CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, DE BANCOMEXT, S.N.C. 2014

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN

DOCUMENTAL, DE BANCOMEXT, S.N.C.

2014

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

1. INTRODUCCIÓN ... 2

2. OBJETIVO ... 3

3. METODOLIGIA DE ELABORACIÓN ... 5

4. MARCO JURÍDICO ... 7

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS ... 10

6. CUADROS PARA LA IDENTIFICACION DE LOS CODIGOS DE LAS SECCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS ... 18

7. CUADRO PARA LA IDENTIFICACION DE LA CLAVES DE LA DIRECCIONES ADJUNTAS ... 19

8.-ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE BANCOMEXT ... 20

9. EJEMPLO ... 22

11. SECCIONES ... 25

12. DOCUMENTOS QUE NO SON DE ARCHIVO ... 41

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

1. INTRODUCCIÓN

El Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. (BANCOMEXT) desempeña un papel importante en la actividad exportadora a través del otorgamiento de créditos y garantías de crédito para apoyar al sector empresarial en sus actividades de comercio exterior.

Lo anterior considerando lo establecido en su Ley Orgánica, en la cual se señala como su objetivo: “procurar la eficiencia y competitividad del comercio exterior, comprendiendo la preexportación, importación y sustitución de importación de bienes y servicios,

El Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C tienen como misión fomentar el financiamiento al comercio exterior y la generación de divisas en el país, la ampliación de capacidad productiva de las empresas exportadoras y en su caso la internacionalización de las mismas, mediante la atención de calidad a los clientes con programas de financiamiento, garantías y otros servicios financieros especializados.

Considerando que el acervo documental del Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C crece constantemente dado que a diario se genera o recibe información como reflejo de las funciones y actividades propias de la institución, misma que se conserva en archivos para servir como fuente de información y evidencia de sus labores, sin embargo a estos archivos no se les da el trato adecuado por falta de instrumentos necesarios para su administración, este problema es parte del acumulamiento de documentos que en ocasiones son innecesarios.

Por lo anterior el Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C, atraves de la Coordinación de Archivos, en coordinación con el Responsable del Archivo de concentración, los Responsables de los Archivos de Trámite y las Unidades Administrativas que lo integran y con base en la normatividad establecida en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (IFAI) y el Archivo General de la Nación (AGN), basándose en el Instructivo del Archivo General de la Nación, se actualiza el presente Catálogo de Disposición Documental, que servirá de instrumento de consulta archivística que permitirá establecer una metodológica para el registro general y sistemático de las series documentales.

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

El presente Catálogo de disposición documental anula y remplaza todas y cada una de las versiones anteriores a éste.

2. OBJETIVO

El Catálogo de Disposición Documental es un instrumento de consulta archivística, en el que se registran de forma general y sistemática las series documentales, estableciendo una metodológica para el control de los documentos recibidos o generados por Bancomext, permitiendo a los usuarios identificar y establecer con precisión los elementos necesarios que permitirán conocer lo siguiente:

 El pazo de conservación de los documentos en los archivos de Trámite y Concentración.

 El valor y vigencia documental.

 La clasificación de la información de acuerdo la LFTAIPG.

 El destino final de los documentos.

Lo anterior permitirá mantener un mejor control y circulación de la documentación de tal forma que se evitara la explosión documental de los espacios destinados para su resguardo, transfiriendo la documentación a su debido tiempo a los archivos de trámite, concentración, histórico o bien sean dados de baja, atendiendo los procesos de valoración considerando su utilidad para cada unidad administrativa según la normatividad.

Se presenta a modo de ejemplo la diferencia de contar con un Catálogo de Disposición Documental y el no tener dicho instrumento de consulta archivístico.

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Una vez consultado el usuario puede

-Registrar.

-Clasificar.

-Organizar.

-Administrar

-Disponer y Transferir la

Documentación a su debido tiempo.

El usuario de cualquier área consulta en el sistema el Catálogo de Disposición Documental

2011

2012

2013

Esto provoca que no se dé el trato adecuado a la documentación, dando como

resultado, la falta de espacios para resguardar la

nueva documentación 6C.4

Adquisiciones se elimina

6C.5

Adquisiciones se conserva

6C.4

Adquisiciones vigencia 6 años

6C.5

Adquisiciones vigencia 10 años 6C.4

Adquisiciones reservada

6C.5

Adquisiciones

SIN DOCUMENTO

Al no contar con un instrumento actualizado de consulta que contenga la descripción y registro de las series documentales pasan los siguientes inconvenientes:

Se clasifica mal la información:

BANCOMEXT

CON DOCUMENTO

Al contar con un instrumento de consulta que contenga la descripción y registro de las series documentales, se establece la metodología para registrar la documentación y se norma el ciclo vital de la misma.

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

3. METODOLIGIA DE ELABORACIÓN

Para la actualización del presente Catálogo de Disposición Documental, se llevaron a cabo reuniones con los responsables de los Archivos de Trámite y con sus respectivas Unidades Administrativas, con el propósito de identificar los elementos que se registraran de cada serie documental, analizando para tal fin los valores y vigencias documentales, tomando en cuenta las disposiciones y normas legales que aplican a la institución y también se consideraron para el análisis los manuales internos de Bancomext.

ETAPAS DE LA ELABORACIÓN IDENTIFICACIÓN

Para la identificación de las series documentales que se registraron en el Catálogo de Disposición Documental, se tomaron en cuenta las series que se presentan en el Cuadro General de Clasificación Archivística Institucional, el cual refleja las atribuciones y funciones encomendadas a Bancomext, desde 1937 además de considerar su Reglamento Orgánico, Manual de Organización, Manuales Operativos Internos y su Estructura Orgánica.

Durante las reuniones de trabajo con las Unidades Administrativas que conforman Bancomext, se determinaron las series que de acuerdo a su función generan documentos, mismos que de acuerdo a su utilidad y consulta deben estar al alcance o bien transferidos para su resguardo a los archivos de Trámite, Concentración, Histórico o bien su baja según corresponda.

VALORACIÓN

En esta etapa se analizaron las normas que aplican a cada serie, para determinar los valores documentales (primarios y secundarios) y establecer con ello los tiempos de vigencia documental. Durante este proceso de valoración se consideró la LFTAIPG, para la clasificación de la información que de acuerdo al contenido debe ser clasificada como confidencial o reservada. Con este proceso se pudo definir la transferencia de la documentación a los archivos de Trámite, Concentración, Histórico o bien su baja según corresponda.

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN:

CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

VALOR DOCUMENTAL

AÑOS DE CONSERVACIÓN

SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN

CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG)

HA

A L F AT AC ^TOTAL E C M R C

También se durante la valoración se analizó la tipología y los soportes documentales de las series, si son resultados de una función común o sustantiva y la relación que hay entre las diversas unidades administrativas con el contenido informativo que contienen. Esto permitió identificar como ejemplo: donde se resguarda o conserva un documento original y donde se utiliza y sirve de soporte un copia de ese mismo documento a fin de otorgar los valores documentales adecuados e eliminar las copias que no ameritan ser resguardadas Es importante hacer mención que estos datos están registrados en cada serie conforme a lo solicitado y acordado con las Unidades Administrativas.

REGULACIÓN

Para efecto de regulación se presenta el marco normativo externo e interno, que fue analizado para el registro de las series documentales. Se estableció el formato del Catálogo de Disposición Documental que contienen los elementos necesarios para identificar el valor y vigencia documental, la clasificación y el destino final de cada serie documental. Se dio un espacio en la página de intranet estacional para su consulta electrónica.

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4. MARCO JURÍDICO

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

 Ley Orgánica del Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.

Reglamento Orgánico de Banco nacional de Comercio Exterior, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo.

 Ley de Instituciones de Crédito.

 Ley del Mercado de Valores

 Ley de Sociedades de Inversión.

 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

 Ley Federal de las Entidades Paraestatales

 Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales

 Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.

 Presupuesto de Egresos de la Federación (Del ejercicio fiscal de que se trate)

 Ley del Banco de México.

 Ley de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores

 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Sector Público y su Reglamento

 Ley Federal del Trabajo.

 Ley Reglamentaria de la Fracción XIII bis del Apartado B del Artículo 123 Constitucional.

 Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado

 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

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 Ley de Protección y Defensa de los Usuario de Servicios Financieros

 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

 Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito

 Ley General de Bienes Nacionales

 Ley General de Deuda Pública.

 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria

 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas

 Ley Federal de Archivos y su Reglamento

 Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal

 Manuales Administrativos de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos; Tecnologías de la Información y Comunicaciones, y de Seguridad Informática; de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; de Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección; Control Interno; Recursos Financieros;

Planeación, Organización y Administración de los Recursos Humanos, y de Recursos Materiales y Servicios Generales.

 ACUERDO que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados.

 Decreto para Realizar la Entrega-Recepción del Informe de los Asuntos a Cargo de los Servidores Públicos y de los Recursos que Tengan Asignados al Momento de Separarse de su Empleo, Cargo o Comisión.

 Disposiciones Aplicables Al Archivo Contable Gubernamental NACG 01

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

 Disposiciones de Carácter General Aplicables las Instituciones de Crédito

 Disposiciones diversas emitidas por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, Comisión Nacional Bancaria y de Valores, Banco de México o cualquier otra autoridad competente.

 Manual operativo - Proceso: ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES PRIMER PISO y SEGUNDO PISO (Bancomext).

 Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística emitido por el Archivo General de la Nación.

 Instructivo para la elaboración del catálogo de disposición documental emitido por el Archivo General de la Nación.

 Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos emitido por al Archivo General de la Nación.

 Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno federal.

 Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013 – 2018

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5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

I. Administración de Documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo;

II. Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades;

III. Archivo Administrativo actualizado: aquél que permite la correcta administración de documentos en posesión de los poderes ejecutivo, legislativo, judicial, de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno;

IV. Archivo de Concentración: unidad responsable de la administración y resguardo de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino final;

V. Archivo de Trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa;

VI. Archivo Histórico: unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional;

VII. Área Coordinadora de Archivos: la creada para desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos; coadyuvar con el comité de información en materia de archivos, y coordinar con el área de tecnologías de la información la formalización informática de las actividades arriba señaladas para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos;

VIII. Baja Documental: eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos;

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

IX. Carátula o Portada de Identificación de Expedientes: formato que permite identificar el origen de un documento, además de dar cumplimiento al lineamiento decimoquinto de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (DOF 20/02/2004), al lineamiento cuadragésimo segundo de los Lineamientos de Clasificación y Desclasificación de la información (DOF 18/08/2003);

X. Catálogo de Disposición Documental (en adelante C.D.D): registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final;

XI. Ciclo Vital de la Documentación: etapas del documento a lo largo de su existencia (Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico);

a) Archivo de Trámite: durante esta etapa los documentos tienen actividad constante y es necesario manteneros al alcance para su consulta, sus valores documentales son primarios (administrativo, jurídico o fiscal)

b) Archivo de Concentración: en esta etapa el documento tienen actividad ocasional, se conserva por un plazo precautorio y mantiene sus valores primarios (administrativo, jurídico o fiscal)

c) Archivo Histórico: en esta etapa el documento ha perdido sus valores primarios para la institución pero conserva valores secundarios:

 Valor Evidencial: corresponde a la utilidad permanente de los documentos en virtud de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas y morales.

 Valor Testimonial: significa la utilidad permanente de los documentos, refleja la evolución del organismo administrativo que los creó.

 Valor Informativo: es la utilidad permanente de que los documentos aportan datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber.

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Su conservación debe ser permanente en el archivo histórico, donde recibirá un tratamiento especializado para su difusión, su uso, ya no es institucional, sino social.

XII. Clasificación Archivística: proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados;

XIII. Comité de Información: instancia respectiva de cada sujeto obligado, establecida en la ley federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental;

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

CUADRO PARA LA SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN

ELIMINACIÓN ( E ) CONSERVACIÓN ( C ) MUESTREO ( M )

La documentación cuyos valores primarios prescribieron. Se elimina de forma directa

La documentación se conservara con medidas que garanticen su preservación y prevención de

alteraciones

Es la selección de determinados expedientes, de una serie documental,

como ejemplo representativo de la misma y con fines de conservación

permanente

XIV. Conservación de Archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo;

XV. Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;

XVI. Disposición Documental: selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico;

XVII. Documento de Archivo: el que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren;

XVIII. Documento Electrónico: aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura, el cual tiene equivalencia al físico;

XIX. Documento Histórico: aquél que posee valores secundarios y de preservación a largo plazo por contener información relevante para la institución generadora pública o privada, que integra la memoria colectiva de México y es fundamental para el conocimiento de la historia nacional;

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

CONFIDENCIAL ( C ): Artículo 18 Y 19 de la LFTAIPG

La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el artículos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización en los términos de la citada Ley. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público.

XX. Depuración: proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera permanente de aquellos que por su irrelevancia deben eliminarse;

XXI. Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;

XXII. Expurgo: actividad que se realiza desde los archivos de trámite y consiste en retirar la documentación inútil o repetida, antes de realizar su transferencia al archivo de concentración;

XXIII. Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor;

XXIV. Guía Simple de Archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales;

XXV. Información Confidencial: aquella información que contenga información de carácter personal y cuya difusión, distribución o comercialización requiere del consentimiento de titular, de conformidad con lo establecido en los artículos 18 y 19 de LFTAIPG. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público;

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

RESERVADA ( R ) : Artículo 13 y 14 de LFTAIPG

Es aquella que se encuentra temporalmente fuera del acceso público debido a que su difusión puede poner en riesgo la vida, seguridad y salud de las personas; así como la seguridad, estabilidad, gobernabilidad y

democracia de la entidad federativa o sus municipios

XXVI. Información Reservada: aquella información que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en los artículos 13 y 14 de la Ley (LFTAIPG);

XXVII. LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

XXVIII. Sección: cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables;

XXIX. Serie: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico;

 Series Documentales Sustantivas: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una función sustantiva.

 Series Documentales Comunes: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de las funciones comunes.

XXX. Tradición Documental: categoría del documento que se integra al expediente (original o copia)

XXXI. Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración (Transferencia Primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (Transferencia Secundaria)

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO DE TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTARCIÓN

BAJA DOCUMENTAL

ARCHIVO HISTÓRICO

TRANSFERENCIA PRIMARIA

TRANSFERENCIA SECUNDARIA

XXXII. Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales, o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios);

VALOR DOCUMENTAL

Valor administrativo (A) Valor legal (L) Valor fiscal (F)

Condición de los documentos producidos o recibidos por una institución para realizar sus funciones

o actividades comunes.

El que puedan tener los documentos para servir como prueba ante la Ley

Atributo de los documentos para comprobar el origen, distribución y uso

de los recursos financieros de una institución

XXXIII. Valoración Documental: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia;

XXXIV. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables;

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

VIGENCIAS DOCUMENTALES ESPECÍFICAS

TIPO DE DOCUMENTO TEMPORALIDAD FUNDAMENTO LEGAL

Archivo Contable Documentos justificatorios y

comprobatorios 5 años Acuerdo Presidencial, D.O.F. 25/08/1998.

Inversiones en Activo Fijo 12 años Acuerdo Presidencial, D.O.F. 25/08/1998.

Expedientes en proceso de fincamiento de

responsabilidades o procesos judiciales 12 años Acuerdo Presidencial, D.O.F. 25/08/1998.

Expedientes de Comités de Adquisiciones, Arrendamiento y servicios, Comités de Bienes

Muebles

5 años

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, D.O.F.

16/01/2012 y Disposición 1/2002 (COTECUCA)

Expedientes Clasificados como Reservados Se adiciona un periodo igual al de reserva.

Lineamientos Generales para la Organización de los Archivos de la

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, D.O.F.

20/02/2004.

Documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información

Dos años adicionales a la conclusión de su vigencia

documental

Lineamientos Generales para la Organización de los Archivos de la

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, D.O.F.

20/02/2004.

Inventarios de baja documental autorizados 5 años

Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos de

las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF,

20/02/04) Vigésimo primero

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

6. CUADROS PARA LA IDENTIFICACION DE LOS CODIGOS DE LAS SECCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS

CODIGO DE SECCIONES COMUNES CODIGO DE SECCIONES SUSTANTIVAS

2C ASUNTOS JURÍDICOS 1S SERVICIOS FINANCIEROS

3C PROGRAMACIÓN ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 2S FOMENTO (INTERMEDIACIÓN FINANCIERA)

4C RECURSOS HUMANOS 3S CRÉDITO Y VALOR

5C RECURSOS FINANCIEROS 4S ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA 5S CONTRALORÍA INTERNA

7C SERVICIOS GENERALES

8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN 9C COMUNICACIÓN SOCIAL

10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS 11C PROGRAMACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

7. CUADRO PARA LA IDENTIFICACION DE LA CLAVES DE LA DIRECCIONES ADJUNTAS

CALVE CLAVES DE LAS DIRECCIONES GENERALES ADJUNTAS

01 DIRECCIÓN GENERAL

02 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 03 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE CRÉDITO

04 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE FOMENTO

05 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE JURÍDICO Y FIDUCIARIO 06 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE BANCA DE EMPRESAS 07 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA FINANCIERA

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

8.-ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE BANCOMEXT

A continuación se enlistan las partes que integran al Catálogo de Disposición Documental de Bancomext:

Ejemplo:

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

(1) Este campo corresponde al fondo y se registrara solo Bancomext (2) Registra el nombre de la sección documental correspondiente (3) Registrar la clave de la serie documental

(4) Registrar el nombre de la serie documental correspondiente (5) Marcar los valores documentales de la serie

(6) Marcar con número los años que se resguarda la documentación en los archivos de trámite y concentración para cumplir su vigencia documental.

(7) Marcar el destino final que tendrá la documentación al fin de su vigencia documental (8) Marcar si el contenido de la información es de carácter reservado y/o confidencial

A L F AT AC TOTAL E C M R C

4C.19 Becas y Créditos educativos X X 2 10 12 X X

(4) SERIE

(5)

(6)

( 7)

SELECCIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

(8)

CLASIFICACIÓN (LFTAIPG)

(1) FONDO : BANCOMEXT (2) SECCIÓN : RECURSOS HUMANOS

HA

(3) CLAVE

⁽⁴⁾NOMBRE DE LA SERIE

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

9. EJEMPLO

El Catálogo de Disposición Documental contiene los tiempos de vigencia documentales establecidos y acordados por las unidades administrativas de la Institución, para la conservación, clasificación y resguardo de la documentación que cada una de ellas genera. Para lo anterior se consideró el valor documental, la utilidad y la normatividad que aplica a cada serie documental.

Unidad administrativa (Expedientes en trámite)

FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 7C SERVICIOS GENERALES

CLAVE SERIE

SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN

AH A L F AT AC

TOTAL E C M R C

7C.14 Vales de Combustible X 2 5 7 X Al término de su vigencia documental total que es de 7 años y al no contener valores históricos se considerará para su baja documental

Archivo de trámite Expedientes activos

Archivo de Concentración Expedientes semiactivos

Archivo Histórico

Baja Documental

(Sin valor Histórico)

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

En la imagen anterior se muestra como se utiliza el catálogo, usando de ejemplo un expediente que pertenece a la Sección

7C Servicios Generales

, con Clave y Nombre de la Serie documental

7C.14 Vales de Combustible,

el valor de la información es de carácter

Administrativo (A),

su vigencia documental total es de

7 años

los cuales comienzan a partir del cierre y/o conclusión del asunto o trámite, permaneciendo

2 años en el Archivo de Trámite (AT)

y

5 años en el Archivo de Concentración (AC),

al no contener información reservada o confidencial, no se clasifica,

la selección final de la documentación es la eliminación (E).

El uso del presente Catálogo establece una metodología que permite al usuario identificar de forma general cada serie documental registrada en el, ya que los elementos con los cuales se conforma como el valor y su vigencia documental, Selección Final de los Documentos y su Clasificación, permitirá establecerá el ciclo vital de la documentación y una correcta clasificación de la misma, como se muestra a continuación:

10. INDICACIONES PARA ASIGNAR NOMBRE Y CLASIFICACION.

El Sistema de Clasificación Archivística de Bancomext, se compone de cinco elementos que permiten distinguir el origen de la documentación: Área Generadora / Sección y Serie/ Número consecutivo del expediente / el año en que se genera la documentación y el titulo o descripción del expediente.

Ejemplo: 02 / 4C.3 /1258 / 2008

1.- 02 Clave de la Dirección General Adjunta de Administración y Finanzas

2.- 4C.3 Expediente único de personal de Bancomext (Sección y Serie)

3.- 1258 Número consecutivo de expediente

. ..

4.- 2008 Año de apertura.

5.- Juan Hernández Lopez Titulo o asunto del expediente.

Para la descripción de expedientes de archivo se utilizará nombres completos sin siglas.

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Documentos sin relación (nuevo asunto), se abre expediente

Documentos sobre un asunto en Común

Al nombrar a un expediente se contemplará que:

 Cada expediente de archivo cuente con un título único.

 El título que refleja su contenido. Ejemplo: Nómina del mes de enero.

 No se asignen títulos con nombres o siglas que solamente son afines al área donde se generan.

 El título sea similar en estructura y nombres a expedientes de archivos que tienen relación entre sí.

 La información más importante en el título vaya al principio

El personal de Bancomext deberá considerar la información contemplada en el presente Catálogo de Disposición Documental vigente y las recomendaciones para apertura un expediente:

Un expediente de archivo se abrirá cuando:

 El asunto del que trate sea atribución de la Unidad Administrativa y siempre y cuando instruya un trámite o una acción.

 No existan antecedentes del asunto en los archivos de la unidad administrativa.

Ejemplo:

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

11. SECCIONES

FONDO: BANCOMEXT

SECCIÓN: 2C ASUNTOS JURÍDICOS CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN

CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) HA

A L F AT AC TOTAL E C M R C

2C.5 Actuaciones y Representaciones en Materia Legal X X 5 7 12 X X 2C.8 Juicios Contra la Dependencia X X 5 7 12 X X

2C.9 Juicios de la Dependencia X X 5 7 12 X X

2C.19 Consejo Directivo (Órganos Colegiados) X X 5 7 12 X X X x

2C.22 Convenios y Acuerdos X X 2 10 12 X X X

2C.23 Fideicomisos X X 5 7 12 X X X

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: 3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

SELECCIÓN FINAL DE LA

DOCUMENTACIÓN

AH

3C.7 Programas Operativos Anuales X 5 7 12 X X x

3C.8 Disposiciones en Materia de Organización X 2 4 6 X x 3C.9 Programas y Proyectos en Materia de Organización X 2 4 6 X x

3C.10 Dictamen Técnico de Estructuras X 2 4 6 X x

3C.12 Integración y Dictamen de Manuales, Normas y

Lineamientos de Procesos y Procedimientos X 2 10 12 X X x

3C.17 Disposiciones en Materia de Presupuestaría X 2 5 7 X x 3C.18 Programas y Proyectos en Materia de Presupuesto X 2 5 7 X X

3C.19 Análisis Financiero y Presupuestal X 2 5 7 X 3C.20 Evaluación y Control del Ejercicio Presupuestal X 2 5 7 X

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: 4C RECURSOS HUMANOS CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

AH

4C.2 Programas y Proyectos en Materia de Recursos

Humanos X 2 4 6 x x

4C.3 Expediente Único de Personal de Bancomext X X 10 30 40 X X 4C.4 Registro, Control de Puestos y Plazas X 2 8 10 X

4C.5 Nómina de Pago de Personal X X 2 8 10 X X

4C.8 Control de asistencia (vacaciones, descansos y

licencias, incapacidades, etc.) X 2 4 6 X

4C.15 Filiaciones al IMSS y Obligaciones Patronales X 2 8 10 X X 4C.16 Control de prestaciones en materia económica

(Sistema de ahorro para el retiro, seguros, etc.) X 2 8 10 X

4C.19 Becas y Créditos Educativos X 2 4 6 X 4C.21 Servicios sociales, culturales, deportivos y de

seguridad e higiene en el trabajo X 2 4 6 X

4C.22 Capacitación Continua y Desarrollo Profesional del

Personal de Áreas Administrativas x 2 4 6 x

4C.23 Servicios Sociales de las Áreas Administrativas x 2 4 6 x x

4C.30 Expediente de Servicio Medico x x 2 10 12 x x

(29)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: 5C RECURSOS FINANCIEROS CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

DOCUMENTACIÓN

AH

5C.1 Disposiciones en Materia de Recursos Financieros y

Contabilidad Gubernamental X 5 7 12 x

5C.5 Libros Contables X X 5 7 12 x X x

5C.6 Registros Contables (glosa) X x 5 7 12 X X

5C.8 Aportaciones a Capital X 5 7 12 X

5C.13 Créditos Concedidos X X 5 7 12 X X

5C.19 Pólizas de Diario X X 5 7 12 X X x

5C.23 Conciliaciones X x 5 7 12 X X

5C.24 Estados Financieros X X 5 7 12 x x

5C.26 Estado del Ejercicio del Presupuesto X 5 7 12 x 5C.28 Pago de Derechos ( Impuestos Federales) x x 5 10 15 x x

(30)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: 6C RECURSOS MATERIALES CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

SELECCIÓNFINAL DE LOS DOCUMENTOS

AH

6C.2

Programas y Proyectos en Materia de Recursos Materiales, Obra Pública, Conservación y Mantenimiento

X 2 4 6 x x

6C.3 Licitaciones X X 2 5 7 X

6C.4 Adquisiciones X X 2 5 7 X

6C.6 Contratos y Pedidos X X 2 5 7 X

6C.7 Seguros y Fianzas X X 2 5 7 X

6C.16 Disposiciones de Activo Fijo X X 4 4 8 x x 6C.17 Inventario Físico y Control de Bienes Muebles X X 2 4 6 x x 6C.19 Almacenamiento, Control y Distribución de Bienes

Muebles X X 2 4 6 X

6C.23 Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios X X X 2 4 6 X 6C.24 Comité de Enajenación de Bienes Muebles X X 2 4 6 x

6C.26 Avalúos X X 2 4 6 X X

(31)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: 7C SERVICIOS GENERALES CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

AH

7C.2 Programas y Proyectos en Servicios Generales X 2 5 7 x x 7C.3 Servicios Básicos (Energía Eléctrica, Agua, Predial, etc.) X X X 2 10 12 x x 7C.5 Servicios de Seguridad y Vigilancia X X 2 5 7 x X

7C.7 Servicios de transportación X 2 5 7 X

7C.8 Servicios de Telefonía, Telefonía Celular y

Radiolocalización X 2 5 7 X

7C.10 Servicios Especializados de Mensajería X 2 5 7 X 7C.13 Control de Parque Vehicular X 2 5 7 X

7C.14 Vales de Combustible X 2 5 7 X

7C.16 Protección Civil X 2 5 7 x x

7C.17 Servicio de Papelería X 2 5 7 X

(32)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) AH A L F AT AC ^TOTAL E C M R C

8C.8 Programas y Proyectos Sobre Informática X 2 5 7 X

8C.9 Desarrollo Informático X 5 5 10 X X

8C.10 Seguridad Informática X 5 5 10 x X x

8C.11 Desarrollo de Sistemas X 2 5 7 X

8C.13 Control y Desarrollo de Parque Informático X 2 5 7 X

8C.16 Administración y Servicios de Archivo X 2 5 7 X

8C.17 Administración y Servicios de Correspondencia X 2 5 7 x

(33)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: 9C COMUNICACIÓN SOCIAL CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

AH

A L F AT AC TOTAL E C M R C

9C.1 Disposiciones en Materia de Comunicación Social X 2 4 6 X

9C.2 Programas y Proyectos de Comunicación Social X 2 4 6 x x

9C.4 Material Multimedia X 2 4 6 x x

9C.8 Inserciones y Anuncios en Periódicos y Revistas X 2 4 6 x 9C.9

Agencias Periodísticas, de Noticias, Reporteros, Articulistas, Cadenas Televisivas y otros Medios de Comunicación Social

X 2 4 6 X

9C.14 Actos y Eventos Oficiales X 2 4 6 x x

9C.18 Encuestas de Opinión X 2 4 6 X

9C.19 Registro de Audiencias Públicas x 2 4 6 x x

9C.20 Correspondencia del Director General x 2 4 6 x x

9C.21 Coordinación Administrativa x 2 4 6 x

(34)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: 10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

AH

10C.1 Disposiciones en materia de control y auditoria X 2 5 7 3 10C.2 Programas y proyectos en materia de control y auditoria X 2 5 7 X

10C.3 Auditorias X X 5 7 12 x X

10C.5 Revisión de rubros específicos X X X 5 7 12 X 10C.6 Seguimiento a la auditoria en medidas o

recomendaciones X 2 5 7 X

10C.7 Participaciones en comité X X 5 7 12 X X

10C.9 Quejas y denuncias de actividades publicas X X 2 10 12 X X 10C.10 Peticiones, sugerencias y recomendaciones X X 2 10 12 X X

10C.11 Responsabilidades X X 2 10 12 X

10C.12 Inconformidades X X 5 7 12 X

10C.14 Declaraciones patrimoniales X 2 5 7 X

10C.15 Actas de entrega recepción X X 2 10 12 x x

10C.16 Libros Blancos x x 6 6 12 x x

10C.17 Medios de impugnación X X 2 10 12 X X

10C.18 Diagnóstico para la mejora de rendición de cuentas X 2 5 7 X

10C.19 Instituciones Fiscalizadoras x 5 7 12 x x x

(35)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: 11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLITICAS CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

DOCUMENTACIÓN

AH

11C.7 Programas a mediano plazo X 5 12 12 x X

11C.16 Informe de labores X 5 7 12 x X

11C.17 Informe de ejecución X 3 12 12 x X

11C.18 Informe de gobierno X 3 12 12 x X

11C.19 Indicadores X 5 7 12 X X

(36)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

*Parcialmente Confidencial = *P/C

SECCIÓN: 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) AH

12C.4 Unidad de Enlace X 2 6 8 X *P/C

12C.5 Comité de Información (Sesiones) X 5 5 10 X *P/C 12C.6 Solicitudes de Acceso a la Información X 2 6 8 X *P/C

12C.7 Portal de Transparencia X 2 6 8 X *P/C

12C.8 Clasificación de Información Reservada (Índice de

Expedientes) X 2 6 8 X *P/C

12C.13 Recurso de Revisión X 5 5 10 X *P/C

12C.14 Información Socialmente Útil X 2 6 8 X *P/C

12C.15 Datos Personales X 2 6 8 X *P/C

(37)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: 1S SERVICIOS FINANCIEROS CLAVE NOMBRE DE LA SERIE

AH

A L F AT AC TOTAL E C M R C

1S.1 ^Tesorería ^X ^{2 10} ¹² ^X ^X ^X

1S.2 Estrategia Financiera X X 2 10 12 x X X X

1S.3 Compra Venta de Divisas X X 2 10 12 X X X

1S.4 Mesa de Derivados X X 2 10 12 X X X

1S.5 Depósitos Bancarios en Moneda Extranjera. X X 2 10 12 X X X

1S.6 Mercados X 2 12 14 X X X

1S.7 Captación Internacional X 2 10 12 X X X X

1S.8 Organismos Internacionales X X 2 10 12 X X X