MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 2016 UNIDAD DE GESTIÒN EDUCATIVA LOCAL Nº 09- HUAURA

(1)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS 2016

UNIDAD DE GESTIÒN EDUCATIVA LOCAL Nº

09-HUAURA

(2)

PRESENTACIÓN

La Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 -Huaura, a través

del Área de Gestión Institucional-Racionalización, ha elaborado el Manual

de Procedimientos (MAPRO), el mismo que tiene por finalidad unificar

criterios y establecer los procedimientos generales en el marco de una

cultura administrativa de calidad y los lineamientos de política educativa

nacional , regional y local.

Este Documento Normativo constituye una guía de trabajo que

contiene las diversas etapas por la que se realiza el trámite de un

documento o expediente o la realización de las funciones que realizan los

trabajadores de la Sede Administrativa en el Marco de la Gestión Pública

del Sector Educación en la Provincia de Huaura.

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INDICE... ... 2

ORGANO DE DIRECCIÓN

... ... 7

Comisión de Procesos... ... 8

TITULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS

Inscripción de Grados y Títulos Pedagógicos Universitarios... ... 13

Equivalencia de Título de Técnico o Profesional Técnico... ... 19

Expedición de Certificados de Estudios Duplicados para Ex alumnos de Centros Educativos Recesados o

Clausurados... ... 21

Visación de Certificados de Estudios de Ex Alumnos de Centros Educativos Recesados o Clausurados del año

1964 a la actualidad... ... 2

Visado de Certificado de Estudios de capacitación de Centros de Educación Ocupacional

Públicos y Privados... 23

Visación de Certificados de Estudios de los cinco Primeros Puestos ... ... 24

Visado de Nóminas de Matrícula de C.E Públicos y Privados ... ... 26

Visación de Actas de Centros Educativos Públicos y Privados ... ... 27

Visado de Actas de Evaluación, Recuperación Aplazados y Subsanaciones de

Centros Educativos... ...

... 2

9 Expedición de Constancia de haber firmado Actas de Exámenes de Evaluación Final

para los docentes que han trabajado en Centro Educativos. ... 30

TRAMITE DOCUMENTARIO

Ingreso de Documentos por Trámite Documentario ... 31

Aprobación y Distribución de Resoluciones Directorales ... 32

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA

... 34

Supervisión y monitoreo a Centros Educativos... 35

Capacitación Docente ... 38

Auspicio de Eventos de Capacitación ... 40

Estudio de Expedientes ... 41

Ejecución de programas extraescolares ... 42

Atención de Expedientes de Asociaciones de padres de Familia ... 44

ÁREA DE GESTIÓN DE GESTION INSTITUCIONAL

... 45

ESTADÍSTICA

Información Estadística al Inicio del Año Escolar ... 46

Censo del Medio Año ... 48

Información Estadística de fin de Año ... 50

Estimación de Matrículas por el Método Cifras Relativas ... 51

Calendario de Producción Estadística ... 52

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FINANZAS

Programación y Formulación del presupuesto Anual ... 57

Elaboración del Calendario de Compromisos Mensuales ... 59

Evaluación del Presupuesto ... 60

Actualización del Cuadro de Plazas Permanentes ... 61

Ampliación del Calendario de Compromisos ... 62

Inclusión de los Recursos Directamente Recaudados en el Presupuesto Anual ... 63

Traslado de Pagos de Pensiones ... 64

Desagregación Trimestral del Presupuesto ... 67

INFRAESTRUCTURA

Registro de Tenencia Legal de terreno ... 68

Asesoramiento para remodelación o Mantenimiento de la Infraestructura Educativa ... 69

Elaboración de la Carta Educativa ... 71

Supervisión al Mantenimiento de la Infraestructura de Centros Educativos ... 72

Elaboración de documentos Técnicos para el saneamiento Legal de los terrenos del ME ... 74

Elaboración de Expediente Técnico de Obras de Construcción, Ampliación, Remodelación

etc. De los Centros Educativos ... 75

PLANIFICACIÓN

Elaboración del Plan Operativo Institucional ... 76

Elaboración de Plan Estratégico Regional ... 78

Evaluación Trimestral del Plan Operativo Institucional ... 80

Asesoramiento y Evaluación de los Planes Operativos de las Instituciones Educativas ... 81

Monitoreo y Seguimiento de los Planes de Trabajo, Proyectos de Innovación de

Centros Educativos de la Jurisdicción ... 82

Elaboración de cuadro de Necesidades de Plazas Docentes y Administrativas ... 83

Capacitación de Directores, Personal docente y Administrativo de los Centros Educativos ... 84

(5)

Centros o Programas Educativos de Gestión Privada ... 91

Apertura y Funcionamiento de centros de Educación Ocupaciones de Gestión Privada ... 94

Autorización de Apertura y Funcionamiento de Programas No Escolarizados de Gestión

Privada (Educación Inicial, primaria y Secundaria de Adultos) ... 96

Creación de Centros Educativos Estatales ... 98

Receso Temporal y Definitivo en forma Parcial o Total de Centros Educativos de Gestión

Privada ... 100

Reapertura de Centros y Programas Educativos de Gestión Privada ... 102

Autorización de Traslado de un Centro o Programa Educativo Privado por Cambio de

Domicilio ... 104

Reconocer el cambio de Director de un Centro o Programa Educativo de Gestión Privada ... 106

Transferencia de Promotoría de un Centro o Programa Educativo Privado ... 108

Designación o Cambio de Nombre de Centro Educativo ... 110

Racionalización de Material y Mobiliario ... 112

Racionalización de Personal ... 113

Elaboración del Reglamento Interno ... 115

Elaboración del Manual de Organización y Funciones ... 117

Supervisión de Institutos de Educación Superior (IESP y IEST) ... 119

Fusión de Centro Educativos de Gestión Estatal ... 120

OFICINA DE ASESORIA JURÍDICA

Recepción, registro, y asignación de expedientes ... 122

Recursos Administrativos ... 123

Absolución de consultas ... 124

Procesos Judiciales ... 125

Saneamiento Legal de los terrenos del Ministerio de Educación ... 127

ÁREA DE GESTIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO 128

CONTABILIDAD

Elaboración del Libro de inventario y Balances ... 129

Formulación del Balance Mensual de Comprobación ... 130

Afectación de Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio ... 131

Fiscalización de Comprobantes de Pago ... 132

Fiscalización de Fondos para Pago en Efectivo ... 133

Elaboración del Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (ANEXO 02) ... 134

Registro en el Libro Diario ... 134

Registro en el Libro Mayor ... 136

Elaboración de Notas Contables y Presupuestales ... 137

Programación del Presupuesto del Gasto (PP2) ... 138

Balance de Ejecución del Presupuesto (AP1) ... 139

Programación del Presupuesto de Ingresos (PP1) ... 140

Ejecución del Presupuesto de Gastos-Captación de Ingresos (ANEXO 01) ... 141

Remisión e Integración de la Información Contable de las Unidades de Gestión Educativa ... 142

Revisión del Libro Caja de los Centros Educativos ... 144

Registro en el Libro Caja ... 145

PERSONAL

Contrato de Personal ... 146

(6)

Destaque de personal ... 150

Reasignación de personal ... 152

Permutas ... 154

Rotación de personal ... 155

Encargatura de puesto de Director de Centro Educativo ... 156

Comisión de Servicios... 157

Expedición de Resolución de Cese y pensión Provisional ... 158

Transferencia ... 159

Expedición de Resolución de Pensión Definitiva (ONP) ... 161

Expedición de Resolución de Pensión de Viudez (ONP) ... 163

Expedición de Resolución de Pensión de orfandad (ONP) ... 165

Expedición de Resolución de Pensión de Ascendencia ... 167

Expedición de Resolución de Pensión de Invalidez ... 169

Incorporación al Régimen de pensiones del D.L. 20530 (Regularización de Adeudos). ... 170

Expedición de Resolución de Subsidio por Luto y Gastos de Sepelio ... 172

Traslado de Pago de Pensión ... 174

Nivelación de Pensión en el Cargo de Mayor Jerarquía Alcanzado ... 175

Aplicación de Resolución Expedida por la Oficina de normalización Previsional ... 177

Expedición de Resolución de Modificaciones y Ampliaciones de Pensión ... 178

Bonificación por Remuneración Personal (Quinquenio) ... 179

Gratificación por 20, 25 y 30 años de Servicios ... 181

Bonificación Familiar ... 182

Licencia sin goce de Remuneraciones por Motivos Particulares ... 184

Licencia por Maternidad ... 185

Licencia por Fallecimiento de Padres, Cónyuge e Hijos ... 186

Licencia por Estudios de Especialización, Participación en Eventos Educativos y Función

Municipal ... 187

Encargatura del Puesto de sub Director Asesor o Jefe ... 189

Ingreso a la Carrera Pública del Profesorado ... 190

Atención de Recursos Impugnativos ... 191

PLANILLAS

Actualización de planillas de Activos ... 192

Actualización de Planillas de Pensionistas ... 194

Formulación y aplicación del calendario mensual de compromisos (Remuneraciones) ... 196

Verificación y atención de Expedientes e Informes por descuento indebido o crédito

Devengado, subsidios por luto y gastos por sepelio ... 197

TESORERIA

Pago de Planilla de Pensiones y Remuneraciones... 199

Elaboración de la Información de ingreso por fuentes de Financiamiento diferentes de

recursos ordinarios (T-5) ... 200

Elaboración de la Conciliación del Movimiento de Fondos de Sub Cuentas (T-4) ... 201

Elaboración de papeletas de depósito a favor del Tesoro Público (T-6) ... 202

Elaboración del Informe Mensual del Gasto (T2) ... 203

(7)

Programación de necesidades de bienes y elaboración del Plan de Adquisiciones ... 216

Programación y Formulación del Presupuesto de Servicios ... 217

Atención de pedidos de Almacén a C.E., Órgano intermedio y ADE’s ... 218

Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios ... 220

Recepción de Bienes adquiridos ... 222

Registro y control de existencias de bienes de Almacén y material pedagógico ... 223

Distribución de bienes materiales ... 224

Inventario Físico de Bienes de Almacén Patrimoniales y Material Pedagógico ... 225

Impresión de Documentos ... 226

AUDITORIA INTERNA

... 227

Formulación del Plan Anual de Control ... 228

Ejecución del Plan Anual de Control ... 229

Atención de Quejas, Denuncias y Reclamos ... 231

Seguimiento y Verificación del Cumplimiento de las Recomendaciones y Medidas

Correctivas ... 233

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ORGANO DE DIRECCIÓN

DIRECCIÓN UGEL 09 -HUAURA

Versión 1.0

CODIGO: D-AT-01

PROCEDIMIENTO

FIRMA Y NUMERACION DE OFICIO, DIRECTIVA Y RESOLUCIÓN.

OBJETIVO

Expedir Oficios, Directivas y Resoluciones emitidas por el órgano de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura.

BASE LEGAL

. Ley Nº 27444

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando una de las áreas organizacionales remite Proyecto de Oficio, Directiva o Resolución con los respectivos documentos sustentatorios a la Dirección.

DESCRIPCION

ORGANO DE DIRECCIÓN

Secretaria

1. Revisa y entrega el proyecto de Oficio, Directiva o Resolución y otros documentos al Director. Director

2. Revisa los documentos y firma el Oficio, Directiva o Resolución. Devuelve los documentos a la Secretaria.

Secretaria

3. Sella el original del Oficio, Directiva o Resolución y sus copias y entrega a Trámite Documentario.

TRAMITE DOCUMENTARIO Especialista Administrativo

4. Numera y registra el Oficio, Directiva y Resolución.

5. Entrega el original, las copias del Oficio, Directiva y Resolución a la Oficina de origen y hace firmar registro como cargo de recepción.

OFICINA DE ORIGEN

Secretaria

6. Retiene 1 copia para su Archivo y remite al interesado el original 7. Folia los antecedentes y da el trámite respectivo.

FIN

La Secretaria prepara la documentación que es derivada al exterior, previo cargo, la misma que es entregada a Trámite Documentario o al conserje para su distribución.

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01

PROCEDIMIENTO

APERTURA DE PROCESO ADMINISTRATIVO. OBJETIVOº

Garantizar equidad y justicia en salvaguarda de los derechos del trabajador y del interés del servicio educativo

BASE LEGAL

 Ley Nº27444 Ley General de Procesos Administrativos, vigencia 11-10-2001

 Reglamento Interno de la Comisión de Procesos Administrativos

REQUISITOS

 Denuncias y/o informes de Auditoría Interna

 Documentos probatorios en original o copia autenticada, debidamente foliados en orden cronológico.

 En caso de abandono del cargo, certificado por el Director del Centro Educativo, verificado por el Coordinador y

canalizado a Órganos Superiores.

ORIGEN

En el caso fehacientemente comprobado se desarrolla el procedimiento por personal, de no ser fehaciente el hecho se origina con el informe de Auditoría Interna.: formula y presenta la petición de sanción con la justificación y documentación respectiva con las recomendaciones del caso.

DESCRIPCIÓN AUDITORIA INTERNA

1. PROCEDIMIENTO D-TD-01 – INGRESO DE DOCUMENTOS. 2. ENTREGA DE DOCUMENTOS A LA DIRECCIÓN

DIRECCION

Secretaria

3,. Recibe los documentos y anota en los Libros de Registro. Director RE

4. Revisa el Informe.

5. De ser pertinente, devuelve y solicita ampliación de investigación.

6. Corre traslado a la Comisión de Procesos Administrativos u Oficina de Personal.

SECRETARIA DE COPROA

7. Recibe el Expediente y solicita el informe escalafónario.

TÉCNICO DE ESCALAFÓN

8. Elabora el Informe Escalafónario respectivo.

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO

9. Revisa el expediente y verifica la información del informe escalafónario, firma y dispone se derive a la Comisión Permanente de Procesos Administrativos.

(10)

ORGANO DE DIRECCIÓN

COMISIÓN DE PROCESOS Versión 1.0

CODIGO: D-CP-01

COMISIÓN PERMANENTE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS SECRETARÍA CP.

10. Registra el expediente y documentos en el cuaderno de registro general. 11. Verifica la foliación de los documentos.

12. Separa los expedientes clasificándolos en docentes y administrativos.

PRESIDENTE.

13. Revisa y designa al asesor encargado, la atención del expediente.

Asesor

14. Analiza el expediente de apertura de proceso

15. Evalúa las pruebas que sustentan las acusaciones y define los cargos con arreglo a las normas vigentes. 16. Elabora el informe de opinión.

COMISION DE PROCESOS

17. Revisan el expediente y el informe del asesor , se pronuncia sobre si existen causales para aperturar el proceso administrativo al servidor.

Secretario de la Comisión

18. Relata las secuencias en el libro de actas de la Comisión, firma y recaba las firmas en el informe de pronunciamiento y el informe final.

PRESIDENTE.

19. Analiza y firma los informes de la Comisión, pronunciamiento y finales.

Asesor

20. Elabora el Proyecto de Resolución Directoral, de apertura de procesos conteniendo el resumen de las imputaciones así como el sustento legal y la noción administrativa que se instaura.

PRESIDENTE

21. Revisa el Proyecto de Resolución y lo visa.

Secretaría

22. Tipea el Proyecto de Resolución y recaba el visto bueno del Director de Administración. 23. Gestiona la reproducción del proyecto de Resolución en impresiones (35 ejemplares).

24. Cuando son devueltos, coloca el sello del Presidente de la Comisión Permanente de Procesos Administrativos y lo envía al despacho Directoral.

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01

COMISION PERMANENTE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Asesor

27. Analiza detenidamente el expediente y extrae en detalle las imputaciones

28. Elabora el Proyecto de Pliego de Cargos o Imputaciones de manera clara e Indubitable ( nunca en forma de interrogatorio) de manera que sean absueltas de manera precisa.

PRESIDENTE.

29. Revisa y firma el pliego de cargos. Dispone su envío al servidor procesado ORGANO DE DIRECCIÓN

30. El Oficio y Pliego de Cargos, es derivado a trámite documentario, para que sean entregados al trabajador procesado adjunta a la Resolución de Apertura del Proceso.

Trabajador Procesado

31. Recibe la resolución de Apertura de proceso y es puesto a disposición del Área de Gestión Administrativa por recomendación de Auditoría Interna o cuando la Resolución de apertura de Proceso lo dispone, en cuyo caso hace entrega de cargo a su Jefe Inmediato Superior, mediante un acta de entrega de cargo. 32. Recibe el Pliego de Cargos y presenta sus pruebas de descargo dentro del plazo establecido.

Trámite documentario

33. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de documentos a Trámite Documentario.

34. Entrega de las pruebas de descargo a la comisión de procesos administrativos del servidor procesado. COMISIÓN PERMANENTE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Secretaría

35. Recibe las pruebas de descargo del trabajador, las registra y anexa al expediente correspondiente.

Comisión

36. Revisa el expediente y adopta acuerdos y recomendaciones por mayoría de votos o unanimidad, elabora el informe final y dispone se elabore y eleve al despacho Directoral el Proyecto de Resolución correspondiente dentro del plazo establecido.

Asesor

37. Elabora el Proyecto de Resolución Directoral de sanción.

DIRECCIÓN

38. Procedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones, a las respectiva Áreas de Ejecución , Centro Educativo e Interesado, para los fines pertinentes.

FIN

El expediente con lo actuado, incluyendo el informe final y las recomendaciones de la Comisión de Procesos Administrativos; así como la Resolución Directoral de sanción son archivadas en trámite documentario y la Oficina de Administración; ejecutará el cumplimiento de las disposiciones de la resolución respectiva.

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ORGANO DE DIRECCIÓN

COMISIÓN DE PROCESOS Versión 1.0

CODIGO: D-CP-02

PROCEDIMIENTO

RECURSO DE RECONSIDERACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS. OBJETIVO

Expedir las resoluciones por reconsideración de procesos administrativos. q

BASE LEGAL

 Ley 24029 y su modificatoria la Ley 25212

 Ley 27444 Ley General de Procesos Administrativos

 Reglamento Interno de la Comisión de Procesos Administrativos

REQUISITOS

 Solicitud en Formulario Único de Trámite.

 Documentos probatorios en original o copia autenticada, debidamente foliados en orden cronológico.

 Se deben presentar dentro de los 15 días hábiles de haber sido notificado.

ORIGEN

El Usuario presenta solicitud en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN

TRÁMITE DOCUMENTARIO

1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario

2. Entrega los documentos al Despacho Directoral.

3. El Director revisa los documentos y los deriva al Abogado - Asesor Legal.

ABOGADO- ASESOR LEGAL

ABOGADO

4. Recibe los documentos y anota en los Libros de Registro.

5. Solicita los antecedentes de la Resolución impugnada.

6. Revisa el Expediente y dispone la remisión de los actuados a la Comisión de Procesos Administrativos.

COMISION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS SECRETARÍA

1. Recepciona el recurso de impugnación y sus antecedentes, verifica la foliación y la Constancia de

Notificación.

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CODIGO: D-CP-02

PRESIDENTE

3. Revisa y designa al miembro encargado de la atención de expedientes.

Asesor

4. Analiza el Expediente, resume las imputaciones y elabora un Informe.

COMISIÓN

5. Revisa el expediente y el informe del miembro y acuerda si existe mérito para declarar fundado o infundado

el recurso de reconsideración.

ASESOR

6. Elabora el Informe Técnico correspondiente.

SECRETARÍA

7. Tipea el Informe Técnico y recaba las firmas de los miembros de la Comisión.

Presidente

8. Revisa el Informe, lo firma y dispone su remisión junto con el Expediente a Abogado - Asesor Legal.

ABOGADO

1. Elabora el informe legal en base al informe técnico de la Comisión de Procesos y lo remite a la Oficina de

Administración. Secretaría

16. Proyecta la Resolución , la registra y gestiona su impresión

PRESIDENTE

17. Revisa el Proyecto de Resolución. Si está conforme pone su visto bueno en el Proyecto de Resolución .

18. Los Proyectos de Resolución son remitidos a la Dirección, adjuntando el Expediente correspondiente.

FIN

DIRECCIÓN

El Director revisará el expediente y de estar conforme se procede al Procedimiento D-TD-02- Aprobación y

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ORGANO DE DIRECCIÓN

Títulos, Actas y Certificados Versión 1.0

CODIGO: D-AT-02

PROCEDIMIENTO

EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DUPLICADOS PARA EX-ALUMNOS DE CENTROS EDUCATIVOS RECESADOS O CLAUSURADOS.

OBJETIVO

Otorgar Certificados de Estudios duplicados para ex-alumnos de Centros Educativos recesados, o clausurados.

BASE LEGAL

 Ley Nº 28044 - Ley General de Educación.

 D.S. Nº 048-2001-ED

 D.S. Nº 013-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Regular

 D.S. Nº 016-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Alternativa

 D.S. Nº 022-2004-E.D Reglamento de Educación Técnico Productivo

 D.S. Nº 002-2005-E.D., Reglamento de Educación Básica Especial

 R.V.M. Nº 047- Normas para la Certificación de Estudios de Educación Secundaria.

 R.V.M. Nº 202-81-ED.  Directiva Nº 63-VME/OA/DIA-UPB-85. REQUISITOS  Solicitud FUT.  Boleta de Pago.  02 Fotografías. ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud y requisitos establecidos en Tramite Documentario.

DESCRIPCIÓN

TRAMITE DOCUMENTARIO

1. Procedimiento D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega a Especialista Administrativo.

TITULOS ACTAS Y CERTIFICADOS

Especialista Administrativo

3. Recepciona y revisa que los documentos estén de acuerdo con los requisitos establecidos.

4. En la Hoja de Registro de Expedientes (original), coloca el número de expediente, escribe el nombre del interesado, asunto y dependencia a donde se deriva. Coloca el sello de recepción y la fecha.

5. Coloca con el número de Expediente en la Solicitud (original y copia).

6. Coloca el sello de foliación y numera en forma manual cada folio del Expediente.

7. Registra los Certificados en la Lista de Distribución de Expedientes: Nº de Expediente, folios, asunto y nombre del recurrente.

8. Ubica los legajos correspondientes y anota en el Talón del Certificado el Nº de Expediente, nombre del interesado, nombre del Centro Educativo y los años solicitados.

9. Escribe los siguientes datos en el formato del Certificado: Nombre de la entidad emisora, Nombre del alumno, Centro Educativo, Notas de las Actas de Evaluación y fecha de expedición, de acuerdo con las normas vigentes.

10. Firma el Certificado y lo remite los documentos al Despacho Directoral, para su visación; si es para un trámite en el Extranjero se efectuará la Legalización del Certificado

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CODIGO: D-AT-03

PROCEDIMIENTO

VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE EX-ALUMNOS DE CENTROS EDUCATIVOS, RECESADOS O CLAUSURADOS DEL AÑO 1964 A LA ACTUALIDAD.

OBJETIVO

Visar los Certificados de Estudios de ex-alumnos de Centros Educativos, recesados o clausurados a partir del año 1964 a la fecha. BASE LEGAL  Ley 27444 REQUISITOS  Solicitud FUT.  Certificado de estudios.  Recibo de Pago. ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Usuario presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

ACTAS Y CERTIFICADOS

4. En la Hoja de Registro de Expedientes (original) coloca el número de expediente, escribe el nombre del interesado, asunto, y dependencia a donde se deriva. Coloca el sello de recepción y la fecha.

5. Coloca con el número de Expediente en la Solicitud (original y copia).

6. Coloca el sello de foliación y numera en forma manual cada folio del Expediente.

7. Registra los Certificados en la Lista de Distribución de Expedientes: Nº de Expediente, folios, asunto y nombre del recurrente.

8. Ubica los legajos correspondientes, verifica las Notas del Certificado con las Actas de Evaluación, las firmas de los directores y que los cursos estén de acuerdo con la currícula del Ministerio de Educación.

9. De estar conforme, coloca el sello de visación en el reverso del Certificado y llena los datos: Nº de registro correlativo anual, fecha y Centro Educativo.

10. Firma el Certificado y lo remite los documentos al Despacho Directoral, para su visación; si es para un trámite en el Extranjero se efectuará la Legalización del Certificado

FIN

El Especialista Administrativo de Actas y Certificados entrega el Certificado al interesado, recabando en el FUT la Firma, fecha y Nº de Libreta Electoral como cargo de entrega.

(16)

ORGANO DE DIRECCIÓN

Título, Actas y Certificados Versión 1.0

CODIGO

:

D-AT-04

PROCEDIMIENTO

VISADO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE CAPACITACIÓN DE CENTROS DE EDUCACIÓN OCUPACIONAL/TÉCNICOS PRODUCTIVOS PÚBLICOS Y PRIVADOS.

OBJETIVO

Visar los Certificados de Estudios de alumnos de Centros de Educación Ocupacional Públicos o Privados que deseen viajar al extranjero y seguir estudios.

BASE LEGAL

 D.S Nº 022-2004-ED REGLAMENTO DE EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVA

REQUISITOS

 Solicitud FUT.

 Certificado de Capacitación Caligrafiados.

 Recibo de Pago.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Usuario presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario (Actas y Certificados).

DESCRIPCION

TITULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS

Especialista Administrativo 3. Recibe la documentación.

4. Ubica los legajos correspondientes y anota en el Talón del Certificado el Nº de Expediente, nombre del interesado, nombre del Centro Educativo y los años solicitados.

5. Escribe los siguientes datos en el formato del Certificado: Nombre de la entidad emisora, Nombre del alumno, Centro Educativo, Notas de las Actas de Evaluación y fecha de expedición, de acuerdo con las normas vigentes.

6. Firma el Certificado de Capacitación.

FIN

El Especialista Administrativo entrega el Certificado al Director del CEO, previo registro del nombre y firma del Director del Centro Educativo.

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CODIGO

:

D-AT-05

PROCEDIMIENTO

VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE LOS CINCO PRIMEROS PUESTOS.

OBJETIVO

Visar los Certificados de Estudios de los cinco (5) primeros puestos de Educación Secundaria de los Centros Educativos Públicos y Privados.

BASE LEGAL

 Ley 27444

REQUISITOS

 Oficio del Centro Educativo.

 Decreto Directoral de los cinco (5) primeros puestos.

 Acta de la Comisión Evaluadora conteniendo para los diez (10) primeros puestos:

 Orden de Mérito. - Puntaje Total Anual.

 Total de Calificativo. - Número de Asignaturas.

 Promedio General. -Firma de la Comisión.

 Cuadro de Mérito de los diez (10) primeros puestos.

 Certificado de estudios de cinco (5) años continuos, para menores.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Centro Educativo presenta por Oficio y los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

3. TITULOS,ACTAS Y CERTIFICADOS Especialista Administrativo

4. Recibe la documentación.

5. Verifica las notas de los certificados contra las Actas Promociónales.

6. Firma el Certificado, prepara cargo y lo deriva los Certificados y el Acta de la Comisión del Centro Educativo a la Dirección Técnico Pedagógica

ESPEICALISTA ADMINISTRATIVO

7. Registra el expediente y la procedencia, prepara Hoja de Envío y lo entrega al Director. 8. Firma el certificado y lo deriva al director

Director

9. Firma el certificado

Secretaria

10. Coloca los sellos respectivos

11. Devuelve al especialista administrativo Especialista Administrativo

12. Previa firma del cargo se entrega al Director del Centro Educativo

FIN

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ORGANO DE DIRECCIÓN

CODIGO: D-AT-06

PROCEDIMIENTO

VISADO DE NOMINAS DE MATRICULA. DE CENTROS EDUCATIVOS PUBLICOS Y PRIVADOS OBJETIVO

Visar las Nóminas de Matrícula de los Centros Educativos, Centros de Educación Ocupacional y Programas No Escolarizados .Públicos Y Privados

BASE LEGAL

 R.V.M. 193-88-ED, Norma de Reglamentación de Evaluación

REQUISITOS

 Oficio de la Institución.

 Copia autenticada de la Resolución de creación.

 Decreto Administrativo de Aprobación de Nómina conteniendo la especialidad, turno, sección y Nº de alumnos

por semestre académico.

 Documentos que autoricen cambios de local, de nombre, otros.

 Cuadro de mérito de ingresantes.

 Metas de atención anual aprobadas.

 3 ejemplares de Nóminas de Matrícula .

 Oficio de autorización de reproducción de documentos por sistema computarizado actualizado, si no se

presenta en formatos del Ministerio de Educación.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Centro Educativo presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

1. Procedimiento D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega a Especialista Administrativo de Actas y Certificados.

4. Coloca el sello de foliación y numera en forma manual el Oficio y documentos adjuntos. Escribe el Nº de folios en la Guía de Tramitación.

5. Registra las Nóminas en las Hojas de Remisión : Nº de Oficio, Institución de origen, asunto, a quien va dirigido.

6. Revisa las nóminas en orden alfabético (apellidos, nombres, edad y procedencia), y las firmas del profesor y director de acuerdo a los requisitos y normas vigentes. Constata las nóminas de matrícula con las Actas de Evaluación semestral, recuperación, cargo y/o examen extraordinario.

7. De estar conformes, firma y sella la Nómina.

8. Elabora, revisa, firma la Nómina y el Memorando. Dispone su envío a la Dirección Técnico Pedagógica.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGOGICA

Especialista

9. Revisa la Nómina. de estar conforme, coloca el sello del Director del la DTP y recaba su firma. 10. Se devuelven los documentos al área de Actas y Certificados.

11. Archiva la Nómina original y antecedentes.

(19)

CODIGO: D-AT-06

PROCEDIMIENTO

VISACIÓN DE ACTAS DE CENTROS EDUCATIVOS. PUBLICOS Y PRIVADOS OBJETIVO

Visar las Actas de Evaluación de Educación Primaria y Secundaria de los Centros Educativos Públicos y Privados.

BASE LEGAL

 R.V.M. 193-88-ED, Norma de Reglamentación de Evaluación.

REQUISITOS

 Oficio

 2 ejemplares de Actas Finales o Promociónales.

 Recibo de Pago.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Centro Educativo presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario para el área de Títulos, Actas y Certificados.

DESCRIPCION

3. Recibe la documentación y la registra en forma cronológica en el Libro de Registro de Centros Educativos. 4. Revisa las Actas con las Nóminas del 1ro. al 6to. grado en el caso de Primaria y del 1ro. al 5to. en el caso de

Secundaria en orden alfabético (apellidos, nombres, edad y procedencia), las notas por asignatura, el año o grado de estudios donde el docente firmó las Actas de Evaluación final y la firma del director de acuerdo con los requisitos y normas vigentes.

5. De estar conformes, pone su visto bueno. 6. Firma y sella las Actas.

7. Archiva un ejemplar de las Actas y antecedentes.

FIN

El Especialista Administrativo entrega las Actas al Director del Centro Educativo, previo registro en la copia del Oficio. Registrando en el Cuaderno de Cargos.

(20)

ORGANO DE DIRECCIÓN

CODIGO: D-AT-07

PROCEDIMIENTO

VISADO DE ACTAS DE EVALUACION, RECUPERACION, APLAZADOS Y SUBSANACIONES DE CENTROS EDUCATIVOS.

OBJETIVO

Visar las Actas de Evaluación, Recuperación, Aplazados y Subsanaciones del Mes de Enero, Febrero y Marzo de Educación Primaria y Secundaria de los Centros Educativos Públicos y Privados.

BASE LEGAL

 R.V.M. 193-88-ED, Norma de Reglamentación de Evaluación

REQUISITOS

 Oficio.

 2 ejemplares de Actas.

 Recibo de Pago.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Centro Educativo presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario para el área de Títulos, Actas y Certificados.

DESCRIPCION

3. Recibe la documentación y la registra en forma cronológica en el Libro de Registro de Centros Educativos. 4. Revisa las Actas de Recuperación del mes de Enero a Marzo del nivel Primaria, Secundaria de Menores de

Centros Educativos Públicos y Privados de acuerdo a los requisitos y normas vigentes. 5. De estar conformes, coloca su visto bueno en las Actas.

6. Revisa, firma las Actas y Archiva un ejemplar de las Actas y antecedentes.

FIN

El Especialista Administrativo de Actas y Certificados entrega las Actas al Director del Centro Educativo, previo registro en el Cuaderno de Cargo.

(21)

CODIGO: D-AT-08

PROCEDIMIENTO

EXPEDICION DE CONSTANCIA DE HABER FIRMADO ACTAS DE EXAMENES DE EVALUACIÓN FINAL PARA LOS DOCENTES QUE HAN TRABAJADO EN CENTROS EDUCATIVOS.

OBJETIVO

Otorgar constancia a los profesores que han trabajado en Centros Educativos firmando las Actas de Evaluación Final, para que se les acredite su acumulación de tiempo de servicios.

BASE LEGAL

Resolución Suprema Nº 108-60-ED; Artículo 2º inciso c).

REQUISITOS

 Solicitud en Formulario Único de Trámite (FUT).

 Recibo de Pago.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Usuario presenta su solicitud en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TITULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS

3. Recepciona y ubica en los libros correspondientes el nombre del Centro Educativo, Asignaturas y Año o Grado de Estudios, donde el docente firmó las Actas de Evaluación Final.

4. Verifica que figure el nombre y firma del docente, de estar conforme, fotocopia el Acta de Evaluación Final y lo entrega al Fedatario para su autenticación.

FIN

El Especialista Administrativo de Actas y Certificados entrega la fotocopia autenticada al usuario, haciéndole firmar en el FUT como cargo de recepción.

(22)

ORGANO DE DIRECCIÓN

TRÁMITE DOCUMENTARIO Versión 1.0

CODIGO: D-TD-01

PROCEDIMIENTO

INGRESO DE DOCUMENTOS POR TRÁMITE DOCUMENTARIO. OBJETIVO

Realizar la recepción, registro, clasificación, foliación, distribución y seguimiento de documentos que ingresan a la Dirección Regional de Educación.

BASE LEGAL

 Ley Nº27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.  D.S. 0702-95-PCM

 Ley 26510  R.D. 581-86-ED

REQUISITOS

 Solicitud en Formulario Único de Trámite, Oficio, Carta.

 Documentos sustentatorios.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud o documento y los requisitos establecidos por Trámite Documentario.

DESCRIPCION

1. Recibe y revisa que los documentos estén de acuerdo con los requisitos establecidos.

2. Coloca el sello de recepción y la fecha en la Solicitud (original y copia) u Oficio. Coloca el Número de

Expediente y devuelve la copia al usuario. ( de ser necesario consignar la hora de la presentación del documento).

3. Anota en la Hoja de Registro de Exp. escribe el nombre del interesado, asunto y dependencia a donde

se deriva.

4. Coloca el sello de foliación y numera en forma manual cada folio del Expediente. Escribe el Nº. de

folios.

5. Clasifica los documentos de acuerdo con la dependencia de destino.

6. Registra la siguiente información en el Libro de Distribución de Expedientes Ingresados en la Unidad

de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura a las diferentes Áreas de Gestión:

 Nº. De papeleta.

 Dirección u Oficina.

 Fecha.

 Nº. de Orden.

 Nº. del expediente FUT u Oficio.

 Asunto.

 Nº. de Folios.

 Recurrente y/o Razón Social.

7. Archiva la papeleta de Distribución de Expedientes Ingresados en la Carpeta (Folder) correspondiente

a cada Unidad Orgánica en forma correlativa.

8. Distribuye los documentos a la Secretaria del Despacho Directoral y demás Áreas de Gestión,

recabando firma y fecha de recepción en la papeleta de Distribución de Expedientes Ingresados.

9. Devuelven el Expediente a Trámite Documentario adjuntando el Decreto de devolución si las Áreas de

Gestión determinan la improcedencia de un Expediente.

10. Registra en el Formulario de Cargos la Correspondencia si se trata de la devolución de un documento

que está dentro de la localidad, anotando el número del Decreto de Devolución, el nombre del interesado y su dirección.

(23)

CODIGO: D-TD-02

PROCEDIMIENTO

APROBACIÓN, DISTRIBUCION DE RESOLUCIONES DIRECTORALES, DIRECTIVAS Y OFICIOS. OBJETIVO

Distribuir las Resoluciones, Directivas y Oficios emitidas por la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09- Huaura a los Centros y Programas Educativos, instituciones públicas y privadas y a los usuarios.

BASE LEGAL

 LEY Nº27444

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando una de las áreas organizacionales remite un Proyecto de Resolución, Directiva u oficio con el respectivo Expediente al Órgano de Dirección.

DESCRIPCION

Secretaria

1. Recibe, registra y revisa la foliación de los documentos, y verifica que cuente con los sellos y firmas

autorizadas, de no estar conforme, se devuelven con cargo a la Unidad Orgánica de origen para su regularización.

Director

2. Revisa que la parte considerativa y resolutiva del Proyecto de Resolución se encuentre en concordancia

con los documentos sustentatorios.

3. Firma el original de la Resolución y otros documentos y los devuelve a la Secretaria para su entrega a

Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO. TÉCNICO ADMINISTRATIVO

4. Registra el Número correlativo en el original (autógrafa) de la Resolución y sus copias. Anota en el

Cuaderno interno de control :

 Número de Resolución.

 Fecha.

 Asunto (parte resolutiva).

 Número de Folios

5. Registra en el Libro de Registro Alfabético de Resoluciones:

 Número de orden.

 Apellidos y Nombres del interesado.

 Asunto.

 Número de Resolución.

 Fecha.

6. Sella el original (autógrafa) de la Resolución y sus copias.

7. Revisa que el número de folios de los documentos esté de acuerdo con lo indicado en la

foliación y que el número de ejemplares de la Resolución esté completo.

8. Recaba firma del Especialista, en las copias (transcripciones).

9. Separa las copias de las Resoluciones de acuerdo a las Unidades Organizacionales:

 Original (autógrafa) y copias para el Archivo General.

(24)

ORGANO DE DIRECCIÓN

Trámite Documentario Versión 1.0

CODIGO: D-TD-02

 2 para el Área de Personal.

 1 para Planillas.

 2 para Escalafón.

 1 para Asesoría Jurídica.

 1 para el Área de de Gestión Institucional.

 1 para el Archivo alfabético de Trámite Documentario.

 2 para Comisión de Procesos, 5 si el asunto es un proceso administrativo.

 1 para el usuario.

10. Registra en orden correlativo en el Cuaderno de Resoluciones: Fecha, Nº de Resolución, Asunto, Usuario.

11. Distribuye los documentos a las Secretarias de cada Unidad Orgánica, recabando firma y fecha de

recepción en los cargos respectivos.

12. Selecciona las Resoluciones que deben entregarse a entidades externas, DRELs, UGELs, ADEs, Centro

Educativo s:

 2 copias para la DRELs, UGELs, ADEs, Instituciones Educativas

 1 para cada interesado comprendido en la Resolución.

13. Entrega al Conserje las Resoluciones para su distribución, recabando la firma del usuario y/o Director del

Centro Educativo o DRELs, UGELs, .

14. Separa 1 copia de la Resolución y la archiva en un File Correlativo, el cual se utiliza para que los usuarios

obtengan fotocopias autenticadas. La segunda copia será empastada en su oportunidad. Archiva la autógrafa con sus antecedentes respectivos en forma correlativa y pone número de Resolución

FIN

El Técnico Administrativo de Trámite Documentario entrega las copias de las Resoluciones a los usuarios cuando son requeridas en ventanilla, o los remite al Conserje; según el caso, recabando firma y fecha de recepción en el

(25)

DIRECCION

Versión 1.0 Código: I-AGP-01

PROCEDIMIENTO

RECEPCION, REGISTRO Y ASIGNACION DE EXPEDIENTES OBJETIVO

Recepcionar, registrar y asignar los Expedientes que son derivados al AGP.

BASE LEGAL

 Ley Nº 28044

REQUISITOS

 Expediente

ORIGEN

El Equipo de Trámite Documentario entrega expediente u documento al AGP.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION PEDAGOGICA

Secretaria

1. Registra el Expediente en el Libro de Correspondencia con los siguientes datos:

 Número de Registro  Fecha  Origen  Documento/Expediente  Número de Folios  Asunto

2. Adjunta al Expediente formulario Hoja de Envío y registra los siguientes datos:

 Número del Formulario Hoja de Envío

 Expediente/Documento

 Número de Folios

 Asunto

 Sello de Fecha

Jefe de AGP

1. Revisa y asigna el expediente de acuerdo al asunto

2. Registra en el Formulario Hoja de Envío lo siguiente:

 Equipo, Especialista o Persona a la que asigna el Expediente

 Indicaciones

 Sello y firma

FIN

(26)

ÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA

Educación Formal

Versión 1.0

CODIGO: P-EF-01

PROCEDIMIENTO

SUPERVISION Y MONITOREO A CENTROS EDUCATIVOS OBJETIVO

Brindar asesoramiento y asistencia técnica a los Centros y Programas Educativos de la jurisdicción, así como el acompañamiento y seguimiento a Centros y Programas Educativos con carencias Técnico - Pedagógicas

BASE LEGAL

 Constitución Política del Perú

 Ley 28044, Nueva Ley General de Educación

 Ley Nº 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados

 D.L. Nº 882, Ley de Promoción de la Inversión en la Educación

 D.S. Nº 048-98-ED. Reglamento de Infracciones y Sanciones para Instituciones Educativas Privadas y su

modificatoria

D.S. Nº 011-98

 D.S. Nº 009-2006-ED. Reglamento de Instituciones Educativas Privadas

.

REQUISITOS

 Plan Operativo del Área de Gestión Pedagógica

ORIGEN

El procedimiento se origina de acuerdo a las actividades contenidas en el Plan Operativo del AGP

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA

Jefe AGP

1. Define políticas y estrategias a seguir en las acciones de supervisión y monitoreo a los Centros y

Programas Educativos.

2. Revisa y aprueba documentos técnicos para la aplicación de la supervisión

EQUIPO DE SUPERVISIÓN Y MONITOREO

3. Analiza los documentos Técnico Pedagógicos, evalúa los resultados de las supervisiones anteriores y

estudian la problemática de los Centros y Programas Educativos.

4. Elabora el Proyecto de Plan de Supervisión y/o Monitoreo Anual de los Centros Educativos de su nivel o

modalidad.

5. Revisa y/o reprograma el Plan de Supervisión y/o Monitoreo de Centros Educativos por nivel, modalidad y

programas educativos semanalmente, en coordinación con la jefatura.

(27)

CODIGO: P-EF-01

Jefe AGP

7. En reunión de trabajo orienta, asiste, revisa, recomienda y aprueba el Plan y los Instrumentos de

Supervisión y Monitoreo.

8. Convoca a reunión a los Especialistas por nivel y modalidad para programar o reprogramar las actividades

de supervisión y monitoreo, y organiza los equipos de trabajo, semanalmente. 9.

Equipo de Supervisión y Monitoreo

10. Formula el Cronograma de Supervisión y Monitoreo.

11. Se constituye al Centro o Programa Educativo, (en compañía del Jefe cuando la situación lo amerita). Cada

Especialista se desplaza a cumplir las tareas de su competencia.

Coordinador del Equipo

12. Dialoga y solicita al Director los siguientes documentos de gestión pedagógica

 Proyecto de Desarrollo Institucional

 Gestión Pedagógica

 Proyecto de Innovación Pedagógica

 Plan Anual de Centro o Programa Educativo

 Horario de clases

 Distribución de tiempo

 Metas, Matrícula y Control de asistencia de profesores y alumnos

 Plan de Supervisión y Monitoreo (Interno) del Centro o Programa Educativo

 Instrumentos de evaluación

 Programas Curriculares

 Consolidado de Asistencia del Personal

 A los Centros de Educación Ocupacional y Secundaria de Variante Técnica se incluirá:

 Plan de Actividades Productivas

 Plan de Mantenimiento Técnico Preventivo

 Reglamento Interno

 Carpeta Pedagógica con las normas vigentes para el nivel y modalidad, precisando los datos

escalafonarios.

Equipo de Supervisión y Monitoreo

13. Verifica el programa curricular; las técnicas, criterios y procedimientos de evaluación, de elaboración de

pruebas, banco de preguntas por niveles y especialidades, idoneidad, grado de confiabilidad y si el desarrollo de la acción educativa se adecua a las normas y políticas vigentes.

14. Realiza el monitoreo mediante la aplicación de las Fichas a las aulas según la tendencia de los problemas

encontrados. Dejan una copia firmada al docente y Director del Centro Educativo. Registran en el Cuaderno de campo.

15. Realiza la verificación de metas, observación de clases, ambiente y mobiliario, diálogo con los docentes y

alumnos, revisa los Cuadernos y el Registro de los Profesores.

16. Se reúne con el personal directivo y docente para recoger sus inquietudes y sugerencias, así como brindar

asesoramiento, orientaciones y recomendaciones en la solución de dificultades encontradas.

17. Analiza la información y elaboran los Oficios implementando las recomendaciones técnicas y estratégicas.

Si la problemática encontrada es grave, elaboran un informe.

18. Presentan a la Jefatura las Fichas, el Informe de la supervisión y el Oficio.

Jefe AGP

19. Revisa los documentos y evalúa la situación encontrada en el Centro Educativo. De encontrarse un

problema grave, remite copia del Informe al Despacho Directoral.

20. Comunica al Área de Gestión Institucional, Área de Gestión Administrativa y Auditoría Interna cuando el

Centro Educativo amerita una evaluación o investigación especializada.

21. Dispone el envío de los Oficios a los Centros Educativos con las recomendaciones para la implementación

(28)

ÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA

Educación Formal

Versión 1.0

CODIGO: P-EF-01

Especialista

22. Realiza la verificación del cumplimiento de recomendaciones efectuadas a los Centros Educativos, en una

segunda visita inopinada donde, de acuerdo a la situación encontrada, se realizará una supervisión especializada.

23. Asiste por el lapso de una semana o más de ser necesario, cuando se trata de un centro educativo con

carencias técnico - pedagógicas.

24. Coordina con especialistas de otras áreas acciones de su competencia, para visita conjunta.

25. Elabora un Informe semestral y anual de evaluación de todas las supervisiones del periodo, el cual servirá

para la programación de actividades curriculares y extra escolares y programas especiales por nivel o modalidad.

DIRECTOR

26. Revisa los informes, de encontrarlos técnicamente conformes los aprueba.

FIN

El Jefe de AGP en reunión de trabajo con los Especialistas, efectúa el tratamiento estadístico de las fortalezas y debilidades detectadas en las acciones de Supervisión y Monitoreo.

(29)

CODIGO : P-EF-02 PROCEDIMIENTO

CAPACITACION DOCENTE OBJETIVO

Apoyar y coordinar la capacitación del personal docente de los Centros y Programas Educativos de la jurisdicción.

BASE LEGAL

.

 Ley Nº 26549, Ley de Centros Educativos Privados.

REQUISITOS

ORIGEN

El procedimiento se origina:

A. De acuerdo a la programación de eventos de capacitación del Plan Operativo, como resultado de la problemática encontrada en las acciones de monitoreo.

B. Por iniciativa del Ministerio de Educación. C. A solicitud de un Centro o Programa Educativo. DESCRIPCION

C. El Centro Educativo presenta un oficio en Trámite Documentario.

1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario.

2. Entrega los documentos a la Secretaría del Área de Gestión Pedagógica y recaba firma y

fecha de recepción en la Hoja de Cargo.

Secretaria

3. Recibe y registra el Expediente y entrega al Jefe

Jefe AGP

4. Revisa el Expediente y lo deriva al Equipo de Capacitación y Actualización Docente,

conformado por Especialistas de los diferentes niveles y modalidades. Equipo de Capacitación y Actualización Docente

5. Analiza y estudia el Expediente.

6. Coordina con la Dirección la viabilidad del evento. De estar conforme, realiza la programación.

7. Elabora el oficio de respuesta para el Centro Educativo.

8. Coordina con el Director del Centro Educativo la programación y ejecución del evento.

Jefe AGP

9. Visa el Oficio y lo remite al Despacho Directoral para la firma y envío al Centro Educativo solicitante.

A. Si se trata de eventos de Capacitación Planificada

(30)

ÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA

Educación Formal VERSION 1.0

CODIGO : P-EF-02

Jefe AGP

11. Designa el Equipo de Capacitación encargado de la organización y ejecución del evento, y le da pautas a

seguir

12. Equipo de Capacitación y Actualización Docente

13. Elabora el Proyecto de Plan de trabajo con el contenido, estrategias, responsables, delimitación de

funciones, cronograma, metas, presupuesto y requerimiento de materiales, en coordinación con los usuarios.

14. Selecciona, invita, coordina con los expositores y asegura su participación como ponente de acuerdo a los

temas a tratarse.

15. Elabora un Oficio Múltiple dirigido a los responsables de las entidades participantes o Proyecto de Directiva

si se trata de un número considerable de participantes.

16. Prepara el material de trabajo necesario para dinámicas, material visual, separatas, documentos de

evaluación, etc.

17. Revisa el Plan de Trabajo y el Oficio, de estar conforme, visa los documentos y los remite al Despacho

Directoral.

18. Procedimiento D-JE-01 Firma y Numeración de Oficio o Directiva

Equipo de Capacitación y Actualización Docente

19. Coordina con el Área de Gestión Administrativa los aspectos logísticos del evento.

20. Asiste el día y horas señaladas para la capacitación al local seleccionado y participa como ponente de ser

el caso o coordinador del evento.

21. Consolida y sistematiza la información.

22. Elabora un informe sobre el desarrollo de la capacitación, adjuntando la relación de participantes por Centro

Educativo y por Distrito, resultados de encuestas, estadísticas, la evaluación de los participantes y de la actividad en general.

23. Entrega los Certificados correspondientes a los participantes del Evento.

FIN

El Jefe de AGP y el Equipo de Capacitación Docente encargado evalúan el desarrollo del evento y obtiene conclusiones y recomendaciones para las siguientes capacitaciones a realizarse. Elabora un Informe, el cual es remitido al Despacho Directoral.

(31)

AUSPICIO DE EVENTOS DE CAPACITACION OBJETIVO

Formalizar los eventos de capacitación organizados por entidades públicas y privadas.

BASE LEGAL

 Constitución Política del Perú

 Ley 28044 Ley General de Educación

 Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS

 Solicitud en Formulario Único de Trámite

 Proyecto o Plan de Trabajo del evento de capacitación (Temario - Expositores - Certificación)

 Recibo de pago

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando una entidad (Centros Educativos, Editoriales, Asociaciones Culturales, O.N.G.) presenta su solicitud de auspicio para un evento de capacitación.

DESCRIPCION

2. Deriva el Expediente a la Secretaria del Área de Gestión Pedagógica, recabando el

cargo.

Secretaria

3. Recibe y registra el Expediente y entrega al Director

Jefe AGP

4. Revisa y deriva el Expediente al Equipo de Capacitación.

Equipo de Capacitación

5. Analiza y estudia el Expediente

6. Coordina la viabilidad del evento con la Dirección.

7. Elabora Informe Técnico y Oficio.

Jefe AGP

8. Revisa el Informe Técnico y visa el Oficio, y deriva al Despacho Directoral.

ORGANO DE DIRECCION

9. Procedimiento: D-JE-01 Firma y Dispone remisión de Oficio por Trámite Documentario

FIN

El Jefe de AGP y Equipo de Capacitación evalúan el desarrollo del evento y los beneficios del auspicio, obtienen conclusiones y recomendaciones hace seguimiento de entrega de oficio de autorización..

(32)

ÁREA DE GESTION PEDAGOGICA

Educación Formal

VERSION 1.0

ESTUDIO DE EXPEDIENTES OBJETIVO

Analizar Expedientes diversos presentados en el Área de Gestión Pedagógica y emitir opinión y/o Informes Técnicos.

BASE LEGAL

REQUISITOS

 Documentos sustentatorios

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el usuario presenta un Expediente en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Tramite Documentario

2. Entrega los documentos a la Secretaria del Área de Gestión Pedagógica y recaba firma y

Secretaria

3. Recibe y registra el Expediente y entrega al Jefe de AGP

Jefe AGP

4. Revisa el Expediente y lo deriva al Especialista correspondiente, de acuerdo al nivel,

modalidad o caso que se trate. Especialista en Educación

6. De ser necesario, realiza una visita de verificación y coordinación con el Usuario y solicita información

complementaria que contribuya a la explicación del caso.

7. Consolida, analiza e interpreta la información y elabora un Informe Técnico.

Jefe AGP

8. Revisa el Informe y de estar conforme indica su implementación.

Especialista en Educación

9. Elabora un Oficio de respuesta.

10. Prepara el Proyecto de Resolución, si el caso lo requiere.

Jefe AGP

11. Revisa y visa el Oficio y el Proyecto de Resolución. Remite los documentos al Despacho Directoral para la

firma y envío al solicitante.

12. Procedimiento: D-JE-01 Firma y Numeración de Oficio

13. Procedimiento: D-TD-01 Aprobación y Distribución de Resoluciones.

FIN

El Oficio de respuesta o Resolución Directoral resultante del tratamiento del Expediente es entregado al usuario correspondiente.

(33)

EJECUCION DE PROGRAMAS EXTRAESCOLARES OBJETIVO

Ejecutar actividades extraescolares en los Centros Educativos de la jurisdicción relacionadas con los programas de, Prevención Integral: Defensa Civil, Violencia Estudiantil, Escuela de Padres, Educación sexual, Uso indebido de Drogas, Convenio Educación - Scout, Municipios Escolares y Policía Escolar.

BASE LEGAL

REQUISITOS

 Directiva u Oficio del Ministerio de Educación

ORIGEN

El procedimiento se origina:

A) Cuando se recibe una Directiva u Oficio del Ministerio de Educación

B) De acuerdo con la programación de actividades extraescolares del Plan Operativo del Área de Gestión

Pedagógica.

DESCRIPCION

Para el caso A), el Ministerio de Educación remite la Directiva u Oficio vía fax o Trámite Documentario.

1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario.

2. Entrega los documentos a la Secretaria del Área de Gestión Pedagógica; recaba firma y

Secretaria

3. Recibe y registra el documento.

Jefe AGP

4. Revisa el documento y lo deriva al Especialista correspondiente.

(34)

ÁREA DE GESTION PEDAGOGICA

Extra Escolar VERSION 1.0

CODIGO : P-EF-06

Jefe AGP

5. Propone y/o designa la Institución Educativa o Especialista encargado de la ejecución del programa, y le

da pautas a seguir.

6. Indica a la Secretaria trascripción de Directiva u oficio remitido por el Ministerio de Educación.

Especialista en Programas de Prevención Integral

7. Analiza y estudia el documento.

8. Adecua el contenido de la Directiva u Oficio de acuerdo con las necesidades y realidad de los Centros

Educativos a los que va dirigido.

9. Elabora Oficio de difusión.

SECRETARIA

10. Transcribe Directiva u oficio .

Jefe AGP

11. Visa trascripción de Directiva u oficio y remite al Despacho Directoral

ORGANO DE DIRECCION

12. Procedimiento: D-JE-01 Firma y Numeración de Oficio o Directiva

13. Si se trata de Directiva u Oficio Múltiple, es impreso en el número de ejemplares necesarios.

14. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

Caso B. De acuerdo con la programación de actividades extraescolares del Plan Operativo de la Dirección de

Gestión Pedagógica.

Especialista en Programas de Prevención/ Entidad en Educación

15. Prepara el Plan de Trabajo y el Proyecto de Directiva del Programa.

Jefe AGP

16. Revisa y aprueba el Plan de Trabajo y el Proyecto de Directiva del Programa

Secretaria

17. Digita el Plan de Trabajo y Directiva aprobada

18. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

Caso A y B

Jefe AGP

19. Dispone la ejecución,

seguimiento e informe del programa. Especialista en Educación

20. Coordina con la Dirección de Administración los aspectos logísticos del programa y con otras entidades

involucradas en el mismo (Municipios, FONCODES)

21. Supervisa, monitorean y coordinan la ejecución de las actividades programadas.

22. Elabora un informe sobre el desarrollo de las actividades, adjuntando la relación de participantes por Centro

Educativo y por Distrito, resultados de encuestas, estadísticas y la evaluación general de la actividad.

23. Coordina y apoyan la ejecución de la actividad cuando es desarrollado por Instituciones Educativas.

Secretaria

24. Distribuye la Directiva u Oficio Múltiple a los Centros Educativos involucrados, coordinando con los

Directores sobre la ejecución de las actividades. Jefe AGP

25. Revisa el Informe y lo remite al

Despacho Directoral, si el caso lo requiere.

ORGANO DE DIRECCION

Jefe AGP

26. Revisa el Informe y de estar conforme, lo remite al Ministerio de Educación, si la Directiva lo determina.

FIN

(35)

ATENCION DE EXPEDIENTES DE ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA OBJETIVO

Asesorar y brindar orientación a las Asociaciones de Padres de Familia de la jurisdicción

BASE LEGAL

 Ley 28628 Ley de APAFA

REQUISITOS

 Documentos sustentatorios

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando la Junta Directiva, Consejo de Vigilancia de una Asociación de Padres de Familia (APAFA) presenta un Expediente en Trámite Documentario, o solicitan asesoramiento en forma personal.

DESCRIPCION

2. Entrega los documentos a la Secretaria del Area de Gestión Pedagógica y recaba firma y

Secretaria

3. Recibe, registra el Expediente y entrega al Director

Jefe AGP

4. Revisa el Expediente y lo deriva al Especialista correspondiente, de acuerdo al nivel o

modalidad que se trate. Especialista en Educación

6. Solicita información al Director, de ser necesario, realiza visita de verificación y coordinación al Centro

Educativo.

7. Analiza la información y elabora los Oficios implementando las recomendaciones técnicas. Si la

problemática encontrada es grave, elabora un informe y se toma en cuenta para visitas de supervisión. Jefe AGP

8. Revisa los documentos y evalúa la situación encontrada. De ser el caso grave remite copia del informe a la

Oficina de Auditoría Interna para la investigación especializada.

9. Dispone el envío del Oficio con las recomendaciones para su implementación y gestión.

FIN

Los Especialistas realizan la verificación del cumplimiento de recomendaciones efectuadas a las Asociaciones de Padres de Familia (APAFA), en una segunda visita inopinada.