ACCESS. Iniciar Access. Tablas

ACCESS

Un administrador de Bases de Datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, se puede utilizar para manejar las fichas de los artículos de un co-mercio, introducir o actualizar los datos, realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes?, ¿qué clientes compran un determinado artículo?, ¿cuál es la ganancia total del mes?, generar e imprimir informes, etc.

Una base de datos (BD) consiste en una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, por ejemplo, el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Consta de una o más tablas, formularios, consultas, informes, etc., to-dos ellos contenito-dos en un único archivo.

Iniciar Access

Esta parte se centrará en la actividad de crear, modificar, etc. una BD. Una vez que se ha ingresado al programa, al seleccionar Nuevo del menú Archivo o el icono de la barra de herramientas aparecerá el Panel de tareas con un grupo de opciones asociadas (la figura de la derecha mues-tra una sección). Seleccionar la opción Base de datos en blanco y A CEP-TAR. Se visualizará la ventana cuyo título es Archivo nueva base de

da-tos.

La primera base de datos

Se usará como ejemplo una BD para admi-nistrar un servicio de correo. En la ventana anterior, en el cuadro Nombre de archivo escribir el nombre del archivo de BD, en este caso CORREO, elegir la ubicación en el cua-dro Guardar en... y pulsar el botón CREAR. Access colocará automáticamente la exten-sión mdb al nombre del archivo. Se presenta una ventana como la siguiente. Sobre el lado izquierdo de la ventana se observa la barra Objetos. Se describen las opciones que se usarán en este curso.

Tablas

Una tabla consiste en un conjunto de registros y un registro es un conjunto de campos.

Campo: unidad básica de una BD. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Registro: conjunto de campos. Un registro es similar a una ficha y contiene un conjunto de datos relacionados, por ejemplo, los datos de una persona (nombre, DNI, dirección, teléfono, etc.).

Objetos

Tablas: unidad donde se almacenan los datos de la BD.

Consultas: se utilizan para definir los criterios que permiten extraer información de la BD. Pueden usarse como origen de registros para generar in-formes.

Formularios: se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos de una BD.

Informes: permite preparar los registros de la BD de forma personalizada para su impresión.

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2 Tipos de datos

Texto: cadena de caracteres hasta un máximo de 255.

Memo: texto hasta 65.535 caracteres. Numérico: números.

Fecha/Hora: datos en formato fecha/hora.

Moneda: datos en formato número con símbolo mo-netario.

Sí/No: campo lógico. Permite ingresar valores Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.

misma. Si la BD está destinada a otra persona, empresa o comercio, es conveniente entrevis-tar a los futuros usuarios de la BD para determinar sus necesidades. A partir de la informa-ción recolectada se podrá comenzar a construir las tablas que formarán la BD. Es muy impor-tante no introducir todos los campos en una misma tabla, sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario.

Crear una tabla

Se pueden seguir los siguientes pasos:

Pulsar el botón TABLAS situado en la barra Objetos. Se visualiza una ventana con varias opcio-nes:

Crear una tabla en vista Diseño: para definir los campos y sus características.

Crear una tabla utilizando el asistente: un pro-grama que guía automáticamente la creación de los campos de la tabla.

Crear una tabla introduciendo datos: se genera la tabla introduciendo los datos.

• Seleccionar la opción Crear una tabla en vista Diseño.

Se visualiza la ventana para el diseño de los campos de la tabla. Se observan tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción.

• Escribir el nombre del primer campo: Id_envío y pasar a la columna siguiente pulsando <TAB>, con la flecha de desplazamiento o con un clic del mouse.

• En la segunda columna aparece una lista desplega-ble donde existen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de datos disponibles. Se des-criben los que se usarán en este curso.

da-tos que serán almacenados en la tabla.

En la parte inferior de la ventana se visualiza la ven-tana Propiedades del campo. En el siguiente cuadro se describen las opciones que se usarán en este curso.

texto o cuadro combinado. Para acceder a esas opciones ver la ficha Búsqueda en Propie-dades del campo.

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campo clave

Por ejemplo, el campo Id_envío servirá para introducir el código de identificación de una clase de envío, es decir, se introducirán caracteres (letras o números). Por lo tanto, será de tipo Texto.

campo por defecto es de 50 caracteres. En cada caso particular debe establecerse la longitud adecuada. En el ejemplo, si se conoce que el código tendrá como máximo 3 caracteres, debe fijarse ese valor. Si se define un campo de tipo Numérico posteriormente sólo se podrán in-troducir números en dicho campo.

• Introducir los siguientes campos seleccionando el tipo de datos indicado: Id_envio: texto 3

Tipo_envío: texto 20. Requerido Sí

Tarifa: moneda, 2 decimales. Requerido Sí

sirve para relacionar las tablas que componen una BD. Por ejemplo, no se puede usar como campo clave el campo Tarifa, pues es posible que se repitan para diferentes productos.

• Seleccionar la fila del campo Id_envío (hacer un clic el cuadrado gris a la izquierda del nom-bre). Luego, seleccionar el icono Clave principal situado en la barra de herramientas.

• Para guardar la tabla, se puede cerrar la ventana o seleccionar la opción Archivo  _{Guardar. En cualquiera de los dos casos,}

usará un nombre por defecto que puede ser modificado por el usuario. En este caso se guardará con el nombre Tipo Envio.

Diseño para añadir nuevos campos, modificar o borrar los campos existentes. Continúa la práctica

• Crear una nueva tabla denominada Envios con los siguientes campos: Código: texto 4

Ciudad: texto 20 Fecha: fecha/hora

Id_envio: texto 3, Valor predeterminado “01”

• Seleccionar el campo Fecha y situar el cursor en la casilla Máscara de entrada. Aparecerá un botón en la parte derecha que se deberá pulsar. Si la tabla no fue guardada, Access informará Propiedades del campo

Tamaño del campo: define el tamaño máximo de caracteres. Hasta 255.

Formato: dependiendo del tipo de campo, se puede seleccionar un formato (por ejemplo, mo-netario, fecha corta, etc.).

Máscara de entrada: Access coloca una serie de signos automáticamente para facilitar la in-troducción de los datos. Por ejemplo, se puede introducir una fecha ingresando sólo los núme-ros del día, mes y año y se colocarán las barras de separación. __/__/__

Título: se utiliza para dar un título al campo para posteriormente utilizarlo en formularios. Valor predeterminado: permite establecer un valor por defecto para un campo en casos que se repita frecuentemente.

Regla de validación: se puede limitar los valores a introducir en un campo. Por ejemplo, se puede exigir datos numéricos menores que un número determinado.

Texto de validación: se puede establecer el texto explicativo que se visualizará cuando se no se cumple la regla de validación al introducir los datos.

ACCESS

4 En la casilla Mascara de entrada

aparece-rán los símbolos correspondientes a la máscara.

que primero se debe guardar la tabla. A continuación aparecerá una ventana con ejemplos de máscaras.

• Elegir la opción Fecha corta y hacer clic en el botón FINALIZAR.

• Guardar la tabla con el nombre Envios.

• Abrir la tabla TipoEnvio y agregar la regla y texto de validación que se indican en el campo Tarifa:

Regla de validación: Entre 0,5 y 100 Texto de validación: Valor incorrecto

• Guardar los cambios y cerrar la tabla. Relaciones

Se ha definido un campo común a las dos tablas: Id_envio para realizar consultas y crear for-mularios con la información de las dos tablas. Una relación es una asociación establecida entre campos comunes en dos tablas. Existen tres tipos de relaciones.

nombre.

Relación uno a uno: En este tipo de relación un registro de la Tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la Tabla 2 y viceversa. Es la menos utilizada. En el ejemplo, cada persona tiene un único DNI.

Relación varios a varios: Cada registro de la Tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la Tabla 2 y viceversa. En el ejemplo, en la Tabla 1 en cada película pueden trabajar varios actores y en la Tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas.

Relación uno a varios: Cada registro de la Tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la Tabla 2, pero cada registro de la Tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la Tabla 1. En el ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada ju-gador sólo puede jugar en un equipo.

ACCESS

• Con la BD CORREO abierta hacer clic en el botón RELACIONES o bien acceder desde Herramientas

  

 _{Relaciones y se abre la ventana Relaciones.}

Aparece una nueva ventana con el nombre de las tablas. Pulsar botón derecho y seleccionar la op-ción Mostrar tabla (o menú Relaciones  Mos-trar tabla) y se visualizará la siguiente ventana.

• Seleccionar las dos tablas, pulsar el botón AGREGAR

y luego CERRAR la ventana Mostrar Tabla. Se verá la siguiente ventana.

• Hacer clic sobre el campo Id_envio de la tabla Tipo envio y arrastrarlo hasta el campo Id_envio de la tabla Envios. Se presentará la ventana Modificar relaciones. En la parte

infe-rior Access coloca automáticamente el tipo de relación Uno a varios. Otras opciones de esta ventana son:

• Activar la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones y pul-sar el botón CREAR. Se visualizará la relación entre ambas tablas.

• Cerrar la ventana y guardar los cambios en el diseño de las relaciones.

Introducción de datos

En la ventana Tablas, se visualizará el nombre de la tabla creada. Posicionar el cursor sobre ella, hacer doble clic o clic sobre el botón derecho y seleccionar Abrir.

Aparece una pantalla en forma de tabla (similar a la planilla de cálculo) donde se pueden in-troducir los datos de los campos.

Como hay una relación uno a varios entre la tabla Tipo envío y la tabla Envios, primero se debe dar de alta a algún tipo de envío en la tabla Tipo envío y posteriormente dar de alta los envíos en la tabla Envíos.

Altas de registros

Para añadir nuevos registros se puede acceder a la opción del menú Insertar  _Nuevo

regis-tro, seleccionar el botón NUEVO REGISTRO o hacer un clic directamente bajo el último registro. Exigir integridad referencial

Se utiliza para asegurar que los datos se manten-drán correctamente relacionados cuando se esta-blezca la relación. Si esta casilla se activa, hay dos opciones:

• Actualizar en cascada los campos relaciona-dos actualiza automáticamente los valores de la tabla relacionada cuando se modifica un valor de la clave principal en la tabla principal.

• Eliminar en cascada los registros relaciona-dos elimina automáticamente los registros rela-cionados en la tabla relacionada cuando se elimi-na un registro de la tabla principal.

Desde el botón TIPO DE COMBINACIÓN... se accede a más características de la relación.

ACCESS

6 Es importante fijarse en el símbolo de la izquierda (el triángulo negro), mientras se introducen los datos, el símbolo se convertirá en un lápiz. Para desplazarse en la tabla, pulsar <TAB> o hacer clic en la siguiente casilla. Para pasar de un registro a otro, pulsar <TAB>.

Si se quiere cancelar la introducción de los datos, pulsar la tecla <ESC> y el lápiz desaparece-rá para volver a visualizar el triángulo negro. Si se desea deshacer el último cambio de un campo antes de salir del mismo, hacer clic en el botón DESHACER o seleccionar la opción Deshacer del menú Edición.

automáticamente almacenada en la tabla.

• Almacenar los datos que se indican en la ventana adjunta en la tabla Tipo envio.

registros o modificar los existentes) seleccionando la opción Abrir.

Modificación de registros

Hacer clic o pulsar <F2> en el campo a modificar y escribir el nuevo contenido. Modificación del ancho de una columna

Para ajustar el ancho automáticamente según el contenido de la columna hacer doble clic en la cabecera del campo o hacer un clic en la cabecera del campo para seleccionar la columna y luego acceder al menú Formato  _{Ancho de columna}  _{Ajuste perfecto.}

Baja de un registro

Hacer clic en el cuadrado gris de la izquierda de la fila que contiene el registro que se desea borrar. Una vez seleccionada la fila, acceder al menú Edición  _{Eliminar registro o pulsar el}

botón ELIMINAR REGISTRO y luego de confirmar, se borrará el registro de la tabla.

Búsqueda de datos en la tabla

Una opción muy útil es la de buscar algún dato en toda la tabla. Con la tabla abierta, se puede usar el icono de la barra de herramientas o el menú Edición  _{Buscar. Aparecerá la ventana}

Buscar y Reemplazar donde se escribirá el texto a buscar y especificar dónde y cómo hacerlo (en el registro, en toda la tabla, de arriba a abajo, etc.).

Ordenación de los datos de la tabla

Seleccionar la columna que contiene el campo por el que se quiera ordenar la tabla o situar el cursor en ese campo. Según sea el orden requerido, pulsar el botón ORDEN ASCENDENTE u ORDEN

DESCENDENTE . También se puede realizar desde el menú Registros  Ordenar. Se

orde-nará la tabla por ese campo. Al cerrar la tabla después de ordenar Access preguntará si se desea guardar los cambios, es decir, que la tabla se guarde con el nuevo orden.

Copia de seguridad de una tabla

Es muy importante crear copias de todo lo que se considere importante. Para hacer una copia de una tabla, ésta debe estar cerrada. Desde la pantalla principal:

• Seleccionar la tabla.

• Pulsar el botón COPIAR de la barra de herramientas o el menú Edición  _Copiar.

ACCESS

• Se abrirá la ventana Pegar tabla como, indicar el nuevo nombre y ACEPTAR.

Formularios

Un formulario representa un diseño más conveniente para introducir, modificar y visualizar los registros de una BD. Al diseñar un formulario se especifica el modo en que se presentan los da-tos. Al abrirlo, se recuperan los datos de la tabla y se presentan de acuerdo al diseño elegido. Crear un formulario

Seguir los siguientes pasos:

• Con la BD CORREO abierta, hacer clic en el botón FORMULARIOS.

• Hacer clic en el botón NUEVO. Aparecerá la venta-na Nuevo formulario para elegir el tipo de

for-mulario y la tabla o consulta desde donde proceden los datos. Seleccionar Autoforfor-mulario: en columnas y la tabla Envios. Una vez creado, el formula-rio se presentará en pantalla el formulaformula-rio en blanco.

• Cerrar la ventana del formulario y guardarlo con el nombre Envios. También se puede guar-dar usando el menú Ar-chivo  Guardar.

Usar un formulario para ver los registros

Los formularios ofrecen tres presentaciones posibles: Vista formulario, Vis-ta Hoja de datos y VisVis-ta Diseño; se puede pasar de una a otra usando el bo-tón VISTA de la barra de herramientas.

Para desplazarse de un registro a otro en el formulario, se usan los botones de desplazamiento indicados por puntas de flechas hacia la izquierda, derecha, hacia el comienzo o el final de la ta-bla ubicadas en la parte inferior del formulario. Siempre queda visible el número de registro ac-tual.

Agregar un registro usando un formulario

Estando en la Vista Formulario o en la Vista hoja de datos, elegir alguna de las opciones indicadas en la sección Altas de registros o seleccionar el botón equivalente en la barra ubicada en la parte inferior del formulario. Se presentará un formulario en blanco y el punto de inserción en el primer cuadro de texto, donde se podrá introducir la información del campo. Para desplazarse hacia los siguientes campos pulsar <TAB> o hacer clic en el campo deseado.

Imprimir un formulario

1. Para ver la apariencia impresa del formulario y sus datos, hacer clic en el botón VISTA PRELI-MINAR o seleccionar del menú Archivo  Vista preliminar.

2. Para ampliar o disminuir el tamaño de la hoja, colocar el puntero del mouse sobre la página para que se convierta en una lupa y luego hacer clic.

3. Para imprimir seleccionar el menú Archivo  Imprimir. Esta operación puede hacerse tam-bién desde Vista preliminar.

ACCESS

8 Cambiar el diseño

Para modificar el diseño es necesario abrirlo en modo Diseño. En esta presentación, se distin-guen tres secciones:

• La sección Encabezado del formulario aparece en blanco, puede ampliarse el espacio colocando el mouse sobre la línea horizontal que la separa de la sección Detalle para colocar una etiqueta que contenga el título del formulario o la fecha y hora. En vista Formulario, el encabezado aparece una so-la vez en so-la parte superior.

• La sección Detalle contiene los campos de la tabla. En vista Formulario se repite por cada registro.

• La sección Pie del formulario, al igual que la sección En-cabezado, está en blanco. Para colocar etiquetas que con-tengan datos de interés, previamente debe ampliarse procediendo de la misma forma que se explicó para la sección Encabezado. En vista Formulario, el pie aparece una sola vez en la parte inferior.

Seleccionar y cambiar el tamaño de los controles

Los objetos en el formulario que presentan los datos de un campo o las palabras de un título se llaman controles. Los controles de un formulario se pueden seleccionar, cambiar de tamaño, mover y manejar en modo Diseño.

Pueden utilizarse diferentes tipos de controles, entre ellos:

• La etiqueta presenta texto como un título o mensaje.

• Los cuadros de texto son las áreas donde se puede presentar o escribir información de la BD.

• La casilla de verificación indica una condición, ya sea marcada (seleccionada) o sin marcar (sin seleccionar). Por lo general se usan para campos de tipo lógico. Existen otros controles que se pueden agregar a los formularios, incluyendo controles que pre-sentan listas, imágenes o realizan acciones y que se encuentran en el Cuadro de herramientas

.

Para seleccionar un control en un formulario, hacer clic en el cuadro de texto (no en la etiqueta adjunta) y aparecerán en las esquinas tanto en la parte inferior co-mo la superior los controladores que permiten co-modificar el tamaño en el sentido correspondiente. Si se desea se-leccionar más de un control simultáneamente, colocar el puntero del mouse del control ubicado en el ángulo

su-perior izquierdo del grupo que desea seleccionar, hacer clic y arrastrar diagonalmente hacia la de-recha pasando por encima de los controles a seleccionar.

Mover los controles

Todos los cuadros de texto tienen etiquetas adjuntas. El control y la etiqueta se pueden mover juntos o separados. Para ello seleccionarlo haciendo clic en cualquier lugar del control y mantener presionado el botón del mouse (aparecerá una mano indicando que se puede mover). Arrastrar hasta el lugar deseado y soltar el botón del mouse.

Mover por separado los controles y las etiquetas adjuntas

Al mover un cuadro de texto, la etiqueta adjunta también se mueve. Se los puede mover por separado colocando el puntero en el controlador de la etiqueta (el cuadrado más grande que apa-rece en la esquina superior izquierda). Arrastrar el controlador hasta situarla en la posición y sol-tar el botón del mouse.

cuadro de texto etiqueta casilla de verificación cuadro de texto etiqueta

ACCESS

Agregar una etiqueta y editar el texto

Una etiqueta es un tipo de control que se puede colocar en un formulario para agregar más in-formación. No depende de ningún campo. Para agregar una etiqueta seleccionar el botón E TIQUE-TA del Cuadro de herramientas. Para editar el texto, hacer clic en la etiqueta y aparecerá el punto de inserción para hacer los cambios necesarios.

Cambiar la apariencia del texto

Al seleccionar una etiqueta o un control con texto, la barra de herramientas de Formato pre-senta los controles adicionales para cambiar la apariencia del texto.

Agregar un control a un formulario

Los controles que se usan para introducir, actualizar y presentar información en una tabla son dependientes de los campos de la tabla o consulta.

Continuando con el ejemplo de la BD CORREO, como en la tabla Envios los posibles tipo de envíos son sólo aquellos cuyo código de identificación es coincidente con los valores almacenados en el campo Id_envio de la tabla Tipo Envio se puede reemplazar el cuadro de texto Id_envio por un Cuadro combinado en el formulario. Realizar los siguientes pasos:

• Eliminar el cuadro de texto Id_envio del formulario.

• A continuación hacer clic en el botón CUADRO COM-BINADO del Cuadro de herramientas.

• Se activará el cursor en forma de cruz lo que per-mite, manteniendo el botón del mouse oprimido, dibujar el Cuadro combinado en el formulario.

• Al soltar el botón del mouse apa-recerá un Asistente que guiará el proceso para establecer el campo y valores que se visualizarán.

• Como se desea usar los valores de una tabla se usa la primera opción (seleccionada por defecto). Para continuar pulsar el botón S IGUIEN-TE.

• En la siguiente ventana seleccionar la tabla Tipo envio y pulsar el botón SIGUIENTE.

• En la siguiente ventana seleccionar el campo Id_envio, pulsar el botón

>

• En las dos ventanas siguientes pulsar SIGUIENTE.

ACCESS

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• Se visualizará la siguiente ventana. Seleccionar la opción Almacenar el valor en el campo. Se-leccionar el campo Id_envio en la lista desplegable y pulsar el botón SIGUIENTE.

• Escribir la etiqueta o dejar la sugerida y pulsar el bo-tón FINALIZAR.

• Cerrar y guardar los cambios en el formulario.

Nota: en el diseño del formulario, en el cuadro combinado, deberá visualizarse el nombre del campo seleccionado (Id_Envio) junto con su respectiva etiqueta. Si por algún error u omisión du-rante el proceso se visualizara el texto independiente, se deberá realizar la vinculación con el campo del siguiente modo:

• Seleccionar el campo.

• Pulsar botón derecho y seleccionar PROPIEDADES.

• En la solapa Datos, en la opción Origen del control pulsar sobre y se abrirá el Genera-dor de expresiones.

• Seleccionar Tablas, la tabla Tipo_Envio y luego doble clic sobre el campo Id_Envio en el cuadro del centro para incorporar la expresión en el cuadro de la parte superior. Para finalizar pulsar ACEPTAR.

• Cerrar la ventana y se visualizará el campo en el cuadro combinado. Continúa la práctica

• Usando el formulario ingresar los siguientes datos a la tabla Envios.

• Al hacer clic en el símbolo

Establecer las propiedades de un control, sección o formulario

Cada control de un formulario tiene un conjunto de propiedades. Las propiedades determinan la apariencia y comportamiento del control. Para ver y establecer las propiedades del control, se debe seleccionar el control, pulsar el botón derecho del mouse y seleccionar Propiedades. Para ver las propiedades de cada sección de formulario, seleccionar la sección correspondiente y luego pulsar botón derecho y Propiedades.

ACCESS

• Elegir la presentación de algunas secciones del formulario solamente en pantalla o impresas. Opción Mostrar cuando.

• Imprimir un registro por página, en lugar de que aparezcan en forma continua. Opción Forzar nueva página.

• Para un campo determinado, verificar los valores introducidos y presentar un mensaje en caso que no sean correctos. Opciones Regla de validación y Texto de validación.

• Establecer un valor predeterminado para un control de manera que se llene en forma automá-tica. Opción Valor predeterminado.

Presentación de cálculos

Un control que depende de un campo de una tabla o consulta presenta los datos de ese cam-po. También se puede usar para presentar

datos que no están en una tabla. Al control

que presenta resultados de una expresión se le llama campo o control calculado. Estando en mo-do Diseño, seleccionar en el Cuadro de herramientas el control deseamo-do y hacer clic en el lu-gar que se desee colocar el control. Un cuadro de texto es el tipo de control más utilizado para presentar un valor calculado. Luego seleccionar Propiedades y en la ficha Datos seleccionar la casilla Origen del control y escribir la expresión deseada o utilizar el Generador de expresio-nes pulsando el botón de la derecha, para expresar el cálculo.

Creación de reglas de validación

El uso de reglas de validación permite verificar la validez de los datos antes de almacenarlos en las tablas. Es posible establecer rangos de manera que al introducir valores incorrectos dé un mensaje de error. Para crear una regla de validación se debe especificar la expresión en la pro-piedad Regla de validación del control.

Consultas

En muchas ocasiones se necesita obtener información de la BD, para ello se usan las consul-tas, que pueden ser de varios tipos. Se describen las que se utilizarán en este curso.

• Consulta de selección: una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este ti-po de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros. También se puede utilizar una consulta de se-lección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de tota-les.

• Consultas de acción: una consulta de acción es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tabla.

Continúa la práctica

Generar una consulta que contenga los campos Código, Ciudad, Tipo_envio y Tarifa.

• Con la BD CORREO abierta, hacer clic en el botón CONSULTAS.

• Hacer clic en el bo-tón NUEVO. Apare-cerá una ventana para elegir el tipo de consulta a realizar.

• Elegir la opción vista Diseño. Aparece la ventana Mostrar tabla. AGREGAR las

ACCESS

12

• Colocar los campos indicados en la tabla de la parte in-ferior. Por ejemplo, para agregar el campo Código, seleccionarlo en el cuadro de la tabla Envios y hacer doble clic o arrastrarlo. Repetir el procedimiento para los demás campos.

• Para ver el resultado, pulsar el botón VISTA . En

pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas.

• CERRAR sin guardar la consulta.

• Para modificar la consulta, pulsar el botón DISEÑO.

• Para ver el contenido, pulsar el botón ABRIR.

Consultas con criterios

La consulta anterior fue una consulta normal de todos los registros de la BD. Una de las princi-pales ventajas de las consultas es que se pueden introducir criterios para seleccionar registros que cumplan determinadas condiciones.

Por ejemplo, obtener la lista de envíos a la ciudad de La Plata cuya tarifa está comprendida en-tre 0,5 y 10.

• En la fila Criterios y en la columna del campo correspondiente se agre-gan los criterios indicados.

• Pulsar el botón VISTA y se visualizara el resultado, que consta de 3 registros.

• Colocar una de las condiciones en otra fila como se indica en la venta-na adjunta.

• Al pulsar el botón VISTA se observa el resultado que

in-cluye 9 registros.

¿Qué cambió para que se modifique el resultado? Si se observa se notará que en la primera consulta sólo aparecen los registros que cumplen simultáneamente ambas condiciones, tal como fue especificado. En la se-gunda aparecen los envíos a La Plata y todos aquéllos

cu-ACCESS

ya tarifa está comprendida entre 0,5 y 10. Ambas se diferencian en que las dos condiciones en el primer caso están unidas por un conector Y (se deben cumplir ambas) mientras que en el segundo lo están por un O (se debe cumplir una o la otra).

• CERRAR y guardar la consulta con el nombre Consulta1.

colocar-se en filas distintas (ver O a la izquierda debajo de la fila Criterios).

valores deseados separados por O.

• Ejemplo: Obtener los envíos a La Plata o Puerto Ma-dryn. Se puede escribir: “La Plata” O “Puerto Madryn”. También se puede escribir cada condición en una fila distinta.

• Ejemplo: Obtener los envíos a La Plata o Puerto Madryn de tipo carta simple. Escribir las condiciones como se indica y visualizar el resultado.

• Escribir los nombres de las ciudades en diferentes filas y vi-sualizar el resultado. ¿En qué cambió el resultado? ¿Cuál es la explicación?

correctamente las condiciones. Expresiones

Se pueden utilizar expresiones avanzadas para los criterios de las consultas. Expresiones de fecha

Para las fechas se utilizan los mismos operadores que para otro tipo de campos. Por ejemplo, las siguientes formas permiten conocer los registros con un campo cuya fecha sea anterior al 12 de Junio de 2007. <12 Junio 2007 <#12/06/07# <12 Jun 07 <12-Jun-07 <12/06/07

Expresiones de números, moneda y contador

Al utilizar campos de este tipo se escriben los datos y si contienen decimales, el separador de decimales.

Expresiones de texto

En este tipo de criterios, basta con escribir el texto utilizando mayúsculas o minúsculas indis-tintamente.

Expresiones lógicas tipo Sí/No

Sí No

Verdadero Falso Activado Desactivado

ACCESS

14 Caracteres comodines

Como en la mayoría de los programas de Windows, se pueden usar dos caracteres comodines (asterisco * y signo de interrogación ?) para crear una expresión. El ? puede sustituir un solo ca-rácter en la posición en que esté ubicado. El * puede sustituir a más de un caca-rácter en la posición en que se encuentre. Por ejemplo:

M?? buscará los datos que comienzan por M y tienen dos letras a continuación. ?a?a buscará los datos cuya segunda y cuarta letra es una a

*/12/07 buscará los datos de cualquier día del mes de diciembre de 2007 An* buscará los datos que comienzan por An

Consultas de actualización

Muchas veces es necesario realizar operaciones matemáticas con algún campo. Por ejemplo, si se decide incrementar un 15% la tarifa de los envíos, sería muy tedioso modificar uno a uno to-dos los campos, en su lugar se puede realizar una operación matemática.

• Abrir la BD CORREO y seleccionar el botón CONSULTAS.

• Crear una nueva consulta en modo Diseño.

• Agregar la tabla Tipo envio.

• Cargar el campo Tarifa.

• Elegir en el menú Consulta  _{Consulta de actualización.}

• Colocar el cursor en la casilla Actualizar a y escribir:

• El nombre del campo Tarifa al que se incrementará un 15% está entre corchetes.

• Cerrar la consulta y guardarla con el nombre: Incremento 15%. Observar que el icono de la nueva consulta ha cambiado.

• Seleccionar la consulta y hacer clic en el botón ABRIR. Se presentará una adver-tencia indicando que se van a modificar datos de una tabla. Seleccionar el botón SI.

• Se presenta un segundo mensaje. Selec-cionar el botón SI.

tabla. Hay que tener cuidado al prepararla, no se pue-den deshacer los cambios. Por precaución se podría hacer una copia de la tabla.

• Pulsar el botón TABLAS y abrir la tabla Tipo envio. Observar que todos los valores del campo

Tarifa están incrementados un 15%.

Informes

Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Como tiene con-trol sobre el tamaño y el aspecto de todos los elementos que lo componen, se puede presentar la información en el formato deseado.

ACCESS

Los informes pueden estar basados en tablas o consultas. Para crear informes que combinen datos de más de una tabla es necesario organizar una consulta que combine los datos de tablas relacionadas. En cualquiera de los casos el proceso para elaborar un informe es el mismo.

Usar informes para presentar datos

Se pueden crear manualmente o utilizar el Asistente para Informes. Cuando se usa un asistente para infor-mes, éste solicita datos y genera el informe basado en las respuestas del usuario. El primer paso es seleccionar el botón INFORMES y lue-go el botón NUEVO. Se

presentará la ventana

Nuevo informe en cuya parte superior se debe elegir alguna de las opciones que se indican y en la parte inferior se debe seleccio-nar en la lista desplegable la tabla o consulta de donde provienen los datos para el informe.

• Abrir la BD CORREO, seleccionar el botón INFORMES y pulsar el botónNUEVO.

• En la ventana Nuevo informe seleccionar Autoinforme: en tablas y la Consulta1. Pulsar el botón ACEPTAR. Se presentará una vista del informe creado, que contendrá los campos de la consulta seleccionada.

• Seleccionar la vista Diseño. Allí se observa que la información se divide en secciones. Cada sección tiene un propósito específico y se imprime en un orden previsible en la página y en el informe. En el informe impreso, algunas secciones pueden repetirse varias veces. El usuario determina dónde

aparece la información en cada sección colocando controles en forma de etiquetas y cuadros de texto.

ACCESS

16 Agregar texto

Para incorporar un texto, en vista Diseño seleccionar una Etiqueta del Cuadro de herra-mientas y colocarla en la sección deseada del informe con el tamaño estimado. Luego se escribe en el cuadro el texto.

Agrupar los registros en el informe

En vista Diseño, al pulsar el botón derecho del mouse se visualizará el menú indicado a la de-recha que permite acceder a algunas opciones propias del informe, entre ellas agrupar los regis-tros que comparten un valor común, calcular subtotales y hacer un informe más legible.

La opción Ordenar y Agrupar permite seleccionar un campo por el cual agrupar los registros del informe.

• Seleccionar Ordenar y Agrupar y se observará el cuadro que se indica a continuación. Selec-cionar el campo Código en la lista desplegable Campo/Expresión.

• En el mismo cuadro, en Propiedades del grupo se debe indicar si se desea mostrar el Encabezado y el Pie del grupo. Seleccionar Si para ambos y al principio de un nuevo grupo de registros aparecerá un Encabezado del grupo y al final de cada grupo aparecerá un Pie del grupo, am-bos se usan para mostrar infor-mación que se aplica al grupo.

• Guardar el informe con el nombre Informe envios.

Cuando se agrupan datos por un campo determinado, puede ser deseable que el nombre del campo por el cual se agrupa no aparezca repetido para cada uno de los registros del informe. Para lograr esto se “corta” el campo de la sección

Detalle y se “pega” en el Encabezado del grupo (también se puede arrastrar los campos manteniendo pulsado el botón del mouse).

• Mover los campos Código y Ciudad al encabezado del grupo. Crear campos calculados en el informe

Un campo calculado sirve para visualizar el resultado de una expresión en lugar de datos al-macenados.

• Calcular el total facturado de los envíos por Ciudad. Agregar un Cuadro de texto del Cuadro de herramientas. Al hacer clic sobre la sección Pie del grupo, se inserta un elemento como el siguiente, que consta de dos cuadros.

 _{Encabezado del informe: aparece una vez al principio de un informe. Se puede usar para elementos} como un logotipo, un título de informe o una fecha de impresión. Se imprime antes que el encabezado de página en la primera página del informe.

 _{Encabezado de página: aparece en la parte superior de cada página del informe. Se usa para mostrar} elementos como los encabezados de las columnas.

 Detalle: contiene el cuerpo principal de los datos de un informe. Se repite para cada registro del origen de registros en que se basa el informe.

 _{Pie de página: aparece en la parte inferior de cada página del informe. Se usa para mostrar elementos} como los números de página, la fecha, etc.

 _{Pie del informe: aparece una sola vez al final del informe. Se usa para mostrar elementos como los} totales del informe. Es la última sección en el diseño del informe, pero aparece antes del pie de página en la última página del informe impreso. Para agregar espacio donde incorporar los elementos desea-dos hacer clic sobre el borde inferior. Al visualizar arrastrar hacia abajo sin soltar el botón del mou-se hasta alcanzar el espacio necesario.

ACCESS

El cuadro de la izquierda (etiqueta) se usa para editar el texto que sea necesario para fines aclaratorios.

• Escribir el texto “Total facturado por ciudad” en la etiqueta.

Pulsando el botón derecho del mouse sobre el cuadro de la derecha, se visualizará el menú que se muestra en la figura de la derecha, del que se debe seleccionar la opción Propiedades.

• Seleccionar Datos, Origen del control y hacer clic en el botón para ac-ceder al Generador de expresiones.

• Para calcular la suma de los envíos se-guir atentamente los siguientes pasos:

1. doble clic en Funciones, clic en Funciones incorporadas en el cua-dro de la izquierda.

2. buscar en el cuadro de la derecha la función Suma y hacer doble clic sobre ella. Aparecerá Suma («expr») en el cuadro ubicado en la parte superior.

3. doble clic en <expr>.

4. doble clic en Informes en el cuadro de la izquierda, doble clic sobre Informes cargados y clic sobre Informe envios.

5. buscar el campo Tarifa en el cuadro del centro (no la etiqueta) y doble clic sobre Tarifa. La expresión generada en el Generador de expresiones debe verse como se muestra en la figu-ra.

6. Seleccionar ACEPTAR y se verá

el campo calculado en el for-mulario.

• Si se desea calcular el total gene-ral para el total de los envíos, en el Pie del informe se puede co-piar el cuadro anterior y se obser-vará que el cálculo se actualiza y muestra el resultado de aplicar la función al total de los valo-res.

mone-tario, etc. como a otros campos.

• Acceder al cuadro Propiedades del campo calculado. Seleccionar la ficha Formato y seleccio-nar Formato Fijo, Lugares decimales 2.

• Visualizar el informe en Vista preliminar y se podrán apreciar los resultados.

• Realizar los ajustes necesarios en cuanto a la ubicación en la página de los diferentes elemen-tos del informe y guardarlo.

Si se desea que los registros agrupados se visualicen en hojas separadas en el informe, en la ventana Diseño del informe pulsar el botón derecho sobre el encabezado del grupo, elegir Pro-piedades y en la ficha Formato, opción Forzar nueva página, seleccionar Antes de la sección. Insertar fecha y números de página al informe

Por defecto el informe incluye la fecha actual y el número de página. Si fuera necesario agre-garlos desde el menú Insertar  _{Números de página..., se accede al cuadro desde el cual se}

ACCESS

18 Desde el mismo menú, opción Fecha y hora... se puede elegir Incluir

Fecha e Incluir hora, con diversos formatos, según se aprecia en el cuadro.

Imprimir un informe

Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que se comprueben los már-genes, la orientación de la página y otras opciones de Archivo  _{Configurar página....}

Para imprimir el informe se debe seleccionar Archivo  _{Imprimir. En el cuadro de diálogo}

Imprimir, en la opción Impresora se especificará la impresora. En Intervalo de impresión, se debe especificar todas las páginas o el intervalo de páginas. En Copias, se especificará el número de copias y si se desea que se intercalen.

Imprimir de la barra de herramientas. Alternar entre las vistas de un informe

Los informes tienen tres vistas: Vista diseño, Vista preliminar y Vista previa del diseño. Se utiliza la Vista diseño para crear un informe o cambiar la estructura de un informe existente. Se usa la Vista preliminar para visualizar los datos del informe en la forma que aparecerán una vez impresos en cada página. Se utiliza la Vista previa del diseño para visualizar el diseño del informe, que incluye una pequeña muestra de los datos del mismo.