MANUAL DEL SERVICIO DE

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ÍNDICE

1. Introducción

2. Resumen Funcional 3. Acceso al Servicio

3.1. Tipos de usuario del servicio

3.1.1. Entidad-Cliente 3.1.2. Cliente Receptor

3.2. Acceso al servicio

3.2.1. Acceso de la Entidad-Cliente 3.2.2. Acceso del Cliente receptor

3.3. Problemas en el acceso 3.4. Alta On-Line

3.5. Preguntas frecuentes

4. Entorno de trabajo

4.1. Apoderado con Custodia 4.2. Apoderado sin Custodia 4.3. Administrativo con Custodia 4.4. Administrativo sin Custodia 4.5. Cliente Receptor 21 21 22 22 22 23 24 24 28 32 37 39 40 40 43 44 50 6 7 9 9 9 10 10 10 11 12 13 15 16 16 17 18 19 20 5. Menú de Apoderado 5.1. Pantalla de acceso 5.2. Editar perfil de Usuario

5.3. Administración de datos de Empresa

5.3.1. Consulta / Mantenimiento 5.3.2. Cambio de Logo

5.4. Administración de Factura Elec-trónica de GBP

5.4.1. Gestión de Remesas 5.4.2. Asistente para creación

manual de facturas 5.4.3. Gestión de Clientes

5.4.4. Listados de Facturas Envia- das o Recibidas

5.4.5. Enviadas o Recibidas 5.4.6. Búsquedas Personalizadas 5.4.7. Opciones sobre listados

de Facturas

5.4.8. Trabajar con una Factura 5.4.9. Utilidades

5.5. Administración de Custodia de Factura Electrónica de GBP

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51 51 51 53 54 54 57 58 58 59 60 61 61 63 64 65 65 66 67 69 70 72 72 73 75 76 77 77 79 79 79 81 6. Menú de Administrativo 6.1. Pantalla de acceso

6.2. Listados de Facturas Enviadas o Recibidas

6.2.1. Enviadas o Recibidas 6.2.2. Búsquedas Personalizadas 6.2.3. Opciones sobre listados

de Facturas

6.2.4. Trabajar con una Factura

6.3. Utilidades

6.3.1. Edición y creación de filtros 6.3.2. Nuevo filtro

6.3.3. Editar filtro 6.3.4. Eliminar filtro

6.3.5. Editar vista del listado recapitulativo

6.3.6. Gestión de descargas

6.4. Administración de Custodia de Factura Electrónica de GBP

7. Menú de Cliente Receptor

7.1. Pantalla de acceso 7.2. Problemas en el acceso 7.3. Alta On-Line

7.5. Listados de Facturas Recibidas

7.5.1. Recibidas

7.5.2. Búsquedas Personalizadas 7.5.3. Opciones sobre listados

de Facturas

7.6. Utilidades

7.6.1. Edición y creación de filtros 7.6.2. Nuevo filtro

7.6.3. Editar filtro 7.6.4. Eliminar filtro

7.6.5. Editar vista del listado recapitulativo

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INTRODUCCIÓN

El objeto de este documento es el de aportar una herramienta de referencia que permita cono-cer en mayor profundidad las funcionalidades del servicio de Facturación electrónica del Banco Popular y cómo operar en ella desde un punto de vista práctico.

El manual explica el modo de acceso al servicio, sus características y funcionalidades, así como la organización de sus interfaces de uso (entorno de trabajo) y la forma de operar de forma eficaz. En el documento se distinguirá entre las funciones a desempeñar por parte de una Entidad-Cliente y un Entidad-Cliente receptor de documentos.

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RESUMEN FUNCIONAL

La plataforma de Facturación electrónica del Banco Popular constituye un Proyecto Avanzado de Facturación Electrónica con funcionalidades completas de emisión y recepción de facturas para las entidades usuarias.

Esta plataforma, en función de su configuración, permite gestionar la totalidad de los flujos exis-tentes de facturación, incluyendo el papel.

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Las funcionalidades más representativas del portal, son las siguientes:

• Envío de facturas: importación de facturas generadas externamente mediante carga manual o automática de remesas/lotes de facturas.

• Firma electrónica: Generación de la factu-ra electrónica.

• Formatos de firma electrónica:

- XAdES - XML Advanced Electronic Signaturas, firma electrónica avanza-da con información de valiavanza-dación (se-llado de tiempo, control de caducidad y control de revocados). Verificación de la firma fiable y perdurable en el tiempo.

- PKCS#7 (Cryptographic Message Syn-tax Standard).

- PDF (Formato de firma de Adobe). - Otros.

• Firma delegada y firma propietaria. • Independencia del tipo de certificado. • Entrega de facturas a los destinatarios:

facturas accesibles online en listados de facturas firmadas enviadas y reci-bidas.

• Protocolos de comunicación: FTP, VPN, AS2, AS3, FTP/SSL, OFTP, X400, http/ https, Editran. etc.

• Recepción e integración de facturas fir-madas y de los documentos adjuntos. • Validaciones configurables de control de

duplicados y de fecha de emisión. • Visualización e impresión de facturas. • Creación de filtros y búsquedas

personali-zadas de facturas.

• Consulta de validez y revocación de certi-ficados.

• Impresión individual o de lotes de facturas. • Descarga individual o de lotes de facturas. • Posibilidad de aceptar y rechazar facturas.

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ACCESO AL SERVICIO

3.1. Tipos de usuario del servicio

Antes de comentar el método de acceso a la plataforma, conviene distinguir las diferencias entre Entidad-Cliente y un Cliente Receptor, ya que de ello dependerá el acceso a utilizar a la Plataforma.

3.1.1. Entidad-Cliente

Se considera como Entidad-Cliente, aquella que a través de la Banca Multicanal del Banco Po-pular, ha contratado el servicio de Facturación electrónica para el envío de sus facturas hacia sus clientes receptores de documentos.

Estos clientes siempre deberán acceder a través de la Banca Multicanal del Banco Popular utili-zando el usuario y contraseña proporcionados por esta. Si intentara acceder a través de la URL del servicio de facturación electrónica directamente, el servicio no se lo permitirá.

En función del rol que tenga asignado este usuario dentro de la Banca Multicanal del Banco Popular; dispondrá de distintas funciones a desempeñar dentro de la plataforma de factura electrónica del Banco Popular.

Estas funciones pueden ser las correspondientes a:

- Apoderado (con o sin acceso a Custodia de facturas) en donde podrá administrar el entor-no de factura electrónica y gestionar los envíos de facturas.

- Administrativo (con o sin acceso a Custodia de facturas) en donde podrá realizar el segui-miento de las facturas correspondientes a la sociedad.

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3.1.2. Cliente Receptor

Se considera como Cliente receptor, aquel que ha sido dado de alta a través del servicio de facturación electrónica del Banco Popular a petición de una Entidad-Cliente y por lo tanto su acceso al servicio no pasará a través de la Banca Multicanal del Banco Popular.

Estos clientes, directamente accederán por la URL de acceso directo al servicio utilizando el usuario y contraseña proporcionados por el servicio a petición de una Entidad-Cliente.

Dentro de esta tipología estarán los Agentes Comerciales del Banco Popular y los clientes de las sociedades contratantes del servicio a través de la Banca Multicanal del Banco Popular.

3.2. Acceso al servicio

En función de si su usuario de acceso se puede considerar una Entidad-Cliente o un Cliente receptor, el acceso se realizará de la siguiente manera:

3.2.1. Acceso de la Entidad-Cliente

En este caso a través de un acceso a Internet el usuario se deberá identificar con el usuario y contraseña en el servicio de Banca Multicanal y mediante el enlace a Factura Electrónica habrá llegado al servicio. En función de cómo esté identificado dentro de la Banca Multicanal: Apoderado o Administrati-vo, el servicio le representará una pantalla con unas funcionalidades o con otras.

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3_ACCESO AL SERVICIO

Si se accediera como administrativo, la pantalla sería la siguiente:

3.2.2. Acceso del Cliente receptor

En este caso a través de un ac-ceso a Internet el usuario se de-berá identificar con el usuario y contraseña en el servicio de fac-turación electrónica del Banco Popular. Para ello deberá utilizar la dirección directa al servicio que es la siguiente URL:

https://facturaelectronicagbp. e-factura.net

La pantalla de acceso que le será presentada, es la siguiente:

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3.3. Problemas en el acceso

En el caso de no recordar los datos de acceso, usuario y contraseña, el servicio le permite re-cordar los datos de acceso pulsado sobre la opción “¿Olvidó su contraseña?”. En ese momento, se le abrirá una ventana del navegador que le informará de los pasos que debe seguir para sol-ventar su problema de acceso.

El proceso es bastante sencillo y solo tiene que seguir las instrucciones que se indican en la Web. La pantalla que nos aparecerá en el momento de pulsar sobre la pregunta ¿Olvidó su contrase-ña?, es la siguiente:

En el momento que introduzcamos el usuario de acceso y pulsemos aceptar, se nos mostrará la siguiente pantalla en donde se comunica el envío de un correo a nuestro email en el que se nos recordará la contraseña correspondiente. La pantalla sería la siguiente:

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3.4. Alta On-Line

Para activar la cuenta por parte de un cliente de forma ON-LINE, previamente una sociedad existente en el servicio como Entidad-Cliente, deberá haberle dado de Pre-Alta a través de la gestión de clientes en donde habrá identificado una factura y su importe que solamente conoce la sociedad y el cliente para que este sea el medio de seguridad que permita asegurar la identi-ficación para dicho cliente.

Deberá seguir el siguiente procedimiento:

• Conéctese a la dirección web del servicio.

• A la izquierda de la pantalla, encontrará un campo donde se le indica “Introduzca su CIF:

• Teclee el código de País + el CIF de su empresa. Por ejemplo ESA12345678 y pulse “En-trar”. Le aparecerá la siguiente pantalla:

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• Introduzca la base imponible de la factura emitida por la empresa que le dio de alta, cuyo número se le indica. Aparecerá la siguiente pantalla:

• Tras pulsar “Aceptar”, aparecerá la siguiente pantalla donde deberá rellenar sus datos internos:

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Esta opción permite acceder a una recopilación de aquellas preguntas que con mayor frecuen-cia se plantean en cuanto a los servicios de factura electrónica.

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ENTORNO DE TRABAJO

El entorno de trabajo al que se accede, dependerá del rol asignado el usuario.

De esta manera, en el caso de tratarse de una Entidad-Cliente, podemos encontrarnos con dos posibles pantallas de acceso:

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4_ENTORNO DE TRABAJO

• Opciones de “Editar perfil de Usuario” y “Salir de la Aplicación”.

• Menú de administración de datos de la empresa.

• Menú de administración de Factura Electrónica GBP

• Menú de administración de Custodia de factura Electrónica GBP

El objeto de las funciones que puede desempeñar este usuario es el de: Configurar la entidad, Ges-tionar los envíos, Crear facturas de forma manual y posibilidad de realizar Seguimiento sobre facturas enviadas y recibidas ya sea en el bloque de facturas en curso o a aquellas que están ya en custodia. Más adelante se comentarán las funcionalidades de esta pantalla.

4.2. Apoderado sin Custodia

El resumen de las opciones que se nos representan en esta pantalla, son las siguientes:

• Opciones de “Editar perfil de Usuario” y “Salir de la Aplicación”.

• Menú de administración de datos de la empresa.

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El objeto de las funciones que puede desempeñar este usuario es el de: Configurar la entidad, Gestionar los envíos, Crear facturas de forma manual y posibilidad de realizar Seguimiento sobre facturas enviadas y recibidas solamente en el bloque de facturas en curso.

Más adelante se comentarán las funcionalidades de esta pantalla. 4.3. Administrativo con Custodia

• Opciones de acceso a las Utilidades y Salir de la Aplicación.

• Acceso a Custodia.

• Pestañas de facturas Enviadas, Recibidas y Búsquedas Personalizadas.

• Descargas masivas.

• Recapitulativo de facturas que cumplen los filtros.

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4_ENTORNO DE TRABAJO

El objeto del usuario que accede a esta pantalla es el de realizar el seguimiento de las facturas en-viadas y recibidas ya sea en el bloque de facturas en curso o a aquellas que están ya en custodia. Más adelante comentaremos las funcionalidades de estas pantallas.

4.4. Administrativo sin Custodia

• Opciones de acceso a las Utilidades y Salir de la Aplicación.

• Pestañas de facturas Enviadas, Recibidas y Búsquedas Personalizadas.

• Descarga de datos en formato Excel.

El objeto del usuario que accede a esta pantalla es el de realizar el seguimiento de las facturas enviadas y recibidas solamente en el bloque de facturas en curso.

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4.5. Cliente Receptor

• Opciones de Salir de la Aplicación y acceso a las Utilidades.

• Pestañas de facturas Recibidas y Búsquedas Personalizadas.

• Descarga de datos en formato Excel.

El objeto del usuario que accede a esta pantalla es el de realizar el seguimiento de las facturas recibidas solamente en el bloque de facturas en curso.

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MENÚ DE APODERADO

5.1. Pantalla de acceso

Por defecto al entrar al portal con un usuario de estas características, se muestra un menú divi-dido en dos o tres bloques principales: Administración de datos de la empresa y Administración de Factura Electrónica de GBP y en el caso de que corresponda, Administración de Custodia de Factura Electrónica de GBP.

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5.2. Editar perfil de Usuario

Para acceder a la página hay que pulsar sobre el enlace del menú “Editar perfil de usua-rio”. En esta página se permite cambiar el email donde se reciben las notificaciones de la aplicación.

Una vez actualizado el email, solo es necesario pulsar el botón “Aceptar”. Le aparecerá una ventana de confirmación para definitivamente realizar los cambios solicitados.

La pantalla sería la siguiente:

5.3. Administración de datos de Empresa

5.3.1. Consulta / Mantenimiento

Esta opción permite el mantenimiento de los datos de la empresa (Razón Social y código de empresa -NIF Comunitario) que posteriormente se utilizarán en el Servicio.

De entre estos datos, es muy importante el dato del correo electrónico, ya que a este le llegarán las notificaciones que el servicio enviará a la Sociedad por distintas causas en el mismo, como es un error en la carga de una Remesa.

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5_MENÚ DEL APODERADO

5.3.2. Cambio de Logo

Esta será la opción por la cual el administrador de la Sociedad podrá cambiar el logo a represen-tar en los documentos emitidos desde su sociedad.

Por defecto la pantalla se muestra de la siguiente manera, hasta que se carga el primer logo, que a partir de ese momento lo mostraría, para ver cual está en curso:

El tamaño de las dimensiones del logo serán las que queden establecidas en el diseño del for-mato de la Factura, pero no se chequearán en este momento.

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5.4. Administración de Factura Electrónica de GBP

5.4.1. Gestión de Remesas

En esta sección, el servicio le permitirá realizar un seguimiento de las Remesas de Facturas cargadas en el servicio para su envío a los receptores de documentos.

La carga de remesas a través de esta pantalla, será de forma on-line. Para realizar esta carga se deberá utilizar la función de “Enviar nueva remesa de facturas”.

También se permite la carga de adjuntos de forma on-line. Para realizar esta carga se deberá utilizar la función de “Enviar documentos adjuntos”.

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esta-5_MENÚ DEL APODERADO

Las remesas en esta pantalla, pueden tener varios estados según la situación en la que la reme-sa se encuentre:

• Envío en Proceso (La carga está en proceso)

• Envío Realizado (Todas las Facturas fueron enviadas)

• Envío no efectuado (Todas las Facturas contienen errores)

• Envío realizado parcialmente (Algunas Facturas no fueron enviadas)

En el caso del envío Parcial, se nos indica cuantas Facturas fueron cargadas del total que conte-nía la Remesa. También se nos indica cual es la causa de su NO carga en el servicio de Factura Electrónica del Banco Popular.

Para poder acceder a la causa de la carga parcial, bastaría con pulsar sobre el estado de la re-mesa y se abriría la siguiente ventana.

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5.4.1.1. Enviar nueva Remesa de Facturas

Los formatos disponibles, son los siguientes:

• Uno o varios xml de formato FACTURAe V3.1 (un XML por Factura comprimidos con un fichero ZIP).

• Fichero CSV con el formato que se adjunta. (Multi-Factura)

• Formato EDI INVOIC D93A. (Multi-Factura)

Pulsando sobre el enlace “Enviar nueva remesa de facturas” (se encuentra en el menú de la parte izquierda), le aparecerá la siguiente ventana:

Para enviar el fichero de la remesa de facturas solo tiene que pulsar sobre el botón “Examinar”, en ese momento tendrá que localizar el fichero a enviar en su ordenador. Una vez localizado y seleccionado pulse el botón “Aceptar”.

En ese momento el nombre del fichero aparecerá en la caja al lado del botón “Examinar”. Para finalmente realizar el envío solo tendrá que pulsar en el enlace “Aceptar”.

5.4.1.2. Carga de Adjuntos en línea

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Este enlace abre una pantalla con un explorador en donde seleccionar el fichero comprimido con los adjuntos a cargar.

Las características que deben tener estos ficheros adjuntos y el fichero que los comprime, son las siguientes:

5.4.1.2.1 Fichero compresor:

No necesita de una nomenclatura específica, pero debe ser de tipo ZIP.

5.4.1.2.2 Ficheros a adjuntar a la Factura:

La nomenclatura por cada fichero debe ser la siguiente:

· nº_factura + <separador> + fecha_factura + <separador> + secuencial Donde:

· nº_factura: nº de la factura, incluyendo el nº de serie, a la que está asociado el

documento adjunto.

· fecha_factura: fecha de la factura en formato YYYYMMDD.

· Secuencial: nº para distinguir unos adjuntos de un mismo tipo por factura, dentro

de una misma remesa. · <separador>: carácter ‘#’

Por ejemplo, si dentro de la remesa de adjuntos especificada anteriormente (Prue-ba_adjuntos.zip) se quieren subir un par de ficheros adjuntos (un pdf y un tiff) a la factura 00_887_2008 y otro (un pdf) a la factura 00_3730_2008; sería así:

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· 00_887_2008#20080131#1.pdf · 00_887_2008#20080131#2.tiff · 00_3730_2008#20080430#1.pdf

Los tipos de ficheros admitidos por estar parametrizados actualmente en la BBDD son: · pdf (mime = application/pdf)

· txt (mime = text/plain)

· doc (mime = application/msword) · xls (mime = application/vnd.ms-excel) · rtf (mime = application/msword) · jpg (mime = image/jpeg)

· gif (mime = image/gif)

· tif y tiff (mime = image/tiff)

5.4.2. Asistente para creación manual de facturas

A través de este punto de menú se accede a la gestión de facturas creadas de forma manual desde la misma plataforma.

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5.4.2.1. Crear Factura

Esta es la opción que nos permite acceder a la pantalla de creación de facturas de forma manual. Toda factura creada, queda en situación de pendiente de envío.

Hasta que no se produce el envío, la factura estará disponible para ser actualizada a través de esta misma opción.

La pantalla de creación de facturas manuales, está dividida en 2 pantallas. Una primera de datos de Emisor y Receptor y una segunda pantalla de datos generales de la factura, detalles e importes totales.

La primera pantalla, sería la siguiente:

En este bloque, serán rellenados de forma automática, aquellos campos cuya información de la sociedad Emisora, estén cumplimentadas en el punto del menú “Consulta / Mantenimiento”. Esto facilita la cumplimentación de dichos datos.

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Los datos del Receptor, deberán ser rellenados para componer la factura. Al pie de la pantalla, existen dos opciones: Continuar o Volver.

• En el caso de Volver, la factura no será guardada.

• En el caso de Continuar, se avanzará a la siguiente pantalla de captura de la factura. La segunda pantalla sería la siguiente:

Para añadir detalles, existe un botón “NUEVO DETALLE DE FACTURA”, que permitirá realizar esta función.

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También se dispone de un botón para eliminar detalles en el caso de que estos no interese mantenerlos en la factura.

A medida que se introducen detalles, se calculan los datos del bloque de totales, incluidos el desglose de impuestos de la factura.

Al pie de la pantalla, existen dos opciones: Guardar o Salir.

• En el caso de Salir, la factura no será guardada.

• En el caso de Guardar, dicha factura quedará creada a la espera de ser enviada.

5.4.2.2. Eliminar Factura

Tanto para esta opción como las opciones de Desbloquear, Actualizar o Enviar; afectan a las facturas que están en situación de Pendiente de envío al receptor, es decir fueron creadas a través de la captura manual pero aun no han sido enviadas por lo que aparecen en la ventana superior.

Para eliminar una de estas facturas, bastaría con marcar el check de la izquierda de la factura o facturas en cuestión y pulsar sobre la opción de eliminar.

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5.4.2.3. Desbloquear Factura

En el caso de que una factura, quede en estado de bloqueo debido a una interrupción en el servicio, en el momento de estar en edición; existe la opción de marcar dicha factura o facturas y pulsar sobre la op-ción de desbloquear, con lo que dicha factura o facturas pasarían al estado de “Pendiente de Envío”.

5.4.2.4. Enviar Factura

En el momento que deseemos enviar una factura o facturas, bastará con marcar el check de dicha facturas/s y luego pulsar en el enlace de “Enviar Facturas”.

En este momento la factura, se firma con el certificado y se envía al receptor por el canal que corresponda. Además al estar ya enviada la factura, se quita de la pantalla quedando solo las que están pen-dientes de envío.

5.4.2.5. Actualizar una Factura

Para poder acceder a una factura que está pendiente de envío con el objeto de confirmar sus datos o alterarlos antes de forzar su envío; bastaría con hacer clic sobre el número de la factura del listado de facturas pendientes de envío.

En ese momento se abrirá la pantalla de creación de facturas manuales, pero representados los datos que ya fueron grabados anteriormente.

5.4.3. Gestión de Clientes

En esta sección podrá crear y consultar los clientes que tiene dados de alta en el servicio de fac-tura electrónica del Banco Popular. Podrá revisar su configuración así como realizar búsquedas para facilitar la localización de sus clientes.

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5.4.3.1. Crear un nuevo Cliente

Para crear un nuevo cliente debe pulsar sobre el enlace “Crear nuevo” de la parte izquierda de la página de la sección de Clientes.

Entonces le aparecerá un formulario dividido en 4 bloques:

• Datos de Empresa: En este bloque tendrá que indicar los datos siguientes CIF, Razón Social

clien-te, E-Mail, Teléfono, Fax, Persona de Contacto, Dirección, Localidad, Provincia, Código Postal.

Los datos marcados con el “*”, son de rellenado obligatorio.

Dentro de la configuración, posible está la de darle al cliente la opción de “Conformar o Recha-zar” la factura.

Esta por defecto está sin marcar con lo que es decisión de la entidad el habilitarlo o no.

A continuación se debe especificar el formato de envío: XML o PDF. Por defecto XML que co-rresponde a FACTURAe v3.1.

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Más adelante se debe especificar el tipo de envío, en donde solamente se dispone en este caso a día de hoy por la WEB.

Por último, se debe decidir la forma de realizar el alta de dicho cliente, escogiendo entre dos modalidades:

5.4.3.1.1 Generar el Usuario

A través de esta opción se crea directamente el usuario del cliente, permitiéndonos enviar una notificación al cliente para comunicarle el acceso, el usuario y la contra-seña a utilizar.

5.4.3.1.2 No generar el usuario, solo la empresa

A través de esta opción se da de alta a la empresa y se le envía una notificación para que a continuación dicha empresa confirme el alta a través del alta ON-Line comen-tada en este documento en el punto 3.4.

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Para este tipo de alta, es necesario indicar el número de factura y su base imponible que posteriormente se utilizará en el mecanismo de seguridad del alta ON-Line.

En este caso la notificación se envía de forma obligatoria a diferente del alta directa en donde se permite la decisión de enviar sí o no.

5.4.3.2. Buscar Clientes

Existen 3 posibles formas de localizar a clientes: Realizando una búsqueda desde el área de filtros:

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En esta área puede realizar búsquedas por Nombre o por CIF. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos “*”) que permita encontrar todos los nombre de empresa que contengan el texto indicado.

Basándonos que tenemos 3 empresas con los nombre siguientes “MI CLIENTE”, “CLIENTE, S.A.” y “EMPRESA CLI”.

Si hacemos las siguientes búsquedas obtendremos:

• “*CLI*” > Encontrará las empresas con nombre “MI CLIENTE”, “CLIENTE, S.A.” y “EMPRESA CLI”.

• “CLI*” > Encontrará las empresas con nombre “CLIENTE, S.A.”.

• “*CLI” > Encontrará las empresas con nombre “EMPRESA CLI”.

• “mi cliente “ > No encontrará ninguna empresa por estar en minúsculas.

• “CLI” > No encontrará ninguna empresa por que con el nombre entero “CLI” no existe ninguna empresa.

Otra forma de buscar es mediante la selección de las letras del alfabeto:

Pulsando sobre las letras se mostrarán las empresas que empiecen por la letra seleccionada. Finalmente está la búsqueda más elemental que es consultar los listados de las empresas de uno en uno. Para la navegación de los listados de empresas existen dos enlaces en el comienzo del listado.

Ejemplo A: Listado Total 125 empresas. Mostradas de 50 en 50.

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5.4.3.3. Creación de Clientes de forma masiva:

Existe la posibilidad de cargar un fichero y que este nos permita generar de forma masiva las altas de los clientes. Para ello existe un icono en esta pantalla que pulsando sobre él se des-pliega una pantalla de ayuda en la que se describe el formato de dicho fichero.

El formato completo de dicha carga masiva, se adjunta en el siguiente documento:

5.4.4. Listados de Facturas Enviadas o Recibidas

Esta sección se explicará las funciones a realizar para ambas secciones del servicio de factura electrónica de GBP.

Según accedemos a la pantalla. Nos situaremos en la pestaña de Facturas Enviadas o Recibi-das, según la siguiente imagen:

Como muestra la imagen siguiente las facturas aparecen agrupadas en un listado con la infor-mación de cada factura en columnas. La inforinfor-mación de cada columna es personalizada en el área de Utilidades, opción “Editar vista del listado recapitulativo”.

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El listado muestra un número definido de facturas (máximo 999 facturas). En el caso de tener más facturas que las mostradas en el listado, la opción “ Siguiente >>” aparecerá activada. Pulsando sobre ella podrá avanzar en el listado. En el caso de poder retroceder se activará la opción “<< Anterior”.

Cuando se quiera trabajar con un grupo o todas las facturas del listado existen varias formas que te permiten seleccionar o deseleccionar todas o algunas facturas.

Ejemplo A: Listado Total 125 facturas. Mostradas de 50 en 50.

1er_{Listado 0-50} ₂er_{Listado 51-100} ₃er_{Listado 101-125}

Ejemplo B: Listado Total 125 facturas. Mostradas de 150 en 150.

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Estas marcas permiten trabajar con las opciones siguientes (ver más adelante “OPCIONES SO-BRE LISTADOS”):

5.4.5. Enviadas o Recibidas

Existen dos tipos de listados predefinidos: RECIBIDAS y BUSQUEDAS PERSONALIZADAS.

Pulsando sobre la opción de “Recibidas” o de “Enviadas”, consultará las facturas emitidas su servicio o recibidas de sus Proveedores.

Como ve en la imagen anterior, el listado activo aparece marcado con otro color (más claro). Seleccionar todas

En la fila de los títulos de las columnas existe en la primera columna una caja blanca. Esta caja blanca primera produce la selección de todas las facturas del listado que se muestran en pantalla. Pulsar sobre produce el mismo efecto.

Deseleccionar todas En la fila de los títulos de las columnas existe en la primera columna una caja blanca. Si esta caja está marcada pulsando sobre ella desactiva la selección de las facturas. Pulsar so-bre produce el mismo efecto.

Des/Seleccionar algunas En toda factura, en la pri-mera columna existe una caja blanca. Pulsando so-bre esta caja se selecciona o deselecciona la factura.

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5.4.6. Búsquedas Personalizadas

Además del listado de facturas enviadas o recibidas, se pueden realizar búsquedas personaliza-das. Estas búsquedas se crean desde el área de Utilidades (ver más adelante). Para consultar las búsquedas creadas se debe pulsar sobre la opción de “Escoger Filtro” (ver la imagen anterior). Una vez pulsado le aparecerá un listado de filtros:

Para consultar el filtro solo haría falta pulsar sobre el nombre del filtro deseado.

5.4.7. Opciones sobre listados de Facturas

5.4.7.1. Ordenar listado en uso

Cuando se está trabajando con un listado de facturas algunas veces interesa ordenar ese listado por algún criterio. Por tal motivo, pulsando sobre el título de las columnas puede ordenar alfa-bética o numéricamente el listado. En el caso de estar ordenado por ese criterio, si se vuelve a pulsar sobre él el orden cambia al inverso.

Para ordenar el listado ascendentemente por el número de la factura solo haría falta pulsar sobre la palabra “Número”, en ese momento la columna se activa (cambia a naranja oscuro) y aparece una flecha blanca dirigiendo hacia arriba.

Para ordenar el listado descendentemente por el número de la factura solo haría falta pulsar sobre la palabra “Número”, en ese momento la columna se activa (cambia a naranja oscuro) y aparece una flecha blanca dirigiendo hacia abajo.

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5.4.7.2. Descargar Facturas seleccionadas

Una vez seleccionada alguna factura del listado, pulsando sobre esta opción se descargará las facturas seleccionadas en un fichero comprimido (ZIP).

5.4.7.3. Descarga de Facturas del filtro aplicado

Esta opción descarga todas las facturas del listado con el que se está trabajando. Es decir, si se está en el listado de facturas Enviadas se descargarán todas las facturas enviadas.

Dentro de esta opción, se puede decidir qué es lo que deseamos descargar, según se muestra en la imagen:

Este tipo de descarga, se envía a un proceso batch que se ejecuta en un segundo plano y queda disponible en la opción de “Gestión de Descargas”, dentro de las “Utilidades”.

5.4.7.4. Reprocesar Facturas

Pulsando sobre el icono siguiente se pueden volver a reprocesar las facturas seleccionadas.

5.4.7.5. Generar Excel con facturas

Esta opción genera un Excel con los datos de las facturas que cumplen con la selección existen-te en dicho momento (Recibidas o de la búsqueda personalizada correspondienexisten-te).

Al seleccionar esta opción, se nos muestra una nueva ventana tal y como se muestra en la si-guiente imagen.

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En el caso de seleccionar la opción de “generar”; se genera el fichero Excel y se nos permitirá abrirlo directamente o guardarlo en disco.

Los datos contenidos en este fichero, serán los mismos que los que existan en el recapitulativo, cuando se solicitó la descarga en el Excel.

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5.4.8.1. Consultar una Factura

Una vez que se pulse sobre la factura le aparecerá la factura a consultar. La web está dividida en dos partes, una superior con las opciones que se pueden realizar con la factura y, otra inferior que contiene la factura propiamente dicha.

5.4.8.2. Opciones sobre una Factura

La parte superior de la página, es donde aparecen posibles acciones a realizar sobre la factura. Regresar a Lista Recapitulativa > Permite regresar al menú anterior.

Salir de la aplicación > Permite cerrar el servicio. Descargar > Permite descargar la factura.

Validar Documento > Permite validar la firma del documento.

Impresión del Original > Permite regresar a la vista del PDF del documento. Impresión vista de detalle > Permite mandar a la impresora la vista actual.

Visualizar histórico de la factura > Visualizar el histórico de los estados por los que pasó el documento.

En todos los listados existe una columna con el icono . Debajo de esta imagen apare-cerán los iconos de estado de cada factura. Dependiendo del estado en el que se en-cuentre la factura así será el icono que apa-recerá. Los estados varían según se vayan realizando acciones sobre la factura.

Para consultar la factura solo tendrá que pulsar sobre el icono correspondiente a la fila de la factura.

(44)

Aceptar Factura > Permite marcar la factura como aceptada por parte del receptor.

Rechazar Factura > Permite marcar la factura como rechazada. En este caso el usuario podrá introducir un mensaje aclaratorio.

Adjuntos > Permite acceder a los ficheros adjuntos del documento. Estas opciones se habilitarán en función del documento y del escenario desde el que acceda-mos a la factura.

5.4.9. Utilidades

Como en la sección de listados en la parte superior aparecen las opciones del área de Utilida-des, que son:

5.4.9.1. Edición y creación de filtros

Desde esta opción se pueden Editar, crear y eliminar Filtros o búsquedas personalizadas. Para consultarlas tendrá que ir a la página de Listados Recapitulativos.

(45)

5.4.9.2. Nuevo filtro

Pulsando sobre el enlace “Nuevo Filtro” le aparecerá un formulario que contiene los elementos de búsqueda que formarán la búsqueda.

• Nombre de filtro: Caja para indicar el nombre del filtro:

• Aplicado a: Si el filtro está referido a documentos enviados o recibidos.

• Modalidad del filtro: En el caso de tener contratado el Servicio e-ARCHIVO de Seres podrá

realizar una búsqueda en las facturas de e-FACTURA o de e-ARCHIVO.

• Opciones del Filtro:

- Número del documento: Espacio para buscar por el número de factura.

- Tipo Documento: Espacio para buscar por el tipo de factura. Escoger entre las opciones: Abono, Factura Comercial, Autofactura, Nota de Abono, Rectificativa, Nota de Cargo... - Estado Documento Escoger entre Conformada, Imprimida, Descargada, No Conforme,

No Abierta, Abierta, etc.

- Fecha Factura: Periodo de facturas emitidas entre la Fecha Inicio y la Fecha Fin. For-mato Día, mes y año separado con guiones “DD-MM-AAAA > 28-07-2004”

(46)

- Fecha Vencimiento: Periodo de facturas cuya fecha de vencimiento se encuentre entre la Fecha Inicio y la Fecha Fin. Formato Día, mes y año separado con guiones “DD-MM-AAAA > 28-07-2004”

- Importe: rango de importes que debe cumplir las facturas a localizar.

- Emisor / Receptor: En el caso de haber elegido en la opción “ Aplicado a:” las facturas emitidas esta opción estará inhabilitada para indicar el nombre del emisor o en el caso de haber seleccionado facturas recibidas estará inhabilitada para indicar el nombre del receptor.

Cerciórese que cuando indica un nombre las mayúsculas y minúsculas se consideran dife-rentes. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos “*”) que permita encontrar todos los nombre de empresa que contengan el texto indicado.

- CIF Emisor / CIF Receptor: Ocurre lo mismo que con la opción de Emisor y Receptor. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos “*”).

- Información: Permite buscar por el campo información. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos “*”).

- Importe: Permite la búsqueda por el importe exacto de una factura.

5.4.9.3. Editar filtro

Primero se debe seleccionar el filtro que se quiere modificar y luego pulsar sobre la opción “EDI-TAR FILTRO SELECCIONADO”.

Posteriormente le saldrá el mismo formulario que le permitió crear el filtro pero con las opciones de búsqueda indicadas. Realice los cambios necesarios y pulse la opción “ Aceptar” para guar-dar los cambios e ir al listado de facturas resultante de la búsqueda o “Aceptar e ir a listado” para guardar los cambios y volver al índice de listados de filtros.

(47)

5.4.9.4. Eliminar filtro

Primero se debe seleccionar el filtro que se quiere modificar y luego pulsar sobre la opción “EDI-TAR FILTRO SELECCIONADO“.

Posteriormente le saldrá el mismo formulario que le permitió crear el filtro pero con las opciones de búsqueda indicadas. Pulse el enlace “BORRAR FILTRO”. Le saldrá una ventana informando de la acción solicitada, en el caso de estar seguro de borrar el filtro pulse la opción “Aceptar”, en caso contrario pulse “Cancelar”.

5.4.9.5. Editar vista del listado recapitulativo

En esta opción podrá indicar que campos de los listados podrá visualizar. Para ello, tendrá que utilizar las flechas de dirección izquierda y derecha para pasar los campos del grupo “NO VISI-BLES” a los “VISIVISI-BLES” y viceversa. Luego en el listado de campos VISIBLE puede subir y bajar el orden de los campos con las flechas de dirección subir y bajar.

Ejemplo: Objetivo Mover el campo “TIPO DE DOCUMENTO” al listado visibles y colocarlo en segunda posición.

(48)

PASOS

Pulsar el campo “Tipo Documento” con el ratón del bloque NO VISIBLES

Pulsar la flecha dirección derecha. El campo pasa al bloque de VISIBLES.

Pulsar el campo “Tipo Documento” con ra-tón del bloque VISIBLES

Pulsar la flecha dirección arribar siete veces hasta colocarla debajo del campo FECHA FACTURA

IMAGEN PASOS

Además podrá indicar en que orden se ordenan los listado, indicar cuantas facturas por listado aparecen y el filtro que e muestra al entrar a la aplicación.

(49)

Después de realizar los cambios solo tiene que pulsar sobre el botón “Aceptar e ir a listado”.

5.4.9.6. Gestión de descargas

Esta opción está creada para poder consultar y copiar todas las descargas solicitadas.

Cuando un listado está preparado para ser descargado el nombre del fichero tiene un color na-ranja oscuro. Pulse sobre el nombre y se le mostrará la ventana siguiente:

(50)

Esta ventana puede variar dependiendo de cada ordenador, aunque las opciones son las mis-mas. Para guarda el listado de facturas en su ordenador pulse sobre la opción Guardar (Save). Si no quiere copiarlo puede pulsar sobre el botón Cancelar (Cancel).

El tiempo de permanencia de las descargas generadas en el servicio es de un mes desde que se lanzaron. Transcurrido ese tiempo, se eliminan automáticamente.

5.5. Administración de Custodia de Factura Electrónica de GBP

En esta sección, el tratamiento es prácticamente igual que en el apartado de Administración de Factura Electrónica pero limitado a labores de custodia por parte de la sociedad emisora de los documentos.

A este entorno llegarán todas aquellas facturas que superen el tiempo estipulado de permanen-cia en el servicio de factura electrónica en curso. Este periodo está establecido en 365 días.

Dentro de las pestañas habituales de Enviadas, Recibidas o Búsquedas Personalizadas; pode-mos filtrar por ejercicio de emisión de la factura.

(51)

6

MENÚ DE ADMINISTRATIVO

Por defecto al entrar al portal con un usuario de estas características, se la pantalla de segui-miento de Facturas enviadas y recibidas. En dicha pantalla aparecerá la opción de acceder a la Custodia en función de su contratación o no.

6.2. Listados de Facturas Enviadas o Recibidas

Según accedemos a la pantalla. Nos situaremos en la pestaña de Facturas Enviadas o Recibi-das, según la siguiente imagen:

(52)

El listado muestra un número definido de facturas (máximo 999 facturas). En el caso de tener más facturas que las mostradas en el listado, la opción “ Siguiente >>” aparecerá activada. Pulsando sobre ella podrá avanzar en el listado. En el caso de poder retroceder se activará la opción “<< Anterior”.

(53)

6_MENÚ DE ADMINISTRATIVO

6.2.1. Enviadas o Recibidas

Como ve en la imagen anterior, el listado activo aparece marcado con otro color (más claro). Seleccionar todas

En la fila de los títulos de las columnas existe en la primera columna una caja blanca. Esta caja blanca primera produce la selección de todas las facturas del listado que se muestran en pantalla. Pulsar sobre produce el mismo efecto.

(54)

Para consultar el filtro solo haría falta pulsar sobre el nombre del filtro deseado.

(55)

6.2.3.2. Descargar Facturas seleccionadas

6.2.3.3. Descarga de Facturas del filtro aplicado

6.2.3.4. Reprocesar Facturas

6.2.3.5. Generar Excel con facturas

(56)

(57)

(58)

6.3. Utilidades

6.3.1. Edición y creación de filtros

(59)

6.3.2. Nuevo filtro

• Aplicado a: Si el filtro está referido a documentos enviados o recibidos.

• Modalidad del filtro: En el caso de tener contratado el Servicio e-ARCHIVO de Seres podrá

realizar una búsqueda en las facturas de e-FACTURA o de e-ARCHIVO.

• Opciones del Filtro:

- Tipo Documento: Espacio para buscar por el tipo de factura. Escoger entre las opciones :Abono, Factura Comercial, Autofactura, Nota de Abono, Rectificativa, Nota de Cargo... - Estado Documento Escoger entre Conformada, Imprimida, Descargada, No Conforme,

(60)

- Emisor / Receptor: En el caso de haber elegido en la opción “ Aplicado a:” las facturas emitidas esta opción estará inhabilitada para indicar el nombre del emisor o en el caso de haber seleccionado facturas recibidas estará inhabilitada para indicar el nombre del receptor.

- CIF Emisor / CIF Receptor: Ocurre lo mismo que con la opción de Emisor y Receptor. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos “*”).

- Información: Permite buscar por el campo información. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos “*”).

- Importe: Permite la búsqueda por el importe exacto de una factura.

6.3.3.Editar filtro

Primero se debe seleccionar el filtro que se quiere modificar y luego pulsar sobre la opción “EDI-TAR FILTRO SELECCIONADO”.

Posteriormente le saldrá el mismo formulario que le permitió crear el filtro pero con las opciones de búsqueda indicadas. Realice los cambios necesarios y pulse la opción “ Aceptar” para guar-dar los cambios e ir al listado de facturas resultante de la búsqueda o “Aceptar e ir a listado” para guardar los cambios y volver al índice de listados de filtros.

(61)

6.3.4. Eliminar filtro

Primero se debe seleccionar el filtro que se quiere modificar y luego pulsar sobre la opción “EDI-TAR FILTRO SELECCIONADO“.

Posteriormente le saldrá el mismo formulario que le permitió crear el filtro pero con las opciones de búsqueda indicadas. Pulse el enlace “BORRAR FILTRO”. Le saldrá una ventana informando de la acción solicitada, en el caso de estar seguro de borrar el filtro pulse la opción “Aceptar”, en caso contrario pulse “Cancelar”.

6.3.5. Editar vista del listado recapitulativo

En esta opción podrá indicar que campos de los listados podrá visualizar. Para ello, tendrá que utilizar las flechas de dirección izquierda y derecha para pasar los campos del grupo “NO VISI-BLES” a los “VISIVISI-BLES” y viceversa. Luego en el listado de campos VISIBLE puede subir y bajar el orden de los campos con las flechas de dirección subir y bajar.

Ejemplo: Objetivo Mover el campo “TIPO DE DOCUMENTO” al listado visibles y colocarlo en segunda posición.

(62)

Además podrá indicar en que orden se ordenan los listado, indicar cuantas facturas por listado aparecen y el filtro que e muestra al entrar a la aplicación.

PASOS

Pulsar el campo “Tipo Documento” con el ratón del bloque NO VISIBLES

Pulsar la flecha dirección derecha. El campo pasa al bloque de VISIBLES.

Pulsar el campo “Tipo Documento” con ra-tón del bloque VISIBLES

Pulsar la flecha dirección arribar siete veces hasta colocarla debajo del campo FECHA FACTURA

(63)

Después de realizar los cambios solo tiene que pulsar sobre el botón “Aceptar e ir a listado”.

6.3.6. Gestión de descargas

Esta opción está creada para poder consultar y copiar todas las descargas solicitadas.

Cuando un listado está preparado para ser descargado el nombre del fichero tiene un color na-ranja oscuro. Pulse sobre el nombre y se le mostrará la ventana siguiente:

(64)

Esta ventana puede variar dependiendo de cada ordenador, aunque las opciones son las mis-mas. Para guarda el listado de facturas en su ordenador pulse sobre la opción Guardar (Save). Si no quiere copiarlo puede pulsar sobre el botón Cancelar (Cancel).

El tiempo de permanencia de las descargas generadas en el servicio es de un mes desde que se lanzaron. Transcurrido ese tiempo, se eliminan automáticamente.

6.4. Administración de Custodia de Factura Electrónica de GBP

En esta sección, el tratamiento es prácticamente igual que en el apartado de Administración de Factura Electrónica pero limitado a labores de custodia por parte de la sociedad emisora de los documentos.

A este entorno llegarán todas aquellas facturas que superen el tiempo estipulado de permanen-cia en el servicio de factura electrónica en curso. Este periodo está establecido en 365 días.

Dentro de las pestañas habituales de Enviadas, Recibidas o Búsquedas Personalizadas; pode-mos filtrar por ejercicio de emisión de la factura.

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7

MENÚ DE CLIENTE RECEPTOR

En este caso a través de un acceso a Internet el usuario se deberá identificar con el usuario y contraseña en el servicio de facturación electrónica del Banco Popular. Para ello deberá utilizar la dirección directa al servicio que es la siguiente URL:

https://facturaelectronicagbp.e-factura.net La pantalla de acceso que le será presentada, es la siguiente:

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7.2. Problemas en el acceso

En el caso de no recordar los datos de acceso, usuario y contraseña, el servicio le permite re-cordar los datos de acceso pulsado sobre la opción “¿Olvidó su contraseña?”. En ese momento, se le abrirá una ventana del navegador que le informará de los pasos que debe seguir para sol-ventar su problema de acceso.

El proceso es bastante sencillo y solo tiene que seguir las instrucciones que se indican en la Web. La pantalla que nos aparecerá en el momento de pulsar sobre la pregunta ¿Olvidó su contrase-ña?, es la siguiente:

En el momento que introduzcamos el usuario de acceso y pulsemos aceptar, se nos mostrará la siguiente pantalla en donde se comunica el envío de un correo a nuestro email en el que se nos recordará la contraseña correspondiente. La pantalla sería la siguiente:

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7_MENÚ DE CLIENTE RECEPTOR

7.3. Alta On-Line

Para activar la cuenta por parte de un cliente de forma ON-LINE, previamente una sociedad existente en el servicio como Entidad-Cliente, deberá haberle dado de Pre-Alta a través de la gestión de clientes en donde habrá identificado una factura y su importe que solamente conoce la sociedad y el cliente para que este sea el medio de seguridad que permita asegurar la identi-ficación para dicho cliente.

Deberá seguir el siguiente procedimiento:

• Conéctese a la dirección web del servicio.

• A la izquierda de la pantalla, encontrará un campo donde se le indica “Introduzca su CIF:

• Teclee el código de País + el CIF de su empresa. Por ejemplo ESA12345678 y pulse “En-trar”. Le aparecerá la siguiente pantalla:

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• Introduzca la base imponible de la factura emitida por la empresa que le dio de alta, cuyo número se le indica. Aparecerá la siguiente pantalla

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Esta opción permite acceder a una recopilación de aquellas preguntas que con mayor frecuen-cia se plantean en cuanto a los servicios de factura electrónica.

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7.5. Listados de Facturas Recibidas

Según accedemos a la pantalla. Nos situaremos en la pestaña de Facturas Recibidas, según la siguiente imagen:

El listado muestra un número definido de facturas (máximo 999 facturas). En el caso de tener más facturas que las mostradas en el listado, la opción “ Siguiente >>” aparecerá activada. Pulsando sobre ella podrá avanzar en el listado. En el caso de poder retroceder se activará la

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Ejemplo B: Listado Total 125 facturas. Mostradas de 150 en 150.

1er_{Listado 0-125}

Seleccionar todas En la fila de los títulos de las columnas existe en la primera columna una caja blanca. Esta caja blanca primera produce la selección de todas las facturas del listado que se muestran en pantalla. Pulsar sobre produce el mismo efecto.

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7.5.1. Recibidas

Como ve en la imagen anterior, el listado activo aparece marcado con otro color (más claro).

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7.5.3.2. Descargar Facturas seleccionadas

7.5.3.3. Descarga de Facturas del filtro aplicado

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7.5.3.4. Reprocesar Facturas

7.5.3.5. Generar Excel con facturas

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7.6. Utilidades

(77)

7.6.1. Edición y creación de filtros

7.6.2. Nuevo filtro

(78)

• Modalidad del filtro: En el caso de tener contratado el Servicio e-ARCHIVO de Seres podrá realizar una búsqueda en las facturas de e-FACTURA o de e-ARCHIVO.

• Opciones del Filtro:

- Tipo Documento: Espacio para buscar por el tipo de factura. Escoger entre las opciones: Abono, Factura Comercial, Autofactura, Nota de Abono, Rectificativa, Nota de Cargo... - Estado Documento Escoger entre Conformada, Imprimida, Descargada, No Conforme,

- Emisor / Receptor: En el caso de haber elegido en la opción “ Aplicado a:” las facturas emitidas esta opción estará inhabilitada para indicar el nombre del emisor o en el caso de haber seleccionado facturas recibidas estará inhabilitada para in-dicar el nombre del receptor.

- CIF Emisor / CIF Receptor: Ocurre lo mismo que con la opción de Emisor y Receptor. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos “*”).

- Información: Permite buscar por el campo información. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos “*”).