Procedimiento Generar. Orden de Compra

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Procedimiento Generar

Orden de Compra

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PROCEDIMIENTO

GENERAR ORDEN DE COMPRA

Gerencia Administración y Planificación Camiones y Buses

Página 2 de 8 CYB-GAP-002- 2015 V02

Tabla de Contenidos

1 Información del Documento ... 3

2 Objetivos ... 4

3 Indicador Principal del Proceso ... 4

4 Normas que Rigen el Proceso de Generar Orden de Compra ... 4

5 Roles y Responsabilidades ... 4

5.1

Supervisor Administración Ventas

... 4

5.2 Administrativo de Ventas ... 4

5.3 Jefe Administración Ventas ... 4

5.4 Vendedor ... 5

5.5 Proveedor ... 5

6 Descripción Proceso Generar Orden de Compra ... 5

7 Etapas que componen el Proceso Generar Orden de Compra ... 5

7.1 Entradas etapa Generar Orden de Compra ... 5

7.2 Flujograma de información etapa Generar Orden de Compra ... 6

7.3 ista de tareas etapa Ganerar Orden de Compra... 6

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PROCEDIMIENTO

GENERAR ORDEN DE COMPRA

1 Información del Documento

HISTORIA DEL DOCUMENTO

Nombre del Documento: Generar Orden de Compra

Elaborado por: Jefe Administración Ventas (Héctor Araya)

Aprobado por: Subgerente Administración y Planificación Camiones y Buses (Javier Benitez)

Aprobado por: Ingeniero de Procesos Corporativo (Susana Casas)

Visado por: Gerente División Camiones y

Buses (Iván Abud)

Fecha de Aprobación: 7/10/2016

Visado por: Gerente de Auditoría Corporativa Fecha de Aprobación: (Por Auditar)

CONTROL DE VERSIONES

Versión Fecha de Vigencia Aprobación Comentario

01 7/10/2016 Javier Benítez Primera versión

(*) La presente versión sustituye completamente a todas las precedentes, de manera que éste sea el único documento válido de entre todos los de la serie.

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PROCEDIMIENTO

GENERAR ORDEN DE COMPRA

2 Objetivos

El objetivo del proceso Generar Orden de Compra consiste en elaborar un documento que avale la compra de un accesorio para una unidad.

3 Indicador Principal del Proceso Generar Orden de Compra.

El Indicador Principal del Proceso Generar Orden de Compra es el tiempo en que tarda en ser elaborada la Orden de Compra desde que es recibida conforme la carpeta del negocio.

4 Normas que Rigen el Proceso Generar Orden de Compra

A la fecha no existe norma que rige este proceso.

5 Roles y Responsabilidades

5.1 Supervisor Administración Ventas

 Presentar el requerimiento de orden de compra por intermedio de la carpeta del negocio o correo electrónico.

5.2 Administrativo de Ventas Marca

 Reconocer en la carpeta del negocio o en la solicitud por correo electrónico la necesidad de elaborar una orden de compra para una unidad.

5.3 Jefe de Administración Ventas Mayorista

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PROCEDIMIENTO

GENERAR ORDEN DE COMPRA

5.4 Vendedor

 Debe recibir por correo electrónico la orden de compra elaborada.

5.5 Proveedor

 Debe recibir por correo electrónico la orden de compra elaborada.

6 Descripción Proceso Generar Orden de Compra

El proceso generar Orden de compra consta de 4 etapas:

 Solicitud de orden de compra  Emisión orden de compra  Liberación orden de compra  Envío de orden de compra

7 Etapas que componen el Proceso Generar Orden de Compra

7.1.1

Entradas Etapa Generar Orden de Compra

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PROCEDIMIENTO

GENERAR ORDEN DE COMPRA

7.1.2

Flujograma de Información Etapa Generar Orden de Compra

Marca Marca Externo

Supervisor Adm.Ventas Administrativo Ventas Marca Jefe Administración Ventas Vendedor Proveedor

CO: Cotización del Proveedor; CA: Correo con autorización de Jefe de Venta o Subgte. Comercial; S: SAP;OC: Orden de Compra

Administración Camiones y Buses

Proceso Instalar Equipamiento Externo, Etapa

Realizar Instalación CO, CA

Proceso de Ventas, Etapa Realizar Venta o Aceptar Cotización Chilecompra Generar Orden de Compra S Autorizar Orden de Compra S Enviar Orden de Compra OC @ OC @ CO @

7.1.3

Lista de Tareas Etapa Generar Orden de Compra

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: GENERAR ORDEN

DE COMPRA ROL: ADMINISTRATIVO DE VENTAS

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PROCEDIMIENTO

GENERAR ORDEN DE COMPRA

Revisar Si Nota de Venta en Excel indica que se debe generar Orden de

Compra para proveedor de equipamiento

Ingresar A SAP transacción VELO acción ZUOR

Completar Todos los datos solicitados, tales como RUT del proveedor, grupo

de compra, organización de compra.

Solicitar Liberación de Orden de Compra a Jefe de Administración

(Obs.1) Observaciones :

1. Si el monto excede lo que puede ser autorizado por el Jefe de Administración, se escala la solicitud de autorización al Gerente de Área.

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: AUTORIZAR ORDEN

DE COMPRA ROL: JEFE ADMINISTRACION VENTAS

Ingresar A SAP transacción ME28

Revisar Orden de Compra (PUNTO DE CONTROL)

Aprobar Orden de Compra en SAP

Observaciones :

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: ENVIAR ORDEN DE

COMPRA ROL: ADMINISTRATIVO DE VENTAS MARCA

Generar Transacción MIGO

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PROCEDIMIENTO

GENERAR ORDEN DE COMPRA

Enviar

Vía correo electrónico a Proveedor Equipamiento Externo con copia a Vendedor y a Supervisor Administración Ventas, Orden de Compra (Obs.1)

Archivar Copia de Orden de Compra en Carpeta de Negocio

Observaciones :

1. En caso de que no se disponga de un correo electrónico donde enviar la Orden de Compra, se envía la Orden de Compra al Vendedor y al Supervisor Administración Ventas.

7.1.4

Salida Etapa Generar Orden de Compra

 Orden de Compra enviada a Proveedor

 Orden de Compra archivada en Carpeta de Negocio