PROCESO DE CREACIÓN, EJECUCIÓN Y APROBACIÓN
DE UNA SOLICITUD DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
TABLA DE CONTENIDO
Pág. INTRODUCCION 3 Objetivo 4 Alcance 4 Responsabilidades 4 BASE LEGAL 5
DEFINICIÓN DE UNA SEP 6
Normas 6
Creación de un Tipo SEP 7
PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE UNA SEP (TIPO BIEN) 8
PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE UNA SEP (TIPO SERVICIO) 10
REVERSO DE UNA SEP 12
REPORTES 13
DIAGRAMA DE FLUJO 14
Un procedimiento administrativo es la secuencia de forma ordenada de las diferentes actuaciones que se deben seguir para la formación del personal de la Administración Pública, es por ello que siendo La Solicitud de Ejecución Presupuestaria el inicio del proceso administrativo se procedió a la elaboración del presente manual, que comprende la descripción de los procedimientos de madera detallada de una Solicitud de ejecución Presupuestaria, la cual deberá ser generada por las diferentes unidades ejecutaras que conforman la Institución, con el fin de realizar las respectivas imputaciones presupuestarias dependiendo del bien o servicio que se desee adquirir.
OBJETIVO:
El objetivo del Manual es proporcionar un instrumento que sirva de guía y establezca los criterios básicos, definiciones y procedimientos, que intervienen en la elaboración de una Solicitud de Ejecución Presupuestaria. De igual forma, se pretende determinar los niveles de
responsabilidad en que incurren las unidades involucradas, con la finalidad de garantizar al máximo un apropiado control interno en la gestión de los procesos.
ALCANCE:
El contenido del Manual está dirigido a todas las Unidades que conforman la Institución, las cuales se verán involucradas en el proceso de creación de una Solicitud de ejecución Presupuestaria.
RESPONSABILIDADES: Unidades Ejecutoras
Todas las establecidas en el Organigrama estructural de la organización, incluyendo a los administradores de cada proyecto quienes entre otros serán los encargados de generar la Solicitud de Ejecución Presupuestaria, cuando surja una necesidad.
Unidad de Aprobación
Será la unidad que se encargara de aprobar el proceso de la Solicitud de Ejecución Presupuestaria, esta Unidad será la de Presupuesto, quien es la que determinará si existe disponibilidad presupuestaria.
BASE LEGAL
• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial Nº 36.860 de fecha 30-12-1999.
• Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Gaceta Oficial Nº 37.347, de fecha 17-12-2001.
38.661, de fecha 09-11-2007.
• Reglamento Nº 1, de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el sistema Presupuestario, Gaceta Oficial Nº 5.781, de fecha 12-08-2005.
• Reglamento Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública.
• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos , Gaceta Oficial Nº 2.818, de fecha 01-07-1981
• Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional, Gaceta Oficial 37.783, de fecha 25-09-2003
• Providencia por la cual se dicta el manual de Control Interno sobre un modelo genérico de la administración central y descentralizada funcionalmente, Gaceta Oficial Nº 38282, de fecha 28-09-2005.
Solicitud de Ejecución Presupuestaria
La Solicitud de ejecución presupuestaria da inicio a todo el proceso administrativo, a través de este módulo se registraran los pre- compromisos referentes a la adquisición de bienes y servicios, y asignaciones de obras o servicios que así lo requieran por la complejidad de los casos. De igual manera, a través de este módulo se registran los compromisos en aquellos casos de actos con contraprestación cumplida o por el envío de transferencias. A su vez se integra con los módulos de compras, obras y contratos, ordenación de pagos,
contabilidad presupuestaria y financiera.
Fuente: www.sigesp.com
NORMAS SOBRE LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE UNA SEP:
• Cuando se genera una Solicitud de Ejecución Presupuestaria: está genera en el momento que surja la necesidad de adquirir un bien o un servicio por parte de cualquier unidad ejecutora. En el momento de su registro se realiza un Pre-compromiso Presupuestario.
• La Unidad Ejecutora deberá antes de realizar la solicitud de ejecución presupuestaria, verificar en el modulo de Inventario la existencia del bien o artículo en el almacén.
• El responsable de la elaboración de la Solicitud de Ejecución Presupuestaria, deberá ser asignado por el supervisor de la Unidad, en caso de exista la necesidad.
• Será responsable el jefe de la unidad de Presupuesto de la aprobación y contabilización de la Solicitud de la Ejecución Presupuestaria, en materia de comprometer o asignar los recursos.
• Para la adquisición de un bien, artículo o servicio se requiere que exista disponibilidad presupuestaria.
• Será responsable de reversar o anular el proceso de la SEP, el Coordinador del Cierre, designado por la máxima autoridad del ente.
• Todo reverso de los diferentes procesos, deben realizarse en los primeros 5 días del mes, esto aplica cuando el mes anterior ya ha sido cerrado sobre aquellos casos donde no se generaron los compromisos presupuestarios.
Creación de un Tipo de Solicitud Ejecución Presupuestaria Pasos a seguir:
1.- Hacer clic al icono del módulo CONFIGURACION 2.- Hacer clic en la carpeta de Configuración
3.- Hacer clic en la carpeta de Solicitud de Ejecución Presupuestaria 4.- Hacer Clic en la hoja de Tipos
5.-Código: Lo arroja el sistema automáticamente
6.-Denominación: El nombre del Tipo de SEP que se va a crear
7. -Tipos: Se selecciona Bienes según el caso
9. Hacer clic al icono del diskette para GUARDAR Pasos a seguir para la elaboración de una SEP
• UNIDAD SOLICITANTE 1er PASO:
1.- Ingresar al módulo de Solicitud de Ejecución Presupuestaria 2.- Hacer clic al icono de Proceso > Registro
3.- Fecha: Colocar la fecha en que se esta realizando la carga
4.- Se procede alRegistro en el cuadro de solicitud de Ejecución Presupuestaria
3.1- Estatus > Registro
3.2- Solicitud: Se genera automáticamente por el sistema 3.3- Tipos: se selecciona alguna de las opciones
a) Materiales, equipos, mobiliario- Precompromiso
4.- Unidad Ejecutora: Buscar en el icono de la La unidad que esta realizando la Solicitud
5.- Fuente de Financiamiento > Ingresos Propios o Ingresos Ordinarios, según el caso
6-Concepto: Se realiza una breve descripción de lo que se está solicitando
7.- Hacer clic al icono de Agregar Detalle Bienes
71- Buscar en el icono de la y seleccionar el Bien que se esta solicitando.
72 Colocar la Cantidad del producto que se esta solicitando
7.3 Determinar si es Detal o Mayor
7.4 Colocar el Precio unitario estimado, luego el sistema automáticamente te arroja el IVA
y el Total.
7.5 Hacer clic al icono del diskette para GUARDAR
UNIDAD DE PRESUPUESTO 2do PASO:
1.- Hacer clic al icono de Proceso >Aprobación
2.- Solicitud: Si se conoce el número de la solicitud se coloca manualmente, de no ser así buscar en el icono de la que se encuentra en la barra de herramientas.
3.- Automáticamente el sistema arroja la Solicitud de Ejecución Presupuestaria 4.- Tildar la SEP que será aprobada.
5.- Por último hacer clic al icono de engranaje > OK
3er PASO: (Este paso será realizado por el jefe de la Unidad de Presupuesto)
1.- Ingresar al módulo Integrador: Este módulo se encarga de contabilizar todo el registro
2.- Hacer clic al icono de la Solicitud de Ejecución Presupuestaria > Contabilizar 3.- En el cuadro de contabilización de Solicitud presupuestaria:
información en el cuadro, luego hacer clic al icono de chequeo y por último hacer clic al icono de engranaje
SOLICITUD DE UN SERVICIO • Unidad Solicitante: 1er PASO:
1.- Ingresar al módulo de Solicitud de Ejecución Presupuestaria 2.- Hacer clic al icono de Proceso > Registro
3.- Fecha: Colocar la fecha en que se esta realizando la carga
4.- Se procede alRegistro en el cuadro de solicitud de Ejecución Presupuestaria
3.1- Estatus > Registro
3.2- Solicitud: Se genera automáticamente por el sistema 3.3- Tipos: se selecciona alguna de las opciones
a) Servicio- Pre-compromiso
4.- Unidad Ejecutora: Buscar en el icono de la La unidad que esta realizando la Solicitud
5.- Fuente de Financiamiento > Ingresos Propios o Ingresos Ordinarios, según el caso
6.-Concepto: Se realiza una breve descripción de lo que se está solicitando
7.- Hacer clic al icono de Agregar Detalle Bienes
7.1- Buscar en el icono de la y seleccionar el Servicio que se esta solicitando.
7.2 Colocar la Cantidad del producto que se esta solicitando 7.3 Determinar si es Detal o Mayor
7.4 Colocar el Precio unitario estimado, luego el sistema automáticamente te arroja el IVA
y el Total.
7.5 Hacer clic al icono del diskette para GUARDAR
UNIDAD DE PRESUPUESTO 2do PASO:
1.- Hacer clic al icono de Proceso >Aprobación
2.- Solicitud: Si se conoce el número de la solicitud se coloca manualmente, de no ser así buscar en el icono de la que se encuentra en la barra de herramientas.
3.- Automáticamente el sistema arroja la Solicitud de Ejecución Presupuestaria 4.- Tildar la SEP que será aprobada.
5.- Por último hacer clic al icono de engranaje > OK 3er PASO:
1.- Ingresar al módulo Integrador: Este módulo se encarga de contabilizar todo el registro
2.- Hacer clic al icono de la Solicitud de Ejecución Presupuestaria > Contabilizar 3.- En el cuadro de contabilización de Solicitud presupuestaria:
3.1 Buscar en el icono de la de herramienta y automáticamente genera la información en el cuadro, luego hacer clic al icono de chequeo y por último hacer clic al icono de engranaje
PRESUPUESTARIA
Reversar: Será reversado el proceso de Solicitud de ejecución Presupuestaria los casos donde se disponga realizar alguna modificación o agregar algún detalle, Tendrá la responsabilidad de realizar este paso el jefe de la unidad de presupuesto.
Pasos a seguir 1er PASO
1. Ingresar al módulo Integrador
2. Hacer clic al icono de sistema> Solicitud de ejecución Presupuestaria > Reversar
3. Buscar en el icono de la que se encuentra en la barra de herramientas 4. Tildar la información que deseamos reversar
5. Por último hacer clic al icono de engranaje > OK PARA GENERAR REPORTE
1.- Hacer clic al icono de Solicitud de Ejecución presupuestaria 2.- Hacer clic al icono Reporte > Ejecución Presupuestaria
3.- En el cuadro de Reporte de Solicitud de Ejecución Presupuestaria
3.1- Solicitudes
3.1.1- Desde: Buscar en la la unidad Ejecutora
3.1.2- Hasta: Buscar en la la unidad Ejecutora hasta donde se desea generar el reporte.
3.2- Seleccionarsi es un Proveedor o Beneficiario; o si se desea un reporte de todos
3.3- Se puede buscar también Por la Fecha del registro, Por Unidad Ejecutora 3.4- Se puede filtrar la información por medio del Estatus de la SEP
4.- Hacer clic al icono de la Impresora para generar el reporte
