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Manual de procedimiento de adquisiciones
MUNICIPALIDAD DE NATALES
3 INDICE
IIi iiiiiiIntroducción... ... 4
1.Definiciones ... ... 5
2.Normativa que regula el proceso de compra ... ... 7
3.Organización del abastecimiento en la Institución ... ... 8
3.1 Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento 3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento 3.3 El Proceso del abastecimiento en la Institución: Condiciones Básicas 4.Procedimiento planificación de compras ... ... 14
5.Proceso de Compra ... ... 15
5.1 Proceso de compra para bienes y servicios de baja complejidad 5.1.1 Compra a través de ChileCompra Express ... ... 15
5.1.2 Compra a través de convenios de suministro vigentes de la Institución………..17
5.1.3 Compra menor a 10 UTM………18
5.1.4 Compra a través de Trato o Contratación Directa menor 100 UTM ...19
5.2 Procesos de compra para bienes y servicios de alta complejidad ... ... 21
5.2.1 Compra por Licitación Pública ... ... 21
5.2.2 Compra por Licitación Privada ... ... 23
5.2.3 Formulación de bases ... ... 23
6.Evaluación de las ofertas ... ………25
6.1 Criterios de evaluación ... ... 25
6.2 Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad ... ... 26
6.3 Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad ... ... 26
7.Cierre de Procesos ... ... 27
7.1 Fundamentación de la decisión de compra ... ... 27
7.2 Comunicados de resultados ... ... 27
7.3 Resolución de inquietudes ... ... 27
8.Recepción de bienes y servicios ... ... 28
9.Procedimiento de pago ... ... 29
9.1 Respaldar el pago con el Informe de Recepción Conforme ... ... 29
9.2.Boletas de Garantias……….29 10.Política de inventario ... ... 30 10.1 Objetivos específicos: ... 30 10.2 Alcance ... ... 30 10.3 Proceso de inventario ... ... 30 10.3.1 Preparación de inventario ... ... 30 10.3.2 Bodega de materiales ... ... 31 10.3.3 Reposición de stock ... ... 31
11.Gestión de contratos y de proveedores ... ... 32
12. Manejo de incidentes ... ... 34
12.1 Incidentes internos ... ... 34
12.2 Incidentes externos ... ... 34
12.3Comité de ética ... ... 35
13. Organigrama de la Institución y de las áreas que intervienen en los procesosde compra ... 36
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Introducción
Con fecha 30 de Mayo del 2011 entra en vigencia este Manual de procedimiento de adquisiciones, que se dicta en cumplimiento de lo establecido en Decreto N' 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.
Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la institución, es decir a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley 19.886.
El objetivo de este manual es definir la forma en común que esta institución realiza los procesos de compra y contratación para el abastecimiento de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación y comunicación, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento.
Este manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de la Ilustre Municipalidad de Natales.
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1. Definiciones
Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación:
• Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y
consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica.
• Boleta de Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como
función respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la contratación sea superior a UTM 1000 será siempre exigible.
• Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o
servicios, y que está asociado a una orden de compra.
• Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar
mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución.
• Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina el
compromiso entre la unidad de adquisiciones y proveedor, tiene como función respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo establezcan los procedimientos.
• Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter referencial,
que la institución planifica comprar o contratar durante un año calendario. Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en
el Plan anual de compras elaborado por cada Entidad Licitante. 1
• Portal ChileCompra: (www.chilecompra.cl), Sistema de Información de Compras y
Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y
Contratación Pública2, utilizado por las ÁREAS O UNIDADES DE COMPRA para realizar los
procesos de Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o Servicios.
• Fragmentación: La Municipalidad de Natales no podrá fragmentar sus contrataciones con el
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• Monto de la contratación: Cada Dirección, Departamento o Unidad solicitante de la
Municipalidad será responsable de estimar el posible monto de las contrataciones, para los efectos de determinar el procedimiento de contratación que corresponda. En situaciones en donde no sea posible estimar el monto efectivo de la contratación, la Municipalidad deberá efectuar dicha contratación a través de una Licitación Pública.
• Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio que el
Usuario Requirente solicita al Área o Unidad de Compra del Organismo.
• Resolución: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se contiene una
declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública.
• Plan anual de compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter referencial,
que la Institución planifica comprar o contratar durante un año calendario. Los bienes y/o servicios para este plan como la oportunidad en sus procesos de compra se deben elaborar por cada Dirección, Departamento o Unidad responsable de ellas.-
• Procesos de Compras: Corresponde al Proceso de Compras y Contrataciones de Bienes y/o
servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras y en el Reglamento, incluyendo los Convenios Marcos, Licitación Pública, Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa.
• Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrán los
siguientes significados: • A G • ADQ • CM : Administración General. : Adquisición. : Convenio Marco.
• ChileCompra : Dirección de Compras y Contratación Pública.
• LP • LE • OC • S P • TDR • UC : Licitación Pública. : Licitación Privada : Orden de Compra : Servicio Público. : Términos de Referencia. : Unidad de Compra.
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2. Normativa que regula el proceso de compra
• Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios,
en adelante "Ley de Compras" y sus modificaciones.
• Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley
N°19.886, en adelante "el Reglamento", y sus modificaciones.
• DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley
18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.
• Ley N° 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de
los Organos de la Administración del Estado.
• Resolución N'520, de 1996, de la Contraloría General de la República, que fija el texto
refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.
• Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.
• Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas,
sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.
• Ley de Probidad N° 16.653.
• Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma N°
19.799.
• Políticas y condiciones de uso del Sistema ChileCompra, instrucción que la Dirección
de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal ChileCompra.
• Directivas de ChileCompra.
D e c r e t o A l c a l d i c i o N ° 1 2 6 7 d e l 2 J u n i o d e l 2 0 1 1 s o b r e U n i d a d e s Compradoras de Chile Compra.-
Decreto Alcal dicio N° 12 68 de fec ha 2 d e Junio del 2011 so bre administración de cuentas municipales en Chilecompra.-
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3. Organización del abastecimiento en la Institución
3.1 Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento
Las personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento de la institución son:
• Administrador Municipal: Responsable de generar condiciones para que las áreas de la
organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas.
Así también es responsable de la elaboración, publicación y control del cumplimiento del presente manual.
• Administrador/a del Sistema ChileCompra: Nombrado por la Autoridad de la Institución,
corresponde a un perfil del sistema www.chilecompra.cl, el cual es responsable de: 3
• Crear, modificar y desactivar usuarios
• Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores
• Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra
• Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.
• Administrador/a Suplente del Sistema ChileCompra: Es responsable de administrar el Sistema
ChileCompra en ausencia del/a Administrador/a ChileCompra, es nombrado por la Autoridad de la Institución.
• Usuario Requirente: Todos los funcionarios de la institución con facultades específicas
para, a través de www.chilecompra.cl o de documentos internos, generar requerimientos de
compra.
Los Usuarios requirentes deben enviar al Departamento de Abastecimiento, a través d e
w w w . c h i l e c o m p r a . c l o d e l o s p r o c e s o s a d m i n i s t r a t i v o s i n t e r n o s , l o s requerimientos generados.
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• El Administrador Municipal encargado de coordinar la Gestión de Abastecimiento de la institución y gestionar los requerimientos de compra que generen los Usuarios Requirentes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada.
• Sección de Bodega: Sección dependiente de la Unidad de Adquisiciones y maestranza municipal,
encargadas del almacenamiento, registro y control de los stocks de artículos, materiales e insumos, que se requiere para el normal funcionamiento de la Institución.
• Operadores/as de compras: Funcionarios de la unidad de adquisiciones y secplan
encargados de completar en www.chilecompra.cl la información faltante en cada uno de los
requerimientos generados por los Usuarios Requirentes o bien, ingresar en www.chilecompra.cl los
mencionados requerimientos cuando son entregados a través de documentos internos.
• Supervisores/as de Compras: Funcionarios de la unidad de adquisiciones y secplan
encargados revisar y de validar los requerimientos de compra para posteriormente publicarlos
en www.chilecompra.cl.
Además, una vez cerrados los procesos y recibidas las ofertas a través de
www.chilecompra.cl, el Supervisor de Compras debe realizar el proceso de adjudicación,
en virtud de los criterios de evaluación definidos o respecto de la recomendación de adjudicación de la unidad solicitante.
• Unidad de Compra: Unidad de adquisiciones y secplan, a la que pertenecen los
operadores y supervisores de compra. Le corresponde realizar todo o parte de los procesos de adquisiciones, ajustadas a la normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a todas las dependencias, para el normal funcionamiento de la Institución. Esta unidad elabora o colabora en la preparación de bases, términos de referencia, solicitud de cotizaciones, etc., necesarias para generar la compra de un Bien y/o Servicio.
• Otras Unidades Relacionadas al proceso de Compra: Presupuesto, Contabilidad, Tesorería,
Asesoría Jurídica, Áreas Técnicas, Control interno, todas partícipes conforme a su función siendo en general, la de asignación y/o autorización de Marcos Presupuestarios, de registro de los hechos económicos, y de materialización de los pagos, respectivamente. Estas Unidades, que se mencionan en función de su rol, apoyan la gestión de abastecimiento de la institución.
• Comisión de Evaluación: Grupo de personas internas o externas a la organización convocadas
para integrar un equipo multidisciplinario que se reúne para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitación, superior a 1000 UTM.
Su creación será necesaria siempre que se realice una licitación, sea ésta pública o privada, y estará, por lo general, consignada en las respectivas Bases de Licitación.
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• Jefe/a Departamento de Finanzas: Responsable de efectuar el compromiso presupuestario de
las Órdenes de Compra, contratos y otros pagos relacionados con los procesos de compras.
• Abogado, Asesor Jurídico: Responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y
contratos administrativos de la institución, de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras, prestar asesoría a los encargados de cada Unidad de Compra en materias jurídicas y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administración.
3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento
Se entiende como competencias los conocimientos, técnicas y habilidades con que deben contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Institución.
Dichas competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Dirección de Compras y Contratación PúblicaChileCompra.
3.3 El Proceso del abastecimiento en la Institución: Condiciones Básicas
El Usuario Requirente enviará a la unidad de adquisiciones la solicitud de pedido con el V° B° de su jefe de departamento, o correo de Correo Electrónico, considerando un plazo mínimo de anticipación a la entrega del requerimiento según los siguientes parámetros:
- Para contrataciones menores a 100 UTM: [5 días de anticipación]
- Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM: [10 días de anticipación] - Para contrataciones mayores a 1000 UTM: [15 días de anticipación]
Respecto del monto asociado a la adquisición de un producto, éste se calculará conforme al valor total de los productos requeridos, y para la contratación de un servicio, por el valor total de los servicios por el período requerido.
La solicitud de pedido enviado contendrá al menos:
• Individualización del producto o servicio a contratar.
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Monto total estimado para la contratación.
• Fecha en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere.
• Criterios, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten.
Esta solicitud de pedido se encuentra disponible en cada uno de los correos electrónicos de cada uno de los funcionarios.
Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice la Institución, deberá realizarse a través
de www.chilecompra.cl. Este será el medio oficial para la publicidad de los llamados a licitaciones o
trato directo. De la misma forma se deben utilizar solamente los formularios definidos por ChileCompra para la elaboración de Bases y Términos de referencia, los que se encuentran disponibles
en www.chilecompra.cl. Las excepciones a este proceder se encuentran claramente reguladas en el
Art. 62 del Reglamento de la Ley 19.886.
"Artículo 620. Licitaciones en soporte papel:
Las Entidades podrán efectuar los Procesos de Compras y la recepción total o parcial de ofertas fuera del Sistema de Información, en las siguientes circunstancias:
1. Cuando existan antecedentes que permitan presumir que los posibles proveedores no
cuentan con los medios tecnológicos para utilizar los sistemas electrónicos o digitales establecidos de acuerdo al Reglamento, todo lo cual deberá ser justificado por la Entidad Licitante en la misma resolución que aprueba el llamado a licitación.
2. Cuando haya indisponibilidad técnica del Sistema de Información, circunstancia que
deberá ser ratificada por la Dirección.
3. Cuando en razón de caso fortuito o fuerza mayor no es posible efectuar los Procesos de Compras
a través del Sistema de Información.
4. Cuando no exista de manera alguna conectividad en la comuna correspondiente
a la Entidad Licitante para acceder u operar a través del Sistema de Información.
5. Tratándose de contrataciones relativas a materias calificadas por disposición legal o por
decreto supremo como de naturaleza secreta, reservada o confidencial.
En el caso de las garantías, planos, antecedentes legales, muestras y demás antecedentes que no estén disponibles en formato digital o electrónico, podrán enviarse a la Entidad Licitante de manera física, de acuerdo a lo que establezcan en cada caso las Bases".
Con este requerimiento, el Operador de Compra procederá a ejecutar el procedimiento de contratación correspondiente, en función de los siguientes criterios:
a . Co m p ra s y Co n tra ta c i o n e s i n fe ri o re s a UTM 3 (i m p u e s to s i n c l u i d o s ).
En estos casos, el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, resolverá, de acuerdo a las siguientes reglas:
• R e q u e r i m i e n t o p r e v i o , p o r e s c r i t o , d e l a U n i d a d R e q u i r e n t e , e n e l f o r m u l a r i o
correspondiente.
• L a Un id a d Req ui ren te d el bi en o se rv ic io a ad qu i ri r d eb e rá fu n da me nta r
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explicitado en la respectiva resolución de compra.
b . Co mp ras y Co ntratac io ne s su pe rio res a UTM 3 e i nfe ri o re s a UTM 1 0 (i mp u es tos incluidos).
Compra directa mediante Decreto Alcaldicio. La Unidad requirente deberá enviar a la Unidad de adquisiciones 3 cotizaciones, en la respectiva Nota de Pedido deberá indicar cúal de las tres cotizaciones se debe comprar y las razones para ello
Observaciones: (Para las letras a y b del punto 3.3.)
• Queda expresamente prohibido que el procedimiento de compras menores a 10 UTM se
utilice para fraccionar gastos. La fragmentación de compras, será de exclusiva responsabilidad del Director, Jefe de la Unidad Requirente.
• Las Unidades requirentes, no podrán retirar productos que:
No se encuentren detallados en la Orden de Compra Sean distintos a los autorizados
Sean en una cantidad distinta a la autorizada.
c. Compras y Contrataciones superiores a UTM 10 e inferiores a UTM 100
El Administrador Municipal resolverá y ejecutará estas compras y contrataciones. En caso de ausencia de éste, por el Sr. Alcalde.
En estas contrataciones se procederá de acuerdo a las siguientes reglas:
• Reque rimiento previ o por escrito de la Dirección o Departamen to que lo formula, e l
q u e d e b e r á s e r a u t o r i z a d o p o r e l A l c a l d e , e n f u n c i ó n d e l a fundamentación de su adquisición y de la disponibilidad presupuestaria.
• L a u n i d a d R e q u i r e n t e d e b e r á r e d a c t a r l o s c o n t e n i d o s b á s i c o s d e t é r m i n o s d e
referencia, o bases de licitación, según sea el caso, en las que se establezcan los aspectos administra tivo s más fundamentales, tales como: definición técnica del bien o s e rv ic io , fo rm a de p ag o , pl azo d e en tre ga , g aran tía d e fa b ric ac ió n y to das l as características necesarias para individualizar el bien o servicio y las condiciones de p r e s t a c i ó n .
• Se deberán publicar los llamados a licitación o cotizaciones a través del Sistema de
Información www.chilecompra.cl , salvo los casos de indisponibilidad señalados en el
Reglamento de la Ley N' 19.8864.
• Las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y
to d o s l o s d e m á s ac to s a d m i n i s tra ti v o s q u e s e re a l i c e n d u ra n te l o s p ro c e s o s d e c o n t r a t a c i ó n s e r á n s u s c r i t o s p o r e l d i r e c t o r d e l a u n i d a d r e q u i r e n t e , J e f e d e Administración y Finanzas, Administrador Municipal y Control.-
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• Los cuadros comparativos que se elaboren sobre la base de la información recibida a
través del Sistema, deben ser completos y fundamentados y atenderán a todos los criterios de evaluación definidos. Además, deberán ser suscritos por la unidad solicitante.-
La resolución de adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación d e s i e r to , d e b e r á s e r s u s c r i t a p o r e l J e fe d e l D e p a r ta m e n to re q u i re n t e , C o n tr o l , Administración y Finanzas y el Administrador Municipal .-
• En ella se establecerá de manera clara y precisa el fundamento de la decisión que se
adopta, debien do con ta r con la revisión del Departamen to Ju rídico. Asimismo, los contratos que se celebren serán suscritos por el Alcalde.-
d. Compras y Contrataciones Superiores a UTM 100 (impuestos incluidos). Resuelve el Alcalde de acuerdo a las siguientes reglas:
• S e s e g u i r á n l a s m i s m a s r e g l a s e s t a b l e c i d a s p r e c e d e n t e m e n t e . A s i m i s m o , l a s
resoluciones q ue aprue ben las bases respectiv as, que las mo difiquen o aclaren, y to d o s l o s d e m á s ac to s a d m i n i s tra ti v o s q u e s e re a l i c e n d u ra n te l o s p ro c e s o s d e contratación será suscrito por el Alcalde.
• La Resolución de Adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación
d e s i e r t o , s e r á s u s c r i t a d i r e c t a m e n t e p o r e l J e f e D e p a r t a m e n t o r e q u i r e n t e , Administración y Finanzas, Control y Administrador Municipal
Una vez ejecutado el proceso de contratación seleccionado, los productos o servicios re q u e ri d o s s o n e n tre g a d o s , s e g ú n l a s c o n dic i o n e s e s ta b l e c i da s e n e l fo rm u l a ri o d e r e q u e ri m i e n to u n i d a d r e q u i re n te , q u i e n d e b e rá e v a l u a r s u c o n f o r m i d a d c o n l o s
productos o servicios recibidos, a través de www.chilecompra.cl , de los formularios que
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4 . P r o c e d i m i e n t o p l a n i f i c a c i ó n d e c o m p r a s
E n e s t e í t e m s o l a m e n t e s e i n g r e s a n l a s c o m p r a s m a y o r e s a 1 0 0 0 U T M q u e d e b e contener los procesos de compra de bienes y/o servicios que se realizarán a través del s i s t e m a w w w . c h i l e c o m p r a . c l , d u r a n t e e l a ñ o s i g u i e n t e , c o n i n d i c a c i ó n d e l a e s p e c i f i c a c i ó n a n i v e l d e a r t í c u l o , p r o d u c t o o s e r v i c i o , c a n t i d a d , p e r i o d o y v a l o r estimado.
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5. Proceso de Compra
5.1 Proceso de compra para bienes y servicios de baja complejidad
P a r a l a c o n t r a t a c i ó n d e b i e n e s y s e r v i c i o s d e b a j a c o m p l e j i d a d , c u y a d e f i n i c i ó n n o r e q u i e ra d e c o m p e te n c i a s té c n i c a s m a y o re s , y c u y o m o n t o i n v o l u c r a d o n o s u p e re l a s UTM 100, la institución puede utilizar el catálogo ChileCompra Express.
Los pasajes aéreos se adquirirán por medio del catálogo de ChileCompra Express. Para ello el Alcalde o Administrador Municipal enviará vía E-mail al Jefe de Finanzas los requerimientos de pasajes, indicando los nombres, fechas, lugares y actividades a realizar. El Jefe de finanzas ordenará a un operador de la unidad de Adquisiciones la tramitación de la compra de los pasajes.-
En c as o qu e l a Mu ni ci pa li d ad n o op te p o r a d qu i ri r lo s pro duc tos o serv ici os re qu erid os en el catálogo ChileCompra Express, el Supervisor de Compras verificará si la institución c u e n ta c o n c o n v e n i o s d e s u m i n i s tro v i g e n te s p a ra l a a d q u i s i c i ó n d e l o s p ro d u c to s o s e rv i c i o s re q u e ri d o s . D e e x i s ti r c o n v e n i o s d e s u m i n i s t ro v i g e n t e s , e l Su p e rv i s o r d e Compras enviará la respectiva OC preparada por el Operador de Compras.
En caso de no contar con convenios de suministro vigentes, el Supervisor de Compras evaluará la pertinencia de generar un nuevo convenio, considerando la periodicidad con que se requieren los productos o servicios respectivos, la posibilidad de agregar compras y de obtener descuentos por volumen.
En caso de dete rminar que se genera rá un nue vo convenio de suministro, la adquisició n s e c o n s i d e ra rá c o m o un a c o m p ra c o m p l ej a y s e a p l i c a rá e l p ro c e d im i e n to d e fi n i d o a l e fec to en e l p re se n te ma n ua l. En c as o c on tra rio , aj us tá nd os e a l o i nd ic ad o en el a rt. 8 de la ley de Compras y 10 del reglamento de la mencionada ley, se procederá a realizar una contratación a través de Trato Directo, previa Resolución Fundada que autorice la procedencia de éste.
5.1.1 Compras en general, deberán contar con las siguientes etapas: P a s o 1 : C o m p l e t a r f o r m u l a r i o d e r e q u e ri m i e n t o d i s p o n i b l e
Todo depa rtamen to o un idad que requie ra un pro ducto o se rvicio no inclu ido en el plan anual de com pras, debe completar solici tud de p edido.
P a s o 2 : A u t o ri z a c i ó n d e l R e q u e r i m i e n t o
El j efe de De pa rta me nto d e la u ni da d en q ue e ma n a e l re q ue ri mi en to, e n ca so d e e sta r d e a c u e r d o c o n l o s o l i c i t a d o , f i r m a l a s o l i c i t u d d e p e d i d o y l o d e r i v a a l Departamento de Finanzas para el ítem al Jefe de Finanzas y Alcalde. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado, devuelve el Formulario de Requerimiento al remitente, con sus observaciones.
16 Pa s o 3 : Em i s i ó n o rd e n d e c o m p ra U n a v e z r e v i s a d o l a s o l i c i t u d d e p e d i d o y c o n t o d o s s u s V ° B ° s e g e n e r a l a o r d e n d e c o m p r a r e s p e c t i v a .- 5 C o n t o d o , e n e s t e c a s o , l u e g o d e h a b e r i n f o r m a d o a C h i l e C o m p r a , e l o p e r a d o r d e c o m p r a p o d r á r e c u r r i r l a l i c i t a c i ó n p ú b l i c a o e n s u d e f e c t o a a l g u n o d e l o s procedimientos de excepción que la ley de compras establece.
P a s o 4 : Fi rm a d e d o c u m e n t o c o m p r o m i s o p re s u p u e s t a r i o p o r e n c a r g a d o S i e l c o m p r o m i s o p r e s u p u e s t a ri o s e re a l i z ó , e l e n c a rg a d o d e c o m p r o m i s o f i r m a l a d o c u m e n ta c i ó n y l e re gi s tra e l N ° ID c o rre s po n d i e n te , a s í c o m o l a ra ti fi c a c i ó n d e l a cuenta presupuestaria. P a s o 5 : F i rm a d e d o c u m e n t o c o m p r o m i s o p r e s u p u e s t a ri o p o r a u t o r i d a d P o s t e r i o r m e n t e , e s t e d o c u m e n t o d e b e s e r r e v i s a d o y f i r m a d o p o r l a a u t o r i d a d c o m p e te n t e . E n c a s o d e q u e e x i s ta n o b s e rv a c i o n e s a n te s d e l a fi r m a , l a a u t o r i d a d c o m p e te n t e d e v u e l v e a l o p e r a d o r d e c o m p r a e l d o c u m e n to . De l o c o n tr a r i o s o l i c i ta e l Visto Bueno (V° B°) de l j efe de d epartamento do nde emana el req uerimie nto.
P a s o 6 : Envío O C a l proveedor
Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B°, el Supervisor de compra envía la Orden de compra al proveedor.
Pa s o 7 : Ac e p ta c i ó n O C p o r e l p ro v e e d o r y d e s p a c h o d e b i e n e s y /o s e rvi c i o s El proveedor acepta la orden de compra y la envía los bienes o servicios. P a s o 8 : In fo rm a r r e c e p c i ó n c o n fo rm e p a r a p a g o
Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita a su jefe de departamento el V° B° de la Factura o Boleta según corresponda d e Re c e p c i ó n c o n fo rm e , q u e fu n d a e l p a g o . Lo envía al Departamento de finanzas para el pago y la evaluación de proveedores se la e n v ía al Sup e rv i s o r d e Co m p ra s d e l a Un i d a d d e Co m p ra s p a ra s u re g i s tro , c o n tro l y gestión.
P a s o 09: Clasificación a P r o v e e d o r ( e s ) Adjudicados
E l u s u a r i o r e q u i r e n t e c a l i f i c a e n w w w . c h i l e c o m p r a . c l a l p r o v e e d o r , a t r a v é s d e
funcionalidad correspondiente.6
E n c a s o q u e l a U n i d a d r e q u i r e n t e n o c u e n t e c o n e l p e r f i l p a r a a c c e d e r a
www.c hil ec om p ra .c l y co ns tata r e l e s ta do de l p roc es o o rea li za r acc io n es di re c tam e nte, la unidad compradora respectiva le enviará reportes periódicos que den cuenta de los a v a n c e s e n e l p r o c e s o y e l f o r m u l a r i o p a r a q u e l a U n i d a d r e q u i r e n t e r e a l i c e l a calificación del provee d or.
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5.1.2 Compra a través d e convenios de suministro vigentes de la Institu ción
P a s o 1 : C o m p l e t a r f o r m u l a r i o r e q u e r i m i e n t o
To do de pa rta me n to o un i da d q ue re qu ie ra u n p rod uc to o s ervi ci o no in cl ui do en el pl an a n u a l d e c o m p r a s , p e r o c o n t e n i d o e n u n c o n v e n i o d e s u m i n i s t r o v i g e n t e e n l a institución, debe compl e tar la sol icitud d e pedid o.
P a s o 2 : Au to ri z a r re q u e ri m i e n to
El jefe de Departamento de la unidad que emana el requerimiento, en caso de estar de a c u e r d o c o n l o s o l i c i t a d o , f i r m a l a s o l i c i t u d d e p e d i d o y l o d e r i v a a l a u n i d a d d e a d q u i s i c i o n e s . En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Formulario de Requerimiento al remitente, con sus observaciones, indicando a que proveedor comprara.
P a s o 3 : R e v i s i ó n y a p ro b a c i ó n r e q u e r i m i e n t o
El De p a rta m e n to d e Ad m i n i s tra c i ó n y Fi n a n z a s re v i s a e l Fo rm u l a ri o de Re q u e ri m i e n to , p a ra ve rific ar qu e no ten g a e rro res ni l e fa lten d a to s y pa ra sa nc io na r l a dis po ni bi li da d inicial de presupuesto.
Pa s o 4 : As i g n a c i ó n d e l o p e ra d o r re s p o n s a b l e y s e l e c c i ó n d e l p ro v e e d o r
En caso d e que el pro du cto o servicio requ erido se encuentre dispon ible en un conven io de suministro vigente , el Jefe del Depa rtamen to de Administración y Fina nzas asigna el
r e q u e r i m i e n t o a u n o p e r a d o r d e c o m p r a , p a r a q u e g e n e r e e l r e s p e c t i v o p r o c e s o d e ~
compra a través w w w . c h i l e c o m p r a . c l .
Paso 5: Emisión OC
El operador de Compra genera la Orden de Compra a través de w w w . c h i l e c o m p r a . c l
P a s o 6 : Envío d e O C a l proveedor
Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B°, el Supervisor de compra envía la Orden de compra al proveedor.
Pa s o 7 : Ac e p ta c i ó n d e O C p o r e l p ro v e e d o r
El proveedor acepta la orden de compra y la envía los bienes o servicios. Pa s o 8 : In fo rm e Re c e p c i ó n c o n fo rm e d e p a g o
Un a v e z q u e l a Un i d a d De m a n d a n te re c i b e l o s b i e n e s o s e rv i c i o s so l i c i ta d o s , s i e s tá c o n f o r m e c o n l o s b i e n e s o s e r v i c i o s a d q u i r i d o s s e p r o c e d e p o r p a r t e d e l U s u a r i o R e q u i re n t e a l a e m i s i ó n d e l d o c u m e n t o a d m i n i s t ra ti v o q u e s i rv e p a r a p e rm i ti r e l p a g o y
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l o e nv ía a l De pa rta me nto d e Adm in is trac ió n y Fin an za s pa ra pa g o y l a ev al ua ci ón d e p ro v e e d o re s s e l a e n v ía a l Su p e rv i s o r d e Co m p ra s d e l a Un i d a d d e Co m p ra s p a ra s u registro, control y gestión.
P a s o 9 : Calificación Proveedor
5.1.3compra a través de trato directo meno r a 1 0 UTM P a s o 1 : C o m p l e t a r f o r m u l a r i o r e q u e r i m i e n t o
To do de pa rta me n to o un i da d q ue re qu ie ra u n p rod uc to o s ervi ci o no in cl ui do en el pl an a n u a l d e c o m p r a s , debe completa r la solici tud de pe dido y adj untar 3 cotizaci ones iguales para la comp ra d irecta.
Estas Unidades deben tener p resente las Observaciones de las letras a y b del pu nto 3 .3.
P a s o 2 : Au to ri z a r re q u e ri m i e n to
El jefe de Departamento de la unidad que emana el requerimiento, en caso de estar de a c u e r d o c o n l o s o l i c i t a d o , f i r m a l a s o l i c i t u d d e p e d i d o y l o d e r i v a a l a u n i d a d d e a d q u i s i c i o n e s . En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Formulario de Requerimiento al remitente, con sus observaciones, indicando a que proveedor comprara.
P a s o 3 : R e v i s i ó n y a p ro b a c i ó n r e q u e r i m i e n t o
El De p a rta m e n to d e Ad m i n i s tra c i ó n y Fi n a n z a s re v i s a e l Fo rm u l a ri o de Re q u e ri m i e n to , p a ra ve rific ar qu e no ten g a e rro res ni l e fa lten d a to s y pa ra sa nc io na r l a dis po ni bi li da d inicial de presupuesto.
Pa s o 4 : As i g n a c i ó n d e l o p e ra d o r re s p o n s a b l e y s e l e c c i ó n d e l p ro v e e d o r
La unidad de ad quisicio nes es la responsabl e de genera r un decreto alcaldicio para la compra directa de dich o producto o se rvicio, s egún lo solici tado en la solicitud, el Jefe
del Depa rtamento de Administra ción y Finanza s asigna el
r e q u e r i m i e n t o a u n o p e r a d o r d e c o m p r a , p a r a q u e g e n e r e e l r e s p e c t i v o p r o c e s o d e ~
compra a través w w w . c h i l e c o m p r a . c l .
Paso 5: Emisión OC
El operador de Compra genera la Orden de Compra a través de w w w . c h i l e c o m p r a . c l
P a s o 6 : Envío d e O C a l proveedor
Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B°, el Supervisor de compra envía la Orden de compra al proveedor.
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El proveedor acepta la orden de compra y la envía los bienes o servicios.
Pa s o 8 : In fo rm e Re c e p c i ó n c o n fo rm e d e p a g o
Un a v e z q u e l a Un i d a d De m a n d a n te re c i b e l o s b i e n e s o s e rv ic i o s s ol i ci ta d o s , d a V° B° d e l a fa c tu ra p a ra s u p a g o .
5.1.4 Compra a través d e Trato o Contratación Directa meno r 100 UTM
P a s o 1 : C o m p l e t a r F o rm u l a r i o r e q u e ri m i e n t o
To do de pa rta me n to o un i da d q ue re qu ie ra u n p rod uc to o s ervi ci o no in cl ui do en el pl an a n u a l d e c om p ra s , n i a tra v é s d e u n Co n v e n i o d e Su m i n i s tro v i g e n te e n l a i n s ti tu c i ó n , debe completar la solicitud de ped ido.
P a s o 2 : Fi r m a F o rm u l a ri o R e q u e r i m i e n t o
El jefe de Departamento de la unidad que emana el requerimiento, en caso de estar de a c u e r d o c o n l o s o l i c i t a d o f i r m a e l F o r m u l a r i o d e R e q u e r i m i e n t o y l o d e r i v a a l a u n i d a d d e a d q u i s i c i o n e s . En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Formulario de Requerimiento al remitente, con sus observaciones.
Pa s o 3 : As i g n a c i ó n y Ap ro b a c i ó n Re q u e ri m i e n to
El Departamento Administración y Finanzas revisa el Formulario de Requerimiento, para verificar que no tenga e rrores ni le fal ten datos y para sancionar la dis ponibilidad inicial de presupuesto.
Paso 4: Se asigna Operador Responsable
El Departamento de Administración y Finanzas asigna el requerimiento a un operador de c o m p r a p a r a q u e c o m p l e t e e l f o r m u l a r i o d e T é r m i n o s d e R e f e r e n c i a e n
www.chilecompra.cl1 0 y lo publique, con apoyo de la unidad requirente.
L a U n i d a d R e q u i r e n te d e b e r á p r o p o n e r l o s T é rm i n o s d e R e f e r e n c i a , c o n s i d e ra n d o a l menos los siguientes parámetros:
• La descripción y re quisitos mínimos de los pro du ctos/servicios requeri do s.
• O b j e t o o m o t i v o d e l c o n t r a t o o c o m p r a
• R e q u i s i t o s q u e d e b e n c u m p l i r l o s o fe re n t e s
• C r i t e r i o s d e e v a l u a c i ó n
• En tre g a y Ap e rtu ra d e l a s o fe rta s ; (M o d a l i d a d e s )
• Fo rm a s y M o d a l i d a d d e Pa g o
• Indicación del Precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que prestarán.
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• N o m b r e y M e d i o d e l Co n ta c to e n l a In s ti tu c i ó n
• G a ra ntías q ue s e ex ig i rá n , si fu ere n ec es ario
• Eta pa s de preg u ntas y re sp u es ta s cu an do el tiem po lo p e rm ite
• Pro g ram a o p roy ec to y su p res u pu es to re sp ec ti vo .
Paso 5: Elabo rar Cua dro Compa rativo
Con las ofertas presentadas en el sistema de información y una vez cumplidos los plazos d e p ub lic ac ió n se ña la do s en e l pu n to a nte ri o r, e l e nc arga d o de l a pu b lic ac ió n de b erá elaborar el cuadro comparativo correspondiente al proceso.
Paso 6: Evaluación
L a c o m i s i ó n e v a l u a d o ra o , e n c a s o d e n o e x i s ti r l a m e n c i o n a d a c o m i s i ó n , l a u n i d a d r e q u i re n te s e r á l a q u e d e t e rm i n e q u i é n e s e l ( o l o s ) a dj u d i c a d o ( s ) , c o n s i d e ra n d o l o s criterios de evaluación definidos para el proceso.
Paso 7: Creación Resolu ción Adjudic ación
L a u n i d a d d e a d q ui s i c io n e s g e n e ra l a Re s o l uc i ó n q u e a p ru e b a l a co m p ra e n l a q u e, a d e m á s , e s ta b l e c e l a p ro c e d e n c i a d e l a c o n tr a ta c i ó n d i re c ta e n fu n c i ó n d e l monto del proceso. Esta debe estar visada por el Jefe Departamento solicitante, Jefe Finanzas, Control y Administrador Municipal. E s t a r e s o l u c i ó n d e b e e s t a r b a s a d a e n l o s c r i t e r i o s d e evaluación que se definieron por parte de la Unidad Requirente.
P a s o 8 : A p r o b a c i ó n Re s o l u c i ó n d e Adj u d i c a c i ó n y p u b l i c a c i ó n e n w w w. c h i l e c o m p r a .c l
La Resoluci ón que apru eba la compra con los V°B° y firmas corres pond ientes es envia da a l a U n i d a d d e a d q u i s i c i o n e s , q u i e n i n g r e s a y p u b l i c a d e l a d e c i s i ó n d e c o n t r a t a c i ó n
e n www.chilecompra.cl. 11
P a s o 9 : Emisión O C a l proveedor
Una vez que el jefe de departamento entrega su V°B°, el Supervisor de compra envía la Orden de Compra al proveedor.
P a s o 1 0 : Informe Recepción
Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al U s u a r i o R e q u i r e n te e l V ° B° d e l a f a c t u r a re c e p c i ó n c o n fo rm e , q u e fu n d a e l p a g o y lo envía a Finanzas pa ra p ago.
5.2 Procesos de compra para bienes y servicios de alta complejidad
Pa ra l a c on tra ta ci ón de b i en es y se rv ic ios d e a l ta com pl ej id a d, cuy a d e fi ni ci ón re q ui era de competencias técnic as mayores, y cuyo monto involucrado exceda las UTM 100, la institución utilizará el catálogo ChileCompra Express.
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En caso de que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en los c o n v e n i o s d e s u m i n i s t r o v i g e n t e s p a r a l a a d q u i s i c i ó n d e l o s p r o d u c t o s o s e r v i c i o s requeridos, deberá realizar una Licitación Pública.
5.2.1 Compra por Licitac ión Pública
P a s o 1 : C o m p l e t a r F o rm u l a r i o R e q u e r i m i e n t o
Todo dep artamen to o u nidad que requie ra un producto o servicio que no se encu entra d is po ni bl e e n un Co nve n io d e Sumi n is tro vi ge n te e n la In stituc ió n, d e be c om pl eta r la So li ci tu d d e Ped id o.
P a s o 2 : Au to ri z a r Re q u e ri m i e n to
E l j e fe d e D e p a r ta m e n to d e l a u n i d a d e n q u e e m a n a e l re q u e ri m i e n t o e n c a s o d e e s ta r d e a c u e r d o c o n l o s o l i c i t a d o f i r m a l a S o l i c i t u d d e P e d i d o y l o d e r i v a a l a u n i d a d d e a d q u i s i c i o n e s p a r a s u i n g r e s o . En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado devuelve el Formulario de Requerimiento al remitente, con sus observaciones.
P a s o 3: Revisión Requ e rimiento
L a u n i d a d d e a d q u i s i c i o n e s re v i s a l a s o l i c i tu d d e p e d i d o , p a ra ve rific a r q ue no ten ga e rrores ni l e fal te n d atos y pa ra s a nci o na r l a dis po ni bi li da d inicial de presupuesto.
Pa s o 4 : As i g n a c i ó n Re q u e ri m i e n to
El Departamento de Administración y Finanzas asigna el requerimiento a un operador de
c o m p r a p a r a q u e c o m p l e t e e l f o r m u l a r i o d e b a s e s e n w w w . c h i l e c o m p r a . c l1 2 y l o
publique, con apoyo de la unidad requirente. Paso 5: Envío de Bases
U n a v e z c o m p l e t a d o , e l o p e r a d o r d e c o m p r a , e n v í a e l f o r m u l a r i o d e b a s e s a l Departamento Jurídico para su revisión y V°B°.
P a s o 6: Revisión y aprobación d e l formulario d e b a s e s Pa s o 7 : Publicación d e Ba s e s
L a a uto ri da d co mp ete nte au to riz a, a trav és d el Sis te ma , l a pu bl ic aci ón d e la a dq ui si ci ón y e nv ía a l a Uni da d de Ad q ui si ci on es la res olu ci ón q u e a p ru eb a la s b as es , d ocu me n to
q u e el Supervisor de la compra utiliza como respaldo para publicar en
w w w . c h i l e c o m p r a . c l1 4.
Paso 8: Evaluaci ón de l as Ofertas
22
correspondi entes proce sos de apertu ra bajará las ofertas pres entada s, con las que se
realizará el proceso ev aluación de ofertas1 5 e n función de los criterios de evaluación y
todos los parámetros definidos en las bases de licitación. 1 6
P a s o 9 : Determina r adj udicación
L a c o m i s i ó n e v a l u a d o ra o , e n c a s o d e n o e x i s ti r l a m e n c i o n a d a c o m i s i ó n , l a u n i d a d re q u i re n te , s e rá l a q u e d e te rm i n e q u i é n e s e l (o l o s ) a dj u d i c a d o (s ), c o n s i d e ra n d o l o s criterios de evaluación definidos para el proceso.
Pa s o 1 0 : G e n e ra c i ó n Re s o l u c i ó n Adj u d i c a c i ó n
L a Un i d a d d e a d q u i s i c i o n e s p ro c e d e rá a g e n e ra r l a Re s o l u c i ó n d e A dj u d i c a c i ó n y l a e n tre g a para su revisión a la unidad solicitante. Esta resolución debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron por la Unidad Requirente.
P a s o 1 1 : A p r o b a c i ó n R e s o l u c i ó n d e A d j u d i c a c i ó n y p u b l i c a c i ó n e n
www.c h i l e c o m p ra .c l
La Resolución de Adjudicación con los V°B° correspondientes es enviada a Administrador M u n i c i p a l , C o n t ro l y Ad m i n i s t ra c i ó n y F i n a n z a s , e n c a s o d e e s ta r d e a c u e r d o c o n l a propuesta de adjudicación firma la resolución y la deriva a la Unidad de adquisiciones,
quien procederá a realizar el proceso de adjudicación en w w w . c h i l e c o m p r a . c l .
P a s o 12: Elabo ración Contrato
S i e l m o n to d e l a c o n tra ta c i ó n e s m a y o r a 1 0 0 U TM , l a U n i d a d d e a d q u i s i c i o n e s e n v ía l o s a n te c e d e n t e s d e l p r o c e s o a l D e p a r t a m e n t o S o l i c i t a n t e , p a ra q u e e l a b o r e e l r e s p e c ti v o contrato.
P a s o 1 3 : Cr e a c i ó n d e re s o l u c i ó n q u e a p r u e b a c o n t ra t o
El Dep artam en to So li ci ta n te el ab ora e l res pec tiv o co n tra to y g es ti o na qu e s ea s us crito p o r las partes involucradas. Una vez suscrito genera la resolución que apruebe el contrato.
P a s o 14: Anexar contrato a w w w . c h i l e c o m p r a . c l
El contrato suscrito por ambas partes y la resolución que aprueba contrato son enviados p o r e l d e p a rta m e n to J uríd i c o a l a u ni d a d d e a d q u i s i c i o n e s , p a ra é s ta l o a n e x e e n la
fi c h a del proceso publicado en www.c hi le co mp ra.cl1 $.
P a s o 15: Inform e Recep ción
Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al U s u a r i o R e q u i re n te V ° B° d e l a fa c tu ra re c e p c i ó n c o n fo rm e , q u e f u n d a e l p a g o y lo e nv ía al Dep a rtam en to d e Adm in is tra ci ón y Fi na nz as p a ra pa go y l a ev al ua ci ón de p ro v e e d o re s s e l a e n v ía a l Su p e rv i s o r d e Co m p ra s d e l a Un i d a d d e A d q u i s i c i o n e s p a ra s u registro, control y gestión.
P a s o 16: Envío Factura
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demandante envia rá el acuso de recibo corresp ondiente a la Unidad Fi nanzas con su V° B° para que efectúe el pago.
5 . 2 . 2 C o m p r a p o r L i c i t a c i ó n P r i v a d a
Los pasos a seguir para el procedimiento de compra a través de licitación privada deben ser los mismos que en el de la pública, exceptuando lo indicado en el art. 8 de la ley de compras y 10 del reglamento.
Se procederá a realizar una contratación a través de licitación privada, previa resolución fundada que auto rice la procedencia de éste, así también el tipo de convocatoria será diferente ya que en este caso será cerrada (paso 7).
5 . 2 . 3 Formulación d e b a s e s
Pa ra de termi na r e l co nte n id o de l as Ba ses s e d e be c on si de ra r l a si gu ie n te i n fo rm ac ió n: lo dispuesto en la Ley N° 19.886, lo señalado en los artículos 9, 19 al 43 y 57 letra b), del Reglamento de la Ley N° 19.886 y lo indicado en las normas comunes de esta normativa, junto con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso.
Contenidos de las Bases
• • • • I n t r o d u c c i ó n • O b j e t i v o s d e l a L i c i t a c i ó n • P e r f i l y r e q u i s i t o s d e l o s p a r t i c i p a n t e s • E t a p a s y P l a z o s d e l a L i c i t a c i ó n
• Calificación e idoneidad de los participantes. Este punto será validado con los
a n t e c e d e n t e s l e g a l e s y a d m i n i s t r a t i v o s q u e l o s o f e r e n t e s e n f o r m a f í s i c a presenten o que estén disponibles en el portal ChileProveedores.
• E n tr e g a y A p e rt u r a d e l a s o fe rt a s (M o d a l i d a d e s )
• Definición de criterios y evaluación de las Ofertas (Nombramiento de Comisión, si
corresponde)
• Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duración, administrador del
c o n tra to , té rm i n o a n ti c i p a d o , e tc .
• M o d a l i d a d d e P a g o
• N a t u r a l e z a y m o n t o d e l a s g a r a n t í a s d e s e r i e d a d d e l a o f e r t a , d e f i e l
cumplimiento y de anticipo cuando corresponda.
• M o n t o s d e l a s g a ra n tí a s , f o r m a y o p o rt u n i d a d d e r e s ti t u c i ó n
• M u l ta s y Sa n c i o n e s
• Pre s u p u e s to , p ro g ra m a , p ro y e c to .
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especificaciones técnicas de los bienes y servicios a contratar, se requiere de lo mínimo : • De s c ri p c i ó n d e l o s Pro d u c to s / Se rv i c i o s • R e q u i s i to s m í n i m o s d e l o s P r o d u c t o s • P l a z o s d e e n t re g a d e l B i e n y / o S e rv i c i o Es ta s c o n d i c i o n e s d e be n s e r e x p re s a d a s e n fo rm a g e n é ri c a . De s e r n e c e s a ri o h a c e r r e f e r e n c i a a m a r c a s e s p e c í f i c a s , d e b e a g r e g a r s e a l a m a r c a s u g e r i d a l a f r a s e " o equivalente" (Artículo 2 2 del Reglamento).
L a s B a s e s p o d r á n c o n t e n e r o t r o s e l e m e n t o s q u e s e r e l a c i o n e n c o n e l l l a m a d o a L i c i t a c i ó n , c o n e l o b j e t o d e p r e c i s a r l a m a t e r i a d e l a c o m p r a d e l b i e n y / o s e r v i c i o , siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento.
De es ta s de fin ici on es se ex tra erá l a in forma ci ón ne ce sa ri a p ara c om ple ta r el fo rm ul a ri o de Bases disponible en el Portal.
5.3 Otros requisitos:
Quedarán excluidos para contratar con la Administración quienes, al momento de la presentación de la oferta, de la formulación de la propuesta o de la suscripción de la convención, según se trate de la licitación Pública, privada o contratación directa, hayan sido condenadas por prácticas antisindicales o infracción a los derechos fundamentales del trabajador, dentro de los anteriores dos años.-
25
6 . E v a l u a c i ó n d e l a s o f e r t a s
6.1 Criterios de ev aluaci ón
Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán c on si de rad os pa ra de cid i r l a adju di ca ci ón , a ten d ie nd o a l a n atu ra le za d e l os b ie ne s y s e rv i c i o s q u e s e l i c i ta n, l a i d o n e i d a d y c a l i fi c a c i ó n d e l o s o fe re n te s y c u a l q u i e r o tro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicación.
E s o b l i g a t o r i o q u e t o d o s l o s p r o c e s o s d e c o n t r a t a c i ó n c u e n t e n c o n c r i t e r i o s d e evaluación.
Los criterios de evaluación se pueden clasificar en:
C r i t e ri o s Ec o n ó m i c o s , p o r ej e m p l o , p re c i o fi n a l d e l p ro d u c t o o s e r v i c i o ( q u e i n c l u y e valorización del servicio de mantenimiento).
Cri te ri o s Té c n i c o s , ta l e s c o m o : g a ra n tía p o s t v e n ta d e l o s p ro d u c to s , e x p e ri e n c i a d e l oferente y del equip o d e trab ajo, pl azos de entrega, i nfraes tructu ra, s o lidez financie ra, calidad técnica de la solución propuesta, cobertura, etc.
C r i t e r i o s A d m i n i s t r a t i v o s , q u e t i e n e n m a y o r r e l a c i ó n c o n e l c u m p l i m i e n t o d e p r e s e n t a c i ó n d e l o s a n t e c e d e n t e s a d m i n i s t r a t i v o s y l e g a l e s q u e s e s o l i c i t a n a l o s o f e r e n t e s , c o m o p o r e j e m p l o : c o n s t i t u c i ó n d e l a s o c i e d a d , v i g e n c i a d e l a s o c i e d a d , c e r t i f i c a d o d e l a i n s p e c c i ó n d e l t r a b a j o , d e c l a r a c i o n e s j u r a d a s o s i m p l e s d e d i v e r s a í n d o l e , b o l e t a s d e g a r a n t í a , e n t r e o t r o s . E s t o s e l e m e n t o s , e n g e n e r a l , n o t i e n e n p o n d e ra c i ó n e n l a e v a l u a c i ó n d e l a o fe rta s i n o q u e , m á s b i e n , s e c o n s id e ra n re q u i s i to s de postulación, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera incompleta. Es to s a ntec ed en tes s e p u ed en enc o ntrar v ig en te s e n Chi le Prove e do re s, po r l o cu al no deben ser solicitados por papel adicionalmente.
L a a p l i c a c i ó n d e l o s c r i t e r i o s d e b e s e r r e a l i z a d a ú n i c a m e n t e e n f u n c i ó n d e l o s parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda.
Pa ra d e te rm i n a r l o s C ri te ri o s Ev a l u a c i ó n e s n e c e s a r i o te n e r c l a ri d a d r e s p e c to d e l os o bje ti vos d e la c on tra tac ió n (qu é se q ui ere o bte n er ), lo s qu e de be n esta r as oc ia do s a v a ri a b l e s c u a n ti fic a b l e s (Va ri a b l e s o b s e rv a b l e s q u e p e rm i ta n m e d i r el c u m p l i m i e n to de los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en función de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratación.
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En las Bases de Licitación para contratar prestaciones de servicios habituales, que deban proveerse a través de licitaciones o contrataciones periódicas, se otorgará mayor puntaje o calificación a aquellos postulantes que exhibieran mejores condiciones de empleo y remuneraciones
6.2 Evalu ación de ofe rta s para p rocesos de baja complejidad
Pa ra c o n tra ta c i o n e s d e b aj a c o m p l eji d a d , l a eva l u a c i ó n d e l a s o fe rta s p re s e n ta d a s p o r l o s p r o v e e d o r e s d e b e s e r r e a l i z a d a p o r l a U n i d a d d e A d q u i s i c i o n e s , q u i e n d e b e l e v a n t a r l a i n f o r m a c i ó n d e l a s o f e r t a s , y a p l i c a r a é s t a s l o s cri terio s de evaluación previamente definid os e n las respec tivas Bases o TDR, se gún corresponda.
C o n l a i n f o r m a c i ó n d e l a s o f e r t a s r e c i b i d a s , l a U n i d a d d e A d q u i s i c i o n e s d e b e g e n e r a r e l Cuadro Comparativo de Ofertas, documento que registra la información de los distintos parámetros a considerar en la evaluación de las ofertas.
A partir del Cuadro Comparativo de Ofertas, la Unidad de Compra aplica los Criterios de Evaluación y genera el Informe de Eval uación, documento qu e regis tra el puntaj e final o b t e n i d o p o r c a d a u n a d e l a o f e r t a s e n f u n c i ó n d e l o s C r i t e r i o s d e E v a l u a c i ó n , y q u e d e be es tar a ne xa do a la Re so lu ci ón q ue d a c ue n ta d el res ul ta d o fi na l d e l p roc es o de contratación.
6.3 Evalu ación de ofe rta s para p rocesos de alta complejidad
E n l o s c a s o s d e c o n t r a t a c i o n e s d e a l t a c o m p l e j i d a d , l a e v a l u a c i ó n d e l a s o f e r t a s presentadas por los proveedores será realizada por una Comisión de Evaluación.
P o d r á n i n t e g r a r l a C o m i s i ó n d e E v a l u a c i ó n u n a o m á s p e r s o n a s d e l D e p a r t a m e n to o Unidad al que pe rtenec e el Usuario Requirente , una o más personas d el Departamento de Finanzas, una o m ás personas del D e p a r ta m e n to d e Ad m i n i s t ra c i ó n , e x p e rto s e x te rn o s , u n i d a d e s t é c n i c a s e s p e c i a l e s , u otras personas, según lo determine el Alcalde.
L a U n i d a d d e A d q u i s i c i o n e s e n t r e g a r á a c a d a u n o d e l o s i n t e g r a n t e s d e l a C o m i s i ó n d e Evaluación la info rm ación completa de las o fertas recibidas , in forma ción con al qu e la Comisión de Evaluación procederá a iniciar su trabajo.
L a Co m i s i ó n d e Ev a l u a c i ó n , a tra v é s d e m e to d o l o g ía d e p a n e l d e e x p e rto s u o tra q u e defina al e fecto, proced erá a aplica r los Crite ri os de Evaluaci ón y gen erar el Acta d e Evaluación, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de:
• L o s i n te g ra n t e s q u e p a rt i c i p a ro n e n e l p r o c e s o d e e v a l u a c i ó n ;
• L a s o f e r t a s e v a l u a d a s ;
• Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que
fueron utilizados para la evaluación;
• Las solicitudes de acla raciones, pruebas y rectificaciones de de fectos
formales y las respuestas a dichas solicitudes;
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de la ofertas en función de los Criterios de Evaluación y la recomendación d e a d j u d i c a c i ó n , d e s e r c i ó n o d e c l a r a c i ó n d e i n a d m i s i b i l i d a d y s u justificación.
El res ul ta d o d el tra b aj o re al iz ad o po r la Com isió n de Eva lu ac ió n qu ed ará reg is tra do en u n a A c t a d e E v a l u a c i ó n f i r m a d a p o r t o d o s l o s m i e m b r o s d e l a c o m i s i ó n e v a l u a d o r a y d e b e a n e x a r s e a l a R e s o l u c i ó n q u e d a c u e n t a d e l r e s u l t a d o f i n a l d e l p r o c e s o d e contratación.
T e r m i n a d o e l p r o c e s o d e e v a l u a c i ó n d e o f e r t a s y g e n e r a d o e l I n f o r m e o A c t a d e E v a l u a c i ó n , s e g ú n c o r r e s p o n d a , l a U n i d a d d e A d q u i s i c i o n e s , d e b e r e a l i z a r e l c i e r r e d e l p roc es o, e ntre ga nd o to da la in form ac ió n nec es a ri a p a ra fu nd am en tar la d ec is ió n fi na l respecto del proceso, establecer métodos para resolver las inquietudes de proveedores respecto del proceso y agradecer la participación de proveedores.
7 CIERRE DE PROCESOS
7 .1 Fun da me ntac ió n d e l a d ec isi ón de c om p ra
C a d a d e c i s i ó n d e c o m p r a d e b e s e r fu n d a m e n ta d a e n e l I n f o rm e o A c ta d e Ev a l u a c i ó n según corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustándose a los criterios previamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, del resultado final del procesos y de la decisión final de la Institución, y que debe ser anexado a la Resolución que establece la decisión final del proceso.
La Resolución que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia c o n e l In f o r m e o Ac t a d e Ev a l u a c i ó n , y e s ta b l e c e r c l a r a m e n te l a s c o n d i c i o n e s e n l a s cuales se contratará con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del proceso.
7.2. Comunicado de Resultados
Las Resoluciones de Adjudicación, las Órdenes de Compra y los Contratos de Servicios deben publicarse en el Sistema de Información de Compras Públicas
7.3 Res olución d e inquie tudes
L a s i n q u i e t u d e s q u e l o s p r o v e e d o r e s m a n i f i e s t e n , r e s p e c t o d e l o s p r o c e s o s d e adquisición que la Institución realice, serán recibidas por el Administrador Municipal. En c a s o d e q u e o t r o f u n c i o n a r i o d e l a I n s t i t u c i ó n r e c i b a d i r e c t a m e n t e c o n s u l t a s o i n q u i e tu d e s re s p e c to d e a l g ú n p ro c e s o d e a d q u i s i c i ó n d e l a I n s ti tu c i ó n d e b e r á d e r i v a r esta consulta al Adminis trador Municipal, quien gestionará las res puesta s a cada un a de las inquietudes y derivará las consultas al responsable de cada uno de los procesos.
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E l r e s p o n s a b l e d e c a d a p r o c e s o d e b e r á p r e p a r a r l a r e s p u e s t a a l a i n q u i e t u d d e l proveedo r, la que deberá remitir directam ente a l proveedor, vía correo electrónico, con c o p i a a l Ad m i n i s tra d o r M u n i c i p a l . L a re s p u e s ta a l p ro v e e d o r d e b e rá s er e n v i a d a e n un plazo no superior a 48 horas hábiles.
En caso de que se reciban reclamos de provee dores en forma directa o a través de la p l a ta fo rm a Pro b i d a d Ac ti v a d e Ch i l e Co m p ra , res p e c to d e a l g ú n p ro c e so d e a d q u i s ic i ón d e l a I n s t i t u c i ó n , l o s re s p o n s a b l e s d e c a d a p r o c e s o d e b e r á n d a r r e s p u e s t a , l a s q u e d e b e rá n s e r c a n a l i z a d a s p o r e l Ad m i n i s tra d o r M u n i c i p a l a tra v é s d e l a fu n c i o n a l i d ad
d is po ni bl e e n www.ch il ec om p ra .c l al efec to . El ti em po de re sp ue sta n o d e be s up e ra r las
48 horas.
8 . R e c e p c i ó n d e b i e n e s y s e r v i c i o s
Se de fi ne c om o l as a ctiv id ad es qu e se re qu ie ren pa r a reci bi r, co mp roba r e in fo rma r l a entrega de los Bienes y Servicios que se han requerido y adquirido.
Para esto el procedimiento es el siguiente:
Paso 1
La Unidad de Adquisiciones, m e d i a n te s u b o d e g a e n e l e d i fi c i o M u n i c i p a l, p a ra i n s u m o s y m a te ri a l e s d e o fi c i n a e n g e n e r a l , re c e p c i o n a rá n l o s i n s u m o s y m a t e r i a l e s e n t re g a d o s p o r e l p ro v e e d o r, p a r a procedimiento de almacen amiento.-
Paso 2
V e r i f i c a r q u e l o s a r t í c u l o s c o r r e s p o n d e n a l o s o l i c i t a d o e n l a O r d e n d e C o m p r a o Contrato y generar recepción conforme a través del correspondiente formulario, que se encuentre disponible.
Paso 3
S i e x i s te c o n f o r m i d a d , g e n e r a r i n fo rm e d e re c e p c i ó n y /o V ° B° fa c t u r a r e s p e c ti v a p a r a q u e proceda al pago.
S i n o h a y c o n f o r m i d a d c o n l o s p r o d u c t o s o s e r v i c i o s r e q u e r i d o s , e m i t i r i n f o r m e d e rechazo y enviarlo al proveedor.
Paso 4
Despachar los artículos solicitados a los requirentes.
Paso 5
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9 . P r o c e d i m i e n t o d e p a g o
T o d o e l p r o c e d i m i e n t o d e b e a d e c u a r s e a l o e s t a b l e c i d o e n l a C I R C U L A R N ° 3 d e l Ministerio de Hacienda , que establ ece que los p agos deben ser realiza d os dentro de los 30 días desde la recepción de la factura.
P r e v i o a l a e m i s i ó n d e l De c re to d e p a g o re s p e c t i v o s e d e b e rá r e q u e r i r l a fa c tu ra , debidamente aprob ado y firmado po r el Jefe de la Dirección , de Departamento o encargado del á rea que recepcionó el bi en o verificó el cumplimiento de los servicios contratados.
9.1 Res paldar el pag o c on el In forme de Recepc ión Con forme
Co n e l o bj e to d e p o d e r m a te ri a l i z a r u n p a g o a u n te rc e ro s e re q u e ri r á s i e m p re , s a l v o aquellos que se realicen por Caja Chica, un Informe o resolución simple de recepción de bienes y servicios, que lo autoriza de acuerdo al tramo que se establece a continuación: L as pe rs on as autorizadas para hacer pago so n :
• J e f e d e l D e p a r t a m e n t o d e A d m i n i s t r a c i ó n y F i n a n z a s
• A l c a l d e
• L o s s u b ro g a n te s l e g a l es a u to ri z a d o s p o r De c re to Al c a l d i c i o .-
El funcionario encargado de Contabilidad y presupuesto deberá preparar la información contable y la planilla de pago correspondiente.
9.2 Boletas de Garantías
9.2.1 Custodia: Las Boletas de Garantía serán enviadas a la Tesorería Municipal para su custodia física y registro contable en el programa de contabilidad. Las boletas de Garantía por la Seriedad de las ofertas solo será para custodia física y serán devuelta previa autorización escrita de la Unidad Técnica respectiva.
9.2.2.Mantención y vigilancia: La Tesorera Municipal llevará registro de los vencimientos de las Boletas de Garantía, informando a las Unidades Técnicas respectivas del vencimiento, para su devolución, renovación o cobro, según informe de dicha Unidad. La Unidad de Finanzas encargada de los pagos cuyos contratos considera Boletas de Garantías, solicitarán, antes de confeccionar los decretos de pagos, a la Tesorera copia de las boletas respectivas, para verificar que se encuentran vigentes.-
