.63 d´ıas
PRE-PRODUCCION 6 d´ıas
Aprovisionamiento de ambiente 4 horas
Despliegue versi´on cero del NPW 4 horas
Pruebas de despliegue 1 d´ıa
Entrega de base de datos y ubicaci´on de repositorio 1 d´ıa
Restauraci´on de DB 4 horas
Solicitud pol´ıticas de backup 4 horas
Generaci´on de backup incremental 4 horas
Instalaci´on versi´on en construcci´on 4 horas
NPW en preproducci´on 0 d´ıas
PRODUCCION 16.88 d´ıas
Aprovisionamiento de ambiente 4 horas
Solicitud implementaci´on politicas de Backup 1 d´ıa
Solicitud Generaci´on de Backup en ambiente de Preproducci´on 1 hora
Generaci´on de Backup en ambiente de Preproducci´on 4 horas
Backup portal web en preproducci´on 0 d´ıas
Solicitud de restauraci´on de backup en producci´on 1 hora
Restauraci´on del backup en producci´on 3 horas
Base de datos del nuevo portal en producci´on 0 d´ıas
3.2 Estructura del Portal Web 17
Ejecuci´on del Proyecto Duraci´on
DESPLIEGUE 60.88 d´ıas
PRE-PRODUCCION 25.5 d´ıas
Generaci´on de Inventario de p´aginas del portal 2 d´ıas
Inventario de p´aginas del portal 0 d´ıas
Solicitud de contenido 1 d´ıa
Contenido del portal 0 d´ıas
Cargue de contenido 12.75 d´ıas
P´agina Home 4 horas
P´agina Compradores 4 horas
P´agina Proveedores 4 horas
P´agina Colombia Compra Eficiente 1 d´ıa
P´agina SECOP 4 horas
P´agina S´ıntesis 4 horas
P´agina Manuales, Gu´ıas y Documentos 2 d´ıas
P´agina Mesa de Servicio 2 horas
P´agina Sala de Prensa 1 d´ıa
P´agina Transparencia 1 d´ıa
P´agina Circulares 1 d´ıa
P´agina Ciudadanos 1 d´ıa
P´agina Plan Anual de Adquisiciones 1 d´ıa
P´agina Evaluaciones 1 d´ıa
TVEC 1 d´ıa
Contenido cargado en el portal 0 d´ıas
Revisi´on de contenido cargado 12 d´ıas
P´agina Home 4 horas
P´agina Compradores 4 horas
P´agina Proveedores 4 horas
P´agina Colombia Compra Eficiente 1 d´ıa
P´agina SECOP 1 d´ıa
P´agina S´ıntesis 2 horas
P´agina Manuales, Gu´ıas y Documentos 1 d´ıa
P´agina Mesa de Servicio 2 horas
P´agina Sala de Prensa 2 d´ıas
P´agina Transparencia 1 d´ıa
P´agina Circulares 1 d´ıa
Ejecuci´on del Proyecto Duraci´on
P´agina Ciudadanos 6 horas
P´agina Plan Anual de Adquisiciones 4 horas
P´agina Evaluaciones 2 horas
TVEC 4 horas
Certificaci´on de contenido cargado 0 d´ıas
PRODUCCION 4.25 d´ıas
Solicitud de despliegue de versi´on certificada en preproducci´on del portal web 1 hora
Despliegue en producci´on de versi´on certificada del NPW 4 horas
Portal desplegado con salida por ip p´ublica 0 d´ıas
Ejecutar Smoke test 4 horas
Portal web certificado con Smoke test 0 d´ıas
Solicitud de cambio de IP desde consola de administraci´on de dominio 1 hora
Cambio de IP en dominio 1 hora
NPW desde el dominio colombiacompra.gov.co 0 d´ıas
TESTING (Pre-producci´on) 9 d´ıas
Ejecuci´on de plan de pruebas de aceptaci´on 5 d´ıas
Ejecuci´on de plan de pruebas sobre navegadores 4 horas
Ejecuci´on de plan de pruebas de carga y estr´es 1 d´ıa
Informe de pruebas de aceptaci´on 0 d´ıas
Informe de pruebas de navegadores 0 d´ıas
Informe de pruebas de carga y estr´es 0 d´ıas
CORRECCI ´ON DE DEFECTOS 36.13 d´ıas
Registro de defectos en Jira 4 d´ıas
Ejecuci´on de plan de defectos 7.63 d´ıas
Ajustes a defectos o fallas encontrados en las pruebas ejecutadas 7 d´ıas
Solicitud de despliegue de versi´on corregida de NPW 1 hora
Despliegue de versi´on en preproduccion con defectos corregidos 4 horas
Versi´on corregida de NPW en preproducci´on 0 d´ıas
Certificaci´on final para salida en vivo 2 d´ıas
Versi´on de NPW certificado en preproducci´on 0 d´ıas
ANALISIS DE VULNERABILIDADES PREPRODUCCION 21.75 d´ıas
Solicitud de an´alisis de vulnerabilidades 1 d´ıa
Ejecuci´on de an´alisis de vulnerabilidades 2 d´ıas
Validaci´on de informe vulnerabilidades 1 d´ıa
Remediaci´on de vulnerabilidades de desarrollo 3 d´ıas
3.3 Clasificador de Bienes y Servicios 19
Ejecuci´on del Proyecto Duraci´on
Remediaci´on de vulnerabilidades de infraestructura 3 d´ıas
Solicitud de despliegue de versi´on 1 hora
Despliegue de versi´on en preproducci´on con vulnerabilidades remediadas 4 horas
Solicitud para validar vulnerabilidades corregidas 1 hora
Certificaci´on de vulnerabilidades corregidas 2 d´ıas
NPW con certificaci´on de seguridad en preproducci´on 0 d´ıas
Cuadro 3-11.: Tareas de la etapa de Desarrollo parte 5. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
3.3.
Clasificador de Bienes y Servicios
El Clasificador de Bienes y Servicios es una metodolog´ıa uniforme de codificaci´on utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jer´arquico y en una estruc-tura l´ogica.[2]
Figura 3-1.: Arreglo jerarquico. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
Figura 3-2.: Bienes y Servicios. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
El dise˜no de base de datos que ten´ıa el anterior Clasificador de Bienes y Servicios, presenta-ba fallas de acuerdo a la relaci´on que debe existir entre los Grupos, Segmentos, Familias y Clases, que conforman un Producto.
Figura 3-3.: Model de datos - Clasificador de Bienes y Servicios. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
3.4 Intregaci´on con Coupa 21
Figura 3-4.: Modelo de datos anterior - Clasificador de Bienes y Servicios. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
3.4.
Intregaci´
on con Coupa
3.4.1.
Coupa - Tienda Virtual del Estado Colombiano
Dentro de la Pol´ıtica de Desarrollo Administrativo en Colombia Compra Eficiente una l´ınea es “Adoptar y mantener el sistema de e-Procurement de f´acil uso y que genere informaci´on relevante y confiable para la toma de decisiones”[4]. Coupa9 es la aplicaci´on que permite a los part´ıcipes de la compra p´ublica hacer compras a trav´es de los Instrumentos de Agregaci´on de Demanda y Grandes Superficies optimizando los precios para las Entidades Compradoras.
Dentro de la Tienda Virtual del Estado Colombiano al a˜no 2015:
Figura 3-5.: ´Ordenes de compra de Entidades Estatales. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
3.4.2.
Secciones
La ´unica forma que la plataforma, Coupa, permite extraer informaci´on es a trav´es de un servicio web (Web Service10), para ello desde Colombia Compra Eficiente se desarroll´o un secci´on para administrar la integraci´on con el API11 de Coupa - Tienda Virtual del Estado Colombiano y controlar funcionalidades de sincronizaci´on de ´ordenes de compra, variables generales de conexi´on, ´ultimas actualizaciones en ´ordenes de compra, sincronizar o consultar orden de compra por id, sincronizar ´ordenes de compra desde el inicio.
Para crear secciones de administraci´on y posteriores secciones donde presentar el contenido, se desarroll´o un m´odulo llamado “cce coupa”12, en este adem´as de las secciones de adminis-traci´on13, se crea la interna llamada ´Ordenes de Compra14, donde se pueden ver todas las ´
ordenes de compra creadas en Coupa para libre uso y consulta de las Entidades Compradoras y Organos de Control.
3.4.3.
Configuraci´
on generales de conexi´
on - Coupa
En esta secci´on se configuran las variables de autenticaci´on requeridas por el API de COUPA:
X COUPA API KEY: XXXXXXXXXXXXX
Correo electr´onico.
Url: https://colombiacompra-test.coupahost.com/
Cantidad de ´ordenes de compra por p´agina
El API KEY est´a sujeto a un correo electr´onico que pertenece a un usuario creado dentro de la plataforma COUPA - Tienda Virtual del Estado Colombiano. Adicional a la llave, todas las solicitudes al API necesitan pasar los encabezados “ACCEPT¸con el valor asignado “application/xml”.
3.4.4.
M´
etodos soportados por el API
Get (solicitud de informaci´on) - Una solicitud HTTP GET consultar´a Coupa y retor-nar´a informaci´on en formato XML. En cada solicitud GET se pueden enviar par´ametros
10Un web service es una funci´on que puede ser accedida por otros programas a trav´es de la web (Http). 11Interface de Aplicaci´on Programada - Application Programming Interface
12Este m´odulo controla la informaci´on capturada a trav´es de los servicios web ofrecidos por Coupa. 13Seeciones a las cuales solo puede acceder un usuario con rol de administrador.
3.4 Intregaci´on con Coupa 23
para obtener la informaci´on filtrada.
PUT (Actualizar informaci´on) - Una solicitud HTTP PUT a /api/[resource]/[id] inten-tar´a actualizar un registro. Solo un registro puede ser actualizado por solicitud. El cuerpo del documento enviado debe estar en formato XML con la informaci´on que se desee actualizar.
No todos los campos o informaci´on registrada dentro de la base de datos de Coupa, esta disponible para actualizar a trav´es de servicios web.
POST (Crear Informaci´on)- Una solicitud HTTP POST a la ra´ız de los recursos con un documento en formato XML intentar´a crear un nuevo registro. Si tiene ´exito, el registro se retornar´a con la nueva identificaci´on.
Coupa crea autom´aticamente los Ids de los nuevos registros creados a trav´es de los servicios web.
DELETE (Eliminar Informaci´on) - La eliminaci´on de informaci´on no est´a disponible para cualquier registros trav´es de la API. Algunos registros, como los proveedores, soporta cambiar su estado ajustado a “inactivo”. Esto se har´ıa a trav´es de un PUT (actualizar pro-veedor existente) o POST (crear nuevo propro-veedor) petici´on.
3.4.5.
Cantidad de ´
Ordenes de Compra
Es un n´umero entero que define la cantidad de ´ordenes de compra por p´agina que se ven en la secci´on ´ordenes de compra.
3.4.6.
Sincronizar o consultar ´
ordenes de compra por Id
Figura 3-6.: Sincronizar ´ordenes por Id. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
1. Campo para ingresar el n´umero de la orden de compra
2. Check box que le permite al webmaster determinar si la informaci´on va a ser consultada o registrada para mostrar en la secci´on de ´ordenes de compra.
3. Arreglo con la informaci´on de la orden de compra cuando (2) es seleccionada.
Luego de ingresar el n´umero de la orden de compra, el webmaster hace click en “Consul-tar”para registrar o ver la informaci´on de dicha orden de compra.
Dentro de esta interna de administraci´on se hace uso de los siguientes servicios web:
colombiacompra-test.coupahost.com/api/purchase-orders?id=
Este es un m´etodo GET utilizado para consultar la informaci´on de la orden de compra, donde id representa el n´umero de la orden de compra que se quiere consultar o registrar.
3.4.7.
Sincronizar ´
ultimas ´
ordenes de compra
3.4 Intregaci´on con Coupa 25
Figura 3-7.: ´Ultimas ´ordenes de compra. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
1. Bot´on para sincronizar ´ordenes de compra.
Luego de pulsar el bot´on de sincronizaci´on, el servicio devuelve las ultimas ´ordenes de com-pra en un delta de tiempo, este delta de tiempo, son las ´ordenes de compra entre la ´ultima vez que se ejecut´o el servicio y 5 horas despu´es de esa ejecuci´on.
Dentro de esta interna de administraci´on se hace uso de los siguientes servicios web:
colombiacompra-test.coupahost.com/api/purchase-orders?created-at[gt-or-eq]=date-initial– created-at[lt]=date-final
Este es un m´etodo GET utilizado para consultar m´ultiples ´ordenes de compra, donde date-initial representa la fecha en la cual se ejecut´o el servicio por ´ultima vez y date-final es la fecha inicial, m´as 5 horas.
3.4.8.
Sincronizar ´
ordenes de compra (Desde el inicio)
Esta interna es para registrar las ´ordenes de compra desde el inicio, es decir, desde la primera orden de compra hasta la ´ultima. Teniendo en cuenta la cantidad de informaci´on, este proceso se ejecuta bajo un proceso batch15, para optimizar los recursos de los servidores de aplicaci´on.
Figura 3-8.: Formulario para sincronizar ´ordenes de compra desde una fecha. Fuente: Co-lombia Compra Eficiente.
1. Campo de texto para ingresar desde que fecha, hasta la actualidad, se desea sincronizar las ´ordenes de compra.
Luego de ingresar la fecha y pulsar el bot´on “Enviar”, el proceso que se ejecuta, consulta todas las ´ordenes de compra desde la fecha de ingreso para su posterior inserci´on en la base de datos de Colombia Compra Eficiente.
Dentro de esta interna de administraci´on se hace uso de los siguientes servicios web:
colombiacompra-test.coupahost.com/api/purchase-orders?created-at[gt-or-eq]=’ . date-initial–created-at[lt]=date-final;
Este es un m´etodo GET utilizado para consultar informaci´on sobre m´ultiples ´ordenes de compra, donde date-initial representa la fecha ingresada por el webmaster y date-final es la fecha actual.
3.4.9.
Sincronizar nuevas versiones de las ´
Ordenes de Compra.
Cualquier orden de compra emitida por un Entidad Compradora puede sufrir variaciones en sus condiciones, estas condiciones representan cambios en los tiempos de ejecuci´on y/o cambios en el valor a pagar. Estos cambios deben ser mostrados a todas las entidades y entes de control.
3.4 Intregaci´on con Coupa 27
por un cron job16 para realizar esta sincronizaci´on de forma autom´atica y peri´odica a trav´es de un comando Drush.
Figura 3-9.: Orden de compra 6293 con 5 versiones. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
Figura 3-10.: Formulario para las nuevas versiones de una orden de compra. Fuente: Colom-bia Compra Eficiente.
1. Bot´on para sincronizar nuevas versiones de las ´ordenes de compra.
Luego de hacer click en el bot´on ”sincronizar.el proceso que se ejecuta, consulta todas las versiones de las ´ordenes de compra en un delta de tiempo para su posterior inserci´on en la base de datos de Colombia Compra Eficiente.
Dentro de esta interna de administraci´on se hace uso de los siguientes servicios web:
colombiacompra-test.coupahost.com/api/purchase-order-revisions?created-at[gt]=date-initial–created-at[lt]=date-final
Este es un m´etodo GET utilizado para consultar m´ultiples ´ordenes de compra, donde date-initial representa la fecha en la cual se ejecut´o el servicio por ´ultima vez y date-final es la fecha inicial, m´as 5 horas.
3.4.10.
Ley de Transparencia
En marzo 6 de 2014 catorce se public´o la “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informaci´on P´ublica Nacional y se dictan otras disposiciones”. Esta ley obliga a las entidades estatales a publicar un m´ınimo de informaci´on en sus diferentes sistemas de informaci´on.
Colombia Compra Eficiente ofrece a los part´ıcipes del Sistema de Compra P´ublica herra-mientas electr´onicas que les contratar y publicar informaci´on relacionada con su presupuesto, planes de gasto p´ublico o plan anual de adquisiciones conforme lo menciona el punto (b) del Art´ıculo 9 de la Ley 1712 de 2014 “Su presupuesto general, ejecuci´on presupuestal hist´orica anual y planes de gasto p´ublico para cada a˜no fiscal, de conformidad con el art´ıculo 74 de la Ley 1474 de 2011”.[11]
En primer lugar se encuentra el Sistema Electr´onico de Contrataci´on P´ublica - SECOP I, “Es la plataforma en la cual las Entidades Estatales deben publicar los Documentos del Pro-ceso, desde la planeaci´on del contrato hasta su liquidaci´on. Tambi´en permite a las Entidades Estatales y al sector privado tener una comunicaci´on abierta y reglada sobre los Procesos de Contrataci´on.”17
La cantidad de informaci´on en el SECOP I ha mejorado sustancialmente desde el 2011:
Figura 3-11.: Valor de los contratos publicados en SECOP hasta el a˜no 2014. Fuente: Co-lombia Compra Eficiente.
El manejo de la informaci´on y el correcto uso de compartirla con sus interesados ha llevado a que el Gobierno cree una iniciativa de Datos Abiertos, con el fin de poner a disposici´on de los ciudadanos la informaci´on sobre los contratos estatales.
3.4 Intregaci´on con Coupa 29
La gu´ıa de Datos Abiertos, publicada en la web www.datos.gov.co resume esta iniciativa de la siguiente manera:
“Las formas tradicionales de Gobierno se han ido transformando hacia gobiernos abiertos en donde la sociedad tiene un rol mucho m´as activo y colaborador, en d´onde un problema de inter´es p´ublico ya no es s´olo asunto de los funcionarios p´ublicos sino que tambi´en la ciudadan´ıa puede aportar en su soluci´on, y en donde los actores de Gobierno son mucho m´as receptivos e interact´uan con la comunidad. En este nuevo modelo de gobierno juegan un rol muy importante: la transparencia, la colaboraci´on y la participaci´on y por esto es fundamental contar con acceso a la informaci´on p´ublica.”[6]
As´ı, Colombia Compra Eficiente, ayuda a garantizar la transparencia de la gesti´on p´ublica y hacer part´ıcipes a los ciudadanos de la actividad estatal, con una secci´on en el portal web llamada Datos Abiertos del Sistema de Compra P´ublica bajo el est´andar Open Contracting Data Standard (OCDS)18creada en compa˜n´ıa del Banco Mundial y Open Contracting Part-nership (OCP), con el fin de fomentar la colaboraci´on, la innovaci´on y la transformaci´on de los proyectos p´ublicos a partir del uso de datos abiertos y de calidad, permitiendo un an´alisis m´as profundo de esta informaci´on.
En la secci´on de Datos Abiertos de Colombia Compra Eficiente encontramos:
B´usqueda. Ofrece una interfaz de usuario que permite buscar en tiempo real en la base de datos del SECOP I y utilizar filtros de b´usqueda.
ULR: http://www.colombiacompra.gov.co/transparencia/ocds/busqueda
18Est´andar de Datos para las Contrataciones Abiertas:
Figura 3-12.: Formulario de b´usqueda para Datos Abiertos. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
Los resultados del formulario de b´usqueda de OCDS, son presentados en una tabla con un enlace a la secci´on que contiene el detalle de la informaci´on.
3.4 Intregaci´on con Coupa 31
Datos CSV. Permite la descarga de los datos del SECOP I siguiendo el est´andar OCDS y en formato CSV (Comma-Separated Values)19.
URL: http://www.colombiacompra.gov.co/transparencia/datos-csv
Figura 3-14.: Archivos para descargar en formato CSV. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
API. Permite obtener autom´aticamente los datos a trav´es de una Interfaz de Programaci´on de Aplicaciones -API- utilizando el formato legible por m´aquina JSON (JavaScript Object Notation)20.
Direcci´on de la interna: http://www.colombiacompra.gov.co/transparencia/ocds/api
URL base - API: http://datos.colombiacompra.gov.co:8000/apirest/
Solicitudes: Est´an permitidas las siguientes solicitudes GET a la URL base, las peticiones POST, PUT, DELETE no est´an permitidas.
QueryString – Par´ametros en la URL: Para utilizar los par´ametros disponibles lo ´unico que tenemos que hacer es agregarle a la direcci´on el signo ? colocar el nombre del par´ametro y el valor. Para agregar varios par´ametros en la URL utilizar el signo &.
Ej:http://datos.colombiacompra.gov.co:8000/directorio/?parametro=valor&pametro2=valor2 Los metodos desarrollados en el API de integraci´on son:
1. Consulta de procesos de contrataci´on haciendo uso de filtros de b´usqueda GET: /package/par´ametros
Instrucciones: Este procedimiento retorna la informaci´on completa de los procesos
de contrataci´on registrados en el SECOP utilizando la estructura como lo indica el est´andar OCDS paginado por 10 registros. Es posible utilizar los siguientes par´ametros.
Par´ametro Descripci´on
num constancia Opcional: Encontrar un proceso de contrataci´on por n´umero del proceso
name Opcional: Encontrar procesos de contrataci´on relacionados con
el nombre de una entidad
identifier Opcional: Encontrar procesos de contrataci´on relacionados al nit de una entidad
procurement type Opcional: Encontrar procesos de contrataci´on por modalidad de contrataci´on (solo aplica para Colombia)
tag Opcional: Encontrar procesos de contrataci´on por etiqueta
basado en la lista de TAG de OCDS
status Opcional: Encontrar procesos de contrataci´on por estado
del proyecto basado en la lista de STATUS de OCDS
title Opcional: Encontrar procesos de contrataci´on por titulo
items Opcional: Encontrar procesos de contrataci´on por c´odigo UNSPSC
id award Opcional: Encontrar procesos por identificador de la adjudicaci´on (id award)
id contract Opcional: Encontrar procesos por identificador del contrato (id contract)
Cuadro3-12.: Tabla de par´ametros del Estandar de Datos Abiertos para procesos de con-trataci´on.
2. Consulta de Entidades Estatales registradas en el SECOP GET: /entity/par´ametros
Instrucciones: Este procedimiento retorna las entidades registradas en el SECOP y el n´umero de procesos de contrataci´on que tiene relacionada. Es posible buscar por pa-labra clave relacionada al nombre de una entidad.
Parametro Descripci´on
name Opcional: Si quiere obtener Las entidades relacionadas a un texto
3.4 Intregaci´on con Coupa 33
3. Consulta de n´umero de procesos de contrataci´on por estado de OCDS GET: /state
Instrucciones: Este procedimiento retorna el n´umero de procesos de contrataci´on por estado de OCDS.
4. Consulta de n´umero de procesos de contrataci´on por modalidad de contrataci´on.
GET: /procurement
Instrucciones: Este procedimiento retorna el n´umero de procesos de contrataci´on por modalidad de contrataci´on.
En segundo lugar est´a COUPA - Tienda Virtual del Estado Colombiano, en este sistema las Entidades realizan su proceso de compra, generando un contrato y orden, como soporte al bien o servicio contratado, a trav´es de los Mecanismos de Agregaci´on de Demanda.
Al 31 de Diciembre de 2015 se realizaron las siguientes transacciones:
Figura 3-15.: Actividad de la Tienda Virtual del Estado Colombiano al a˜no 2015. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
A su vez este valor represent´o una participaci´on de las Entidades en ´ordenes de compra de 6169.
Las ´ordenes de compra presentadas se muestran en la secci´on del minisitio Tienda Virtual del Estado Colombiano de forma comprensible y compacta como lo indica del par´agrafo 1 del Art´ıculo 9:
oportu-nidad y confiabilidad.”[11]
Figura 3-16.: Secci´on de las ´Ordenes de Compra. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
En esta secci´on las Entidades pueden consultar la informaci´on relacionada con sus ´ordenes de compra generadas a trav´es de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. De esta manera y de forma centralizada, Colombia Compra Eficiente expone, de forma p´ublica, c´omo las Enti-dades gastan su presupuesto a trav´es de los Mecanismos de Agregaci´on de Demanda (MAD).
3.5.
Secci´
on Tienda Virtual del Estado Colombiano
En cumplimeinto con el desarrollo de la Ley 1510 de 2013, Colombia Compra Eficiente, ha desarrollado una serie de productos o MAD, como herramienta para que las Entidades pue-dan comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, la ley da la potestad a Colombia Compra Eficiente de crear estos mecanismos de agregaci´on de demanda.
“Que es necesario desarrollar la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Ley 4170 de 2011 para que la Agencia Nacional de Contrataci´on P´ublica -Colombia Compra Eficiente- pueda dise˜nar, organizar y celebrar acuerdos marco de precios, as´ı como dise˜nar y proponer pol´ıticas y herramientas para la adecuada identificaci´on de riesgos de la contrataci´on p´ublica y su co-bertura.”21[10]
3.5 Secci´on Tienda Virtual del Estado Colombiano 35
Es importante para las Entidades compradoras ver un cat´alogo de Acuerdos Marco de Pre-cios con los siguientes contenidos:
“(a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contrataci´on que est´an ampa-radas por un Acuerdo Marco de Precios; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios.”22[10]
Para mostrar la informaci´on relacionada con los Acuerdos Marco de Precios, Grandes Su-perficies y Otros Instrumentos de Agregaci´on de Demanda, Colombia Compra Eficiente cre´o un minisitio dentro del portal web llamado “Tienda Virtual del Estado Colombiano” pre-sentando la siguiente informaci´on:
3.5.1.
Nuevos productos - Tienda Virtual del Estado Colombiano
Figura 3-17.: Nuevos productos de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Fuente: Co-lombia Compra Eficiente.
Con este banner Colombia Compra Eficiente busca resaltar los Mecanismos de Agregaci´on de Demanda recientemente publicados presentando la informaci´on de cada producto de la siguiente manera:
Ej: Acceso a banda ancha en municipios - Agregaci´on de demanda para acceder al servicio de banda ancha en los municipios
1. N´umero de proceso: FTIC-LP-12-2013.
2. Vigencia: De Junio 15, 2016 hasta Junio 14, 2018.
3. Descripci´on: “El objeto del Instrumento de Agregaci´on de Demanda es establecer: (a) Un mecanismo que permita a las Entidades Compradoras con operaci´on en los 172 municipios con cupo disponible, el acceso a ´ultima milla; (b) El alcance del contrato est´a definido en el contrato de aporte FTIC-LP-12-2013.”
4. Descargue informaci´on de Inter´es, estos archivos var´ıan dependiendo el MAD (ver Figura 3-18).
Figura 3-18.: Archivos de un Acuerdo Marco de Precios. Fuente: Colombia Compra
Eficiente.
5. Gu´ıa, documento para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
3.5.2.
Todos los productos - Tienda Virtual del Estado Colombiano
El m´usculo financiero de las entidades era directamente proporcional al tama˜no de su orga-nizaci´on y de su mercado. En Colombia existen muchas entidades p´ublicas que prestan sus servicios sin ning´un costo, manteni´endose durante el a˜no con el presupuesto aprobado por el estado colombiano, llevando procesos de contrataci´on independientes.
3.5 Secci´on Tienda Virtual del Estado Colombiano 37
Figura 3-19.: Productos de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
Figura 3-20.: Negociaci´on de las Entidades sin Acuerdos Marcos de Precios. Fuente: Colom-bia Compra Eficiente.
“En la actualidad las entidades p´ublicas adelantan procesos de contrataci´on independientes para adquirir los mismos bienes o servicios, lo cual genera una carga administrativa inne-cesaria. Esto no permite que el Estado negocie como un solo comprador y crea condiciones contractuales distintas para la adquisici´on de los mismos bienes o servicios. Los Acuerdos Marco de Precios permitir´ıan lograr mejores precios y resultados, en t´erminos de valor por dinero, as´ı como reducir los costos administrativos del proceso de compra, tanto para las entidades como para los proveedores.”[1]
tecnolog´ıa, transporte, papeler´ıa, etc., ya que es importante para la entidades ver si existen MAD para sus necesidades (ver Figura 3-21).
Figura 3-21.: Proceso para la construcci´on de un Acuerdo Marco de Precios. Fuente: Co-lombia Compra Eficiente.
El estudio de mercado mencionado en la imagen anterior, es un trabajo de campo reali-zado por la persona encargada en desarrollar un MAD, mientras que el an´alisis hist´orico de compras y la manifestaci´on de los interesados en cada Plan Anual de Adquisiciones, es una an´alisis de informaci´on tomando como fuente el SECOP I, Tienda Virtual del Estado Colombiano y SECOP II, que en poco tiempo estar´a toda esta informaci´on compilada en http://datos.colombiacompra.gov.co.
3.5.3.
Pr´
oximos productos - Tienda Virtual del Estado Colombiano
3.6 Administraci´on de Tienda Virtual del Estado Colombiano 39
En este banner se publican los Mecanismos de Agregaci´on de Demanda que ya fueron adju-dicados y solo est´an en proceso para la firma de la Directora General de Colombia Compra Eficiente, Maria Margarita Zuleta23. Antes de la firma por parte de la Directora General, es importante saber cu´ales proveedores cumplen con todas las demandas escritas en el MAD para ser adjudicados una vez se ponga en vigencia este instrumento.
3.6.
Administraci´
on de Tienda Virtual del Estado
Colombiano
La administraci´on de usuarios y entidades en COUPA - Tienda Virtual del Estado Colom-biano se realiza a trav´es del Portal Web de Colombia Compra Eficiente, ya que COUPA no cuenta con una interfaz p´ublica para la creaci´on, actualizaci´on o retiro de las entidades y usuarios. Es necesario que cada entidad cuente con al menos un usuario ordenador del gasto y un usuario comprador para que haga uso de los Mecanismos de Agregaci´on de Demanda dise˜nados por Colombia Compra Eficiente.
A partir del formulario de la secci´on de la Tienda Virtual del Estado Colombiano se gestio-nan los siguientes prop´ositos:
Registro (Creaci´on)
• Entidad Compradora
• Usuario Ordenador del Gasto / Comprador
Actualizaci´on
• Entidad Estatal
• Usuario Ordenador del Gasto / Comprador
Desactivaci´on
• Usuario Ordenador del Gasto / Comprador
Las entidades realizan la solicitud por medio del Portal Web de Colombia Compra Eficiente, en donde es almacenada toda la informaci´on de la entidad y usuarios asociados.
Posteriormente, Operaciones, la unidad dentro de la subdirecci´on de Informaci´on y Desa-rrollo Tecnol´ogico, formaliza el registro indicado por la entidad en COUPA, a trav´es de un
23Abogada de la universidad de los Andes con estudios en el Centro de Estudios Internacionales de la
servicio web.
3.6.1.
Registro (Creaci´
on)
Las solicitudes de registros o creaciones se dividen en Entidad Compradora y Usuarios (Or-denador del gasto o Comprador):
Figura 3-23.: Diagrama de actividades para la creaci´on de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
3.6.2.
Actualizaci´
on
3.6 Administraci´on de Tienda Virtual del Estado Colombiano 41
Figura 3-24.: Diagrama de actividades para la actualizaci´on de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
3.6.3.
Desactivaci´
on (Retiro)
Figura 3-25.: Diagrama de actividades para el de Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
3.6.4.
Flujo de atenci´
on - Operaciones
El equipo de Operaciones gestiona cada uno de los casos generados a trav´es de los formula-rios de la Tienda Virtual por medio del Portal Web y una secci´on de administraci´on que se llama “Nuevas solicitudes”.
3.6 Administraci´on de Tienda Virtual del Estado Colombiano 43
Figura 3-26.: Lista de casos para gestionar por Operaciones. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
Los casos enviados por las entidades se visualizan de forma abreviada con las siguientes siglas:
CE: Crear Entidad
CO: Crear Ordenador del Gasto
CC: Crear Comprador
AE: Actualizar Entidad
AO: Actualizar Ordenador
AC: Actualizar Comprador
RO: Retirar Ordenador
RC: Retirar Comprador
Etapa II, validaci´on de Requisitos: (i) Ingrese a la solicitud (Editar); (II) Revisi´on Formato PDF; (iii) validaci´on de firmas; (iv) Verificar NIT en la p´agina de la DIAN; (v) Comprobar que la entidad no est´a registrada en COUPA; (vi) Comprobar que las usuarios no est´an registrados en COUPA.
Figura 3-27.: Formulario para la gesti´on de un caso. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
3.6 Administraci´on de Tienda Virtual del Estado Colombiano 45
Figura 3-28.: Opciones presentes en cada caso. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
PRODUCTOS, ALCANCES E
IMPACTOS DEL TRABAJO DE
GRADO, DE ACUERDO CON EL
PLAN DE TRABAJO.
4.1.
Redise˜
no del Portal Web - Gobierno en L´ınea (GEL)
Durante el a˜no 2016 Colombia Compra Eficiente ha trabajado para cumplir con el manual 4.0 de gobierno en l´ınea, construyendo el portal web bajo las Tic de Gobierno Abierto, Tic para Servicio, Tic para la Gesti´on y Seguridad y Privacidad de la Informaci´on, en este orden Colombia Compra Eficiente ha cumplido en el mes de agosto de 2016 a cumplido con el 80 % del manual y sigue trabajando mesa mes para abarcar con el 100 % antes del plazo final del 31 de diciembre de 2016. Adicional a esto Colombia Compra Eficiente est´a en un 90 % de estar en la categor´ıa doble a (AA) en accesibilidad, abarcando a un gran n´umero de usuarios.
El portal web de Colombia Compra Eficiente cumple a nivel de informaci´on con lo propuesto en la Ley 1712, donde menciona:
“a) La descripci´on de su estructura org´anica, funciones y deberes, la ubicaci´on de sus sedes y ´areas, divisiones o departamentos, y sus horas de atenci´on al p´ublico”1[11]
Estructura org´anica publicada en la url (ver Figura 4-1):
http://www.colombiacompra.gov.co/colombia-compra/colombia-compra-eficiente/organigrama
Funciones y deberes publicados en la ruta:
1Ley 1712 de 2014 del Art´ıculo 9. Informaci´on m´ınima obligatoria respecto a la estructura del sujeto
4.1 Redise˜no del Portal Web - Gobierno en L´ınea (GEL) 47
Figura 4-1.: Organigrama institucional de Colombia Compra Eficiente. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
http://www.colombiacompra.gov.co/colombia-compra/colombia-compra-eficiente/objetivos-institucionales
Ubicaci´on de las sedes y ´areas en la url:
http://www.colombiacompra.gov.co/mesa-de-servicio
Adicional a esto Colombia Compra Eficiente debe publicar el plan de acci´on,donde se deta-llan las tareas de cada ´area, sus movimientos financieros, esta informaci´on se puede encontrar en:
Finanzas: http://www.colombiacompra.gov.co/colombia-compra/informacion-financiera-y-contable
Debe publicar la informaci´on relacionada con sus empleados y contratistas:
http://www.colombiacompra.gov.co/node/56
4.2.
Administraci´
on del portal web
El portal web de Colombia Compra Eficiente fue desarrollado bajo el administrador de con-tenidos Drupal, buscando mejorar la administraci´on de la informaci´on manipulada por el web-master. En la versi´on anterior del portal, el men´u principal es un ejemplo que la in-formaci´on y su administraci´on no ten´ıan un orden, teniendo en cuenta que para acceder a algunos contenidos era necesario realizar muchos clicks.
Figura 4-2.: Menu principal de la versi´on anterior del Portal Web. Fuente: Colombia Compra Eficiente.
Con la versi´on actual del portal web, Colombia Compra Eficiente cumple con la informaci´on que deben publicar los portales gubernamentales y para ello dentro del administrador de contenidos existe un tipo de contenido llamado “P´agina CCE” que tiene la siguiente estruc-tura:
T´ıtulo:el nombre del nodo o contenido.
Secci´on: es una referencia para a una taxonom´ıa que tiene la lista de las secciones principales de Colombia Compra Eficiente, esta lista es administrable seg´un las nece-sidades de la Agencia. Cada registro de la lista tiene asociado un t´ıtulo, subt´ıtulo e imagen.
Referencia: una referencia a otra “P´agina CCE” creada previamente para construir correctamente la miga de pan.
Cuerpo:campo en el cual se consigna la informaci´on que se desea presentar.
