UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO CONSTRUCCIÓN OBRAS DE SITIO DE PRESA DEL PROYECTO HIDROELÉCTRICO PIRRÍS
LAUREEN ORTEGA CAMACHO
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica Agosto, 2008
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
____________________________ Ing. Irene Zúñiga Luna, MAP DIRECTOR DEL PROYECTO
________________________________ ___________________________ Ing. Federico Vargas Uzaga, MSc, PMP Ing. Edgar Zamora Murillo, MAP LECTOR No. 1 DEL PROYECTO LECTOR No. 2 DEL PROYECTO
__________________________ Bach. Laureen Ortega Camacho
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DEDICATORIA
A mi familia por todo su apoyo, ya que con éste ha sido posible la realización de este trabajo. En especial a mi madre, que con su dedicación y ejemplo me ha inspirado a superarme y mi hermana Zelenia, quien siempre me ha brindado su
apoyo incondicional.
AGRADECIMIENTOS
A mi tutora Ing. Irene Zúñiga por su apoyo y guía en la ejecución de este proyecto. A los compañeros del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, que me permitieron
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ÍNDICE DE CONTENIDO
RESUMEN EJECUTIVO...1 1 INTRODUCCIÓN...3 2 MARCO TEÓRICO...9 2.1 MARCO INSTITUCIONAL...92.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS EN CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN DE OBRAS...15
2.3 TEORÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS...17
2.4 CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN...23
3 MARCO METODOLÓGICO...28
4 PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO CONSTRUCCIÓN OBRAS DE SITIO DE PRESA...32
4.1 PROPÓSITO...32
4.2 ALCANCE...32
4.3 DEFINICIONES...33
4.4 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO HIDROELÉCTRICO PIRRÍS....33
4.5 CONDICIONES DEL CONTRATO APLICABLES A LA GESTIÓN DE LOS CAMBIOS...38
4.5.1 Tipo de Contrato...38
4.5.2 Cartel de Licitación del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa...45
4.6 LEGISLACIÓN Y REGLAMENTOS...57
4.6.1 Reglamentos Institucionales Aplicables al Contrato...57
4.6.2 Leyes y Reglamentos Nacionales Aplicables a la Gestión de Cambios en el Contrato...72
4.7 GESTIÓN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO CONSTRUCCIÓN OBRAS DE SITIO DE PRESA...91
4.7.1 Organización del Contrato...91
4.7.2 Involucrados en la Gestión de Cambios en el Contrato...94
4.7.3 Tipos de Cambios en el Contrato...108
4.7.3.1 Cambio de Cantidades...109
4.7.3.2 Suprimir un Trabajo...109
4.7.3.3 Cambio de Características...109
4.7.3.4 Trabajo Adicional...109
4.7.3.5 Cambio en la Secuencia o Plazo de Ejecución...110
4.7.3.6 Cambio en el Sistema de Control de Calidad...110
4.7.4 Proceso de Solicitud de Cambios...110
4.7.4.1 Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del ICE...110
4.7.4.2 Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del Contratista...118
v
4.7.6 Proceso de Evaluación Detallada de los Cambios Solicitados en el
Contrato...129
4.7.6.1 Impactos en el Alcance del Contrato...130
4.7.6.2 Impactos en el Tiempo del Contrato...138
4.7.6.3 Impactos en el Costo del Contrato...168
4.7.6.4 Impactos en la Calidad del Contrato...201
4.7.6.5 Diagrama de Flujo de la Evaluación Detallada de los Cambios solicitados en el Contrato...203
4.7.7 Proceso de Aprobación de los Cambios...205
4.7.7.1 Niveles de Aprobación de los Cambios...205
4.7.7.2 Proceso de Aprobación de los Cambios...216
4.7.8 Cambios Debido a Situaciones de Urgencia y Condiciones Imprevistas...244
4.7.9 Control de los Cambios...246
4.7.9.1 Control de los Cambios Solicitados...246
4.7.9.2 Implementación de los Cambios Aprobados...249
4.7.9.3 Seguimiento de la Implementación de los Cambios Aprobados...259
4.7.9.4 Diagrama de Flujo del Proceso de Implementación y Control de los Cambios Aprobados...262
4.7.10 Actualización del Plan de Gestión del Contrato...266
5 CONCLUSIONES...267 6 RECOMENDACIONES...273 BIBLIOGRAFÍA...277 ANEXO No. 1...279 ANEXO No. 2...284 ANEXO No. 3...289 ANEXO No. 4...291 ANEXO No. 5...293 ANEXO No. 6...304 ANEXO No. 7...306 ANEXO No. 8...310 ANEXO No. 9...312
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Organigrama del P. H. Pirrís ... 34
Figura 2 Organigrama del Contrato... 92
Figura 3 Diagrama de Flujo del Proceso de Solicitud de Cambios por parte del ICE ... 117
Figura 4 Diagrama de Flujo del Proceso de Solicitud de Cambios por parte del Contratista... 122
Figura 5 Diagrama de Flujo del Proceso de la Evaluación Preliminar del Cambio ... 128
Figura 6 Diagrama de Flujo del Proceso de Evaluación Detallada de los Cambios ... 204
Figura 7 Diagrama de Proceso de Aprobación de los Cambio ... 243
Figura 8 Diagrama de Proceso de Aprobación de los Cambio ... 265
Figura 9 EDT del Proyecto Final de Graduación... 290
Figura 10 EDT Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa (suministrador por el Área de Contratos P. H. Pirrís)... 305
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1 Resumen de los Niveles de Aprobación para la Gestión de Cambios en el Contrato...213vii
ÍNDICE DE SIGLAS Y ABREVIACIONES
cm: Centímetro.
EDT: Estructura de Desglose del Trabajo.
FIDIC: Federación Internacional de Ingenieros Consultores. GW-h: Giga watt hora.
ICE: Instituto Costarricense de Electricidad. km: Kilómetro.
kV: Kilovoltio m: Metro.
m/s: Metro por segundo.
m3/s: Metro cúbico por segundo.
msnm: Metros sobre el nivel del mar. MW: Mega watt.
No.: Número.
P. H. Pirrís: Proyecto Hidroeléctrico Pirrís. PMI: Project Management Institute.
PMBOK: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. RCC: Concreto Compactado con Rodillo, por sus siglas en inglés.
UEN PySA: Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados. UCI: Universidad para la Cooperación Internacional.
RESUMEN EJECUTIVO
Los proyectos se desarrollan en ambientes dinámicos, por lo que es inevitable que se presenten cambios con respecto a lo planeado. Esto también ocurre en los contratos de construcción de obras, ya que los planes de trabajo se realizan considerando supuestos y estimaciones, que pueden variar debido a las condiciones en el sitio o cambios en el entorno. Los cambios deben ser controlados porque pueden afectar directamente el alcance, tiempo, costo y la calidad de un proyecto. Además, un contrato es la relación legal entre dos partes, si se presentan modificaciones del acuerdo inicial sin la negociación apropiada, es posible que surjan reclamos que conlleven a arbitrajes y litigios judiciales.
El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) en su división de energía eléctrica, es responsable de satisfacer la demanda nacional de electricidad. Por esta razón, desarrolla proyectos de generación de energía. Actualmente, se encuentra en ejecución el Proyecto Hidroeléctrico Pirrís (P. H. Pirrís), donde se espera la producción de 561 GW-h de energía media anual. El P. H. Pirrís se compone de las obras de sitio de presa, de conducción, las de generación y de restitución al río. Las obras de sitio de presa es uno de sus entregables principales.
Por medio de la licitación pública No. 7225-E, se tramitó la contratación de la construcción de algunas de las obras de sitio de presa. Este Contrato es un proyecto importante dentro del P. H. Pirrís, debido a que el alcance corresponde a obras necesarias para el adecuado funcionamiento de la planta de generación eléctrica, el costo supera los cien millones de dólares y el tiempo es de ciento cincuenta y seis semanas. Por lo tanto, los resultados de éste afectan directamente en la finalización exitosa del P. H. Pirrís.
Este proyecto final de graduación tiene el objetivo de desarrollar el Plan de Gestión de Cambios del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, estableciendo el procedimiento para solicitar los Cambios, evaluarlos, aprobarlos y controlarlos. El Plan incluye la identificación de los tipos de Cambios que se pueden presentar en el Contrato, los involucrados que participarán y la legislación nacional y regulaciones institucionales que afectan la gestión de los Cambios. Además, con el propósito de realizar un Plan aplicable al Contrato, se llevó a cabo un análisis de la situación actual de éste con respecto a la gestión de Cambios. Para desarrollar este proyecto final de graduación se aplica una metodología de investigación deductiva, donde se analizan los estándares, legislaciones, regulaciones generales, bibliografía y los procesos de dirección de proyectos. Con esto se define un Plan de Gestión de Cambios, que es aplicable al Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís. En la investigación se recolectó información documental sobre administración de proyectos y contratos
de construcción, legislación vigente, reglamentos institucionales y documentos sobre las obras de sitio de presa del P. H. Pirrís. Además, se utilizó el juicio de expertos, por medio de consultas al personal del ICE con experiencia en la contratación administrativa, administración de contratos, legislación nacional y aspectos técnicos y de diseño de las obras de sitio de presa.
La información recolectada fue analizada y con base en los resultados obtenidos, se elabora el Plan de Gestión de Cambios. En éste se define el procedimiento a seguir y la documentación necesaria para gestionar los Cambios y así contar con un sistema de control de Cambios para el Contrato.
Con el desarrollo de este proyecto final de graduación se concluye que en los contratos de construcción de obras, los cambios son inevitables. Debido a esto es fundamental establecer su gestión, ya que éstos pueden ser fuente de reclamos por parte del Contratista. Además, el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa es un proyecto, donde se puede aplicar los procesos de la dirección de proyectos. No obstante, por ser éste un contrato de una institución pública, los procesos de la dirección de proyectos se complementan con las condiciones acordadas entre las partes, la legislación nacional, los lineamientos institucionales y las prácticas internacionales en relación al manejo de las modificaciones. El Plan permite llevar a cabo una gestión adecuada y eficiente de los Cambios solicitados, porque habrá un análisis que permite a los responsables aprobar los Cambios más convenientes para el Contrato y el P. H. Pirrís. Este último aspecto es importante, ya que el Contrato es parte del P. H. Pirrís, lo cual implica que los impactos de los Cambios también pueden afectar el tiempo y costo P. H. Pirrís.
Por lo anterior, en este trabajo se desarrollaron recomendaciones, en relación a la gestión de los cambios. En la Institución se debe definir metodologías para la gestión de los cambios en los contratos de construcción de obras en el ICE. Además, se deben establecer programas de capacitación sobre aspectos contractuales y gestión de cambios en los contrato de construcción de obras. Por otra parte, para reducir la posibilidad de desacuerdos entre las partes, las condiciones de contrato deben establecer los tipos de cambios y los procedimientos para su valoración con el contratista. Los administradores de contrato deben planificar, por medio de planes de gestión, la etapa de la administración de los contratos. También, en el análisis de los impactos de un cambio, siempre se debe evaluar globalmente los efectos sobre el proyecto del que forma parte el contrato. Al respecto, es importante que Antes de implementar un cambio en un contrato, se analice los impactos técnicos, contractuales, de costo, tiempo y calidad. Con el propósito de mejorar en futuras contrataciones, se deben recopilar las lecciones aprendidas con la implementación de este Plan de Gestión de Cambios.
1 INTRODUCCIÓN
El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) está desarrollando el Proyecto Hidroeléctrico Pirrís (P. H. Pirrís), el cual se encuentra en su etapa de ejecución. El producto del proyecto es una planta de generación eléctrica, con la cual se espera producir 561 GW-h de energía media anual. Por lo tanto, este proyecto es fundamental para satisfacer la demanda nacional de electricidad. Las obras principales del P. H. Pirrís son las obras del sitio de presa, las obras de conducción y las obras de generación y de restitución al río.
En el P. H. Pirrís las obras se llevan a cabo por administración; es decir, que las construye directamente el ICE con personal contratado en el proyecto; o son contratadas a una empresa externa. En el ICE cuando un proyecto se realiza como el P. H. Pirrís, donde algunas obras son por administración y otras obras son por contrato, esto se conoce como una ejecución bajo un esquema mixto. Este proyecto final de graduación se enfocará en la construcción de las obras de sitio de presa, las cuales se realizarán por el Contrato tramitado mediante el concurso de la licitación pública No. 7225-E. El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa incluye las obras de excedencia; la contrapresa; las obras de toma de aguas; las obras de descarga de fondo; las obras de desvío y una de las principales obras del P. H. Pirrís, la presa en concreto compactado con rodillo (RCC, por sus siglas en inglés). La construcción de estas Obras tiene un alto grado de complejidad, debido a sus dimensiones, las condiciones del sitio, la metodología constructiva y el plazo para ejecutarla.
Este Contrato es un proyecto que se desarrolla en el P. H. Pirrís, donde es posible aplicar los procesos de administración de proyectos, según los estándares del Project Management Institute (PMI, 2004). La finalización
exitosa de este proyecto es fundamental, ya que el alcance corresponde a obras necesarias para el funcionamiento de la planta de generación eléctrica, el costo supera los cien millones de dólares y el tiempo es de ciento cincuenta y seis semanas.
En los procesos de los estándares del Project Management Instituto (PMI, 2004) se hace referencia a la importancia del control de los cambios, debido a que es difícil que se cumpla completamente con lo planeado. Esto ocurre porque los proyectos se desarrollan en un entorno cambiante que afecta el desarrollo de los mismos o durante su ejecución se presentan situaciones que requieren el ajuste de los planteamientos iniciales.
Por ser el Contrato de las Obras de Sitio de Presa del tipo constructivo y con obras complejas de construir, casi que es inevitable que durante su ejecución ocurran Cambios. Los contratos de construcción se otorgan a los contratistas con base en los planes de trabajo de oferta, que estos elaboran con información suministrada por el empleador en los documentos de licitación, su experiencia, con supuestos, premisas de los diseños, entre otros factores. Cuando el contratista está en el sitio ejecutando las obras, las condiciones pueden ser distintas a las consideradas en el plan de trabajo de oferta. Además, en el entorno pueden haber ocurrido variaciones que afectan directamente el contrato. Por otra parte, en la etapa de licitación, las obras aún no cuentan con los diseños finales, por lo que los planos emitidos en los documentos de licitación tienen un grado de detalle para que los oferentes puedan emitir sus planes de trabajo de oferta, pero no para construir las obras. Esto significa que cuando inicia la ejecución del contrato, los diseños finales se entregan al contratista mediante los planos aptos para construir. En esta etapa se pueden presentar cambios en el diseño. Debido a estas razones se originan los cambios en los contratos de construcción de obras.
En el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, debido a la complejidad de las Obras, las características técnicas de las mismas y las condiciones del sitio se presentarán Cambios. Estos deberán gestionarse de manera adecuada, ya que además de afectar el alcance, pueden afectar el tiempo, costo o la calidad del proyecto. Como se mencionó anteriormente, este Contrato representa un proyecto fundamental en el P. H. Pirrís, por lo tanto los Cambios que se generen deben ser administrados apropiadamente, porque pueden impactar positiva o negativamente la ejecución del P. H. Pirrís.
Por otra parte, los contratos son un acuerdo legal entre dos partes, debido a esto cuando se presenta un cambio a dicho acuerdo es posible que haya reclamos por parte del contratista, por las consecuencias que considera que le genera dicho cambio. Los reclamos se pueden convertir en procesos de arbitraje y litigios judiciales, cuya resolución es posible que tarde años, incrementando el costo del proyecto. Por esta razón, se requiere la administración de los cambios, de manera que se evalúen e implementen adecuadamente para prevenir conflictos entre las partes, que conlleven a las situaciones citadas anteriormente.
Otro aspecto importante a tomar en cuenta, es que éste es un contrato administrativo, es decir es un contrato entre una institución pública y un privado. Por lo tanto, se debe considerar la legislación nacional que afecta la gestión de los Cambios. Esto con el propósito de evitar prácticas que están en contra de la ley, que pueden implicar sanciones de los funcionarios del ICE que cometieron los incumplimientos. Hay que recordar que para los funcionarios públicos aplica el principio de legalidad, donde los funcionarios públicos no pueden hacer nada que no esté establecido en la ley. Además, en la Institución existen reglamentos que afectan la gestión de Cambios en el
Contrato, que también deben ser aplicados por los involucrados del Contrato. Si la legislación nacional y los reglamentos institucionales no son aplicados adecuadamente en la gestión de los Cambios en el Contrato, se podría afectar la ejecución del proyecto.
Actualmente, en el ICE no existe un plan de gestión de cambios específico para contratos de construcción de obras. Esto significa que si en los contratos de obras del ICE se presentan propuestas de cambio, en la organización no se cuenta con un proceso definido que indique cómo se deben tramitar las solicitudes, cuál método de evaluación es necesario seguir, quiénes son los responsables de aprobarlos y cómo se implementarán y controlarán las modificaciones aprobadas.
En el proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa con la implementación del Plan de Gestión de Cambios propuesto en este trabajo, el director del proyecto podrá lograr una gestión más eficiente. Con el Plan se conocerá el procedimiento que se debe seguir para solicitar los Cambios, evaluarlos, aprobarlos, implementarlos y controlarlos. A su vez, el establecer los procesos de evaluación y niveles de aprobación conllevará a que se implementen Cambios realmente necesarios o que impliquen mejoras en el desarrollo del proyecto. Además, el Plan de Gestión de Cambios brindará herramientas para reducir la posibilidad de reclamos por causa de las modificaciones en el Contrato. También dará a conocer la legislación nacional vigente y los reglamentos de la organización, que deben aplicarse en el manejo de los Cambios.
De acuerdo a lo anterior, los objetivos que se desarrollarán en este proyecto final de graduación son:
Objetivo General
Desarrollar el Plan de Gestión de Cambios para el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para ser implementado por los involucrados y el Equipo Administrador del Contrato en los procesos de solicitud, evaluación, aprobación y control de los Cambios propuestos durante la ejecución del Contrato.
Objetivos Específicos
1. Identificar en el Plan de Gestión de Cambios los tipos de Cambios que se pueden presentar en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para establecer procesos de evaluación, aprobación y control que sean aplicables para dichos Cambios.
2. Identificar los involucrados que participarán en la gestión de los Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para determinar en el Plan de Gestión de Cambios sus roles y responsabilidades.
3. Investigar la legislación nacional y regulaciones de la Institución, que rigen la gestión de los Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, para incluir los requerimientos en el Plan de Gestión de Cambios.
4. Analizar la situación actual del proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa con respecto a la gestión de Cambios, con el fin de establecer los aspectos que deben ser incluidos en el Plan de Gestión de Cambios.
5. Determinar en el Plan de Gestión de Cambios el procedimiento para solicitar los Cambios, de acuerdo a los tipos de Cambios identificados, de
manera que se logre la documentación requerida de los Cambios solicitados por los involucrados del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa.
6. Establecer en el Plan de Gestión de Cambios el proceso de evaluación de los Cambios solicitados, según los tipos de Cambios identificados, para que el Equipo Administrador del Contrato pueda identificar los impactos en el alcance, tiempo, costo y calidad del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa.
7. Definir en el Plan de gestión de Cambios los niveles de aprobación de los Cambios, cumpliendo con la legislación vigente y las regulaciones internas de la organización, para que en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa se implementen solamente los Cambios que sean aprobados por los niveles establecidos, tanto por la organización como por la legislación nacional.
8. Definir en el Plan de Gestión de Cambios el proceso de implementación y control de los Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, para lograr un sistema donde solamente se implementen Cambios aprobados y se verifique que el Contratista cumpla con los mismos.
2 MARCO TEÓRICO
2.1 MARCO INSTITUCIONAL
El ICE está dividido en dos sectores, los cuales corresponden al de energía eléctrica y el de telecomunicaciones. Dentro de la organización del sector de electricidad está la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA), la cual es la responsable del desarrollo de los proyectos de generación eléctrica y transmisión de electricidad. (Rojas et al, 2005) Este proyecto final de graduación se desarrolla en el sector de electricidad, específicamente en el Proyecto Hidroeléctrico Pirrís (P. H. Pirrís), que actualmente se encuentra en la etapa de construcción.
El P. H. Pirrís está ubicado en la vertiente del Pacífico Central. Éste se compone de las Obras de Sitio de Presa, donde para controlar el flujo del río se construirá una presa de concreto compactado con rodillo (RCC) de 113 m de altura y 266 m de largo, esta presa creará un embalse. Las obras de excedencia de la presa consisten en un vertedor colocado sobre la presa, el cual estará regulado por compuertas radiales. La derivación del agua será mediante una torre inclinada, adosada al paramento de aguas arriba de la presa de RCC. El agua de captación se transportará hacia el portal del túnel de conducción. Las obras de conducción están compuestas por un túnel de 10,5 km de longitud, con diámetro entre 3,2 m y 2,3 m y una tubería forzada de 830 m de longitud, con diámetros entre 2 m y 2,2 m. (ICE, 2005)
Además, al final de la tubería se tendrá un bifurcador con ramas de 1,4 m de diámetro interno, las cuales conducirán el agua a las dos turbinas en la casa de máquinas. Ésta última tendrá dos turbinas y un generador sincrónico trifásico de corriente alterna para una capacidad de 128 MW. La
energía media anual a ser producida por el P. H. Pirrís será de 561 GW-h. La restitución del agua será por medio de una alcantarilla de concreto de 247 m de longitud. La energía producida será transportada por una subestación y una línea de transmisión de 230 kV y 44 km de largo. (ICE, 2005)
En general, las obras descritas anteriormente son las que componen el P. H. Pirrís, cuyo producto final es la construcción de una planta de generación eléctrica que generará aproximadamente 128 MW, para satisfacer parte de la demanda de energía eléctrica en el país. Las obras se ejecutan bajo el esquema mixto que consiste en las Obras por Administración, las cuales se construyen por el personal del ICE y las Obras por Contrato, que son ejecutadas por un contratista externo.
El Área de Contratación de Obras del Centro de Servicio de Construcción de la UEN PySA, es la responsable de los procesos de contratación de la construcción de obras. Sin embargo, la administración del contrato la realiza personal directo del proyecto. (Rojas et al, 2005) Específicamente en el P. H. Pirrís, la construcción de las Obras de Sitio de Presa se realizará por el esquema de Obras por Contrato, lo que da origen a la necesidad de este proyecto final de graduación, el cual consiste en la elaboración del Plan de Gestión de Cambios para este Contrato.
Por ser el ICE una institución pública, ésta se rige por la ley de contratación administrativa. Por lo tanto, esta contratación se realizó por medio de la licitación pública No. 7225-E. La adjudicación quedó en firme en el mes de julio del 2006, a favor de la empresa Astaldi S.p.A.. Las Obras objeto de este Contrato se describen en el Cartel de la Licitación Pública No. 7225-E de la siguiente manera:
a) Presa
Consiste en la construcción de una presa de RCC, con una longitud de la cresta de 266 m y una altura máxima de 113 m. El eje de la presa en planta es rectilíneo y la sección básica es de forma triangular. En la cresta habrá una carretera pública, con un ancho de vía de 7 m. Este camino permitirá comunicar y tener acceso a diferentes elementos de la presa, como la toma de aguas, las galerías, las compuertas y los limpiarrejas. (ICE, 2005)
b) Obras de Excedencia
Se compone de un vertedor ubicado en la parte central de la presa, el cual estará controlado por tres compuertas radiales colocadas en tres bahías. Cada compuerta tiene previsto una compuerta de ataguía para mantenimiento. Además, poseerá una grúa pórtico para estas compuertas y dos pilares centrales que servirán de apoyo para el puente del camino a lo largo de la presa.
El ancho total de la sección de la presa vertedora es 42,1 m. Esta obra incluye el paramento aguas arriba de la presa, la cresta tipo perfil “Creager”, la rápida y el patín de esquí como estructura de disipación. Para el caudal de diseño, el agua se descarga en la elevación 1150 msnm hacia un cuenco amortiguador en el cauce del río, a una distancia de aproximadamente 100 m del pie de presa. La energía del agua que es lanzada por el patín se disipa por impacto contra el cuenco. (ICE, 2005)
c) Contrapresa
Consiste en la elaboración de una presa auxiliar para controlar la erosión y el nivel del agua. Ésta tendrá una altura de 27 m y una longitud de la cresta
de 51,29 m. Además, creará un embalse de aproximadamente 13 m de profundidad. Esta presa está ubicada en un estrechamiento en forma de V.
La contrapresa tendrá un patín de esquí y una descarga de fondo permanente sin control, para permitir el flujo de sedimentos y la inspección del lecho del río cuando no esté en operación. Cuando se presente una descarga para la cual la descarga de fondo no presenta suficiente capacidad, se iniciará el llenado del pequeño embalse. El espejo de agua se extenderá hasta la zona de impacto, formando un colchón de agua que tendrá un efecto de reducción de la socavación. (ICE, 2005)
d) Obras de Toma
Corresponde a la toma de aguas del P. H. Pirrís, que es una estructura adosada al paramento de aguas arriba de la presa. El caudal de diseño de la toma es de 18 m3/s. La entrada tiene una sección cuadrada de 7,5 m de
lado, con su eje perpendicular al plano del paramento de la presa. La velocidad a la entrada se estima en 0,65 m/s.
La entrada presenta un abocinamiento para la eficiencia hidráulica, que permite una suave aceleración del flujo hacia la sección de la compuerta de 3,25 m x 3,25 m, donde la velocidad aumenta a 1,7 m/s. Esta compuerta es del tipo deslizante, que se utilizará para operaciones de mantenimiento y emergencia, donde se requiere el vaciado del túnel de conducción. Además, la toma de aguas contará con una torre donde se desplazará la compuerta por medio de unas guías y se localizará el sistema de limpiarrejas. Aguas abajo de la compuerta se ubicará un tubo de aireación de 80 cm de diámetro.
Después de la compuerta habrá un conducto de la toma en dirección paralelo al paramento de la presa, el cual desciende hacia el talud lateral del embalse, hasta el portal del túnel de conducción. (ICE, 2005)
e) Descarga de Fondo
Ésta se ubica en el cuerpo de la presa, próxima a la margen izquierda. Esta estructura está dividida en tres tramos: una entrada con una compuerta de emergencia y un mecanismo de limpieza; un conducto a presión y una salida equipada con una compuerta radial, una rápida y un patín de esquí.
La entrada es de sección rectangular y presenta un abocinamiento en los cuatro costados. Una compuerta deslizante de emergencia se ubicará aguas abajo de la entrada, la cual será operada por un mecanismo de izaje desde la cresta de la presa. La compuerta se desplazará a través de una torre adosada a la presa y contigua a la torre de la toma. Dos tubos de aireación de 1,2 m de diámetro se ubicarán justo aguas abajo de la compuerta.
Con respecto al mecanismo de limpieza, éste será para los sedimentos. Funcionará con dos sifones con tubería de 80 cm de diámetro, que permiten una comunicación con el embalse a una elevación mayor que la toma y descargan dentro del conducto en un punto aguas abajo de la entrada. Cuando el embalse se vacía por medio de la descarga de fondo, en caso de una obstrucción de la conducción por sedimentos, los sifones establecen un flujo con agua limpia que permite el arrastre de sedimentos y el proceso de limpieza.
El conducto de la descarga de fondo será blindado en toda su longitud de 133,19 m. Presenta una sección rectangular de 3,7 m de ancho por 4,8 m
de alto, y una pendiente de 3%. Al final del conducto se ubica una compuerta radial, después de ésta la sección de la descarga de fondo se expande a 5,7 m de ancho y su fondo baja 0,5 m en una grada para aireación. De ahí inicia un canal de 10,95% de pendiente y 33,13 m de longitud, que termina en un patín de esquí de 15 m de radio. (ICE, 2005)
f) Obras de Desvío
Durante la construcción de las Obras objeto del Contrato, el río Pirrís deberá ser desviado, para contar con una superficie seca adecuada para los trabajos. Las obras de desvío están diseñadas para un caudal de 525 m3/s, correspondiente a un período de retorno de 5 años. En el período de construcción, la desviación del río será por una alcantarilla rectangular de 7 m de ancho, por 6 m de altura y 233,8 m de longitud. Una embocadura eficiente se ubicará al inicio de la alcantarilla para mejorar su capacidad de transporte, con aristas redondeadas y muros de aproximación adecuados. Aproximadamente, en la parte central de la alcantarilla se ubicará una compuerta para el cierre de la misma.
El sistema de desvío contará con una presa de ataguía de 16,5 m de altura y una longitud de cresta de aproximadamente 67,48 m. Una presa de material suelto se construirá previamente para servir de preataguía, utilizándose para el desvío inicial del río y para la construcción de la presa de ataguía.
Aguas abajo se ubicará una presa de contraataguía de 7 m de altura y una longitud de cresta de aproximadamente 39,63 m. La función de ésta es que la superficie en la zona de la fundación de la presa principal permanezca seca, para los trabajos que se deben realizar. (ICE, 2005)
En las Obras descritas anteriormente es posible que surjan Cambios durante la ejecución del Contrato, debido a que las condiciones del sitio son distintas a las supuestas durante la elaboración de los planes de trabajo. Por otra parte, en el ambiente pueden presentarse condiciones que afecten directamente el proyecto y por ende requieran Cambios con respecto a lo planeado originalmente. También se debe tener en cuenta que en la etapa de contratación, los diseños finales de las Obras aún no están elaborados. En el Cartel de Licitación se incluyen planos con un nivel de detalle mayor al de los diseños básicos, con el fin de que los participantes puedan emitir sus planes de trabajo de oferta, pero no son lo suficientemente detallados para que las Obras puedan ser construidas. Por lo tanto, es hasta la etapa de ejecución donde el ICE emite los planos aptos para construir, los cuales corresponden a los diseños finales. En este proceso pueden presentarse Cambios de diseño, debido a condiciones que no fueron previstas en los diseños de la etapa de contratación. Por esta razón, es necesario establecer un sistema de control de Cambios para el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís.
2.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS EN
CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN DE OBRAS
En el ICE no existe un procedimiento específico que indique cómo elaborar un plan de gestión de cambios o cómo llevar a cabo dicha gestión para la solicitud, evaluación y control de los cambios en los contratos de construcción de obras. No obstante, existen reglamentos, normas y procedimientos institucionales, que hacen mención sobre las generalidades aplicables en la gestión de cambios en los contratos, obras o proyectos. Sin embargo, los lineamientos establecidos en estos documentos internos son muy generales. Además, los contratos tienen condiciones que son particulares para cada caso. Por esta razón, se determinó la necesidad de elaborar un Plan de Gestión de Cambios, que fuera aplicable
específicamente al Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, No. 7225-E. En este Plan de Gestión de Cambios se integrarán los lineamientos institucionales en relación a los cambios en los contratos y las obras, la legislación nacional aplicable a este Contrato y las particularidades estipuladas en el Contrato sobre las modificaciones.
El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa ya fue firmado con el Contratista, y por ende se acordaron las condiciones del Contrato entre las partes. Estas condiciones del Contrato solamente establecen las regulaciones que rigen la gestión de las modificaciones entre el ICE y el Contratista. No obstante, hacia lo interno de la organización se requiere establecer los procesos, que los involucrados del Contrato y el Equipo Administrador del Contrato, deben seguir para gestionar los Cambios. Esto implica que debe existir un Plan de Gestión de Cambios que sea la guía durante la administración del Contrato en el P. H. Pirrís, donde se defina cómo solicitar, evaluar, aprobar y controlar los Cambios, que sean propuestos durante la ejecución del Contrato. Lo importante del Plan de Gestión de Cambios es que en todos los procesos de la gestión de los Cambios, se incluya los aspectos de la legislación nacional, los lineamientos institucionales y las condiciones del Contrato que ya fueron acordadas con el Contratista, por lo que se deben cumplir por parte del ICE. Esto es fundamental porque el objetivo del Plan es que los involucrados del Contrato y el Equipo Administrador del Contrato cuenten con una herramienta que los guíe hacia una gestión adecuada de los Cambios, cumpliendo con todos las regulaciones que rigen el Contrato.
Desde antes de iniciar la ejecución del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, se ha estado trabajando en la definición de los procesos a seguir en la gestión de los Cambios. Por lo tanto, el Plan de Gestión de
Cambios obtenido en este proyecto final de graduación permitirá establecer oficialmente los procesos, complementándolos con otros aspectos que resulten de la etapa de investigación de este proyecto. Además, se debe tomar en cuenta que en el Contrato se ha ejecutado un porcentaje muy bajo de las Obras, y aún está pendiente la ejecución de la mayoría de las Obras permanentes del Sitio de Presa del P. H. Pirrís, incluyendo la construcción de la presa de RCC, que es la Obra de mayor magnitud. Por esta razón, aún pueden presentarse solicitudes de Cambios para las Obras que todavía están pendientes de construirse. Por lo tanto, se está en una etapa oportuna para emitir el Plan de Gestión de Cambios, con el fin de que el Administrador del Contrato pueda implementarlo junto con su Equipo Administrador del Contrato.
2.3 TEORÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa es un proyecto dentro del P. H. Pirrís, ya que es un trabajo temporal que busca un producto final único, lo cual concuerda con la definición de proyecto según la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK), que indica: “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único” (PMI, 2004).
El Project Management Institute (PMI, 2004) en el PMBOK establece un estándar con los fundamentos de la dirección de proyectos, que son reconocidos como buenas prácticas, de manera que estos puedan ser aplicados con uniformidad, según las condiciones de cada proyecto. De acuerdo al PMI (2004) “la dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre.”. Por lo tanto, en el
aplicación de los procesos adecuados, que conlleven a la dirección del proyecto.
Los grupos de procesos se definen, según el PMBOK, de la siguiente manera (PMI, 2004):
a) Grupo de procesos de iniciación: incluye los procesos donde se define y autoriza la realización de un proyecto o una fase.
b) Grupo de procesos de planificación: se compone de los procesos en los cuales se define a un mayor detalle el alcance del proyecto y se planifica cómo se logrará el alcance y desarrollará el proyecto. De manera que el plan sea una guía para el equipo del proyecto y una herramienta para el control durante la ejecución del proyecto o fase.
c) Grupo de procesos de ejecución: son los procesos donde se implementa el plan de gestión del proyecto, generado en el grupo de procesos de planificación. La implementación se realiza llevando a cabo el trabajo requerido para lograr el alcance del proyecto.
d) Grupo de procesos de seguimiento y control: corresponde a los procesos donde se verifica lo ejecutado con lo planeado. De manera que cuando se detectan diferencias o proyecciones de posibles desviaciones en el futuro, se analiza la situación para tomar las acciones correctivas o preventivas, según sea el caso.
e) Grupo de procesos de cierre: incluye los procesos donde se lleva a cabo la aceptación de los productos y se da por finalizado el proyecto o una fase de éste.
Los procesos de dirección de proyectos son agrupados en nueve áreas de conocimiento, las cuales se describen a continuación (PMI, 2004):
a) Gestión de la integración: consiste en los procesos donde se integran y coordinan los grupos de procesos, ya que éstos se interrelacionan para alcanzar los objetivos del proyecto.
b) Gestión del alcance: incluye los procesos para la definición adecuada de los productos del proyecto. Para esto se determinan los objetivos, entregables y exclusiones del proyecto, de manera que quede claramente establecido cuál es el trabajo requerido para completar el proyecto. Durante el proceso de ejecución, los cambios aprobados pueden afectar el alcance del proyecto. Por lo tanto, estos cambios deben ser incorporados al alcance, una vez que son aprobados, para su seguimiento y control.
c) Gestión del tiempo: se refiere a los procesos relacionados con la programación y control de los tiempos, de forma que se cumpla con los plazos acordados para el desarrollo del proyecto. En la gestión del tiempo, el cronograma deberá actualizarse, de manera que se reflejen los cambios aprobados en el proyecto.
d) Gestión del costo: consiste en los procesos de definición y control de los costos del proyecto, de manera que el proyecto se concluya sin superar el presupuesto asignado. En este caso, el presupuesto deberá actualizarse con los resultados obtenidos de los cambios aprobados, que afectan el costo del proyecto.
e) Gestión de la calidad: corresponde a los procesos que permiten verificar que el proyecto cumple con los requerimientos establecidos y las expectativas por parte del cliente.
f) Gestión de los recursos humanos: incluye los procesos para la organización y administración del equipo de proyecto y el personal que participa en el proyecto.
g) Gestión de las comunicaciones: agrupa los procesos que administra la información del proyecto, de manera que ésta llegue donde los involucrados correspondientes de manera oportuna.
h) Gestión de los riesgos: es común que los riesgos se relacionen con efectos negativos sobre los proyectos, no obstante en el PMBOK (PMI, 2004) se define como una condición incierta, que si ocurre puede afectar negativa o positivamente algún objetivo del proyecto. La gestión de los riesgos se refiere a los procesos que permite identificar, evaluar y establecer planes de acción de forma proactiva para los riesgos del proyecto.
i) Gestión de las adquisiciones: se compone de los procesos para organizar la compra o adquisición a nivel interno de los productos o servicios, necesarios para llevar a cabo el proyecto.
En el proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa es posible la gestión de las nueve áreas de conocimiento, por medio de los procesos de dirección de proyectos necesarios para un desarrollo adecuado del proyecto, donde se cumpla con los objetivos del mismo.
Los proyectos se desarrollan en un ambiente dinámico, por lo tanto están sujetos a cambios que pueden afectar la gestión de las distintas áreas de conocimiento. Específicamente en los contratos de construcción, como es el caso del Contrato de las Obras de Sitio de Presa, los Cambios se pueden definir como “un adicional, una eliminación, o revisión en el trabajo o un ajuste en el precio del contrato o los plazos del contrato, emitidos en o después de la fecha efectiva del acuerdo” (Rubin et al, 1999).
En este tipo de contratos de construcción y en los proyectos en general es inevitable que se presenten modificaciones. “Casi no existe evidencia de proyectos realizados exactamente de acuerdo con el plan original; los cambios son inevitables y deben esperarse”. (Chamoun, 2002)
El control de los cambios es fundamental, principalmente cuando se trata de un contrato, ya que éste implica una relación legal entre distintas partes. Por esta razón, si los cambios no se manejan apropiadamente pueden conducir a conflictos de arbitrajes y litigios judiciales, que pueden extenderse en procesos legales, incrementando los costos del proyecto.
En el PMBOK (PMI, 2004), en el grupo de procesos de seguimiento y control, se ha incluido procesos para llevar a cabo el control de los cambios que se presentan en los proyectos. A continuación se describen estos procesos (PMI, 2004):
a) Control Integrado de Cambios: este proceso se encuentra dentro de la gestión de la integración y se realiza durante la totalidad del proyecto. Éste incluye identificar los cambios; evaluación y aprobación de los cambios solicitados; gestionar los cambios aprobados; mantener actualizadas las líneas base, documentación, planificación, alcance,
costo, cronograma y calidad del proyecto según los cambios aprobados; revisión y aprobación de las acciones correctivas y preventivas; documentar el impacto de los cambios aprobados; validar reparación de defectos y control de la calidad. Por medio de la gestión de la configuración con control de cambios se logra la estandarización y eficiencia de la gestión de los cambios en un proyecto. En el PMBOK (PMI, 2004) el sistema de gestión de la configuración se describe como: “El sistema incluye el proceso para presentar los cambios propuestos, realizar el seguimiento de sistemas para la revisión y aprobación de los cambios propuestos, definir los niveles de aprobación para autorizar los cambios y proporcionar un método para validar los cambios aprobados”.
b) Control del Alcance: este proceso es parte de la gestión del alcance y su aplicación es para que los cambios propuestos y las acciones correctivas recomendadas, que afectan el alcance del proyecto, se lleven a cabo según el proceso de Control Integrado de Cambios establecido para dicho proyecto.
c) Control del Cronograma: este proceso forma parte de la gestión del tiempo y del proceso del Control Integrado de Cambios. Éste se refiere a la gestión de los cambios que afectan el cronograma del proyecto.
d) Control de Costos: este proceso es parte de la gestión de los costos y del proceso del Control Integrado de Cambios. Éste incluye la gestión de los cambios que tienen impactos sobre los costos del proyecto.
e) Administración del Contrato: se incluye en la gestión de las adquisiciones. En relación con los cambios, en éste se establece que los contratos pueden ser modificados, según los términos que se definen en
el mismo. Como una herramienta se indica el sistema de control de cambios del contrato, por medio del cual se define el procedimiento para solicitar, dar seguimiento, resolver conflictos y aprobar los cambios en el contrato, lo cual debe estar integrado con el proceso de Control Integrado de Cambios.
Por lo tanto, debido a la alta probabilidad que existe en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa de que se propongan Cambios y la importancia de que éstos sean controlados y documentados adecuadamente, en este proyecto final de graduación se desarrolla el Plan de Gestión de los Cambios. En este Plan se define el procedimiento para solicitar, evaluar, aprobar y controlar la implementación de los Cambios aprobados, aplicando los procesos definidos por el PMI (2004) y descritos anteriormente.
El Plan de Gestión de Cambios establecerá el sistema de control de Cambios que el equipo de proyecto podrá implementar en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, ya que “Un sistema de control de cambios es un proceso formal documentado que describe cuándo y cómo los documentos oficiales del proyecto pueden ser cambiados. Además, describe las personas autorizadas para hacer cambios, la documentación requerida, y cualquier sistema automático o manual de seguimiento que el proyecto utilizará.” (Fleming, 2003)
2.4 CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN
Las construcciones que no son ejecutadas por sus dueños, se llevan a cabo mediante un contrato. Cada vez que un contratista hace una oferta para realizar un trabajo de construcción y ésta es aceptada por el dueño de la obra, nace un contrato. Cuando se establece un contrato, las partes están relacionadas por cierto periodo de tiempo por un acuerdo mutuo, donde se
han definido obligaciones que ambas partes deben cumplir, para obtener un mutuo beneficio. (Collier, 2001)
De acuerdo al autor Keith Collier, los principales ingredientes de un contrato son:
a) El acuerdo mutuo: es el consentimiento de las partes, a la oferta presentada por una y aceptada por la otra parte.
b) Intención genuina: corresponde a la intención necesaria por ambas partes para someterse al contrato y sus términos, y de ejecutarlo adecuadamente. Sin esta intención por ambas partes, el acuerdo no sería válido.
c) Oferta y aceptación de la oferta: es lo que refleja el mutuo acuerdo de las partes, requerido para que exista un contrato.
d) Capacidad de contratar: es lo que refleja la competencia de hacer válido y ejecutorio un contrato, según las restricciones establecidas por ley. Esto implica que las partes deben tener la capacidad legal, para llevar a cabo el contrato.
e) Retribución en el contrato: se refiere a algo de valor que da una de las parte del contrato a la otra a cambio de algo más. Por lo tanto, el contrato es un acuerdo con retribución.
f) Objeto del contrato: corresponde a la legalidad del objeto del contrato, ya que la ley no hará cumplir un contrato con un objeto ilícito.
g) Plazo del contrato: con respecto al tiempo de un contrato es importante señalar que éste se refleja en su precio, ya que la mayoría de los costos dependen del tiempo.
Los contratos de construcción de obras pueden ser complejos, debido a la gran cantidad de detalles y condiciones particulares que una construcción presenta. Existen factores que influyen en la complejidad de este tipo de contratos. Con respecto a esto se establece que “la construcción es única entre otras industrias por su relación física y legal con el suelo”. (Collier,
2001) Otro factor es la libertad de diseño que existe en los trabajos de construcción, por lo que los productos de la industria de la construcción son diseñados según los requerimientos, siendo únicos. (Collier, 2001) Por lo tanto, la construcción de las obras está sujeta a las condiciones del sitio donde se ejecutan y los diseños. Esto implica que si en un contrato de construcción se presenta una variación por parte de los diseñadores, en relación al diseño de alguna parte de las obras, o se encuentran condiciones distintas a las previstas en el suelo donde se construirán las obras, se requerirán cambios en el contrato.
Por otra parte, se debe tener presente que el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, No. 7225-E, es un contrato entre una institución pública (ICE) y una empresa privada (Astaldi S.p.A). Por ser el ICE una institución pública, este Contrato está regido por la legislación de la administración pública y la contratación administrativa nacional. Esto significa que éste es un contrato administrativo, el cual difiere de un contrato civil que es regulado por la voluntad de las partes. Según la Sala Constitucional, el contrato administrativo “responde a la concepción de ser un acto de colaboración voluntaria con la Administración, destinado a satisfacer las exigencias de funciones esenciales del Estado –tanto en lo que respecta a
la prestación de un servicio, como la realización de una obra-, es decir, de fines públicos, razón por la que lo esencial del contrato se desplaza de la armonía de intereses entre las partes involucradas, a la consecución del fin de interés público que se persigue.” (Rojas et al, 2005)
Existen distintas modalidades bajo las cuales se puede realiza un contrato de construcción. El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, No. 7225-E, es de la modalidad de contratos de precios unitarios. Estos contratos se basan en cantidades estimadas de los trabajos, calculadas por los diseñadores. Por lo general, este tipo de contrato se emplea cuando el diseño de las obras no lo realiza el contratista, sino que éste es emitido por el empleador y el contratista debe simplemente construir las obras según dicho diseño. Otra razón es cuando no es posible realizar una medición exacta de las cantidades de obra, lo cual usualmente es debido a las condiciones del sitio. Sin embargo, se tiene suficiente información para determinar cantidades aproximadas del trabajo. (Collier, 2001)
Por ejemplo, en un edificio donde no se requiere excavar la fundación, se podría medir previamente de los planos constructivos, las cantidades requeridas de trabajo. No obstante, en una obra donde se debe realizar trabajos como excavaciones y fundaciones, lo cual puede variar debido a las condiciones reales encontradas en el sitio, no es posible determinar una cantidad exacta antes de la ejecución. Por esta razón, se estima una cantidad para el contrato y durante la ejecución se mide el trabajo realizado por el contratista, para determinar la cantidad exacta del trabajo, lo cual se cancela con los precios unitarios acordados. (Collier, 2001)
Los contratos de precios unitarios típicamente se utilizan para obras civiles de grandes cantidades y que consisten de un menor número de ítems,
como por ejemplo tuberías, caminos, presas, entre otros. No es común que se empleen en obras que pueden estar conformadas de miles de ítems, como por ejemplo un edificio. (Collier, 2001)
En esta modalidad el contratista cotiza precios unitarios para cada uno de los renglones de pago definidos con cantidades estimadas de los trabajos. Durante la ejecución del contrato, el trabajo realizado en el sitio es medido y al contratista se le pagan las cantidades reales, de acuerdo a los precios unitarios cotizados. Por esta razón, es necesario establecer en el contrato los mecanismos de medición de los trabajos, que serán empleados durante la ejecución. En este tipo de contratos, por lo general los precios unitarios requieren ajustes cuando las cantidades varían más de lo previsto. (Collier, 2001)
3 MARCO METODOLÓGICO
En este capítulo se establece la metodología que se aplicará para llevar a cabo este proyecto final de graduación, lo cual es importante porque permite el desarrollo ordenado y lógico del trabajo, además de que facilita el alcance de los objetivos.
La metodología de este proyecto final de graduación es del tipo deductivo, donde se realizará una investigación sobre aspectos generales relacionados con la gestión de los cambios en los contratos de construcción de obras, para luego aplicarlos y ajustarlos en un Plan de Gestión de Cambios específico para el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís, No. 7225-E. (Palacios, 1995)
Lo anterior coincide con la definición de la deducción, que corresponde a: “El conocimiento deductivo permite que las verdades particulares contenidas en las verdades universales se vuelvan explícitas”. (Méndez, 1992)
Para llevar a cabo este proyecto, se aplicarán las siguientes técnicas y herramientas:
a) Investigación Documental
Ésta consiste en la recolección de información de fuentes secundarias, ya que se revisarán distintos tipos de documentos bibliográficos relacionados con: la administración de proyectos, la administración de los contratos de construcción de obras, la gestión de cambios en los contratos de construcción, información sobre el Contrato Construcción Obras de Sitio Presa del P. H. Pirrís, la legislación vigente y los reglamentos aplicables. La información documental se obtendrá por medio de la bibliografía disponible en las bibliotecas del ICE, el P. H. Pirrís, el Área de Contratación de Obras
del Centro de Servicio Construcción y la UCI. Además, se solicitará a los involucrados del proyecto documentos que contengan datos importantes para el desarrollo de éste. Por otra parte, se investigará bibliografía encontrada en Internet, procurando que las fuentes y los datos sean confiables.
La validez de la información es fundamental cuando se realiza la investigación documental, en la literatura se indica “Por otro lado, es conveniente también efectuar una revisión de todos aquellos documentos que se relacionan directa o indirectamente con el problema a estudiar, tomando en cuenta – eso sí – su validez y confiabilidad, o en otras palabras, el grado en que realmente pueden reflejar el fenómeno que se quiere estudiar. “ (Palacios, 1995)
Los documentos que serán empleados en esta investigación documental corresponderán a:
• Libros bibliográficos relacionados con el tema del proyecto final de graduación.
• Las leyes nacionales que afectan a la contratación y administración en instituciones públicas, tales como: la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento, Ley No. 8117 Aprobación del Contrato de Préstamo Externo No. CR-P3 y Garantía Solidaria del Estado, Suscrito por el Instituto Costarricense de Electricidad y el Gobierno de la República de Costa Rica para Financiar el Proyecto Hidroeléctrico Pirrís y otras.
• Reglamentos y procedimientos internos del ICE que son aplicables a la gestión de contratos, como es el caso del Reglamento de Contratación Administrativa del ICE.
• Documentos sobre el Contrato de las Obras de Sitio de Presa, como el Cartel de la Licitación Pública No. 7225-E, planos, Oferta del Contratista y otros.
b) Juicio de Expertos
Por medio de consultas informales se obtendrá información de fuentes primarias en los temas relacionados con este proyecto. El propósito de éstas será recaudar información sobre las experiencias, lecciones aprendidas y el conocimiento de funcionarios del ICE, sobre la materia de gestión de contratos; legislación y reglamentos vigentes que son aplicables en contratos de construcción de obras y aspectos técnicos como diseño, construcción y condiciones del sitio, que son fuentes de cambios. (PMI, 2004)
Por esta razón, se consultará a funcionarios del P. H. Pirrís, de las áreas de Obras por Contratos y Gestión del Sistema. Con respecto a los funcionarios de la UEN PySA, será necesario consultar con personal del Área de Contratación de Obras del Centro de Servicio de Construcción y Adquisición de Bienes y Servicios. También se obtendrá información de personal de Proveeduría y la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica del ICE. La información obtenida en las consultas planteadas será tomada en cuenta durante la elaboración de este proyecto final de graduación.
c) Análisis de la Información
El análisis “… consiste en dividir o separar las partes constituyentes de una situación o problema hasta llegar al conocimiento de los principios o elementos de que se forma: naturaleza, causas y manifestaciones.”
investigación documental y las consultas a personal del ICE, será analizada en conjunto con el Administrador del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, para determinar su aplicabilidad en la elaboración del Plan de Gestión de Cambios.
Además, se realizará una evaluación de la situación actual del proyecto con respecto a la gestión de Cambios, tomando en cuenta el estudio realizado de la información recopilada. En este análisis se solicitará la participación de los involucrados del proyecto en discusiones y consultas directas, con el fin de establecer los aspectos que se deben incluir en el Plan de Gestión de Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio Presa.
d) Ejecución del Plan de Gestión de Cambios
Con base en la información recopilada y el análisis de ésta, con el Administrador del Contrato y los involucrados, se llevará a cabo un documento donde se establece el Plan de Gestión de Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís. En éste se definirá el proceso que se debe seguir en el proyecto para documentar y controlar la solicitud de los Cambios, la evaluación del impacto de los Cambios propuestos, la aprobación los Cambios según los niveles definidos e implementación de los Cambios aprobados. En la elaboración del Plan se solicitará la participación de los involucrados, no solo con el fin de obtener la información, sino también de informar en que consiste el trabajo y alcanzar un compromiso que permita la implementación de éste durante la ejecución del proyecto.
4 PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO
CONSTRUCCIÓN OBRAS DE SITIO DE PRESA
4.1 PROPÓSITO
El propósito de este Plan de Gestión de Cambios es establecer el proceso que se debe aplicar para el control integrado de los Cambios, solicitados por los involucrados del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa No. 7225-E. En este Plan se definirá cómo llevar a cabo la gestión de los procesos de solicitud, evaluación y aprobación de los Cambios. Además, se establecerán los sistemas de control que el Equipo Administrador del Contrato deberá aplicar, para verificar la correcta implementación de los Cambios aprobados en el Contrato. Con este Plan, el Equipo Administrador del Contrato y los demás involucrados del Contrato conocerán la manera adecuada de gestionar los Cambios en este Contrato. De esta manera, en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa No. 7225-E se implementarán únicamente los Cambios que hayan sido solicitados, evaluados y aprobados por todos los niveles correspondientes.
4.2 ALCANCE
Este Plan de Gestión de Cambios es para el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís. Este proyecto consiste en la administración del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, el cual fue gestionado en el P. H. Pirrís por medio de la licitación pública No. 7225-E. Debido a que el Instituto Costarricense de Electricidad es una institución pública, el proceso de contratación y ejecución del Contrato debe cumplir con la legislación nacional aplicable y los reglamentos institucionales de contratación administrativa. Por lo tanto, en el Plan se establecerán las pautas a seguir en los procesos de solicitud, evaluación y aprobación de los Cambios propuestos por los involucrados, cumpliendo
con lo establecido en los Documentos del Contrato, la legislación nacional aplicable y los reglamentos institucionales. Por esta razón, este Plan deberá ser aplicado por los involucrados, tanto internos como externos del P. H. Pirrís, que participen en la gestión de Cambios en este Contrato.
Además, se definirán los sistemas de control que el Equipo Administrador del Contrato deberá aplicar, para asegurar que el Plan de Gestión de Cambios se está cumpliendo y que los Cambios aprobados se están implementado adecuadamente en el Contrato.
4.3 DEFINICIONES
En este Plan de Gestión de Cambios se emplearán varios términos con definiciones particulares, que corresponden a su aplicación en el Contrato. En el anexo No. 5 se incluye un glosario de términos con las definiciones que tendrán en este Plan de Gestión de Cambios. Cada vez que el término se indique en el texto con mayúscula, se estará refiriendo a la definición indicada en el anexo No. 5. En los casos donde las palabras se citen con minúscula, se estará refiriendo a la definición común de éstas.
4.4 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO HIDROELÉCTRICO PIRRÍS
El P. H. Pirrís presenta una estructura organizacional que indica la relación entre las áreas funcionales. En ésta existen áreas que dependen directamente de la Dirección del Proyecto y otras áreas que son de apoyo. Dentro del Proyecto, los involucrados del Contrato también son parte de las áreas funcionales, por esta razón es necesario que el Equipo Administrador del Contrato conozca la estructura organizacional del Proyecto. De esta manera será más sencillo identificar cuáles son las áreas funcionales que deben apoyar el Contrato y en este caso específico cuáles con las áreas funcionales involucradas en la gestión de los Cambios.
A continuación se presenta el organigrama del P. H. Pirrís:
Figura 1 Organigrama del P. H. Pirrís
Las áreas de apoyo del Proyecto tienen las siguientes responsabilidades:
Planeamiento y Control: ésta es el área encargada de tramitar los presupuestos del Proyecto. Además, en esta área se llevará el control y seguimiento de los costos del Proyecto, para lo cual se realizará el
Director del Proyecto
Planeamiento y
Control Control de Calidad
Unidad de Suministros y Administración de Materiales Gestión del Sistema Seguridad Ocupacional Manejo Integral de la Cuenca
registro y la documentación de los costos incurridos, de manera que pueda ser posible verificarlo con lo presupuestado.
Esta área también es la responsable de integrar los cronogramas de las distintas obras del Proyecto, para conformar el programa de trabajo del P. H. Pirrís. En relación a este programa de trabajo, en Planeamiento y Control se lleva el control del avance de la ejecución de la obras, con el fin de identificar cuáles se están construyendo según lo programado y cuáles presentan atrasos.
Unidad de Suministros y Administración de Materiales: esta área es la responsable de tramitar las compras de los bienes y servicios requeridos en el Proyecto. Además, es la encargada de la recepción y administración de los materiales adquiridos.
Seguridad Ocupacional: esta área es la responsable de velar que los trabajadores realicen sus labores bajo condiciones de seguras. Por lo tanto, en esta área se establecen las normas de seguridad que deben cumplir los trabajadores del Proyecto y velan por que los funcionarios las cumplan. Además, deberá procurar que en el Proyecto se cuente con los equipos de protección personal, que proteja a los funcionarios en las labores que realizan.
En relación al Contrato, el área de Seguridad Ocupacional brinda apoyo al Equipo Administrador del Contrato. Esta área participa con el Equipo Administrador del Contrato en la verificación del cumplimiento por parte del Contratista, de las normas y medidas de seguridad ocupacional especificadas en el Contrato y las establecidas en la legislación nacional.
Control de Calidad: es el área responsable de velar que las obras y los materiales empleados en su construcción, cumplan con las especificaciones técnicas y las normas de calidad definidas en sus diseños.
Con respecto al Contrato, esta área prestará los servicios del laboratorio de materiales, donde se realizarán pruebas y ensayos para confirmar los resultados presentados por el Contratista.
Gestión del Sistema: esta área es la responsable de apoyar en la elaboración de los métodos de trabajo y procedimientos de los procesos que se llevan a cabo en las distintas áreas del Proyecto. Por lo tanto, es el área encargada de velar que se cumpla con los métodos y procedimientos vigentes en el Proyecto. Otra de sus responsabilidades es el manejo de la documentación generada en el Proyecto, tales como planos, métodos de trabajo, procedimientos, minutas de reuniones, entre otros.
En relación al Contrato, su apoyo es en custodia de los planos aptos para construir de las Obras y el seguimiento de la elaboración de los planes de gestión.
Manejo Integral de Cuenca: es el área responsable de la elaboración del plan de manejo de la subcuenca del Proyecto. En relación a esto se realizan actividades en pro del ambiente, educación ambiental y reforestación. Además, participa en comisiones interdisciplinarias en diferentes campos relacionados con recursos naturales y socio-economía regional.
