El manejo de Recursos Humanos es una tarea extremadamente compleja que requiere habilidades blandas como empatía, liderazgo o comunicación y habilidades duras como matemática, planificación y finanzas.
En este artículo veremos como la Tecnologia Informática puede ayudar al Empresario que esta creando una Empresa a llevar adelante los Recursos Humanos de su Empresa con el menor costo posible. No es objetivo de este artículo el enseñar la disciplina de Recursos Humanos y su complejidad sino el de presentar algunas herramientas tecnológicas que están al alcance de su mano y usted podría quizás no considerarlas valiosas.
Manejo de Sueldos
No cometa el error de pensar que no debe llevar registro detallado e informatizado de lo que le paga a sus empleados. Menos aún de pensar que se va a acordar de los detalles. Tanto usted como su Empleado necesitan que haya documentación clara y precisa de su relación
comercial. El armado de un legajo informatizado es sencillo y le permitirá a usted y su Empleado tener una visión mucho mas cabal de su relación laboral. Tenga presente que la mente humana es engañoza y que tiene memoria selectiva: Usted recordará los bonos y los días libres, su Empleado recordará las horas extra y las tareas pesadas.
Necesita de una herramienta que le permita tener registrados y visibles los sueldos brutos, netos, cargas sociales e impuestos, bonos, horas extra pagas o impagas, días de ausencia y otras notas o comentarios de interés, Empleado por Empleado, mes por mes. La herramienta, además, debería permitirle hacer cálculos, proyecciones y gráficos de la evolución de todo esto.
La buena noticia es que existen múltiples herramientas que cubren estos y otros tantos
aspectos del manejo de su Empresa. La mala es que cuestan fortunas. Pero a no desesperar, la experiencia que hemos hecho en grandes y pequeñas organizaciones muestra que la
mayoría de los gerentes terminan utilizando una simple hoja de calculo (Microsoft Excel, Open Office Calc) para su trabajo cotidiano aunque tengan a su disposición herramientas de medio mllon de dólares como SAP o PeopleSoft. En otras palabras, con una inversión cercana a cero usted puede tener en su empresa las mismas herramientas que, al final del día, terminan utilzando los gerentes de las grandes corporaciones.
Las Libros de Cálculo (Workbooks) estan compuestos de múltiples Hojas de Cálculo
(Worksheets). Forman una estructura tridimensional. Cada Hoja posee dos dimensiones (filas y columnas). Cada Libro posee múltiples Hojas (tercera dimension). Las filas y columas son intercambiables. Por esto me refiero a que no importa que decida poner en las filas y en las columnas, lo puede hacer a la inversa y también le va a servir. Estos programas trabajan muy bien trasladando formulas de una celda a la otra en cualquier dirección. No pasa lo mismo con la tercer dimensión. El traslado de formulas de una Hoja a otra es mucho mas difícil.
Por ejemplo, si usted precisa llevar nota de los sueldos brutos y netos de sus empleados mes a mes tiene 6 opciones:
1. Una columna para Neto, una columna para Bruto, una fila por empleado y una hoja por
mes
2. Una columna por empleado, una fila para Bruto, otra fila para Neto y una hoja por mes 3. Una fila para bruto, otra para neto, una columna por mes y una hoja por empleado 4. Una columna para bruto, otra para neto, una fila por mes y una hoja por empleado 5. Una columna por empleado, una fila por mes y una hoja para bruto y otra para neto. 6. Una fila por empleado, una columna por mes y una hoja para bruto y otra para neto.
De estas opciones la 1 y 2 son equivalentes ya que, como mencionamos anteriormente las filas y las columnas son itercambiables. Pasa lo mismo con la 3 y 4 y con la 5 y 6. ¿Con cuál se quedaría usted? La respuesta a esta pregunta viene de pensar como resulta más facil
mantener la Hoja de Cálculo en el tiempo. Consideremos que todos los meses hay que agregar un mes mas, que los Empleados cambian con el tiempo y que las fórmulas de Bruto, Neto y otras variables que usted quiera tener tambien evolucionan. La respuesta es: la dimensión que menos cambia es la que se distribuye a lo largo de las Hojas.
En éste caso la mejor solución sería crear una Hoja para el sueldo bruto, otra para el neto y en cada Hoja poner los Empleados y los meses. Digamos, la opción 6. Con esta diagramación se facilita mucho las siguientes operaciones:
- Copiar los sueldos brutos de un mes al siguiente. Es copiar y pegar una columna.
- Agregar un Empleado. Es agregar una fila en cada una de las dos hojas.
- Cambiar la formula de cálculo del sueldo Neto a partir del Bruto. Es cambiar la fórmula en la primer casilla y copiarla en el resto.
Libro de Cáluclo para el manejo de sueldos
Una primera versión de un buena Libro de Cálculo con la que podría manejar una Empresa de 100 personas sin muchas dificultades debe poseer las siguietes Hojas:
- Sueldo Bruto. Dato que carga todos los meses para cada Empleado
- Impuesto que paga el Empleado (ganancias, Obra social, Sindicato, otras dependiendo de la legislación de su país). Debería poder ser una fórmula or sobre el sueldo bruto. En otras palabras, usted no debería cargarlo, la Hoja de Cálculo lo calcula sola
- Sueldo Neto. La diferencia de los dos primeros. Es una fórmula también.
- Otros Beneficios que reditúen mensualmente al Empleado. Tickets Alimentarios por ejemplo. Debería cargarlos todos los meses si no son calculables
- Otros Beneficios esporádicos. Bonos, Horas Extra y otros beneficios monetarios que no se den regularmente.
- Ganancia Total del Mes. Fórmula que suma el sueldo Neto y los Beneficios.
- Impuestos que paga el Empresario. Los impuestos que Usted paga por estos sueldos. Formula
- Costo total mensual. El costo total que el Empleado le representa.
- Costo total mensual prorrateado. En caso de pagar 13 sueldos por año o de pagar vacaciones y licencias sin descuentos, este es el calculo de lo que su Empleado cuesta cada mes en promedio.
- Datos. Una Hoja mas con una columna por cada dato del Empleado que quiera guardar (direccion, telefono, etc)
- Comentarios. Una Hoja mas con una columna por mes donde anota comentarios destacables del Empleado (Aumentos, francos, buenas o malas actitudes)
- Constantes. Una ultima Hoja donde usted pone las constantes de sus cálculos mes a mes (Valor del dólar, Tasas de Exportacion, etc)
La carga de este Libro de Cálculo es sencilla. Solamente de ingresar los datos independientes y dejar que el Libro calcule todo el resto. Las modificaciónes a las formulas se pueden hacer en una sóla casilla y ser simplemente pegada en el resto. La Hoja de Cálculo se encargará de transformar la fórmula pertinentemente para cada nueva fila o columna.
Si desea un ejemplo de este Libro de Cálculo, no dude en contactarse con nosotros.
Libro de Cálculo para el manejo de Planes de Carrera
Toda Empresa con aspiraciones de crecer debe poseer un Plan de Carrera. Una primera aproximación a un Plan de Carrera comienza por crear un documento de texto que enumere cuales son las cualidades que usted busca en sus Empleados. Estas son muy dependientes del Negocio en el que se encuentra pero como para orientarlo podríamos listar: Puntualidad,
Liderazgo, Técnicas de Venta, Manejo de Equipos, Nivel de Ingles, Operación de maquinarias, Certificación en tal o cual cosa, etc. Luego, para cada una de estas cualidades, Usted tiene que crear distintos niveles de experiencia o pericia. Estos tienen que ser claros y medibles. Por ejemplo, en Ingles usted podría tomar un exámen de nivelación de un Instituto y ver en que nivel caen. Para Operación de Maquinarias podría listar las funciones que conocen. Esto debe ser conocido por todos sus Empleados.
Habiendo realizado lo anterior, tiene que definir rangos salariales y enumerar las condiciones mínimas que un empleado debe cumplir para caer dentro del nivel respectivo. Por último debería ordenar a todos sus empleados en diversos niveles según sus capacidades. Las técnicas de evaluación están fuera del alcance de este artículo.
Habiendo hecho este ejercicio va a necesitar de un nuevo Libro de Cálculo para poder llevar adelante el pesado trabajo de reacomodación ( y futuro control y gestión ) salarial. Primero va a necesitar crear una Hoja de Calculo con dos columas. Una con el nombre de los niveles
definidos y otra con los correspondientes sueldos. Luego, cree una segunda Hoja de Cálculo con una columna para sus Empleados, otra para sus niveles, otra para sus sueldos actuales, otra para los sueldos que le corresponde segun el nivel, otra para la diferencia.
Esta segunda hoja se puede complicar mucho más dependiendo del programa salarial que usted crea mejor para su Empresa. Por ejemplo, si considera antiguedad necesitaria una
columna mas para la fecha de Ingreso, otra para la resultante antiguedad en años y una tercera para el plus por antiguedad que quiera dar.
Más dificil se vuelve si no posee el dinero suficiente para dar todos los aumentos que quisiera/debiera dar. En ese caso debería tener otras columnas para calcular la proporcionalidad, etc.
Si desea ver un ejemplo de este Libro de Calculo, no dude en contactarnos
Juan Ignacio Cidre
Consultor en Tecnología Informática y Comunicaciones [email protected]
