Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación de obra - estudio de caso

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(1)Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso.. Carlos Mario Villegas Nuñez. Asesor: Diego Eheverry Campos.. Universidad De Los Andes Magíster en Ingeniería Civil Bogotá Diciembre de 2003.. 1.

(2) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. TABLA DE CONTENIDO. INTRODUCCIÓN……………………………………………………...4 Capítulo 1. Metodología de trabajo…………. ……………………..7 Capítulo 2. Descripción general del proyecto ……………………..9 2.1 Administración de la obra…………………………………….…10 2.1.1 Gerencia general………………………………………………11 2.1.2 Gerencia del proyecto…………………………………………11 2.1.3 Departamento Contable y financiero………...………………12 2.1.4 Departamento técnico y de equipos…………………………11 2.1.5 Departamento de compras y control de costos………….…12 2.1.6 Do – Director de obra…………………………………….……13 2.1.7 Residentes de obra. …………………………………………14. Capítulo 3. Detección de fallas en el proyecto……...……………16 Capítulo 4. Recomendaciones para la planeación y control de la obra………………………………………………………………….…43 4.1 Etapa preliminar I………………………………………….……43 4.2 Etapa preliminar II………………………………………………49 4.2.1 Análisis específico…………………………………………..…52. 2.

(3) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 4.3 Etapa de construcción y desarrollo del proyecto…………..…54 4.3.1 Construcción ajustada a las especificaciones técnicas……55 4.3.2 Cumplimiento de la programación y del flujo de caja esperado………………………………………………………………56 4.3.3 Control de personal……………………………………………58 4.3.4 Control de equipos……………………………………….……59 4.3.5 Cumplimiento de las normas ambientales y de impacto..…62 4.3.6 Diseño de desvíos de tráfico……………………………….…62 4.3.7 Control de calidad……………………………………………...63 Capítulo 5. Recomendaciones finales sobre la calidad en obra e ISO 9000……………………………………………………………....75 5.1 Definición…………………………………………………….……75 5.2 ISO 9001………………………………………………………….76 5.3 Problemas en la construcción……………………………..……77 CONCLUSIONES………………………………………………….…79. 3.

(4) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. INTRODUCCIÓN.. Los proyectos de construcción en Colombia han sido parte importante del desarrollo económico y de infraestructura del país principalmente en la década pasada. Anteriormente pensar en construir un proyecto comercial era mucho mas sencillo, ya que la ejecución y venta se facilitaba por la disponibilidad de créditos que se conseguían en el mercado bancario y por el buen estado de seguridad financiera del comprador, además los proyectos de infraestructura no eran tan competidos y las empresas podían darse el lujo de tomar descuidos en los procesos de control de costos, programación y planeación de los mismos y de las licitaciones. Desde finales de los noventa hasta la fecha la economía del país y por tanto la actividad constructiva entró en una crisis que puso fin a muchas empresas dedicadas a este tipo. 4.

(5) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. de industria. Debido a esta crisis, la competencia se ha incrementado y los márgenes de utilidad en todo tipo de obras de construcción se han visto reducidos al máximo para poder presentar propuestas competitivas en el medio.. La anterior situación obliga a las empresas que quedan a flote a plantearse ciertas estrategias para lograr presentar mejores precios con respecto a su competencia. En este momento toman mucho más importancia para la filosofía del gerente los procesos mencionados anteriormente: Control de costos, programación, planeación y por último uno que ha tomado mucho más fuerza en Colombia en los últimos años el control de calidad.. El principal objetivo entonces de la elaboración de la tesis es unir todos los criterios utilizados para la planeación y ejecución de proyectos para la elaboración de un estudio de caso. Esto es tomar un proyecto en particular y hacer un seguimiento exhaustivo de todos estos procedimientos de calidad, tomar como referencia. 5.

(6) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. los primeros estudios técnicos, económicos y financieros para poder efectuar un control que aporte realmente al mejoramiento de la marcha del proyecto y que sirva de base para tomar futuras precauciones en todas las fases de cualquier proyecto que pretenda el lector emprender.. Es muy importante favorecer las situaciones que se van presentando en la marcha que benefician al proyecto y tomar las medidas necesarias de mitigación para disminuir al máximo o evitar si es posible los aspectos negativos que surgen del mismo modo.. Como colofón se presentan unas recomendaciones a seguir y un pequeño análisis de las normas ISO 9000 aplicadas a la construcción y a este proyecto en particular.. 6.

(7) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 1. METODOLOGÍA DE TRABAJO.. El esquema utilizado para el estudio de caso se pude resumir en los siguientes pasos: Análisis del proyecto, detección de fallas en el proyecto y recomendaciones.. En el primer caso los que se hace es un diagnóstico de la situación actual de la obra y de su estructura organizacional, esto es realizado mediante una descripción detallada de cada uno de los componentes de la obra y de las funciones que desempeña cada persona dentro de la empresa. Posteriormente se reconocen fallas en esta descripción y en un seguimiento quincenal de obra.. Finalmente luego de plantear soluciones a cada una de las fallas en el proyecto y mediante consultas bibliográficas, podemos estar. 7.

(8) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. en capacidad de formular un esquema de trabajo orientado a organizar la empresa de manera que siga unos lineamientos de calidad rigurosos y un procedimiento de control de costos y programación adecuado.. 8.

(9) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO.. El proyecto tiene como objeto la construcción de redes de alcantarillado sanitario y pluvial de un barrio estrato 1 en una ciudad de Colombia. Debido a la naturaleza del proyecto se desprenden otras actividades como construcción y reconstrucción de vías, construcción de estructuras hidráulicas y de protección de tuberías, construcción de pozos y cámaras de inspección y obras de reparación de daños. Cuenta con financiación del estatal y se paga mediante la modalidad de precios unitarios con fórmula de ajuste. El tiempo de ejecución del proyecto se puede observar en el ANEXO 1 que determina el tiempo de duración mediante un cronograma de actividades. No se considera pertinente incluir el presupuesto oficial y en su lugar se coloca en el ANEXO 2 un cuadro comparativo de seguimiento a uno de los frentes de trabajo.. 9.

(10) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 2.1 ADMINISTRACION DE LA OBRA: La ciudad donde se ejecutaron los trabajos de construcción, no es la misma donde se encuentra ubicada la sede principal de la empresa. Por lo tanto se adopto un esquema que se puede resumir en la figura 1.. Gerencia central. Gerencia del proyecto. Compras y control de costos. Departamento técnico y equipos. Contable y financiero. Do. R1. R2. R3. Figura1. Esquema administrativo de la obra.. 10. R4.

(11) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 2.1.1 Gerencia general: La gerencia general esta en cabeza de las empresas integrantes de la sociedad. La gerencia central no toma decisiones pertinentes al proyecto con excepción del caso en que la gerencia del proyecto tome la determinación de consultar algún tema en específico. Esta se limita a recibir reportes periódicos y sólo hace observaciones cuando encuentra alguna inconformidad. Se puede identificar que no hay un gerente de proyectos único, y la toma de decisiones de carácter inmediato, quedan a cargo del integrante de este órgano que se encuentra al frente del departamento al cual le compete el asunto.. 2.1.2 Gerencia del proyecto: Esta está compuesta por tres ingenieros.. La gerencia del proyecto, es la responsable directa de de las decisiones que se toman con referencia a la obra en mención. Por otra parte los integrantes de la gerencia se encargan del departamento de licitaciones en la sede de las empresas que. 11.

(12) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. integran la gerencia general en la ciudad donde se esta ejecutando la obra. Solo se toman decisiones en consenso previa autorización verbal de cada uno de los ingenieros integrantes en las reuniones que se sostienen con el propósito de desarrollar el seguimiento del proyecto y la toma de decisiones pertinentes. Cada uno de los integrantes del la gerencia del proyecto se hace cargo de cada uno de los departamentos que dependen de la gerencia como lo son el de compras y control de costos, el departamento contable y financiero, y el departamento técnico y de equipos.. 2.1.3 Departamento contable y financiero: Este departamento esta compuesto con un ingeniero, un contador y una secretaria. Se encarga de todo lo referente a la contabilidad del proyecto, cuentas de ahorro, cuentas corrientes, y en general de todos lo que tiene que ver con el flujo de caja y la disponibilidad de fondos para la ejecución de la obra. El ingeniero cabeza y jefe de este departamento necesita estar en permanente comunicación con el departamento de compras para coordinar. 12.

(13) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. la disponibilidad de dinero para realizar las operaciones pertinentes. Aparte de estas funciones este departamento se encarga del manejo de personal, es decir, afiliaciones, pago de aportes, elaboración de cheques, pago al personal y de todos los aspectos legales del proyecto. Las labores de afiliaciones y todo lo que trata con el personal de la obra lo coordina la secretaria del departamento en conjunto con la persona encargada en obra del tema de seguridad industrial.. 2.1.4 Departamento técnico y de equipos: Este departamento esta compuesto en su totalidad por el ingeniero encargado, con apoyo de la secretaria. Está encargado de todos los aspectos técnicos de la obra tales como: Verificación de especificaciones, cumplimiento de la licencia de excavación, plan de manejo de tráfico, reportes de intervenciones, solución de problemas técnicos, estrategias constructivas, comunicación con el director de obra y sus ingenieros residentes, toma de decisiones con respecto a los subcontratistas, es decir, este departamento se encarga exclusivamente del manejo técnico del. 13.

(14) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. proyecto sin incluir en sus responsabilidades nada que tenga que ver con el manejo de los fondos que lo costean. A parte de estas responsabilidades, esta división también se encarga de manejar el equipo propio y alquilado, y coordinar las reparaciones y suministro del mismo.. También debe mantener comunicación permanente con el departamento de compras para el suministro de repuestos para la maquinaria propia.. 2.1.5 Departamento de compras y control de costos: Está compuesto por el ingeniero encargado y un arquitecto.. Este departamento se encarga de cotizar y hacer efectivas todas las requisiciones de materiales, insumos y equipos que requiere el proyecto a través del departamento técnico bien sea por el conducto regular que es el ingeniero encargado o directamente por intermedio del director de obra cuando es imposible la. 14.

(15) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. comunicación. También acoge el control de costos con ayuda del director de obra, programación de la obra y la implementación del sistema de calidad, es decir, se encarga de controlar la elaboración de los formatos y que se cumplan todas las normas de gestión de la calidad del proyecto.. 2.1.6 DO – Director de obra: Este esta encargado de la planeación y dirección enfocada a la ejecución total de la obra. Recae en el la responsabilidad de las actividades técnicas y administrativas de el proyecto en el lugar de ejecución de la obra. El director de obra ejecuta directamente todas las labores de las que esta encargado el departamento técnico y de equipos.. Se encuentran entre sus labores: Resolver problemas técnicos y de conflictos directamente con la interventoría, planear y coordinar las actividades a desarrollar en la obra, ejercer control y exigir reportes a los residentes de cada frente de obra, manejar los gastos de caja menor de la obra, redactar cartas de origen. 15.

(16) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. técnico, asistencia a comités de obra, control del almacenista y por último ser el puente de comunicación entre la obra y el departamento técnico,. y a su vez con la gerencia del. proyecto.. 2.1.7 Residentes de obra ( r1,r2,r3,r4): Para el proyecto en análisis son cuatro los residentes de obra involucrados.. En este caso las labores de los residentes se pueden resumir en las siguientes actividades: Ejercer mando directo sobre el personal de su frente; maestros, topógrafos. y subcontratistas,. presentar informes de avance de actividades al director de obra, asignar recursos a su frente, elaborar las requisiciones de materiales e insumos que de acuerdo a la programación realizada con el director de obra necesita su frente, asistencia a comités de obra, controlar las horas extras, controlar el horario de trabajo del equipo en alquiler y verificar el cumplimiento de la programación de obra para reportar cualquier tipo de inconveniente.. 16.

(17) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Por último cabe anotar que hay actividades que debe realizar el director de obra que realmente son atendidas por los residentes y viceversa, esto es debido a la dispersión de los frentes de trabajo y la dificultad de comunicación en la obra.. 17.

(18) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 3. DETECCIÓN DE FALLAS EN EL PROYECTO.. 1. Programación de actividades y flujo de caja mensual inconsistentes con las cantidades y los ítems del contrato.. Planteamiento del problema:. Analizando este tipo de incongruencias entre la programación y el presupuesto se puede inferir que los dos análisis fueron desarrollados independientemente. Algunas actividades que estaban planteadas en la ejecución de ciertos capítulos en los análisis unitarios, en la programación se consideraron como obras adicionales, Además la programación no es concordante con la secuencia constructiva adoptada en la realidad y los flujos de caja proyectados resultan erróneos lo cual dificulta la tarea de seguir un control efectivo para la obra.. 18.

(19) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Análisis:. En el momento de tomar la decisión de adelantar un proyecto o no, se deben analizar absolutamente todas las variables que afectan directamente el flujo de caja del proyecto. La práctica de la ingeniería tradicional en este país se limita a presupuestar y programar con base en la experiencia acumulada a través de los años, lo cual no esta mal ya que precisamente ese conocimiento es el que nos permite estimar cuanto demora una actividad, que cantidad de mano de obra se utiliza en un ítem, en general, todas esas variables que están relacionadas con el método constructivo adoptado. El gran problema que presenta esto es que la información no se toma como ayuda para elaborar los presupuestos. y. programaciones. pertinentes. de. manera. exhaustiva y completa.. El gerente acude a su vasta experiencia para hacer un estimado del tiempo de la obra, es decir no se le da importancia a la programación, se efectúa mas bien para cumplir con un requisito.. 19.

(20) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. El cálculo de los precios se hace correctamente, pero se desliga a tajo de la programación entendiéndola como dos procesos totalmente diferentes, lo cual es errado.. Todo este tipo de variables llevan a lo siguiente: • Aunque por experiencia del contratista el se encuentre en capacidad de determinar la duración del proyecto sin llevar a cabo ningún tipo de análisis que lo lleve a esa conclusión, este estimado empírico no permite llevar a cabo un control estricto en obra, debido a que se desconoce la duración específica. de. cada. una. de. las. actividades,. esta. responsabilidad recae entonces en el buen juicio del contratista, ya que la información plasmada en papel poco o nada tiene que ver con lo que se está ejecutando. • No se tiene información para determinar exactamente cuales van a ser los ingresos y los egresos del proyecto mes a mes. Toda la información se adquiere simultáneamente con el desarrollo de la obra. Este aspecto nos limita el control.. 20.

(21) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. • No existe la reprogramación. Cuando hay actividades adicionales se dificulta aún mas.. En conclusión si se requiere realizar un seguimiento estricto a la obra, es necesario hacer el doble de trabajo. Si desde el comienzo del proyecto, es decir, desde las etapas preliminares, se llevan a cabo unos análisis veraces de las variables, el trabajo de control se facilita y solo es necesario reprogramar el proyecto en lo referente a actividades adicionales o métodos constructivos modificados en la marcha.. En. muchas. procedimientos. oportunidades de. el. control. contratista para. se. “ahorrar”. salta en. estos costos. administrativos, sin tener en cuenta que puede ser mucho más el dinero que se está despilfarrando en el proyecto y que con una mínima parte de él se pueden cubrir los costos dedicados al control.. 21.

(22) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 2. A pesar de existir buenos precios los A.P.U no están detallados. Complicación en el control de insumos.. Planteamiento del problema: El ejemplo más palpable de este problema es el concreto fabricado en obra. Como es un material que esta compuesto de varios insumos, y esta cantidad de insumos cambia con la resistencia requerida dependiendo del tipo de estructura. Dentro de los análisis unitarios se encuentra estipulado el precio del concreto dependiendo del grado de resistencia y del ítem que se va a construir, pero no se encuentran detallados los insumos que componen el recurso, por ejemplo la grava, la arena y el cemento. Este aspecto hace difícil identificar qué cantidad de cada insumo se está gastando para la fabricación de una unidad de concreto. Como consecuencia de esto no se puede elaborar un control de cada uno de los insumos.. 22.

(23) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Análisis: Con todos los inconvenientes que presenta el problema anterior se plantearon soluciones, y las requisiciones de cemento son efectuadas por los ingenieros a medida que se van realizando las obras, es decir no se mantiene un stock de insumos. Ellos conocen la cantidad de cemento que se va a gastar dependiendo de la estructura, sin embargo esto no soluciona todo, ya que la arena y la gravilla, se piden por viajes. Entonces sí se conoce que cantidad de material se está gastando en la obra, pero se hace imposible llevar un control de cuanto se está gastando en cada una de las actividades es decir se lleva un control de insumos generales pero a nivel específico de cada estructura ( pozos, sumideros, etc. ), no es posible realizar este control. Sin embargo a pesar que el insumo de mejor control es el cemento es el que más se desperdicia o se pierde ya que es el de mayor valor comercial. Con la arena y la gravilla no hay tantos inconvenientes y la cantidad de material gastada es aproximadamente la misma que correspondería a las obras realizadas. La fuga de cemento se controló numerando las bolsas que se le entregaban a cada. 23.

(24) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. maestro, y sólo se le suministraba nuevo material cuando al regresar las bolsas utilizadas, esto para evitar mucha más perdida de este material.. 3. Por la dificultad de la zona se presenta robo de material que queda al aire libre.. Planteamiento del problema: La ubicación del proyecto en la ciudad, dificulta el control de materiales debido al aspecto de la seguridad. Los proyectos de alcantarillado se desarrollan en su gran mayoría en barrios de carácter subnormal, desarrollados inicialmente por urbanizadores piratas que no dotaron a las viviendas de los respectivos servicios. En estos lugares abunda todo tipo de delincuencia y por lo tanto los materiales que quedan expuestos y no se pueden instalar o colocar en la actividad que se está desarrollando son ocasionalmente hurtados a pesar de contar con la vigilancia.. 24.

(25) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Análisis: El principal causante de este fenómeno es la falta de planeación por parte de los ingenieros residentes de cada frente de trabajo. Ellos deben estar en capacidad de medir sus rendimientos y conocer la cantidad de insumos que pueden utilizar en un día, esto con el fin de prevenir la exposición de materiales descrita anteriormente. Con esto disminuye considerablemente el hurto porque no es posible eliminarlo en su totalidad, debido a los imprevistos que se presentan en la construcción, los cuales son imposibles. de. determinar. por. el. personal. y. ocasionan. acumulación de material en los frentes de trabajo.. 4. Estudios de suelos por la entidad contratante inadecuados, parecen copia de unos efectuados con anterioridad en la misma zona, mas no específicamente para la realización de este contrato. Ocasionó sobre costos debido a que en las excavaciones se encontró un material totalmente diferente al planteado. en. los. estudios. presupuesto.. 25. para. la. elaboración. del.

(26) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Planteamiento del problema: De acuerdo con los estudios de suelos elaborados por la entidad el material encontrado en las zonas de excavación era de fácil remoción. Se encontraron rellenos existentes, arcillas y limos. Para esta remoción de material se puede proceder con la excavación manual o a máquina. La excavación manual tiene un costo directo aproximado de 4.000 $ y la excavación a máquina se puede pagar alrededor de 2.000 $ el metro cúbico. En el momento de realizar las excavaciones, efectivamente se pudo corroborar que la zona del contrato presentaba considerable cantidad de excavaciones similares a las planteadas en los estudios, pero también se encontró un material rocoso cuya cantidad fue exagerada. Para remover este material no se puede mantener el costo planteado inicialmente porque se necesita el uso de un equipo especial para partir la roca o la utilización de de explosivos. El costo de esta excavación se eleva a 35.000 $ por metro cúbico. Inicialmente este sobre costo lo tiene que asumir el contratista lo cual afecta su flujo de caja, y luego el. 26.

(27) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. reconocimiento que hace la entidad, es muy bajo y reduce el margen de utilidad mucho más que si la excavación fuera en material común.. Análisis: Las. empresas. que. contratan. estudios. para. determinar. especificaciones y cantidades para presupuestar, deben tener en cuenta que cada proyecto es un caso nuevo y diferente, así se hayan realizado estudios o proyectos anteriores en el mismo vecindario. Se debe entonces verificar la veracidad de la información que suministran las empresas de consultoría, y tomar medidas. al respecto, (multas, sanciones , etc). Por parte del. contratista se deben tomar medidas correctivas en el momento que se detectan las inconsistencias y no esperar como se hizo en este caso que avanzara el proyecto y permitir a que la entidad pagara el precio que mejor le pareciera sin negociarlo para sacar una mejor utilidad, siendo que el imprevisto no es imputable al contratista sino todo lo contrario. Se debió parar la obra, exigir una aclaración del fenómeno y un replanteo de los precios de manera. 27.

(28) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. inmediata para seguir con la construcción del proyecto, sin afectar la programación y el flujo de caja del contratista. Es preferible tener tres o cuatro días de atraso a un descuadre importante en el presupuesto. Es importante tomar las medidas correctivas lo más pronto posible para minimizar el impacto. Desde el otro punto de vista es de vital importancia para las instituciones del estado contar con unas proyecciones y estudios adecuados al proyecto que se va a controlar. Esto permite ejercer un control más estricto al contratista y unas asignaciones presupuestales más razonables evitando que el capital asignado a ciertas actividades se preste a manipulaciones por parte del contratista o la interventoría.. 5. Por falta de una visita de obra adecuada se programaron ciertas actividades de manera incorrecta.. Planteamiento del problema: Debido a la dificultad de la zona del contrato y a que se tenia experiencia. en. contratos. similares. 28. al. que. se. estaba.

(29) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. presupuestando, el contratista decidió no asistir a la visita de obra programada. Esto lleva a un desconocimiento por completo de la zona y a una estimación de costos y programación de actividades no acordes con la realidad. Se pueden destacar los siguientes aspectos: • Debido a la falta de la visita se programaron excavaciones y retiros de material en maquinaría no adecuada. El retiro de material se programó en volquetas de 12 m3, para las cuales el valor del m3-km es mucho menor que para las volquetas de 6m3 en las cuales efectivamente se realiza el trasporte del material. Este cambio en la maquinaria se debe al tamaño de las calles. De igual manera ocurrió con parte de la excavación que tuvo que ser manual, no solo por el tamaño de las calles porque en algunas se podía operar las máquinas, sino también por la presencia de redes. El cargue de material tuvo que reprogramarse con minicargadores tipo bobcat. Estos presentan un menor rendimiento que las retrocargadoras. Estas servían tanto para excavar como para cargar.. 29.

(30) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. • Dentro del presupuesto oficial se encontraban estimaciones para la colocación de pavimentos y sumideros. En algunos barrios. en. los. cuales. estaban. programadas. estas. actividades, no se iban a realizar porque se encontraban sin pavimentar. Si esto se hubiese detectado en la visita, en el proceso de presupuestación se hubiera bajado el precio de los ítems correspondientes a estas actividades en esos barrios para bajar el presupuesto de la propuesta y colocado mejor precio a los barrios en los que si eran necesarias estas obras con lo cual la utilidad se hubiera multiplicado considerablemente. • Cálculo inadecuado del transporte interno de insumos.. Análisis: Definitivamente dentro de cualquier proceso de cotización de obras civiles se hace necesaria la visita de obra o por lo menos un previo conocimiento de la zona y de su relación con el proyecto para poder prevenir todos los puntos expuestos. 30.

(31) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. anteriormente y mejorar aspectos positivos como el segundo punto mencionado.. 6. Acceso a información restringida por parte de los subcontratistas que no es adecuada para la buena marcha del proyecto.. Planteamiento del problema: Como en la mayoría de proyectos de construcción en este caso se subcontratan las cantidades del contrato con otras personas. Se pactan unos precios unitarios inferiores a los del presupuesto oficial y se obtiene una utilidad por administración (AIU) y suministro de insumos.. En este caso ha surgido fuga de esta información hacia los contratistas, esto ocasiona reclamaciones por su parte a un mayor valor de precios unitarios ocasionando un mal ambiente de trabajo.. 31.

(32) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Análisis: Al reconocer este inconveniente se procedió a verificar quien era el responsable. Se pensó en el director de obra que era la única persona a diferencia de la gerencia del proyecto que conocía la información.. Posteriormente. se. pudo. conocer. que. esta. información se dio a conocer por parte de la interventoría, ya que uno de los subcontratistas tenía conexiones al interior de la entidad que estaba encargada de esta labor.. En ese caso la fuga de información es ajena al control interno en a obra, pero se pueden verificar referencias del personal que se contrata para verificar que no existan posibles nexos como estos que puedan ser influyentes en las relaciones con los trabajadores y contratistas.. 7. Trabajo social con demasiadas inconsistencias, registro fotográfico de los predios falso. Las fotos y direcciones no concuerdan.. 32.

(33) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Planteamiento del problema: Para este tipo de contratos en los cuales se intervienen vías y servicios públicos, el trabajo social es una necesidad para mantener buenas relaciones con la comunidad. Para tales efectos se contrató un profesional en el tema que no cumplió a cabalidad con sus responsabilidades. Se entregaron informes falsos con registros fotográficos que no pertenecen a la obra. Esto ocasiona posibles inconvenientes en el caso de reclamos por parte de la comunidad en la parte de afectaciones que los residentes aducen son causa de la obra.. Análisis: En este caso el control al trabajador social no fue el adecuado por parte del contratista y se dejó pasar el tiempo aceptándole infinidad de excusas para el retraso de los informes. La interventoría pide el cambio del trabajador que efectivamente se efectúa. Realizar los trabajos de corrección se hace una tarea dispendiosa y complicada. La comunidad no permite tomar nuevas fotos y las pocas que existen están con. 33.

(34) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. direcciones erradas. Este inconveniente se hubiera podido prevenir exigiendo un control mas estricto al trabajador social cuando empezó el proyecto, Así el cambio de la persona encargada de este tema se hubiera hecho de un modo más rápido sin que el problema hubiese llegado a estos extremos. La falta de presencia en la zona de los trabajos genera descontentos en la comunidad y las quejas ante las entidades estatales de control son innumerables por cosas que se pueden controlar realizando un trabajo comunitario efectivo. El residente se siente afectado por el contratista e incluso con reclamaciones falsas busca perjudicar el desarrollo de la obra y al mismo contratista.. 8. Cantidades de obra del contrato menores a las reales. Dificulta el control en obra.. Planteamiento del problema: En el momento de analizar los costos ( Elaboración del presupuesto ), se contaba con una información preliminar basada. 34.

(35) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. en los estudios y diseños. Con base en esta información se calculan ( por parte de la entidad contratante ) las cantidades de obra que se anexan en el formulario que sirve de base para la elaboración del presupuesto. De acuerdo con este presupuesto, los planos y las actividades a desarrollar se elabora un plan de trabajo ( programación ) y se espera un flujo de caja para el proyecto. Este flujo de caja y los costos incluidos en el presupuesto son las principales variables a incluir en el control de costos. En la realidad para este proyecto, esas cantidades presupuestadas. disminuyeron. y/o. cambiaron,. se. crearon. actividades nuevas debido a cambios en los diseños iniciales cambiando sustancialmente el costo de la propuesta. Estos cambios no previstos hacen más difícil todo el control de la obra, además el flujo de caja se afecta debido a las menores cantidades. Lo anterior dificulta la buena marcha del proyecto.. Análisis: Las principales causas del fenómeno anterior son:. 35.

(36) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. • La falta de seriedad en la etapa de diseño. ( Diseños inadecuados conducen a la modificación de los mismos y por lo tanto al cambio del presupuesto) • Problemas con la comunidad de los barrios cercanos al proyecto. o La comunidad protesta para que se supriman algunas obras y se realicen otras.. • La. no. construcción. de. actividades. que. estaban. presupuestadas debido a que la zona no requería las obras de. construcción,. pero. si. estaban. incluidas. en. el. presupuesto.. Para evitar este tipo de problemas se propone realizar una etapa de prediseño y diseño más seria y con mayor cercanía a la realidad. Si se realizan unos diseños adecuados no es necesario ir corrigiendo los detalles a la marcha en el proyecto y las cantidades de obra presupuestadas son más parecidas a las reales. También los interventores han cambiado diseños sin. 36.

(37) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. ningún criterio técnico serio. Los cambios se han hecho sólo por razones económicas o políticas ( líderes comunitarios ). Es inadecuado dejar en manos de personas no expertas en el tema la toma de decisiones en este sentido, ya que, además de cambiar las cantidades, el comportamiento de las estructuras rediseñadas puede no ser adecuado.. 9. Comunicación deficiente entre el campamento y la gerencia del proyecto, afecta en control de obra y da lugar a muchos otros problemas dentro de la obra.. Planteamiento del problema: Debido a la dificultad de la zona las visitas al proyecto eran restringidas y la única información de la que se disponía eran los avances quincenales que se reportaban en los comités de obra. Por tanto, el control de los insumos, pagos de mano de obra, avance de obra y equipos se hacia muy complicado sólo contando con reportes quincenales. Esto ocasionó robo de material,. 37.

(38) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. reportes de cantidades inconsistentes y todo tipo de problemas de logística que ocasionaron considerables pérdidas.. Análisis: En específico para este problema se tomaron medidas correctivas inmediatamente. Se pidieron reportes diarios por fax tanto de contratistas y equipo para poder llevar un seguimiento de avance, esto con el fin de conocer diariamente cuanto se ha ejecutado del proyecto y poder corregir inmediatamente todas las dificultades que afecten el normal desarrollo de la construcción. También es indispensable la elaboración de una programación semanal para poder suministrar oportunamente los materiales, dotación y equipo, esto evita tener inventario y por lo tanto se minimiza la posibilidad de hurto.. 10. Desconocimiento de la zona. Planteamiento del problema: Este inconveniente surge en parte por la falta de la visita de obra y por otro lado debido a la inseguridad de la zona. No se pudieron. 38.

(39) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. realizar inspecciones previas al desarrollo del proyecto. Además la extensión geográfica de las obras requiere varios frentes de trabajo y dificulta el control.. Análisis: Se recomienda antes de comenzar cualquier tipo de proyecto inspeccionar debidamente metro a metro el sector donde se van a realizar las obras, buscar zonas de posibles campamentos, rutas de transporte interno, rutas para retiro de material, dimensiones de las calles y pasos peatonales, es decir, se deben tener en cuenta todos los aspectos topográficos y geográficos que pueden afectar o beneficiar la obra.. 11. Cantidades reportadas por los ingenieros residentes no se ajustan a la realidad y presentan inconsistencias.. Planteamiento del problema: En el proceso de control de cantidades los ingenieros deben reportar día a día todas las cantidades de obra ejecutadas. En. 39.

(40) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. ocasiones se presentan inconsistencias entre las cantidades medidas por los topógrafos o inspectores de los interventores y los propios. Además en ocasiones se presentan cantidades contables con fracciones, por ejemplo, cubiertas de pozos de inspección. Este es un ítem que es contable, en varias actas de control diario se han recibido cantidades correspondientes a éste ítem que presentan números tales como 4.7 cubiertas. Este tipo de errores bien sean aunque ocurran por digitación dificultan más los procesos de control.. Análisis:. Para evitar las discrepancias entre los datos suministrados por la interventoría y los de la administración, se ha tomado la determinación de realizar la toma de mediciones de manera conjunta, es decir topógrafos de contratistas e interventores se ponen de acuerdo para calcular las cantidades con las mismas mediciones y verificar las cantidades antes de pasar los informes definitivos.. Con respecto a las. 40. cantidades fraccionadas.

(41) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. reportadas por cada ingeniero residente, se ha tratado de controlar estos fenómenos hablando con ellos directamente para corregir los errores. Se analiza la necesidad para futuros proyectos de las mismas características, el disponer de una persona dependiente de la administración, que se encargaría de elaborar. las. actas,. recopilar. y. consolidar. la. información. proveniente de cada frente de trabajo. El cargo propuesto debe contar con una persona que tenga conocimientos técnicos generales de construcción. No existe la necesidad de que su permanencia en la obra sea de tiempo completo, es decir, se puede contratar un practicante de ingeniería que tenga buen dominio de los programas básicos, procesadores de texto y hojas de cálculo. 12. Personal obrero con rotación muy alta. Problemas con las afiliaciones con los sistemas de seguridad social.. Planteamiento del problema: Es obligación de la empresa que todos lo obreros que están trabajando en el proyecto estén afiliados a cualquier tipo de. 41.

(42) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. entidad de seguridad social y riesgos profesionales. Debido a la naturaleza del proyecto es necesaria la creación de muchos frentes de trabajo y esto resulta en buena cantidad de contratistas. Cada contratista cuenta con su personal y es libre de asignar o remover de acuerdo con las necesidades del frente, además muchos obreros llegan, trabajan dos o tres días y se marchan sin reportar. Debido a esto el sistema de afiliación a la seguridad social de la empresa no es efectivo. En ocasiones se están pagando aportes a personal que no está trabajando y no se le pagan a aquellos que realmente se encuentran en la obra. Esto genera una falta de cobertura.. Análisis: Inicialmente las afiliaciones se realizaban a nombre del consorcio encargado de la ejecución del proyecto. Esto favorecía los problemas. mencionados. anteriormente,. además. se. podría. perjudicar el consorcio con respecto a alguna demanda laboral por inconformismo del obrero con su patrón. A raíz de esto se tomó la decisión de cambiar el sistema y afiliar a los trabajadores. 42.

(43) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. a nombre de cada contratista y que cada uno de ellos se haga responsable de reportar la remoción o incorporación del personal.. Para evitar el incumplimiento de cada contratista con los aportes, el consorcio es el encargado de realizar todos los pagos. De esta manera se logra cumplir con el requisito de las afiliaciones sin que estén en cabeza del consorcio y trasladando la responsabilidad directamente al contratista.. Para poder trabajar este esquema de afiliaciones fue necesaria gran cantidad de tiempo para trasladar todas las afiliaciones y hacer el cambio de nombre, recolectar las cédulas de los obreros y realizar los reportes de personal oportunamente.. Fue. importante el manejo del SISBEN , es decir convencer al trabajador de la necesidad de afiliarse a la seguridad social para poder trabajar, se le debió garantizar que no iban a perder la seguridad que les ofrecía el otro sistema.. 43.

(44) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 4. RECOMENDACIONES PARA LA PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA OBRA.. Luego de analizar todas los errores cometidos en el contrato objeto de nuestro estudio, y haber presentado posibles soluciones a los problemas presentados, se formula una metodología a seguir para ejecutar adecuadamente una buena planeación y control desde el comienzo.. 4.1 ETAPA PRELIMINAR I:. a) Identificación del tipo de proyecto:. Se debe definir en primera instancia que tipo de proyecto se va a emprender.. Así se diferencian a groso modo dos tipos de. proyectos: Públicos y Privados.. 44.

(45) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Proyectos Públicos: Este tipo de proyectos generalmente abarcan las licitaciones públicas y los procesos de contratación directa o invitaciones que provienen de instituciones de naturaleza pública y mixta. Para la ejecución de este tipo de proyectos es necesario como primera medida cumplir unos requisitos que son exigidos por la entidad que va a contratar y ganar en relación con otras propuestas dependiendo de unos factores cuantitativos y cualitativos que hacen que la propuesta obtenga ciertos puntajes. Para la planeación de este tipo de proyectos se debe tener en cuenta que ésta no solo sea optima para la ejecución de la obra como tal sino que sirva también para resultar adjudicatarios de la licitación, este punto se desarrolla mas adelante en el trabajo.. Proyectos Privados: Son diferentes de los proyectos públicos ya que las empresas que están interesadas en la ejecución de la obra no tienen ningún tipo de vínculo con entidades estatales. Generalmente abarcan proyectos propios para la venta, aunque. 45.

(46) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. en algunas ocasiones siguen el proceso de licitaciones, este es totalmente diferente del anterior, las firmas constructoras que presentan sus propuestas son invitadas directamente a efectuar sus propuestas y por lo general son conocidas por la empresa que los va contratar. Se presenta la mayoría de las veces cuando las entidades privadas son de gran tamaño y recurren a este método de contratación.. b) Identificación del objeto del proyecto:. Al mismo tiempo que se ha identificado que tipo de proyecto estamos emprendiendo, se debe identificar cual es el objeto de la obra. Pueden ser los siguientes: Proyectos de infraestructura, edificaciones. Los proyectos de consultoría e interventoría no se incluyen ya que no fueron objeto de este análisis.. 46.

(47) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Proyectos de Infraestructura:. Son aquellos planeados de acuerdo al crecimiento y necesidades del sitio donde se va a construir. Ejemplos de este tipo de proyectos son: Proyectos de carreteras o malla vial urbana y rural, obras. de. acueducto. y. alcantarillado,. puentes,. viaductos,. gasoductos, obras de espacio público, presas, transporte de hidrocarburos etc.. Edificaciones:. Son proyectos cuyo objeto principal es la construcción de edificios o casas, aunque dentro de las obras específicas a realizar se encuentren actividades mencionadas en el caso de proyectos de infraestructura. Los edificios pueden tener varios usos como lo son: La vivienda, escuelas, oficinas etc. Para la buena marcha del proyecto es indispensable identificar que tipo de edificación es la que se va a construir y su uso.. 47.

(48) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. En esta etapa preliminar, se debe obtener una claridad del tipo de proyecto que se va a emprender. Es importante para esta etapa preliminar de planeación contar con toda la información que pueda referenciar al proyecto y ser suficiente para la toma de la decisión más importante: Emprender el proyecto o no. Si se arranca la elaboración de la propuesta o los estudios definitivos estos procesos tienen unos gastos irreversibles que se pueden evitar estudiando cuidadosamente la información básica con la que se cuenta.. Para esto se pueden obtener unos costos aproximados con métodos conocidos como: Valor por metro cuadrado, por metro cúbico, valor por metro lineal, etc., En el caso de las licitaciones públicas estos costos se pueden estimar analizando planos y formularios de precios unitarios suministrados por la entidad interesada en construir la obra y elaborando unos análisis de precios unitarios con el registro histórico de la empresa en lo referente a costos. Toca examinar pliegos, folletos, avisos de prensa, minutas del futuro contrato, es decir todos los documentos. 48.

(49) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. referentes al proyecto que puedan afectar de una u otra manera el costo del mismo. Se recomienda un programa de presupuestos que funcione con una base de datos y mantenerla actualizada por lo menos una vez cada 2 meses para que el descuadre de esta estimación y el presupuesto real no sea muy grande.. Si en este punto nuestros precios aproximados nos permiten desarrollar el proyecto se sigue a la siguiente etapa preliminar.. En el caso particular estudiado en este trabajo, pudimos identificar que se trataba de un proyecto de infraestructura público, de acuerdo a las definiciones planteadas, así que en adelante las recomendaciones formuladas por este estudio son aplicables a todo tipo de proyectos públicos.. Los proyectos privados o propios son muy similares y la principal diferenciación que se debe hacer, es la inclusión de la elaboración de los diseños en el control de costos lo cual no abarca el. 49.

(50) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. contenido. de. este. documento.. Sin. embargo. todas. las. recomendaciones en obra son válidas para ambos casos.. 4.2 ETAPA PRELIMINAR II: En este punto nos enfrentamos al cálculo minucioso de todos los costos del proyecto, y a la elaboración de una programación detallada que se espera se ejecute a lo largo de toda la obra. Para el correcto desarrollo de esta etapa se propone el modelo que describe la figura 2.. PROPUESTA. Procesos constructivos. Chequeo de diseños. Cotizaciones. Elaboración presupuesto programación. Revisión de documentos. Figura 2. Esquema recomendado para elaboración de la propuesta.. 50.

(51) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. a) Chequeo de procesos constructivos: Es necesario asignar un ingeniero con vasta experiencia al estudio de los planos y del proyecto en su totalidad, con el fin de detectar mejoras, fallas y posibles estrategias de construcción que puedan aumentar o mermar el desarrollo del proyecto. Es importante dentro de este proceso efectuar la visita al sitio donde se van a desarrollar los trabajos para evitar los conflictos relacionados con lo que se trató en el capítulo anterior.. b) Chequeo de diseños: Un ingeniero debe estar encargado de verificar las cantidades de obra provenientes de los diseños y su coincidencia con los formularios suministrados. Esta información está implícita en los planos de construcción. c) Cotizaciones: Se debe disponer de un secretario que este en permanente comunicación con el ingeniero encargado de la elaboración de presupuestos para actualizar exactamente la base de datos a la fecha, y cotizar nuevos insumos ( aquellos que no existen en la. 51.

(52) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. base de datos ) que sean necesarios de acuerdo con los análisis de precios unitarios. Debe tener un conocimiento general de construcción. Es recomendable un auxiliar de ingeniería.. d) Elaboración de la programación y presupuestos: Es indispensable que la elaboración de la programación y el presupuesto de obra esté a cargo de un solo ingeniero. Debe tener amplio conocimiento y experiencia en construcción para que las proyecciones que resulten sean pertinentes con la obra que se va a construir.. e) Chequeo de documentos: Debe estar bajo supervisión de un ingeniero civil debido a los requerimientos técnicos que esta labor demanda. Esta misma persona debe estar revisando vencimientos de pólizas, adendas, es decir, se debe encargar de leer al detalle las condiciones de contratación o los pliegos y elaborar un resumen detallado de todos los documentos que toca suministrar dentro de la propuesta para no cometer errores.. 52.

(53) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 4.2.1 Análisis específico:. En el caso particular de este proyecto se detectó que tres empleados ejecutaron la programación, presupuesto revisión de documentos de una manera conjunta. Lo cual no permite una alta productividad,. es. necesario. repartir. cada. una. de. las. responsabilidades planteadas en el esquema a cada persona, sobra decir que la comunicación entre ellas es primordial, pero es importante asignar responsabilidades individuales. El chequeo de procesos constructivos y diseños no fue realizado.. El chequeo tanto de diseños como de métodos constructivos es necesario puesto que está en potencial de contribuir a mejorar la propuesta y poder presentar observaciones pertinentes.. Cada una de las áreas que comprende la elaboración de la propuesta debe elaborar su trabajo a conciencia, para que estos estudios sirvan inmediatamente de base para arrancar la construcción en caso de resultar ganadores. De lo contrario el. 53.

(54) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. trabajo sería doble. Generalmente las entidades no piden la programación de las actividades a la presentación de la propuesta sino a la firma del contrato. Es de vital importancia su elaboración con anterioridad ya que la duración del proyecto y de cada actividad en sí, regula cada frente de trabajo y por lo tanto tiene directa influencia en el. precio a cotizar. Por eso esta. responsabilidad debe recaer en una sola cabeza. En resumen se deben. realizar. los. análisis. teniendo. en. cuenta. el. más. insignificante detalle.. Generalmente, como ocurrió en este caso, la programación no tiene nada que ver con la obra y es necesario reprogramar totalmente.. 54.

(55) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 4.3. ETAPA. DE. CONSTRUCION. Y. DESARROLLO. DEL. PROYECTO.. Si las etapas anteriores fueron realizadas en su totalidad y se presentó una propuesta económica capaz de competir, es probable que podamos resultar adjudicatarios y proceder a la firma del contrato con lo cual estamos en obligación de adelantar la construcción del proyecto.. En esta etapa se debe controlar en general que las cosas resulten de acuerdo a lo planeado y para esta correcta ejecución es preciso tener en cuenta los siguientes puntos:. • Construcción ajustada a las especificaciones técnicas. • Cumplimiento de la programación y del flujo de caja esperado. • Control estricto sobre materiales e insumos. • Control Personal. • Control equipos.. 55.

(56) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. • Cumplimiento de las normas ambientales y de impacto. • Diseñar desvíos de tráfico cuando sea necesario. • Control de calidad.. 4.3.1 Construcción ajustada a las especificaciones técnicas:. La mayoría de la responsabilidad en este punto recae sobre la interventoría. Ellos son los encargados de recibir las obras en óptimas condiciones y en caso contrario, ordenar su demolición y posterior reconstrucción.. Se hace necesario entonces coordinar la información de los planos antes de comenzar, tener en cuenta los nuevos diseños de las obras adicionales y todas las modificaciones posteriores a las especificaciones. Sin cumplir con este requisito se pueden incurrir en sobre costos bastante altos, ya que la contraparte esta en obligación de recibir las obras ajustadas a los diseños como se mencionó anteriormente.. 56.

(57) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Es necesario por parte de la empresa verificar también las especificaciones que señala la licencia de excavación, para que el proyecto se desarrolle armónicamente.. 4.3.2 Cumplimiento de la programación y del flujo de caja esperado:. En general en este punto se presenta la mayor incertidumbre debido a que en la mayoría de proyectos las etapas anteriores no han sido desarrolladas correctamente. Para evitar este fenómeno se vuelve a mencionar la necesidad de haber elaborado un presupuesto y una programación congruente con los procesos constructivos que se van a desarrollar. Como podemos observar para optimizar el proyecto y reducir la incertidumbre es necesaria una adecuada planeación desde el inicio ya que es posible conocer aproximadamente lo que se va a realizar en obra y facilita el control.. 57.

(58) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Sin embargo es posible que se presenten variaciones en el proyecto que demanden una reprogramación pertinente si afectar la fecha de terminación, es decir, la obra se debe seguir entregando en el plazo establecido pero es posible una reorganización interna de cada actividad que afecta el proyecto.. Este proceso se debe realizar constantemente con el fin de poder ejercer un control adecuado de la programación y del flujo de caja, de acuerdo con los cambios que se vayan presentando. Control estricto sobre materiales e insumos:. Es importante coordinar junto con el presupuesto la cantidad de materiales e insumos que va a requerir el proyecto, esto con el objeto de tener bajo control las variaciones de precios en el mercado, las fechas de los pedidos y las cantidades requeridas en cada pedido, las fechas de llegada de los materiales y el consumo de. acuerdo. a. la. programación. de. los. mismos.. Esta. responsabilidad recae directamente sobre el director de obra apoyado en el almacenista que debe estar exclusivamente. 58.

(59) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. dedicado a esta labor y no se debe desplazar de su lugar de trabajo por ninguna circunstancia.. El control de calidad juega un papel importante en este punto ya que por medio de este proceso se puede tomar la decisión de rechazar el material al proveedor en caso que este no cumpla con las especificaciones requeridas.. 4.3.3 Control de personal:. Este punto es importante para controlar la afiliación de trabajadores y evitar inconsistencias como las analizadas en el presente contrato. Se deben verificar además las. horas. trabajadas, las horas extras, horas de trabajo nocturno y todos los factores adicionales que se pueden presentar en cada frente de trabajo. El ingeniero residente debe estar a cargo del control en obra y el director de obra debe verificar todo lo referente a. 59.

(60) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. seguridad social con apoyo de la persona encargada de esta labor.. Aparte en este contrato aparecieron varios problemas legales por tener la afiliación de los obreros a nombre de la empresa. Es necesario que cada una de las afiliaciones se hagan a nombre del subcontratista, y la gerencia solo debe asumir la responsabilidad de efectuar estas afiliaciones y sus respectivos pagos.. 4.3.4 Control de equipos:. En este aspecto encontramos tres tipos de equipos que son utilizados en obra: Las herramientas menores, los equipos propios y el equipo alquilado.. En el aspecto de herramientas menores se proponen dos alternativas, una de ellas fue utilizada a satisfacción en este proyecto. Consiste en incluir dentro de los precios unitarios que se. 60.

(61) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. paga al subcontratista el valor de las herramientas que se utilizan en el proyecto, entonces queda bajo su responsabilidad el control de este equipo, es decir no se adquieren las herramientas directamente a través de la empresa.. El otro método es suministrar las herramientas e incluir una cláusula de descuento en el contrato que permita recuperar la inversión si hay pérdida de la herramienta menor.. Para el equipo alquilado, se debe mantener un cuadro de control que. permita. establecer. las. horas. exactas. de. trabajo,. responsabilidad que debe estar a cargo del residente de cada frente en donde los equipos están programados para laborar. Es indispensable realizar el análisis de acuerdo con la programación y el presupuesto del proyecto para establecer si la decisión de rentar el equipo es mejor que la de adquirir el mismo. En este proyecto se comprobó que comprando dos cargadores y alquilando uno resultaba más conveniente que mantener los tres bajo renta, ya que estos marcaban un alto nivel de productividad. 61.

(62) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. debido a la naturaleza tan particular del movimiento de tierra, se tomó entonces una decisión errada en el momento de comenzar a construir.. En el equipo propio se debe buscar una máxima productividad, es decir se debe utilizar mucho más que el equipo que esta en alquiler. Para esto además de tener el mismo estricto control sobre las horas trabajadas como con el equipo alquilado, es necesario hacer y controlar las reparaciones correspondientes. El operador debe estar familiarizado con el mantenimiento del equipo para evitar daños previsibles.. 4.3.5 Cumplimiento de las normas ambientales y de impacto urbano: Para toda obra civil las autoridades exigen el cumplimiento de unas normas ambientales y de impacto urbano.. 62.

(63) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. Desarrollar las actividades necesarias para cumplir con estas normas es una necesidad, no solo para evitar sanciones o multas que pueden ser impuestas por las autoridades competentes, si no que además el desarrollo del proyecto en un ambiente cordial con el medio y la comunidad colabora a la buena marcha del mismo.. Es necesario diseñar planes de manejo ambiental, trabajo social (si aplica) y cumplir en su totalidad con todas las señalizaciones necesarias para efectuar los trabajos.. 4.3.6 Diseño de desvíos de tráfico: Cuando en el proyecto se presenten intervenciones en el espacio público que afecten el flujo vehicular, es una necesidad y obligación presentar planes de manejo de tráfico para su aprobación. Esto contribuye a cumplir con las obligaciones y a mantener buenas relaciones con la comunidad, ya que el flujo de tráfico será bueno y la comunidad no se sentirá perjudicada por la obra.. 63.

(64) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. 4.3.7 Control de calidad:. Se deben controlar las especificaciones en esta etapa de construcción, para esto es necesaria la implementación de un plan de aseguramiento de la calidad. Actualmente casi la totalidad de. licitaciones. exigen. que. las. empresas. interesadas. se. encuentren certificadas de acuerdo a las normas ISO. Si ya se tiene la certificación y los planes de calidad se encuentran implementados al interior de la compañía, todos nuestros esfuerzos se deben enfocar a implementar estos planes al interior de cada obra.. El tema de calidad conforme a las normas ISO se estudiará con más detalle en capítulo aparte. Para cumplir estos puntos se recomienda el siguiente esquema organizacional, figura 3 y la correspondiente asignación de responsabilidades:. 64.

(65) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________ GERENCIA Control de Calidad. Salud Ocupacional y manejo ambiental. Director de obra. Residentes y Control de Obra. Residente técnico. Ejecución de obra. Residente Administrativo. Almacén. Control Equipo Pesado. CONTABILIDAD. SECRETARIA. Maestro. MATERIALES. Equipo y herramientas menores. TOPOGRAFIA. Figura 3 Esquema organizacional propuesto para obra. A primera vista podemos distinguir muchas diferencias entre este modelo y el que se utilizó en el proyecto.. 65.

(66) Análisis organizacional para el control de costos, calidad y programación en obra. Estudio de caso. MIC 2004-I-84 ____________________________________________________________________. De esta manera se reorganizan las labores de cada individuo con respecto a la obra.. Gerencia:. • En lo que refiere a la toma de decisiones, la gerencia se debe limitar manejar las más complejas, y delegar las decisiones rutinarias. Debe fijar metas, expectativas y necesidades del proyecto.. • Dentro del proyecto tiene directa responsabilidad en las políticas de calidad la implementación de los mecanismos de salud ocupacional.. • Mantener directa relación con la entidad contratante y la interventoría, con el propósito de resolver conflictos que se puedan presentar con ellos en lo referente al proyecto.. 66.