ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO. Módulo 2 Unidad 3

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Módulo 2 – Unidad 3

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3.1 ENFOQUE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ... 3

3.2 ESTRATEGIAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ... 10

3.3 EFECTIVIDAD EN EL MANEJO DEL TIEMPO ... 12

3.4 MATRIZ PARA EL MANEJO DEL TIEMPO ... 18

3.1 Enfoque de la Administración del Tiempo

Antes de iniciar a desarrollar el enfoque de la administración del tiempo es fundamental tener nociones de temas asociados a ella; para ello, se definirán términos como el tiempo y la administración.

Administración del tiempo

Madrigal Torres (2009) comenta acerca de la administración del tiempo lo siguiente:

Es el arte de hacer que el tiempo sirva para beneficio de las personas y de las sociedades, ya que el tiempo no existe en sí, Mauro Rodríguez (1999) afirma que la administración del tiempo es la administración de sí mismo, el manejo adecuado de los recursos de todo orden, pues no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida.

La administración del tiempo es una forma de ser y de administrar la vida (Madrigal Torres, 2009, p,78).

El tiempo como recurso vital en la administración

Los seres humanos en general hablamos de tiempo, medimos nuestro desarrollo en términos del tiempo, fijamos nuestros horarios para reunirnos, trabajar, estudiar, compartir, divertirnos, entre otros. Pero la cuestión de fondo es: ¿podemos responder con claridad qué es el tiempo? Cuando mencionamos el término tiempo, tenemos una idea de lo que se trata, pero difícilmente podemos definir en unas palabras qué es. Esta es una cuestión trascendental: ¿podemos conceptualizarlo como un recurso vital para la administración si nos cuesta salir de una idea tan netamente abstracta?

Aristóteles, el gran filósofo griego, concibió que el tiempo está estrechamente relacionado con el movimiento y el cambio, explicando que el tiempo no existe sin que exista el cambio y algo de movimiento, y que, al notar el cambio, se percibe el tiempo (en Aoiz, 2005, p.130).

La escriba Madrigal Torres (2009) manifiesta que el tiempo es la “relación que se establece

entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos” (p.77). Además, explica que “para

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el ser humano el tiempo es la vida que se procesa y se construye, se despliega y hacia el final se repliega” (p.77).

Al relacionar el tiempo con la administración, debemos, en primera instancia, considerar que, según Robbins y Coulter (2010) la administración implica la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que estas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz (p.6).

Asimismo, Madrigal Torres (2009) presenta una concepción de la administración explicando que “es un proceso muy particular que consiste en actividades de previsión, planeación, organización, ejecución, dirección y control desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados. En este proceso intervienen seres humanos y otros recursos; técnicas, materiales y el tiempo” (p.77).

Además de lo anterior, la autora mencionada también comenta que “¡Tiempo es lo que me hace falta!” “¡Es que no me alcanza el tiempo!” Es típico escuchar estas expresiones en boca de directivos de alto nivel, por lo que cabe preguntarse: ¿saben administrar su tiempo?

¿administran sus actividades en el tiempo adecuado? ¿qué tan eficientes son?

Ahora bien, si se considera el pensamiento de Aristóteles y el concepto de administración citado en el párrafo anterior, podemos deducir lo siguiente: las personas desempeñamos tareas y actividades; según nuestro nivel de responsabilidad en la organización, coordinamos y supervisamos las actividades de otros o, en su defecto, nos supervisan y coordinan. Si esta coordinación y supervisión son claras y precisas, entonces podríamos esperar desempeños eficientes y eficaces. De esta manera, la organización camina y se mueve hacia la consecución de sus metas y objetivos, pues se puede determinar los momentos de antes, ahora y después.

Al ser el tiempo un recurso, es importante capitalizarlo y utilizarlo de la mejor manera

posible. Y tener especial cuidado al definir asuntos con preguntas tales como: ¿Cuándo se

va a hacer qué?, ¿cuánto va a durar?, ¿dentro de cuánto se va a hacer qué?, ¿cada cuánto se va a hacer?, ¿hoy, mañana, ahora, más tarde?, entre otros. Todas estas interrogantes necesariamente nos remiten al tiempo y a las acciones que podemos llevar a cabo.

La capacidad que podamos desarrollar para administrar el tiempo puede significar la diferencia entre el éxito y fracaso, no sólo de la organización, sino también a nivel personal, familiar y profesional. Al igual que cuidamos nuestros ingresos (llámese a estos salario, sueldo, pagos recibidos, entre otros), el uso óptimo de los mismos cubre necesidades básicas como alimentación, vestido, transporte, educación, diversión, entre otros. En la medida que contribuye, al ahorro, de igual manera la organización debe procurar cuidar y utilizar el tiempo, es decir, hacer uso del tiempo justo para todas y cada una de sus tareas, sin invertir más del tiempo necesario. Hay que tomar en cuenta que el tiempo lo medimos en horas, minutos, segundos, etc., únicamente para poder cuantificarlo. No obstante, un día siempre tendrá 24 horas y no es posible transferir las horas del día de hoy para ser utilizadas y sumadas al día de mañana. El tiempo no se ahorra, sino se invierte sabiamente para maximizar su uso.

En sustento a lo anterior Madrigal Torres (2009) señala que la importancia del tiempo se recoge en seis características, las cuales se destacan a continuación:

- Igualitario. Todos, pobres y ricos, tenemos la misma oportunidad de disfrutar el tiempo.

- Inelástico. No podemos recortar o ampliar el tiempo. El día tiene 24 horas.

- Indispensable. Para desarrollar cualquier actividad necesitamos tiempo.

- Insustituible. El tiempo no se puede reponer.

- Inexorable. El tiempo transcurre sucede lo que suceda.

- Invaluable. El tiempo no tiene precio (Madrigal Torres, 2009. P.78).

Utilización efectiva del tiempo. Principales pasos

En el apartado anterior se dijo que el tiempo es un recurso, que no se puede ahorrar o

almacenar, por lo que decidir cómo utilizarlo requiere de mucha responsabilidad y

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compromiso con uno mismo, con los demás y, en general, con la organización. En la cotidianidad, es común apreciar que algunos individuos pueden producir más y con mayor calidad que otros. Considerando individuos de capacidades similares, en condiciones similares, con recursos similares, en jornadas similares, ¿qué pueden ellos estar haciendo diferente que les permite mejor desempeño en unos que en otros?

No es de extrañar que la diferencia radique en el uso que estos individuos le dan al tiempo, a ese recurso abstracto pero definitivo para la ejecución de las actividades personales, profesionales y laborales. El detalle radica en determinar cómo estamos usando el tiempo.

Por lo tanto, es básico llevar a cabo un análisis, es decir, diagnosticar el uso que le estamos dando a ese valioso recurso.

Algunos pasos prácticos para facilitar el uso efectivo del tiempo Paso 1.

Deténgase e intente determinar en qué usa su tiempo. ¿Conoce realmente cómo invierte ese recurso tan valioso?, ¿tiene claro qué hace con las 24 horas de cada día, como capital de vida y trabajo?, haga esta reflexión. Al final del día, ¿ha notado que existe una divergencia entre las cosas que cree que va a hacer y las que efectivamente hizo, o las cosas que piensa que debe hacer con las que efectivamente hay que hacer?

Cada persona tiene una percepción particular de lo que es el tiempo, su valor y su duración.

Frases comunes como necesito más tiempo, no tengo tiempo, podrías darme un momentito, me sobró tiempo para ... y muchas otras similares ayudan a identificar el uso y la administración (efectiva o no) que se está haciendo del tiempo.

Paso 2.

Anote lo que debe hacer y lo que hace. Utilice la agenda, aproveche las facilidades que hoy

día ofrece la tecnología si está a su alcance y asegúrese de:

1. Agendar las actividades a desarrollar, indicar las tareas y las horas destinadas para realizarlas.

2. Considere los espacios para descanso, alimentación, traslados, etc.

3. Considere espacio para los imprevistos del día.

Paso 3.

Establezca objetivos y priorice. Tenga claro: ¿Qué debe hacer?, ¿por qué?, ¿para qué?,

¿cuándo se requiere hacerlo? Identifique cuál o cuáles tareas, actividades u otros, son básicos y posponga aquellas que no lo son. De esta forma se identifican las cosas o aspectos fundamentales que debemos atender, como también aquellas cosas o aspectos menos importantes.

Paso 4.

Mantenga el orden. Tome en consideración mantener en orden el espacio de trabajo, documentos, herramientas u otros. Esto le permitirá contar con una mayor organización de los recursos a su disposición y le demandará menos esfuerzo en la búsqueda de los mismos.

Paso 5.

Delegue en sus colaboradores o miembros de su equipo de trabajo las tareas que puedan ser delegadas. Tome en cuenta que una correcta delegación de tareas, además de liberarle un poco de la carga, le permite contar con un tiempo adicional para invertir en tareas esenciales para la gestión de la organización. También puede generar sentimientos de satisfacción en los colaboradores, al permitírseles asumir retos de diferentes grados de complejidad. No olvide que hay algunas cosas que no se pueden delegar, entre estas cosas están las siguientes:

Actividades directivas.



Funciones de mando sobre el grupo.

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

Aspectos de estrategia de la empresa.



Actividades para las cuales no contemos con el personal suficientemente formado.



Aspectos que permiten mantener al directivo en contacto con clientes clave.

Planificación y control de sus actividades

Una vez que usted ha definido y priorizado sus objetivos, una buena estrategia es definir con anterioridad las tareas o actividades que debe desempeñar para lograr realizarlas.

Puede organizarlas de acuerdo con su periodicidad, es decir, desarrollar planes en formato diario, semanal, quincenal, mensual y hasta anual. Una vez organizadas, debe programarlas, es decir, definir el tiempo que va a destinar para llevarlas a cabo, o sea, definir cuándo se llevarán a cabo esas tareas o actividades específicas. A eso le llamamos programar.

Esta planificación y programación de actividades es importante porque funcionan como ejes orientadores de la ejecución de las actividades o tareas. De esta forma se monitorea cómo se avanza en el cumplimiento de los propósitos. También permiten verificar si es adecuada o no la distribución del tiempo que se está realizando y realizar ajustes preventivos o correctivos que ayudarán a manejar de mejor manera las actividades o tareas contempladas en los planes mensuales y anuales.

En referencia a los enfoques de la Administración del tiempo la autora Madrigal Torres (2009) expresa lo siguiente:

Los enfoques sobre la administración del tiempo tienen algún valor; todos representan una contribución importante. Pero si el paradigma básico de in enfoque es defectuoso o incompleto, su aplicación, por efectiva que sea, no brindará resultados óptimos. El hecho es que aun esforzándonos en la aplicación de alguno de estos enfoques no lo logremos mejorar los resultados de modo significativo, es diferente; adopte el modelo que se ajuste a sus necesidades.

Enfoque organícese (orden). Este enfoque sostiene que la mayoría de los problemas concernientes a la administración del tiempo se deben al caos, a la falta de orden en nuestras vidas. A menudo no podemos no podemos hallar lo que deseamos en el

momento en que lo deseamos. En la mayoría de los casos la solución que se propone son los sistemas: sistemas de archivo, sistema de bandeja de entrada-bandeja de salida;

sistemas de recordatorios, sistemas de base de datos. Habitualmente el rasgo central de estos sistemas es la organización en cuatro ámbitos:

 Organización de las cosas: ordenar todo, desde el espacio de la oficina hasta el espacio de la cocina.

 Organización de las tareas: establecer el orden y la secuencia de los asuntos pendientes.

 Organización de las personas: especificar lo que usted puede hacer y lo que los demás pueden hacer, delegar, crear sistemas de seguimiento para mantenerse al tanto de los que está sucediendo.

 Tiempos y movimientos; analice el proceso y flujo de sus funciones (¿cuál primero y por qué?).

Este enfoque no sólo es pertinente para los individuos sino también para las organizaciones. Cuando una empresa se encuentra en dificultades, es el momento propicio para reorganizar, reestructurar, movilizar y actuar todos juntos.

 Ventajas. La organización ahorra tiempo y puede alcanzar una mejor eficiencia. Se economiza esfuerzo. La organización aporta claridad mental y orden.

 Desventajas. El peligro consiste en que la organización se convierte a menudo en un fin en sí misma en lugar de ser un medio al servicio de fines importantes. A veces se dedica mucho tiempo a organizar, mismo que podía ser aprovechado para producir. Mucha gente que se ocupa en organizar cree que está consiguiendo que las cosas se hagan, cuando en realidad es posible que esté retrasando una tarea importante. Un exceso de organización ya no es una ventaja sino una desventaja. Si incurrimos en tal práctica podemos llegar a preocuparnos por minucias, a ser sobre estructurados, inflexibles y mecánicos. Esto puede sucederle tanto a una empresa como a un individuo.

Enfoque 101 (habilidades). Este enfoque se basa en el paradigma según el cual administrar el tiempo es una habilidad (como hacer cálculos o manejar un procesador de palabras). Para desempeñarnos con efectividad en el mundo actual tenemos que dominar ciertas habilidades básicas, por ejemplo:

 Usar un planificador o una agenda de citas.

 Confeccionar listas de asuntos pendientes.

 Fijarnos mentas.

 Delegar.

 Organizar.

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 Priorizar.

La teoría sostiene que estas habilidades básicas representan una forma de alfabetización social necesaria para la supervivencia. La falta de habilidad para planificar, fijar metas o delegar puede tener un efecto perjudicial en una organización. Como parte de sus programas de desarrollo de recursos humanos, muchas empresas organizan cursos y recurren a cintas grabadas y folletos para enseñar las habilidades a sus empleados.

 Ventajas. Se logran mejoras, sobre todo en lo que se refiere a las habilidades laborales valoradas por la empresa.

 Desventajas. Como primer problema debemos mencionar la profundidad y la calidad de la capacitación. ¿Qué paradigmas fundamentales se enseñan? ¿Están relacionados con los principios correctos? ¡Difunden supuestos inexactos sobre la naturaleza de la vida la efectividad?

Más que de la habilidad o la técnica, la calidad individual o empresarial depende de que tanto el carácter como la conducta estén en armonía con los principios correctos. Gran parte de la enseña que se imparte en la actualidad sobre administración del tiempo es una mezcla de técnicas y habilidades para ahorrar tiempo, apoyada en principios como la organización y la priorización. Pero pocas veces se capacita a la genta para aplicar estos principios adecuadamente. Las habilidades por sí solas no son la solución (Madrigal torres, 2009, pp.83-84).

3.2 Estrategias para la Administración del tiempo

En alusión a este punto, es conveniente iniciar citando a Martínez Guillén (2012) quien expresa que:

Un directivo que quiera gestionar bien su tiempo ha de emplear un método de trabajo idóneo y eficaz, y distribuirlo de la manera más productiva posible; es decir, tiene que autogestionarse adecuadamente. Para ello ha de controlar su vida y no ser un instrumento de su entorno profesional y personal; en definitiva, tiene que autocontrolarse (Martínez Guillén, 2012, p.80).

Además, es importante considerar que existen muchos métodos y técnicas para administrar

el tiempo y debemos intentar aplicarlas a fin de encontrar cuál se ajusta más a nuestro estilo

o, incluso, se puede hacer una mezcla entre ellas a fin de definir la propia estrategia.

En este sentido, el autor Rodríguez Estrada (2011) propone las siguientes recomendaciones para que la persona administre o gestione su tiempo efectivamente, a saber:

- Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando (análisis del tiempo).

- Anticipar y prevenir es mejor que remediar. Casi todo toma más tiempo del que originalmente se piensa. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación.

- Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fechas límite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones, y de este modo favorece la eficiencia.

- Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo, una vez al mes, o al menos cada seis meses) parece ser la mejor garantía de no perder la orientación y de no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias.

- Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos.

- Algo útil para lograr una estructura consiste en dividir los propios objetivos en:

 Objetivos de mantenimiento: actividades de alimentación, ejercicio, recreo, terapias...

 Objetivos de crecimiento: fortalecerse física y mentalmente, ¿aprender (leer, tomar cursos), ocupar determinados cargos...

 Objetivos de innovación: nuevos métodos, nuevos campos de S acción, nuevas relaciones sociales, productos más creativos...

- Los conflictos entre objetivos se resuelven estableciendo y decidiendo prioridades (Rodríguez Estrada, 2011, p.34).

Además de lo anterior, el mencionado autor también detalla algunos elementos primordiales en el desempeño laboral para administrar el tiempo:

- Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más al a momento de la ejecución, además de que los resultados serán mejores.

- Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato, empezando en el extremo opuesto de los objetivos vitales y preguntándose “¿Qué es lo que tengo que —y quiero— hacer hoy?” Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.

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- Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que hacer.

- Concentrarse en las tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o principio de Pareto: unos pocos esfuerzos críticos (20%, por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.

- No confundir manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones, cerciorarse de tener bien definido el problema. Podría ser muy aconsejable inscribirse en algún seminario de manejo creativo de problemas.

- En cuanto sea posible, delegar tareas completas, dando tanto la responsabilidad como la autoridad correspondiente. Si se hacen las cosas a medias, no se logra la auténtica liberación del tiempo.

- También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con

“horas de privacidad”.

- Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o Feedback (Rodríguez Estrada, 2011, pp.42-43).

3.3 Efectividad en el Manejo del Tiempo

Para que los directivos o cualquier persona puedan tener un manejo del tiempo efectivo es importante considera la idea que presenta la Universidad de León (2016), en la que comparten lo siguiente:

No es suficiente saber qué es lo que uno quiere (tener bien definidos los objetivos). Hay que ir a por ello. Pero NO de cualquier manera. No se trata de trabajar más, sino de hacerlo de forma más eficiente. Para ello es imprescindible seguir un plan de acción lógico, coherente con los objetivos y adaptado a cada una de las circunstancias.

Programar las 24 horas del día sin darse un tiempo para respirar y sin reservar parte del tiempo para imprevistos es un error. Pero el error más frecuente que nos afecta a todos es no programar, no anticipar tiempos, esfuerzos, recursos ni imprevistos. Y cuando programamos acostumbramos a basarnos en la intuición y, por lo tanto, sin priorizar ni atender a nuestros momentos de máximo rendimiento, asignando los mismos tiempos a todas las tareas con independencia de la complejidad e importancia de cada una. (Universidad de León, 2016, pp.3-4).

Para que lo anterior sea posible es primordial que toda persona que desee un manejo efectivo del tiempo no solo tenga en cuenta la noción de lo que significa ser eficiente y sin dejar de ser eficaz, para ello, es importante diferenciar ambos términos. En este sentido, se cita la idea afirmada por la Universidad de León (2016) a continuación:

La persona eficiente se concentra en hacer bien lo que se hace; en el menor costo posible (de dinero, de tiempo). Es positiva, por supuesto, pero no garantiza resultados.

La persona eficaz, ante todo, hace lo que debe hacer. Tiene en mente los resultados que desea alcanzar, lo que le facilita el acercarse a ellos. La eficiencia se centra en el método, en el cómo y la eficacia, en el fin (Universidad de León, 2016, p.4).

En refuerzo a lo anterior, Martínez Guillen (2012) establece que “muchos directivos están más preocupados por sus actividades que por sus objetivos, y lo que realmente cuenta es la eficacia, más que la eficiencia. Si el tiempo se distribuye de forma sistemática y eficaz, se consiguen dominar actividades, por muchas y variadas que estas sean, y como consecuencia se alcanzarán los objetivos” (p.81).

Imagen 1. Distinción entre eficiencia y eficacia Fuente. Martínez Guillén, (2011, p.81).

Otro aspecto que debe considerarse en la efectividad del manejo del tiempo es analizar en

qué se usa el tiempo. En referencia a ello, Martínez Guillén (2011) aporta que:

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Para analizar el uso que se hace del tiempo, hay que examinar en qué actividades y cómo se emplea, sin olvidar aquellas actividades no productivas (distracciones, interrupciones...).

Sólo cuando se sabe cómo se está utilizando el tiempo, se puede juzgar si se emplea en lo que es debido.

Para comprobar el uso que se hace del tiempo hay que llevar un registro, y anotar durante un período, digamos una semana, todas las actividades que se realizan y el tiempo que ocupan

.

Hay que anotar diariamente todas las actividades y el motivo de las mismas, también las distracciones e interrupciones (Martínez Guillén, 2011, pp.81-82)

El mismo autor denota la importancia de llevar un registro del tiempo, detallando lo siguiente:

La mayoría de las personas subestiman el tiempo que emplea en hacer una tarea. Por ello, el registro de tiempo permitirá saber en qué se va el tiempo y ¿por qué?

Generalmente se emplea el doble, o más, del tiempo previsto en hacer un trabajo, y ello se debe a que sólo se considera el tiempo real de trabajo, sin tener en cuenta:

-

El

- El tiempo de reflexión.

- El tiempo para pensar.

- El tiempo para comprobar.

- El tiempo para revisar.

Llevar el registro de tiempo obliga a reflexionar sobre las diferencias entre el tiempo realmente empleado y el estimado (Martínez Guillén, 2011, p.82).

Además de lo anterior, el autor también destaca que:

Toda persona que desempeña funciones ejecutivas realiza cada día una serie de actividades correlativas e interrelacionadas. El control de estas funciones conducirá al dominio de la autogestión y un mejor aprovechamiento del tiempo.

Actividades ejecutivas de autogestión 1. Fijar objetivos. Planificar.

2. Tomar decisiones.

3. Ejecutar acciones.

4. Control de resultados.

5. Información y comunicación.

Una vez enumeradas las actividades ejecutivas, veamos el sistema de aplicarlas para obtener resultados y minimizar el tiempo de ejecución, y como consecuencia, ganar tiempo (Martínez Guillén, 2011, pp.82-83).

Imagen 2. Sistematización del tiempo (1ra parte).

Fuente. Martínez Guillén, (2011, p.83).

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Imagen 2. Sistematización del tiempo (1ra parte).

Fuente. Martínez Guillén, (2011, p.83).

Ahora bien, sigue explicando el autor:

Para controlar el tiempo hay que planificarlo, y ello supone controlarlo y ganarlo; no dejándose llevar por situaciones imprevistas. No obstante, lograr una planificación óptima absoluta es imposible, ya que cada día varían las actividades y por ello no se pueden predecir al cien por cien.

A pesar de las dificultades, si se planifica el tiempo, se concluye la misma tarea antes, lo que implica que se ha ganado tiempo, y para ello hay que organizarse.

Un método simple, que con un poco de practica nos ayudará a planificar el tiempo diario en sólo quince minutos.

Estructurar el trabajo.

1. Evaluar la duración de las tareas.

2. Prevenir imprevistos (regla 60/20/20).

3. Fijar prioridades y delegar (análisis ABC, método Eisenhower).

4. Revisar y transferir los temas no acabados.

Para estructurar el trabajo:

- Lo primero que hay que hacer es enumerar las tareas a realizar.

Para evaluar la duración de las tareas:

- Calcular el tiempo que llevará hacer cada tarea.

- Al principio cuesta calcularlo, pero con práctica, comprobando las diferencias entre el tiempo previsto y el real, es fácil conseguirlo.

- Cuando se adquiere el hábito de marcar tiempos para realizar determinadas tareas es más fácil trabajar, pues se consigue mayor concentración y se prevén mejor las interrupciones.

Para prevenir imprevistos:

- Para planificar la jornada es aconsejable hacerlo utilizando la regla del 60/20/20 (para otros autores, el 60/40) (Martínez Guillén, 2011, pp.88-89).

Imagen 4. Regla 60/20/20

Fuente. Martínez Guillén, (2011, p.89).

Continuando con la idea anterior, se finaliza aportando:

Fijar temas prioritarios y delegables:

- Para determinar las actividades prioritarias es conveniente usar el análisis ABC, y delegar las no prioritarias mediante el método Eisenhower.

Revisar y transferir temas:

- En general, está demostrado que no se puede hacer todo lo programado, pero también es verdad que conviene que esto sea lo menos importante. Estos temas no realizados, deben ser transferidos a la jornada siguiente.

- Las actividades que se transfieren una y otra vez nos llegan a aburrir, y para acabar con ellas hay dos alternativas:

a. Tomar la tarea con entusiasmo y no dejarla hasta acabarla.

b. Borrarla de 1a lista porque se ha solventado por si sola (Martínez Guillén , 2011, pp.89-90).

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3.4 Matriz para el Manejo del Tiempo

En reseña a este punto Zapata Navarro, Alonso Rodríguez y Zapata Navarro (2016) señalan los siguiente:

Para poder ir avanzando en este camino hacia la mejor gestión de tu tiempo, es fundamental aprender a diferenciar qué prioridad tienen las tareas a las que debemos responder –o no– en el día a día.

Por favor, dedica un tiempo a analizar estos hechos:

 Una tarea no se convierte en importante porque requiera mucho tiempo para hacerla.

 Hacer muy bien una tarea poco importante no la convierte en importante.

 Es muchísimo más importante lo que haces que cómo lo haces.

 Puede que seas una persona súper eficiente, pero no sirve de nada excepto que lo apliques en las cosas correctas.

 «Trabajar más horas y más duro es lo que te va a hacer triunfar» no es verdad. La realidad es que cómo enfoques y uses esas horas es lo que te acercará al éxito. Probablemente no tengas que usar tantas horas.

 Atender cada detalle es lo que hace que realices una tarea con mejores resultados: tampoco es verdad. Hay que tener una visión de conjunto y enfocar sólo los detalles importantes.

Pero claro, ahora toca pensar en ti … ¿Cómo vas a seleccionar las cosas correctas entre todas las obligaciones, las citas, la familia, las amistades…?

Es curioso, pero muchas veces sabemos lo que tenemos que hacer, y aun así perdemos el rumbo. Es como si toda la lista de cosas por hacer estuviera formada por obligaciones de vida o muerte. Y no es verdad.

Presta atención a estos porcentajes, te sorprenderán:

 Aproximadamente solo un 5% de las tareas que consideramos urgentes, lo son.

 Sólo un de la jornada laboral en España es productiva.

 Un del tiempo de cada jornada se destina a tareas necesarias pero que no aportan rentabilidad.

 El del tiempo considerado no productivo, implica una pérdida neta de minutos (horas en algunos casos), recursos y dinero que minan la moral de la persona, afectan al ambiente de trabajo y conllevan efectos negativos para toda la empresa

 Los ladrones de tiempo restan entre un 50% y un 70% de nuestras horas efectivas de trabajo.

Con todos estos datos y después de reflexionar sobre la propia experiencia, parece claro que hay que asignar prioridades y enfocarnos en lo importante.

Esto mismo pensó el Presidente de los Estados Unidos de América, Eisenhower, allá por 1945 cuando en un discurso pronunció esta frase:

«Tengo dos clases de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes».

Este «Principio de Eisenhower» se dice que resume su forma de trabajar y fue la clave de su gran éxito político y personal. Vamos a desgranar este «Principio de decisión de Eisenhower» a través del estudio del escritor Stephen Covey, quien popularizó la Matriz de Decisión de Eisenhower en su libro «Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas».

Analizaremos las claves de este principio para que nos ayude a mejorar la gestión de nuestro tiempo, diferenciando entro lo urgente y lo importante. Son cosas que ya sabemos, pero conviene releerlas para poder empezar a aplicarlas y así conseguir el cambio deseado.

Las tareas urgentes

 Están en la lista y requieren atención inmediata.

 Nos llevan a estar a la defensiva.

 Exigen prisa y normalmente un enfoque alto para ser realizadas.

 Se realizan en «modo estrés».

 No hacerlas a tiempo tiene consecuencias inmediatas.

 Suelen estar relacionadas con las prioridades de otras personas.

Las tareas importantes

 Contribuyen a nuestra visión a largo plazo, a nuestros valores y a nuestros objetivos personales y profesionales.

 Pocas veces son también tareas urgentes.

 Nos hacen trabajar en «modo relajado».

 Hacerlas nos da tranquilidad y nos ayuda a pensar más y mejor en nuevas oportunidades.

La realidad es que la propia naturaleza del ser humano y su instinto de supervivencia es la que nos hace «tirarnos de cabeza» a resolver los asuntos urgentes, el corto plazo.

Todo a nuestro alrededor parece tener colgado un cartel de «urgente»: los avisos de WhatsApp o las notificaciones de Facebook, la nevera vacía, una amiga o amigo en crisis matrimonial…

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Y responder a todo como si de una urgencia se tratara, nos acaba quemando y gastando la energía vital que tenemos.

La Matriz de Covey tiene cuatro cuadrantes:

Imagen 4. Matriz Covey.

Fuente. Zapata Navarro, Alonso Rodríguez y Zapata Navarro, (2016, p.18).

En sustento a lo anterior, los autores Mengual Recuerda, Juárez Varón, Sempere Ripoll y Rodríguez Villalobos (2012) añaden que:

La utilización eficiente del tiempo se basa en la orientación de las tareas a la consecución de los objetivos. Por lo tanto, el establecimiento de prioridades es primordial a la hora de gestionar el tiempo. Priorizando, es decir, estableciendo un orden en las tareas diarias, se puede evitar la tiranía de lo urgente y ayuda a centrarse en lo importante. Para poder establecer una clara prioridad de las actividades planificadas, se deben de clasificar estas como:

 Tareas urgentes e importantes: se trata de tareas prioritarias en cuanto a que están contempladas dentro de los objetivos, pero que, por falta de planificación o imprevistos de última hora, son urgentes y no se pueden demorar más.

 Tareas urgentes y no importantes: son tareas que han de ser realizadas ya, pero que no son importantes puesto que su realización no aporta valor en el cumplimiento de los objetivos.

 Tareas no urgentes e importantes: son tareas contempladas como parte de los objetivos, las cuales se han sabido o podido planificar correctamente, con lo cual se pueden realizar con perspectiva.

 Tareas no urgentes y no importantes: son tareas que ni son importantes para el cumplimento de los objetivos, ni son apremiantes

Trabajar en cada uno de estos cuadrantes de la Matriz, tiene como consecuencia los resultados a continuación (Mengual Recuerda et al., 2012, p.12).

Imagen 5. Matriz de tiempo (1ra parte)

Fuente. Mengual Recuerda y otros, (2012, p.12).

“Trabajar en cada uno de estos cuadrantes de la Matriz, tiene como consecuencia los

resultados mostrados a continuación” (Mengual Recuerda y otros, 2012, p.13):

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Imagen 6. Matriz de tiempo (2ra parte)

Fuente. Mengual Recuerda y otros, (2012, p.13).

Los mencionados autores continúan su idea agregando:

Si el gestor se centra en trabajar siempre en actividades importantes, pero con carácter urgente, se deja atrapar por el día a día, con lo cual pierde la perspectiva, no le da tiempo de planificar, prever, pensar ... y acaba apagando fuegos, con el consecuente cansancio y estrés.

Si se acostumbra a trabajar en el cuadrante III, acaba comportándose igual que con el cuadrante I, en cuanto al carácter de urgencia, pero peor aún, pues se está centrando en tareas que no le ayudan a conseguir sus objetivos, con lo cual pierde el control, centrándose solo en el corto plazo.

Si trabaja en el cuadrante IV, nunca podrá llegar a realizar tareas de responsabilidad, ni tareas que le permitan cumplir objetivos y progresar y aportar en su trabajo.

Por lo tanto, debe de procurar trabajar siempre en el cuadrante II: puesto que trabajará con visión, de manera equilibrada, con tiempo para planificar, controlar, pensar y de

centrarse en el cumplimiento de sus objetivos y en crecer con la empresa (Mengual Recuerda et al., 2012, p.14).

Imagen 7. Matriz de administración del tiempo (3ra parte) Fuente. Mengual Recuerda y otras, (2012, p.14)