MATRIZ DE SEGUIMIENTO 2011-I

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(1)

PROCESOS AMENAZA VULNERABILIDAD CONTROLES EXISTENTES PR O B A B IL ID A D IMPA C T O VA L O R A C IO N D EL R IESG O OPCIONES

DE MANEJO ACCIONES RESPONSABLES INDICADOR EJECUTADO

% DE

EJECUCIÓN OBSERVACIONES EFICACIA

META A DICIEMBRE DE 2011

VSC1-1 Lentitud en los mecanismos para la aprobación de la oferta de nuevos programas académicos.

Existen los procedimientos para aprobar la nueva oferta académica. Los controles existentes no son efectivos.

b 2 M MITIGACIÓNASUMIR- Reducir el tiempo de aprobación en la creación de nuevos programas. Académica-DACAVicerrectoría

Porcentaje de reducción del tiempo en la creación de nuevos programas

DACA 20% 0% 0%

Solo un programa académico finalizó su proceso de creación interno y ante el MEN y es la "Maestría en Estadística" con Resolución del Consejo Superior (Res. 008 de Mayo 13 de 2011), Resolución del Consejo Académico (Res. 043 de Abril 14 de 2011) y Resolución del Ministerio de Educación Nacional (Res. 7158 de Agosto 30 de 2011). Se encuentran en proceso 11 programas académicos que se encuentran en diferentes estados, entre ellos están: 1) Esp. en Endodoncia, 2) Esp. en Medicina Geriátrica, 3) Esp. en Enfermería en Cuidado al Niño y Adolescente en estado crítico de salud, 4) Esp. en Otología y Neurología, 5) Esp. en Medicina Reproductiva, 6) Esp. en Enfermedades Infecciosas en Pediatría, 7) Doctorado en Filosofía, 8) Tecnología en Interpretación para Sordos y Sordociegos, 9)Maestría en Ingeniería énfasis en Gestión Ambiental y Urbana, 10) Maestría en Finanzas y 11) Derecho. Para los programas académicos de Salud muchos no se han finalizado, por lo que pide el Ministerio de Protección Social con toda su nueva normatividad. La meta de reducción del tiempo no se va a modificar debido a que es un evento coyuntural mientras se adecuan los programas a la nueva normatividad. No 0 Vicerrectoría Académica-DACA Vicerrectoría de Investigaciones-ORI Propuesta de una Política de Internacionalización presentada DACA 1 0 0%

La política de internacionalización está bajo la responsabilidad de la Oficina de Relaciones Internacionales en la Vicerrectoría de Investigaciones y no de la DACA

No 0

Socioeconomía 1 0 0% La Facultad está dispuesta a participar en la formulación

de la propuesta cuando hagan la convocatoria No 1

Ingeniería 1 0 0%

En el mes de Octubre la Facultad de Ingeniería a través del Consejo de Facultad revisará la política que a nivel de Rectoría se está trabajando sobre este tema.

No 1

Total 2 0 0%

VSC1-3 Gestión deficiente en la acreditación de programas.

Apoyo institucional de la DACA a las unidades académicas para agilizar el proceso. Los controles existentes no son efectivos.

b 3 A

ASUMIR-MITIGACIÓN Aumentar el número de programas acreditados.

Vicerrectoría Académica-DACA

Número de programas

acreditados DACA 1 0 0% No se acreditaron programas No 1

Humanidades 1 13 1300% Se capacitó a los profesores por parte de la OITEL, logrando traspasar la meta a 13 cursos virtuales creados. Sí 20

Administración 4 0 0%

La Facultad de Ciencias de la Administración para la creación de cursos virtuales se apoya el 100% en el DINTEV

No 1

Total 5 13 260%

ASUMIR-ATENCIÓNMotivar la participación de los docentes en los cursos que ofrece la DINTEV.

Vicerrectoría Académica-DINTEV

Porcentaje de docentes que han finalizado los cursos que ofrece la DINTEV (se planea para 2010 formar 120 docentes)

DINTEV 75% 10% 13%

Solo se ha realizado un 10% debido a que muchos docentes se inscriben en los cursos pero desertan por falta de tiempo.

No 75%

ASUMIR-PREVENCIÓN

Recomendar al proceso de actualización de la resolución 022 la asignación de tiempo a los docentes en su carga académica para la participación e implementación de estas nuevas tecnologías.

Vicerrectoría Académica-DINTEV

Número de

comunicados emitidos DINTEV 2 0 0%

Aun no se han definido los comunicados en este primer

semestre. No 2

VSC1-5 Normatividad desactualizada (reglamento estudiantil, asignación académica, sistema de postgrados, estatuto profesoral) para responder a las exigencias del medio.

Existencia de reglamentación interna (en proceso de actualización). Los controles existentes no son efectivos.

b 2 M MITIGACIÓN

ASUMIR-Propuestas de actualización de la normatividad: Reglamento estudiantil de Pregrado y Postgrado y Resolución 022 (asignación académica).

Vicerrectoría Académica-Despacho-DACA, Comité de Currículo Número de propuestas

de normas actualizadas VRAC-Despacho 1 0 0%

Según actas del Consejo Académico, continúa en estudio la propuesta de Resolución No. 022, para lo cual existe una comisión encargada de hacer ajustes. La Vicerrectoría Académica no tiene injerencia en la modificación de la resolución.

No 1

ASUMIR-MITIGACIÓN

Revisión y actualización permanente de procesos y procedimientos.

Comité Central de Investigaciones

Número de revisiones

por año VRIN 1 0 0% No se realizaron revisiones. No 1

ASUMIR-PREVENCIÓN

Divulgación de procesos y procedimientos actualizados.

Vicerrectoría de Investigaciones

Número de acciones

ejecutadas al año VRIN 2 1 50%

Se hizo la capacitación para proyectos de la Facultad de

Artes Integradas. No 1

ASUMIR-MITIGACIÓN

Crear y mantener actualizado un espacio en la web de la Vicerrectoría de Investigaciones para divulgar convocatorias para financiación de investigación; este espacio se alimentará con información que busca la Vicerrectoría y la enviada por los responsables de comités y coordinadores de Investigaciones.

Vicerrectoría de

Investigaciones Herramienta disponible VRIN 1 1 100%

En la página web de la Universidad existe un espacio diseñado para publicar las convocatorias para financiación de proyectos.

Sí 0

Número de acciones

ejecutadas al año VRIN 1 1 100% Inducción a docentes programadas por la DACA Sí 0

Administración 1 1 100%

En el primer periodo de 2011, la Vicedecanatura de Investigación ofreció la inducción para la participación en investigación a los 7 docentes nuevos nombrados en agosto de 2011

Sí 0

Ingeniería 0,8 0 0% Se ejecuta en octubre a los docentes admitidos en la convocatoria No 0,8

Total 1,8 1,0 56%

Número de acciones

ejecutadas al año VRIN 2 1 50%

Se hizo la capacitación para proyectos de la Facultad de

Artes Integradas. No 1

Administración 1 1 100%

Los 6 Docentes responsables de los proyectos de Investigación asistieron a la capacitación de los procedimientos ofrecida por la Vicerrectoría de Investigaciones. Sí 0 Facultades, Institutos, Vicerrectoría de Investigaciones Número de profesores investigadores responsables de proyectos de investigación actualizados en procedimientos de contratación / Número de profesores con proyectos de investigación activos Inducción a docentes nuevos para promover la

participación en investigación.

Facultades, Institutos, Vicerrectoría de Investigaciones

Número de docentes nuevos que reciben la inducción / Número de docentes nuevos

VSC1-7 La normatividad para la contratación es muy compleja y dificulta su ágil ejecución.

Estatuto de contratación.

Control existente no es efectivo. a 2 A

ASUMIR-PREVENCIÓN

Inducción y actualización a profesores investigadores responsables de proyectos de investigación en relación con los procedimientos de contratación para la ejecución de proyectos de investigación.

Impulsar la creación de cursos virtuales con el

apoyo de la plataforma existente. Facultades, Institutos

Número de cursos virtuales creados Investigación y generación del conocimiento VSC1-6 Carencia de mecanismos ágiles para competir por recursos de investigación.

Resolución 022. Los controles

existentes no son efectivos. a 1 M

ASUMIR-PREVENCIÓN

ASUMIR-MITIGACIÓN

Presentar una propuesta para definir una política institucional conducente a la internacionalización de la oferta académica. Facultades, Institutos Número de unidades que participan en la formulación de la propuesta

VSC1-4 Baja oferta académica en modalidad virtual.

Del 2006 al 2009 se ha triplicado el uso del campus virtual por los estudiantes. Sin embargo, son muy pocos los programas virtualizados que se tienen al 2009. Existe el plan de desarrollo y cursos de formación en TIC, apoyo a la virtualización de cursos y programas académicos y existencia del campus virtual. Los controles existentes no son efectivos.

b 3 A

ASUMIR-MITIGACIÓN

ASC1 Tendencia a la globalización que abre espacios de formación por fuera de la Universidad.

VSC1-2 No hay política definida para la internacionalización de la oferta.

Existencia de convenios marco con universidades extranjeras, pasantías, Oficina de Relaciones Internacionales, Los controles existentes no son efectivos y no están documentados.

a 3 E

ELEMENTOS DEL RIESGO CONFIGURACIÓ TRATAMIENTO DEL RIESGO CONTROL Y SEGUIMIENTO

META

SOCIOCULTURALES

Formación RECTORÍA

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

(2)

Ingeniería 0,8 0 0%

En el segundo semestre con el nuevo Vicedecano se actualizará a los docentes investigadores responsables de proyectos de investigación en relación con los procesos de contratación en Colaboración con la Vicerrectoría de Investigaciones

No 0,8

Total 1,8 1,0 56%

VSC1-8 Deficiencia en la planeación estratégica y los planes de acción de los grupos de investigación.

Estatuto de investigación. Los controles existentes no son efectivos.

a 2 A PREVENCIÓN

ASUMIR-Capacitación a los líderes e integrantes de grupos en planeación con visión estratégica. La asistencia a este taller es requisito para solicitar avales para acceder a convocatorias.

Vicerrectoría de Investigaciones

Número de acciones

ejecutadas al año VRIN 1 1 100%

Se realizó el "Taller de Fortalecimiento a la gestión de los

grupos de Investigación" de febrero a marzo de 2011. Sí 0

OPDI-Calidad 2 2 100% Se realizó el Curso Abierto del GICUV,Se realizó la Charla de la NTCGP 1000, Sí 0

Socioeconomía 1 4 400%

Personal administrativo, Consejo de Facultad, con docentes que ocupan cargos académico administrativos con directores de programa de pregrado

Sí 0

Administración 7 0 0%

Internamente la Facultad no ha realizado socializaciones de los modelos de calidad en el periodo febrero-junio de 2011, para este periodo se ha realizado una y se tiene proyectado 2 más

No 3

Ingeniería 2 2 100%

Se realizaron 2 reuniones de socialización sobre los procesos administrativos y académicos que se manejan en la Facultad.

Sí 2

Tuluá 2 2 100% Taller sobre la política de calidad dirigida a Equipo de Calidad y al Personal de Servicios Generales Sí 0

Norte del Cauca 2 1 50% Se realizo una socialización. Sí 1

ORI 1 0 0% La ORI no se hace responsable por esta acción. No 0

Dirección de

Regionalización 2 1 50% Se ha realizado una socialización. No 1

Total 19 12 63%

ASUMIR-MITIGACIÓN

Promocionar por todos los canales de comunicación el portafolio de servicios que ofrece la Oficina de Extensión de la Facultad.

Facultad de Ciencias Naturales y Exactas

Número de canales de comunicación (prensa, radio, TV) en los cuales se promociona el portafolio

Ciencias 3 2 67% Durante este semestre se ha promocionado en Radio y Prensa. Por costos se esta evaluando la promoción por TV Sí 1

ASUMIR-MITIGACIÓN

Crear estrategias que hagan atractivos los programas de posgrados, ante las empresas privadas, egresados, otras universidades.

Facultad de Ciencias Naturales y Exactas

Número de estrategias

creadas Ciencias 1 1 100%

La estrategia fue: Pautar en un periódico de circulación nacional, enviar información de inscripciones a las universidades privadas

Sí 0

ASUMIR-MITIGACIÓN

Analizar el entorno para conocer las necesidades y crear nuevos programas de extensión.

Facultad de Ciencias Naturales y Exactas

Documento que presente el análisis del entorno

Ciencias 1 0,2 20%

En este momento la oficina de extensión no cuenta con el personal para realizar esta actividad. Se esta elaborando a partir de un trabajo académico

Sí 50%

ASUMIR-MITIGACIÓN

Seguimiento en el proceso de elaboración de los presupuestos a los departamentos para incluyan las partidas. Facultad de Ciencias Naturales y Exactas Número de Escuelas / Departamentos que incluyen en el presupuesto los ingresos por extensión

Ciencias 4 4 100% Todos los departamentos incluyen en la elaboración del

presupuesto las partidas correspondientes Sí 0

ASUMIR-MITIGACIÓN

Controlar el cumplimiento de las metas proyectadas por las coordinaciones de extensión y posgrados en su plan de acción.

Sede Tuluá Porcentaje de cumplimiento de las metas

Tuluá 50% 50% 100%

Se realizó el seguimiento del plan de acción por Dependencia a diciembre de 2010, la oficina de posgrados cumplió sus metas en cuanto al presupuesto, la Oficina de Extensión no cumplió, para tal efecto se establecen acciones correctivas al respecto.

No 0

ASUMIR-MITIGACIÓN

Presentar un proyecto a la División Financiera para que el porcentaje de los dineros tomados para el fondo común realizados por posgrados sea adicionado nuevamente al presupuesto total de la Sede.

Sede Tuluá Proyecto presentado. Tuluá 1 0 0%

La Vicerrectoría Administrativa no aprobó la solicitud realizada, por tal motivo la acción no puede llevarse a cabo

No 0

ASUMIR-MITIGACIÓN

Analizar nuevamente el entorno de forma exhaustiva a través de estrategias de acercamiento a organizaciones y utilizando mecanismos de recolección de información.

Sede Tuluá

Documento que presente el análisis del entorno

Tuluá 2 0 0%

La Coordinación de Extensión tiene programado para el próximo periodo de 2011, realizar las visitas a las empresas para aplicar unas encuestas que permitirán conocer las necesidades del entorno.

No 1

ASUMIR-PREVENCIÓN

Incluir en el presupuesto para el año 2012 los

ingresos por extensión generados por la sede. Sede Tuluá

Ingresos incluidos en el

presupuesto Tuluá 1 0 0%

Esta acción no puede ejecutarse dado que los recursos generados por programas de extensión, ingresan por la Fundación Universidad del Valle Sede Tuluá, por tal motivo no pueden incluirse en el presupuesto de la Sede.

No 0

ASUMIR-MITIGACIÓN

Analizar el entorno para conocer las necesidades y crear nuevos programas de extensión incluyendo el análisis para la oferta de

posgrados/especializaciones Sede Norte del Cauca

Documento actualizado y completo que presente

el análisis del entorno.

Norte del Cauca 1 0,7 70% No se ha avanzado en la actualización y finalización del

documento No 1

ASUMIR-MITIGACIÓN Gestionar la oferta de especializaciones en la sede Sede Norte del Cauca

Documento presentado para solicitar apertura de especializaciones en la sede

Norte del Cauca 1 0 0% No se ha presentado documento para solicitar la apertura de especializaciones No 1

Socioeconomía 1 0 0% Durante el primer semestre del 2011 se realizará un sondeo de las necesidades del entorno No 1

Cartago 1 1 100% Se realizó documento con el análisis del entorno Sí 0

Total 2 1 50%

Ingeniería 9 9 100%

Ya se había incluido en el presupuesto para la presente vigencia y en septiembre se incluirá en el presupuesto de la vigencia 2012 (no es riesgo extremo, es preventivo)

Sí 0

Socioeconomía 2 2 100%

El Departamento de Economía y el Departamento de Ciencias Sociales, incluyeron en el presupuesto del 2011 ingresos por extensión

Sí 0

Total 11 11 100%

ASUMIR-ATENCIÓNIncluir en el presupuesto los ingresos por extensión por parte de las Escuelas / Departamentos. Facultad de Ciencias de la AdministraciónPorcentaje de presupuesto asignado Administración 100% 100% 100% La Facultad a través de la Oficina de Extensión realiza un presupuesto general. Sí 0

ASUMIR-MITIGACIÓN Documento que presente el análisis del entorno

Facultad de Ciencias de la Administración

Número de documentos

analizados con éxito Administración 1 1 100%

La Facultad se apoya en Fundación General, por lo cual establece un plan estratégico para analizar el entorno y determinar así los recursos para extensión.

Sí 1

ASUMIR-MITIGACIÓN

Hacer seguimiento a la propuesta de modificación de la Resolución 030. Informar a interesados el avance del proceso.

Dirección de Extensión y Educación Continua Informe de seguimiento presentado Dirección de Extensión y Educación Continua 1 1 100%

La Dirección de Extensión y Educación continua, recibió copia de la propuesta de modificación de la Resolución con las sugerencias manifestadas por el Rector, para conocimiento e información de los interesados. Se está a la espera de la Resolución definitiva.

Sí 0

ASUMIR-ATENCIÓN

Mediar entre la Fundación y la Dirección Universitaria, para la presentación de una nueva propuesta acorde con los lineamientos de la Dirección Universitaria, que permita a las Unidades Académicas desarrollar proyectos de extensión y educación continua. Dirección de Extensión y Educación Continua Número de propuestas Dirección de Extensión y Educación Continua 1 1 100%

La Dirección de Extensión y Educación Continua, en reuniones con la Dirección Universitaria ha realizado propuestas que permita a las Unidades Académicas desarrollar proyectos de extensión, sin embargo no se han llegado a acuerdos específicos.

No 0

Planeación Institucional

VSC2-4 Deficiencia en el seguimiento a los planes y programas propuestos con acciones de intervención oportunas para lograr la metas propuestas.

Plan de trabajo, informes de ejecución de planes de trabajo por periodos académicos. Para el año 2011 se mejoró la contratación de Coordinadores de medio tiempo a tiempo completo.

a 4 E ASUMIR-ATENCIÓNIncluir cronograma de actividades para el cumplimiento de esta meta en el Plan de trabajo Sede Zarzal Documento con el Análisis del Entorno Zarzal 1 0,25 25%

Se está adelantando la caracterización del área de influencia de la Sede Zarzal (Roldanillo, Zarzal, Toro, La Unión, La Victoria) a través de cinco (5) trabajos de grado de estudiantes del programa de Administración de Empresas de los cuales se terminó uno (1) y cuatro (4) iniciaron su desarrollo.

No 1

Nuevos canales de promoción de portafolio de servicios. Portafolio de Postgrados. Presupuesto para programas de extensión

No existen controles.

E

VSC2-3 Falta articulación entre las unidades académicas y la Dirección de Extensión y Educación Continua para la utilización y distribución de recursos eficientemente.

Ejecución de los recursos de los proyectos de extensión y educación continua por medio de la Fundación de la Universidad del Valle

a 2 A Facultades, Institutos, Sedes, Oficinas adscritas a la Rectoría, Vicerrectorías Número de socializaciones realizadas Gestión Financiera

VSC2-2 Dificultad para generar más recursos por fondos especiales (extensión y posgrados).

ASUMIR-MITIGACIÓN

Analizar el entorno para conocer las necesidades y crear nuevos programas de extensión.

Facultades, Institutos, Sedes

Documento que presente el análisis del entorno a 3 Facultades, Institutos, Vicerrectoría de Investigaciones Número de profesores investigadores responsables de proyectos de investigación actualizados en procedimientos de contratación / Número de profesores con proyectos de investigación activos Formación VSC2-1 Resistencia al interior de la Universidad para interiorizar los principios de calidad.

GICUV. Los controles

existentes no son efectivos. a 2 A

ASUMIR-MITIGACIÓN

Desarrollar actividades del plan de sensibilización para todo el personal de la universidad. VSC1-7 La normatividad para la

contratación es muy compleja y dificulta su ágil ejecución.

Estatuto de contratación.

Control existente no es efectivo. a 2 A

ASUMIR-PREVENCIÓN

Inducción y actualización a profesores investigadores responsables de proyectos de investigación en relación con los procedimientos de contratación para la ejecución de proyectos de investigación.

Investigación y generación del conocimiento

ASC1 Tendencia a la globalización que abre espacios de formación por fuera de la Universidad.

ASUMIR-PREVENCIÓN

Incluir en el presupuesto los ingresos por extensión

por parte de las Escuelas / Departamentos. Facultades, Institutos

Número de Escuelas / Departamentos que incluyen en el presupuesto los ingresos por extensión

a 4 E

No existen controles. b 1 B

ASC2 Pérdida de competencia de la Universidad frente a las exigencias nacionales e internacionales de calidad educativa.

(3)

Ciencias 70% 70% 100% Los cronogramas se cumplieron, solo se reprogramaron dos clases por problemas sanitarios. Sí 70%

Ingeniería 70% 70% 100%

Debe pasar a prevención porque se contemplan planes alternos de logística fuera del campus universitario. Para el segundo semestre aunque se tenga un plan alterno hay actividades que por su razón de ser deben realizarse en el campus universitario

Sí 0

Total 70% 70% 100%

c 1 B PREVENCIÓNASUMIR- Plan alterno de logística general del programa de extensión. Facultad de Ciencias de la Administración

Numero de eventos de extensión realizadas con éxito

Administración 1 1 100%

Todos los eventos programados para el primer periodo 2011 de extensión fueron realizados con éxito y se conto con la logística adecuada

Sí 3

Se tiene un protocolo interno de b 2 M ASUMIR- Plan alterno de logística general del programa de Instituto de Psicología % de eventos de Psicología 100% 100% 100% Se tiene previsto un plan alterno cada que se programa un Sí 0

Desarrollo humano y Bienestar

Evacuación del personal de la institución, comunicados de reflexión y llamado a defender la Universidad, reglamentos y estatutos, comités que tratan estas situaciones, diálogos directos entre los actores. En las sedes regionales existe un modelo cultural diferente entre los estudiantes y un estilo de dirección más claro frente a esta situación). Realizar un informe sobre los eventos que hace la Universidad a través de la Vicerrectoría de Bienestar para fomentar una cultura de identidad y respeto con la Universidad.

a 4 E PREVENCIÓN

ASUMIR-Realizar encuentros culturales que involucren a la comunidad universitaria de la Universidad del Valle. Vicerrectoría de Bienestar Universitario Número de encuentros culturales realizados en el semestre

VB-Despacho 2 4 200% 1. Bienvenida a los primíparos. 2. Concurso de Canto. 3. Carmen López. 4. Mi primer Amor. Sí 0

VSC3-2 Asumir costos no previstos por el incumplimiento con la realización de eventos.

El presupuesto y la planeación

no se cumplen a cabalidad. a 1 M

ASUMIR-MITIGACIÓN

Elaborar propuesta de instructivo sobre manejo económico de costos imprevistos en la realización de eventos. División Financiera Propuesta entregada al Vicerrector Administrativo División Financiera 1 0 0%

La división Financiera no es la encargada de elaborar y

entregar dicha propuesta. No 0

VSC3-3 Reprocesos y demoras en los

trámites. No existen controles. a 1 M

ASUMIR-MITIGACIÓN

Implementar procesos externos al campus que

puedan amortiguar un cierre del mismo. División Financiera

Petición a la OITEL para la creación del multiusuario.

División

Financiera 1 1 100%

Existen puntos alternos en Sede San Fernando, OITEL, Torre Institucional, para acceso del personal de la División Financiera, lo que ayuda a amortiguar el cierre de las instalaciones de la Universidad. En feb. 18 de 2011 se hizo la solicitud a la OITEL de creación de multiusuarios para el ingreso a los sistemas financieros a los funcionarios de las dependencias, para lo cual dicha oficina sugiere no tener instalados con antelación los certificados, por seguridad y vigencia de los mismos, por lo cual ante eventuales cierres mantener su clave en sitio seguro y fácilmente alcanzable para que la OITEL se encargue de reinstalarlos. Se enviará solicitud al Comité de Informática.

Sí 1

VSC4-1 Falta de una oferta ágil, actualizada y atractiva de extensión acorde a las necesidades del entorno.

Existencia de la Resolución 030 e iniciativas que cada unidad académica realiza. Los controles existentes no son efectivos.

a 2 A

ASUMIR-MITIGACIÓN

Realizar la caracterización de la oferta de extensión en el entorno. Facultades, Institutos, Sedes, Dirección de Extensión y Educación Continua Informe de caracterización consolidado de la oferta de extensión. Dirección de Extensión y Educación Continua 1 0,7 70%

Se realizó informe consolidado de la caracterización de la Oferta de Extensión para: 1. Programas de Salud de las Sedes Regionales. 2. Programas Académicos de las Facultades e Institutos.

Sí 1

VSC4-2 La reglamentación existente no estimula la gestión de la participación de los docentes en los programas de extensión y educación continua.

Existencia de la Resolución 030 e iniciativas que cada unidad académica realiza. Los controles existentes no son efectivos.

a 2 A ASUMIR-ATENCIÓNRevisar y proponer un ajuste en la resolución existente.

Dirección de Extensión y Educación Continua Número de propuestas presentadas al Consejo Superior Dirección de Extensión y Educación Continua 1 0 0%

La acción no se realizó ya que la Dirección de Extensión no tiene injerencia en la propuesta de modificación a la Res. No. 030 ante el Consejo Superior. En su lugar, la Dirección de Extensión y Educación continua, recibió copia de la propuesta de modificación de la Resolución con las sugerencias manifestadas por el Rector, para conocimiento e información de los interesados. Está en proceso de revisión para realizar sugerencias en caso de ser pertinentes.

No 0

ASUMIR-MITIGACIÓN

Realizar un benchmarking sobre uso de TIC a nivel nacional. Facultad de Ciencias de la Administración Documento que presente el benchmarking

Administración 1 1 100% La Facultad se apoya en Fundación General Sí 0

ASUMIR-PREVENCIÓN

Documentar y difundir el proceso de creación de un curso virtual.

Vicerrectoría Académica-DINTEV

Caracterización del

proceso DINTEV 1 1 100%

Se realizo presentación a los profesores de administración

y otros docentes para realizar la virtualidad del curso Sí 0

Ciencias 1 1 100% La Facultad se apoya en Fundación General Sí 0

Socioeconomía 1 1 100%

Presentación del profesor Luis Francisco Lenis, de la Dirección de Nuevas Tecnologías y Educación Virtual, sobre la oferta en usos pedagógicos de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, TIC.

Sí 0

Administración 1 1 100%

El acompañamiento que se hace a la comunidad de la Facultad de Administración, es capacitar en la forma como se genera, como se almacena, como se transforma como se trasmite y como se accede a la información en sus diversas manifestaciones, tales como textos imágenes y sonidos

Sí 1

Salud 4 0 0% No se recibió reporte de la Unidad No 4

Psicología 1 1 100%

Acompañamiento a profesores y estudiantes en el curso "Tópicos en psicología Organizacional" I-01 del Profesor Álvaro Enríquez.

Sí 1

Ingeniería 1 1 100%

La Facultad de Ingeniería participó en las reuniones de elaboración de la propuesta del borrador del plan maestro de las TIC'S en la Universidad del Valle, que se presentará en el segundo semestre al Comité de Informática, para ser incluido en el plan de acción 2012 2015, además el Instituto Cinara en Septiembre de 2011 realizará un diplomado virtual sobre recurso hídrico en convenio con una universidad Holandesa

Sí 0

Zarzal 2 2 100%

Se realizo una actividad con el ingeniero Juan Carlos Galeano Garibello, en la que participaron veintisiete (27) profesores sobre "Técnica Activas para el Aprendizaje" Manejo del campus virtual"

En la segunda actividad participaron los funcionarios administrativos en "El manejo de herramientas tecnológicas (ambientación)", Dictado por el ingeniero Juan Carlos Galeano

Sí 1

Yumbo 1 0 0%

En este primer semestre no se realizó actividad en este campo. Para agosto de 2011 se realizará capacitación a los docentes en el uso de las TIC

No 1

Tuluá 2 1 50%

Se realizó un taller por parte de la Coordinación de Tecnología en Sistemas dirigido al personal docente; para el segundo periodo de 2011 se tiene programada otra capacitación

Sí 1

Cartago 1 1 100% Se realizó actividad de acompañamiento y capacitación en

las TIC Sí 0

Norte del Cauca 1 0 0% No se realizaron actividades de acompañamiento. No 1

2 M

ASUMIR-PREVENCIÓN

Acompañamiento y asesoría a la comunidad universitaria para la apropiación de las TIC.

Facultades, Institutos, Sedes, OITEL Número de actividades de acompañamiento y capacitación en apropiación de TIC 4

ASC3 Fuerzas externas e internas que propulsan una agenda de desestabilización de la Universidad.

% de eventos de extensión realizadas con éxito

Gestión Financiera

Extensión y proyección social

ASC4 Surgimiento de otras instituciones educativas a nivel regional, nacional e internacional, con ofertas educativas con desarrollos tecnológicos que las hacen más atractivas a los usuarios.

Gestión de Recursos Tecnológicos

VSC4-3 Insuficiente masificación, incorporación y adopción de las TIC en los procesos de Formación, Investigación, Extensión y Proyección Social y en la administración universitaria.

Del 2006 al 2009 se ha triplicado el uso del campus virtual por los estudiantes. Sin embargo, son muy pocos los programas virtualizados que se tienen al 2009. Los controles existentes no son efectivos y no están documentados.

b

Plan alterno de logística general del programa de

extensión. Facultades, Institutos

VSC3-1 Dificultades para prevenir y conjurar las acciones de hecho internas y los disturbios de orden público que se presentan en el Campus.

E ASUMIR-ATENCIÓN Evacuación del personal de la

institución, comunicados de reflexión y llamado a defender la Universidad, reglamentos y estatutos, comités que tratan estas situaciones, diálogos directos entre los actores. En las sedes regionales existe un modelo cultural diferente entre los estudiantes y un estilo de dirección más claro frente a esta situación). Los controles existentes no están documentados.

a Extensión y

(4)

OITEL 4 5 125%

1. Diseño de páginas web, 2. seguridad de la información, 3. red inalámbrica, 4. sistemas de información institucionales, 5. manejo del OTRS

Sí 0

Total 20 14 70%

Administración 20% 20% 100%

Falta más asesoría para el manejo en la base de datos de la biblioteca a los estudiantes de pregrado, la Facultad con el apoyo de la Biblioteca, realiza acompañamiento a estudiantes de posgrado

Sí 0

Biblioteca 20% 20% 100%

Se ha logrado incrementar el uso de las bases de datos a partir de la implementación del servicio EZProxy el cual permite la consulta remota de estos recursos

Sí 0

Total 20% 20% 100%

Socioeconomía 100% 60% 60% Falta organización en la oficina de dirección de extensión

y educación continua No 100%

Ciencias 100% 90% 90%

Se presentaron algunos inconvenientes debido a que la persona encargada de estos procedimientos estuvo incapacitada por 3 meses

Sí 100%

Ingeniería 80% 80% 100%

En el segundo semestre se continuará difundiendo a través de la página web de la facultad los procesos y procedimientos actualizados y aprobados por la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional.

Sí 80%

Salud 100% 0% 0% No se recibió reporte de la Unidad No 100%

Administración 100% 100% 100%

La Facultad aplica la reglamentación vigente para el desarrollo de cursos, diplomados y todo lo relacionado con Extensión

Sí 0

Psicología 100% 50% 50% Todavía hay muchos reprocesos por desconocimiento de

la norma incurriendo en muchos errores administrativos No 100%

Total 97% 63% 66%

Socioeconomía 100% 24% 24% Pautas publicitarias para promocionar cursos nivelatorios e inscripción a Especialización Sí 0

Ciencias 100% 13,5% 14%

Publicidad en periódico , radio, volantes, afiches, banners. Muchos de los gastos en publicidad se registran como traslados entre dependencias ya que la unidad de artes graficas de la Facultad realiza los trabajos.

Sí 30%

Ingeniería 90% 90% 100%

En el presupuesto presentado en el segundo semestre de 2010 para la presente vigencia las Unidades Académicas ampliaron su presupuesto para avisos publicitarios a nivel regional y en el segundo semestre se espera incluir en el presupuesto de la vigencia 2012 una cifra superior.

Sí 90%

Salud 100% 0% 0% No se recibió reporte de la Unidad No 100%

Administración 100% 100% 100% Dentro del presupuesto de los posgrados se incluye los gasto de publicidad. Sí 0

Psicología 100% 100% 100% El presupuesto proyectado fue ejecutado en su totalidad Sí 0

Total 98% 55% 56%

Socioeconomía 1 1 100% Publicación en la Página Web Sí 0

Ciencias 1 1 100%

Se recopila la información de correos de las personas que asisten a las actividades en la Biblioteca Departamental y se están enviado comunicaciones de los eventos realizados

Sí 0

Ingeniería 1 1 100%

Se han utilizado los canales institucionales como la emisora Univalle, UTF y con algunos comunicadores a través de Telepacífico

Sí 1

Salud 1 0 0% No se recibió reporte de la Unidad No 1

Administración 1 1 100%

La divulgación de eventos a través de correos electrónicos es una estrategia de mercado a bajo costo que la Facultad a implementado. En el I semestre se divulgo cines foros y conferencias empresariales.

Sí 7

Psicología 1 1 100% Se cuenta con la base de datos de egresados, con la pagina Web del Instituto y la red de comunicaciones. Sí 0

Total 6 5 83%

ASC7 Crisis económica produce informalidad del trabajo que afecta la Universidad.

VSC7-1 Dificultad para controlar la proliferación de las ventas ambulantes en las sedes de Meléndez y San Fernando.

Normas existentes (explícitas e implícitas) en las sedes y cumplimiento de estas por parte de los estudiantes. Los controles existentes no están documentados.

b 2 M ASUMIR-ATENCIÓN Censar y caracterizar (para regular).

Vicerrectoría de Bienestar Universitario

Número de informes

presentados VB-Despacho 1 50% 50% Se entrega encuesta II semestre de 2011 No 1

Zarzal 1 1 100%

La propuesta ha sido desarrollada con el acompañamiento de la OPDI, para construcción del Campus Universitario "Las Balsas" que incluye escenarios deportivos.

Sí 0

Buga 1 0 0%

Esta actividad no reporta avance dado que no se han presentado proyectos por este concepto a convocatoria estampilla 2011. Esta actividad es liderada por la Universidad del Valle a nivel institucional.

No 0

Yumbo 1 0 0%

La sede Yumbo no presentó proyecto de estampilla para la construcción de escenarios deportivos porque todas las acciones estaban encaminadas a la construcción del edificio en la sede primera etapa

No 0

Total 3 1 33%

ASC9 Recursos insuficientes de los estudiantes para continuar con su carrera.

VSC9-1 Bienestar no cuenta con los recursos adecuados para la retención de los estudiantes.

Estadísticas de deserción, ayudas de bienestar en la sede Cali.

Los controles existentes no son efectivos.

a 4 E ASUMIR-ATENCIÓN Mantener las ayudas existentes.

Vicerrectoría de Bienestar Universitario Número de ayudas concedidas (subsidio, beca de alimentación, matrícula financiera, padrinazgo educativo universitario, monitorias para discapacitados) Sección Desarrollo Humano y Promoción Socioeconómica 5 5 100%

Subsidio para estudiantes de escasos recursos económicos, beca de alimentación, revisión para rebaja matrícula financiera, padrinazgo educativo universitario, monitorias para discapacitados.

No 0

ASC10 Disminución de los recursos financieros y posibles sanciones impuestas por organismos de control.

VSC10-1 No se cuenta con una plataforma tecnológica de información ni con el personal suficiente y la financiación para ella.

Indicadores de gestión, del SUE y planes de acción no sistematizados. Los controles existentes no son efectivos.

a 1 M

ASUMIR-PREVENCIÓN Gestionar el proyecto de plataforma tecnológica.

Vicerrectoría de Bienestar Universitario

Número de comunicaciones sobre el tema enviadas a las instancias pertinentes

VB-Despacho 12 6 50% El proyecto se financiará a finales del año 2011 No 6

ASUMIR-PREVENCIÓN

Para la elaboración del Plan de Acción 2012-2015

se hará consulta a los empresarios. OPDI-Análisis

Número de mecanismos creados para consultar a los empresarios

OPDI-Análisis 1 1 100% Se realizó un análisis de percepción de la Universidad que servirá como insumo en la Construcción del Plan. Sí 0

Palmira 1 1 100% Participación en el Comité Cívico Intergremial por parte del Director de la Sede. Sí 0

Yumbo 2 2 100% Consejo Territorial de Planeación, consejo Municipal de salud Ocupacional Sí 0

3 A M A 2 M ASUMIR-PREVENCIÓN

Participación en los procesos de planeación de los

municipios. Sedes

Número de comités en los que se participa por sede ASUMIR-ATENCIÓN

Proponer proyectos por estampilla para tener escenarios deportivos propios (Zarzal, Buga, Yumbo). Sedes Número de proyectos presentados a convocatoria de estampilla 2011 Planeación Institucional

ASC11 Insuficiente participación de la sociedad en los procesos de planeación.

VSC11-1 La planeación institucional se realiza sin considerar las necesidades de la sociedad en su conjunto.

Representación de los estamentos de la sociedad en los organismos de dirección.

b Desarrollo humano y

Bienestar

ASC8 Dependencia de escenarios deportivos del municipio, instituciones educativas y voluntad política.

VSC8-1 Carencia de escenarios deportivos en la Sedes Regionales.

Convenios de utilización de los escenarios deportivos del Municipio y controles de asistencia. Los controles existentes son efectivos y están documentados.

a 1

M

Incluir en el presupuesto el gasto en publicidad. Facultades, Institutos% de ejecución de presupuesto asignado

ASUMIR-MITIGACIÓN

Realizar acciones alternas de mercadeo de cero

costo. Facultades, Institutos

Número de actividades realizadas por evento ASUMIR-ATENCIÓN Seguir el proceso administrativo reglamentario. Facultades, Institutos

% de cumplimiento del proceso (sin reprocesos) y la reglamentación de extensión existente.

ASC6 Inversión en mercadeo de otras instituciones.

VSC6-1 Débiles mecanismos de comunicación y articulación que contribuyan a posicionar las actividades de extensión de la Universidad, tanto a nivel interno como externo.

Acuerdo 003 de febrero de 2010 sobre políticas de comunicación de Univalle. Actas de asistencia a comités y gremios externos. Los controles existentes no son efectivos.

b 2

ASUMIR-MITIGACIÓN Extensión y

proyección social

ASC5 Pérdida progresiva de la credibilidad de la Universidad Pública frente a la sociedad.

VSC5-1 Complejidad en el proceso administrativo que impide la ejecución de los recursos oportunamente.

Existe la normatividad, sin embargo, es muy compleja y dificulta su ágil ejecución. Los controles existentes no son efectivos.

a 2

ASUMIR-PREVENCIÓN

Acompañamiento y asesoría a la comunidad universitaria para la apropiación de las TIC.

Facultades, Institutos, Sedes, OITEL Número de actividades de acompañamiento y capacitación en apropiación de TIC ASUMIR-MITIGACIÓN

Establecer indicadores de uso para que toda la comunidad universitaria se involucre en el uso de las tecnologías.

Vicerrectoría Académica-Biblioteca, Facultades

Valor del indicador de uso en las bases de datos de la biblioteca ASC4 Surgimiento de otras

instituciones educativas a nivel regional, nacional e internacional, con ofertas educativas con desarrollos tecnológicos que las hacen más atractivas a los usuarios.

Gestión de Recursos Tecnológicos

VSC4-3 Insuficiente masificación, incorporación y adopción de las TIC en los procesos de Formación, Investigación, Extensión y Proyección Social y en la administración universitaria.

Del 2006 al 2009 se ha triplicado el uso del campus virtual por los estudiantes. Sin embargo, son muy pocos los programas virtualizados que se tienen al 2009. Los controles existentes no son efectivos y no están documentados.

(5)

Tuluá 1 10 1000%

La Sede Tuluá realiza representaciones institucionales en: 1. Comité evaluador de documentos del Consejo Municipal de Archivos,

2. Comité Técnico del Sena Buga, 3. Junta Directiva Parquesofth, 4. Junta Directiva Fundación Univalle Tuluá, 5. Grupo de estudios ambientales urbanos GEAUR (CVC), 6. Comité interinstitucional de educación ambiental CIDEA,

7. Comité Municipal Ambiental (CMA). 8. Comité territorial de capacitación docente y directivos docentes.

9. Concejo de política social. 10. Comité Municipal de Salud Mental.

Sí 0

Cartago 1 0 0% No se participó en los comités No 1

Norte del Cauca 1 0 0% No se participó en los comités No 0

Total 6 13 217%

Palmira 2 2 100% Participación en el Anuario del Municipio y el Consejo de

Competitividad, Inversión y Empleo CIE Sí 0

Yumbo 2 0 0%

Este informe no se realiza. La única difusión que se realiza de actividades es el periódico PIENSA EN U, el cual es interno.

No 1

Tuluá 2 2 100%

Se dio a conocer el informe de gestión de la Dirección del año 2010 a través de la página web y se dio a conocer el avance del informe de plan de acción 2011 a finales de julio publicado en el mismo medio.

Sí 1

Cartago 2 0 0% No se difundieron los informes. No 2

Norte del Cauca 2 0 0% No se difundieron los informes. No 0

Total 10 4 40%

ASUMIR-MITIGACIÓN

Realizar análisis y estudios para la toma de decisiones con relación a las exigencias del Estado.

OPDI-Análisis Número de análisis y estudios llevados a cabo OPDI-Análisis 1 1 100% Se elaboró estudio que apoyó la propuesta de financiación de Universidades Públicas en la Reforma a la Ley 30 Sí 0

Administración 1 1 100%

Los Jefes de Departamento, Dirección de Extensión y Decanatura son responsables de la elaboración del Plan de Acción, igualmente cada responsable asigna su presupuesto

Sí 1

Salud 1 0 0% No se recibió reporte de la Unidad No 1

Ciencias 1 1 100% El plan se ha ido ejecutando y se ha realizado el

seguimiento de acuerdo a los cronogramas propuestos Sí 0

Socioeconomía 1 1 100% Plan de acción realizado con reporte de metas a junio de 2011 Sí 0

FAI 1 1 100% Se ha cumplido con el Plan de Acción, Planes de Trabajo y Planes de Inversión. Sí 0

IEP 1 1 100% Se elaboró el Plan de Acción 2011 Sí 0

Psicología 1 1 100%

Se viene presentando semestralmente el plan de acción del instituto en las fechas señaladas por la oficina de Planeación.

Sí 0

Ingeniería 1 0 0%

En el primer semestre las Unidades Académicas contrataron personas para elaborar sus planes de acción y acorde con ellos la Facultad en Noviembre de 2011 elaborará un borrador del de la Facultad.

No 1

Palmira 1 1 100% Plan de Acción 2011 elaborado Sí 0

Yumbo 1 1 100% Hay un solo Plan de acción para la Sede Sí 0

Tuluá 1 1 100% Se elaboró y entregó el plan de acción del año 2011 a la

OPDI de acuerdo a fechas establecidas y presupuestos Sí 0

Cartago 1 1 100% Se elaboró Plan de acción por cada responsable Sí 0

Norte del Cauca 1 1 100% Se continua elaborando el plan de acción de la sede de acuerdo con las directrices institucionales Sí 0

Total 13 11 85%

Ingeniería 1 0,75 75%

El profesional encargado de la Oficina de Comunicaciones participó en las reuniones organizadas por la oficina de comunicaciones de la Universidad, en el segundo semestre a través de la página de la Facultad y mediante reuniones con el Consejo de Facultad se hará la difusión sobre el contenido del acuerdo 003 sobre políticas de información.

No 1

Socioeconomía 1 1 100%

El Decano de la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas participo en la reunión realizada en el Consejo Académico sobre el acuerdo 003

Sí 0

Humanidades 2 5 250% Se han realizado reuniones sobre políticas de difusión y

divulgación con la FAI. Sí 3

Zarzal 1 1 100%

Circulación del documento de Acuerdo 003-2010 al personal administrativo y coordinadores de programa 27 de mayo de 2011

Sí 1

Cartago 1 1 100% Se realizó reunión con organismos directivos Sí 0

Norte del Cauca 1 0 0% No se realizaron reuniones con organismos directivos No 1

DINTEV 1 1 100% Se realizo una reunión con funcionarios de la DINTEV, para difundir el acuerdo 003. El 3 de febrero de 2011 Sí 0

Total 8 9,8 122%

ASUMIR-PREVENCIÓN

Conformar el comité de comunicaciones de la

sede. Sede Cartago

Acta de conformación del comité de comunicaciones

Cartago 1 1 100% Se realizó acta de conformación del comité. Sí 0

ASUMIR-PREVENCIÓN

Crear espacios en la página WEB para la difusión de la política de comunicaciones.

Instituto de Educación y Pedagogía

Número de espacios

creados en la web IEP 1 1 60%

Se ha difundido esta política mediante boletines y se ha discutido en el consejo. Aun no se ha creado el espacio en la web.

NO 1

ASUMIR-PREVENCIÓN

Organizar dos reuniones con directores de grupos de investigación del IEP para diseñar una estrategia que mejore la relación universidad-comunidad. Instituto de Educación y Pedagogía Número de reuniones con directores de grupos de investigación IEP 2 1 50%

Falta Integrar las acciones comunicativas (Boletín IEP, portal IEP, semana maestra, semana de la investigación, tejer desde adentro) dentro de una estrategia que mejore la relación universidad- comunidad.

Sí 1

ASUMIR-PREVENCIÓN

Realizar contacto con la Oficina de comunicaciones, y que ellos se vinculen con la Sede.

Sede Yumbo

Número de reuniones con la oficina de comunicaciones

Yumbo 1 0 0% En el primer semestre no se realizaron reuniones con la Oficina de Comunicaciones No 1

ASUMIR-PREVENCIÓN

Involucrar a las sedes para ayudar a cambiar la

imagen negativa de la Universidad Sede Yumbo

Cantidad de Información publicada sobre las sedes en los medios de comunicación de la Sede principal/semestre

Yumbo 5 1 20%

Se encargo a una persona de la Sede, pero hasta el momento no se ha realizado el contacto con la Oficina de comunicaciones de Cali.

No 3

ASUMIR-ATENCIÓN

Difusión de los contenidos del Acuerdo 003 del 10 febrero de 2010 y de la importancia y legalidad de la comunicación en toda la Universidad (Cali-sedes).

Facultad de Ciencias de la Administración

Número de reuniones

con profesores Administración 1 1 100% El Acuerdo 003, Se ha difundido en claustro de profesores Sí 0

ASUMIR-MITIGACIÓN

Llevar a cabo el proyecto de extensión y medios a través del cual se aspira que la comunidad universitaria y la ciudad conozcan el desarrollo de la FAI.

Facultad de Artes Integradas

Número de actividades realizadas del programa extensión y medios

FAI 3 3 100% Se socializó el documento en: consejo de Facultad, comité de Curriculum y Comité de Extensión. Sí 0

a 3 A a 2 A 3 E Comunicación Institucional

ASC13 Imagen negativa de la Universidad ante ciertos sectores de la sociedad.

VSC13-1 No hay una visión compartida de la comunicación para la gestión institucional.

Existencia del documento de políticas de información y comunicación - Acuerdo 003 del 10 febrero de 2010. Contacto permanente con los medios de comunicación.

ASUMIR-MITIGACIÓN

Elaboración del Plan de Acción con base en presupuestos aprobados y proyectados.

Facultades, Institutos, Sedes

Plan de Acción elaborado por cada responsable

ASUMIR-PREVENCIÓN

Difusión de los contenidos del Acuerdo 003 del 10 febrero de 2010 y de la importancia y legalidad de la comunicación en toda la Universidad (Cali-sedes). Facultades, Institutos, Sedes, DINTEV Número de reuniones con organismos directivos ASC12 Implantación de elevadas

metas nacionales para el sistema de educación superior.

VSC12-1 Elaboración de planes sobrevalorados para dar cumplimiento a las metas o indicadores nacionales.

Elaboración del plan estratégico de desarrollo, planes de acción, planes de trabajo, plan de inversión y plan maestro de desarrollo físico.

b 2 M

ASUMIR-PREVENCIÓN

Participación en los procesos de planeación de los

municipios. Sedes

Número de comités en los que se participa por sede

ASUMIR-PREVENCIÓN

Mantener informada a la sociedad sobre el quehacer de la Universidad, presentando a los organismos de los municipios los resultados de la Universidad.

Sedes

Número de informes difundidos entre los organismos municipales por sede Planeación

Institucional

ASC11 Insuficiente participación de la sociedad en los procesos de planeación.

VSC11-1 La planeación institucional se realiza sin considerar las necesidades de la sociedad en su conjunto.

Representación de los estamentos de la sociedad en los organismos de dirección.

(6)

ASUMIR-MITIGACIÓN

Introducir en las inducciones y reinducciones el tema de la importancia y legalidad de la comunicación en toda la Universidad y el contenido del Acuerdo 003.

Sede Tuluá

Número de inducciones o reinducciones en las cuales se trate el tema de la importancia de la comunicación en la Universidad

Tuluá 2 2 100%

En inducción programada en marzo de 2011 se dio a conocer el tema de la importancia y legalidad de la comunicación en toda la Universidad, el contenido del Acuerdo 003 y el de la resolución de creación del Comité de Comunicaciones en la Sede; igualmente se habló nuevamente de esto en reinducción que se programó en el mes de agosto de 2011.

Sí 0

ASUMIR-PREVENCIÓN

Programar desde la oficina de Comunicaciones , la Difusión de los contenidos del Acuerdo 003 del 10 febrero de 2010 y de la importancia y legalidad de la comunicación en toda la Universidad (Cali-sedes).

Instituto de Psicología

Número de reuniones con organismos directivos

Psicología 1 0 0% No se ha acordado una reunión con la oficina de

comunicaciones No 1

ASUMIR-MITIGACIÓN

Elaboración de la propuesta de estrategia y plan de acción de comunicación de la Universidad

Oficina de Comunicaciones-Secretaría General Propuesta presentada al Sr. Rector de la Universidad Oficina de

Comunicaciones 1 1 100% Se realizo y se entrego Sí 0

Asesoría en la unidad visual de la pagina web. Recomendaciones para mejorar la visibilidad se realizan recomendaciones en cuanto a la pertinencia de los contenidos publicados en la web.

c 3 M MITIGACIÓNASUMIR- Realizar asesoría en el manejo de la página web para la conservación de la imagen institucional OITEL

# de asesorías realizadas en el año con relación a la página web

OITEL 10 17 170%

1. Diseño en Sociedad - Departamento de Diseño, 2. Cali Cultura Salsera - Escuela de Comunicación Social, 3. Grupo de Historia de la Ciencia y la Tecnología - Escuela de Ingeniería Química

4. Grupo Incide - IEP

5. Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento - Facultad de Administración, 6. Grupo de investigación "Desarrollo económico, crecimiento y mercado laboral" - Facultad de Ciencias Sociales y Económicas

7. Grupo de Investigación Caligari - Escuela de Comunicación Social

8. Grupo de Investigación Religión y Utopía - Facultad de Humanidades

9. Programa de Especialización en Geomática - Escuela de Ingeniería civil y geomática, 11. Escuela de Música - Facultad de Artes Integradas

12. Escuela de Ingeniería Química

13. II Conferencia Internacional "Gestión de Residuos en América Latina" GRAL 2011 - Facultad de Ingeniería 14. Coro Magno

15. Grupo Estudiantil OMEGA - Departamento de Matemáticas

16. Foro Ley 30 - DINTEV 17. Escuela de Arquitectura - FAI

Sí 0

ASUMIR-MITIGACIÓN

Elaboración de una propuesta de Plan Operativo de Comunicaciones para la Universidad del Valle.

Oficina de Comunicaciones - Secretaría General

Propuesta del Plan Operativo elaborada

Oficina de

Comunicaciones 1 0 0%

La secretaria general no es la encargada de elaborar la

propuesta. No 0

ASUMIR-MITIGACIÓN

Propuesta de estructura organizativa de comunicaciones para la Universidad del Valle.

Oficina de Comunicaciones - Secretaría General Propuesta de estructura elaborada Oficina de Comunicaciones 1 0 0%

La secretaria general no es la encargada de elaborar la

propuesta. No 0

VSC13-3 Insuficiente vinculación de los medios masivos de la Universidad con la misión y visión de la misma.

Existencia del documento de políticas de información y comunicación - Acuerdo 003 del 10 febrero de 2010. Existencia de la Fundación Universidad del Valle presidida por el Rector.

b 1 B ASUMIR-ATENCIÓN Citación al Comité de Medios. Rectoría Acta de la primera reunión Rectoría 1 0 0% Citar al comité de medios para tratar el tema de comunicaciones entre los meses de Julio y Agosto No 1

Ingeniería 1 1 100%

Se amplio la difusión de la presencia institucional de la Facultad de Ingeniería mediante el boletín electrónico Ingeniería Informa que se envía a egresados, estudiantes, docentes e instituciones nacionales e internacionales. En el segundo semestre se realizará el documento que incluya el inventario, la identificación y los mecanismos de presencia elaborado.

No 1

Administración 1 1 100% Se elaboró Documento con el inventario de la presencia de la universidad Sí 0

Salud 1 0 0% No se recibió reporte de la Unidad No 1

FAI 1 0,5 50%

Ha habido presencia de docentes de la FAI en otros escenarios, pero falta el documento final, es decir, el portafolio de actividades y servicios de la Facultad.

No 0,5

Socioeconomía 1 0 0%

La acción depende de la Administración Central y la DINTEV, La Facultad está dispuesta a participar cuando definan los lineamientos a seguir

No 1

Humanidades 1 1 100% Se elaboró el Documento Sí 0

IEP 1 0 0%

Falta la elaboración del documento que de cuenta de las acciones y protagonismo que desarrolla el IEP en la región y el País.

No 1

Psicología 1 1 100% Se hace a través del programa de practicas Sí 0

Yumbo 1 0 0% No existe este documento en la Sede No 1

Zarzal 1 0 0% Esta acción se encuentra pendiente para gestionar su

realización en el segundo semestre No 1

Tuluá 1 1 100% Este inventario se encuentra definido en el Plan de Acción de la Sede. Sí 0

Norte del Cauca 1 0,5 50% Se ha avanzado en la realización del documento. Sí 1

DINTEV 1 0 0%

El Comité de comunicadores tiene a cargo la identificación de temas sensibles , conjunto con la Oficina de Comunicación de la Universidad del Valle. LA DINTEV no tiene relación directa con la imagen de la Universidad del Valle.

No 0

OITEL 1 1 100% Participación en RUAV Sí 0

Rectoría 1 1 100%

Se realizó un estudio de percepción de la imagen de la Universidad a partir de versiones y voces provenientes de diferentes sectores y actores de la sociedad en el ámbito regional y nacional.

Sí 0

Total 15 8 53%

ASC14 Imposibilidad de control de la información en medios electrónicos.

VSC14-1 No hay claridad sobre cómo se debe participar institucionalmente en los medios electrónicos (redes sociales).

Existencia del documento de políticas de información y comunicación - Acuerdo 003 del 10 febrero de 2010. Manual de construcción de páginas institucionales. Comunicados oficiales. Resolución de Rectoría sobre el dominio oficial y correo institucional de contacto.

c 1 B PREVENCIÓNASUMIR- Realización de un foro de discusión sobre la participación institucional en medios electrónicos. Académica-DINTEVVicerrectoría Documento que contiene las memorias con recomendaciones sobre el tema producto del foro

DINTEV 1 0 0%

La oficina de Comunicaciones de Rectoría ya abrió cuentas en estos medios. La DINTEV no tiene relación directa con este ítem.

NO 0

VSC15-1 Resistencia al cambio y a la apropiación de la normatividad por parte de los estamentos de la Universidad.

Existen capacitaciones y sensibilizaciones. Los controles no son suficientes.

c 2 B MITIGACIÓN

ASUMIR-Desarrollar actividades del Plan de Divulgación del GICUV para unidades académicas y

administrativas. OPDI-Calidad Número de actividades realizadas/ Número de actividades programadas OPDI-Calidad 1 1 100%

Se realizó el Curso Abierto del GICUV, Se realizo la Charla de la NTCGP 1000, Se realizó la mini revista N° 06 y el Calendario 2011

Sí 0

a 2 A

Inventario de la presencia de la Universidad, identificación de temas sensibles y creación de mecanismos de presencia.

Facultades, Institutos, Sedes, Vicerrectoría Académica-DINTEV, OITEL, Rectoría

Documento que incluya el inventario, la identificación y los mecanismos de presencia elaborado Plan de Desarrollo 2005-2015. Asunto Estratégico 2: vinculación con el entorno. Presencia de docentes y grupos de trabajo de la Universidad en distintos escenarios. b 2 M MITIGACIÓN ASUMIR-Gestión de la Calidad

ASC15 Surgimiento de nuevas tendencias administrativas a nivel de sistemas de gestión de calidad aunada a la percepción de que las normas son diseñadas con enfoque privado.

VSC13-4 Insuficiente presencia de la Universidad en espacios y debates de interés nacional y regional. Comunicación

Institucional

ASC13 Imagen negativa de la Universidad ante ciertos sectores de la sociedad.

VSC13-2 Falta fortalecimiento y articulación de la estructura de comunicaciones a nivel organizacional. VSC13-1 No hay una visión compartida de la comunicación para la gestión institucional.

Profesionales de comunicación de algunas Facultades y Dependencias. Reunión periódica de los comunicadores de la Universidad.

b 2 M

Existencia del documento de políticas de información y comunicación - Acuerdo 003 del 10 febrero de 2010. Contacto permanente con los medios de comunicación.

(7)

VSC15-2 Estructuras organizacionales poco flexibles.

Existe la política de gestión por

procesos. c 2 B

ASUMIR-MITIGACIÓN

Desarrollar el Plan de Despliegue del GICUV en

Facultades e Institutos. OPDI-Calidad

Número de comités de

calidad conformados/ 9 OPDI-Calidad 9/9 8/9 89%

Hasta el momento solo falta la Facultad de Administración por crear el comité bajo una resolución, pues ya se tiene el grupo de trabajo con el que el Área de Calidad se ha ido reuniendo pero no esta constituido legalmente, como los otros. En total hay 8 comités de calidad de 9 que se deberían tener. También se han creado comités para las Sedes Regionales de los cuales todos se encuentran constituidos por Resolución.

Sí 1/9

VSC16-1 Incumplimiento sistemático de requisitos establecidos al obtener certificaciones y no continuar el proceso de mejora continua.

Existe el plan de desarrollo de la Universidad que contempla los procesos de gestión de calidad.

c 4 A

ASUMIR-MITIGACIÓN

Incrementar el número de auditores internos para

garantizar el funcionamiento óptimo del sistema. OPDI-Calidad

Número de auditores

internos nuevos OPDI-Calidad 40 85 213%

Finalizando al semestre II del 2010 se formaron 40 auditores más de los 35 que se tenían, y 10 profesores más en el curso que dio el ICONTEC. Para tener 85 auditores internos de calidad.

Sí 0

VSC16-2 Falta de un sistema de información que soporte el proceso de calidad.

Existe un proyecto que se presentó al Banco de Proyectos para asignación de recursos Estampilla 2011.

c 3 M MITIGACIÓNASUMIR- Realizar gestión para la aprobación del proyecto. OPDI-Calidad Proyecto aprobado OPDI-Calidad 1 1 100%

Se presentó el proyecto para la compra de un software, pero no se aprobaron todos los recursos solicitados. Ya se han realizado cotizaciones y se ha asistido a presentaciones de proveedores de software pero se esta a la espera de la aprobación del proyecto. Se aprobó el proyecto con la OITEL de la implementación del SVN para el manejo del archivo de los documentos del Sistema de Gestión Integral de Calidad.

Sí 0

Administración 1 1 100% Se hace seguimiento de tareas a través del acta establecida por la Oficina de Calidad Institucional Sí 0

Humanidades 1 1 100% Se realizaron actas en cada uno de los comités. Sí 1

Ingeniería 1 1 100% En las del Consejo de Facultad queda incluido el seguimiento a las tareas. Sí 0

Socioeconomía 1 1 100%

La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas, implementa el formato de seguimiento de tareas en las reuniones.

Sí 1

Palmira 1 1 100% En la Sede se ha implementado el Formato de seguimiento o Acta en dos procesos Sí 0

Tuluá 1 1 100% El formato de acta se utiliza desde el año 2008 Sí 0

Norte del Cauca 1 0,5 50% Esta implementado en las reuniones del comité de

calidad, falta verificarlo en todas las reuniones de la sede Sí 1

Total 7 6,5 93%

Psicología 1 1 100%

De acuerdo al estudio y proyecto entregado se ejecutó la renovación de toda la infraestructura de red del Instituto de Psicología en lo que corresponde al edificio 388

Sí 1

Ciencias 1 1 100% En diciembre se entrego el informe a la OITEL. Estamos a la espera de las directrices a seguir No 0

Socioeconomía 1 1 100% Se presentó a la OITEL un inventario del software de la Facultad de Ciencias Sociales y económicas Sí 0

Ingeniería 1 1 100%

El Técnico de Sistemas de la Decanatura de la Facultad de Ingeniería realizó el inventario de necesidades de software y equipos mediante formato enviado por la OITEL. En el segundo semestre el Técnico hará el seguimiento.

Sí 0

Administración 1 1 100%

En estudio se incluyo una parte en el plan maestro de tecnología que esta pendiente de aprobación por el comité de informática de la Universidad

Sí 1

FAI 1 1 100%

La Comisión de Planta Física ha venido trabajando en el levantamiento del inventario de espacios. Se han venido reportando a la OITEL los sucesivos impases con la red.

Sí 0

Palmira 1 0 0% Se están identificando las necesidades de infraestructura tecnológica, pero no se encuentra finalizado el documento No 1

Tuluá 1 1 100%

La Sede recibió la visita de la OITEL, en la cual se hizo una reunión para realizar el plan de contratación del diseño de la red.

Sí 0

VAD-Despacho 1 0 0% No se recibió reporte de la Unidad No 1

Total 9 7 78%

Zarzal 1 1 100% Se obtuvo la escritura pública del lote "Las Balsas" de

aproximadamente 5 hectáreas Sí 0

Yumbo 1 1 100% Se entregaron a la Universidad los terrenos de la

Fundación Sí 0

Total 2 2 100%

VSC19-1 Concepción que se tiene de lo público. Porterías, documentos identificación de estudiantes y empleados. a 2 A ASUMIR-MITIGACIÓN

Realizar una propuesta de reglamentación del uso

y respeto del espacio público. OPDI-Jefatura Propuesta elaborada OPDI-Jefatura 1 1 100%

La propuesta ha sido discutida en el Comité de Planta

Física pendiente de aprobación por el Consejo Superior No 1

VSC19-2 Falta de seguimiento y acciones correctivas posteriores a las acciones de control que ejercen los vigilantes por parte de los organismos a los que les corresponde.

Porterías, documentos identificación de estudiantes y empleados.

a 2 A

ASUMIR-MITIGACIÓN

Realizar el levantamiento del procedimiento, determinar los responsables y revisar la normatividad que lo soporta.

Sección de Seguridad y Vigilancia Número de procedimientos levantados Sección de Seguridad y Vigilancia 1 1 100%

Procedimiento para conducir fuera del campus personas ajenas a la universidad del valle que sean sospechosas de cometer ilícitos o de alterar el orden

Sí 1

VSC19-3 Falta de cultura en el cumplimiento de normas.

Los controles están enmarcados en el manual de procedimientos de la Sección de Seguridad y Vigilancia. Los celadores solicitarán de manera aleatoria el carné estudiantil o laboral, a quien no se identifique se le dará el trato de visitante. La resolución 765 del 8 de Marzo del 2006 regula los horarios no hábiles, para el ingreso en estos horarios debe haber una autorización del ordenador de gasto de la dependencia a la que pertenezca el funcionario que desee ingresar, cabe anotar que dicha

autorización debe realizarse por medio del SABS o por una carta firmada

por el ordenador del gasto. Los controles existentes no son efectivos.

a 2 A PREVENCIÓN

ASUMIR-Realizar sensibilización en el cumplimiento de normas durante la inducción (docentes, empleados, trabajadores y estudiantes).

Sección de Seguridad y Vigilancia Número de reuniones realizadas en el semestre a estos estamentos Sección de Seguridad y Vigilancia 1 1 100%

Se dio una charla de temas de seguridad a los estudiantes de intercambio internacional, entre ellos, jóvenes europeos y americanos. Se hizo una inducción a docentes nombrados y cuatro inducciones a personal provisional, informándoles acerca de los alcances de la Resolución 765 de 2006, con referencia al ingreso al Campus en horarios no hábiles.

Sí 1

VSC20-1 Falta de control sobre vendedores informales.

Reglamentación planta física, vigilancia y visitas de salud pública.

a 3 E

ASUMIR-PREVENCIÓN

Trabajo conjunto entre la Vicerrectoría de Bienestar Universitario y la Vicerrectoría Administrativa para la reforma y aplicación de la Resolución No. 014 de 2008 emanada por el Consejo Superior.

Vicerrectoría de Bienestar Universitario Propuesta de reforma de la Resolución No.014 de 2008 presentada

VB-Despacho 1 1 100% Fue presentada a Planeación y a la V.Administrativa la reforma de la Res. 014 Sí 0

ASC19 Fácil acceso de personal a las sedes de la Universidad.

Realizar gestión para la titularización de bienes

inmuebles. Sedes

Bien inmueble titularizado

M

ASUMIR-MITIGACIÓN

Realizar un estudio sobre las necesidades de infraestructura de cada unidad teniendo en cuenta las directrices de la OITEL y la Sección de Mantenimiento. Facultades, Institutos, Sedes, Vicerrectoría Administrativa, OITEL Número de estudios presentados a la OITEL Proceso organizado de titulación de bienes. b 3 A ASUMIR-MITIGACIÓN Gestión de Bienes y Servicios

ASC17 Exposición a virus, hackers o fallas en la infraestructura de la Universidad dejando sin funcionamiento los sistemas de información de bienes y servicios.

VSC17-1 Falta de infraestructura para mantener el proceso en línea las 24 horas en las unidades diferentes a la OITEL.

Formatos en línea, sedes alternativas para trabajar, doble sistema de alimentación de energía.

a 1

ASC20 Intoxicación por manipulación inadecuada de alimentos por parte de vendedores informales dentro del campus universitario. ASC18 Incumplimiento del Estado en la entrega de terrenos que afecte el aumento de cobertura en sedes regionales.

VSC18-1 Propiedad sobre bienes en sedes regionales en menor proporción que en la sede Cali.

2 M

ASUMIR-MITIGACIÓN

Implementación del formato seguimiento de tareas o el Acta donde se consignan las tareas en cada una de las reuniones que se lleven a cabo Existen responsables para la

ejecución de las acciones pero éstas son insuficientes.

b Facultades, Institutos, Sedes

Número de Facultades/Institutos/Se des que utilizan el formato o el acta para el seguimiento a tareas Gestión de la

Calidad

ASC15 Surgimiento de nuevas tendencias administrativas a nivel de sistemas de gestión de calidad aunada a la percepción de que las normas son diseñadas con enfoque privado.

ASC16 Falta de reconocimiento en la imagen de la Universidad como institución de alta calidad.

Gestión del Mejoramiento

VSC16-3 No se toman las acciones necesarias para solucionar los diagnósticos que se realizan en las evaluaciones.

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Referencias

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