El componente de aplicación Contabilidad de deudores registra y gestiona los datos de contabilidad de todos los deudores. Además, es parte integral de la gestión de ventas.
Todas las contabilizaciones efectuadas en la Contabilidad de deudores se registran directamente en el libro mayor a través del maestro. Las diferentes cuentas de mayor se actualizarán dependiendo de la operación efectuada (por ejemplo, facturación, créditos, anticipos, efectos, etc.).
Cuentas Por Cobrar – Modelo Conceptual
Cuentas Por Cobrar – Conceptos Claves
Sociedad FI Cuenta
asociada a deudor
Indicadores de mayor especial
(IME)
Grupo de cuentas
Controla:
• Los rangos de números de las cuentas
• El status de los campos en el registro maestro
• Si la cuenta es de clientes esporádicos.
Representa una entidad financiera independiente. Es la estructura mínima necesaria, los balances contables exigidos por ley se pueden crear en el nivel de sociedad.
Asignada a registros maestros de deudores para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar. Estas operaciones se contabilizan automáticamente en las cuentas asociadas asignadas.
De esta manera se mantiene actualizado el libro mayor. No se puede contabilizar importes directamente en cuentas asociadas.
Identifican una operación en cuenta de mayor especial (CME), es un código con el cual el sistema contabilizará la partida individual en una cuenta asociada distinta de la del registro maestro del deudor. Por ejemplo; anticipos, letras, garantías.
La clave de contabilización tiene una función de control para cada partida individual.
Cuentas Por Cobrar – Conceptos Claves
Se definen a nivel Mandante. Se utilizan para cada posición del documento. Controlan TIPO DE CUENTA: que se puede contabilizar la partida individual.
• DEBE/HABER: Si la partida se contabiliza como Debe o Haber.
• STATUS DE CAMPO:
El status de campo de los detalles adicionales.
Las operaciones se contabilizan en cuentas y se gestionan mediante dichas cuentas. Deberá crearse un registro maestro para cada cuenta requerida.
El registro maestro controla la forma en que el sistema graba y procesa las operaciones contables.
Se utilizan las especificaciones indicadas en los registros maestros:
• Como valores propuestos cuando se contabilizan posiciones en la cuenta.
Por ejemplo, las condiciones de pago especificadas en el registro maestro se visualizan como valores propuestos en la entrada del documento.
• Para procesar operaciones contables. Por ejemplo, los datos bancarios y las vías de pago (cheque o transferencia bancaria) son necesarios para realizar pagos automáticos.
• Para trabajar con registros maestros. Mediante la definición de grupos de autorización, se puede impedir a ciertos usuarios el acceso a una cuenta.
Cuentas por cobrar
Definición
El registro maestro de deudor lo utiliza el componente Gestión financiera (FI) y el componente Comercial (SD).
Si la sociedad GL también tiene el componente de aplicación SD, los registros maestros de deudor se podrán crear y actualizar, ya sea conjuntamente o ya sea por separado, de la siguiente forma:
1. Individualmente, para la sociedad
2. Individualmente, para el área de ventas (tratamiento de la orden, expedición e información de facturación relativa al deudor)
3. De forma centralizada, para la sociedad y el área de ventas en una etapa
Cuentas por cobrar
El catálogo de deudores contiene información relevante de clientes, define la relación con un cliente. Consta de tres segmentos.
Razón social Dirección Teléfonos, fax.
Cuentas asociadas
Nº de cuentas bancarias
Tipos de retenciones de impuestos
Condición de pago Moneda de Compra Valor mínimo de pedido
Datos Generales
Datos Sociedad
Datos de Ventas
Cuentas por cobrar
Actualización centralizada o descentralizada.
Cuentas por cobrar
En customizing del sub modulo Cuentas de Deudor se definen los conceptos necesarios para la creación del maestro del deudor .
Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores) Se crean grupos de clientes y se definen que campos serán opcionales, ocultos u obligatorios.
Definir formato de pantalla por sociedad (deudores) El tratamiento será a nivel de estatus campo de sociedad.
Definir formato de pantalla por actividad (deudores) Se definirán los campos opcionales, ocultos u obligatorios pero dependiendo de la actividad a realizar, creación, modificación , visualización, etc.
Cuentas por cobrar – Cuentas de deudor
Deben estar creados los maestros de deudores en el mandante y en la sociedad a contabilizar.
Las principales operaciones con deudores corresponden a:
Registro de facturas con deudor FB70
Contabilización de Documento Preliminar FBV0 – FV70
Registro de notas de crédito con deudor FB75
Registro de cobranzas F-28
Contabilizar y compensar FB05
Compensar deudor F-32
Registro de Anticipos con CME F-37/F-29
Anular compensación FBRA
Anular documentos financieros FB08/F.80
Cuentas por cobrar – Operaciones con deudores
Un pago entrante manual es una transacción que compensa una partida abierta, normalmente una factura, asignando manualmente un documento de compensación. Un pago efectuado, normalmente utilizado en la contabilidad de deudores, compensa un importe en el Debe abierto
Cuentas por cobrar – Registro de cobranzas
El usuario puede:
• Contabilizar el pago como un pago parcial, donde todos los documentos permanecen como partidas abiertas en la cuenta.
• Contabilizar la diferencia de pago como partida restante, donde sólo permanece la partida restante en la cuenta y se compensan el documento original y el pago. Se crea un número de documento nuevo que hace referencia a los documentos originales.
Cuentas por cobrar – Registro de cobranzas
Son aquellas operaciones efectuadas en la contabilidad de deudores que se visualizan por separado en el libro de mayor y en los libros auxiliares.
Las operaciones de los libros auxiliares están enlazadas al libro mayor mediante la cuenta asociada definida en el registro maestro del deudor.
Las imputaciones con cuenta de mayor especial se realizan a través de un indicador CME, el cual debe haberse configurado previamente en el customizing (conocido como SPRO) y asignado las cuentas asociadas del deudor y la cuenta CME para las contabilizaciones.
Cuentas por cobrar – Operaciones con cuenta de
mayor especial (CME)
Las partidas abiertas son operaciones no completadas, como facturas que no se han pagado. Para que una operación se considere finalizada se debe compensar.
Una compensación se puede realizar manual o automáticamente y siempre crea un documento de contabilización.
Hay 2 formas de compensación:
1. Contabilizar con compensación: Introducir el importe del documento de compensación y seleccionar las partidas abiertas que se deben compensar.
Puede ejecutarse para varias cuentas, clases de cuentas y cualquier moneda.
Ej:Pagos
2. Compensar cuenta: Seleccionar las partidas abiertas de una cuenta cuyo saldo sea cero (0). El sistema las marcara como compensadas y creará un documento de compensación. El documento de compensación no incluye ninguna partida individual.
Condiciones previas: • Los criterios de usuario deben estar definidos en el Customizing. • Las cuentas a compensar deben definirse para la compensación automática .
Cuentas por cobrar – Compensación de partidas abiertas
SAP tiene una diversidad de reportes que nos muestran la información actualizada de los clientes. Mayormente se requiere ejecutar e imprimir un Estado de Cuenta para el Cliente , habitualmente se utiliza la Transacción FBL5N ya que muestra de manera completa los saldos a una fecha de corte.
Cuentas por cobrar – Reportes
Clases de Documentos
DG ABONOS DE
DEUDOR
DZ PAGOS DE
DEUDOR
SA CONTABILZACIÓN CUENTAS DE MAYOR
AB DOCUMENTOS
GENERALES
Al realizar registro de factura de manera manual se debe indicar la clase de documento y así generar la contabilización según la clase de cuenta.
DR FACTURAS DE DEUDOR
