Manual de Emisores. Normas Operativas. Domiciliación de Recibos. Medio de Transmisión bancomer.com (INTERNET) Versión 2.9

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Texto completo

(1)

No. del Registro del Contrato

de Adhesión en CONDUSEF. 0305-433-001079/01-01186-0408

Manual de Emisores

Normas Operativas

Domiciliación de Recibos

Medio de Transmisión bancomer.com

(INTERNET)

(2)

INDICE

No. del Registro del Contrato

de Adhesión en CONDUSEF. 0305-433-001079/01-01186-0408

1. Introducción

3

2.

Definición y Características

3

2.1. Diagrama

General

3

2.2. Beneficios

4

2.3. Características

4

2.4. Alcance

4 3.

Instrucciones Operativas

4

3.1.

Relación entre el Emisor y Bancomer

4

3.1.1. Responsabilidad del Emisor 5 3.1.2. Responsabilidad de Bancomer 5

3.2.

Autorización del Cliente Usuario

5 3.2.1. Autorización a través del Emisor 5

3.2.2. Mecanismo de Comunicación de Modificaciones 5

3.3.

Características y Flujo de Información

5 3.3.1. Entre el Emisor y Bancomer 5 3.3.2. Rechazos, Registros Duplicados, Devoluciones, Reversos y Depuración Automática 6 3.3.3. Entre el Emisor y el Cliente Usuario 6 3.3.4. Entre Bancomer y el Cliente Usuario 6

ANEXO 1

MANUAL TRANSMISIÓN POR BANCOMER.COM

7

1. Descripción

7

2.

Aceptación del certificado de seguridad de BBVA Bancomer

7

3.

Definiciones básicas de las funciones

8

4.

Cómo accesar a Domiciliación Bancomer

8

5.

Descripción por función

10

5.1.

Menú de Cobranza

10

5.2. Altas

11

5.2.1. Procedimiento de alta para la generación de un lote de cobranza por captura manual 11

5.2.2. Resumen del lote creado 13

5.2.3. Procedimiento de alta para la generación de un lote de cobranza por importación 14

5.2.3.1. Importación por columnas 14

5.2.3.2. Importación por posición 15

5.2.3.3. Campos necesarios para la importación 17

5.3. Cambios

18

5.3.1. Procedimiento para la autorización de un lote de cobranza 18

5.3.2. Procedimiento para modificar un lote de cobranza 20

5.3.3. Procedimiento para desautorizar un lote de cobranza 21

5.3.4. Procedimiento para eliminar un lote de cobranza 23

5.4. Consultas

24

5.4.1. Consultas lotes creados 24

5.4.2. Consulta resultados del lote 25

5.4.3. Exportación de un lote de cobranza 27

5.4.3.1. Exportación de lotes creados 28

5.4.3.2. Exportación del resultado del lote 31

5.5. Generación

de

copia

32

6.

Disponibilidad de la información

34

7.

Tiempos de operación

34

8.

Liquidación de la cobranza

34

9.

Glosario de términos

35

(3)

1. INTRODUCCIÓN

Para satisfacer la necesidad de hacer más eficientes los procesos de cobranza de las empresas o entidades, públicas y privadas, el Grupo Financiero BBVA Bancomer ha desarrollado el Sistema de Domiciliación de Recibos que, gracias a los avances de la banca electrónica, permite ofrecer un mejor servicio a un menor costo.

El objetivo de este documento es definir las normas generales a seguir por las empresas o entidades que deseen contratar con Bancomer, el servicio de cobranza mediante la Domiciliación de los Recibos que emitan, en las cuentas de sus clientes tanto en Bancomer como en cualquier otro Banco.

En este Manual se encuentra un esquema detallado del servicio, su definición, objetivos y alcances así como la descripción de las diferentes entidades participantes, sus funciones y sus responsabilidades. Asimismo contiene instrucciones operativas, formatos, horarios y demás información importante.

2.

DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS

El servicio de Domiciliación de Recibos consiste en realizar cargos a una cuenta bancaria en moneda nacional y previa autorización de su titular, para el pago de una factura o recibo emitidos por una empresa o entidad como consecuencia de la prestación de un bien o un servicio.

El Sistema de Domiciliación está enfocado a ofrecer el servicio de pago en forma automática. Este pago puede ser único o prolongado en el tiempo, llegando incluso a convertirse en indefinido, hasta su revocación.

2.1 DIAGRAMA GENERAL

CLIENTE USUARIO: Es el titular de la cuenta en la que se efectúan, previa autorización, los cargos a través del Sistema de Domiciliación, pudiendo ser el mismo u otro el usuario del servicio con el Emisor.

EMISOR: Es la Empresa o Entidad que genera facturas o recibos y cuya cobranza se realiza utilizando el Sistema de Domiciliación.

BANCOMER: Es la institución bancaria que por orden del Emisor, origina la transacción de cargo al Cliente Usuario, de sus clientes o de otros Bancos.

BANCO RECEPTOR: Es la institución bancaria que recibe la instrucción de cargo destinada a sus clientes (Clientes Usuarios) y donde residen las cuentas a debitar.

CÁMARA DE COMPENSACIÓN ELECTRÓNICA (CCE): Es la institución que administra el Sistema de Intercambio Electrónico de Medios de Pago, en este caso, transacciones de cargo originadas por Bancomer con la información proporcionada por el Emisor, sobre recibos domiciliados en cuentas de otros Bancos.

CÁMARA DE

COMPENSACIÓN

ELECTRÓNICA

OTROS BANCOS

RECEPTORES

EMISOR

BBVA BANCOMER

(4)

BANCO DE MÉXICO (BANXICO): Es la institución reguladora donde se efectúa la liquidación del saldo neto por la

compensación de las transacciones de cargo. La liquidación se realiza afectando las cuentas que las instituciones bancarias mantengan en el Banco de México, de acuerdo a sus propias normas y políticas.

2.2 BENEFICIOS

Con la Domiciliación de Recibos, el Emisor logra:

• Reducción de costos operativos a través de una cobranza automatizada.

• Disposición de recursos monetarios en una fecha predeterminada.

• Disminución del flujo de clientes en sus ventanillas.

• Aumento de la seguridad al minimizar la concentración de efectivo y valores.

• Aumento de la efectividad en la cobranza, al poder realizar cargos a cualquier cuenta de cualquier banco en el ámbito nacional, eliminando el manejo de cheques.

• Mantener segura y protegida la información.

• Contar con un valor agregado que propicia mayor competitividad, en beneficio de los clientes.

2.3 CARACTERÍSTICAS

La Domiciliación de Recibos se basa en la compensación electrónica de las órdenes de cargo correspondientes, hacia clientes con la cuenta de cargo en Bancomer o en cualquier otro Banco, lo cual implica el intercambio electrónico de transacciones entre los Bancos a través de la CCE, de manera que:

• El Emisor puede realizar cobros mediante transacciones de cargo a las cuentas de los Clientes Usuarios mediante la infraestructura de Bancomer.

• Los Bancos Receptores pueden efectuar los cargos en las cuentas de sus clientes (Clientes Usuarios) de acuerdo con los datos que se transmiten y que representan las operaciones comunicadas por el Emisor a Bancomer y tramitadas por éste mediante la CCE.

Las domiciliaciones contempladas en este sistema deben reunir las siguientes características:

• Que los recibos sean pagaderos a su presentación.

• Que conste obligatoriamente la siguiente información: ○ Referencia del deudor en los registros del Emisor.

○ Cuenta a cargar autorizada por el Cliente Usuario: Clave Bancaria Estandarizada (CLABE) o número de tarjeta de débito.

○ Identificación clara y características del pago.

• Que exista autorización previa por parte del titular de la cuenta (Cliente Usuario) para que todos los cargos de iguales características puedan aplicarse en su cuenta de acuerdo a los procesos de facturación de los Emisores. Esta autorización se puede tramitar con el Emisor en caso de ser cuentas de otros bancos o Bancomer.

2.4 ALCANCE

Por este sistema se pueden procesar electrónicamente domiciliaciones, cualquiera que sea su origen y destino, dentro del territorio nacional

3. INSTRUCCIONES OPERATIVAS

3.1 RELACIÓN ENTRE EL EMISOR Y BANCOMER

El Emisor y Bancomer previamente pactan los términos y condiciones bajo los cuales están dispuestos a recibir y a prestar respectivamente, los servicios de Domiciliación de Recibos, definiendo aspectos tales como:

• Características y duración del servicio.

• Pago de Comisiones.

• Medios y plazos de entrega de la información.

• Responsabilidades.

• Guarda y custodia de la información y documentación.

(5)

3.1.1 Responsabilidad del Emisor

• Recabar la autorización del Cliente Usuario para domiciliar el pago de sus recibos conforme al formulario descrito en el Anexo 2 de este documento, así como copia de su identificación oficial (credencial del Instituto Federal Electoral o pasaporte, si es una persona física, copia del estado de cuenta o tarjeta de débito; Acta Constitutiva y poderes si se trata de una persona moral).

• No generar instrucciones de cargo a cuentas de las que no se tenga la autorización de Domiciliación.

• Contar con los recursos humanos, materiales, tecnológicos o financieros que requiera la operación.

• Garantizar la veracidad y confidencialidad de la información aportada a Bancomer.

• Entregar la información en los medios y plazos pactados con Bancomer.

• Entregar íntegramente a Bancomer la información necesaria para aplicar oportunamente las órdenes de cargo en las cuentas bancarias de los Clientes Usuarios.

• Garantizar la disponibilidad de fondos para el cargo de las devoluciones y reversos.

• Cancelar el servicio de Domiciliación de Recibos a los clientes que así lo soliciten, de conformidad con el proceso que se establezca para este fin.

• En general, atenerse a los preceptos y guías contenidas en el presente Manual.

3.1.2 Responsabilidad de Bancomer

• Otorgar el servicio de Domiciliación de Recibos a las solicitudes de cargo enviadas por el Emisor, para cuentas propias o de otros Bancos

• Contar con equipos de cómputo, comunicación y sistemas, así como con los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros que se requiera, para operar en condiciones óptimas.

• Garantizar la veracidad, integridad y confidencialidad de la información introducida al Sistema de Domiciliaciones.

• Acreditar al Emisor los fondos correspondientes a los cargos compensados y no devueltos, y debitarle aquellos que se generen por devoluciones o reversos.

3.2 AUTORIZACIÓN DEL CLIENTE USUARIO

La autorización del Cliente Usuario para domiciliar recibos en una cuenta bancaria puede ser tramitada por:

• El Emisor.

El único que puede autorizar la Domiciliación es el titular o facultado para disponer de los fondos de la cuenta bancaria, considerando que éste puede ser una persona distinta al titular del servicio que aparezca en los registros del Emisor.

3.2.1 Autorización a través del Emisor

El Emisor debe:

• Obtener la autorización y firma (autógrafa o electrónica) del titular de la cuenta bancaria en la que se efectuarán los cargos por Domiciliación de acuerdo a los datos solicitados mediante el formato establecido en el Anexo 2. El Emisor debe asegurar que tendrá disponible dicha autorización en la eventualidad de que le sea requerida por el Bancomer.

• Obtener copia de la documentación acordada con el Banco. (Credencial del Instituto federal Electoral o Pasaporte, Estado de Cuenta o tarjeta de Débito)

3.2.2 Mecanismos de comunicación de modificaciones

El procedimiento para llevar a cabo las bajas o modificaciones al Sistema de Domiciliación contratado por el Cliente Usuario, por causas tales como: cancelación del servicio de Domiciliación, término de la relación con Bancomer o el Emisor, cambio de cuenta autorizada para cargo; dependerán directamente de la Entidad que reciba esta petición de acuerdo a lo siguiente:

• Bajas y modificaciones de Clientes Usuarios a través de Emisores. No será necesario informar a Bancomer.

En todos los casos, las modificaciones se tratarán como nuevas autorizaciones.

3.3 CARACTERÍSTICAS Y FLUJO DE INFORMACIÓN

3.3.1 Entre el Emisor y Bancomer

El Emisor debe entregar con suficiente anticipación, por lo menos dos días hábiles previos, a la fecha de vencimiento de las facturas o recibos, la información de sus domiciliaciones a Bancomer conforme a las políticas y procedimientos previamente pactados y a los lineamientos establecidos en el presente Manual, para que a partir de dicha información se apliquen oportunamente los cargos correspondientes a las cuentas donde están ordenadas las domiciliaciones. La fecha de aplicación de dichos cargos debe coincidir con la fecha de vencimiento de los recibos correspondientes y ser día hábil bancario.

(6)

El Emisor pactará con Bancomer el Anexo 3 de este Manual. Este Anexo de Niveles de Servicio se requisitará y se firmará con Operaciones Bancomer una vez que haya sido contratado el servicio de la Domiciliación.

3.3.2 Rechazos, Registros Duplicados, Devoluciones, Reversos y Depuración Automática

• Rechazos:

El Sistema de Domiciliaciones tiene un proceso de validación que efectúa a los lotes de cobranza que envía el Emisor a fin de verificar que la información de los registros estén correctamente estructurados.

El Emisor podrá visualizar los registros rechazados al día hábil bancario siguiente a la Fecha de Aplicación del lote autorizado por el Emisor.

• Registro Duplicado:

Domiciliaciones tiene un filtro que coteja los registros contenidos en los archivos de cobranza. Si detecta que el Emisor envía más de un registro con la misma información:

o Fecha de Aplicación o Referencia del Servicio o Importe

Ejecutará la acción de procesar el primer registro encontrado y rechazará el (o los) registro(s) posteriores como Registros Duplicados.

• Devoluciones:

Son aquellos cargos a cuentas de Clientes Usuarios que no pudieron ser realizados.

• Reversos:

Son transacciones previstas para los casos en que algún Cliente Usuario exija por inconformidad la devolución del importe del cargo aplicado a su cuenta. El Cliente Usuario tiene un plazo de 90 días naturales a contarse desde la fecha en que se efectuó el cargo, para tramitar su reembolso.

• Depuración Automática de Domiciliaciones:

El Sistema de Domiciliaciones cuenta con una depuración automática; la cual consiste en desactivar las domiciliaciones que no han tenido actividad en su cobranza en 06 meses.

3.3.3 Entre el Emisor y el Cliente Usuario

El Sistema de Domiciliaciones está previsto para el pago de toda clase de facturas o recibos de servicios públicos y privados. Opcionalmente, el Emisor podrá informar a sus clientes del importe a cargar, con la antelación que considere necesaria, a través del medio que considere para la presentación de sus facturas.

3.3.4 Entre Bancomer y el Cliente Usuario

Bancomer informará a sus Clientes Usuarios oportunamente y de forma obligatoria, sobre los cargos efectuados por concepto de Domiciliación, ello a través del estado de cuenta que emite mensualmente, aunque adicionalmente podrá hacerlo por medio de un aviso específico de cargo.

(7)

ANEXO 1

MANUAL TRANSMISIÓN POR BANCOMER.COM

1. DESCRIPCIÓN

El objetivo del presente manual es describir a detalle el procedimiento para operar cada una de las funciones que integran el servicio de cobranza Domiciliación Bancomer a través de nuestro portal en Internet: www.bancomer.com.

Para el servicio de Domiciliación Bancomer deberá firmar previamente con BBVA Bancomer, S.A. el contrato de prestación de servicios bancarios de domiciliación de recibos.

La cuenta de cheques que se defina como concentradora dentro del contrato deberá ser la misma con la que su Empresa o Entidad opera en bancomer.com.

La cuenta quedará autorizada para efectuar el abono correspondiente a la cobranza exitosa y para aplicar el cobro de las comisiones correspondientes a este servicio.

El servicio de bancomer.com deberá estar contratado, activado, en uso y al corriente.

Previo al uso del servicio Domiciliación Bancomer a través del sitio bancomer.com de Internet, es necesario que su Empresa sea dada de alta en el Sistema Central de Domiciliaciones de Bancomer, quedando registrado el número de Emisor asignado para realizar su cobranza y las condiciones que regirán la aplicación del servicio. Este trámite lo podrá realizar a través de su Ejecutivo de Cuenta.

2. ACEPTACIÓN DEL CERTIFICADO DE SEGURIDAD DE BBVA BANCOMER

Antes de dar inicio con la operación del servicio Domiciliación Bancomer es necesario aprobar por única vez el Certificado de Seguridad de BBVA Bancomer, siguiendo los pasos que a continuación se describen.

1. Accesar vía internet al portal www.bancomer.com y siguiendo los pasos que se describen de las páginas 8 a la 10, llegar hasta donde se encuentra el servicio Domiciliación Bancomer.

2. Estando en la pantalla principal del servicio Domiciliación Bancomer dé un click en la cobranza requerida..

3. Se desplegará el menú con las funciones definidas para operar el servicio, dé un click en la función Altas y enseguida aparecerá la pantalla Advertencia de Seguridad.

4. Dé un click en el cuadro que indica la leyenda “Siempre confiar en el contenido de BBVA Bancomer, S.A.” se

activará poniéndose una palomita.

5. Para completar la aprobación de instalar y ejecutar el certificado de seguridad dé un click en el botón Sí.

2

3

4

5

(8)

NOTA: Es importante considerar que este procedimiento se tendrá que realizar por única vez en cada una de las PC´s que la

empresa o entidad defina para operar la cobranza.

3. DEFINICIONES BÁSICAS DE LAS FUNCIONES

Acceso

Dentro del portal www.bancomer.com, se encuentra nuestro Menú Principal, dé click en la opción Empresas, dentro de esta existen Servicios en Línea dé click en la opción Domiciliación, siendo ésta la solución de cobranza vía Internet.

Domiciliación Bancomer se compone de las siguientes funciones:

Altas

La función de Alta permite crear un lote de cobranza y para ello existen dos formas. a. Alta por Captura Manual.

Permite la captura de los registros de domiciliaciones de 1 a 1,000. b. Alta por Importación.

Permite la Importación de los registros de domiciliaciones desde su PC a la pantalla de captura de 1 a 1,000.

Cambios

Permite autorizar los lotes de cobranza creados en el Alta, realizar modificaciones, así como, desautorizarlos.

Consultas

Permite realizar consultas sobre los lotes de cobranza creados, para ello existen dos modalidades. a. Lotes Creados.

Muestra los lotes de cobranza que aún no se han procesado a la fecha de consulta y el detalle de los registros que lo componen.

b. Resultado de la Cobranza.

Muestra los lotes de cobranza en proceso, los ya operados con su resumen y el detalle de los registros que lo componen.

Generación de copia

Permite realizar una o varias copias de los lotes creados.

4. CÓMO ACCESAR A DOMICILIACIÓN BANCOMER

Procedimiento

1. Desde la portada de bancomer.com, dé click en Empresas en la barra de Inicio.

(9)

2. En Servicios en Línea dé click en Domiciliación.

3. En Domiciliación Bancomer digite el número de su Tarjeta de Acceso Seguro y oprima el botón entrar.

4. En la siguiente pantalla digite su usuario, contraseña y oprima el botón entrar.

Dentro de Servicios en Línea,

elija Domiciliación

Ingrese su

usuario

Ingrese su

contraseña

Dé click

3

Dé click

(10)

5. Enseguida aparecerá la pantalla en donde se solicita sea digitada la clave que le despliegue el Acceso Seguro Digital Bancomer y oprima el botón entrar.

6. Una vez capturada correctamente la información solicitada, se tiene acceso a la pantalla principal de cobranza Domiciliación Bancomer.

5. DESCRIPCIÓN POR FUNCIÓN

5.1 MENÚ DE COBRANZA

Para dar inicio con la operación, el primer paso es elegir la cobranza contratada. La Cobranza Bancomer aplica sólo para cuentas Bancomer.

La Cobranza Interbancaria aplica para cuentas Bancomer y de otros bancos.

Introduzca la

clave o código

Dé click

Dé click en

la cobranza

requerida

(11)

Ambos menúes de cobranza constan de 4 funciones, Altas, Cambios, Consultas y Generación de Copia, como se muestra en el gráfico.

En la parte superior de la pantalla se mostrará el nombre de su Empresa y en la parte inferior el número y nombre de Emisor asignado para su proceso de cobranza.

5.2 ALTAS

La función de Altas permite crear un lote de cobranza y para ello se pueden emplear dos formas, la primera es capturando directamente en la pantalla los datos requeridos por registro y la segunda es realizando la importación de los mismos desde su PC.

El volumen máximo de registros que se pueden capturar o importar por lote de cobranza son 1,000, de requerir más registros, se tendrá que crear un nuevo lote con los restantes.

Es importante señalar que la capacidad total del servicio Domiciliación Bancomer a través de nuestro portal bancomer.com es de 3,000 operaciones de cobranza.

5.2.1 Procedimiento de alta para la generación de un lote de cobranza por captura manual

1. Seleccione la cobranza contratada. 2. Seleccione su Emisor.

3. Dé click en la función Altas, en cualquiera de las 2 opciones.

(la pantalla de ejemplo de las siguientes instrucciones se muestra en la página 13)

4. Ingrese el nombre de su lote de cobranza en el campo Descripción, máximo de 30 posiciones, este puede ser definido según el servicio que proporcione el Emisor. La captura debe ser sin puntos, guiones, comas, acentos, eñes o símbolos. Ejemplo: Cobranza colegiatura Oct02, Cobranza suscripción Nov02, Cobranza mantenimiento Dic02, etc.

5. Verifique el número de Emisor proporcionado por Bancomer en la contratación del servicio de Domiciliación, el nombre de Emisor, el tipo de cuenta y el número de cuenta con la que se operará la cobranza, es importante que estos datos se validen antes de generar su archivo de cobranza.

Botones de lanzamiento rápido

3

1

1

3

2

(12)

6. Ingrese en el campo Fecha de Aplicación la fecha en la que se deberá iniciar la cobranza de su lote. Esta deberá ser posterior al día hábil en que fue creado, de lo contrario no se podrá dar de alta. Usted podrá programar mediante este campo sus lotes de cobranza para que sean procesados en fechas hábiles futuras, es importante considerar que la fecha de aplicación debe ser la misma que su cliente tiene definida como la fecha límite de pago del servicio.

7. Dé click en el botón Agregar para iniciar con la captura de sus registros.

8. Ingrese la información requerida en cada uno de los campos, dé Intro o Enter en el teclado de su PC finalizando la captura por registro.

A continuación se detallan los campos:

REFERENCIA: En este campo se deberá ingresar la referencia principal del servicio, ésta es la que su Empresa le asignó a sus clientes y con la cual los identifica.

Ejemplo: número de suscriptor, número de cliente, número de póliza, número de alumno, etc. Es alfanumérico y consta de 40 posiciones como máximo.

IMPORTE SIN IVA: En este campo se deberá ingresar el monto a cobrar en pesos con el punto decimal para los

centavos sin incluir el IVA.

Es numérico y consta de 15 posiciones como máximo.

IVA: En este campo se deberá ingresar el monto a cobrar en pesos con el punto decimal para los centavos por concepto

de IVA.

Es numérico y consta de 15 posiciones como máximo.

REFERENCIA NUMÉRICA: En este campo se deberá ingresar el número, clave o fecha con la cual su Empresa podrá

identificar la operación, siendo un apoyo adicional a la referencia principal. Ejemplo: Periodo de pago 151202, número de pago 0000130, etc. Es numérico y consta de 7 posiciones como máximo.

TITULAR SERVICIO: En este campo se deberá ingresar el nombre de la persona que aparece en los registros de su Empresa, como su cliente y quien es el titular del servicio.

Ejemplo: Nombre del alumno, nombre del cliente, nombre del suscriptor, etc.

Consta de 40 posiciones como máximo. La captura debe ser sin puntos, guiones, comas, acentos, eñes o símbolos, sólo permite los siguientes caracteres: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTVWXYZ

BANCO: En este campo se deberá seleccionar el banco al que pertenece la cuenta de cargo. Si la cobranza contratada es Bancomer solo aparecerá disponible la opción Bancomer.

Si la cobranza contratada es Interbancaria, aparecerá Bancomer y los diferentes bancos participantes en el servicio de domiciliaciones.

TIPO: En este campo se deberá seleccionar el tipo de cuenta a la cual se realizará el cargo, las opciones son CLABE

(Clave Bancaria Estandarizada) o TDD (Tarjeta de Débito).

CLABE/TDD: En este campo se deberá ingresar el número de CLABE o TDD proporcionada por su cliente en la contratación del servicio y a la cual se realizará el cargo.

Ambos son numéricos, la CLABE consta de 18 posiciones y la TDD 16, estas longitudes son estándar para todos los bancos.

TITULAR CUENTA: En este campo se deberá ingresar el nombre del titular de la cuenta bancaria, éste puede diferir al

nombre del campo Titular Servicio, en los casos donde el titular de la cuenta bancaria desee contratar el servicio de domiciliación a otra persona.

Es alfanumérico y consta de 40 posiciones como máximo. La captura debe ser sin puntos, guiones, comas, acentos, eñes o símbolos.

De existir algún error en la información ingresada en cualquiera de los campos descritos anteriormente y que componen el registro de cobranza, se desplegará en la parte superior de la pantalla de captura dentro de Mensajes una leyenda alusiva al error, con la finalidad de que sea corregido.

Se podrá identificar visualmente un registro incorrecto cuando en la parte derecha del mismo aparezca una equis

8

. Cuando los registros tengan una paloma

9

indicará que están correctos.

Si requiere eliminar uno o más registros de su lote de cobranza, ubíquese en cualquier campo del mismo y dé click en el botón Borrar.

(13)

9. Una vez que todos los campos de sus registros estén correctos, dé click en el botón de Grabar para crear su lote de cobranza.

NOTA: De existir la pérdida de energía eléctrica, el sistema de Domiciliación Bancomer guarda de forma automática la

información que lleve capturada hasta ese momento. Una vez que regrese la luz, deberá iniciar la sesión accesando al portal bancomer.com y estando dentro de Domiciliación Bancomer, la primer acción a ejecutar es entrar a la función Altas y se desplegará la información en la pantalla. Lo mismo aplica sí se llegara a perder la sesión de Internet.

5.2.2 Resumen del Lote Creado

Una vez grabado el lote de cobranza se muestra a continuación un resumen con la información del Lote Creado, siempre con estatus Pendiente de Autorizar.

Es muy importante considerar que para Autorizar su lote de cobranza deberá realizarlo posteriormente accesando a la función de Cambios, consulte la pagina 18.

El resumen está estructurado de la siguiente manera:

Descripción: Es el nombre con el que llamó a su lote de cobranza.

Cuenta de depósito: Es su cuenta bancaria con la que contrató el servicio.

Número de Emisor: Es el número que se le asignó Bancomer para operar la cobranza por domiciliaciones.

Número de Intentos de Cobro: Es el número fijo de reintentos de cobro que se definieron en el contrato y que se realizarán

a la cuenta bancaria del cliente.

Fecha de Aplicación: Es el día hábil que se definió para iniciar la cobranza.

Importe Total: Es la suma de los importes e IVA de los registros que componen su lote de cobranza.

Registros Totales: Es la suma de los registros que componen su lote de cobranza.

Número de Lote: Es un número consecutivo asignado por Domiciliación Bancomer, con el cual podrá identificar su lote de cobranza.

Estatus: Es la condición en la que se encuentra su lote de cobranza.

Se muestra el resumen con la información del lote creado y con estatus Pendiente de Autorizar Si requiere imprimir este resumen, oprima el botón Imprimir

5

6

7

9

8

Identificador

de registros

4

(14)

5.2.3 Procedimiento de alta para la generación de un lote de cobranza por importación

Para realizar la importación de un lote de cobranza su Empresa debe crear un archivo o base de datos de la cual se obtendrá la información que integrará los registros a cargar y que importará desde su PC a la pantalla de captura de Domiciliación Bancomer.

Existen 2 formas para importar la información, a continuación se describen.

5.2.3.1 Importación por columnas

Para realizar esta importación su información deberá generarse con formato texto extensión.txt, con delimitadores entre campos como son tabuladores o comas, los campos que componen la estructura del archivo son 10, el primero es un número consecutivo y los 9 restantes se describen en la página 17.

Ejemplo del lay out para el lote de cobranza.

Procedimiento

1. Ejecute del 1 al 6 los pasos correspondientes al Alta por captura manual. 2. Dé click en el botón Importar.

3. Se desplegará una pantalla para la importación de archivos, dé click en el botón Examinar y defina la ruta en la que se encuentra su archivo o base de cobranza en su PC.

3

2

(15)

4. Seleccione de la casilla Tipo el delimitador, separado por tabuladores o separado por comas, según sea el caso. 5. Dé click en el botón Importar y la información se desplegará en la pantalla de captura.

6. Una vez que todos los campos de sus registros estén correctos, dé click en el botón de Grabar para crear su lote de cobranza.

5.2.3.2 Importación por posición

Para realizar esta importación, su información debe estar en formato texto extensión.txt y la estructura de su archivo o base de datos de la cual se obtendrán los registros a cargar siempre deberá mantener una longitud fija por campo, se tendrán que identificar en total 9 posiciones.

Procedimiento

1. Ejecute del 1 al 6 los pasos correspondientes al Alta por captura manual. 2. Dé click en el botón Importar.

4

5

(16)

3. Se desplegará una pantalla para la importación de archivos, dé click en el botón Examinar y defina la ruta en la que se encuentra su archivo o base de cobranza en su PC.

4. Seleccione de la casilla Tipo el delimitador de longitud fija.

5. Capture dentro de la pantalla los siguientes datos para los 10 campos.

• En la columna Inicio, la posición inicial que tiene ese campo dentro de su información.

• En la columna Fin, la posición final que tiene ese campo dentro de su información.

6. Al terminar de introducir los datos dé click en el botón Importar y la información se desplegará en la pantalla de captura.

7. Una vez que todos los campos de sus registros estén correctos, dé click en el botón de Grabar para crear su lote de cobranza.

3

4

6

(17)

NOTA: En ambas formas de importación estará disponible dentro de la pantalla de Altas y debajo del botón Importar una Ayuda como apoyo al procedimiento.

5.2.3.3 Campos necesarios para la importación

Ambas formas de importación requieren los siguientes campos y datos:

CONSECUTIVO: Deberá ingresar un número consecutivo para cada registro de cobranza.

REFERENCIA: En este campo se deberá ingresar la referencia principal del servicio, ésta es la que su Empresa le

asignó a sus clientes y con la cual los identifica.

Ejemplo: número de suscriptor, número de cliente, número de póliza, número de alumno, etc. Es alfanumérico y consta de 40 posiciones como máximo.

IMPORTE SIN IVA: En este campo se deberá ingresar el monto a cobrar en pesos con el punto decimal para los centavos sin incluir el IVA.

Es numérico y consta de 15 posiciones como máximo.

IVA: En este campo se deberá ingresar el monto a cobrar en pesos con el punto decimal para los centavos por concepto

de IVA.

Es numérico y consta de 15 posiciones como máximo.

REFERENCIA NUMÉRICA: En este campo se deberá ingresar el número, clave o fecha con la cual su Empresa podrá

identificar la operación, siendo un apoyo adicional a la referencia principal. Ejemplo: Periodo de pago 151202, número de pago 0000130, etc. Es numérico y consta de 7 posiciones como máximo.

TITULAR SERVICIO: En este campo se deberá ingresar el nombre de la persona que aparece en los registros de su Empresa, como su cliente y quién es el titular del servicio.

Ejemplo: Nombre del alumno, nombre del cliente, nombre del suscriptor, etc.

Consta de 40 posiciones como máximo. La captura debe ser sin puntos, guiones, comas, acentos, eñes o símbolos, solo permite los siguientes caracteres: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTVWXYZ

BANCO: Es la clave del Banco donde se encuentra la cuenta a la que se efectuará el cargo. Es numérico y consta de 3 posiciones.

A continuación se muestran las claves válidas

Clave Corresponde al Banco Nombre Comercial

002 BANCO NACIONAL DE MÉXICO Banamex

003 BANCA SERFÍN Banca Serfín

012 BANCOMER Bancomer

014 BANCO SANTANDER MEXICANO Santander Mexicano

019 BANJÉRCITO Banjército

021 HSBC MÉXICO, S.A HSBC

030 BANCO DEL BAJÍO Banco del Bajío

032 IXE BANCO Ixe Banco

036 BANCO INBURSA Banco Inbursa

037 BANCO INTERACCIONES Banco Interacciones

042 BANCA MIFEL Banca Mifel

044 BANCO SCOTIABANK Scotiabank Inverlat

058 BANCO REGIONAL DE MONTERREY Banregio

059 BANCO INVEX Banco Invex

062 BANCA AFIRME Banca Afirme

072 BANCO MERCANTIL DEL NORTE Banorte

102 ABN AMRO MEXICO ABN Amro Bank

103 AMERICAN EXPRESS BANK MEXICO American Express 106 BANK OF AMERICA MEXICO Bank of America

107 BANCO DE BOSTON BankBoston

132 BANCO MULTIVA Banco Multiva

TIPO: En este campo se deberá indicar el tipo de cuenta a la cual se realizará el cargo.

Es numérico y consta de 2 posiciones Los valores son:

o 40 si se trata de CLABE o 3 si se trata de TDD

(18)

CLABE/TDD: En este campo se deberá indicar el número de CLABE o TDD proporcionada por su cliente en la

contratación del servicio y a la cual se realizará el cargo.

Ambos son numéricos, la CLABE consta de 18 posiciones y la TDD 16, estas longitudes son estándar para todos los bancos.

TITULAR CUENTA: En este campo se deberá indicar el nombre del titular de la cuenta bancaria, éste puede diferir al nombre del campo Titular Servicio, en los casos donde el titular de la cuenta bancaria desee contratar el servicio de domiciliación a otra persona.

Es alfanumérico y consta de 40 posiciones como máximo. La captura debe ser sin puntos, guiones, comas, acentos, eñes o símbolos. Sólo acepta los siguientes caracteres: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTVWXYZ

5.3 CAMBIOS

La función de Cambios permite autorizar los lotes creados para su proceso de cobranza, realizar modificaciones a lotes creados o copiados antes de ser autorizados y desautorizar un lote antes de su fecha de aplicación.

5.3.1 Procedimiento para la autorización de un lote de cobranza

1. Seleccione la cobranza contratada.

2. Dé click en la función Cambios. 3. Seleccione su Emisor. 4. Dé click en el botón Consultar.

5. Seleccione el lote de cobranza que desea cambiar.

1

2

3

(19)

6. Dé click en el botón Cambiar.

7. Revise la información de su lote de cobranza y dé click en el botón de Autorizar.

8. Se presentará una pantalla con el resumen del lote que está autorizando, revise la información y digite su Clave de Operación.

5

6

(20)

9. Oprima el botón Autorizar.

10. A continuación la pantalla presenta los datos que componen su lote de cobranza con estatus de Autorizado, lo cual quiere decir, que el lote creado por el Emisor está listo para que el Banco lo procese llegada su fecha de aplicación.

Si desea imprimir este resumen dé click en el botón Comprobante.

5.3.2 Procedimiento para modificar un lote de cobranza

Cualquier lote de cobranza con estatus Pendiente de Autorizar puede ser corregido previo a su autorización, siendo posible realizar cambios a la información contenida.

1. Seleccione la cobranza contratada. 2. Dé click en la función Cambios. 3. Seleccione su Emisor. 4. Dé click en el botón Consultar.

5. Seleccione el lote de cobranza que desea cambiar. 6. Dé click en el botón Cambiar.

7. Efectúe los cambios necesarios a los datos que se detallan a continuación:

○ En el campo Descripción, dé un click para renombrar su archivo de cobranza.

○ En el campo Fecha de aplicación, dé un click para definir una nueva fecha hábil.

○ Para cambiar cualquier dato dentro del detalle de los registros, dé un click en el campo.

8

(21)

○ Para incorporar más registros a su lote de cobranza utilice el botón Agregar.

○ Para eliminar uno o más registros, selecciónelos y utilice el botón Borrar.

8. Una vez terminados los cambios, dé click en el botón Grabar para que sean guardados.

9. Para autorizar su lote de cobranza con los cambios efectuados, será necesario ejecutar el procedimiento para la autorización de un lote de cobranza, vea la página 18.

5.3.3 Procedimiento para desautorizar un lote de cobranza

Para realizar la acción Desautorizar, su lote de cobranza debe tener estatus de Autorizado y se tendrá que llevar a cabo el procedimiento hasta un día hábil antes de la Fecha de Aplicación definida en su lote, de lo contrario no se podrá

desautorizar.

1. Seleccione la cobranza contratada. 2. Dé click en la función Cambios. 3. Seleccione su Emisor. 4. Dé click en el botón Consultar.

5. Seleccione el lote de cobranza que desea desautorizar. 6. Dé click en el botón Cambiar.

9

(22)

7. Digite su clave de operación. 8. Dé click en el botón Desautorizar.

9. La siguiente pantalla presenta el resumen del lote Desautorizado, si requiere imprimirlo dé click en el botón Comprobante.

10. Si requiere realizar cambios al lote de cobranza que desautorizó, dé click en el botón Aceptar y se desplegará la pantalla en la cual podrá hacerlo, corrija la información y dé click en el botón Grabar, su lote de cobranza tendrá estatus Pendiente de Autorizar, podrá autorizarlo nuevamente siguiendo el procedimiento citado en la página 18.

8

(23)

NOTA: Para realizar cambios a lotes autorizados será necesario primero desautorizarlos antes de su Fecha de Aplicación, corregir el error a través de la función Cambios y autorizarlo nuevamente.

5.3.4 Procedimiento para eliminar un lote de cobranza

Se podrá borrar por completo un lote de cobranza cuando exista algún error en la creación del mismo y este tenga estatus Pendiente de Autorizar, una vez Operado también es posible borrarlo con la finalidad de depurar la información por lote, esta decisión la toma su Empresa.

1. Seleccione la cobranza contratada. 2. Dé click en la función Cambios. 3. Seleccione su Emisor. 4. Dé click en el botón Consultar.

5. Seleccione el lote de cobranza que desea eliminar. 6. Dé click en el botón Cambiar.

7. Dé click en el botón Eliminar Lote

(24)

5.4 CONSULTAS

La función de Consultas permite realizar la verificación de lotes de cobranza, para ello existen 2 formas de hacerlo, a continuación se describen.

5.4.1 Consulta lotes creados

Permite realizar consultas sobre lotes de cobranza con estatus Pendiente de Autorizar y sobre los ya Autorizados.

Procedimiento

1. Seleccione la cobranza contratada.

2. Dé click en la función Consultas. 3. Dé click en Lotes Creados. 4. Seleccione su Emisor. 5. Dé click en el botón Consultar.

6. Seleccione el lote de cobranza que desea consultar.

1

4

2

5

3

(25)

7. Dé click en el botón Consultar.

8. Se presentan los datos y el detalle de los registros que componen el lote de cobranza consultado. Sí requiere imprimirlo dé click en el botón Impresión.

5.4.2 Consulta resultado del lote

Permite realizar consultas sobre lotes de cobranza cuya fecha de aplicación indica que están en proceso de cobro y los ya operados.

6

7

(26)

Procedimiento

1. Seleccione la cobranza contratada. 2. Dé click en la función Consultas. 3. Dé click en Resultado del Lote. 4. Seleccione su Emisor. 5. Dé click en el botón Consultar.

6. Seleccione el lote de cobranza que desea consultar. 7. Dé click en el botón Consultar.

1

2

3

4

5

6

7

(27)

7. Se presenta el resumen con los datos del lote de cobranza consultado, si requiere revisar el detalle de cada una de las operaciones dé click en el botón Ver detalle.

9. Si requiere imprimir el detalle dé click en el botón Impresión.

5.4.3 Exportación de un lote de cobranza

Existen 2 dos momentos durante el proceso de los lotes en los cuales se pueden exportar, el primero es cuando el lote ha sido creado y su fecha de aplicación no inicia aún y el segundo es cuando el lote de cobranza se ha procesado completamente y obtenemos su resultado.

8

(28)

5.4.3.1 Exportación de lotes creados

Se exportará el lote con 10 campos tal y como fue capturado.

Procedimiento

1. Dé click en la función Consultas dentro de la Cobranza seleccionada, posteriormente en Lotes Creados y en el botón Consultar.

2. Seleccione el lote que desea Exportar y oprima el botón Consultar

Dé click

Dé click

Dé click

Escoja un

(29)

3. De click en el botón Exportar.

4. Se desplegará la pantalla de Descarga de archivos, seleccione la opción Guardar este archivo a disco y dé click en el botón Aceptar.

5. Defina en que directorio de su PC desea guardar el archivo de cobranza que está exportando, nombre su archivo y dé click en el botón Guardar.

Dé click

Dé click

(30)

6. Enseguida se presentará la confirmación de la descarga del archivo a su PC, dé click en el botón Abrir.

7. Se desplegará la ventana Abrir con, elija el programa NOTEPAD, dé un click en la casilla, Utilizar siempre este programa para abrir este tipo de archivo, se activara con una palomita, finalmente de click en el botón Aceptar.

8. Visualizará la información del archivo exportado en el Bloc de notas con los campos separados siempre por comas, posteriormente guarde el archivo como tipo Documentos de texto. Cuando consulte su archivo exportado, la extensión que será .txt.

Dé click

(31)

5.4.3.2 Exportación del resultado del lote

Se exportará el lote con 12 campos, los 10 capturados inicialmente y 2 más que muestran el estatus y la causa del rechazo si existiera, por cada registro.

Procedimiento

1. Dé click en la función Consultas, posteriormente en Resultado del Lote y en el botón Consultar. 2. Seleccione el lote que desea exportar y de click en el botón Consultar

3. Dé click en el botón Ver Detalle.

4. Se presenta el detalle que contiene el lote a exportar, dé click en el botón inferior izquierdo Exportar RDL.

5. Se desplegará la pantalla de Descarga de archivos, seleccione la opción Guardar este archivo a disco y dé click en el botón Aceptar.

6. Defina en que directorio de su PC desea guardar el archivo de cobranza que está exportando, nombre su archivo y dé click en el botón Guardar.

7. Enseguida se presentará la confirmación de la descarga del archivo a su PC, dé click en el botón Abrir.

8. Se desplegará la ventana Abrir con, elija el programa NOTEPAD, dé un click en la casilla, Utilizar siempre este programa para abrir este tipo de archivo, se activara con una palomita, finalmente de click en el botón Aceptar.

Dé click

(32)

9. Visualizará la información del archivo exportado en el Bloc de notas con los campos separados siempre por comas, posteriormente guarde el archivo como tipo Documentos de texto. Cuando consulte su archivo exportado, la extensión será .txt

NOTA: La exportación de un lote de cobranza podrá servirle en el futuro como entrada para un nuevo lote vía la importación del mismo, efectuando los cambios necesarios para su proceso.

Los archivos exportados en formato de texto podrán convertirse a Excel para simplificar su manipulación y posteriormente importarlos.

5.5 GENERACIÓN DE COPIA

La función Generación de Copia permite crear una copia exacta del lote de cobranza elegido independientemente del estatus que guarde.

Procedimiento

1. Seleccione la cobranza contratada.

2. Dé click en la función Generación de Copia. 3. Seleccione su Emisor.

4. Dé click en el botón Consultar.

5. Seleccione el lote de cobranza que desea copiar.

Dé click

1

2

(33)

6. Dé click en el botón Consultar.

7. Se presenta el lote de cobranza elegido con el detalle de los registros los cuales no podrán ser editados al generar la copia, de requerirlo tendrá que ser a través de la función Cambios.

8. Renombre su nuevo archivo de cobranza dando un click en el campo Descripción para su control.

9. Defina la nueva Fecha de Aplicación dando un click en el campo, esta deberá ser posterior al día hábil en que se está generando la copia del lote.

10. Dé click en el botón Genera Copia.

5

6

8

9

(34)

11. Se presenta el resumen del lote grabado, siempre con estatus Pendiente de Autorizar, para autorizarlo deberá hacerlo a través de la función Cambios. Si requiere imprimir el resumen dé un click en el botón Comprobante.

6.

DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN

La información contenida por lote de cobranza en Domiciliaciones Bancomer estará disponible a través de la función Consultas por un lapso de 90 días naturales contados a partir de la fecha de aplicación para lotes de cobranza con estatus de Operado, concluido el tiempo se eliminará de nuestro sistema, por lo que es recomendable considerar el respaldo de su información de ser necesario.

7.

TIEMPOS DE OPERACIÓN

Una vez iniciada la sesión en Domiciliación Bancomer el tiempo máximo de operación será de 30 minutos, siendo un estándar de seguridad de bancomer.com.

Es importante considerar la disponibilidad de tiempo del servicio con la finalidad de preparar sus operaciones.

La ventana de servicio para el envío al Banco de lotes de cobranza para su proceso será de lunes a viernes de las 07:00 a las 23:00 hrs en días hábiles bancarios.

Cuando se genere un lote de cobranza, siempre se deberá realizar con por lo menos un día de anticipación a la Fecha de Aplicación que se defina, ambas fechas tendrán que ser días hábiles bancarios, ya que de lo contrario el Banco no procesará la cobranza.

Se recomienda programar sus lotes de cobranza desde un día hasta máximo 15 días.

8.

LIQUIDACIÓN DE LA COBRANZA

Según el tipo de Liquidación, Diaria o al Final de Periodo que se haya contratado, se realizará el abono de los recursos por los registros exitosos, a la cuenta concentradora especificada en el contrato firmado.

Los movimientos que se reflejarán en su estado de cuenta Bancomer son:

• Liquidación de cobranza.

• Comisiones de cobranza.

• IVA comisión de cobranza

Es recomendable que la conciliación de su cobranza se realice inmediatamente después de terminado el proceso por cada lote, utilizando la función de Consultas detallada anteriormente en el manual.

Se recomienda exportar el resultado del lote según el tipo de liquidación, lo anterior para facilitar la administración de su cobranza dentro del proceso para saldar las cuentas que se tenga definido internamente en la Empresa.

(35)

9.

GLOSARIO DE TÉRMINOS.

AUTORIZADO: Este estatus significa que el lote ha sido validado y está listo para su proceso de cobranza. CABECERA: Es el conjunto de los campos Descripción, casilla con los datos del Emisor y Fecha de Aplicación. CAMPOS: Datos que integran el registro de cobranza.

CLABE.- Es la Clave Bancaria Estandarizada. La definición de su estructura estandarizada garantiza la correcta operación

del servicio de cobranza interbancaria ya que todos los bancos la interpretan de igual forma.

CLAVE DE OPERACIÓN: Es la clave definida por el Emisor para realizar operaciones a través de bancomer.com.

CLICK: Pulsar el botón izquierdo del mouse sobre el campo indicado.

CUENTA DE DEPÓSITO: Es la cuenta bancaria del Emisor con la que contrató el servicio Domiciliación Bancomer y a la cual se realizarán los cargos y abonos por el servicio de cobranza.

DESAUTORIZAR: Acción que revierte el proceso de cobranza para un lote autorizado. DESCRIPCIÓN: Nombre del lote de cobranza que define el Emisor.

DEVUELTOS: Son aquellos cargos a cuentas de clientes usuarios que no pudieron ser cargados; por ejemplo: Cuenta con

Insuficiencia de Fondos.

ELIMINAR LOTE: Borra el lote de cobranza del sistema de Domiciliación Bancomer.

EMISOR: Empresa o entidad; pública y privada, que contratan el servicio de cobranza Domiciliación Bancomer.

ENVIADO A PROCESO: Este estatus significa que el lote de cobranza está siendo procesado.

ESTATUS: Situación en la que se encuentra el lote de cobranza. Existen 4:PA (Pendiente de Autorizar), AU (Autorizado), EP (Enviado a Proceso) y OP (Operado).

EXITOSOS: Es el número de registros cobrados por lote de cobranza.

FECHA DE APLICACIÓN: Es la fecha en la que dará inicio el proceso de cobranza a los clientes.

IMPORTE TOTAL: Es la suma de los importes e IVA de los registros que componen su lote de cobranza.

LAY OUT: Formato con la estructura requerida para construir el archivo que integra su lote de cobranza en el sistema. LOTE COMPLETO: Es el número total de registro que contiene el lote de cobranza.

LOTE DE COBRANZA: Archivo que contiene los registros que se enviarán a cobrar.

NÚMERO DE EMISOR: Es en número asignado por Domiciliación Bancomer con el cual se identifica a la Empresa o entidad;

pública y privada, para su proceso de cobranza.

NÚMERO DE INTENTOS DE COBRO: Es el número de veces que se intentará cargar a la cuenta CLABE o tarjeta de débito del cliente.

NÚMERO DE LOTE: Es un número consecutivo asignado por Domiciliación Bancomer, con el cual podrá identificar su lote de

cobranza.

OPERADO: Este estatus significa que el lote de cobranza ya fue procesado.

PENDIENTE DE AUTORIZAR: Este estatus significa que el lote no ha sido autorizado para su proceso de cobranza.

RECHAZOS DIRECTOS: Es el número de registros que fueron rechazados por el sistema Domiciliación Bancomer al no pasar la validación de estructura previa al proceso de cobranza.

REFERENCIA NUMÉRICA: Es el número, clave o fecha que define el emisor y con la cual podrá identificar cada operación

de cobranza, siendo un apoyo adicional a la referencia principal.

REFERENCIA: Es el número que el emisor asigna a su cliente y con el cual lo identifica.

REGISTRO: Es cada una de las operaciones que integran el lote de cobranza.

REGISTROS TOTALES: Es la suma de los registros que componen su lote de cobranza.

REVERSOS: Son transacciones previstas para los casos en que algún Cliente Usuario exija por inconformidad la devolución del importe del cargo aplicado a su cuenta. El Cliente Usuario tiene un plazo de 90 días naturales a contarse desde la fecha en que se efectuó el cargo, para tramitar su reembolso.

TDD: Tarjeta de Débito.

TITULAR CUENTA: Es el nombre del cuentahabiente titular de la cuenta bancaria.

TITULAR SERVICIO: Es el nombre de la persona que aparece en los registros de la Empresa como su cliente y quien es el

titular del servicio.

TRANSACCIÓN RECHAZADA: Es una respuesta a un registro rechazado o devuelto. Para obtener su descripción es necesario contactar al área de Operaciones Domiciliaciones. La relación del personal está localizada en el Anexo 3 Acuerdo Niveles de Servicio en Matriz de Escalamiento dentro del Personal que atiende Emisores en Pruebas y Producción

(36)

Para cualquier duda o comentario acerca de la navegación dentro del portal www.bancomer.com; llame al Centro de Atención Asesoría Banca en Línea de bancomer.com a los teléfonos 56 24 11 99 o del interior al 01 800 11 22 999.

ANEXO 2

FORMATO DE “AUTORIZACIÓN PARA DOMICILIACIÓN DE RECIBOS”

1. OBJETIVO

Este documento es parte integral del Manual de Emisores del Sistema de Domiciliación de Recibos y tiene como objeto describir el formulario estándar para recabar la información y autorización indispensables para que una persona física o moral domicilie el pago de los recibos emitidos por las empresas o entidades, con cargo automático en una cuenta bancaria. Este formulario se hará disponible a los Clientes Usuarios por parte del Emisor física o electrónicamente.

2. FORMATO

El diseño básico del formulario “Autorización para Domiciliación de Recibos” se encuentra en el punto IV. DISEÑO, de este documento.

Debido a que el tamaño de la tipografía puede variar de una entidad a otra, las medidas del formulario podrán variar, pero en ningún caso debe modificarse la distribución de los datos correspondientes.

El formulario deberá generarse en original y una copia, que se distribuirán como sigue:

• Original: Emisor

• Copia:Cliente Usuario

3.

DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS

1. EMISOR: Datos completos de la empresa o entidad que emite el recibo o factura. 2. R.F.C.: Registro Federal de Contribuyentes del Emisor que emite el recibo o factura.

3. CLIENTE: Nombre completo del cliente del Emisor de acuerdo a sus registros, quien no necesariamente es el titular

de la cuenta bancaria donde se domiciliará el pago correspondiente.

4. REFERENCIA: Identificación que el Emisor asigna a su cliente en sus registros (ejemplos: no. de contrato; no. de

cuenta; no. de suscriptor, etc.).

5. CONCEPTO: Se describe el concepto del recibo a domiciliar (ejemplos: colegiatura, tratamiento, cuota, etc.)

6. CLIENTE USUARIO: Nombre completo del titular de la cuenta bancaria donde se domiciliará el pago, aunque sea el mismo que aparece como cliente en los recibos que emite el Emisor.

7. BANCO RECEPTOR: Razón Social de la institución bancaria que recibe las domiciliaciones destinadas a sus

clientes y sucursal donde reside la cuenta a debitar.

8. NÚMERO DE CLABE (CLAVE BANCARIA ESTANDARIZADA) O NÚMERO DE TARJETA DE DÉBITO: Lo proporciona el Banco Receptor al Cliente Usuario y corresponde al tipo y número de la cuenta bancaria en donde deberán aplicarse las órdenes de cargo por los adeudos correspondientes a los recibos emitidos por el Emisor.

9. LEYENDA: Es el texto legal inherente a la autorización que otorga el Cliente Usuario.

10. FECHA: día, mes y año en que se llena el formulario.

(37)

4. DISEÑO

Transcripción de la leyenda:

“Autorizo al Banco Receptor para que realice por mi cuenta los pagos por los conceptos que en este documento se detallan, con cargo a la cuenta bancaria identificada por la CLABE o número de tarjeta de débito indicado al rubro. Convengo en que el Banco Receptor queda liberado de toda responsabilidad si el Emisor ejercitara acciones contra mí, derivados de la Ley o el Contrato que tengamos celebrado, y que el Banco Receptor no estará obligado a efectuar ninguna reclamación al Emisor; ni a interponer recursos de ninguna especie contra multas, sanciones o cobros indebidos, todo lo cual, en caso de ser necesario, será ejecutado por mí. El Banco Receptor tampoco será responsable si el Emisor no entregara oportunamente los comprobantes de servicios, o si los pagos se realizaran extemporáneamente por razones ajenas al Banco Receptor, el cual tendrá absoluta libertad de cancelarme este servicio si en mi cuenta no existieran fondos suficientes para cubrir uno o más de los pagos que le requiera el Emisor, o bien, ésta estuviera bloqueada por algún motivo.”

ANEXO 3

FORMATO “ACUERDO NIVELES DE SERVICIO” (EMISOR – BANCOMER)

DOMICILIACIÓN DE RECIBOS

CONTENIDO:

1.- OBJETIVO

2.- CALENDARIO DE ENVÍO DE ARCHIVOS

3.- HORARIOS Y PLAZOS DE APLICACIÓN

4.- NIVELES DE SERVICIO DE ACLARACIONES

5.- CONTINGENCIAS

6.- MATRIZ DE ESCALAMIENTO

7.- HOJA DE FIRMAS

1.- OBJETIVO

Establecer Niveles de Servicio para la atención y resolución del proceso e incidencias que se deriven del Servicio de Domiciliación del Emisor.

(38)

2.- CALENDARIO DE ENVÍO DE ARCHIVOS

• Nombre del Emisor:

MES CICLO ENVÍO VENCIMIENTO

En caso de que aplique la tabla arriba estipulada, agregar calendario de cobranza del emisor.

• Periodicidad:

Diaria Semanal Mensual Diaria Otro

• No suspender el servicio hasta no obtener la respuesta de la cobranza.

3.- HORARIOS Y PLAZOS DE APLICACIÓN

PROCESO RESPONSABLE FECHA

ENVÍO

FECHA

APLICACIÓN

HORARIO OBSERVACIONES

Envío de Altas y Bajas de Domiciliatarios

*Opción para Emisores con apoyo para realizar

altas de domiciliatarios a través de la Red De Oficinas Bancomer

Bancomer Diario Siguiente

día Consulta altas y bajas de domiciliaciones *Opción para emisores con apoyo para realizar

altas de domiciliatarios a través de la red de oficinas bancomer Emisor Diario 07:00 a 18:00 Se enviará la información del día hábil inmediato anterior. En el archivo de altas y bajas del día lunes se incluirán las altas y bajas efectuadas los sábados y domingos. Los archivos se conservan en los buzones 07 días naturales Envío de archivo de cobranza

Emisor Bancomer.com T-1 Día T Abierto

Respuesta de

validación Bancomer Mismo día 15:30 16:30 a

Consulta de respuesta de validación

Emisor

Bancomer.com Día sig

Abierto Se conserva en la función de consultas por un lapso de 90 días naturales contados a partir de la fecha de aplicación para lotes de cobranza con el estatus de operado

(39)

3.- HORARIOS Y PLAZOS DE APLICACIÓN

CONTINUACIÓN...

PROCESO RESPONSABLE FECHA

ENVÍO

FECHA

APLICACIÓN

HORARIO OBSERVACIONES

Respuesta de cobranza

Bancomer Día hábil

siguiente

El emisor recibe la respuesta de su cobranza en base al tipo de liquidación que haya contratado. Consulta de

cobranza Emisor Bancomer.com Día sig Abierto De acuerdo al esquema de

liquidación contratada. Los lotes se conservan en la función de consultas por un lapso de 90 días naturales contados a partir de la fecha de aplicación para lotes de cobranza con el estatus de operado Liquidación de cobranza Bancomer Disponibili-dad de recursos Día hábil siguiente De acuerdo al esquema de liquidación contratada. Aplicación al cliente

Emisor El emisor deberá

especificar cuánto tardará en aplicar la respuesta de la cobranza a su usuario.

Nota: La información presentada en la columna “horario”, es la hora límite en la que se debe cumplir el proceso.

4.- NIVELES DE SERVICIO DE ACLARACIONES

SOLICITUD ACCIONES

DOCUMENTACION

REQUERIDA

TIEMPO DE

RESPUESTA

COMENTARIOS

ADICIONALES

Cargo Objetado Art. 57 Ley de Instituciones de Crédito Bancomer − Recibe reclamo por Cargo Objetado y carga de inmediato a

la cuenta concentradora del

Emisor..

− Abono inmediato a la cuenta del cliente.

− Notificación de cargo a la cuenta del Emisor.

Emisor

− Actualización en su sistema del reverso del cargo.

− Conciliación de movimiento en su cuenta de liquidación.

Notificación vía correo

(40)

4.- NIVELES DE SERVICIO DE ACLARACIONES

CONTINUACIÓN...

SOLICITUD ACCIONES

DOCUMENTACION

REQUERIDA

TIEMPO DE

RESPUESTA

COMENTARIOS

ADICIONALES

Devolución por pago

duplicado Bancomer − Envío de solicitud de autorización del cargo al emisor. − Cargo a la cuenta de liquidación del emisor. − Abono al cliente. Emisor − Recepción de la solicitud. − Eliminación en su sistema del pago reclamado

− Conciliación de la cuenta de liquidación.

− Solicitud por correo electrónico de autorización del cargo.

− Domiciliaciones Antes de las 15:00 hrs Inmediato Posterior a las 15:00 hrs Máximo a las 24 hrs a la recepción de la notificación al emisor. Si a las 72 hrs no se recibe respuesta del emisor, se procederá a efectuar el cargo.

Reinstalación del servicio por cortes indebidos

Bancomer

− Envía notificación del corte del servicio. Emisor

− Certifica y reinstala el servicio sin costo para el usuario.

Bancomer

− Solicita vía telefónica y confirma por correo electrónico.

Máximo en 24 hrs a partir de la recepción de la solicitud.

Nota: todas las solicitudes que se intercambien deberán ser relacionadas por medio de una referencia definida por cada institución (algún número de oficio, número de solicitud, clave, etc.)

(41)

5.- CONTINGENCIAS

CONTINGENCIA

MEDIO

TRANS

ACCIONES RESPONSABLE

HORARIO

MEDIO

TRANS

COMENTARIOS

Problemas de comunicación para el envío de archivos de cobranza bancomer.com Enviar archivo en formato

Excel con los siguientes campos: Referencia, cuenta, titular de la cuenta, titular del servicio, importe y fecha de aplicación. Emisor 24 horas antes de la fecha de aplicación. Correo electrónico / *Medio Magnético

Amparado por una carta dirigida a Bancomer estableciendo cifras de control y montos. Consulta respuesta de lote de cobranza bancomer.com De acuerdo al esquema de liquidación establecido en el contrato. Emisor Correo electrónico

6.- MATRIZ DE ESCALAMIENTO

Relación de Personal de Soporte Operativo

BANCOMER

Personal que atiende Emisores en Pruebas y Producción

PROCESOS

NIVEL

CONTACTO

NOMBRE PUESTO TELÉFONO DIRECCIÓN

DE

CORREO

1 Pool Operaciones Cobranza y

Dispersión (55) 521-98950 cobranza y dispersion@bbva.bancomer.com Saturnino García Castañeda Gestor (55) 562-15988 m44706@bbva.bancomer.com Inocencio García Moya Gestor (55) 562-14228 M45765@bbva.bancomer.com 2 Gilberto Mondragón Mendoza Gestor (55) 562-12381 m40979@bbva.bancomer.com 3 Raúl Roberto Mendoza Téllez Gerente (55) 562-17675 M349364@bbva.bancomer.com - Archivos de Cobranza. - Archivos de Validación. - Gestión de Emisores. - Actualización de Bases. - Transmisión de Archivos. 4 Germán Rodríguez Marchena Subdirector (55) 562-16127 g.rodriguez9@bbva.bancomer.com

(42)

6.- MATRIZ DE ESCALAMIENTO

CONTINUACIÓN... Relación de Personal de Soporte Operativo

PROCESOS

NIVEL

CONTACTO

NOMBRE PUESTO TELÉFONO DIRECCIÓN

DE

CORREO

Alejandra Cedillo Montoya Gestor (55) 562-15045 a.cedillo@bbva.bancomer.com Verónica M. Vieyra Marín Gestor (55) 562-14377 vm.vieyra@bbva.bancomer.com 1 Humberto Maldonado Lievano Gestor (55) 562-15233 h.maldonado@bbva.bancomer.com 2 Carlos Elizarrarás Araiza Gerente (55) 562-15409 c.elizarraras1@bbva.bancomer.com - Aclaraciones de Emisores para las sucursales y oficinas Bancomer 3 Jorge Pérez Morales Subdirector (55) 562-15075 m23486@bbva.bancomer.com

EMISOR

Personal involucrado en la Domiciliación de Servicios Bancomer

PROCESOS

NIVEL

CONTACTO

NOMBRE PUESTO TELÉFONO DIRECCIÓN

DE

CORREO

1 2 3 4 5 6

7.- HOJA DE FIRMAS

EMPRESA NOMBRE PUESTO FIRMAS

BANCOMER GERMÁN RODRÍGUEZ

MARCHENA SUBDIRECTOR DOMICILIACIONES Y

COBRANZA ELECTRÓNICA

RAÚL MENDOZA TÉLLEZ GERENTE

PROCESOS DE DISPERSIÓN.

EJECUTIVO DE BANCA GESTORA

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Referencias

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