NOTA: considerem en tot moment que el centre disposa d'un únic compte bancari per a ambdós gestions.

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ASPECTES COMUNS DE LA GESTIÓ COMPTABLE DEL MENJADOR I LA COMPTABILITAT GENERAL DEL CENTRE A ITACA

(en castellano más adelante, páginas 8 a 14) Esta guia conté unes consideracions a tindre en compte per a la gestió "comptable" del menjador de manera conjunta amb la comptabilitat general. Descripció i “captures del programa” dels processos mínims (apunts d'ingressos i despeses diguem "tangents") que s'han d'introduir per a la gestió comptable del menjador en la comptabilitat general. És independent de l'ús que faça la persona encarregada de l'aplicació particular o Mòdul de Menjador (actualment en GESCEN) i que s'implementarà en un futur a ITACA (no confondre amb el mòdul de comptabilitat “CONTA1_0” substituït per ITACA>Centre>Contabilitat). Seguint estes instruccions, el secretari del centre o persona encarregada de la comptabilitat, podrà portar la part específica de la gestió econòmica del menjador en la comptabilitat general del centre.

NOTA: considerem en tot moment que el centre disposa d'un únic compte bancari per a ambdós gestions.

1.- Passos previs.

2.- Inici de la gestió.

3.- Actualització de romanents de menjador per canvi de curs.

4.- Comptes específics de menjador.

5.- Unificació de comptes corrents de Centre i Menjador.

6.- Traspàs de Menjador a Centre.

7.- Informes específics del Menjador.

1.-

Prèviament a iniciar la gestió haurem d'anar al curs anterior i definir els romanents del menjador corresponents a la lletra A i la lletra B, a partir dels quals es partirà per a l'elaboració dels informes trimestrals corresponents al Balanç Econòmic del Menjador.

Els romanents del menjador de l'any 2011 són els balanços (de tipus A i de tipus B) del mateix a data 31/12/2011.

Al fer Clic sobre el botó De Comptes s'obri una finestra en la qual haurem de seleccionar els comptes 0319 i 0329 de Romanents del Menjador i introduir les quantitats corresponent

IMPORTANT: Els centres que hagen estat treballant amb dos comptes corrents separats per a la gestió del Centre i el Menjador i han d'unificar-les en el present exercici no han d'introduir els Romanents de Menjador, ja que en estos moments no hi ha tals en la Gestió del Centre.

En el punt 5 de la present guia s'aporta més informació respecte d'això.

2.-

A partir de la introducció dels romanents, i prèvia tornada a l'Any Comptable 2012, podrem començar a introduir els apunts, seguint els procediments explicats en el manual Guia Bàsica de comptabilitat.

http://www.cefe.gva.es/webitaca/docs/comptabilitat/guia_basica_contabilidad_ITACA_v1.Pdf

Sempre haurem d'assignar al moviment de l'apunt un dels comptes específics definits a Itaca a este efecte.

3.-

A l'acabar el curs escolar, els saldos del menjador (tipus A i tipus B) que tenia el centre a data 31 d'agost, hauran de figurar com a Romanent anterior (de tipus A i B, respectivament) en el Balanç Econòmic del Menjador Escolar.

Nota: En el canvi de trimestre no ha de fer res. Itaca arrossega automàticament les dades. Per a imprimir els informes seleccione les dates des de fins a.

Opcionalment i amb l'actual versió, l'usuari pot omplir manualment estes quantitats, segons s'ha descrit més amunt, sense necessitat canviar d'any. És a dir: des de l'opció Apunts, botó “Comptes”, se selecciona la 0319 i, després de polsar el botó inferior “Establir saldo” s'escriurà la quantitat que figurava com a saldo a 31 d'agost en el balanç econòmic del menjador. I el mateix amb el compte 0329.

A partir de la versió pròxima del programa, este procés es podrà realitzar de forma semiautomàtica, a partir de

Gestions paral·leles menjador comptabilitat general 3 Centre > Menú principal > Obertura d'any. Esta operació haurà de realitzar-la cada començament de curs escolar.

Una vegada seleccionat l'any origen i el destí, es polsarà el botó “Actualitzar saldos del menjador”

, i així els saldos existents a data 31 d'agost passaran a ser els “Romanents de menjador” que figuraran en els balanços econòmics del curs acadèmic en vigor.

El programa mostrarà una advertència en cas de trobar imports introduïts per l'usuari. Sempre serà possible

“corregir” o editar els dits imports manualment.

4.-

Comptes d'Ingressos:

Compters de Despeses:

Els comptes marcats amb l'asterisc (*) ja tenen comptes “fills” (subcomptes) que poden definir millor la despesa, per la qual cosa no haurien de ser usades, excepte en aquells casos en què la despesa no estiguera més detallada en una altre subcompte.

L'usuari podrà crear subcomptes dels ja predefinits, si ho creguera convenient.

No apareixerà en cap informe específic de menjador, aquell apunt (ingrés o gasto) que no s'assigne al compte de gestió correcta que són: INGRESSOS: comptes 0129, 0219, 0229, 0239, 02391 / GASTOS: compte mare 226 i subcomptes“.

5.-

En casos excepcionals, en els que el centre disposava de comptes corrents diferents per a la gestió del centre i del menjador i tal com mana la normativa legal, han d'unificar-les , utilitzant un compte únic para la gestió d'ambdós, s'haurà d'incloure dos apunts, amb data 01/01/2012, després dels apunts inicials, indicant quines quantitats (tant de tipus A, com de B) es traspassen al compte únic del centre.

Exemples de traspassos per tancament del compte del menjador:

Recorde que en esta situació NO ha d'introduir els Romanents Anteriors del Menjador (perquè duplicaria els imports).

Si el traspàs i unificació de comptes es fa amb efectes de l'1 de gener del 2012, les quantitats a traspassar coincidiran amb els saldos del menjador a 31 de desembre del 2011.

Una vegada introduïts els apunts de liquidació del compte de menjador s'hauran d'introduir la resta d'apunts del menjador, des de l'1 de gener del 2012 fins al dia de la data, respectant les dates dels mateixos.

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6.-

Si, tal com indica la normativa legal, finalitzada la gestió del curs del menjador escolar, este presenta un superàvit, es podrà “traspassar” fins a un 50% del mateix a gastos generals del centre, per a la qual cosa haurem d'utilitzar l'apartat de comptabilitat > Traspassos.

Fent clic en el botó Nou apareix la següent pantalla que omplirem amb les dades de l'operació.

Esta operació queda registrada en la pantalla de Traspassos indicant-nos els números dels apunts generats per la mateixa.

Fet que podem comprovar en la pantalla d’Apunts

Estos apunts, així com la resta d'apunts generats per traspàs, no alteren el Saldo Final, l'única cosa que fan és modificar la ubicació (en el cas de traspàs de banc-caixa o caixa-banc) o la disponibilitat (en el cas de traspàs de menjador) d'una determinada quantitat de diners.

7.-

A través d'Ítaca es poden obtindre els informes Oficials en la gestió del Menjador Escolar, és a dir, el Balanç Econòmic del Menjador.

Indicant l’Any comptable i les dades d’inici i finalització s’obtè l’informe amb el balanç corersponent al període senyalitzat.

IMPORTANT: En el cas dels centres que hagen unificat els comptes corrents de Centre i Menjador, i en el cas concret del Balanç corresponent al segon trimestre del curs 2011-12, si posem com a data d'inici el 01/01/2012 els apunts de liquidació apareixen com a tal, agrupats en l'apartat corresponent. No obstant això si prenem com a data d'inici del balanç el 02/01/2012, estos apareixeran com a Romanent Anterior. Veure 2 imatges següents.

Gestions paral·leles menjador comptabilitat general 7 A més dels Balanços Oficials també es pot obtindre el Llibre de Gestió del Menjador Escolar on s'arrepleguen les dades corresponents als apunts específics del menjador.

Recorde: “no apareixerà en cap informe específic de menjador, aquell apunt (ingrés o gasto) que no s'assigne al compte de gestió correcta que són: INGRESSOS: comptes 0129, 0219, 0229, 0239, 02391 / GASTOS:

compte mare 226 i subcomptes“ (veure punt 4).

ASPECTOS COMUNES DE LA GESTIÓN CONTABLE DEL COMEDOR Y LA CONTABILIDAD GENERAL DEL CENTRO EN ITACA

Esta guía contiene unas consideraciones a tener en cuenta para la gestión "contable" del comedor de manera conjunta con la contabilidad general. Descripción y “pantallazos del programa” de los procesos mínimos (apuntes de ingresos y gastos digamos "tangentes") que se deben introducir para la gestión contable del comedor en la contabilidad general. Es independiente del uso que haga la persona encargada de la aplicación particular o Módulo de Comedor (actualmente en GESCEN) y que se implementará en un futuro en ITACA (no confundir con el módulo de Contabilidad “CONTA1_0” sustituido por ITACA>Centro>Contabilidad). Siguiendo estas instrucciones, el secretario del centro o persona encargada de la contabilidad, podrá llevar la parte específica de la gestión económica del comedor en la Contabilidad general del centro.

NOTA: consideramos en todo momento que el centro dispone de una única cuenta bancaria para ambas gestiones.

1.- Pasos previos.

2.- Inicio de la gestión.

3.- Actualización de remanentes de comedor por cambio de curso.

4.- Cuentas específicas de comedor.

5.- Unificación de cuentas corrientes de Centro y Comedor.

6.- Traspaso de Comedor a Centro.

7.- Informes específicos del Comedor.

1.- Pasos previos (este paso es necesario por el balance económico del comedor del curso 2011-12 ya que se ha empezado con la contabilidad en ITACA desde 01-01-2012, que es por año natural, y el comedor va por año académico).

Previamente a iniciar la gestión deberemos ir al curso anterior y definir los remanentes del comedor correspondientes a la letra A y la letra B, a partir de los cuales se partirá para la elaboración de los informes trimestrales correspondientes al Balance Económico del Comedor.

Los remanentes del comedor del año 2011 son los balances (de tipo A y de tipo B) del mismo a fecha 31/12/2011.

Al hacer Clic sobre el botón de Cuentas se abre una ventana en la que deberemos seleccionar las cuentas 0319 y 0329 de Remanentes del Comedor y introducir las cantidades correspondientes.

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IMPORTANTE: Los centros que hayan estado trabajando con dos cuentas corrientes separadas para la gestión del Centro y el Comedor y deben unificarlas en el presente ejercicio no tienen que introducir los Remanentes de Comedor, ya que en estos momentos no existen tales en la Gestión del Centro.

En el punto 5 de la presente guía se aporta más información al respecto.

2.-

A partir de la introducción de los remanentes, y previo regreso al Año Contable 2012, podremos comenzar a introducir los apuntes, siguiendo los procedimientos explicados en el manual Guía Básica de Contabilidad.

http://www.cefe.gva.es/webitaca/docs/comptabilitat/guia_basica_contabilidad_ITACA_v1.pdf

Siempre deberemos asignar al movimiento del apunte una de las cuentas específicas definidas en Itaca a tal efecto.

3.-

Al acabar el curso escolar, los saldos del comedor (tipo A y tipo B) que tenía el centro a fecha 31 de agosto, deberán figurar como Remanente anterior (de tipo A y B, respectivamente) en el Balance Económico del Comedor Escolar.

Nota: En el cambio de trimestre no debe hacer nada. Itaca arrastra automáticamente los datos. Para imprimir los informes seleccione las fechas desde hasta.

Opcionalmente y con la actual versión, el usuario puede rellenar manualmente estas cantidades, según se ha descrito más arriba, sin necesidad de cambiar de año. Es decir: desde la opción Apuntes, botón “Cuentas”, se

selecciona la 0319 y, tras pulsar el botón inferior “Establecer saldo” se escribirá la cantidad que figuraba como saldo a 31 de agosto en el balance económico del comedor. Y lo mismo con la cuenta 0329.

A partir de la versión próxima del programa, este proceso se podrá realizar de forma semiautomática, a partir de Centro > Menú principal > Apertura de año. Esta operación deberá realizarla cada comienzo de curso escolar.

Una vez seleccionado el año origen y el destino, se pulsará el botón “Actualizar saldos del comedor”

, y así los saldos existentes a fecha 31 de agosto pasarán a ser los “Remanentes de comedor” que figurarán en los balances económicos del curso académico en vigor.

El programa mostrará una advertencia en caso de encontrar importes introducidos por el usuario. Siempre será posible “corregir” o editar dichos importes manualmente.

4.-

Cuentas de Ingresos:

Cuentas de Gastos:

Las cuentas marcadas con el asterisco (*) ya tienen cuentas “hijas” (subcuentas) que pueden definir mejor el gasto, por lo que no deberían ser usadas, excepto en aquellos casos en que el gasto no estuviera más detallado en otra subcuenta.

El usuario podrá crear subcuentas de las ya predefinidas, si lo creyera conveniente.

No aparecerá en ningún informe específico de comedor, aquel apunte (ingreso o gasto) que no se asigne a la cuenta de gestión correcta que son: INGRESOS: cuentas 0129, 0219, 0229, 0239, 02391 / GASTOS: cuenta madre 226 y subcuentas“.

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5.-

En casos excepcionales, en los que el centro disponía de cuentas corrientes diferentes para la gestión del centro y del comedor y tal como manda la normativa legal, deben unificarlas, utilizando una cuenta única para la gestión de ambos, se deberá incluir dos apuntes, con fecha 01/01/2012, después de los apuntes iniciales, indicando qué cantidades (tanto de tipo A, como de B) se traspasan a la cuenta única del centro.

Ejemplos de traspasos por cierre de la cuenta del comedor:

Recuerde que en esta situación NO debe introducir los Remanentes Anteriores del Comedor (pues duplicaría los importes).

Si el traspaso y unificación de cuentas se hace con efectos del 1 de enero del 2012, las cantidades a traspasar coincidirán con los saldos del comedor a 31 de diciembre de 2011.

Una vez introducidos los apuntes de liquidación de la cuenta de comedor se deberán introducir el resto de apuntes del comedor, desde el 1 de enero del 2012 hasta el día de la fecha, respetando las fechas de los mismos.

6.-

Si, tal como indica la normativa legal, finalizada la gestión del curso del comedor escolar, este presenta un superávit, se podrá “traspasar” hasta un 50% del mismo a gastos generales del centro, para lo cual tendremos que utilizar el apartado de Contabilidad > Traspasos.

Haciendo clic en el botón Nuevo aparece la siguiente pantalla que cumplimentaremos con los datos de la operación.

Esta operación queda registrada en la pantalla de Traspasos indicándonos los números de los apuntes generados por la misma.

Hecho que podemos comprobar en la pantalla de Apuntes:

Estos apuntes, así como el resto de apuntes generados por traspaso, no alteran el Saldo Final, lo único que hacen es modificar la ubicación (en el caso de traspaso de banco-caja o caja-banco) o la disponibilidad (en el caso de traspaso de comedor) de una determinada cantidad de dinero.

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7.-

A través de Itaca se pueden obtener los Informes Oficiales en la gestión del Comedor Escolar, es decir, el Balance Económico del Comedor.

Indicando el Año contable y las fechas de inicio y final se obtiene el informe con el balance correspondiente al periodo señalizado.

IMPORTANTE: En el caso de los centros que hayan unificado las cuentas corrientes de Centro y Comedor, y en el caso concreto del Balance correspondiente al segundo trimestre del curso 2011-12, si ponemos como fecha de inicio el 01/01/2012 los apuntes de liquidación aparecen como tal, agrupados en el apartado correspondiente. Sin embargo si tomamos como fecha de inicio del balance el 02/01/2012, éstos aparecerán como Remanente Anterior. Ver 2 imágenes siguientes.

Además de los Balances Oficiales también se puede obtener el Libro de Gestión del Comedor Escolar donde se recogen los datos correspondientes a los apuntes específicos del comedor.

Recuerde: “no aparecerá en ningún informe específico de comedor, aquel apunte (ingreso o gasto) que no se asigne a la cuenta de gestión correcta que son: INGRESOS: cuentas 0129, 0219, 0229, 0239, 02391 / GASTOS: cuenta madre 226 y subcuentas“ (ver punto 4).