¡Bienvenidos!
Introducción a la Administración
Prof. Lic. Vicente Bracho
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3 UNIDAD 4 UNIDAD 5 UNIDAD 6 UNIDAD 7 UNIDAD 8 UNIDAD 9
1.
Concepto.
2.
Interrelación entre las funciones o etapas del
Proceso Administrativo.
3.
Planeación (Planificación o Planeamiento)
4.
Definición e importancia.
5.
Elementos de la planificación (tipos de planes)
6.
Principios de la planeación.
7.
Pasos de la planeación.
8.
Beneficios y Limitaciones de la planeación.
9.
Planificación estratégica y Planificación operativa.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades.
Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control.
Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado.
Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.
El proceso administrativo constituye, pues, una estructura muy útil para organizar los conocimientos administrativos.
Hasta ahora no han surgido nuevas ideas, resultados de investigaciones o técnicas imposibles de integrar a las clasificaciones de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
La Planeación implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es, de la elección de cursos de acción futuros a partir de diversas alternativas. Como se explicará más adelante, existen diversos tipos de planes.
La Organización supone el establecimiento de una estructura intencionada de las actividades y tareas que los individuos deberán desempeñar en una empresa.
La Integración de Personal consiste en ocupar con personas los puestos o cargos de la estructura de la organización y en mantener esos puestos ocupados y productivos.
La Dirección es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas de la organización y las metas de grupo.
El Control es la función de medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se 2 Interrelación entre las funciones o etapas del Proceso Administrativo.
Alto Nivel
Mandos Medios
Nivel Operativo
Todos los administradores ejercen las funciones que forman parte del proceso administrativo.
No obstante el tiempo que dedican a cada función puede diferir. En la gráfica siguiente se muestra una aproximación del tiempo relativo que se destina a cada función. Así vemos que los administradores de alto nivel dedican más tiempo a la planeación y organización que los administradores de nivel inferior.
La dirección, a su vez, consume gran parte del tiempo de los
supervisores de primera línea (nivel operativo).
La diferencia en cuanto al tiempo destinado al control varía
sólo ligeramente entre los administradores de los diversos niveles
3
Alicia dijo
:... Por favor, me
podría decir qué camino
debo tomar desde aquí?
El Lobo repuso:
Eso depende de adonde
quieras ir!
QUO VADIS?
Si no sabe a donde va...!
QUO VADIS?
Planificación
A dónde vamos?
Qué queremos?
Toda empresa que desee y luche por la supervivencia, el progreso y obtener la mayor rentabilidad posible mediante un modo ético en sus operaciones, debe dar mucha importancia a la planeación.
Mediante la planeación podremos crear mayores oportunidades para reunir todos los recursos de una empresa en una entidad más efectiva.
La Planeación es decidir por adelantado, qué hacer, cómo y cuando hacerlo, y quién ha de hacerlo.
La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir.
Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar.
La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.
La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.
La Planeación es el proceso por el cual se obtiene una
visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los
objetivos, mediante la elección de un curso de acción.
El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa.
Puesto que las organizaciones empresariales de organización, integración, dirección, liderazgo y control están encaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales, la planeación lógicamente precede a la ejecución de todas las funciones.
PLANEACIÓN
Sánchez Guzmán:
“Aquella herramienta de la administración que
nos permite determinar el curso concreto de
acción que debemos seguir, para lograr la
realización de los objetivos previstos”.
George R. Terry:
“Seleccionar información y hacer suposiciones
respecto al futuro para formular las actividades
necesarias
para
realizar
los
objetivos
organizacionales, está compuesta de numerosas
decisiones orientadas al futuro. Representa el
destinar pensamiento y tiempo ahora para una
inversión en el futuro”.
Es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas.
Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar debidamente su personal ni sus recursos.
Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de qué deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan.
Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuándo ni dónde se desvían del camino.
El control se convierte en un ejercicio fútil (insignificante). Ayuda a distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director, el administrador o el supervisor.
Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro.
Sin embargo, todos los administradores, desde los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde.
¿Cuál es la importancia de la Planificación?
NIVEL DIRECTIVO O INSTITUCIONAL NIVEL MEDIO O DE MANDOS MEDIOS NIVEL OPERATIVO U OPERACIONAL VISION MISION FILOSOFIA OBJETIVOS GENERALES POLITICAS PLANES ESTRATEGICOS OBJETIVOS SECTORIALES POLITICAS SECTORIALES PLANES TACTICOS OBJETIVOS OPERACIONALES PLANES OPERACIONALES CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES
Reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estándares para facilitar el control.
Da dirección a los administradores y a los que no lo son.
Coordinar las actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo.
La falta de planeación puede evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
Reduce la incertidumbre.
Aclara la consecuencia de las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio.
Reduce la superposición y desperdicios de actividades.
La coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia.
Además cuando los medios y los fines están claros, las ineficiencias son obvias.
Así pues, para terminar, podemos afirmar que la planeación es importante porque:
Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al máximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
¿Cuál es la importancia de la Planificación?
5
Elementos de la planificación o tipos de planes
Los propósitos o misiones: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo social.
Es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo.
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financieros,
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la
comercialización de los productos financiados y
proporcionar servicios sociales para mejorar el
nivel de vida de los socios y de la comunidad.
La calidad y la recuperación de los costos y gastos
totales forman parte de la política de prestación
de servicios.
Los servicios de crédito serán acompañados con
capacitación y asistencia técnica.
Ejemplo:
Proveer
servicios
financieros
de
calidad
e
intermediar eficientemente la provisión de
servicios de educación y consultoría, captando
recursos
nacionales
e
internacionales,
preferentemente
de
organizaciones
cooperativas, a fin de contribuir al crecimiento
y fortalecimiento del sistema cooperativo como
alternativa válida para ayudar al desarrollo
socio-económico del país.
La Misión Institucional
Compartida
5
Elementos de la planificación o tipos de planes
Visión: Es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años.
Ejemplo:
Un Banco puede tener como visión "ser
la empresa líder en la prestación de
servicios financieros en toda Europa".
Ejemplo:
Ser reconocida por nuestros clientes y el
gobierno de Australia como el mejor
proveedor de servicios y un líder de
reformas del sector público.
Departamento de Servicios Administrativos
de la Comunidad Australiana.
Ejemplo:
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computadora en cada escritorio y en
cada casa, corriendo programas
elaborados por Microsoft!
Objetivos: Son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos.
Es el resultado o producto que se desea lograr con el trabajo. Son eventos o realizaciones a lograr en un periodo delimitado.
Ejemplo:
Un objetivo de una empresa comercial puede ser
aumentar las ventas del año 2006 con respecto a las
del 2005.
Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta
un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo
(más de 3 años).
Ejemplo:
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Área
: Gerencia Comercial.
Sector
: Departamento de Ventas.
Objetivo
: Incrementar en un 15 % la cantidad de
ventas de productos de la empresa con relación al
año anterior.
Objetivo
Ganar el Trofeo de la “COPA
LIBERTADORES DE AMÉRICA”
Objetivo
Volver a clasificar a la “COPA
LIBERTADORES DE AMÉRICA”
Metas: Los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo (global). Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa.
Por ejemplo:
Para la empresa comercial que desea
incrementar sus ventas, una meta podría
ser capacitar al equipo de vendedores
durante los primeros dos meses del año
2004, con lo que se busca alcanzar el
objetivo planteado.
Políticas: Son enunciados generales que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones.
Las políticas delimitan el área dentro de la cual deben tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo con los objetivos; las políticas permiten que los administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el control.
Deben estar orientadas hacia la visión, misión, filosofía y los objetivos de la empresa u organización.
Las políticas son además: principios generales o filosofías que sirven para orientar la acción del grupo de trabajo u organismo social; son normas amplias, generales, elásticas y realistas.
Política de la empresa: Usar materia prima e insumos nacionales, en el desarrollo de sus actividades. Pagar salarios altos.
Política de ventas: Ventas solo al contado, con cobro en efectivo y/o tarjeta de débito automático. Pago por adelantado.
Política de compras: Adquirir productos y/o servicios de empresas legalmente constituidas en el país. Concursos de precios y llamados a licitaciones.
Política de recursos humanos: Promocionar a los mejores funcionarios de los niveles inferiores para cubrir las vacancias de cargos gerenciales. Capacitar al personal.
Estrategias: La acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó.
Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, en las condiciones más ventajosas, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos.
Por ejemplo:
Una estrategia podría ser "realizar investigaciones
de
mercado
permanentemente,
y
proveer
de
eficiente información al equipo de venta, a fin de
aumentar las ventas".
Procedimientos: Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y son guías de acción más que de pensamiento.
Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de las políticas establecidas, cuya finalidad es la de señalar la secuencia cronológica más eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada función concreta realizada dentro de una empresa o grupo social.
Los procedimientos son más definidos que las políticas y se aplican a actividades específicas para la realización de ciertas metas bien definidas.
Es la descripción de cómo cada una de las series de tareas se van a llevar a cabo, cuando va a realizarse y por quién.
1. “Un conjunto de instrucciones específicas para procesar órdenes, o para el pago de sueldo a los empleados”
2. “Todos los pasos que hay que dar para la constitución de una empresa mercantil”
Métodos: Es una descripción de cómo un paso del procedimiento puede llevarse a cabo de la mejor forma posible.
Ejemplo: la técnica específica en la aplicación de un test de aptitudes es un método; mientras que la secuencia de pasos para emplear personal constituye un procedimiento.
La simplificación del trabajo (eliminación de los movimientos innecesarios para hacer un trabajo) debe comenzar con el estudio de los procedimientos.
Con el empleo de métodos adecuados un gerente podrá lograr mayor eficiencia, comparar fácilmente los rendimientos, elaborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr calidad uniforme de productos o servicios, etc.
Reglas: Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son aplicables al “procedimiento” y al “método”; las reglas de por tanto, son normas que se refieren a una acción específica y definida; o sea, que una regla dice con exactitud que debe hacerse y que no debe hacerse.
Las regla no deja campo o decisión o elección al jefe en quien se delega autoridad, sino que tan solo le permite analizar si ella es aplicable al caso concreto de que se trate.
Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción.
Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir
alimentos en este sitio", etc.
Conjunto de disposiciones que deben ser interpretadas como expresión del poder normativo de la empresa, de modo a garantizar la consecución de los resultados deseados.
Ejemplo:
La Constitución Nacional.
Las leyes de la república, decretos, resoluciones,
ordenanzas.
Los Estatutos sociales, si son empresas privadas.
La ley orgánica, si son instituciones públicas.
El reglamento de trabajo o estatuto del personal.
Manuales de cargos y salarios.
Manuales
de
funciones
y
de
procesos
operacionales.
Programas: “Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente se hace
referencia al tiempo requerido para realizar cada de una de sus partes.
Es la consecuencia cronológica que confiere vitalidad y sentido práctico a un plan”.
Los programas pueden ser a corto plazo generalmente a un año y de largo plazo cuando excede ese período.
Son planes que comprenden objetivos, metas, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.
Ejemplo:
Conclusión y entrega de Proyectos Acciones correctivas Control y evaluación de resultados Ejecución Integración del Personal Organización Planificación Diagnóstico 06/2008 05/2008 04/2008 03/2008 02/2008 01/2008 Meses Fases del Proyecto CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESPresupuestos: Es un plan que representa las
expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc.
Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).
Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento de control que permite consolidar los planes de una empresa.
Además de su uso en la planeación, el presupuesto también se utiliza para el control y la coordinación.
Como fuente de coordinación, el presupuesto proporciona información respecto a los planes que se han hecho, asegurándose de que estén en equilibrio con cada uno de los otros planes.
Diferentes tipos de presupuestos:
1) Específicos: Comúnmente se usa en el gobierno, consiste esencialmente en que establece una suma de dinero como límite a gastar o a invertir en una determinada actividad o programa.
2) Fijos: Implican un plan que no cambia, aunque cambien sus ventas o la producción; el estándar o unidad de medida no cambia.
3) Flexibles o variables: Permite revisar los gastos y los costos de producción; es más fácil de utilizar en el control de operaciones que el presupuesto específico.
Existe además otra forma de clasificación de los
presupuestos, y es la siguiente:
a) Presupuesto de operación:
incluye la planeación
de las operaciones para el siguiente período.
b) Presupuesto de capital:
demuestra la planeación
de los cambios en los activos fijos; y
c) Presupuesto financiero:
establece el origen y
aplicación de fondos, trata de los movimientos de
efectivo.
MISION
MISION
(Proyecto de la empresa)
(Proyecto de la empresa) DIAGN
DIAGNÓÓSTICO INTERNOSTICO INTERNO
(Fuerzas/Debilidades
(Fuerzas/Debilidades
de la empresa)
de la empresa)
DIAGN
DIAGNÓÓSTICO EXTERNOSTICO EXTERNO
(Amenazas/OportunidadesAmenazas/Oportunidades del entorno)
del entorno)
FORMULACI
FORMULACIÓÓN DE OBJETIVOS O METASN DE OBJETIVOS O METAS
Que Que Se
Se quiere quiere hacerhacer Se puede hacer Se puede hacer
ESTRATEGIAS
ESTRATEGIAS
POL
POLÍÍTICASTICAS PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS REGLASREGLAS
PROGRAMAS
PROGRAMAS PRESUPUESTOSPRESUPUESTOS
En
la
gráfica
siguiente
vemos
cómo
se
interrelacionan todos estos tipos de planes, desde la
misión hasta los presupuestos.
En la Planeación se pueden considerar los principios siguientes:
Precisión: El cursos o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que van a seguir acciones concretas.
Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamente total o parcialmente ineficientes.
Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y emplear planes tan detallados como sea conveniente.
Flexibilidad: Tenemos el que un curso de acción debe ser “flexible” a fin de poder realizar en él los ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo social que nos ocupa.
Flexibilidad: Todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que puedan surgir; cambios debido a los imprevisibles, o a las variaciones que se hayan presentado en las circunstancias después de haber cumplido con la etapa de la “previsión” y que se hicieron evidente gracias al proceso de revisión continua a que todo plan debe estar sujeto.
En muchos casos, los cambios en cuestión solo serán adaptaciones momentáneas, después de realizar las cuales podemos volver a la dirección original.
Mediante la planeación podremos crear mayores oportunidades para reunir todos los recursos de una empresa en una entidad más efectiva.
Unidad de dirección: Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido, adecuadamente coordinado con los demás objetivos y con sus cursos de acción correspondientes.
De tal manera que aunque dentro de una empresa se estén realizando simultáneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general.
Para el logro más eficaz de los objetivos de una empresa, así como para obtener el máximo beneficio, todos los planes que se estén desarrollando en la misma o que estén por desarrollarse deben consolidarse, apoyarse mutuamente, y ser congruente en sus fines y en sus medios.
Hay que tomar en cuenta que la planeación general de una empresa es tan fuerte como lo es el más débil de sus planes parciales.
Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad: Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible.
El plan debe expresar que los resultados deben ser
superiores a los insumos o gastos.
Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.
Según Koontz y Weihrich, los pasos que se citan a continuación son de aplicación general en cualquier tipo de planeación:
1) Detección de las oportunidades: Aunque precede la planeación real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la planeación.
Todos los administradores deben hacer un análisis preliminar de las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera compleja, saber dónde se encuentran los puntos débiles y fuertes, comprender qué problemas se desean resolver y porqué, así como saber lo que se esperar ganar.
La plantación requiere de un diagnóstico realista de la determinación de oportunidades.
2) Establecimiento de objetivos: El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo.
Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
3) Desarrollo de premisas: El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas críticas de la planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes en la compañía.
Estas son suposiciones sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse.
4) Determinación de cursos de acción alternativos: Consiste en buscar cursos alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes.
Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.
5) Evaluación de cursos alternativos de acción: Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas.
Quizás un curso parezca ser el más lucrativo, pero puede ser que requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperación; otro puede parecer menos rentable pero quizás representa un riesgo menor; otro quizás se adapte a los objetivos de largo plazo de la compañía.
6) Selección de un curso de acción: Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos revelará que dos o más de ellos son aconsejables y quizás el administrador decida seguir varios cursos en lugar de una sola.
7) Formulación de planes derivados: Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.
8) Expresión numérica de los planes a través del presupuesto: Se debe presentar una expresión numérica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeación.
Beneficios: Para facilitar una rápida comprensión, Terry nos da una lista de 8 ventajas de la planeación, que se citan seguidamente. La planeación es ventajosa porque:
1) Contribuye a actividades ordenadas y con propósito. Todos
los esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de tales esfuerzos.
2) Señala la necesidad de cambios futuros. La planeación
ayuda a visualizar las posibilidades futuras y a evaluar nuevos campos futuros para una posible participación en ellos.
Capacita al gerente a evitar la entropía, o sea, la tendencia a dejar que las cosas “sigan su curso”, y a ver los casos como podrían ser, no como son.
3) Responde a la pregunta ¿qué pasa si? Tal pregunta permite
al gerente ver a través de una complejidad de variables que afectan a la acción que se decida emprender.
4) Proporciona una base para el control. El gemelo de la planeación es el control, el cual se ejecuta para cerciorarse de que la planeación está produciendo los resultados que se buscan.
5) Fomenta el logro. El hecho de poner los pensamientos por
escrito y formular un plan proporciona al gerente la orientación y el impulso para el logro.
Escribir los resultados deseados y la forma de lograrlos son en sí fuerzas positivas hacia una buena administración.
6) Obliga a la visualización de un todo. Esta forma de abarcar
la totalidad es muy valiosa, pues capacita al gerente a ver las interrelaciones de importancia y a obtener una comprensión más plena de cada actividad.
7) Aumenta y equilibra la utilización de los recursos. La planeación proporciona una mejor utilización de las instalaciones, tecnología y recursos humanos disponibles en una empresa.
Las actividades están equilibradas tanto en cantidad como en oportunidad, asegurándose así el necesario apoyo entre ellas.
8) Ayuda al gerente a ganar status. La planeación adecuada
ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva.
Lo capacita a administrar sus asuntos con un enfoque organizado para los problemas futuros con orientaciones adecuados y de largo plazo.
Otras ventajas significativas de la planeación son:
Permite que la empresa este orientada al futuro. Facilita la coordinación de decisiones.
Otras ventajas significativas de la planeación son:
Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.
Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización, dirección y control, y es su fundamento.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
Facilita el control al permitir medir la eficiencia de la empresa. Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al máximo los riesgos.
Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una secuencia de esfuerzos efectivos.
Se reduce al mínimo el trabajo no productivo.
Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado. Los gastos totales se reducen al mínimo.
Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos. Guía el pensamiento administrativo.
Se elimina el trabajo a base de supuestos.
Permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial; y ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante.
Limitaciones: La planeación es una función fundamental de la administración, pero, existen desventajas o limitaciones en u uso, nos dice Terry.
La siguiente lista nos muestra estas desventajas:
1) La planeación está limitada por la precisión de la información y por los hechos futuros. Ningún plan puede predecir con exactitud los eventos con respecto al futuro.
Contar con una buena dosis de incertidumbre nos permitirá generar escenarios favorables, intermedios y desfavorables teniendo en cuenta los riesgos en la toma de decisiones.
2) La planeación es muy cara. El costo de este trabajo es excesivo comparado con la utilidad que representa.
Muchos administradores creen que el dinero se puede gastar mejor en la ejecución real del trabajo que debe hacerse.
3) La planeación tiene muchas barreras psicológicas. La gente tiene más interés por lo que pasa en el presente y no por el futuro. Muchos creen que la planeación tiende a acelerar los cambios y esto genera inquietud.
4) La planeación ahoga la iniciativa. Algunos creen que los planes son como una “camisa de fuerza” para los gerentes por su rigidez.
En vez de ayudar, en realidad obstaculiza la creatividad.
5) La planeación demora las acciones. Las emergencias y las presentaciones súbitas de situaciones difíciles y no usuales demanda decisiones rápidas.
La acción que debe hacerse “ya” no puede demorarse para meditar en diseñar un plan para ello.
6) Los que planean exageran la planeación. Esto está demostrado por la preparación de informes e instrucciones elaborados más allá de la necesidad práctica, intentando eliminar todos los riesgos hasta el más ínfimo.
7) La planeación tiene un valor práctico limitado. Algunos alegan que la planeación el mera teoría y que existen otras maneras de “salir del paso” cuando se presentan los problemas y dificultades.
Otras limitaciones de la planeación dignas de mencionarse son:
La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una inversión cuya recuperación y beneficios adicionales se producen por medio de resultados más efectivos, económicos y rápidos.
Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse, se requiere tomar el tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, para considerar posibles cursos de acción y para formular el plan en sí.
Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal manera que su costo no llegue a exceder a su verdadera utilidad.
Planificación Estratégica: La planificación estratégica
permite la toma de decisiones a largo plazo.
Para ello se debe tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional.
Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa.
Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.
Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:
a) Identificación de las estrategias actuales.
b) Identificación de las metas estratégicas potenciales.
c) Selección de metas estratégicas.
d) Evaluación y ejecución de las estrategias.
Planificación Táctica: Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa.
Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son:
1) El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.
2) El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los tácticos son específicos.
3) Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar
las metas (plan de acción) y los planes estratégicos la
misión de la empresa.