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CONTENIDO 1. OBJETIVO ... 4 2. ALCANCE ... 4 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ... 4 4. DEFINICIONES ... 4 5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ... 7 5.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 7 5.2 CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS 7 5.3 ORDENACIÓN DOCUMENTAL 8 5.4 FOLIACIÓN DOCUMENTAL 10 5.5 ALMACENAMIENTO Y UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 12 5.6 GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 13 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS (ENVIADA A OTRAS INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES) 13 5.7 RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES 13 5.8 COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS 14 6. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ... 15

6.1 DOCUMENTOS COOLAC 15 6.1.1 Contenido de los documentos ... 16

6.1.2 Codificación de los documentos ... 18

6.2 ESTRUCTURA DE UN FORMATO 19 6.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 20 6.3.1 Elaboración de un documento ... 20 6.3.2 Actualización de documentos ... 20 6.3.3 Revisiones periódicas ... 21 6.3.4 Control de obsoletos ... 21

6.3.5 Control de documentos de origen externo ... 21

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MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL MA-CAF-003 FECHA:15/10/2013 VERSION:00 Página 2 de 24 6.3.1 Elaboración de registros ... 22 6.3.2 Identificación... 22 6.3.3 Almacenamiento ... 22 6.3.4 Retención de registros ... 23

6.3.5 Actualización de los registros ... 23

6.3.6 Disposición final ... 23

6.3.6 Protección ... 23

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INTRODUCCIÓN

Este Manual de Procedimientos para la Gestión Documental sirve de herramienta guía para el personal de la Cooperativa Laboyana de ahorro y crédito COOLAC LTDA que desarrollen su labor en el procesamiento de documentos.

Está compuesto por las pautas y procedimientos que se deben llevar a cabo para el cumplimiento de los objetivos de los proyectos de Gestión Documental en la Cooperativa.

Su objetivo general es la definición y detalle de las técnicas y prácticas a utilizar, para que todos los colaboradores interactúen con los documentos de la Cooperativa de manera organizada y oportuna, sirviendo de apoyo en el logro de objetivos organizacionales.

Es de suma importancia que este manual sea revisado y actualizado periódicamente mediante las técnicas adecuadas para su renovación, acorde a las necesidades de la entidad en concordancia con la normatividad vigente.

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1. OBJETIVO

Especificar los parámetros para la elaboración, administración, control y modificación de los documentos internos y externos del Sistema de Gestión de Calidad con el fin de facilitar la administración de los documentos del mismo.

2. ALCANCE

Este manual aplica a todos los documentos generados en todas las áreas de la Cooperativa Laboyana de Ahorro y crédito COOLAC LTDA.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD  Directores de área

 Coordinadores de área

 Dueño del proceso

 Funcionarios de COOLAC

 Partes interesadas

4. DEFINICIONES

Archivo: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Archivo central (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se

agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo de gestión (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la

documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).

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Clasificación documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.

Comité de archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir

las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Disposición final de documentos: Selección de los documentos en

cualquiera de sus tres fases con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para

realizar una actividad desarrollada para seguir un procedimiento , o dejar evidencia de la misma o tener una base para análisis y toma de decisiones

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Proceso documental automatizado: Sistema de direccionamiento de

documentos digitales que mediante un conjunto configurable de reglas y acciones envía los documentos a través de un proceso definido por el usuario.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas. Es todo formato diligenciado.

Retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Repositorio: Depósito o archivo es un sitio centralizado donde se almacena y

mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

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Subserie: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y

cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.

Tipo documental: Unidad documental simple.

Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

Valoración documental: Proceso por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

Valores primarios (administrativo, legal, contable, fiscal y técnico): Es el

que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

Versión: Es entendida como el número de veces que ha sido modificado un

documento, entre ellos; mapa de procesos, procedimiento, instructivo, formato, programa. La versión inicial de los documentos se identifica como versión 0

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MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL MA-CAF-003 FECHA:15/10/2013 VERSION:00 Página 7 de 24 5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 5.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

La actividad de clasificación documental será realizada por parte del personal asignado como responsable de los documentos que en cumplimiento a sus funciones genere, maneje o tramite.

Para crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta la codificación de los documentos definidas para cada una de los departamentos de la Cooperativa y códigos por tipo de documento.

5.2 CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

Proceso de almacenamiento para los mensajes de archivos electrónicos oficiales:

 Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite ó trazabilidad debe ser almacenada en el mismo medio que se generó ó recepcionó.

Los responsables de la información deben realizar sus respectivas copias de seguridad y almacenarlos en las diferentes unidades de almacenamiento de acuerdo a las disposiciones que en esta materia establezca el Departamento de Sistemas de la Cooperativa, a fin de garantizar su conservación.

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5.3 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

La actividad de ordenación documental será realizada por el responsable de cada carpeta de los diferentes departamentos de la Cooperativa.

 Ordenación cronológica de los tipos documentales, en sus respectivas unidades de conservación (carpetas) y respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el documento más antiguo es el primero de la carpeta y el más reciente es el último documento de la carpeta. (Ver Gráfico 1)

Gráfico 1 – Ordenación cronológica

NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos

se tiene en cuenta la fecha de radicación del documento.

 Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos.

 Depurar la documentación, es una labor que consiste en retirar documentos duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o expedientes.

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 Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como ganchos de cosedora, ganchos de legajar y clip.

 Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde superior de cada folio.

 Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamaño oficio. Antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan información en forma horizontal (orientación horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en cuenta que el título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados (Ver Gráfico 2)

Gráfico 2 – Perforación de documentos

 Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador plástico, cerciorándose que los documentos correspondan a cada área.

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5.4 FOLIACIÓN DOCUMENTAL

La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir números, como tampoco adicionar subíndices.

 La foliación la llevará a cabo el responsable de la carpeta o expediente. Los documentos deben estar debidamente foliados en el momento de ser entregada la carpeta a los responsables de cada departamento de la Cooperativa, verificando la foliación.

 Para el proceso de foliación se debe utilizar lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B, iniciándose desde el número uno (1), el cual corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia corresponde a la fecha más antigua. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha en el folio recto (Primera cara de un folio, la que se numera), en el mismo sentido del texto del documento.

 En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras de la hoja, se registrará el número correspondiente al folio recto (Primera cara de un folio, la que se numera).

 Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

 No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al papel.

 No se deben foliar las pastas, las hojas-guarda en blanco y los separadores.

 Para los documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CDS-, disquetes, videos, entre otros), se debe dejar en los instrumentos de control o consulta (inventarios) constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. Cada uno de los soportes constituye un folio el cual se deberá marcar o foliar en el respectivo sobre o cubierta adecuada que lo contiene.

 En caso de encontrarse varios documentos de formato pequeño, como facturas, fotos, entre otros, se podrán adherir a una sola hoja utilizando pegante líquido, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el campo de observaciones del formato inventario de carpeta, las características del documento foliado, cantidad de

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documentos adheridos, nombre de los documentos, fechas de los mismos y cualquier otro tipo de observación que permita diferenciarlos.  En caso de unidades de conservación (Libros de correspondencia, libros

de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados o paginados de fábrica, deben aceptarse sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

 Si hay errores en la foliación, está se anulará mediante una línea diagonal (/) y se procederá a foliar de nuevo los documentos, quedando valida la última foliación realizada (Ver Gráfico 3).

Gráfico 3 – Corrección de foliación

 Cuando se imprime un documento, si es posible, se debe hacer la impresión utilizando ambas caras del folio; aunque se tenga información por ambas caras, es un solo folio.

 Una vez los documentos clasificados, depurados, ordenados, alineados y foliados, deben ubicarse en carpetas para garantizar su conservación.  Los documentos no se deben conservar en AZ, en ninguna de sus fases.  Cuando el contenido en un expediente o carpeta tenga más de 200 folios y requiera abrirse una nueva carpeta la foliación se hará en forma continua.

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5.5 ALMACENAMIENTO Y UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

 En los Archivos de Gestión las carpetas deben ir ubicadas en estantes, de izquierda a derecha, en orden cronológico. En caso de contar con archivadores, las carpetas se deben ubicar dentro de cada gaveta de arriba hacia abajo.

Gráfico 6 – Almacenamiento y ubicación de la información

 Para la señalización, se debe identificar claramente el mobiliario de archivo, como bloque, cuerpo, estante, entrepaño, archivador, gaveta identificando cada una de las partes con rótulos.

Archivadores Verticales de Gavetas:

Elaborados en madera o metal son conformados por 3 o 4 gavetas provistas de guías laterales donde van alojadas las carpetas colgantes.

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 Organice los documentos de acuerdo el área responsable definida, estableciendo un espacio específico para cada una.

 Coloque los separadores que identifican el cada área antes de las carpetas, para que sirvan como guías.

 Las carpetas colgantes se deben identificar en el marbete con el código de la dependencia.

5.6 GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS (ENVIADA A OTRAS INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES)

 Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario; la primera copia a la serie respectiva de la dependencia o grupo de trabajo que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes; y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborará igual cantidad de copias.

 Una vez producido el documento, cada departamento debe asignarle un número de radicado de comunicaciones oficiales enviadas, en el sistema de correspondencia sea manual o automatizado. El documento debe estar firmado por el funcionario autorizado.

5.7 RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

 Para la entrega de comunicaciones que están dentro del perímetro urbano, el mensajero hará la entrega de las comunicaciones al respectivo destinatario y guardará la copia en la dependencia productora.

 Para la entrega de comunicaciones oficiales fuera del perímetro urbano, el mensajero debe entregarlas a la Unidad de Correspondencia (correspondencia saliente).

 El personal asignado debe verificar que los documentos estén correctamente empacados y sellados.

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 Los documentos deben contener los siguientes datos de remitente:

 Nombres y apellidos completos.

 Dependencia remitente, dirección, ciudad, departamento, teléfono.

 Código de la dependencia.

 Número de Radicado.

 Los documentos deben contener los siguientes datos de destinatario:

 Nombres y apellidos completos.

 Entidad y/o Dependencia destinataria, dirección, ciudad, departamento, teléfono.

 Las comunicaciones oficiales enviadas deben ir foliadas.

5.8 COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

Las comunicaciones oficiales que ingresen a la Cooperativa deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

El cliente externo entrega el documento en el horario establecido. El personal encargado de recibir los documentos, abrirá los sobres y revisará datos básicos del remitente (nombre del remitente y dirección), del destinatario (nombre del funcionario, dependencia, cargo) y que los documentos estén foliados.

Se le asigna un número de radicado de comunicaciones oficiales recibidas en el sistema de correspondencia manual o automatizado.

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6. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos que conforman el Sistema de Gestión Documental son:

Gráfica 8 – Tipos de documentos 6.1 DOCUMENTOS COOLAC

En la Cooperativa Laboyana de Ahorro y crédito COOLAC LTDA, se manejan los siguientes documentos:

Manuales: Es un Instrumento administrativo que contiene en forma explícita,

ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución

Procedimientos: Es un documento que detalla la forma especifica de llevar a

cabo una actividad o un proceso. Este se puede encontrar en forma impresa o magnética.

Otros documentos: Estos documentos se utilizan para demostrar que los

sistemas están operando. Dentro de este nivel se incluyen: programas, reglamentos, planes, especificaciones e informes relacionados con el cumplimiento de objetivos. Manuales Procedimientos Instructivos Registros Otros documentos

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6.1.1 Contenido de los documentos

En el siguiente cuadro se relaciona el contenido de la documentación de COOLAC LTDA:

Tabla 1. Contenido de los documentos de la Cooperativa

ITEM NUMERAL PROCEDI

MIENTO MANUALES OTROS DOCUMENTOS FORMATO Titulo X Objetivo 1 X X X Alcance 2 X X X Responsabili dad y autoridad 3 X X X Marco Legal 4 O O Definiciones 5 O O O Contenido 6 X X X Diagrama de flujo 7 O O O Registros 8 O O O X: Carácter obligatorio O:Carácter opcional

 Objetivo: Define lo que se quiere alcanzar con el documento, su finalidad

 Alcance: Define a quien aplica el documento (proceso, cargo o área)de la Cooperativa

 Responsabilidad y autoridad: Define las personas responsables que la actividad realizada este bien ejecutado

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 Definiciones: Es la definición de términos que se encuentran descritos en el documento

 Contenido: Es la descripción de las actividades que se deben desarrollar en un proceso

 Diagrama de flujo: Es una representación gráfica que contiene la secuencia de pasos que se debe realizar para ejecutar un proceso.  Formato Documental

Con base en las especificaciones anteriores la presentación de la documentación es la siguiente:

Nota. Si alguno de los numerales de la Tabla 1 de carácter opcional no aplica

dentro del documento, no se nombrará el ítem y se continua con el mismo numeral.

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Adicional a las especificaciones anteriores cada documento debe contener:

 Encabezado: Incluye el logo de la Cooperativa, el título del documento, codificación, fecha, versión y la paginación del mismo.

 Control documental: incluye fecha de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento y copia controlada.

6.1.2 Codificación de los documentos

La codificación de la Cooperativa es el siguiente:

Tabla 2. Códigos por tipo de documento CODIFICACIÓN COOLAC LTDA

Código Tipo de documento

PO Política MA Manual RG Reglamento PG Programa PL Plan GU Guía FO Formato PC Procedimiento IT Instructivo

Tabla 3. Códigos de áreas responsables CODIFICACIÓN COOLAC LTDA

Código Área responsable

ADA Asamblea de Asociados

CDA Consejo de Administración

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CODIFICACIÓN COOLAC LTDA

Código Área responsable

GGE Gerencia General

RFC Revisoría Fiscal

GSP Gerencia de Sucursal Principal CAF Coordinación Administrativa y Financiera

DDC Dirección de Cartera

DIC Dirección de Contabilidad

DSA Direcciones de Sucursales y Agencias

CDS Coordinación de Sistemas

ACJ Asesoría Contable Tributario Jurídico AIR Auditoría interna y manejo de Riesgos HSE Seguridad y Salud Ocupacional

6.2 ESTRUCTURA DE UN FORMATO

Los formatos son documentos que diligenciados se convierten en registros y se mantienen para suministrar pruebas de conformidad del Sistema de Calidad.

Nota. Los formatos pueden presentarse en Word o Excel de manera horizontal

o vertical, pero siempre cumpliendo con el encabezado establecido.

A. Logo: Corresponde al logo de la Cooperativa B. Título: Corresponde al nombre del documento

A B

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 La primera corresponde al tipo del documento

 La segunda al área responsable

 La tercera al consecutivo asignado

D. Versión: Corresponde al número de versión vigente del documento E. Fecha: es la fecha desde que el documento es vigente en la

Cooperativa. Debe registrarse teniendo en cuenta el formato: dd/mm/aaaa.

Nota. El registro de C, D Y E deben realizarse en letra Arial tamaño 10 y el

registro de B en letra Arial tamaño 12.

6.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

6.3.1 Elaboración de un documento

Se identifica la necesidad de elaborar un documento. Esta actividad es realizada por cualquier funcionario de la Cooperativa con la respectiva aprobación del dueño del proceso. Después de elaborado el documento este se somete a revisión por parte del Consejo Administrativo y/o Gerencia donde se estudia para devolver a elaboración con comentarios para que lleve a cabo las aclaraciones o correcciones pertinentes o para su aprobación.

6.3.2 Actualización de documentos

Un documento puede actualizarse por alguna de las siguientes razones:

 Cambia la metodología del procedimiento para la aplicación del proceso

 Cambio de responsable de la ejecución de alguna o algunas etapas del proceso

 Eliminación o inclusión de documentos de referencia y/o registros

 Fusión y/o eliminación de documentos.

 La inclusión y/o actualización de documentos externos

 Inclusión o exclusión de procesos nuevos.

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 Actualización:

Cuando se requiera efectuar cambios en algún documento se aplican las siguientes consideraciones:

 Solicitud escrita exponiendo las razones por las cuales el documento debe ser modificado.

 Si es conveniente la modificación, se procede a crear la nueva versión del documento sometiéndose al mismo proceso de elaboración, revisión y aprobación que el documento original.

 Se actualiza la Lista Maestra de Documentos indicando la nueva versión.

 Se realiza la divulgación de la modificación a los que intervienen en el proceso, luego se deja fuera de circulación el documento anterior (original y copias) y se reemplaza por el documento modificado, procurando que todo el personal cuente con los documentos actualizados.

6.3.3 Revisiones periódicas

Los documentos deberán ser revisados periódicamente y actualizados cada vez que sea necesario con el fin de asegurar su continua efectividad, comprobando si continúan siendo aplicables o deberían ser modificados.

6.3.4 Control de obsoletos

Cada vez que se actualice un documento y se realice la nueva publicación del mismo, se genera un nuevo documento y el anterior se convierte en un documento obsoleto, si por alguna razón son de carácter legal o de preservación de información y por tal razón es necesario conservar el documento sustituido (documento físico), debe guardase en una carpeta destinada a documentos obsoletos, en caso contrario el original debe ser destruido.

6.3.5 Control de documentos de origen externo

Los documentos de origen externo recibidos no tienen formato definido, este es tal como se recibe. Para tener un control estos se registran en el listado maestro de documentos externos.

El Director Administrativo y Financiero tiene la responsabilidad de velar porque los documentos de origen externo del Sistema de Gestión de Calidad se encuentren disponibles y en las versiones actualizadas de acuerdo a los listados maestros.

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6.3.6 Difusión y comunicación de la documentación

Es responsabilidad del dueño del proceso, difundir y comunicar los documentos creados a las partes interesadas.

Estos documentos estarán a su disposición en el puesto de trabajo del área correspondiente en una carpeta compartida.

6.3 CONTROL DE REGISTROS

6.3.1 Elaboración de registros

 Cuando un registro es desarrollado y va a ser emitido por primera vez, es elaborado y trascrito por el responsable de la actividad que se va a evidenciar, la cual debe ser legible, identificable y fácil de diligenciar.  Una vez elaborado el borrador del registro el personal responsable, debe

anexarle la respectiva solicitud de actualización de documentos y entregarla al encargado, asignando un nuevo código, se imprime, se registra en la Listado de Registros, y se procede a su respectiva aprobación, dejando evidencia de esta aprobación en la casilla de aprobación.

 Los únicos registros en los que podrá aparecer en las instancias de Vo.Bo. y aprobación la misma persona, son los elaborados, revisados y aprobados por el responsable del sistema de gestión de la calidad.

6.3.2 Identificación

Los registros serán identificados con la sigla FO seguido del área al cual corresponde el registro y el número consecutivo del área.

6.3.3 Almacenamiento

Los registros del Sistema HSE MS serán almacenados y mantenidos como cada Dueño de Proceso lo considere apropiado, siempre y cuando se garanticen los siguientes requisitos: protección contra daño, deterioro y pérdida, definiendo el medio (físico o magnético). Deben definir los criterios de almacenamiento teniendo en cuenta que puede ser: En medio físico se rotularan las carpetas con un número y el título de su contenido, el archivador puede llevar un índice para la fácil recuperación. En medio magnético se

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numeraran las carpetas y el título del contenido, sea en el archivo público o el privado. Estos criterios estarán definidos en el listado maestro de registros y se encontrarán en el

Los registros serán almacenado por el responsable de cada proceso y los mantiene teniendo en cuenta factores como: protección contra daño, deterioro y pérdida.

Los registros se pueden almacenar en medio físicos y/o magnéticos. Estos se almacenarán de acuerdo a las políticas y especificaciones dadas en el presente documento en la parte de organización documental.

6.3.4 Retención de registros

Cada área definirá el tiempo estimado para la retención de los mismos. El tiempo varía de acuerdo a las necesidades de consulta y requisitos legales.

6.3.5 Actualización de los registros

Un registro puede actualizarse por alguna de las siguientes razones:

 Cambia la metodología del procedimiento.

 Fusión y/o eliminación de registros.

 Inclusión o exclusión de procesos nuevos.

Una vez se identifique la necesidad de aplicar un cambio, el responsable comunica dicha necesidad. Una vez aprobado el cambio, se realiza la actualización, y se procede a la respectiva aprobación.

6.3.6 Disposición final

Una vez se haya realizado la publicación del registro, cada área se encarga de la disposición final del registro destruyendo el registro obsoleto.

6.3.6 Protección

Cada área determina el personal que pude consultar la información suministrada en los formatos. Esto se complementa con las políticas y procedimientos para la seguridad de la información establecida en la Cooperativa.

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6.3.7 Responsabilidad de almacenamiento de los registros

Se debe inspeccionar el lugar de almacenamiento de los documentos teniendo en cuenta: niveles adecuados de temperatura, luminosidad, humedad, control de dispositivos contra incendio, inundaciones, etc.

Para el caso de los documentos electrónicos se debe realizar el Back up de la información según lo establecido en el manual de políticas y procedimientos para la seguridad de la información.

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