1. PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMA ANUAL DE OBRA PÚBLICA

(1)

(2)

1.0 Propósito

1.1 Programar las obras públicas y de servicios que requiera el Instituto con el fin de determinar el presupuesto necesario para su ejecución.

2.0 Alcance

2.1 El procedimiento es aplicable a la Dirección General, Dirección General Adjunta Médica, Dirección de Administración, Dirección de Docencia, Dirección de Investigación, Subdirección de Servicios Generales y a los miembros del Comité de Obras Públicas.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales lo siguiente:

- Elaborar el Programa Anual de Obra Pública, de conformidad con los artículos 21 y 22 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas.

- Enviar a la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, el Programa Anual de Obra Pública a más tardar el 31 de marzo de cada año.

3.2 Será responsabilidad del Comité de Obras Públicas del Instituto Nacional de Cancerología; lo siguiente:

- Revisar y autorizar el Programa Anual de Obra Pública, para el ejercicio presupuestal que corresponda.

(3)

4.0 Descripción del procedimiento Secuencia de

Etapas Actividad Responsable

1.0 Formulación de requerimientos anuales

1.1 Formulan sus requerimientos anuales de:

construcción de obra nueva, ampliaciones, reconstrucciones, Adaptaciones, Reforzamiento, Acabados y los envían a la Subdirección de Servicios Generales.

Dirección General, Dirección General Adjunta Médica;

Direcciones de Administración; de Docencia y de Investigación

2.0 Recepción, análisis e integración al Programa Anual de Obra Pública

2.1 Recibe requerimientos anuales, analiza e integra de acuerdo al Programa Anual de Obra Pública del Instituto:

2.3 Anteproyectos de obra con montos estimados por capítulo, concepto y partida específica de gasto.

2.4 Catálogos de conceptos (de precios unitarios;

montos estimados y, de tiempos de ejecución por tipos de obra).

 Programa Anual de Obra Pública / Anteproyecto / Catálogos

Subdirección de Servicios Generales

3.0 Elaboración de proyecto anual y ejecutivos de supervisión

3.1 Elabora el proyecto de “Programa Anual de Obra Pública”, por tipo de obra y costeado a nivel de capítulo, concepto y partida específica de gasto, así como los Proyectos Ejecutivos de Supervisión de Obra.

 Programa Anual de Obra Pública / Proyectos Ejecutivos de Supervisión de Obra

4.0 Envío en forma económica para visto bueno del área correspondiente

4.1 Envía en forma económica a la Dirección de Administración, para su visto bueno.

 Programa Anual de Obra Publica

(4)

Secuencia de

5.0 Recepción, análisis, verificación del Programa Anual y determinación

5.1 Recibe proyecto de Programa Anual Obra Pública, analiza y verifica procedencia.

Procede:

No: Regresa a la actividad número 3.

Si: Continúa procedimiento.

Dirección de Administración

6.0 Validación del Programa Anual de Obra Pública y envío

6.1 Valida el Programa Anual de Obra Pública y envía al área correspondiente.

Dirección de Administración 7.0 Recepción de

Programa Anual de Obra Publica validado

7.1 Recibe Programa Anual de Obra Pública validado.

8.0 Elaboración del listado de casos a consideración del Comité de Obras

8.1 Elabora listado de casos, para someterlo a consideración del Comité de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

 Listado de casos

9.0 Somete Programa Anual a consideración del Comité de Obras Publicas

9.1 Somete a consideración del Comité de Obras Públicas, el Programa Anual de Obra Pública.

10.0 Recepción de Programa Anual, análisis y

determinación

10.1 Recibe el Programa Anual de Obra Pública, analiza y determina.

Procede:

Si: Continua procedimiento

 Programa Anual Obra Pública

Comité de Obras Públicas

(5)

Secuencia de

11.0 Autorización y envió del Programa Anual de Obras Públicas

11.1 Autoriza Programa Anual de Obras Públicas y lo turna a la Subdirección de Servicios Generales.

 Programa Anual Obra Pública Comité de Obras Públicas

12.0 Recepción del Programa Anual autorizado e Instrumentación de fundamentos legales

12.1 Recibe el Programa Anual de Obra Pública, autorizado por el Comité y, con base a ello, instrumenta los fundamentos legales correspondientes: “Proceso Licitatorio”, “Invitación a cuando menos tres personas” o “adjudicación directa” de Obra Pública.

 Programa Anual de Obra Pública

13.0 Integración de expediente de Programa Anual de Obra Pública

13.1 Integra expediente del Programa Anual de Obra Pública.

 Expediente / Programa Anual Obra Pública

TERMINA PROCEDIMIENTO

(6)

5.0 Diagrama de Flujo

Programa Anual Programa

Anual 3

4

A Anteproyecto

Envío en forma económica para visto bueno del correspondienteárea

5

PROCEDE NO 3

INICIO 1 Dirección General, Dirección

General Adjunta Médica;

Direcciones de Administración;

de Docencia y de Investigación

Subdirección de Servicios Generales Dirección de Administración Comité de Obras Públicas

Formulación de requerimientos

anuales Recepción,

análisis e integración al Programa Anual de Obra Pública 2

Programa Anual

Catálogos

Elaboración de proyecto anual y

ejecutivos de supervisión

Programa Anual

Proyectos Ejecutivos

Recepción, análisis, verificación del Programa Anual y determinación

SI

(7)

Programa Anual Programa

Anual Programa Anual

Programa Anual

A

7

8

6

10 9

Recepción de Programa Anual, análisis y determinación

B

PROCEDE NO 3

SI Dirección General, Dirección

Dirección de Administración Comité de Obras Públicas Subdirección de Servicios Generales

Validación del Programa Anual de Obra Pública

y envío Recepción de

Programa Anual de Obra

Publica validado

Elaboración del listado de casos a consideración del Comité de

Obras Listado de casos

Somete Programa Anual a consideración del Comité de Obras Publicas

(8)

Programa Anual

TERMINO

11 B

12 Dirección General, Dirección

Subdirección de Servicios Generales Dirección de Administración Comité de Obras Públicas

Autorización y envió del Programa Anual de Obras

Públicas Recepción del

Programa Anual autorizado e Instrumentación de

fundamentos legales

Integración de expediente de Programa Anual de Obra

Pública 13

Expediente Programa Anual

(9)

6.0 Documentos de referencia

Documentos Código

Decreto por el cual se crea el Instituto Nacional de Cancerología No Aplica

Ley de los Institutos Nacionales de Salud No Aplica

Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de

Cancerología No Aplica

Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la

Secretaría de Salud No Aplica

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas No Aplica

Reglamento Interno de la Secretaría de Salud No Aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de

conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Programa Anual de Obra

Publica 3 años Subdirección de Servicios

Generales Fecha

Proyectos Ejecutivos de

Supervisión de Obra 3 años Subdirección de Servicios

Generales Fecha

Expediente 3 años Subdirección de Servicios

Generales Fecha

Listado de casos 3 años Subdirección de Servicios

Generales Fecha

Anteproyecto 3 años Subdirección de Servicios

Generales Fecha

Catálogos 3 años Subdirección de Servicios

Generales Fecha

(10)

8.0 Glosario

8.1 Anteproyecto: Conjunto de trabajos preliminares para redactar el proyecto de una obra de arquitectura o ingeniería.

8.2 Ejercicio Presupuestal: Periodo de tiempo, normalmente es un año y en el que rige una ley de presupuestos.

8.3 Fundamento Legal: Razón principal con la que se pretende asegurar algo prescrito por ley y conforme a derecho.

8.4 Obra Pública: Edificio en construcción y/o ampliación de interés general y se destina a uso público.

8.5 Proceso Licitatorio: Conjunto de las fases sucesivas de una operación, ofrecer precio por algo en una subasta o almoneda.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

1 Noviembre 2009 Actualización en base a la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la

Secretaría de Salud vigente

10.0 Anexos No Aplica

(11)

2. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS Y TRÁMITE DE PAGO A PRESTADORES DE SERVICIOS

(12)

1.0 Propósito

1.1 Efectuar la contratación de servicios y trámite de pago a prestadores de servicios, en forma correcta, exacta y oportuna en el marco de la normatividad vigente en la materia.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Subdirección de Servicios Generales, a través de las áreas adscritas a la misma; a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Control Presupuestal y a las Áreas del (INCan).

3.1 Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales lo siguiente:

- Autorizar la Orden de Servicio y Solicitud de Pagos a tiempo y en forma con un día de plazo para su entrega al Área de Facturación siempre y cuando contenga los requisitos necesarios.

3.2 Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales a través del Área de Facturación lo siguiente:

- Realizar la recolección de autorizaciones para las Ordenes de Servicio o Solicitud de Pagos.

- Capturar los datos para la elaboración de las Ordenes de Servicio o Solicitud de Pagos.

- Revisar el contenido de todos los documentos

3.3 Será responsabilidad de las Áreas Solicitantes (Administrativas y Médicas) de cualquier servicio lo siguiente:

- Verificar que la o las partidas presupuestales que se vayan afectar, cuenten con presupuesto debidamente autorizado.

- Elaborar su formato de orden de trabajo

- Recabar por lo menos cuatro cotizaciones y/o presupuestos, cuando por la necesidad de la contratación del servicio, se realice por adjudicación directa dentro de los montos de actuación autorizados para el ejercicio fiscal del que se trate, elaborar su dictamen o Justificación Técnica, y cuadro comparativo, en el caso de tratarse de montos que requieran procesos tales como Licitación publica o Invitación a cuando menos Tres, deberá de elaborar Justificación Técnica, para iniciar otro proceso.

- Autorizar la Orden de Servicio y Solicitud de Pagos a tiempo y en forma con un día de plazo para su entrega al Área de Facturación.

(13)

3.4 Será responsabilidad de la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Control Presupuestal lo siguiente:

- Revisar las Ordenes de Servicio para la afectación presupuestal.

- Autorizar la Orden de Servicio a tiempo y en forma con dos días de plazo para su entrega al Área de Facturación.

3.5 Será responsabilidad del Área Encargada del seguimiento del servicio solicitado lo siguiente:

- Verificar que el trabajo se cumpla conforme a las especificaciones solicitadas

- Autorizar la Orden de Servicio a tiempo y en forma con un día de plazo para su entrega al Área de Facturación.

3.6 Será responsabilidad de las Áreas Adscritas a la Subdirección de Servicios Generales lo siguiente:

- Dentro del ámbito de sus funciones, recabar cuatro cotizaciones y/o presupuestos, elaborar su dictamen o Justificación Técnica y cuadro comparativo.

- Autorizar la orden de servicio a tiempo y en forma con un día de plazo para su entrega al Área de Facturación.

- Verificar que el trabajo se cumpla, conforme a las especificaciones solicitadas.

(14)

1.0 Elaboración de la justificación en base a los montos de actuación del ejercicio

1.1 Verifica que los montos de actuación del ejercicio correspondiente, estén autorizados, por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INCAN.

1.2 Elabora el formato denominado orden de trabajo, solo si el servicio solicitado se realizara por áreas adscritas a esta Subdirección.

1.3 Recaba por lo menos cuatro cotizaciones, por la necesidad de la contratación del servicio verificando la complejidad del mismo y realizar el cuadro comparativo y/o dictamen según corresponda, solo si el servicio solicitado se realizará por terceros.

1.4 Realiza una justificación en el caso de que el proveedor o prestador de servicio sea el único autorizado para tal efecto.

1.5 Realiza el anexo 1 y el análisis de costo de mercado para la realización de la invitación a cuando menos tres personas o en caso de licitación pública.

 Orden de trabajo

 Cuadro comparativo, Justificación para proveedor único, Anexo 1

Área Solicitante

(15)

Secuencia de

2.0 Entrega de la documentación generada

2.1 Entrega la documentación generada al área correspondiente (área encargada de realizar el servicio), siempre y cuando la complejidad del servicio no sea una limitante.

2.2 Entrega la documentación generada a la Subdirección de Servicios Generales conforme a la complejidad del trabajo.

 Cuadro comparativo, Justificación para proveedor único, Anexo 1

Área Solicitante

3.0 Recepción de la documentación, elaboración de las justificaciones y envió

3.1 Recibe documentación y autoriza la orden de trabajo.

3.2 Elabora las justificaciones la Subdirección de Servicios Generales en caso de que el Área Solicitante no las haya realizado.

3.3 Envía la documentación al Área de Facturación.

 Cuadro comparativo Justificación para proveedor único

 Acta de Fallo o Contrato

(16)

Secuencia de

4.0 Recibe y envía la documentación necesaria para realizar la Orden de Servicio

4.1 Para el caso de adjudicaciones directas, será indispensable contar con el cuadro comparativo, dictamen, justificación o contrato.

4.2 Para el caso de Invitaciones a cuando menos tres personas y de Licitaciones Públicas, será indispensable contar con el fallo y la solicitud del contrato.

4.3 Revisa el monto de actuaciones y en caso de ser necesario incluye a los directivos para su respectiva firma y autorización.

4.4 Captura en el sistema e imprime la Orden de Servicio y envía al Área Solicitante para su firma y/o autorización, anexando la documentación necesaria.

 Cuadro comparativo

 Dictamen

 Justificación Técnica

 Contrato

 Orden de Servicio

(Área de Facturación)

5.0 Recepción y revisión de la Orden de Servicio

5.1 Recibe la Orden de Servicio y sus anexos, la revisa y determina.

Procede:

Si: Continua procedimiento.

 Anexos

Área Solicitante

(17)

Secuencia de

6.0 Autorización y envió de la Orden de Servicio

6.1 Autoriza, entrega al Área de Facturación, debidamente firmada la Orden de Servicio y anexos para el trámite correspondiente.

 Anexos

Área Solicitante

7.0 Recepción y envió de la Orden de Servicio

7.1 Recibe la Orden de Servicio debidamente firmada y los anexos correspondientes y envía a la Subdirección de Servicios Generales para firma del visto bueno.

 Anexos

8.0 Recepción, visto bueno y envió de la Orden de Servicio

8.1 Recibe la Orden de Servicio y anexos firma de visto bueno, rubrica los anexos y envía al Área de Facturación la Orden de Servicio y anexos para el trámite correspondiente.

 Anexos

9.0 Recepción y envió de la Orden de Servicio

9.1 Recibe la Orden de Servicio debidamente firmada y los anexos correspondientes, entrega para firma de autorización y los anexos, al responsable del seguimiento.

 Anexos

10.0 Recepción, Autorización y envió de la Orden de Servicio

10.1 Recibe la Orden de Servicio y anexos, firma de autorización y rubrica los anexos entrega al Área de Facturación para el trámite correspondiente.

 Anexos

Área Responsable del seguimiento

(18)

Secuencia de

11.0 Recepción y revisión de la Orden de Servicio

11.1 Recibe la Orden de Servicio debidamente firmada y los anexos correspondientes.

11.2 Revisa que la Orden de Servicio se encuentre debidamente firmada en su totalidad y con los anexos correspondientes y determina.

Procede:

 Orden de Servicio / Anexos

12.1 Revisión de los montos de actuación

12.1 Revisa los montos de actuación, y en caso de ser necesario, se deberán recabar las firmas para la autorización de la Orden de Servicio y anexos por parte de los directivos.

13.0 Solicitud de suficiencia

presupuestal y envió de la Orden de Servicio

13.1 Realiza el registro de la suficiencia presupuestal en el sistema.

13.2 Entrega a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de Control Presupuestal para la afectación presupuestal correspondiente.

14.0 Recepción, revisión de la afectación presupuestal y determinación

14.1 Recibe la Orden de Servicio, la revisa, verifica que cuente con presupuesto y determina.

Procede:

Subdirección de

Contabilidad y Finanzas (Área de Control

Presupuestal)

(19)

Secuencia de Etapas Actividad Responsable

15.0 Revisión de la Orden de Servicio y determinación

15.1 Revisa que la Orden de Servicio cumpla con los requisitos necesarios y que se haya solicitado por el sistema.

Procede:

Subdirección de

Presupuestal)

16.0 Autorización de la Orden de Servicio

16.1 Autoriza e informa vía telefónica al Área de Facturación que la Orden de Servicio y anexos se encuentra lista.

Subdirección de

Presupuestal)

17.0 Recepción de la Orden de Servicio e informa al proveedor

17.1 Recoge la Orden de Servicio y sus anexos en el Área de Control Presupuestal.

17.2 Se comunica vía telefónica con el área solicitante o responsable del seguimiento, con la finalidad de que informe al proveedor asista al área de facturación, para la firma de la orden de servicio, con lo cual se da por iniciado el trabajo (servicio a desarrollar).

17.3 Se le informa al Proveedor de los requisitos para la entrega de la factura y registro del mismo para el pago correspondiente.

18.0 Recepción de proveedor para firma de la Orden de Servicio y posteriormente factura para pago

18.1 Recibe al proveedor, quien revisa y en su caso, firma la Orden de Servicio.

18.2 Recibe posteriormente por parte del proveedor, la Factura del trabajo solicitado y realizado para su pago.

(20)

19.0 Revisión de factura, captura solicitud de pagos y envía al área correspondiente

19.1 Revisa que la factura cuente con todos con los requisitos legales, Nombre del Proveedor, Dirección del Proveedor, No. de Factura, Fecha de Factura, Nombre del Instituto, R.F.C. del Instituto, Dirección del Instituto, Descripción del Servicio, Importe, Desglose de I.V.A. Total, Importe con Letra, Sello de Recibido y Vigencia de la Factura.

19.2 Captura la solicitud de pago en el sistema e imprime.

19.3 Envía para firma la solicitud de pagos y factura, al área solicitante o en su caso al área responsable de seguimiento.

 Solicitud de Pagos / Factura

20.0 Recepción, firma y envió de solicitud de pagos y factura al área correspondiente

20.1 Recibe la solicitud de pagos y factura correspondientes.

20.2 En caso de aceptar el trabajo y que se concluyó en tiempo, firma la solicitud de pagos y la factura.

20.3 Entrega al Área de Facturación para el pago correspondiente.

Área Solicitante

21.0 Recepción y envió de la Solicitud de Pagos

21.1 Recibe la solicitud de pagos debidamente firmada.

21.2 Entrega al Subdirector de Servicios Generales para el visto bueno.

(21)

22.0 Recepción, revisión de la solicitud de pagos y factura y determinación

22.1 Recibe y revisa la solicitud de pagos y factura correspondiente.

Procede:

SI: Continua procedimiento.

 Solicitud de Pagos /Factura

23.0 Firma de visto bueno la solicitud de pagos y envía con factura al área correspondiente

23.1 Firma de visto bueno la solicitud de pagos, entrega al Área de Facturación la solicitud de pagos y factura, para la continuación del trámite de pago.

24.0 Recepción, revisión y realización de trámite para el pago correspondiente

24.1 Recibe y revisa la solicitud de pagos y factura correspondiente.

24.2 Obtiene copias de los originales de la Orden de Servicio, de la justificación correspondiente; asimismo, de la solicitud de pago y su factura, para su archivo.

24.3 Entrega originales de la Orden de Servicio y sus anexos, de igual forma de la solicitud de pago y factura, a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para que se realice el pago correspondiente.

 Solicitud de Pagos / Anexos / Factura / Orden de Servicio

(22)

3

(Área de Facturación) Área Responsable del seguimiento Área Solicitante

Orden de trabajo

4 Orden de

trabajo

Dictamen

A Elaboración de la

justificación en base a los montos

de actuación del ejercicio

Orden de trabajo

Cuadro comperativo

Entrega de la documentación

generada

Cuadro comparativo

Recepción de la documentación, elaboración de las justificaciones

y envió

Cuadro comparativo

Cuadro comperativo

Contrato Orden de servicio Justificación tecnica Recibe y envia la

documentación necesaria para realizar la Orden

de Servicio 5

Orden de servicio

Anexos Recepción y revisión de la Orden de

Servicio

PROCEDE NO 4

SI INICIO

1

2

(23)

A

(Área de Facturación) Área Responsable del seguimiento Área Solicitante Subdirección de Servicios Generales

7

Orden de servicio

8

Recepción y envió de la orden de servicio 6

Anexos Orden de

servicio Anexos Recepción,

visto bueno y envió de la

Orden de Servicio

Anexos

10 9

Orden de servicio

Anexos

Orden de servicio Recepción y

revisión de la Orden de

Servicio

Recepción, Autorización y

envió de la Orden de Servicio

Anexos Recepción y

revisión de la Orden de

Servicio

Anexos Orden de servicio

11 Orden de

servicio

B

PROCEDE NO 4

SI Autorización y

envió de la Orden de

Servicio

(24)

Subdirección de Servicios Generales (Área de Facturación) Área Solicitante Subdirección de Servicios Generales

Orden de servicio

12 B

Revisión de los montos de

actuación

Anexos 13

Orden de servicio

Anexos Solicitud de

suficiencia presupuestal y envió de la Orden

de Servicio

14 Recepción, revisión de la

afectación presupuestal y

determinación

Anexos Orden de servicio

PROCEDE NO 1

SI 15

Revisión de la Orden de Servicio y determinación

Orden de servicio

Anexos

Subdirección de Contabilidad y Finanzas (Área de Control Presupuestal)

PROCEDE NO 11

SI

Orden de servicio

16

Anexos

C Autorización la orden de de servicio

(25)

C

D

17

Orden de servicio Area solicitante

Orden de servicio

Solicitud de pagos 20

Subdirección de Contabilidad y Finanzas (Área de Control Presupuestal)

Anexos

Factura Anexos Recepción de

la Orden de Servicio e informa al proveedor

18 Recepción de proveedor para firma de la Orden

de Servicio y posteriormente factura para pago Subdirección de Servicios Generales

19 Revisión de factura, captura solicitud de pagos

y envía al área correspondiente

Factura Recepción, firma

y envió de solicitud de pagos

y factura al área correspondiente

Factura Solicitud de pagos

(26)

TERMINO 24

Factura Solicitud de pagos Recepción y envió de la Solicitud de Pagos

21

Factura D

Subdirección de Servicios Generales (Área de Facturación)

Subdirección de Contabilidad y Finanzas (Área de Control Presupuestal) Subdireccion de Servicios Generales

Área Solicitante

Factura Solicitud de pagos

22 Recepción, revisión de la

solicitud de pagos y factura y

determinación

PROCEDE NO 20

SI

23 Firma de visto bueno la solicitud de pagos y envía con factura al área corresp.

Solicitud de pagos

Factura

Recepción, revisión y realización de trámite para el pago corresp.

Solicitud de pagos

Anexos

Orden de servicio

(27)

7.0 Registros

Registros Tiempo de

conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Copia del Cuadro

Comparativo 3 años Subdirección de Servicios Generales (Área de

Facturación) Fecha en la que se elaboró Copia del Orden de

Servicio SG.392/2008 3 años Subdirección de Servicios Generales (Área de

Facturación)

No. de Folio y Fecha en la que se elaboró Copia de la Solicitud de

Pago de Contratos de

Servicio o Anticipos 3 años Subdirección de Servicios Generales (Área de

Facturación)

No. Folio y Fecha en la que se elaboró

Copia Justificación para

proveedor único 3 años Subdirección de Servicios Generales (Área de

Facturación) Fecha en la que se elaboró Copia del Dictamen 3 años Subdirección de Servicios

Generales (Área de

Facturación) Fecha en la que se elaboró Copia de la Justificación 3 años Subdirección de Servicios

Generales (Área de Fecha en la que se elaboró

(28)

Registros Tiempo de

conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Copia del Contrato 3 años Subdirección de Servicios

Generales (Área de Facturación)

No. del Contrato y Fecha de elaboración Copia de la Orden de

Trabajo 3 años Subdirección de Servicios Generales (Área de

Facturación) Fecha en la que se elaboró

8.0 Glosario

8.1 Cuadro Comparativo: Documento mediante el cual se presentan los importes de los proveedores de servicios.

8.2 Dictamen o Justificación: Documento mediante el cual se la razón por la cual se le adjudicara la contratación del servicio a determinado proveedor.

8.3 Montos de Actuación: Son los montos máximos de adjudicación directa y lo de adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas, de las adquisiciones, arrendamientos o servicios de cualquier naturaleza.

8.4 Orden de Trabajo: Solicitud para la realización de cualquier servicio dentro del instituto

8.5 Orden de Servicio: Documento mediante el cual se inicia y da seguimiento a la contratación del servicio.

8.6 Solicitud de Pago: Documento mediante el cual se tarmita el pago al proveedor.

1 Noviembre 2009 De acuerdo a los comentarios realizados a través de oficio número 12215/O 123/03/2009 por el

Organo Interno de Control de Instituto

10.0 Anexos

10.1 Orden de Trabajo

(29)

5. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE RESIDUOS QUIMICOS PELIGROSOS DE PLACA RADIOGRAFICA Y LIQUIDO FIJADOR

(30)

1.0 Propósito

1.1 Llevar a cabo un control efectivo y adecuado del manejo residuos químicos peligrosos (placa radiográfica y liquido fijador) de acuerdo a las normas de seguridad e higiene que operan en el Instituto, de manera eficiente y oportuna en coordinación con la empresa subrogada.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Subdirección de Servicios Generales, a través del Área de Intendencia (Almacén Temporal de Residuos Peligrosos), Subdirección de Investigación Básica y la Subdirección de Investigación Clínica

3.1 Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales a través, del Área de Intendencia lo siguiente:

- Instruir al personal del Área de Intendencia y encargados del programa, sobre la coordinación y supervisión conforme a la normatividad en la materia.

- Observar las normas establecidas por la Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT), relativas al Programa de Residuos Peligrosos.

- Capacitar al personal médico y de intendencia del Instituto, en lo referente a la generación de residuos peligrosos y en lo referente a la normatividad del Programa de Residuos Peligrosos.

- Informar al personal encargado del Programa de Residuos Peligrosos, para asistir a las reuniones, cursos y eventos que se realicen relativos a la recolección, traslado y disposición final de éstos.

- Verificar que las empresas subrogadas encargadas de la recolección y traslado de desechos peligrosos, cumplan con la normatividad y legislación vigente, mediante supervisión y observación de las normas y legislaciones.

- Designar a un encargado del Almacén Temporal de Residuos Peligrosos como responsable para la recepción y entrega de estos a la empresa recolectora.

- Firmar de autorización en los manifiestos de entrega de desechos a las empresas subrogadas encargadas del traslado de residuos peligrosos.

- Elaborar y turnar a la Subdirección de Servicios Generales, un informe anual sobre el traslado y disposición final de los residuos peligrosos, para su autorización y envío a la SEMARNAT.

(31)

3.2 Será responsabilidad de la Subdirección de Investigación Básica y la Subdirección de Investigación Clínica lo siguiente:

- Identificar, envasar y etiquetar correctamente los residuos de placa radiográfica y líquido fijador;

así como trasladarlos personalmente al Almacén Temporal de Residuos Peligrosos, mediante bitácora de control interno.

(32)

1.0 Identificación, envasado, etiquetado de residuos y

traslado

1.1 Identifican, envasan y etiquetan los residuos de placa radiográfica y liquido fijador y los trasladan a la Subdirección de Servicios Generales, a través del Área de Intendencia (Almacén Temporal de Residuos Peligrosos), mediante bitácora de control interno.

 Bitácora para el control de residuos

peligrosos placa radiográfica y liquido fijador

Subdirecciones de Investigación Básica y de Investigación Clínica

2.0 Recepción de residuos y registro en bitácora

2.1 Recibe de las áreas generadoras, los residuos de placa radiográfica y liquido fijador, anota en bitácora del Almacén Temporal de Residuos Peligrosos la cantidad, fecha y nombre de la persona responsable de la entrega.

Subdirección de Servicios Generales a través del Área de Intendencia (Almacén Temporal de Residuos Peligrosos)

3.0 Peso de placas, registro en bitácora y firma de entregado y recibido

3.1 Pesa las placas radiográficas y anota peso en bitácora, solicita firma de la persona que entrega en bitácora y firma de recibido en bitácora del área generadora.

Subdirección de Servicios Generales a través del Área de Intendencia (Almacén Temporal de Residuos Peligrosos) 4.0 Solicitud de

recolección de residuos a empresa recolectora

4.1 Solicita vía telefónica, la recolección de residuos peligrosos a la empresa recolectora.

Subdirección de Servicios Generales a través del Área de Intendencia (Almacén Temporal de Residuos Peligrosos) 5.0 Recepción de

manifiesto original, revisión, archivo y turno

5.1 Recibe por parte de la empresa recolectora, el manifiesto original, lo revisa, archiva copia y turna copia al Área de Intendencia y al Almacén Temporal de Residuos Peligrosos.

 Manifiesto

(33)

Secuencia de

6.0 Recepción de manifiesto original, archivo, elaboración de formato y oficio y turno

6.1 Recibe manifiesto original y archiva con la copia en la carpeta de control de residuos químicos.

6.2 Elabora anualmente el Formato “Cedula de Operación Anual” y oficio y los turna para firma de autorización de la Subdirección de Servicios Generales.

 Manifiesto / Cedula deOperación Anual / Oficio

7.0 Recepción de formato y oficio, revisión y determinación

7.1 Recibe Formato “Cedula de Operación Anual” y oficio, los revisa y determina:

Procede:

Si: Continua procedimiento

 Cedula de Operación Anual / Oficio

8.0 Firma de autorización y entrega al área correspondiente

8.1 Firma de autorización y entrega al Almacén Temporal de Residuos Peligrosos.

9.0 Recepción de formato y oficio, recaba firma, turno a la Institución

correspondiente y archivo

9.1 Recibe Formato “Cedula de Operación Anual” y oficio, recaba firma del Subdirector de Asuntos Jurídicos en el formato, turna documentación a la SEMARNAT y archiva copia para su control.

(34)

5.0 Diagrama de Flujo

Manifiesto Bitácora

Bitácora IN IC IO

1

A 2

4 3 Identificación,

envasado, etiquetado de

residuos y traslado

Peso de placas, registro en bitácora y firma

de entregado y recibido

Solicitud de recolección de

residuos a empresa recolectora

Recepción de manifiesto

original, revisión, archivo y turno

Subdirección de Servicios Generales Subdirección de Servicios Generales

a través del Área de Intendencia (Almacén Temporal de Residuos Peligrosos) Subdirecciones de Investigación Básica

y de Investigación Clínica

Bitácora

Recepción de residuos y registro en bitácora

5

Manifiesto 6

Recepción de manifiesto original,

archivo, elabo- ración de formato

y oficio y turno Manifiesto

Cédula Oficio

(35)

Oficio Cédula Oficio Cédula

Oficio Cédula Oficio

PROCEDE NO

9

A

7 Recepción de formato y oficio,

revisión y determinación

SI

6

Firma de autorización y entrega al área correspondiente Subdirección de Servicios Generales

a través del Área de Intendencia

(Almacén Temporal de Residuos Peligrosos) Subdirección de Servicios Generales Subdirecciones de Investigación Básica

y de Investigación Clínica

Cédula

8

Recepción de formato y oficio, recaba firma, turno

a la Institu- cióncorresp. y

archivo

TERMINO

(36)

6.0 Documentos de referencia

Normatividad del Programa de Residuos Peligrosos No Aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de

conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única

Manifiesto 5 años

Subdirección de Servicios Generales, a través del Área

de Intendencia (Almacén Temporal de Residuos

Peligrosos)

Fecha en la que se elaboro el registro

“Cedula de Operación

Anual” 5 años

Peligrosos)

Bitácora para el control de residuos peligrosos placa

radiográfica y liquido fijador

5 años

Peligrosos)

(37)

8.0 Glosario

8.1 Desechos peligrosos (Tipo E): Aquellos que requieren por razones legales o por características físico-químicas, un manejo especial. Están compuestos por: material radiactivo, desechos químicos, envases de aerosoles, indumentarias de tratamiento de radio y quimioterapia, desechos de laboratorio de radiología y medicina nuclear y otros descritos en las normas de desechos peligrosos.

8.2 Liquido Fijador.- Producto químico diluido en agua para eliminar sales de plata, no reveladas que son sensibles a la luz.

8.3 Placa Radiográfica.- Imagen registrada en una película fotográfica expuesta a una fuente de radiación de alta energía comúnmente rayos x o radiación gamma proveniente de isótopos radioactivos.

8.4 Recolección.- Parte del manejo de los residuos que consiste en la transferencia de residuos a las instalaciones de almacenamiento o tratamiento.

8.5 SEMARNAT.- Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales.

9.0 Cambios de esta versión

10.0 Anexos

10.1 Bitácora para el control de residuos peligrosos placa radiográfica y líquido fijador

(38)

6. PROCEDIMIENTO PARA RECOLECCIÓN Y ENTREGA DE RESIDUOS INFECTO-CONTAGIOSOS A LA EMPRESA SUBROGADA

(39)

1.0 Propósito

1.1 Llevar a cabo un control efectivo y adecuado de la recolección y traslado de residuos infecto- contagiosos, de acuerdo a las normas de seguridad e higiene establecidos en el Instituto, de manera eficiente y oportuna en coordinación con la empresa subrogada.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Subdirección de Servicios Generales, a través del Área de Intendencia.

3.1 Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales, lo siguiente:

 Instruir al personal del Área de Intendencia y encargados del Programa de Residuos Peligrosos Biológico-Infecciosos (R.P.B.I.), sobre la coordinación y supervisión conforme a la normatividad en la materia.

 Observar las normas establecidas por la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT), relativas al Programa de Residuos Peligrosos Biológico-Infecciosos (R.P.B.I.).

 Informar al personal encargado del Programa de Residuos Peligrosos Biológico-Infecciosos (R.P.B.I.), a través del titular del Área de Intendencia, para asistir a las reuniones, cursos y eventos que se realicen relativos a la recolección, traslado y disposición final de éstos.

3.2 Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales, a través del Área de Intendencia, lo siguiente:

 Capacitar al personal médico y de intendencia del Instituto, en lo referente a la generación de residuos infecto-contagiosos y en lo referente a la normatividad del Programa de Residuos Peligrosos Biológico-Infecciosos (R.P.B.I.).

 Designar e instruir al personal responsable de las funciones específicas para la recolección y traslado de residuos infecto-contagiosos generados por las áreas médicas del Instituto.

 Verificar que las empresas subrogadas encargadas de la recolección y traslado de desechos infecto-contagiosos, cumplan con las disposiciones del Programa de Residuos Peligrosos Biológico-Infecciosos (R.P.B.I.).

 Designar a un encargado del almacén temporal de residuos como responsable para la recepción y

(40)

 Entregar a la Subdirección de Servicios Generales un informe mensual de los residuos generados, su traslado y disposición final.

 Verificar que los residuos Infecto-contagiosos sean depositados en bolsas y contenedores de color rojo y amarillas para patológicos.

 Verificar que en las áreas generadoras de residuos infecto-contagiosos, observen, utilicen y apliquen las disposiciones, consumibles, contenedores, recipientes, carteles, etc.;

correspondientes al Programa de Residuos Peligrosos Biológico-Infecciosos (R.P.B.I.).

 Firmar de autorización en los manifiestos de entrega de desechos a las empresas subrogadas encargadas del traslado de residuos infecto-contagiosos.

3.3 Será responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales a través del Área de Almacén, lo siguiente:

 Llevar una bitácora de peso, área y turno de los residuos recolectados.

(41)

1.0 Instrucción para llevar a cabo la recolección y entrega de residuos

1.1 Instruye al Área de Intendencia para que lleve a cabo recolección y entrega de residuos infecto- contagiosos.

2.0 Recepción, designación, capacitación e instrucción del personal

2.1 Recibe instrucción, designa, capacita e instruye a su vez al personal encargado del Programa de Residuos Peligrosos Biológico-Infecciosos (R.P.B.I.), en las actividades relativas a la recolección, traslado y confinamiento en el almacén temporal de residuos del Instituto.

(Área de Intendencia)

3.0 Recepción de capacitación, instrucción, coordinación y supervisión

3.1 Recibe capacitación, instrucción, coordina y supervisa al personal de intendencia que realiza actividades de limpieza en el Instituto.

(Área de Intendencia) 4.0 Entrega de

consumibles al personal de intendencia

4.1 Entrega consumibles al personal de intendencia para que los coloquen en las áreas generadoras de residuos infecto-contagiosos del Instituto.

(Área de Intendencia) 5.0 Recepción de

consumibles,

colocación y retiro de residuos

5.1 Recibe consumibles, coloca, retira los utilizados y los deposita en el séptico, para su posterior traslado al almacén temporal de residuos del Instituto.

(Área de Intendencia) 6.0 Recepción y

separación de residuos infecto- contagiosos

6.1 Recibe y separa en los contenedores correspondientes los residuos infecto-contagiosos, de acuerdo a lo estipulado en el Programa de Residuos Peligrosos Biológico-Infecciosos (R.P.B.I.).

7.0 Registro de residuos en bitácora y entrega a empresa

7.1 Anota en la bitácora peso, área generadora y turno en que se recolecta residuos y entrega a la empresa subrogada contenedores diariamente.

(42)

Secuencia de

8.0 Recepción de manifiesto, revisión y determinación

8.1 Recibe manifiesto por parte de la empresa subrogada.

8.2 Revisa manifiesto, el cual puede ser rechazado por falta de alguna característica en cuanto al peso, fecha o especificaciones planteadas dentro del mismo y determina.

Procede:

Si: Continúa procedimiento.

 Manifiesto

9.0 Firma manifiesto de conformidad y envío al área correspondiente

9.0 Firma manifiesto de conformidad y remite a la Subdirección de Servicios Generales para conocimiento de cantidades de residuos generados por el Instituto.

 Manifiesto

10.0 Recepción de manifiesto y envío de informe y oficio a la Secretaría

correspondiente

10.1 Recibe manifiesto y envía con oficio en original para la Secretaría del Medio Ambiente Recursos Naturales y copia para su archivo, informe del manejo de Residuos Peligrosos Biológico- Infecciosos (R.P.B.I.).

 Manifiesto / Oficio / Informe

TERMINA PROCEDIMIENTO.

(43)

IN IC IO 1

A

2

Vale por mortaja

4

Vale por mortaja

5

Vale por mortaja

3

Instrucción para llevar a cabo la recolección y entrega de residuos

Recepción, designación, capacitación e instrucción del personal

Recepción de capacitación, instrucción, coordinación y supervisión

Entrega de consumibles al

personal de intendencia

Recepción de consumibles, colocación y

retiro de residuos

(44)

PROCEDE NO Manifiesto

8 7

(Área de Intendencia) A

6 Recepción y separación de

residuos infecto- contagiosos

Registro de residuos en bitácora y entrega a empresa

Bitacora

Recepción de manifiesto,

revisión y determinación

B SI

7

Firma manifiesto de conformidad y envío al área correspondiente

Manifiesto 9

(45)

TERMINO

(Área de Intendencia) B

Recepción de manifiesto y

envío de informe y oficio a la Secretaría Manifiesto

Oficio Informe

10

(46)

Lineamientos para la elaboración de la Cédula de Operación Anual

COA de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales No Aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de

conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Bitácora 5 años Subdirección de Servicios

Generales

(Área de Intendencia) Fecha Manifiesto 5 años Subdirección de Servicios

Generales Fecha

Oficio 5 años Subdirección de Servicios

Generales Fecha y Número de

Referencia Informe COA 5 años Subdirección de Servicios

Generales Fecha

(47)

8.0 Glosario

8.1 Capacitación: Disposición y aptitud para conseguir un objetivo.

8.2 Consumible: Se dice del material de oficina que se gasta o consume.

8.3 Instrucción: Indicaciones o reglas para algún fin.

8.4 Manifiesto: Escrito en que se hace pública declaración de doctrinas o propósitos de interés general.

8.5 Residuo: Lo que resulta de la descomposición o destrucción de una cosa.

10.0 Anexos 10.1 Bitácora

(48)

8. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, CONTROL Y SUPERVISIÓN DE SERVICIOS EFECTUADOS POR PROVEEDORES

(49)

Propósito

1.1 Verificar que los servicios otorgados por los proveedores se realicen de acuerdo a las especificaciones presentadas en sus cotizaciones (presupuesto), de forma económica, eficiente y oportuna bajo los términos establecidos, respetando la seguridad así como los estándares de calidad acordados.

Alcance

2.1 A nivel interno, el procedimiento es aplicable a la Subdirección de Servicios Generales, a través del Área de Mantenimiento, Conservación y Construcción y a todas las áreas del Instituto Nacional de Cancerología (INCan).

Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales, lo siguiente:

 Supervisar el cumplimiento de las especificaciones técnicas y económicas indicadas en la cotización autorizada.

 Supervisar que los proveedores cumplan en tiempo los plazos establecidos en el contrato, de no ser así serán sancionados conforme a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y a la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas.

3.2 Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales, a través del Área de Mantenimiento, Conservación y Construcción, lo siguiente:

 Recibir y atender las quejas de las áreas usuarias sobre los trabajos efectuados por los proveedores.

 Supervisar que el material que emplean los proveedores, cumpla con los estándares de calidad establecidos en el contrato, de no ser así serán sancionados conforme a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y a la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas.

 Dar seguimiento a los avances de los servicios contratados, de acuerdo a las especificaciones técnicas y económicas indicadas en la cotización autorizada y supervisar que los servicios que otorgan los proveedores sean proporcionados de forma eficiente y oportuna.

 Informar a la Subdirección de Servicios Generales, de cualquier anomalía o problema que se presente durante la supervisión de los servicios otorgados por proveedores.

(50)

Descripción del procedimiento Secuencia de

1.0 Solicitud de reparación de un bien

1.1 Solicita el servicio de reparación de un bien o equipo mediante la Orden de Trabajo en original y copia al Área de Mantenimiento, Conservación y Construcción para su acuse.

 Orden de Trabajo

Área Solicitante

2.0 Recepción de solicitud y

requerimiento de los servicios del

proveedor

2.1 Recibe Orden de Trabajo requisitada por el Área Solicitante.

2.2 Solicita telefónicamente los servicios del proveedor para atender el desperfecto e indica que se presente en la Subdirección de Servicios Generales.

 Orden de Trabajo

(Área de Mantenimiento, Conservación y

Construcción)

3.0 Elaboración de Orden de Servicio y recaba firmas correspondientes

3.1 Elabora Orden de Servicio, recaba firmas correspondientes y del proveedor.

4.0 Instrucción para llevar a cabo la supervisión del servicio

4.1 Instruye mediante copia de Orden de Servicio al Área de Mantenimiento, Conservación y Construcción, para que lleve a cabo control y supervisión del servicio efectuado por el proveedor.

5.0 Recepción de orden de servicio, supervisión inicio y termino del trabajo

5.1 Recibe copia de Orden de Servicio.

5.2 Supervisa desde el inicio hasta la terminación del trabajo, de acuerdo al programa y presupuesto presentado por el proveedor.

(Área de Mantenimiento, Conservación y

Construcción)