Práctica empresarial como opción de grado en Sistemcobro S A S

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(1)Práctica empresarial como opción de grado en Sistemcobro S.A.S.. Lina Yineth Maldonado Londoño.. Universidad Cooperativa de Colombia. Contaduría Pública. Opción de grado. 2019.. 1.

(2) Práctica empresarial como opción de grado en Sistemcobro S.A.S.. Lina Yineth Maldonado Londoño.. Tutor: Adriana Jiménez Herrera. Universidad Cooperativa de Colombia. Contaduría Pública. Opción de grado. 2019. 2.

(3) Tabla de contenido Lista de tablas ..................................................................................................................... 4 Lista de figuras .................................................................................................................... 5 Dedicatoria. ......................................................................................................................... 6 Agradecimientos. ................................................................................................................ 7 Resumen.............................................................................................................................. 8 Abstract. .............................................................................................................................. 9 Introducción. ..................................................................................................................... 10 Objetivos. .......................................................................................................................... 11 Datos generales del practicante. ........................................................................................ 12 Elementos temáticos del plan de estudio. ......................................................................... 11 Descripción del objeto del contrato. ................................................................................. 13 Caracterización De La Empresa........................................................................................ 14 Presentación .................................................................................................................. 14 Misión ........................................................................................................................... 14 Visión ............................................................................................................................ 15 Políticas ......................................................................................................................... 15 Presentación de productos y servicios. ............................................................................. 17 Servicios ........................................................................................................................ 18 NPL Compra y venta de cartera financiera ................................................................... 19 Canales de distribución. .................................................................................................... 20 Organigrama. .................................................................................................................... 21 Descripción de cargos. ...................................................................................................... 22 Competencia. .................................................................................................................... 26 Competencia. .................................................................................................................... 27 Caracterización del área de trabajo. .................................................................................. 28 Descripción de funciones. ................................................................................................. 31 Flujograma funciones de nómina y contabilización. ........................................................ 34 Flujograma funciones de archivo. ..................................................................................... 35 Logros y dificultades......................................................................................................... 37 Reconocimiento del desempeño. ...................................................................................... 38 Manual de procesos........................................................................................................... 39 Manual de funciones. ........................................................................................................ 41 Conclusiones. .................................................................................................................... 43 Referencias ........................................................................................................................ 44. 3.

(4) Lista de tablas. Tabla 1 Elementos plan de estudio ................................................................................... 11 Tabla 2 Elementos plan de estudio ................................................................................... 12 Tabla 3 DOFA................................................................................................................... 28 Tabla 4 Matriz DOFA ....................................................................................................... 28 Tabla 5 Matriz EFE ........................................................................................................... 30 Tabla 6 Matriz EFI ............................................................................................................ 30 Tabla 7 Flujograma de funciones ...................................................................................... 36 Tabla 8 Flujograma de funciones ...................................................................................... 36 Tabla 9 Manual de procesos ............................................................................................. 40 Tabla 10 Manual de funciones. ......................................................................................... 42. 4.

(5) Lista de figuras. Figura 1 Valores de la empresa ......................................................................................... 16 Figura 2 Organigrama ....................................................................................................... 21. 5.

(6) Dedicatoria.. El informe de práctica empresarial está dedicado principalmente a mis padres que, gracias a todo su esfuerzo, dedicación y empeño por ayudarme a salir adelante en todos los procesos académicos obtenidos hasta culminar mi carrera profesional, a toda mi familia, a la profesora Adriana Jiménez Herrera que ha sido un pilar muy importante en esta etapa de finalización de mi carrera profesional y de ante mano darle las gracias por todo el tiempo de revisión de este informe y dedicación en la opción de grado de práctica empresarial, al decano José Obdulio Curvelo Hassan por ser la persona que apoya cada una de las cátedras, ayuda y apoyo a todos los estudiantes de la facultad de contaduría pública con su conocimiento y carisma, y por ultimo a cada una de las personas cercanas que me han apoyado en este proceso tan importante.. 6.

(7) Agradecimientos.. En primera instancia gracias a Dios que me ha permitido estar en estos momentos al final de un gran proyecto en mi vida, a la Universidad Cooperativa de Colombia que en este tiempo me permito formarme como profesional en la carrera de contaduría pública, igualmente por aceptarme y dejarme ser parte de esta importante universidad, gracias a los profesores del plantel los cuales aportaron tanto en la carrera a nivel profesional y personal todo ese proceso llevado a cabo se verá reflejado en la culminación de la carrera. Gracias a mis padres que han sido un pilar muy importe en todo el proceso de formación y apoyo en cada una de las cosas que me he propuesto y, por último, pero no menos importante a la empresa Sistemcobro S.A.S y a cada uno de las personas del departamento las cuales me permitieron aplicar mis conocimientos durante el proceso de práctica.. 7.

(8) Resumen.. El presente informe de prácticas se realiza después de trabajar los 6 meses en la empresa Sistemcobro S.A.S, la cual está dedicada a la prestación de servicios por medio de diferentes modalidades buscando la satisfacción de los clientes, dicho informe estará basado en un modelo de refuerzo de conocimientos que ayude a la organización en el funcionamiento de muchos procesos llevados a cabo por el departamento de contabilidad, se realizara una descripción de las funciones ejecutadas durante el proceso de la práctica empresarial y como fue el aporte por parte de la misma y la influencia en los procesos de la organización, demostrar los elementos temáticos que se tuvieron en cuenta a la hora de realizar la práctica y cuáles fueron las materias más implicadas en el proceso durante el periodo de realización de la misma, se desarrollara un resultado de los logros y dificultades de los procesos llevados a cabo por parte del practicante en la organización y se emitirá un aporte del practicante a la empresa basado al cargo desempeñado.. 8.

(9) Abstract.. This report internship is done after working 6 months in the company Sistemcobro SAS, which is dedicated to the provision of services through different modalities seeking customer satisfaction, the report will be based on a model reinforcement knowledge to assist the organization in the operation of many processes carried out by the accounting department, a description of the functions performed during business practice will be held and how was the contribution by the same and influence the processes of the organization, demonstrate the thematic elements taken into account when making practice and which materials were most involved in the process during the embodiment thereof, One result of the achievements and difficulties of the processes carried out by the practitioner in the organization is developed and a practitioner contribution to the company based the position held will be issued.. 9.

(10) Introducción.. La práctica empresarial permite a los estudiantes reforzar los conocimientos adquiridos en el transcurso de su carrera profesional por medio de un contrato de aprendizaje en una empresa en el área de contabilidad, es muy importante para los estudiantes el poner en práctica los datos y conocimientos que adquieren al transcurrir la carrera, en el ámbito de la aplicación en las empresas al tener aprendices con lleva a que el departamento tenga la posibilidad de tener un apoyo del practicante en las tareas que son asignadas o reforzar procesos que son llevados por personas en el área de nómina y en la empresa de Alianza SGP, al momento de estar con una mayor información de la empresa por parte del estudiante este tendrá más aprendizaje por medio de los cargos que este apoyando en el área.. Cabe recordar que para este informe se toman datos de la organización y del practicante tanto cuantitativos y cualitativos para dar un resulto del proceso realizado por medio del practicante en la organización por la duración de la práctica profesional, tanto al practicante como a la organización obtendrán un aporte del trabajo realizado y los aspectos más relevantes a la hora de finalizar la práctica. 10.

(11) Objetivos.. Objetivo general.  Aplicar los conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera, por medio de la práctica empresarial en la empresa Sistemcobro S.A.S y caracterizar la empresa y el desempeño del trabajo en el área de contabilidad.. Objetivos específicos.  Conocer los procesos contables que son llevados a cabo en la organización y aprender a desempeñarse en el cargo de auxiliar contable.  Evaluar el desempeño del aprendiz en el área contable, identificando logros y debilidades.  Generar una propuesta de mejora para el área contable en el cargo de aprendiz. 11.

(12) Datos generales del practicante.. NOMBRE COMPLETO: MALDONADO LONDOÑO LlNA YINETH CEDULA: 1033809763 DE BOGOTA FECHA NACIMIENTO: 09/05/1998 DIRECCION: CR 43 58 A 24 SUR TELEFONO: 3203137562 CORREO ELECTRONICO: [email protected] FECHA INICIACION CONTRATO: 01/04/2019 FECHA TERMINACION CONTRATO: 30/09/2019 ESPECIALIDAD O CURSO: CONTADURIA PUBLICA EPS DEL APRENDIZ: MEDIMAS ARL DEL APRENDIZ: SEGUROS BOLIVAR. 12.

(13) Elementos temáticos del plan de estudio.. Tabla 1 Elementos plan de estudio Fuente: Elaboración propia 11.

(14) COMPETENCIA. Transversales. Genéricas. LINEA. Matemáticas y estadísticas. Humanidades. CURSO. MACROCOMPETENCIA. RELACIÓN. Estadística Descriptiva. Proponer alternativas de solución a problemas del entorno organizacional, para tomar decisiones mediante el estudio de las regularidades o patrones de un conjunto de datos.. Manejo de las herramientas dinámicas de los programas para la elaboración de tablas dinámicas.. Utilizar los datos relacionados en la información exógena para elaborar tablas dinámicas.. Justipreciar las manifestaciones culturales como posibilitadoras de goce estético y comunicadoras de la experiencia humana.. La comunicación asertiva de las personas en la organización en los procesos y ayudas de los mismos.. Comunicación con los colaboradores de la empresa de la manera más clara a la hora de realizar algún proceso.. Humanidades I. APORTE. Tabla 2 Elementos plan de estudio Fuente: Elaboración propia. 12.

(15) Descripción del objeto del contrato.. El contrato tiene como objeto garantizar al APRENDIZ la formación profesional integral en la especialidad de CONTADURIA PUBLICA la cual se impartirá en su etapa lectiva por el centro donde realiza sus estudios, mientras su etapa práctica se desarrollará en la EMPRESA. El contrato tiene un término de duración de 6 MESES comprendidos entre el Día 01/04/2019 fecha de iniciación del Contrato; y el Día 30/09/2019 fecha de terminación del mismo. (No podrá excederse el término máximo de dos años contenido en el Artículo 30 de la ley 789/02) y previa revisión de la normatividad para cada una de las modalidades de patrocinio.. Con el contrato mencionado anteriormente se puede referenciar que la empresa Sistemcobro S.A está brindando las condiciones más optimas al estudiante para que lleve a cabo sus prácticas en la misma, por lo tanto, se hace la entrevista previa con la persona que desempeñará el cargo de aprendiz productivo en el área de contabilidad en las instalaciones de la empresa, aplicando los conocimientos previos que se han obtenido por parte del estudiante en la universidad.. 13.

(16) Caracterización De La Empresa.. Nombre de la empresa: Sistemcobro S.A.S. Actividad económica: 8291 Actividades de agencias de cobranza y oficinas de calificación crediticia. Tipo de sociedad: Sociedad por Acciones Simplificada. Ubicación: Av. américas #58-51. Presentación: Es un Outsourcing de servicios con amplia experiencia y reconocimiento en el mercado comercial que tiene como único fin la satisfacción de los clientes, a través de soluciones innovadoras, y analíticas que permitan prestar un servicio de alta calidad, moldeable, eficiente y específico según la necesidad y a la vanguardia de los avances tecnológicos. (Sistemcobro S.A.S, s.f.). Misión: Es una organización dedicada a servir y transformar, acompañando a empresas a través de la creación de soluciones innovadoras que generen valor compartido, por medio del desarrollo de lo esencial: nuestro talento humano, la construcción de un ambiente feliz para trabajar, sostenibilidad como principio, flexibilidad tecnológica y continuidad de nuestro negocio. (Sistemcobro S.A.S, s.f.) 14.

(17) Visión: Para el 2022 ser una organización líder en América Latina, en la virtualización a través de herramientas innovadoras y analíticas, aplicadas al ciclo de crédito, reconocida como el principal aliado estratégico de las empresas y personas para el cumplimiento de sus objetivos, impactando positivamente en la sociedad para el crecimiento y desarrollo sostenible. (Sistemcobro S.A.S, s.f.) Objetivos: La alta dirección genera cumplimiento de sus objetivos y metas establecidas con el propósito de obtener una mejora continua de nuestros procesos enmarcados en el Sistema de Gestión de Calidad. (Sistemcobro S.A.S, s.f.). Políticas: Política del sistema integrado de gestión SISTEMCOBRO S.A.S., empresa prestadora de servicios de BPO, gestión de carteras administradas y cobranzas, así como la recuperación de carteras improductivas; se encuentra comprometida en el mejoramiento de los procesos fundamentados en los principios de calidad, preservación del medio ambiente, desarrollo sostenible, responsabilidad social y seguridad y salud en el trabajo dentro del marco normativo y las disposiciones legales vigentes aplicables, a través del desarrollo del talento humano y una adecuada administración de recursos físicos, tecnológicos y económicos, lo que nos 15.

(18) permite garantizar la satisfacción de nuestros inversionistas, clientes, colaboradores y demás interesados en el desarrollo organizacional. (Sistemcobro S.A.S, s.f.) En este sentido las acciones de la compañía están orientadas a la identificación, tratamiento y reducción de los factores de riesgo que afecten la continuidad de negocio, la calidad del servicio y los recursos, la prevención de impactos socio ambientales negativos y los originados en los lugares de trabajo que puedan causar enfermedades, accidentes a los colaboradores, clientes y demás partes interesadas. (Sistemcobro S.A.S, s.f.). Valores:. Figura 1 Valores de la empresa Fuente: (Sistemcobro S.A.S, s.f.). 16.

(19) Presentación de productos y servicios..  ACC Administración de cartera y cobranza Nuestra amplia experiencia en el mercado nos permite brindar soluciones en todas las etapas del ciclo de cobro con altos niveles de eficiencia, diseñando las mejores estrategias apoyándonos de medios tecnológicos como el asesor virtual inteligente, (AVI), SMS, cartas, correos electrónicos e IVRS (grabaciones). (Sistemcobro S.A.S, s.f.)  Cobranza Preventiva. Prestamos servicios de acompañamiento y recordación de pagos previniendo moras a nuestros clientes. (Sistemcobro S.A.S, s.f.)  Cobranza Pre – Jurídica Localizamos y realizamos acuerdos de pago con lo usuarios, adelantando a futuros procesos judiciales. (Sistemcobro S.A.S, s.f.)  Cobranza Administrativa. Nos enfocamos en mantener el buen relacionamiento entre nuestros clientes y sus usuarios proporcionándoles un servicio de asesoría en conciliación y pagos al día de sus obligaciones. (Sistemcobro S.A.S, s.f.)  Cobranza Jurídica. Realizamos el acopamiento judicial, investigación de bienes y asistencia ante entidades de control procesa. Creando posibilidad de reintegro de capital a nuestros clientes en etapas tempranas. (Sistemcobro S.A.S, s.f.) 17.

(20) Servicios:  Visitas domiciliarias  Seguimiento de cartera  Seguimiento de acuerdo de pago Contac Center  Procesos de Localización  Uso de Multicanal  Localización  Brigadas de cobranza  Salas de negociación  Gestión documental  Seguimiento de Cartera  Seguimiento de Acuerdo de Pago  Asesor virtual  Salas de Negociación  Brigadas de Cobranza  Investigación de bienes  Envío de correspondencia especializada 18.

(21) NPL Compra y venta de cartera financiera. Compra y/o adquisición de carteras que por su vigencia de mora son catalogadas como improductivas, para la persuasión y negociación con el objetivo de reintegrar al usuario final a la vida financiera. Todo esto bajo estrategias pensadas para cada usuario y herramientas de última tecnología que permitan llegar a un acuerdo dentro de los mejores términos posibles. (Sistemcobro S.A.S, s.f.). Servicios:.  Cobro de cartera  Reportes a centrales de Riesgos  Investigación de bienes  Procesos de Embargo  Acuerdos de pago  Brigadas de cobranza  Gestión documental  Administración de Cartera y Garantías  Control Procesal  Gestión Comercial y Judicial. 19.

(22) Canales de distribución.. Sedes de Colombia: BOGOTÀ: Av. Américas # 58 – 51 - Teléfono: 7495000 CALI: Calle 18 # 3N -24 - Teléfono: 2359846 MEDELLIN: Carrera 50 # 50 – 14 – Teléfono: 6045168 BARRANQUILLA: Carrera 58 No.75-158 Oficina 701 edificio Banco Davivienda – Teléfono: 3852028 Sedes en el exterior: PERU – LIMA: Av. República de Chile 388 5to Piso- Jesús María, Lima - Teléfono: 51-1-619-1515. 20.

(23) Organigrama.. Presidente Vicepresidente. Jefatura de programación. Gerencia de tecnología. Dirección contable. Jefe de programación. Gerente de infraestructura y soporte. Director contable. Programador. Administrador de red junior. Analista. Jefe de sistemas. Especialista contable. Gerencia financiera y administrativa. Gerente de control financiero y administrativo. Tesorería. Analistas Figura 2 Organigrama Fuente: Elaboración propia. Analistas. 21.

(24) Descripción de cargos.. Cargo: Director contable. Misión del Cargo: Planear, organizar, coordinar, controlar y analizar las actividades de la dirección contable, enfocándolas hacia el cumplimiento de los objetivos de la organización, con el fin de asegurar el funcionamiento y la eficiencia de la misma FUNCIONES 1. Hacer uso eficiente de la Razón Social. 2. Representar a la compañía salvaguardando sus intereses y en los negocios sociales de cualquier índole, siempre y cuando estos correspondan al giro ordinario de la Sociedad. 3. Ejecutar todos los actos, contratos y operaciones tendientes a cumplir con el objeto social de la organización de acuerdo con lo previsto en las leyes y en los estatutos. 4. Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de la Sociedad. 5. Delegar facultades ciertas y determinadas cuando sea necesario. 6. Garantizar el cumplimiento de normas y leyes emitidas por los órganos de regulación, para evitar sanciones a la empresa.. 22.

(25) Cargo: Especialista contable.. Misión del Cargo: Velar por el debido cumplimiento de los impuestos que debe presentar la organización teniendo en cuenta las fechas de presentación y la información que debe revelar.. FUNCIONES 1. Realizar seguimiento, control y actualización de los requisitos legales. 2. Conocer y cumplir los requisitos del cliente, legales, normativos y de las partes interesadas 3. Verificar los procesos en los impuestos que son generados por la entidad. 4. Validar la causación de las facturas por pagar y por cobrar de la entidad con todas las disposiciones legales y normatividad vigente.. 23.

(26) Cargo: Analista contable III.. Misión del Cargo: Realizar las funciones contables en la organización de la información suministrada, oportunamente para dar un cumplimiento acorde las fechas pactadas para los cierres de cada mes.. FUNCIONES 1. Registrar los hechos económicos de la entidad con sus respectivas cuentas. 2. Tener la información validada para el debido registro de cada uno. 3. Liquidar las nóminas por quincenas de los colaboradores de la empresa. 4. Realizar las liquidaciones de contrato y vacaciones de cada colaborador de la empresa. 5. Verificar las cuentas de los parafiscales y demás gastos de la entidad que tiene que ser contabilizados.. 24.

(27) Cargo: Analista contable II.. Misión del Cargo: Realizar las funciones contables en la organización de la información suministrada, oportunamente para dar un cumplimiento acorde las fechas pactadas para los cierres de cada mes.. FUNCIONES 1. Registrar los hechos económicos de la entidad con sus respectivas cuentas. 2. Tener la información validada para el debido registro de cada uno. 3. Realizar la facturación de los ingresos de la empresa Alianza SGP. 4. Realizar los comprobantes de egreso de la empresa Alianza SGP. 5. Realizar el balance mensual de la empresa Alianza SGP. 6. Causación de la nómina de la empresa Alianza SGP. 7. Contabilizar las facturas con sus impuestos.. 25.

(28) Competencia.. Nombre de la empresa: Covinoc Ubicación: Calle 19 No. 7-48 Piso 2 Edificio Covinoc Productos y servicios:  Covicheque: Sistema de pago a plazos con cheques posfechados logrando un reintegro efectivo en caso de devolución.  Covifactura: Servicio orientado a respaldar las ventas con factura garantizando la protección de su cartera.  Net: Servicio que convierte sus cuentas por cobrar, en liquidez para su empresa.  Covirecupera: Nuevo modelo de gestión de cartera centrado en escuchar al cliente logrando acuerdos satisfactorios de pago de las cuentas vencidas. (Covinoc, s.f.) Sedes:  Barranquilla: Carrera 53 No. 106 – 280 Oficina 4 a 1.  Bucaramanga: Carrera 29 No. 45 – 45 Oficina 507.  Cali: Carrera 100 No. 16-321 Oficina 110.  Medellín: Carrera 43A No. 3Sur – 130 Oficina 919 Torre 2.  Pereira: Carrera 7 No. 19 – 48 Piso 10 Edificio Banco Popular.  Lima (Peru).. 26.

(29) Competencia.. Nombre de la empresa: Gestiones & Cobranzas S.A.S. Ubicación: Bogotá. Cl. 28B No 15 – 32. Productos y servicios:  Cobranza por productos y rango de mora.  Gestión de cobranza por producto por nivel de riesgo, a través de modelos que se revisen periódicamente.  Optimización de Recursos centralizando la cobranza en moras tempranas. (Gestiones & Cobranzas S.A.S, s.f.). Sedes:  Cali: Carrera 3 # 12-40 Oficina 805.  Barranquilla: Carrera 44 # 38-11 Oficina 8 B.  Manizales: Carrera 24 # 20-48 edificio. Confamiliares Oficina 1102.  Bucaramanga: Calle 35 # 12-62 edificio ELSA of 203.. 27.

(30) Caracterización del área de trabajo. Debilidades. Fortalezas. 1.Demora en el proceso de nomina 2.Tamaño del área reducido. 1.Cumple con los procesos contables. 2.Ayuda entre compañeros del área en los procesos.. 3.Mal funcionamiento de los programas contables. 3.Manejan buen tratamiento de la información contable y financiera.. 4.Falla constante en los equipos de cómputo del área. 4.Tienen un personal calificado en cada proceso.. 5.Falta de organización en los procesos contables.. 5.Cumplen con las fechas pactadas para el cierre de cada mes.. Oportunidades. Amenazas. 1.Aplicación de tecnologías más eficaces. 1.Perdida de la información por otras áreas de la empresa. 2.Pedir nuevos computadores al proveedor 3.Cambiar los programas contables. 2.Evolución de los equipos de computo 3.Procesos erróneos e incumplimiento de otras áreas. 4.Implementar el programa helisa. 4.Inoportuna entrega de la información del área correspondiente. 5.Ampliar el área de trabajo. 5.Pagos no autorizados por otras áreas Tabla 3 DOFA. Fuente: Elaboración propia. 28.

(31) FORTALEZAS. DEBILIDADES. OPORTUNIDADES. • F3-O1-O4 estrategia: Buscar los mejores métodos de tratamiento de la información contable y financiera, como cuidar la información suministrada por terceros o de otras áreas para que los procesos contables sean más eficaces. • F4-O2-O3-O5 estrategia: Hacer un reubicación del espacio asignado a cada personal del área.. • D1-O3-O4 estrategia: Buscar un sistema contable como Net suite, que cumple con los requisitos de la empresa y sus procesos. • D2-O5 estrategia: Buscar un personal calificado para hacer un estudio en el área de trabajo para dar un mejoramiento al mismo. • D3-O1-O2 estrategia: Pedir al área de soporte una diagnóstico de los computadores del área de contabilidad.. AMENAZAS. • F1-A2 estrategia: Realizar un seguimiento a la información y procedimientos de las áreas • F2-A1-A4-A5 estrategia: Aplicar una estrategia para que los compañeros del área de contabilidad puedan ayudar en los procesos • F5-A3 estrategia: Fortalecer las áreas de trabajo en el empresa para agilizar los procesos en los cierres.. • D4-A2 estrategia: Pedir al proveedor de los computares una mayor asistencia a la hora de revisar los mismos. • D5-A1-A3-A4-A5 estrategia: Aplicar un política para ajustar los procesos y procedimientos de la empresa.. 29.

(32) Tabla 5 Matriz EFE. Tabla 6 Matriz EFI. Fuente: Elaboración propia. Fuente: Elaboración propia. Analisis: La tabla 5 muestra que el departamento contable de la empresa presenta buen manejo de las fortalezas para combatir sus debilidades. La tabla 6 muestra que el departamento contable de la empresa es internamente débil por lo que se obtiene un resultado menor al promedio de 2.42 en la puntuación. 30.

(33) Descripción de funciones.. 1. Recibir las incapacidades de los colaboradores de la empresa: Se recibe un correo por parte de la enfermera de la empresa, posteriormente se realiza una base en Excel en el cual se hace un formato condicional para mirar y validar las incapacidades repetidas. 2. Calcular el porcentaje pagado por la eps y el empleador de las incapacidades: Una vez recibidas y colocadas en la nómina por el departamento contable se procede a realizar la validación de los días de incapacidad los cuales se hace el pago por parte de la empresa de los 2 primeros días al 100% y al 66,67% mayores a 3 días por parte de la eps. 3. Ayudar en el proceso de causación de la nómina con sus respectivas cuentas: Una vez realizado los porcentajes de incapacidades se divide la nómina en dos partes, la primera en los colaboradores de la empresa que tienen contrato a término fijo e indefinido y la segunda parte de los colaboradores de la empresa con contrato a integral y aprendiz. 4. Armar los archivos planos de la nómina para subirlos al sistema contable SIIGO: Se hace el registro de cada cuenta con sus respectiva cedula primero los débitos que haces parte del devengo de los colaboradores de la empresa y los créditos que son. 31.

(34) los descuentos de los mismos, posteriormente se organizan y se dividen en comprobantes de 400 líneas cada uno. 5. Validar los descuentos de las liquidaciones de contrato para su respectiva liquidación: Se realiza validación de los paz y salvos que son entregados por parte del departamento de recursos humanos del personal retirado y se registran en al archivo de retiros los descuentos que se presenta la persona. 6. Convertir las liquidaciones de vacaciones y de contrato en formato PDF para hacer el envío a cada colaborador a su correo electrónico: Una vez validadas las liquidaciones por la persona encargada, se convierten en PDF con su respectivo número de cedula y se procede a enviarlas a cada persona por correo. 7. Relación de archivo de las incapacidades, liquidaciones de contrato y vacaciones y comprobantes de egreso de la empresa Sistemcobro S.A y Alianza SGP, con su respectivo folio: A cada uno de los documentos se coloca el número de atrás hacia adelante en la parte superior derecha y en lápiz rojo, después se hace una relación en un archivo de Excel con su respectivo nombre y número de folios. 8. Pedido de papelería los 5 primeros días de cada mes: Se hace un inventario del material dispuesto en la papelería y se realizaba un alista de lo faltante o lo necesario para hacer el pedido respectivo en la pagina abastece. 9. Envió por correspondencia las facturas de los clientes de la empresa Sistemcobro S.A: Una vez estén listas la facturas en el cenfinanciero se imprimen y se hace el envió a los clientes correspondiente con su guía por servientrega. 32.

(35) 10. Cruzar los recibos de caja con su respectivo soporte de ingreso de la empresa Sistemcobro S.A: Se baja un consecutivo de los recibos de caja para hacer su impresión y después colocar el extracto o factura pagada por el cliente. 11. Liquidación de las nóminas en el programa Helisa de la empresa Alianza SGP: Se realizaron las nóminas dese el mes de enero hasta agosto con todas las novedades que se hacen por quincena. 12. Legalizaciones de las cajas menores de la empresa Alianza SGP: Se reciben las cajas menores con sus respectivas cuentas de gasto o costos y sus centros de costo, adicionalmente se hace una distribución del 30% y el 70% de los pagos no bancarizados. 13. Conciliaciones bancarias de la empresa Alianza SGP: En los días cercanos al cierre de cada mes y la una vez hechos los ingresos y egresos de las cuentas bancarias, se baja un balance general y se valida con el extracto de cada uno. 14. Cruzar los componentes de egreso de la empresa Alianza SGP con su respectiva cuenta por pagar y proveedor: Se baja un consecutivo de los comprobantes de egreso para hacer su impresión y después colocar su cuenta por pagar correspondiente del proveedor.. 33.

(36) Flujograma funciones de nómina y contabilización. RESPONSABLE (cargo y dependencia). ACTIVIDADES. Registro Evidencia. Descripción: Cómo? INICIO. Aprendiz. Analista nomina. 1.. Se registra en la base de Excel. Recibir las incapacidades de los colaboradores de la empresa. 2.. Registrar las incapacidades en la nómina de la quincena correspondiente. 3.. Calcular el valor pagado de la incapacidad por la EPS y el empleador. Nomina aprobada para el pago. Aprendiz. Aprendiz. 4.. Aprendiz 5.. Aprendiz 5.. No. ¿se calculó bien el porcentaje?. Dividir al nomina en dos partes. Causar cada nómina con sus respectivas cuentas. Si. Nómina con trato fijo e indefinido y nómina de los integrales y aprendices. Archivo plano de cada nómina. Subir archivo plano para contabilizarlo en SIIGO. FIN. 34.

(37) RESPONSABLE (cargo y dependencia). ACTIVIDADES. Registro Evidencia. Descripción: Cómo?. Analista de nómina. Flujograma funciones de archivo. RESPONSABLE (cargo y dependencia). ACTIVIDADES. Descripción: Cómo?. Registro Evidencia. INICIO. Aprendiz. 1.. Aprendiz. 2.. Aprendiz. 3.. Recibir los comprobantes de egreso, liquidaciones de contrato y vacaciones de la empresa Alianza SGP y Sistemcombro.. Foliar cada hoja de atrás hacia adelante manera ascendente, con lápiz rojo.. Relacionarlos en Excel para entregarlos a el área de archivo.. No. Aprendiz. 4.. ¿Se relacionaron todos los documentos?. Entrega de custodia al departamento de archivo. FIN. Archivos con los documentos relacionados. Si. 35.

(38) RESPONSABLE (cargo y dependencia). ACTIVIDADES. Descripción: Cómo?. Registro Evidencia. Aprendiz 5.. Tabla 8 Flujograma de funciones Fuente: Elaboración propia. 36.

(39) Logros y dificultades.. Logros:  Cumplir con las políticas de la empresa como el reglamento interno de trabajo.  Adecuación del puesto desempeñado en los 6 meses en los cuales fueron realizadas las practicas.  Cumplir con las metas colocadas por mes en el área de contabilidad como lo eran los cierres de cada mes y el apoyo para los procesos de registro y contabilización.  Poner en práctica los conocimientos adquiridos en la universidad Tanto a niel profesional como personal.  Buena relación interpersonal, trabajo en equipo y buena comunicación con cada integrante de la empresa.  Manejo de los programas contables como lo fueron Siigo y Helisa haciendo el apoyo en la nómina y en los registros de la empresa Alianza SGP. Dificultades:  Falta de información al principio a las actividades desarrolladas por el área de contabilidad.  El manejo de los documentos a la hora de ser relacionados para hacer la respectiva entrega archivo.  La asignación del equipo de cómputo para el desarrollo de las actividades.. 37.

(40) Reconocimiento del desempeño.. Durante la etapa de practica llevada a cabo en la entidad se presenció que bajo las funciones desarrolladas por el estudiante pudo analizar los procesos que son llevados por la entidad, aportando en ellos unas mejoras que pudieron facilitar, cumplir y optimizar los recursos brindados por la entidad para obtener unos resultados esperados por el departamento contable.. Todas las funciones desempeñadas por parte del practicante se realizaron bajo la supervisión de las personas que tienen conocimiento en el proceso, esto con el fin de fortalecer el aporte del practicante en el área correspondiente sin dudar de las capacidades del mismo, realiza las actividades de forma oportuna las funciones con compromiso, disponibilidad y la mayor actitud en todo el proceso.. 38.

(41) Manual de procesos.. OBJETIVO Clasificar, registra. ordena. ALCANCE. TIPO DE PROCESO. y Este manual de procedimientos y. oportunamente funciones. cubre. todas. las. APOYO RESPONSABLE. los hechos económicos funciones que debe de realizar el de. acuerdo. a. los practicante. en. el. área. de. principios contables y contabilidad bajo la supervisión normas. legales. tributarias. y del director contable. las. operaciones contables de Director de Contabilidad la. empresa,. con. el. propósito de tener una información real,. financiera. razonable. y. oportuna.. RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA (EQ: Herramientas, equipos y sistemas de RECURSO HUMANO información / ED: Edificios, espacios de trabajo y sus servicios asociados / SS: Servicios de apoyo) 39.

(42) Cargo. Dependencia. Tipo. Descripción Aplicativo:. Aprendiz contable. . HELISA tecnología. . SIIGO tecnología. Módulos: Dirección de EQ. . SIIGO Contabilidad. . HELISA Nomina. Contabilidad. Bases. de. datos. Excel:. clientes-proveedorescontactos-empleados BASE LEGAL Y NORMATIVA Año de Tipo de norma. Número. Año de Tipo de norma. Número. expedición Reglamento General de. expedición Plan Único de. 2649. 1993. Contabilidad. Cuenta para. 2650. 1993. comerciantes 2706-. Ley de Reglamentación Convergencia. 1314. 2784. 2012-. 2009 IFRS COLOMBIA 1851-. 2013. Contable 3022 Tabla 9 Manual de procesos Fuente: Elaboración propia 40.

(43) Manual de funciones.. Objetivo general Desarrollar un manual de funciones el cual facilite y delegue las funciones específicas del cargo de aprendiz contable.. Objetivo especifico Proporcionar un manual de funciones el cual ayude al desempeño de los estudiantes en su práctica que es una parte formativa. IDENTIFICACION DEL CARGO DIA MES AÑO 18. 10 2019 DEPARTAMENTO CONTABILIDAD SUELDO $828.116. NOMBRE DEL CARGO Aprendiz contable DIVISION. CODIGO PP-001 SECCION. ELABORADO POR Lina Yineth Maldonado Londoño. NATURALEZA DEL CARGO. Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos FUNCIONES DEL CARGO. 1. 2. 3. 4. 5. 6.. Recibir las incapacidades de los colaboradores de la empresa. Calcular el porcentaje pagado por la eps y el empleador de las incapacidades. Ayudar en el proceso de acusación de la nómina con sus respectivas cuentas. Armar los archivos planos de la nómina para subirlos al sistema contable SIIGO. Validar los descuentos de las liquidaciones de contrato para su respectiva liquidación. Convertir las liquidaciones de vacaciones y de contrato en formato PDF para hacer el envío a cas colaborador a su correo electrónico. 7. Relación de archivo de las incapacidades, liquidaciones de contrato y vacaciones y comprobantes de egreso de la empresa Sistemcobro S.A y Alianza SGP, con su respectivo folio. 8. Pedido de papelería los 5 primeros días de cada mes. 9. Envió por correspondencia las facturas de los clientes de la empresa Sistemcobro S.A. 41.

(44) 10. Cruzar los recibos de caja con su respectivo soporte de ingreso de la empresa Sistemcobro S.A. 11. Legalizaciones de las cajas menores de la empresa Alianza SGP. 12. Conciliaciones bancarias de la empresa Alianza SGP. 13. Cruzar los componentes de egreso de la empresa Alianza SGP con su respectiva cuenta por pagar y proveedor. ESPECIFICACIONES DEL CARGO FACTORES SUBFACTORES 1 Educación. GRADOS 2 3 4 x. ESPECIFICACIONES Estudiante.. CONOCIMIENTOS Complejidad. x. Habilidad Mental Habilidad manual. El trabajo comprende planeación de estrategias.. X. bastante. Toma decisiones de mucha importancia Se requiere poca habilidad manual. x. HABILIDADES RESPONSABILIDAD. Por supervisión Por errores. X. Por equipos Mental. X. X. x. ESFUERZO Visual. CONDICIONES DE TRABAJO. x. Físico. x. Ambientales. x. Riesgos. x. Supervisa personas Un error puede causar un daño de gran magnitud Responde por el área gerencial Las labores demandan alta atención mental. Las labores demandan mediana atención visual Las labores demandan poco trabajo físico Está expuesto a condiciones ambientales regulares Expuestos a lesiones de poca probabilidad. Tabla 10 Manual de funciones. Fuente: Elaboración propia.. 42.

(45) Conclusiones.  Realizar el proceso de la práctica empresarial en la empresa Sistemcobro S.A.S permitió aplicar conocimiento que se adquirido en la carrera, en los ámbitos contables apoyando los procesos de la misma.  En el transcurso de la práctica se fueron desarrollando diferentes funciones que hacían que los procesos de la entidad se presentaran de una manera más óptima y con un sentido de pertenencia.  Apoyando cada proceso del área de contabilidad y realizando un análisis de cada rubro permitió el reporte de cada cuenta importante de la información para contabilizar los hechos de la entidad.  Conocer la empresa y su actividad económica principal, la composición de cada área que una parte importante para misma, ayudo a tener un poco más la claridad de los procesos con la información tanto de entes externos como de entes internos.. 43.

(46) Referencias Covinoc. (s.f.). Covinoc. Obtenido de Covinoc: https://covinoc.com/productos/ Gestiones & Cobranzas S.A.S. (s.f.). Gestiones & Cobranzas S.A.S. Obtenido de Gestiones & Cobranzas S.A.S: https://www.gestionesycobranzas.com/ Sistemcobro S.A.S. (s.f.). Sistemcobro S.A.S. Obtenido de Sistemcobro S.A.S: https://www.sistemcobro.com/portal/index.php. 44.

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