PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
COMITÉ DE EQUIDAD DE GÉNERO
FECHA ELABORACIÓN: 07/05/10 REVISIÓN:
CÓDIGO
1
EVA-MEG-PR-01
HOJA DE AUTORIZACION
NOMBRE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Comité de Equidad de Género
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Procedimiento de Control de Documentos
NO. DE CONTROL DEL
DOCUMENTO
EVA-MEG-PR-01
VERSIÓN
01
ELABORÓ
Miriam Montiel Ávila
Integrante del Comité de
Equidad de Género
REVISO
Cecilia de F. Pérez Cetina
Coordinadora de Equidad
de Género
AUTORIZÓ
M.A. William H. Briceño
Guzmán
Director General
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EVA-MEG-PR-01
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento con el fin de mantener un control en la emisión, distribución y
revisión del los documentos que soportan la ejecución del Sistema de Gestión de
Equidad de Género (SGEG) del Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano
de López Mateos que permita regularlos de manera ordenada y consistente, basándose
para ello en el Modelo de Equidad de Género MEG:2003.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos involucrados en la implementación y
seguimiento del Sistema de Gestión de Equidad de Género (SGEG) en el Centro de
Estudios de Bachiller ato Técnico Eva Sám ano de Lópe z Mateos Plantel
Centr o y Plantel Pr oterr itorio.
3. REF ERENCI AS
Manual de Equidad de Género MEG:2003, Ley del Instituto Nacional de las Mujeres, Ley
General de Acceso de las Mujeres a una vida libre de violencia.
4. RESPONSABILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
Es responsabilidad de el/la Coordinador/a de Equidad de Género:
•
Diseñar, elaborar, revisar este procedimiento y someterlo a consideración del
Director(a) de planeación para su validación.
Es responsabilidad del Director/a de Planeación:
•
Validar este procedimiento y someterlo para autorización de el/la Director/a
General.
Es responsabilidad del Director General:
•
Autorizar y aprobar este procedimiento.
•
Vigilar el cumplimiento del presente procedimiento.
•
Otorgar la autoridad necesaria para la puntual aplicación del mismo.
Es responsabilidad de La Coordinación y del Comité de Equidad de Género:
•
La aplicación correcta, revisión, control y difusión de este procedimiento para el
Control de los Documentos;
•
Cuidar que los documentos del SGEG se encuentren disponibles y se pueda tener
acceso a ellos.
•
La distribución de los documentos generados con la implementación del SGEG,
sustituir las modificaciones a los mismos, el retiro de los documentos obsoletos y
actualizar los documentos de dicho sistema.
Es responsabilidad de todo el personal que labora en el Centro de Estudios de
Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos:
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5. POLITICAS DE OPERACIÓN
El Controlador de Documentos de SGEG (MEG:2003) notifica a los cambios y
correcciones que se hagan a los Documentos Controlados e informa a los
responsables de los procesos para su actualización.
Las firmas autógrafas se conservan en los documentos originales en resguardo de la
Coordinación General por lo que las versiones vigentes en el portal no cuentan con las
firmas correspondientes.
Es responsabilidad del Controlador de Documentos del Centro de Estudios de
Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos actualizar la lista maestra de
documentos controlados.
Las áreas encargadas de elaborar o actualizar documentos relacionados con el Sisitema
de Gestión de Equidad de Género, utilizarán para su elaboración, diseño y control este
procedimiento.
Los formatos requeridos para operar el Modelo de Equidad Género, son elaborados por
el área responsable, revisados por el(la) Coordinador(a) de Equidad de Género y en su
ausencia por el(la) Director/a de Planeación y autorizados por la alta gerencia.
El resguardo y control de Ia documentación original generada como implantación,
ejecución y desarrollo del Modelo de Equidad es responsabilidad del Comité y de Ia
Coordinación de Equidad de Género.
La documentación que sea producto de la ejecución de los procedimientos contenidos en
el presente Manual, es resguardada y controlada por los responsables de su ejecución.
Niveles de Revisión y aprobación
Se debe asignar a un miembro del Comité de Equidad la elaboración (edición,
actualización y/o resguardo) de los procedimientos del SGEG, persona a quien se le
denominará Encargado/a del proceso, del nombre establecido para cada proceso.
Una vez listo el procedimiento, deberá ser turnado a el/la Coordinador/a de Equidad de
Género para que realice la REVISIÓN y el Director/a General será responsable del nivel
de APROBACIÓN del documento.
El procedimiento deberá contar con las firmas que avalen los niveles antes mencionados
para poder comenzar con su ejecución y difusión.
Identificación
Los documentos deben ser identificados de manera única por lo que el/la Encargado/a de
Control de Documentos, asignará un Número de Control a la documentación empleada
por el Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos para la
implementación del SGEG, con el objeto de identificar y regular dicha documentación.
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El/la Encargado/a de Control de Documentos utiliza una lista Maestra de Procedimientos
para concentrar la información mencionada.
El número de control que se asigna, es de acuerdo al tipo de documento utilizado, para
ello se establecen los siguientes códigos:
1
EVA
Nombre del organismo (Centro de Estudios de Bachillerato
Técnico Eva Sámano de López Mateos)
2
MEG
Modelo de Equidad de Género
3
PR / FO / RE..
Tipo
de
documento
PR=
Procedimiento
FO=
Formato
RE=
Registro
4
01, 02, 03D
Número consecutivo: se creará una serie para cada tipo de
documento.
.
6. MECANISMOS DE CONTROL
Regulación de documentos
Para efectos de regulación de documentos se imprime un original y dos copias, los
cuales serán reconocidos con la leyenda “Original” y “Controlado” respectivamente; la
documentación que quiera ser consultada por personal externo al Centro de Estudios, se
le proporcionará una copia del documento “No Controlado.”
Toda copia en PAPEL es una Copia “No Controlada” a excepción del original que se
encuentra resguardado por el Coordinador General del SGEG (MEG:2003).
7. DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS
El/la Encargado/a de Control de Documentos es quien tendrá el dominio de los
documentos difundidos, por lo que será la persona quien proporcionará a los/las
encargados/as de otros procesos para que lleven a cabo la operación y difusión de los
mismos.
La difusión de los Procedimientos del SGEG, será a través de la página de internet del
Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos:
http://www.evasamano.edu.mx/web/
Los/as encargados/as de Proceso pueden proponer medios y tiempos de difusión de
acuerdo a sus actividades y necesidades, siempre y cuando sean previamente
asesoradas y autorizadas por el Comité de Equidad de Género.
8. PERIODOS DE RETENCIÓN
El periodo de retención
de los documentos se determina de conformidad con Ia
normatividad aplicable en el Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de
López Mateos.
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9. RESGUARDO
El responsable del resguardo es quien decide dónde y cómo ordenar, archivar y guardar
los registros que se encuentren bajo su responsabilidad, asegurando que se encuentren
disponibles cuando así se requiera.
10. CONSERVACIÓN
Los registros deben conservarse en un lugar libre de humedad y exposición al sol, donde
se prevenga cualquier tipo de daño o deterioro que dificulte o impida su acceso, por lo
menos durante el periodo de retención de los documentos.
11. TERMINOLOGÍA
MEG:2003: Modelo de Equidad de Género, es una estrategia que proporciona una
herramienta dirigida para que empresas privadas, instituciones públicas y organismos
sociales asuman el compromiso de revisar sus políticas y prácticas internas, para
reorganizar y definir mecanismos que incorporen una perspectiva de género e
instrumenten acciones afirmativas y/o a favor del personal, que conduzcan al
establecimiento de condiciones equitativas para mujeres y hombres en sus espacios de
trabajo.
EQUIDAD DE GÉNERO: Quiere decir que mujeres y hombres tienen derecho a acceder
con justicia e igualdad al uso, control y beneficio de los bienes y servicios de la sociedad,
así como en la toma de decisiones en los ámbitos de la vida social, económica, política,
cultural y familiar.
SGEG: Sistema de Gestión de Equidad de Género, conjunto de elementos mutuamente
relacionados o que interactúan entre sí con el fin de dirigir y controlar una organización
con respecto a la equidad de género.
PROCEDIMIENTO: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
PROCESO: Conjunto de procedimientos secuenciales y/o de naturaleza común y/o
relacionados por su materia.
DOCUMENTO: Soporte de información que acredita los requerimientos del MEG:2003
(llámese procedimiento, formato, registro, etc.)
FORMATO: El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación
de un texto, impreso o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales, que
se desprende de un procedimiento
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REGISTRO O EVIDENCIA: Documento con información contenida en un formato que
manifiesta hechos claros y legibles y que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
COPIA CONTROLADA: Copia de un documento del SGEG sometida a los controles que
se describen en un procedimiento, de manera de asegurar al poseedor del documento
que cuenta con la última versión de éste y se identifican a través de un sello con la
palabra “Controlado”
COPIA NO CONTROLADA: Copia de un documento del SGEG que no está sujeta a
revisiones y no precisamente se actualiza de manera sistemática, es destinada sólo
para consulta identificándose a través de un sello con la palabra “No controlado”.
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN: Formato que se integrara después de
Ia hoja de autorización del documento el cual registra los cambios que sufre durante su
vigencia.
CONTROL DE REGISTROS: Mecanismo mediante el cual se establece y mantienen los
controles necesarios para Ia identificación, el almacenamiento, Ia protección, Ia
recuperación, y Ia disposición de los mismos.
AUTORIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Es Ia firma de la autoridad mayor en el
cuerpo del documento, para ponerlo en operación.
VALIDACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Es Ia firma que el responsable de validación de
doctos., estampa después de que el responsable de revisión lo ha revisado y firmado.
REVISIÓN: Actualización de documentos.
ANEXO: Ejemplos de formatos que se generan de los procedimientos.
12. ANEXOS
NUMERO
NOMBRE
CÓDIGO
1
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
EVA-MEG-HO-01
2
HOJA DE AUTORIZACION
EVA-MEG-HO-02
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13. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
NO. DE
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1.
Elaborador del
Documento
Identifica la necesidad de documentar un
procedimiento o un documento de trabajo
(emisión), define el nombre con el que se dará a
conocer el documento. El nombre deberá hacer
referencia a la actividad propia a realizar.
Elabora Documento conforme al instructivo de
trabajo para elaborar documentos.
Asigna código y número de revisión al
documento, fecha de revisión.
2.
Responsable de
Revisar.
Revisa que el documento cumpla con las
especificaciones aplicables.
SI
es correcto firma documento en el campo
correspondiente de revisado y envía al
responsable de autorizar el documento.
NO
es correcto remite para corrección. Enlaza
con la actividad 1
.
3
Responsable de
Autorizar.
Recibe
documento
revisado
y
autoriza
documento
y firma en
el
campo
correspondiente
Se entrega al Controlador de Documentos
4.
Controlador de
Documentos
Recibe la documentación revisada y autorizada
verifica cambios y número de revisión
En caso de identificar algunas inconsistencias
en los documentos en cuanto a códigos, número
de
revisión,
denominaciones,
fechas
de
elaboración, revisión y autorizaciones debe
notificar al Coordinación del SGEG (MEG:2003)
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para su aclaración
5.
Controlador de
Documentos
Se Encarga de que se den de alta en la página
del organismo los Documentos y formatos
actualizados una vez autorizados y los registra
en la lista maestra de documentos.
Difunde la disponibilidad de la documentación
incluyendo formatos y su fecha de
aplicación.
6.
Controlador de
Documentos
Consulta en la página del organismo la
documentación publicada recientemente.
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EVA-MEG-PR-01
NO14. FLUJOGRAMA
ELABORADOR DE DOCUMENTOS RESPONSABLE DE REVISAR RESPONSABLE DE AUTORIZAR CONTROLADOR DE DOCUMENTOS 1 3 Remite Documento 2 INICIO Identifica la necesidad de documentar un procedimiento o documento de trabajoRevisa que el documento cumpla con las especificaciones
aplicables.
¿Es correcto?
Firma documento y envía para autorización
4
Recibe documento revisado, autoriza y envía
a controlador de documentos 5 Recibe documento, verifica cambios y número de revisión Se encarga de que se den de alta en la página del organismo
los Documentos y formatos actualizados 6 Consulta en la página del organismo la documentación publicada recientemente. Fin SI 7 8
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EVA-MEG-PR-01
ANEXO 1
HOJA DE CONTROL DE EMISION Y REVISION
El original de este (Nombre del documento si es manual o procedimiento) queda bajo
resguardo de (responsable del resguardo) en el archivo general de (nombre de la
organización) que tiene para el efecto (nombre del área responsable), la distribución se
realiza (anotar de que manera si impreso o vía electrónica)
No.
Rev.
Motivo del
cambio
Responsable de
la modificación
Sección afectada
Fecha de
vigencia
Número
consecu
tivo de
la
revisión
Descripción de la
situación que
motiva la revisión
Nombre, cargo y
firma del
responsable de la
modificación
Apartado de la
sección que es
modificado
Día mes y
año cuando
es
autorizado el
documento
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EVA-MEG-PR-01
ANEXO 2
HOJA DE AUTORIZACION
NOMBRE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Que elabora el Procedimiento
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Denominación
NO. DE CONTROL DEL
DOCUMENTO
Identificación
VERSIÓN
No. de versión del procedimiento
ELABORÓ
REVISO
AUTORIZÓ
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EVA-MEG-PR-01
ANEXO 3
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS.
EVA-MEG-LM-01No. Codificación Nombre del
Documento Fecha de emisión Tiempo de retención Responsable 1 EVA-MEG-MG-01 Manual de Gestión del
Modelo de Equidad de Género del Centro de Estudios de
Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos 09/JUL/10 Hasta la siguiente actualización Coordinación MEG
2 EVA-MEG-FO-01 Formato de Política de Equidad de Género 08/DIC/09 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 3 EVA-MEG-RE-01 Reporte Estudio
Diagnóstico 01/FEB/10 Hasta la siguiente actualización Coordinación MEG
4 EVA-MEG-FO-02 Formato de Matriz de Objetivos y Metas 26/FEB/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 5 EVA-MEG-FO-03 Formato de Matriz de
Responsabilidades 09/DIC/09 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 6 EVA-MEG-FO-04 Formato del
Cronograma General de Implantación del MEG 29/FEB/09 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 7 EVA-MEG-PR-01 Procedimiento de Control de Documentos 07/MAY/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 8 EVA-MEG-PR-02 Procedimiento de
Atención a quejas por Discriminación, Acoso u Hostigamiento Sexual 08/JUL/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 9 EVA-MEG-PR-03 Procedimiento de Auditoría Interna del MEG 09/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 10 EVA-MEG-PR-04 Procedimiento de Reclutamiento y Selección del Personal 14/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Dirección administrativa. Comité de Equidad de
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EVA-MEG-PR-01
Género 11 EVA-MEG-PR-05 Procedimiento de Capacitación 09/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Unidades Administrativas y Comité de Equidad de Género 12 EVA-MEG-RE-02 Reporte de Evaluaciónde la Política de Equidad de Género 01/JUN/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 13 EVA-MEG-HO-01 Hoja de control de
Emisión y Revisión 07/MAY/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 14 EVA-MEG-HO-02 Hoja de Autorización 07/MAY/10 Hasta la
siguiente actualización
Comité de Equidad de Género 15 EVA-MEG-LM-01 Lista Maestra de
Documentos 07/MAY/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 16 EVA-MEG-FO-05 Formato de Encuesta
del Clima Laboral
01/DIC/09 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 17 EVA-MEG-FO-06 Formato de Encuesta
de Hostigamiento Sexual 01/DIC/09 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 18 EVA-MEG-FO-07 Formato de Acción
Afirmativa y/o a Favor del Personal 01/FEB/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 19 EVA-MEG-NO-01 Nombramiento de la persona Coordinadora del MEG 30/NOV/09 Hasta la siguiente actualización Dirección General
20 EVA-MEG-NO-02 Nombramiento de los Integrantes del Comité MEG 04/DIC/09 Hasta la siguiente actualización Dirección General
21 EVA-MEG-FO-08 Formato de Atención a quejas por discriminación, acoso u hostigamiento sexual 08/JUL/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género
22 EVA-MEG-FO-09 Formato de Plan de Auditoría Interna 09/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 23 EVA-MEG-LV-01 Lista de verificación
para la auditoría interna del MEG
09/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 24 EVA-MEG-FO-10 Formato de Reunión
de Apertura de Auditoría Interna del
09/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género
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COMITÉ DE EQUIDAD DE GÉNERO
FECHA ELABORACIÓN: 07/05/10 REVISIÓN:
CÓDIGO
1
EVA-MEG-PR-01
MEG25 EVA-MEG-FO-11 Formato de Reunión de Cierre de Auditoría Interna del MEG
09/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 26 EVA-MEG-FO-12 Formato de Notas de
Auditoría Interna del MEG 09/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 27 EVA-MEG-FO-13 Formato de Informe
de Auditoría Interna del MEG 09/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 28 EVA-MEG-FO-14 Formato de Detección
de Área de Oportunidad 09/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género 29 EVA-MEG-FO-15 Formato de Encuesta
para la Detección de Necesidades de Capacitación 09/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Unidades Administrativa s, Comité de Equidad de Género
30 EVA-MEG-FO-16 Formato Encuesta de la Evaluación de la Política de Equidad de Género 24/MAY/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género
31 EVA-MEG-OR-01 Organigrama del Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos 01/JUN/10 Hasta la siguiente actualización Unidades Administrativa s
32 EVA-MEG-OR-02 Organigrama del Comité de Equidad de Género 01/JUN/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género
33 EVA-MEG-FO-17 Formato de Acta de Compromiso de Confidencialidad 30/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género
34 EVA-MEG-FO-18 Formato de Carta Compromiso de Confidencialidad 30/AGO/10 Hasta la siguiente actualización Comité de Equidad de Género
