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INFORME VALORACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO DE MEJORA CONTINUA IV TRIMESTRE 2012

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INFORME

VALORACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL

PROCESO DE MEJORA CONTINUA

IV TRIMESTRE 2012

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2 CONTENIDO CONTENIDO CAPITULO I “INTRODUCCIÓN” ... 4 1.1. PRESENTACIÓN ... 4 1.2. OBJETIVO ... 4 1.3. ESTRATEGIAS ... 4 1.4. METODOLOGIA UTILIZADA ... 5

CAPITULO II “RESULTADOS EVALUACIÓN FISICA Y SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS”. ... 6 2. RESULTADOS ... 6 2.1. JUNTA DIRECTIVA ... 6 2.2. AUDITORIA INTERNA ... 7 2.3. GERENCIA GENERAL ... 9 2.3.1. Asesoría Legal ... 9 2.3.2. Contraloría De Servicios ... 9

2.3.3. Proceso Gestión De Planeamiento, Calidad y Control ... 10

2.3.4. Unidad De Salud Ocupacional ... 11

2.4. UEN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN... 12

2.5. UEN APOYO ... 14

2.5.1. Desarrollar Recursos Humanos ... 14

2.5.2. Contabilizar ... 16

2.5.3. Fondo de Ahorro y Garantías ... 16

2.5.4. Gestionar Tarifas ... 17

2.5.6 Gestionar Apoyo Logístico ... 17

2.5.7 Presupuestar y Controlar Recursos ... 19

2.5.8 Proceso Administrar Materiales y Equipos ... 19

2.6 UEN PROYECTOS ... 21

2.7 UEN SERVICIO AL CLIENTE ... 24

2.7.1 Plataforma de Servicios ... 24

2.7.2 Servicios Técnicos, Cortas y Reconexiones ... 24

2.7.3 Facturar y Cobrar ... 25

2.7.4 Relaciones Públicas ... 26

2.8 UEN PRODUCCIÓN ... 27

2.8.2 Apoyo Técnico a la UEN Producción ... 28

2.9 DESPACHO DE ENERGÍA ... 30

2.10 UEN DISTRIBUCIÓN ... 31

2.10.1 Proceso Operar la Red ... 31

2.10.2 Proceso Mantener la Red ... 34

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2.10.4 Proceso Alumbrado Público. ... 35

2.11 INFOCOMUNICACIONES ... 36

2.12 UNIDAD EJECUTORA ... 37

2.12.1 Sistema Integrado de la Red de JASEC – GIS - ... 38

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4 CAPITULO I “INTRODUCCIÓN”

1.1. PRESENTACIÓN

JASEC desarrolla y programa el Modelo de Planificación Institucional y su Ciclo Anual en el que se incluye el Sistema Gestión Empresarial, que busca consolidar su cultura de calidad, planificación y control, mediante buenas prácticas administrativas, dirigidas a través del Proceso de Gestión de Planificación, Calidad y Control, considerando la Administración del Riesgo, basada en la Ley de Control Interno, Normativa del SEVRI, Norma ISO 9001-2008 y observancia de leyes vigentes que regulan la empresa.

El informe que se presenta se estructuró en capítulos que incluyen los resultados por aspectos fundamentales de seguimiento y control gerencial establecidos en el capítulo Nº 8 del Sistema de Gestión Empresarial de JASEC (SGE) Medición Análisis y Mejora y que establece la planificación e implementación de los procesos de seguimiento , medición, análisis y mejora necesarios, para demostrar la conformidad de los requisitos del servicio; asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de JASEC y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión empresarial de JASEC mediante técnicas y métodos aplicados durante el año como: evaluación física financiera, seguimiento y medición de los Procesos; Auditorías de Calidad Internas y Externas y Control de productos no conformes.

1.2. OBJETIVO

La gestión en el Cuarto Trimestre evaluado se caracterizó por el mantenimiento del Sistema de Gestión Empresarial de acuerdo a la Norma ISO 9001-2008, aplicando el método apropiado para la valoración del proceso de mejora continua, con el fin de demostrar la capacidad de los Procesos para alcanzar los resultados planificados desde la formulación del POA – 2012 a través del formulario 5F12 “Definición de los Objetivos Estratégicos”, fortaleciendo el análisis en la búsqueda del consenso, para ayudar a tomar las decisiones oportunas, a definir prioridades y orientar los recursos a actividades de gran importancia, impacto y productividad. Utilizando los instructivos de Seguimiento y Medición, las auditorías internas y externas de calidad y servicios no conformes para la evaluación respectiva del desempeño de los Procesos. Cuando no se alcancen los resultados esperados, se proponen medidas correctivas y acciones correctivas, según sea conveniente. 1.3. ESTRATEGIAS

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5 1.4. METODOLOGIA UTILIZADA

El presente informe se conforma de la integración de los siguientes procesos y sus resultados durante el cuarto trimestre del 2012, analizando los datos más relevantes de cada área:

Evaluación Física y Financiera: se elabora en el software DELPHOS con base en los resultados reportados y digitados por cada responsable de centro o proyecto.

No se presenta la información de los siguientes Procesos ya que no registraron la información en el sistema Delphos:

• Administrar Recursos Financieros. • Dirección UEN de Apoyo.

Seguimiento y Medición de los Procesos: dentro del Sistema de Gestión Empresarial (SGE), capitulo 8, se encuentra los siguientes instructivos:

 UEN Tecnologías de Información, 8I06  UEN Producción, 8I07

 UEN Servicio al Cliente, 8I08  UEN Proyectos, 8I09

 Alumbrado Público, 8I10  UEN Distribución, 8I11  GIS, 8I12

 Despacho de Energía, 8I15  UEN Apoyo, 8I16

En los documentos anteriores se detallan los aspectos a evaluar, por lo que se realiza una sección con el Equipo Gerencial Ampliando donde cada líder trimestralmente debe exponer los resultados obtenidos en cada una de sus áreas.

No se presenta la información de la Dirección UEN de Apoyo y Administrar Recursos Financieros debido a que no enviaron la información solicitada.

Dado lo anterior, para el cuarto trimestre se evaluara solamente los aspectos considerados por cada Líder en la presentación realizada por cada uno de ellos.

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6 CAPITULO II “RESULTADOS EVALUACIÓN FISICA Y SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS”.

Como producto de las estrategias DO1 Incrementar la generación propia, DA1 Gestionar el Desempeño basado en resultados:

2. RESULTADOS 2.1. JUNTA DIRECTIVA

Durante el cuarto trimestre del 2012, la Junta Directiva celebró veintinueve sesiones, dentro de las cuales conoció y discutió diversidad de temas, entre los cuales cabe resaltar los siguientes: • Seguimiento al Proyecto de Infocomunicaciones

• Aprobación de modificaciones al Reglamento Autónomo de Trabajo, concretamente en temas sobre permisos sin goce de salario y pago por concepto de disponibilidad.

• Aprobación del Plan de Trabajo de la Contraloría de Servicios. • Discusión y aprobación del Presupuesto Ordinario para el 2013.

• Aprobación de los estados financieros de la institución, así como modificaciones al Presupuesto 2012

• Discusión sobre el Proyecto Hidroeléctrico Toro lll, el cual se encuentra en su etapa final. • En virtud de la incapacidad del Lic. Raúl Quirós Quirós, se requirió prorrogar el nombramiento

de la Licda. Elizabeth Ramírez Bonilla, en calidad de Auditora Interna a.i.

• Discusión del tema tarifario de la institución y actualización de las tarifas por concepto del alquiler de postería.

• Discusión sobre la expropiación de propiedades para el Proyecto Río Sombrero • Discusión y aprobación de las propuestas planteadas para el FAG.

• Entre otros.

En virtud de los diferentes acuerdos tomados por la Junta Directiva, los mismos fueron comunicados a los respectivos Responsables, los cuales se registraron en el sistema elaborado para este fin. En este trimestre se inició con la preparación de una nueva aplicación para el registro, seguimiento y control de la correspondencia de Junta Directiva, dentro del cual se encuentra el registro de acuerdos.

Es importante señalar que en la aplicación donde se registran los acuerdos tomados por la Junta Directiva, se incorporan no sólo los acuerdos pendientes de ejecutar, sino también los que son de tomar nota, de ejecución continua, entre otros. Se segregan los que generan un acuerdo por ejecutar, el cual se registra en su estado “Pendiente”, además de que se segrega con el fin de presentar un registro mensual de acuerdos pendientes de ejecutar, pese al constante seguimiento, no se ha logrado un porcentaje significativo de ejecución de acuerdos, por lo que con la modificación indicador dispuesto para la Junta Directiva en la Evaluación Física Financiera para el 2013, se logre obtener los resultados deseados en este aspecto.

Con el fin de lograr lo anterior, se coordinó con la UEN Tecnologías de Información, la elaboración de una aplicación de Excel denominada "Funciona JD" que permita monitorear más estrictamente el seguimiento de acuerdos. Esta nueva aplicación entrará en operación en Enero del 2013, lo cual permitirá disponer de días para ejecutar, indicará el estado real del acuerdo, además de que la ejecución de acuerdos se incorporará en el SGE, de manera tal que a cada Responsable se le evaluará su gestión en punto a la ejecución de acuerdos, mediante la Evaluación Física Financiera trimestral.

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7 Indicadores de medición

Meta propuesta Real Porcentaje de

Cumplimiento

Numero de sesiones 29 120.83%

2.2. AUDITORIA INTERNA Perspectiva Interesados:

Para lo programado en esta perspectiva y en consideración con la gestión final de los servicios de auditoría relacionados con la misma, se concluye que esta Auditoría fue eficiente en su actividad, ya que se logró un cumplimiento del 100%.

Lo anterior debido a que se alcanzó un 75% de alcance a servicios relacionados con los clientes de Auditoría (Jerarca Institucional, Contraloría General de la República y Ciudadanía) mismo porcentaje proyectado.

Logros: Mediante la práctica de un enfoque proactivo, sistemático y profesional se realizó evaluación y mejora a la efectividad de los procesos de dirección, la administración del riesgo y el control, cumpliendo así nuestra función asesora y objetiva, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales, por medio de los sujetos interesados. En especial se brindó asesoría al Jerarca mediante las participaciones en sesiones de Junta Directiva, acatamiento a directrices del ente contralor para la mejora de calidad de la actividad de la Unidad, y evaluación de control interno en procesos relacionados con la calidad del servicio a la ciudadanía.

Perspectiva Procesos:

Para el respectivo seguimiento y control a este indicador se utiliza como referencia los reportes mensuales de cada uno de los funcionarios de esta Unidad, en los cuales se indica el avance de ejecución de todos los aspectos planificados.

Considerando que esta Auditoría incluyó en este periodo un total de 74 servicios de auditoría y aspectos de administración de la Unidad; este último trimestre resulta con un cumplimiento del 81%. Lo anterior debido a que lo proyectado fue un 2,49 sin embargo se logró un 2,03. Tal situación se presentó, principalmente, porque se desviaron recursos para la atención de solicitudes de servicios de auditoría no programados, los cuales además tienen un alcance representativo.

Logros: Bajo un enfoque sistemático y profesional en la evaluación y mejora de la efectividad de los procesos de dirección, la administración del riesgo y el control, se realizó comunicación de resultados a los responsables de distintos procesos en JASEC, emitiendo advertencias y recomendaciones para el establecimiento de planes de acción, coadyuvando así en el logro de objetivos institucionales; y fortaleciendo el sistema de control interno institucional.

Asimismo, se realizaron servicios de seguimiento de las recomendaciones a los resultados derivados de los servicios de la auditoría interna. Con lo cual se da una seguridad razonable de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente, o en caso contrario se emitieron nuevas recomendaciones.

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8 Finalmente como parte del Programa de Aseguramiento de la calidad de la Unidad se realizaron evaluaciones de calidad, y se implementaron planes de mejora fortaleciendo la gestión en la Administración de Auditoría.

Desviaciones: Se atendieron solicitudes de entes externos y denuncias, por lo cual no se logró un porcentaje de cumplimiento del 100%.

Medidas correctivas: Seguir realizando formulación operativa flexible. Perspectiva Capacidades:

Tomando en consideración que este indicador es acumulativo trimestralmente, al final del periodo en evaluación se logró un 59,50 horas capacitación por funcionario; cuando el tiempo proyectado era de 80 horas; para un 74% de cumplimiento. Lo anterior resultó debido a que en este IV trimestre se dio prioridad a la finalización de servicios de auditoría y aspectos de administración de la Unidad. Logros: En consideración con el principio de debido cuidado profesional los funcionarios de esta Auditoría fortalecieron sus conocimientos, aptitudes y demás competencias, asistiendo a cursos logrando cumplir, de manera prudente y competente, cada una de las funciones asignadas, mejorando así la gestión de Auditoría. Lo anterior en consideración y acatamiento al Programa de Capacitación para esta Unidad.

Desviaciones: No se cumplió con la cantidad de horas proyectadas debido a que se dio prioridad al cumplimiento del Plan de Trabajo de la Unidad, asimismo en consideración con solicitudes de entes externos y atención de denuncias.

Medidas correctivas: Dar atención y acatamiento al Programa de Capacitación de Auditoría Interna. Perspectiva Finanzas:

Esta perspectiva está compuesta de dos indicadores. El primero se refiere acerca de la gestión presupuestaria realizada por esta Unidad, y el segundo es enfocado a dar servicio de auditoría hacia aquellas actividades que la Administración Activa desarrolla en las cuales hay de por medio movimientos financieros contables.

De esta manera, y considerando que este indicador se mide acumulativamente durante el año resultó que para el indicador “Porcentaje de distribución de presupuesto capacitación”, se ejecutó un 67% cuando lo proyectado era un 100%. Lo anterior debido a que durante el año se ha asistido, en un porcentaje representativo, a capacitaciones gratuitas.

Por otra parte, el cumplimiento para el indicador: “Porcentaje de Estudios relacionados con ingresos y egresos”, fue de un 100%. Tal resultado debido a que se realizó revisiones de la información financiera, y del presupuesto, con su respectiva comunicación de resultados. Asimismo se avanzó de acuerdo a lo programado con una de las dos auditorías relacionadas a esta métrica.

Logros: Indicador Porcentaje de Distribución de Presupuesto Capacitación: en cumplimiento a la Norma Nº 1.2 “Pericia y debido cuidado profesional” de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, asimismo en consideración al Programa de Capacitación para esta Unidad, esta Unidad en el periodo evaluado logró perfeccionar y actualizar los conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua.

Indicador Porcentaje de Estudios Relacionados Ingreso y Egresos: se emitieron advertencias, asesorías y recomendaciones a los responsables de procesos evaluados, con los cuales se pretende coadyuvar en el logro de los objetivos institucionales y fortalecer el sistema de control interno.

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9 Desviaciones: Se ejecutó menor monto presupuestario de la partida para capacitaciones.

Medidas correctivas: Dar acatamiento al respectivo seguimiento y control que se realiza al Programa de Capacitaciones de esta Auditoría.

2.3. GERENCIA GENERAL 2.3.1. Asesoría Legal

Durante éste periodo se mantiene efectuando la distribución y asignación de las cargas de trabajo por parte del Asesor Legal entre los funcionarios de la Asesoría Jurídica Institucional. Además se continúa con el registro del libro de salida, el cual se utiliza para llevar el control y seguimiento a la documentación que ingresa, realización de respuestas a demandas en el tiempo establecido por los diferentes Juzgados, lo cual se ejecuta con el fin de asegurar de que se cumplan los tiempos establecidos por Ley.

Se implementó una carpeta compartida entre los funcionarios de la Asesoría Jurídica Institucional la cual contiene información relacionada con los procedimientos y procesos judiciales relacionados con la Unidad. El EMCA “Los Juristas” se encuentra en la fase de revisión de los procedimientos e instructivos atinentes a las actividades que desarrolla la Unidad, con el fin de que durante el primer trimestre del 2013 queden debidamente oficializados en el SGE.

Indicadores de medición

Meta propuesta Real Porcentaje de

Cumplimiento

Horas de asesoría 100% 100%

La estrategia “D02 Brindar servicios de Calidad certificada a un precio competitivo que superen las expectativas del cliente interno y externo, presenta el siguiente detalle:

2.3.2. Contraloría De Servicios

Durante este periodo, se atendieron un total de 50 casos de los cuales a 16 de ellos (32%), se le realizó la apertura de expediente por ser casos complejos que requerían la realización de inspecciones, estudios, revisiones, entre otros. Los 50 casos se recibieron vía telefónica, internet, correo o de manera personal. En promedio el tiempo de respuesta fue de 11 días hábiles no obstante a los interesados se les estuvo informando cada 5 días el avance de su caso.

Del total de 50 recepciones que se presentaron en éste periodo, quedaron abiertos únicamente 2 de ellos, ambos por la complejidad en la atención y de actores involucrados en su atención, por lo que se satisfizo en un 96% la meta establecida para este indicador.

En lo que respecta a la remisión de informes por parte de ésta Unidad, cabe resaltar que se cumplieron con las fechas estipuladas por lo que se estuvo completamente al día en la remisión de informes a los entes externos, según los requerimientos tanto de MIDEPLAN como de ARESEP.

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10Indicadores de medición

Meta propuesta Real Porcentaje de

Cumplimiento

Cantidad de días hábiles 5 100%

Cantidad de informes 1 100%

Porcentaje de casos cerrados 96 120%

2.3.3. Proceso Gestión De Planeamiento, Calidad y Control Programa Sistema de Gestión de Calidad

Para el cuarto trimestre del 2012, se realizan las siguientes actividades:

• Seguimiento a los Servicios No Conformes de los meses de octubre noviembre y diciembre y se realiza informe de los resultados del III trimestre 2012.

• Elaboración del informe "Valoración del Sistema de Mejora Continua", el cual se trabaja en conjunto con el Gestor de Planeamiento, con el fin de integrar diferentes aspectos: Evaluación Física Financiera, Seguimiento y Medición, Servicios No conformes y Auditorias de Calidad Internas y Externas.

• Revisión y oficialización de Procedimientos, Instructivos y Formularios, de diversos.

• Se inició con el proceso de identificación de los registros por medio del 4F02, en el que se solicito a todos los Responsables de Procesos o Unidades la información de sus registros, con el fin de optimizar los documentos que se encuentran en el SGE.

• Dar el seguimiento a las acciones preventivas y correctivas producto de las Auditorias de Calidad Internas y Externas.

Gestión de Planificación Institucional

Se revisan y modifican las matrices 5F12, Definición de los Objetivos Estratégicos de todas la UEN, con el fin de realizar la apertura, revisión y acompañamiento de la Evaluación Física Financiera del III trimestre del 2012. Asimismo se elaboró el informe de Valoración de Mejora Continua.

Se realizó la digitación de la información correspondiente en el Sistema SIPP de la Contraloría General de la Republica. Por otra parte, se da mantenimiento, soporte y actualización del Sistema DELPHOS.

Se participa en las sesiones de trabajo realizadas con el Comité Presupuestario con el fin de definir con cada Responsable, los requerimientos presupuestarios para ser incluidos en la formulación del presupuesto ordinario 2013.

Adicionalmente, se elaboraron los formularios 5F12, Definición de los Objetivos Estratégicos, correspondientes al periodo 2013 con el fin de que los mismos fuesen incluidos en la elaboración del documento final del Plan Anual Operativo 2013.

Gestión de la Evaluación y Control Estratégico

Se da continuidad a la Licitación Abreviada 2011LA-00005-01, durante el cuarto trimestre del año se brinda acompañamiento a los Enlaces.

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11 al equipo de Planeamiento Calidad y Control para el uso del Sistema ERA y los diferentes usos y alcances relacionados con el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional de JASEC (SEVRI).

• Indicadores de medición

Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de Porcentaje de ejecución de actividades del Programa

Sistema de Gestión de Calidad: 15% 15% 100%

Porcentaje de ejecución de actividades de Gestión de

Planificación Institucional: 15% 15% 100%

Porcentaje de ejecución de actividades de Gestión de la

Evaluación y Control Estratégico: 25% 25% 100%

Porcentaje de ejecución de actividades Gestión del Sistema

de Información Gerencial: 15% 0% 0%

2.3.4. Unidad De Salud Ocupacional

En este periodo el Servicio Médico no ejecutó charlas preventivas, sin embargo desarrolló actividades de medicina preventiva atendiendo el 38% de la población laboral en este tipo de atención. Adicionalmente, el Servicio Médico remitió un total de 18 referencias a diferentes Especialidades de los Centros Hospitalarios.

Se realizaron dos inspecciones de reconocimiento a las plantas de Tuis, Birris 1 y 3, dentro de los objetivos definidos de las giras se enmarcaron en verificar el cumplimiento del contratista en cuanto a la colocación y rotulado de los extintores, observar las operaciones, identificar riesgos en los locales de trabajo y verificar comportamientos de trabajo seguro por parte de los colaboradores. En este trimestre se reportaron un total de 12 accidentes moderados, distribuidos de la siguiente forma: octubre 6, noviembre 4 y diciembre 3 y un total de 5 reaperturas; los cuales no se investigaron por limitaciones de recursos humano y vehículo. Se mantiene actualmente la información documental y registro electrónico, también las estadísticas de reportes de accidentabilidad laboral mensual.

Los registros procesados correspondientes a los reportes de patologías laborales a cargo del Servicio Médico reportan mediante los gráficos que la población atendida por patologías fue un total de 373 consultas, de las cuales hubo 82 incapacidades. En relación con las actividades de medicina preventiva se logró una cobertura de un total de población de 143 funcionarios/as (por trimestre) que representa un 40% del total de la población laboral que actualmente es de 357 funcionarios/as.

Indicadores de medición

Meta propuesta Real Porcentaje de

Cumplimiento

Nº de reportes de accidentes anuales: 100% 100% 100%

Nº de reportes de patologías laborales asociadas a enfermedades:

100% 100% 100%

Nº de inspecciones realizadas: 90 2 2.22%

Nº de charlas destinadas hacia la promoción de la salud: 24 charlas 0% 0% Nº de exámenes preventivos de control de medicina laboral: 100% 100% 100%

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12 En cuanto a la Estrategia DA1 Gestionar el Desempeño basado en resultados y DA2 Gestionar el conocimiento, se alcanzaron las siguientes acciones estratégicas:

2.4. UEN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

 Ser la UEN rectora de las tecnologías de información en JASEC

Mediante el diagnóstico realizado en noviembre y diciembre de 2011 se evaluó la satisfacción del cliente en las siguientes áreas:

• Evaluar la gestión de TI de conformidad con el Plan Estratégico elaborado en el año 2007, en concordancia con lo indicado en el Manual de Normas Técnicas relativas a los Sistemas de Información Computadorizados de la Contraloría General de la República.

• Analizar el soporte que los sistemas actuales brindan al modelo de empresa y el grado de cobertura de las necesidades actuales de información.

• Determinar el grado de integración y convergencia de las tecnologías de información con sus principales componentes: sistemas (aplicaciones), infraestructura, recurso humano y procesos y regulaciones, además de los recursos financieros.

• Analizar el desarrollo de los Sistemas de Información en función de la estrategia de negocio de la empresa.

• Determinar el grado de alineación de la arquitectura del negocio con la arquitectura de sistemas. • Identificar las necesidades de información en función de la estrategia empresarial de JASEC. Con el objetivo de mejorar la percepción del cliente en punto a los aspectos evaluados, la UTI está trabajando en los siguientes proyectos:

Sistemas de Inventarios, Activos no Corrientes, Cuentas por pagar, Transportes. El Sistema de Control de Obras (SICOB) se encuentra en su etapa final de puesta en producción. Se están realizando los ajustes al Sistema Contenedor para la gestión de activos de Infocomunicaciones. Se promovió una ampliación de la Licitación Abreviada 2011LA-000007-01 con el objetivo de que se desarrolle e implemente el Sistema de Distribución de Gastos, y se entregó a Contratar Bienes y Servicios el paquete de gestión para la contratación del desarrollo de los sistemas de Cuentas por Cobrar y Control de Activos y Pasivos Financieros. Adicionalmente se realizó la migración del Sistema SIPAC a la versión de bases de datos 10g y Al IV trimestre JASEC cuenta con nuevos sistemas de Inventarios, Activos no Corrientes, Cuentas por pagar, Transportes.

El Sistema de Control de Obras (SICOB) se encuentra en su etapa final de puesta en producción. Se están realizando los ajustes al Sistema Contenedor para la gestión de activos de Infocomunicaciones. Adicionalmente se realizó la migración del Sistema SIPAC para integrarlo con los sistemas SIFAJ y SICOB.

Cabe destacar que se han promovido e implementado proyectos que tienen por objetivo dotar a los procesos críticos del negocio de infraestructura informática que apoye sus funciones. Es así como se han rediseñado los sistemas de Inventarios, Activos no Corrientes, Cuentas por pagar, Inventarios, Transportes y SICOB cuyas pruebas están ejecutándose y se prevé su puesta en producción en febrero 2013.

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13 Se están realizando los ajustes al Sistema Contenedor para la gestión de activos de Infocomunicaciones. Se promovió una ampliación de la Licitación Abreviada 2011LA-000007-01 con el objetivo de que se desarrolle e implemente el Sistema de Distribución de Gastos, y se entregó a Contratar Bienes y Servicios el paquete de gestión para la contratación del desarrollo de los sistemas de Cuentas por Cobrar y Control de Activos y Pasivos Financieros. Se implementó el sistema de Transportes para gestión de la flotilla de vehículos, se implementó un DATACENTER y en conjunto con el proyecto de Virtualización de Servidores dotará a JASEC de continuidad en el servicio informático.

Adicionalmente se han promovido las siguientes licitaciones: Contratación Directa 2011CD-000118-01 para la Contratación de servicios de Consultoría para implementación de plataforma de pagos de recibos, transferencias bancarias, rediseño del sitio Web y diseño nuevo logo; Contratación Directa 2011CD-000016-01 Mantenimiento de los sistemas SIPAC, SAC y SIDEGA, de la UEN de Servicio al Cliente; Licitación Abreviada Nº 2011LA-000005-01, Consultoría de asesoría y acompañamiento en el desarrollo de la planificación estratégica de JASEC.

 Modernización de Sistemas

Al cuarto trimestre del 2012 se han promovido y ejecutado los siguientes trámites en punto a lograr la gestión de la continuidad de servicios de la infraestructura informática:

• Contratación Directa no.2012CD-000038-01, cuyo objeto es Contratación de Servicios de soporte técnico para el software Delphos.

• Contratación Directa no.2012CD-000040-01, cuyo objeto es la “Adquisición de dos equipos servidores”.

• Contratación Directa No.2012CD-000068-01, cuyo objeto es la Contratación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo para la red Wan Birris.

• Contratación Directa 2011CD-000118-01 para la Contratación de servicios de Consultoría para implementación de plataforma de pagos de recibos, transferencias bancarias, rediseño del sitio Web y diseño nuevo logo.

• Licitación Abreviada 2012LA-000006-03, cuyo objeto es la Adquisición de solución tipo llave en mano para la interconexión de la Red SCADA con la red de datos interna, de JASEC11. • Licitación Abreviada 2011LA-000021-01 cuyo objeto es la construcción de un DATACENTER.

Adicionalmente JASEC se encuentran en ejecución los servicios contratados mediante los siguientes concursos:

• Contratación Directa 2011CD-000016-01 Mantenimiento de los sistemas SIPAC, SAC y SIDEGA, de la UEN de Servicio al Cliente

• Licitación Nº 2011LA-000005-01, Consultoría de asesoría y acompañamiento en el desarrollo de la planificación estratégica de JASEC.

• Licitación Abreviada 2011LA-000020-01 para el Desarrollo del Sistema de Transportes

• Licitación Abreviada 2011LA-000007-01 cuyo objeto es los Ajustes y mejoras a los sistemas automatizados.

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14 • Licitación Abreviada 2011LA-000003-03 Análisis y Desarrollo del Sistema de Control de Obras

(SICOB).

 Mantener la operación continua de la red de comunicaciones (Soporte Técnico)

Se alcanzaron las metas propuestas gracias al desarrollo del proyecto del DataCenter, se ha logrado una gran estabilidad en la red, en los servidores y los servicios. Adicionalmente, se logró la interconexión de las redes de JASEC con las de Infocomunicaciones, reforzando en gran manera la seguridad y contingencia de los enlaces.

Por otra parte, cabe destacar que luego de la instalación de la Central Telefónica dentro del Data Center, la misma se ha mantenido muy estable, de hecho no se han presentado situaciones de salida del servicio.

• Indicadores de medición

Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de

Cantidad de equipo de cómputo adquirido: 40 70 175%

Porcentaje de Disponibilidad de las comunicaciones

red de datos: 100% 100% 100%

Disponibilidad de las comunicaciones telefónicas:

100% 100 100%

Número de incidencias por caídas en los sistemas y

bases de datos: 6 2 300%

Porcentaje de Implementación de proyectos

descritos en el Plan estratégico de informática: 80%) 75% 93.75% Porcentaje de Cumplimiento de la normativa de T.I.:

80% 80% 100%

Porcentaje de Ajustes a sistemas en producción

(100%) 100% 100%

Porcentaje avance en la implementación del SEVRI:

100% 90% 90%

Nivel de satisfacción del negocio con el estado actual del portafolio de proyectos y aplicaciones

(número, alcance, etc.): 100% 60% 60%

En cuanto a la Estrategia DA1 Gestionar el Desempeño basado en resultados, DA2 Gestionar el conocimiento, D02 Brindar Servicios de calidad certificada a un precio competitivo que supere las expectativas del cliente interno y externo.

2.5. UEN APOYO

La Dirección de la UEN de Apoyo y el Proceso Administrar Recursos Financieros no presentaron la información en los diferentes procesos que conforman este informe.

2.5.1. Desarrollar Recursos Humanos

 Gestionar la asistencia y participación de los funcionarios en actividades o eventos de capacitación al menos del 40% del total de la población laboral.

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15 Para efectos de tramitar solicitudes de capacitaciones, el Proceso Desarrollar Recursos Humanos eleva a conocimiento de la Comisión de Becas las solicitudes de capacitación enviadas por las jefaturas. Con el fin de cumplir con lo dispuesto en el Sistema de Gestión Empresarial, este Proceso no da trámite a las solicitudes que no cumplen con lo establecido en el Instructivo 6I01, Formación y Desarrollo.

Por otra parte, cabe resaltar que han sucedido casos en los que la Comisión de Becas aprueba la participación en eventos formativos, no obstante, al momento de realizar el trámite de inscripción se indica por parte del organizador del evento que por poca demanda no se dará el curso o que el mismo se trasladó de fechas.

Debe mencionarse que con corte al 31 de Diciembre 2012, se tramitó la participación y asistencia de 607 funcionarios agrupados en un total de 62 eventos de capacitación aprobados debidamente por la Comisión de Becas. El personal que asistió a los mismos corresponde a áreas o unidades tanto a nivel administrativo como técnico. En este periodo resalta la actividad realizada el pasado día sábado 10 de Noviembre 2012 en las instalaciones de la Escuela Social Juan XXIII, en donde se contó con la participación de 327 funcionarios, con el fin de conocer sobre el proyecto de relanzamiento del programa de los Equipos de Mejora Continua de Alto Rendimiento (EMCAs) y por ende la participación activa que cada funcionario deberá tener en el mismo.

 Contribuir a que las metas establecidas en los diferentes planes se cumplan.

El Proceso Desarrollar Recursos Humanos ya revisó la propuesta del modelo de evaluación del desempeño presentado por la empresa consultora. Actualmente se encuentra en la fase de conocimiento y análisis por parte de la Gerencia General.

A la fecha los puestos que están siendo ocupados por personal cuentan con las respectivas puntualizaciones, las cuales han sido definidas por las jefaturas, con el fin de que al momento de implementar el modelo de evaluación del desempeño sirvan como parámetro para medir el rendimiento y el alcance de objetivos tanto individuales como grupales.

 Mantener actualizado el sistema de clasificación y valoración de puestos.

A la fecha el Manual Descriptivo de Puestos vigente se encuentra con los perfiles de puestos debidamente actualizados al amparo de las aprobaciones realizadas por la Junta Directiva. Los perfiles incluyen el detalle de la naturaleza del puesto, funciones, responsabilidades, competencias y condiciones especiales, información académica, experiencia, entre otros.

En el cuarto trimestre se elevó a conocimiento de la Junta Directiva tres informes en los que se plantean la reasignación de 5 clases de puestos para las áreas de Contrata Bienes y Servicios, Tecnologías de Información, Facturar y Cobrar e Infocomunicaciones.

 Desarrollar el programa de inducción al nuevo empleado.

En virtud de los movimientos de personal realizados en el Proceso y por motivo de que el personal encargado de realizar sesiones de inducción relacionadas con el proceso de formulación del presupuesto ordinario 2013 de remuneraciones, no fue posible realizar una sesión de inducción con el personal de reciente ingreso, lo cual será programado debidamente en el primer trimestre del periodo 2013Indicadores de medición

(16)

16 • Indicadores de medición

Meta propuesta Real Porcentaje de Cumplimiento Número de funcionarios que asisten a capacitaciones: 160

funcionarios 601 375.63%

Cantidad de clases de puestos actualizadas: 31 79 254.84%

Número de días que se tarda en resolver un Concurso Interno o

Externo: 30 días 30 100%

Porcentaje de personal de nuevo ingreso inducido: 100% 0% 0% Personal que alcanza la edad de 55 años incorporado al Programa de

Preparación para la Jubilación: 70% 60% 85.71%

2.5.2. Contabilizar

 Brindar información efectiva para una eficiente toma de decisiones de acuerdo con la situación financiera y económica de JASEC a una fecha determinada.

El indicador propuesto no fue alcanzado puesto que la meta proyectada en días hábiles para cada mes fue de 10 días. Sin embargo una serie de eventos atrasaron la confección oportuna de los estados financieros siendo los principales:

- En general, la cultura contable que existe en la institución no propicia ni registros oportunos ni de calidad.

- Problemas con sistemas informáticos, que abarcan lentitud de procesamiento, falla de sistemas y configuración de reportes.

- La calidad de los registros por parte de otros procesos requiere ajustes manuales por parte del proceso Contabilizar.

• Indicadores de medición

Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de Días hábiles después de fin de mes que se tiene el informe

financiero: 10 días 21 47.62%

2.5.3. Fondo de Ahorro y Garantías

 Generalizar servicios de gestión periódica y oportunamente, de acceso a todos los cotizantes. Para este mes se realizó el ajuste al plan estratégico para el año 2013 ajustándolo a los cambios actuales y al entorno del mercado.

• Indicadores de medición

Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de

Porcentaje de visitas a Centros de Trabajos: 100% 50 50%

Porcentaje de gestiones realizadas dentro del promedio del semestre

(17)

17 2.5.4. Gestionar Tarifas

 Generar y facilitar información financiera oportuna y relevante para la toma de decisiones, así como gestionar la aprobación de recursos tarifarios.

Para el indicador denominado: “Porcentaje de ejecución de los aspectos definidos para dar cumplimiento a las resoluciones de ARESEP y otras mejoras a los Estudios Tarifarios” se estimaba existieron motivos que provocaron la no puesta en ejecución durante el año 2012, tales como: hasta mediados de agosto se llenó la plaza de la funcionaria que fue trasladada a otra dependencia, se estuvo a tiempo completo por espacio de mes y medio en la elaboración del estudio tarifario del servicio de electricidad enviado a ARESEP a finales de agosto 2012; por lo que al finalizar el último trimestre 2012 únicamente se encuentra elaborado el formulario (tabla Excel), herramienta de control para dar seguimiento a las labores que conlleva la puesta en práctica de este indicador, y además; se han revisado los documentos que contienen puntos a incluir en este formulario. Por lo anterior, el cumplimiento de este indicador será evaluado a partir del primer trimestre 2013.

El Plan de Mejora de los Estudios Tarifarios se definió en abril del 2012; sin embargo durante el 2012 no se logró implementar completamente. Dicha desviación obedece a las siguientes razones: - Hasta mediados de agosto se cubrió la plaza de la funcionaria que fue trasladada a otra

dependencia.

- Por espacio de mes y medio aproximadamente se laboró tiempo completo en la elaboración de la solicitud de ajuste de tarifas ante ARESEP para el Servicio de Electricidad. Sin embargo, a la fecha se encuentra confeccionado el formulario (tabla Excel) mediante el cual se implementará este plan a partir de enero 2013, se revisaron las resoluciones y se identificaron todas las tareas pendientes.

La elaboración del formulario (tabla excel) mediante el cual se implementará este plan ya se encuentra terminado, por lo que su implementación será a partir de enero 2013.

Por otra parte, en el cuarto trimestre del 2012 se prepararon 17 informes, los cuales fueron entregados en la fecha establecida, alcanzándose el 95% de cumplimiento.

El Control de Informes no está siendo usado para incorporar el 100% de los informes, ya que en ocasiones no se reporta el inicio o la finalización de los informes asignados, por lo que para obtener la inclusión del 100% de los informes se realiza una revisión del consecutivo de notas así como consultas a los funcionarios del Proceso

• Indicadores de medición:

2.5.6 Gestionar Apoyo Logístico

 Atender el 85% de las solicitudes planteadas por los clientes en un plazo máximo de 5 días hábiles.

Meta propuesta Real Porcentaje de

Cumplimiento Porcentaje de entrega puntual y acertada de los diferentes informes,

con la periodicidad que cada uno requiere: 90% 95% 105.56%

Porcentaje de ejecución de los aspectos definidos para dar cumplimiento a las resoluciones de Aresep y otras mejoras a los

(18)

18 Las solicitudes recibidas durante el cuarto trimestre del año 2012 se resolvieron en un periodo menor a los 5 días hábiles. Lo anterior se da en virtud de que la cantidad de solicitudes que se reciben diariamente en este Proceso obliga a tramitarlas de forma rápida y eficiente para evitar la acumulación de las mismas.

Se realizó de forma efectiva la compra de uniformes para el personal técnico del taller mecánico y de mantenimiento, así como el personal de limpieza asignado a este Proceso. Asimismo la adquisición de suministros de oficina, papelería e impresos se ha realizado de forma satisfactoria. Para este trimestre quedó pendiente la compra de herramientas de carpintería y agricultura utilizadas por el taller de mantenimiento y la adquisición de herramienta automotriz para el taller de mecánico. Adicionalmente, no se compraron formularios y algunos suministros de oficina y computo.  Administrar la flotilla vehicular de JASEC para lograr un nivel de continuidad de uso

mensual de al menos un 92%, medido sobre el número de días naturales por mes.

En este trimestre se dio seguimiento al Plan de Mantenimiento Preventivo de la flotilla vehicular para lo cual se realizó la adquisición de filtros, fibras, baterías entre otros repuestos necesarios para tal fin, además para el próximo trimestre se estará gestionando la adquisición de llantas. Se ha realizado el mantenimiento de los brazos hidráulicos de las grúas y del Unimog, esto con fin de que los vehículos reciban un mantenimiento y así prever y evitar cualquier daño.

Lo correspondiente al mantenimiento correctivo de los vehículos se ha brindado de manera inmediata, logrando, en lo posible, disminuir el tiempo de inmovilización del vehículo.

Es importante mencionar que durante éste trimestre se presentó el entregable No 3 correspondiente al análisis para la adquisición vehículos eléctricos. Dicha información ya se entregó a la Administración Superior para que la misma sea valorada. En el cuatro trimestre se iniciará con el análisis de la flotilla vehicular necesaria para la institución.

Por otra parte, la rotulación de los vehículos activos se encuentra en un 100%. Lo referente a los trámites de derechos de circulación se han venido ejecutando por medio de la empresa MEPACA. El sistema de transportes se entregó y se están realizando pruebas, con el fin de obtener los costos de mantenimiento preventivo, correctivo, consumo de combustible, derechos de circulación, renovación de pólizas, revisiones técnicas; también se puede obtener los tiempos de parada de cada uno de los vehículos, además se tiene un registro de conductores actualizado.

Es importante destacar que desde el mes de Enero hay una plaza vacante por lo que se ha recargado el trabajo del Asistente Técnico, y que a partir de Agosto la plaza de asistente técnico (persona que da mantenimiento al Sistema Transportes) se encuentra vacante, por lo que el Sistema no está actualizado. En el mes de Julio se realizó el inventario de la flotilla vehicular. Mensualmente se ha solicitado la renovación de las licencias de conducir de los diferentes funcionarios que se encuentran en el Registro de Conductores. Lo correspondiente a las revisiones técnicas de cada uno de los vehículos se mantiene actualizado, para el próximo trimestre se prevé completar las revisiones técnicas de toda la flotilla vehicular.

Por último, al cierre de este tercer trimestre se logra dar seguimiento al plan de mantenimiento preventivo de los vehículos, incluyendo el mantenimiento mensual de las grúas.

 Velar por la operatividad de la infraestructura física de JASEC brindando servicios de apoyo logístico al 90% del total de metros cuadrados.

Para el cuarto trimestre no se logró concretar la contratación correspondiente a la reparación y mejora de los techos externos del área de Fátima. Para este cuatro trimestre se dio seguimiento al mantenimiento preventivo general respecto a pintura de áreas externas, pintura de techos, canoas,

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19 bajantes, aleros, botaguas, aseguramiento de perímetro por medio de cercas perimetrales utilizando maya tipo ciclón, alambre de púa, limpieza de tanques de agua, control de plagas, en general. Adicionalmente, se retomó la contratación de cámaras de vigilancia del Edificio Central y Fátima. Sin embargo, la falta de recursos presupuestarios dificultó que se pudieran realizar contrataciones que permitieran reforzar el mantenimiento de las áreas, así como la seguridad a través del CCTV y el detector magnético por lo que no se logró ejecutar muchas de las tareas. Además, en este trimestre hubo un retraso en las labores debido al cambio de características del camión 108-070 utilizado por la cuadrilla de mantenimiento.

Se estima que para el periodo 2013 se pueda gestionar la compra de herramientas y materiales necesarios para las labores desempeñas por la cuadrilla de mantenimiento, con el fin de procurar que todas las labores periódicas ya establecidas, labores planificadas y surgimiento de requerimientos por parte de los usuarios sean ejecutadas.

Indicadores de medición

Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de Porcentaje de solicitudes de clientes atendidas en 5 días hábiles o

menos: 85% 95% 111.76%

Porcentaje de continuidad de uso mensual de la flotilla vehicular:

92% 95% 103.26%

Porcentaje de metros cuadrados de infraestructura física atendidos

con servicios de Apoyo Logístico: 90% 75% 83.33%

2.5.7 Presupuestar y Controlar Recursos

Durante éste periodo se presentaron 6 informes de ejecución presupuestaria de ingresos y egresos previstos para el cuarto trimestre del 2012, los cuales se elaboraron en la fecha prevista.

Indicadores de medición

Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de

Informes de ejecución: 6 6 100%

2.5.8 Proceso Administrar Materiales y Equipos

 Garantizar la disponibilidad oportuna de materiales requeridos por la institución

Para el cuarto trimestre 2012 se procedió a gestionar la totalidad de las solicitudes de material y devoluciones por desmantelamiento presentadas ante el Proceso AME, asimismo se tramitó el ingreso de los diversos materiales provenientes de los procesos de compras de la Institución, tal como se muestra en el siguiente detalle:

- Cantidad de Requisiciones Despachadas: 1496 requisiciones para un total de 191 234 artículos entregados con un costo total de ¢ 525,5 millones.

- Cantidad de Devoluciones de Material sobrante o por Desmantelamiento: 470 devoluciones, se recibió 87 483 artículos.

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20 - Cantidad de Ingresos Tramitados: 173 Ingresos de material nuevo, se gestionó el ingreso y la

custodia de 401 520 artículos con un costo de ¢72,6 millones.

Para este periodo, como medida de Control Interno del Inventario los funcionarios del Proceso AME procedieron a inventariar en un 100% los artículos existentes en el Almacén Central, Almacén Birrís, Patio de Materiales, Almacén Herramientas, Almacén Infocomunicaciones.

Adicionalmente el Proceso Contabilizar y la Unidad Ejecutora procedieron con la toma física de 4638 tipos de artículos, obteniéndose los siguientes resultados:

Para el Periodo 2012 se obtuvo un resultado neto de 171 artículos sobrantes (incluye artículos en unidades y metros para el caso de conductores) y en términos de valor el resultado correspondió a un sobrante de ¢ 1,6 millones. Tomando en cuenta que el valor promedio del inventario es de ¢5851,0 millones el sobrante representa solamente un 0,03% del valor total del inventario.

Para este trimestre se oficializó en el SGE el instructivo y los formularios para normar el procedimiento de recepción y entrega de luminarias de urbanizaciones.3. En cumplimiento a las observaciones realizadas por la Auditoría Externa de Calidad se realizaron Mejoras al Instructivo de Ingresos y Preservación de Materiales.

 Optimizar los niveles de operación del Almacén Central de Materiales de acuerdo con la Norma ISO 9001-2008

Con la conclusión del Sistema de Almacenamiento y Estantería tipo Mezanine, el Proceso AME realizó la reubicación de los diversos materiales a la nueva estantería, asimismo se colocó la codificación de todos los artículos según el sistema de inventarios, se encuentra pendiente el diseño, establecimiento y rotulación por pasillos que se llevará a cabo con presupuesto 2013 recursos que se solicitaron en la formulación presupuestaria. En el cuarto trimestre se concluyó la asignación total de las superficies de almacenamiento y se rotuló todos los artículos con la respectiva codificación

Por otra parte, se logró almacenar por áreas de almacenamiento de forma adecuadamente los diversos materiales, según sus características y demanda para el manejo y despacho de forma eficiente y ágil.

Se identificaron 1102 artículos inmovilizados. Según valoración e información suministrada por cada coordinador un 81,13 % (894 artículos) deben mantenerse en el inventario al considerarse como repuestos y un 12,25 % (135 artículos) corresponden a obsoletos. En el 2013, se procederá a tomar las medidas para disponer de los artículos obsoletos.

Por último, el Proceso Administrar Materiales y Equipos gestionó ante el área de Contratar Bienes y Servicios de la Unidad Ejecutora la Licitación Abreviada Nº 2012LA-000001-03 “Contratación del Sistema de Almacenamiento y Estantería tipo Mezanine para el Almacén Central de Materiales”, la cual se adjudicó a favor de la firma Euromobilia S.A. mediante la Orden de Compra Nº 6081 por un monto de $57.884,83. Cabe indicar que mediante la factura comercial 12316 este proceso dio por recibido a satisfacción dicho contrato, el cual finalizó el 25 de junio del presente año. En el cuarto trimestre no se laboró en este indicador pues se finalizó el segundo trimestre

Indicadores de medición

Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de Porcentaje Trimestral de solicitudes de materiales, ingresos y

(21)

21 Porcentaje de ejecución de la asignación de superficies de

almacenamiento de materiales y sistemas de ubicación. 50% 50% 100%

2.6 UEN PROYECTOS

En cuanto a la Estrategia D01 Incrementar la generación propia, la institución atendió el desarrollo del objetivo “Cubrir la demanda de energía del 100% del área servida mediante generación de energía eléctrica propia, utilizando fuentes renovables, se presenta el siguiente análisis:

2.6.1 Birrís III

Se actualizó y ajustó Estructuración Financiera con el apoyo y soporte del Proceso Gestionar Tarifas. Posteriormente, se designó al Ing. Edwin Aguilar y al Lic. Víctor Torres para buscar nuevas formas de financiamiento para los proyectos de generación y nuevos servicios.

Según indicación de la Gerencia General, se pretende desarrollar este proyecto con recursos propios, sujeto a capacidad de endeudamiento de JASEC y a un plan que reduzca la interrupción de generación de la planta, por lo que si de decide por esta forma y a través de la Unidad Ejecutora de Proyectos, esta deberá realizar un plan de acción en el mes de Enero del 2013.

2.6.2 SH Barro Morado

Se elaboró Contrato de Fideicomiso y se realizó la Estructuración Financiera Preliminar la cual estará pendiente en función de la revisión y aprobación de la estructuración planteada para el proyecto Birrís III y a la forma de financiamiento que se defina para los proyectos.

Por otra parte, los Bancos Nacionales y el BCIE han mostrado su interés en participar con estos proyectos, a los cuales se les ha solicitado la presentación de sus ofertas de las cuales se tiene una del Banco Nacional y el interés del BCT en presentar una oferta.

En función a la forma de financiamiento que se defina para los proyectos, se deberán hacer los ajustes y reunir la información necesaria para poder efectuar iniciar un proceso sea fideicomiso u otra opción.

Se tiene como base la información generada para Birrís III, sin embargo debe resolverse la forma de financiamiento de proyectos para poder adecuarla según se determine. Sujeto a aprobación de lo que se presente para Birris III y a la definición de la forma de financiamiento de proyectos. Una vez definida la forma de financiamiento de proyectos, se deberá adecuar la información del proyecto. 2.6.3 PH Toro III

Para este trimestre se inició la realización de un informe de valoración de los costos realizados en el proyecto por parte de SETECOOP.

Para este trimestre aún se está a la espera de la resolución de la sentencia por parte del Tribunal de Expropiaciones en la que se definiría el justiprecio, con lo que se culminaría la gestión de expropiación y con esto ser los dueños registrales absolutos de los terrenos. Un punto importante de mencionar es la sentencia final del Juicio de expropiación de las propiedades donde se ubica la Casa de Máquinas, sentencia que fue apelada pero que fue declarada sin lugar con lo que JASEC procedió a realizar la inscripción de las escrituras ante el Registro Nacional de la Propiedad.

Para este trimestre se continúan realizando reuniones conjuntas entre la Gerencia y personal de JASEC y personal del proyecto, reuniones en las que se coordinan labores de contabilidad de los

(22)

22 aportes y costos de preinversión realizados para realizar las conciliaciones respectivas. Dado que ICE y JASEC han realizado hasta la fecha las gestiones de obtención de financiamiento de corto plazo para que se continúe con el desarrollo del proyecto, el avance obtenido hasta la fecha hace que el esquema de formalización es que ambos fideicomitentes asumieran a todo costo el proyecto. Por lo anterior ambas empresas verán retribuidas sus inversiones con el financiamiento de corto plazo logrado con el Scotiabank.

2.6.4 Acueducto Sombrero

El panel de aguas y saneamiento ambiental fue contratado como una consultoría externa de apoyo específico y especialista por cuanto en esos temas aún no se cuenta en la institución con personal dedicado a estos campos. El panel se requiere en situaciones específicas para la elaboración de informes técnicos y emisión de criterios especialistas para la toma de decisiones, objetivo que ha sido cumplido y que se refleja en una disponibilidad oportuna de los servicios a favor de la administración.

En este momento se han desarrollado acciones en la identificación de propietarios y gestiones de acercamiento con el fin de proceder con los procesos de expropiación.

Se realizó la contratación de los servicios topográficos requeridos para la definición de los croquis a ser presentados en el proceso de expropiación para la imposición de servidumbres. Se realizaron los avalúos de las propiedades que actualmente cuentan con declaratoria de interés público.

No ha sido posible notificar al representante de Duelas Agropecuarias sobre el proceso para la concesión de uso de agua en el Minaet, igualmente se determinó que las propiedades se hayan traslapadas. Se procederá a solicitar criterio legal para resolver sobre notificaciones y sobre propiedades que se traslapan.

Se logró la aprobación de los planos constructivos por parte de Cuerpo de Bomberos y los planos se entregaron en la Municipalidad para el correspondiente visado.

2.6.5 Instalaciones y edificios de las Sedes corporativas.

Se logró la aprobación de los planos constructivos por parte de Cuerpo de Bomberos y los planos se entregaron en la Municipalidad para el correspondiente visado.

Para el logro de la estrategia Reactiva FA1. Controlar el Recurso Hídrico, se desarrolló el objetivo “Velar por la protección de la recuperación del Recurso Hídrico y del Ambiente en General” sus principales productos son el manejo de cuencas, y la administración de la gestión ambiental, por lo que se presenta el siguiente análisis.

2.6.6 Gestión Ambiental

Durante el cuarte trimestre se coordinó con las comisiones ambientales como COBIRRIS, COBRI-SURAC y COMCURE, para la implementación del Plan de Reforestación.

En el último trimestre se recibió la cantidad de 17,28 toneladas en el mes de octubre, 20,9 toneladas en el mes de noviembre y 23,52 toneladas en el mes de diciembre, según los datos brindados por el CTTM del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Asimismo se realizó el concurso Nº 2012CD-000188-01, para la adquisición de los materiales para la confección de los puntos ambientales, en donde se adjudicó la adquisición de los materiales para la confección de la estructura de reciclaje, sin embargo se declaró desierta la formula de los recipientes ya que el precio ofertado se consideró demasiado excesivo con respecto a otras cotizaciones solicitadas, por lo que se realizó el concurso 2012CD-000277-01 para la adquisición de los recipientes, el cual no ha sido adjudicado hasta la fecha.

(23)

23 Para este último trimestre se realizaron las giras educativas con los grupos ecológicos de San Pablo de Oreamuno y Buena Vista de Capellades. Se les hizo entrega de material promocional y se impartieron charlas educativas sobre la protección del recurso hídrico y del medio ambiente en general. También se dio apoyo a la iluminación de árboles de navidad que realiza el proceso de Relaciones Públicas con la alimentación y transporte del coro. Se realizó el concurso 2012CD-000244-01 para la adquisición de estos artículos, donde se adjudicaron a dos empresas. Se repartieron solamente los calendarios de pared y de bolsillo, los cuales se distribuyeron entre los colaboradores de JASEC y promotores de la Cuenca. Se recibirán los artículos promocionales hasta el mes de enero del 2013.

Con respecto al Invernadero-Escuela mediante el Oficio Nº RC-CNAO-213-2012, se indica por parte del INA que en lo que va del año se han capacitado a 356 personas en los módulos de Ambiente Protegido y Producción de Cultivos Orgánicos, y que en promedio en lo que va del año se han recibió a más de 500 personas en el Invernadero-Escuela. También se indica que el Invernadero se encuentra en perfectas condiciones.

Por otra parte, se remitió al Proceso Desarrollar Nuevos Servicios los términos de referencia para que este los incluya en los términos de referencia para contratar los diseños finales de cada uno de los proyectos. En éste último trimestre hubo un avance y la gerencia decidió ampliar la contratación del abogado externo Fabián Volio porque se procedió a realizar los trámites correspondientes, sin embargo, no se logró concretar la ampliación en este periodo porque el contratista no ha enviado el detalle de las horas a dedicar a este trabajo.

En este período y a solicitud de la Gerencia y como parte de los trabajos del Proyecto Hidroeléctrico Torito II se asigna la elaboración del paquete de gestión para la contratación de una Consultoría para la Gestión Social y comunal en el PH Torito II. Además se asigna darle seguimiento a la contratación una vez adjudicada, se realizó borrador del Cartel con las especificaciones técnicas para la Consultoría y se logró obtener los recursos para la presentación del paquete de gestión ante la Proveeduría el cual se estará presentando en la segunda semana de enero. También se realizaron los muestreos de calidad del agua tanto físico-químicos como biológicos en el Río Tuis como parte de la regencia ambiental y por último se realizó reunión y gira de inspección con el encargado de elaborar los informes regencias del PH Toro III.

• Indicadores de medición

Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de Porcentaje de Avance de cumplimiento Plan de acción PH Toro III:

25% 15% 60%

Porcentaje de Avance de cumplimiento Plan de acción Optimización

Birrís III: 25% 20% 80%

Porcentaje de Avance de cumplimiento Plan de acción Optimización

Barro Morado: 25% 7% 28%

Porcentaje de Avance de cumplimiento PH Torito II: 50% 38% 76% Grado de cumplimiento de avance físico de las contrataciones para el

mejoramiento de las instalaciones y edificios de las Sedes

corporativas: 25% 10% 40%

Grado de cumplimiento de avance físico de las contrataciones para el

desarrollo de nuevas edificaciones: 25% 15% 60%

Porcentaje de ejecución de los planes del sub Proceso Gestión

Ambiental: 25% 16% 64%

Porcentaje de ejecución de los planes del subproceso evaluación

(24)

24 Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de Porcentaje de avance para la implementación del Proyecto Acueducto

Rio Sombrero: 25% 0% 0%

2.7 UEN SERVICIO AL CLIENTE

En relación con la estrategia DO2. Brindar un servicio de comercialización y mercadeo oportuno, eficiente, eficaz personalizado e innovador, bajo normas de calidad certificada que supere las expectativas del cliente, se muestra el siguiente detalle:

2.7.1 Plataforma de Servicios

En relación con la atención que se realiza en la Plataforma de Servicios, se ha logrado reducir el tiempo de atención al cliente en plataforma, por lo que para el cuarto trimestre del 2012 el tiempo promedio de atención fue de 8 minutos por cliente, lo cual permite estar cerca de alcanzar la meta de 7 minutos. Sin embargo, en los últimos meses se han presentado cambios en el personal de la Plataforma de Servicios con el ingreso de personal nuevo lo cual afecta el cumplimiento del indicador establecido.

El valor meta propuesto en el indicador relacionado con el tiempo medio de espera es de 10 minutos, en el tercer trimestre del 2012, se ha logrado mantener a 9 minutos, la experiencia y el conocimiento del personal ha contribuido con este logro, el cual se espera mantener el resto del año.

Indicadores de medición

Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de Tiempo medio de atención telefónica por cliente: 5 minutos 3 166.67% Tiempo medio de Espera de los Clientes en la Plataforma de

Servicio: 10 minutos 10 100%

2.7.2 Servicios Técnicos, Cortas y Reconexiones

Durante el cuarto trimestre se logró instalar un total de 1618 órdenes de trabajo, de las cuales 1302 se instalaron con tiempos inferiores a los 3 días hábiles, 237 entre los 4 y 5 días hábiles posteriores, 61 órdenes entre 6 y 7 días hábiles posteriores y 18 órdenes de trabajo posteriores a los 8 días hábiles. Estas 18 órdenes de trabajo representan un 0,99 % de las ordenes atendidas, la razón principal radica en atrasos por órdenes que no se procesaron en el sistema y se quedaron sin programar, para evitar este impacto se decidió programar el trabajo por fecha de forma manual y así poder minimizar la cantidad de órdenes que presenten más de 8 días hábiles hasta que se realicen las modificaciones al los sistemas de administración de órdenes de trabajo.

Además a esto se sumó incapacidades imprevistas y un permiso sin goce de salario que afectó la distribución del personal de manera equitativa con las órdenes de trabajo e incrementaron los trabajos masivos como lo fue el Dique Mira Flores y la urbanización en Cervantes de Alvarado con 200 casas.

Por otra parte, para que el personal técnico y administrativo cuente con lo requerido para el adecuado desempeño de sus labores, se encuentran en ejecución (reservas) los procesos de

(25)

25 adquisición incluidos en el plan de compras del período 2012, tales como: la adquisición de formularios, papel, útiles de oficina, el equipo de resguardo y seguridad, el equipo de comunicación y herramientas y equipos. Ya se entregaron y requisaron los radios de comunicación, las escaleras de fibra de vidrio, se entregó el paquete de gestión para la tramitación de la compra de herramientas para electricista, aún está pendiente la entrega de los productos de papel, tonner y formularios.

Indicadores de medición

Meta propuesta Real Cumplimiento Porcentaje de Porcentaje de ordenes de trabajo por servicios eléctricos instalados de

forma satisfactoria: 100 100 100%

Cumplir las metas individuales relacionadas a la satisfacción de los

clientes mediante la gestión de compras y pagos relacionados: 100% 64 64% Porcentaje de atención de ordenes de trabajo con plazos inferiores a los 8

Días: 100% 99.11 99.11%

2.7.3 Facturar y Cobrar

Las inconsistencias de lectura, referentes al Lector, se ubicaron en 0.57%, lo cual está por debajo de la meta tope del 0.60%, esta desmejora se debe en gran medida a la rotación de personal de lectura, por lo que es normal que, por la falta de habilidad se presenten un repunte en los errores del Lector.

Adicionalmente se ha tomado medidas en ajustar los márgenes de tolerancia de las lecturas fuera de rango, llevándolos a los niveles muy bajos, con la finalidad de exigir más a los Lectores, en la calidad de Lectura. La tendencia en el trimestre es a la baja pasando de 0.61% a 0.58% y 0.53%, en cada uno de los meses.

Se continúa en la evaluación individual de .cada Lector a fin de que ellos se informen de la calidad de su trabajo, este es un proceso que se continuará realizando para lograr una mejora en la lectura. De igual forma se ha implementado la asignación de casos problema a los Lectores, a fin de que ellos puedan visualizar el problema del error de lectura.

Se presenta una desviación desfavorable en el sentido de que el indicador ha aumentado con respecto al trimestre anterior (0.56%), ya que se fijo la meta en 0.60% y el indicador ha llegado a 0.57%.

Indicadores de medición

Meta propuesta Real Porcentaje de Cumplimiento

Porcentaje de mediciones inexactas: 0,50% 0,34% 147.06%

Porcentaje de Perdida de Energía: 1,50% 0.43% 348.84%

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