CÓDIGO ADMINISTRATIVO DEL MUNICIPIO DE SAN JUAN

(1)

C ^ÓDIGO A DMINISTRATIVO DEL M UNICIPIO DE S AN J UAN

R

EVISIÓN

12

DE FEBRERO DE

2002

(2)

CAPÍTULO I... 10

Disposiciones Generales ...10

Artículo 1.01-Título ... 10

Artículo 1.02.-Leyes aplicables... 10

Artículo 1.03.-Propósito... 10

Artículo 1.04.-Interpretación de palabras y frases ... 10

Artículo 1.05.-Prohibición de discrimen ... 10

CAPÍTULO II... 12

Designación de Símbolos Oficiales del Municipio de San Juan ...12

Artículo 2.01 - Designación de Símbolos Oficiales ... 12

Artículo 2.02 – Declaración de Política Pública ... 12

Artículo 2.03 – Escudo Oficial... 12

Artículo 2.04 – Sello Oficial... 13

Artículo 2.05 – Bandera Oficial... 13

Artículo 2.06 – Himno ... 13

REGLAMENTOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ... 14

CAPITULO III... 14

Organización de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal de San Juan ...14

Artículo 3.01-Título ... 14

Artículo 3.02-Definiciones ... 14

Artículo 3.03-Misión de la Rama Ejecutiva Municipal... 17

Artículo 3.04-Principios Rectores de Organización de la Rama Ejecutiva ... 17

Artículo 3.05-Tipos de unidades y Composición de la Estructura Administrativa ... 18

Artículo 3.06-Designación de Directores de Unidad ... 21

Artículo 3.07-Reglamento Orgánico y Funcional de Cada Unidad Administrativa ... 21

Artículo 3.08- Denominación de Unidades Administrativas ... 21

Artículo 3.09-Afiliación de Unidades Administrativas ... 21

Artículo 3.10-División Interna de Unidades Administrativas ... 22

Artículo 3.11-Responsabilidad básica de Unidades Administrativas ... 22

Artículo 3.12-Principios de Gerencia y Atención Ciudadana... 23

Artículo 3.13-Funciones y Responsabilidades de Directores de Unidades Administrativas... 24

Artículo 3.14-Reglamentos Municipales ... 26

Artículo 3.15-Ordenanzas, Reglamentos y Contratos Vigentes; Asuntos Pendientes ... 26

Artículo 3.16-Integración de Funciones Administrativas... 26

Artículo 3.17-Transferencias de Recursos Humanos y Propiedad... 26

Artículo 3.18-Acciones Necesarias para la Reorganización ... 27

CAPITULO IV... 28

Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina del Alcalde ...28

Artículo 4.01 - Título del Reglamento ... 28

Artículo 4.02 - Reorganización de la Oficina del Alcalde ... 28

Artículo 4.03 - Misión de la Oficina del Alcalde ... 28

Artículo 4.04 - Funciones Específicas de la Oficina del Alcalde... 28

(3)

Artículo 4.06 - Disposiciones Generales ... 32

Artículo 4.07 - Leyes y Reglamentos Complementarios ... 32

Artículo 4.08 – Enmiendas ... 32

CAPITULO V ... 33

Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina de Servicios al Ciudadano ...33

Artículo 5.01- Título ... 33

Artículo 5.02 - Creación de la Oficina de Servicios Al Ciudadano... 33

Artículo 5.03-Misión... 33

Artículo 5.04-Funciones de la Oficina de Servicios al Ciudadano ... 33

Artículo 5.05-Coordinador Especial ... 34

Artículo 5.06-Disposiciones Generales ... 34

Artículo 5.07-Leyes y Reglamentos Complementarios e Interpretación ... 35

Artículo 5.08-Enmiendas ... 35

CAPITULO VI... 36

Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina de Comunicaciones ...36

Artículo 6.02 - Creación de la Oficina de Comunicaciones... 36

Artículo 6.03 - Mis ión de la Oficina de Comunicaciones ... 36

Artículo 6.04 - Funciones Específicas de la Oficina de Comunicaciones ... 36

Artículo 6.05 - Estructura Organizacional ... 37

CAPITULO VII... 39

Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina de Protocolo y Calendario...39

Artículo 7.01- Título del Reglamento ... 39

Artículo 7.02 - Creación de la Oficina de Protocolo y Calendario ... 39

Artículo 7.03 - Misión de la Oficina de Protocolo y Calendario... 39

Artículo 7.04 - Funciones Específicas de la Oficina de Protocolo y Calendario... 39

CAPITULO VIII... 42

Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina de Auditoria Interna...42

Artículo 8.02 - Misión de la Oficina de Auditoria Interna ... 42

Artículo 8.03 - Funciones Específicas de la Oficina ... 42

Artículo 8.07 - Enmiendas ... 45

CAPITULO IX... 46

(4)

Artículo 9.02 - Reorganización Oficina de Asuntos Legales... 46

Artículo 9.03 - Misión de la Oficina de Asuntos Legales ... 46

Artículo 9.08 - Enmiendas ... 51

CAPITULO X ... 51

Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina de Finanzas Municipales ...51

Artículo 10.01 - Título del Reglamento... 51

Artículo 10.02 - Reorganización de la Oficina de Finanzas ... 51

Artículo 10.03 - Misión de la Oficina ... 52

Artículo 10.07 - Leyes y Reglamentos Complementarios... 57

Artículo 10.08 - Enmiendas... 57

CAPITULO XI... 58

Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina de Presupuesto y Evaluación de Servicios Municipales...58

Artículo 11.01 - Creación de Oficina de Presupuesto y Evaluación de Servicios Municipales ... 58

Artículo 11.02 - Misión de la Oficina de Presupuesto y Evaluación de Servicios Municipales... 58

CAPITULO XII... 64

Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina de Secretaria Municipal ...64

Artículo 12.02 - Reorganización de la Secretaría de Administración ... 64

Artículo 12.03 - Misión de la Secretaría ... 64

Artículo 12.04 - Funciones Específicas de la Secretaría ... 64

CAPITULO XIII... 70

Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina de Sistemas de Información...70

Artículo 13.02 - Reorganización de la Oficina de Sistemas de Información ... 70

Artículo 13.03 - Misión de la Oficina de Sistemas de Información ... 70

(5)

ORDENAMIENTO DE APLICABILIDAD GENERAL... 74

CAPITULO XIV ... 74

Orden de Sucesión Interina Para en Caso de Muerte, Renuncia, Destitución, Incapacidad Total y Permanente o por Cualquier Otra Falta Absoluta del Alcalde del Municipio de San Juan ...74

Artículo 14.01 ... 74

Artículo 14.02 ... 74

Artículo 14.03 ... 74

CAPITULO XV ... 75

Reglamento de Gastos de Viaje o en Gestiones Oficiales del Municipio de San Juan ...75

Artículo 15.01.-Título corto... 75

Artículo 15.02.-Leyes aplicables ... 75

Artículo 15.03.-Declaración de política pública ... 75

Artículo 15.04.-Propósito... 76

Artículo 15.05.-Aplicación ... 76

Artículo 15.06.-Definiciones ... 76

Artículo 15.07.-Orden de viaje ... 78

Artículo 15.08.-Gastos sufragables por concepto de transportación ... 79

Artículo 15.09.-Gastos sufragables por concepto de dieta... 82

Artículo 15.10.-Gastos por concepto de alojamiento ... 83

Artículo 15.11.-Uso de automóvil privado ... 85

Artículo 15.12.-Gastos de comunicación ... 87

Artículo 15.13.-Adiestramientos y seminarios; matrícula ... 87

Artículo 15.14.-Millaje o beneficios acumulados... 88

Artículo 15.15.-Anticipo de fondos... 88

Artículo 15.16.-Informe ... 89

Artículo 15.17.-Liquidación y comprobante de pago; reembolso... 89

Artículo 15.18.-Enfermedad o muerte surgida en viaje o gestión oficial ... 90

Artículo 15.19.-Separabilidad y relación con cualquier otra ordenanza, resolución o acuerdo... 91

CAPITULO XVI ... 92

Reglas Aplicables a Gastos de Representación y de Relaciones Públicas ...92

Artículo 16.01 ... 92

Artículo 16.02 ... 92

Artículo 16.03 ... 92

Artículo 16.04 ... 92

Artículo 16.05 ... 94

Artículo 16.06 ... 94

Artículo 16.07 ... 94

Artículo 16.08 ... 94

Artículo 16.09 ... 95

Artículo 16.10 ... 95

Artículo 16.11 ... 95

Artículo 16.12 ... 95

Artículo 16.13 ... 96

(6)

CAPÍTULO XVII ... 97

Reglamento para la Administración y Uso de los Sistemas Computadorizados del Municipio de San Juan ....97

Artículo 17.01.-Título ... 97

Artículo 17.02.-Leyes aplicables ... 97

Artículo 17.03.-Jurisdicción y alcance del Reglamento ... 97

Artículo 17.04.-Declaración de política pública ... 97

Artículo 17.05.-Definiciones ... 98

Artículo 17.06.-Director de la Oficina de Sistemas de Información del Municipio de San ... 98

Juan; deberes y facultades... 98

Artículo 17.07.-Condiciones, limitaciones y normas aplicables al acceso y uso de los sistemas computadorizados del Municipio de San Juan Sobre Titularidad y Derechos:... 99

Sobre Seguridad:...100

Sobre Políticas de Discrimen: ...101

Sobre el Correo Electrónico (“e-mail”):...102

Sobre Disposiciones Misceláneas:...102

Sobre Aceptación y procedimientos disciplinarios: ...103

Artículo 17.08.-Autorización de acceso ...104

Artículo 17.09.-Recibo de mensajes externos no deseados ni solicitados...105

Artículo 17.10.-Comunicaciones por parte de departamentos o dependencias municipales ...106

Artículo 17.11.-Disposiciones adicionales de aplicación especial al servicio de correo electrónico (“e -mail”)....106

Artículo 17.12.-Confidencialidad o Privacidad...107

Artículo 17.13.-Querellas...108

Artículo 17.14.-Medidas Disciplinarias...109

Artículo 17.15.-Separabilidad ...109

CAPITULO XVIII ... 110

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO QUE REGIRÁ LA IMPOSICIÓN, TRÁMITE, COBRO Y REVISIÓN DE MULTAS ADMINISTRATIVAS DEL MUNICIPIO DE SAN JUAN ... 110

Artículo 18.01.-Título ...110

Artículo 18.02.-Leyes aplicables ...110

Artículo 18.03.-Jurisdicción y alcance del Procedimiento ...110

Artículo 18.05.- Definiciones...110

Artículo 18.06.-Agentes del orden; facultad para Expedir Boletos por Faltas Administrativas...112

Artículo 18.07.-Trámite del Boleto ...112

Artículo 18.08.-Recursos disponibles para las personas que reciben boletos por faltas administrativas...112

Artículo 18.09.-Solicitud de Vista Administrativa ...113

Artículo 18.10.-Contenido de la Solicitud ...114

Artículo 18.11.-Oficial Examinador...114

Artículo 18.12.-Conferencia con Antelación a la Vista Administrativa ...114

Artículo 18.13.-Carácter informal de la Vista Administrativa; mecanismos de Descubrimiento de Pruebas...114

Artículo 18.14.-Testigos...114

Artículo 18.15.-Mociones ...115

Artículo 18.16.-Suspensiones y prórrogas ...115

Artículo 18.17.-Sanciones...115

Artículo 18.18.-Incomparecencia a la Vista Administrativa...115

Artículo 18.19.-Vista Administrativa...115

Artículo 18.20.-Celebración de la Vista ...116

Artículo 18.21.-Informe del Oficial Examinador...116

Artículo 18.22.-Resolución del Director ...116

Artículo 18.23.-Notificación de la Resolución...117

Artículo 18.24.-Resolución favorable para el peticionario ...117

Artículo 18.25.-Reconsideración ...117

Artículo 18.26.-Revisión Judicial...117

(7)

Artículo 18.27.-Pago de Multas Administrativas...117

Artículo 18.28.-Incumplimiento del Pago ...118

Artículo 18.29.-Enmiendas ...118

CAPITULO XIX ... 119

Reglamento para el Uso, Custodia y Mantenimiento de los Vehículos Oficiales del Municipio de San Juan119 Artículo 19.01 - Título ...119

Artículo 19.02 - Base Legal...119

Artículo 19.03 – Política pública ...119

Artículo 19.04 – Propósito...119

Artículo 19.05 - Disposiciones Generales ...120

Artículo 19.06 – Definiciones ...121

Artículo 19.07 - Deberes de Cada Unidad Administrativa y de la Asamblea Municipal ...123

Artículo 19.08 - Deberes del Director del Departamento...123

Artículo 19.09 - Programa de Transportación...124

Artículo 19.10 - Encargados de los Garajes Municipales...125

Artículo 19.11 - Deberes del Conductor...127

Artículo 19.12 - Solicitud de Reparaciones ...130

Artículo 19.13- Solicitud de Transportación ...132

Artículo 19.14 - Solicitud de Vehículo ...132

Artículo 19.15 - Disposición de Unidad Vehicular ...132

Artículo 19.16 - Acciones Disciplinarias ...134

CAPITULO XX ... 135

Reglamento para el Arrendamiento de Guaguas de Pasajeros tipo Ómnibus para Servicios Especiales de Transportación ... 135

Artículo 20.01.-Título del Reglamento...135

Artículo 20.02.-Declaración de Principios...135

Artículo 20.03.-Definiciones ...135

Artículo 20.04.-Canon de Arrendamiento ...136

Artículo 20.05.-Procedimiento de Solicitud y Aprobación...138

Artículo 20.06.-Otras disposiciones generales ...139

Artículo 20.07.-Cláusula de Salvedad...140

CAPITULO XXI ... 141

Reglamento sobre las Nor mas para Donar Fondos o Bienes a Entidades Sin Fines de Lucro y a Personas Indigentes ... 141

Artículo 21.01-Título y Base Legal...141

Artículo 21.02-Propósitos Generales ...141

Artículo 21.03-Aplicación ...141

Artículo 21.04-Definiciones ...141

DONATIVOS DE FONDOS O PROPIEDAD MUNICIPAL A ENTIDADES SIN FINES DE LUCRO ...144

Artículo 21.05 -Actividades Elegibles ...144

Artículo 21.06-Solicitud de Entidad sin fines de lucro ...145

Artículo 21.07 -Procedimiento para la Otorgación de Donativo...146

Artículo 21.08-Resolución a la Asamblea Municipal ...146

Artículo 21.09-Contrato de Delegación de Fondos ...147

Artículo 21.10-Sistema de Contabilidad ...147

Artículo 21.11-Informe Fiscal...147

(8)

Artículo 21.14-Desembolsos ...148

Artículo 21.15-Cesión de Propiedad - Designación de Administrador...148

Artículo 21.16-Cambio en los Fines de la Entidad o Disolución de la Misma ...149

DONATIVOS DE FONDOS A PERSONAS NATURALES INDIGENTES ...149

Artículo 21.17-Actividades Elegibles ...149

Artículo 21.18-Solicitud de persona indigente...149

Artículo 21.19-Determinación de Indigencia ...150

Artículo 21.20-Resolución a la Asamblea Municipal ...150

Artículo 21.21-Contrato de Delegación de Fondos ...150

Artículo 21.22-Supervisión del Uso del Donativo - Monitoría ...150

Artículo 21.23-Desembolsos ...150

Artículo 21.24-Muerte de la Persona Indigente ...151

FONDO DE MEJORAS PARA LA JUVENTUD ...151

Artículo 21.25-Descripción del Fondo de Mejoras para la Juventud ...151

Artículo 21.26-Elegibilidad ...151

Artículo 21.27-Comité de Evaluación de Donativos para Jóvenes Indigentes...151

Artículo 21.28-Solicitud de Donativo ...152

Artículo 21.29-Procedimiento...152

Artículo 21.30-Evaluación de la Solicitud ...153

Artículo 21.31-Máximo de los donativos a concederse a Jóvenes Indigentes ...153

Artículo 21.32-Fondos...154

Artículo 21.33-Desembolso de Fondos ...155

Artículo 21.34-Informe a la Asamblea Municipal sobre Desembolso ...155

Artículo 21.35- Solicitud de donativo para participar o representar a San Juan o Puerto Rico en el Extranjero 155 PENALIDAD ...155

Artículo 21.36-Penalidad ...155

CAPITULO XXII ... 157

Derechos a Cobrarse por la Búsqueda para la Inspección de Documentos Municipales ... 157

Artículo 22.01.-Definiciones ...157

Artículo 22.02.-Derecho a Inspeccionar y solicitar copia de Documentos públicos ...157

Artículo 22.03.-Derechos de Copias y Certificación de Documentos Públicos Municipales ...159

Artículo 22.04.-Exención de Pago de Derechos ...162

CAPÍTULO XXIII ... 164

REGLAMENTO DE COMPRAS, ARRENDAMIENTO Y SERVICIOS PARA EMERGENCIAS DEL MUNICIPIO DE SAN JUAN ... 164

Artículo 23.01 - Título ...164

Artículo 23.02 – Base Legal...164

Artículo 23.03 – Propósitos y Aplicabilidad...164

Artículo 23.04 - Definiciones...164

Artículo 23.05 – Lista de Bienes de Uso...166

Artículo 23.06 – Autorización para Hacer Compras Sin Subasta...166

Artículo 23.07 – Orden Ejecutiva en Situación de Emergencia ...166

Artículo 23.08 - Emergencia Provocada por Desastre...167

Artículo 23.09 – Normas Especiales Para Compras de Casos de Emergencias ...167

Artículo 23.10 – Delegado Comprador Especial en Emergencias ...168

Artículo 23.11- Responsabilidades Oficina de Finanzas Municipales ...170

Artículo 23.12 – Solicitud de Compra de Emergencia ...170

Artículo 23.13 – Recibo de Suministros o Servicios...170

(9)

Artículo 23.15 – Conservación de Suministros y Equipo...171

Artículo 23.16 – Auditoría e Informe ...171

Artículo 23.17- Notificación...171

CAPÍTULO XXIV ... 172

Disposiciones relativas a este código... 172

Artículo 24.02.-Enmiendas a este Código...172

Artículo 24.03.-Vigencia ...172

(10)

CAPÍTULO I D

ISPOSICIONES

G

ENERALES Artículo 1.01-Título

Este Código se conocerá como el “Código Administrativo del Municipio de San Juan”.

Artículo 1.02.-Leyes aplicables

Este Código se adopta al amparo de la facultad que la Ley Núm. 81 de 30 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como “Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico”, le delega a los Municipios de Puerto Rico y en especial, a la Asamblea Municipal de San Juan.

Artículo 1.03.-Propósito

Este Código consistirá de la compilación sistemática y ordenada de toda la legislación municipal sobre la organización y administración de la Rama Ejecutiva del Municipio de San Juan y de las dependencias adscritas a la Oficina del Alcalde o de apoyo gerencial a agencias municipales y su funcionamiento. Incluirá, además, aquella legislación municipal que verse sobre asuntos de administración fiscal, uso y disposición de propiedad municipal en general y procedimientos administrativos uniformes aplicables a todas las agencias del Municipio de San Juan. En un principio, el Código estará compuesto por una selección de medidas ya aprobadas por la Asamblea Municipal y será nutrido sucesivamente por aquellas resoluciones u ordenanzas futuras que se le añadan por entenderse que éstas complementan la integridad del mismo. Este Código se hará formar parte de la Codificación de Legislación del Municipio de San Juan, adquiriendo así aquellas medidas legislativas que se incorporen al mismo, un carácter permanente, duradero y estable.

Artículo 1.04.-Interpretación de palabras y frases

Las palabras y frases en este Código se interpretarán según el contexto y el significado sancionado por el uso común y corriente. Las voces usadas en el tiempo presente incluyen también el futuro; las usadas en el género masculino incluyen el femenino y neutro, salvo los casos en que tal interpretación resultare absurda; el número singular incluye al plural y el plural incluye el singular.

Artículo 1.05.-Prohibición de discrimen

Se prohíbe que cualquier empleado o funcionario del Municipio de San Juan establezca, en la aplicación de las disposiciones de este Código o en la concesión de beneficios autorizados por éste o en

(11)

las prohibiciones impuestas por éste, discrimen alguno por motivo de raza, color, sexo, orientación sexual, nacimiento, edad, origen o condición social, matrimonio, ideas políticas o religiosas, impedimento físico, mental o sensorial, o condición como veterano.

(12)

C

AP

Í

TULO

II

D

ESIGNACIÓN DE

S

ÍMBOLOS

O

FICIALES DEL

M

UNICIPIO DE

S

AN

J

UAN

Artículo 2.01 - Designación de Símbolos Oficiales

A tenor con el Artículo 2.001 de la Ley Núm. 81 de 30 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como la “Ley de Municipios Autónomos”, se establecen el sello oficial, escudo y bandera del Municipio de San Juan. También se codifica la selección previa de la canción En Mi Viejo San Juan, como himno del Municipio.

Artículo 2.02 – Declaración de Política Pública

Es política pública del Municipio de San Juan conceder a los símbolos oficiales de nuestra ciudad capital el altísimo sitial que merecen. Muestra de ello es que no sólo su inclusión en la Codificación de Legislación del Municipio es incuestionable, sino que el primer capítulo sustantivo del primer Código de la Codificación, se reserva para la designación de los símbolos distintivos del Municipio de San Juan.

El escudo, sello, bandera e himno que han de representar a nuestra ciudad, quedan plasmados en este Capítulo. La adopción se hace a tenor con el asesoramiento que brindara el Instituto de Cultura Puertorriqueña con motivo de la celebración del 450 aniversario de la fundación de la ciudad en la isleta. A esos efectos, se codifica el escudo adoptado desde 1971, ya que ha sido depurado de elementos que se le habían agregado sin justificación histórica y heráldica, y se le impartió un carácter más a tono con la simplicidad y precisión que caracterizan tanto a la heráldica más antigua como a la contemporánea. Este escudo sirve también como punto de partida para el Gran Sello y la bandera del Municipio de San Juan.

Por su parte, este Capítulo también codifica la selección previa de la canción En Mi Viejo San Juan como himno de la ciudad. De esta manera se reitera lo que por tradición y merito propio, se evoca como el himno de San Juan.

Entendemos acertado que su designación, adopción e inclusión en la Codificación de Legislación del Municipio de San Juan, revestirá a estos símbolos el carácter permanente que indudablemente merecen.

Artículo 2.03 – Escudo Oficial

La representación del Escudo de Armas de la Ciudad de San Juan se atenderá en las manifestaciones y documentos de carácter oficial a la siguiente descripción heráldica:

En campo de azur (Azul) un Cordero Pascual de plata, su cabeza contornada y auroleada de un nimbo crucífero de oro, portando una bandera de plata terminada en

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dos puntas y cargada de una cruz llana de gules (rojo), con el asta y crucecilla que la remata, de oro, pasante sobre una roca o peña de oro, de la que brota un chorro de agua de azur (azul) y plata; y en punta, ondas de agua de los mismos metales. Al timbre, una corona mural de cinco torres, de oro, mazonada de sable (negro) y aclarada de azur (azul). Lema: “Por su constancia, amor y fidelidad es muy noble y muy leal esta ciudad”, escrito en letras negras sobre cinta volante puesta toda bajo el escudo o extendiéndose también por sus lados.

En representaciones muy reducidas del escudo podrá abreviarse el lema a las siguientes palabras: MUY NOBLE Y MUY LEAL.

Para contornos del escudo se preferirán las formas denominadas española y francesa moderna.

Los modelos del Escudo de San Juan que, como el de Campeche, se emplearon anteriormente por la ciudad, podrán usarse en el futuro, con carácter ornamental, siempre que el carácter evocativo, artístico o conmemorativo de la ocasión en que hayan de emplearse, o del lugar u objeto en que hayan de exponerse o aplicarse, así lo justifiquen.

La versión gráfica de esta descripción del escudo se hace formar parte de este Capítulo.

Artículo 2.04 – Sello Oficial

Se adopta la emisión del Sello Oficial de la Capital usando el Escudo de Armas de la Capital bordeado a la redonda por una franja con la inscripción que lea: “GRAN SELLO DEL MUNICIPIO SAN JUAN 1521”.

La versión gráfica de esta descripción del sello se hace formar parte de este Capítulo.

Artículo 2.05 – Bandera Oficial

Se adopta la Bandera Oficial de la Capital como a continuación se describe: “PAÑO BLANCO RECTANGULAR CON ESCUDO DE ARMAS EN EL CENTRO”.

La versión gráfica de esta descripción de la bandera se hace formar parte de este Capítulo.

Artículo 2.06 – Himno

Se codifica lo que por tradición y merito propio se evoca como el himno de San Juan: la canción En Mi Viejo San Juan, del compositor Noel Estrada.

La versión gráfica de la letra y partitura musical del himno En Mi Viejo San Juan se hace formar parte de este Capítulo.

(14)

REGLAMENTOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

CAPITULO III

O

RGANIZACIÓN DE LA

R

AMA

E

JECUTIVA DEL

G

OBIERNO

M

UNICIPAL DE

S

AN

J

UAN

Artículo 3.01-Título

Este Ordenamiento será conocido como "Organización de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal de San Juan ".

Artículo 3.02-Definiciones

A los fines de ese Ordenamiento, los siguientes términos y frases tendrán el significado que se expresa :

(a) "Alcalde", significa el primer ejecutivo del Municipio de la Ciudad Capital San Juan Bautista.

(b) "Gobierno Estatal", significa el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, sus departamentos, agencias, oficinas, comisiones, juntas, administraciones, instrumentalidades y corporaciones públicas, excluyendo la Rama Legislativa, la Rama Judicial y los municipios.

(c) "Gobierno Federal", significa el Gobierno de los Estados Unidos de América, sus departamentos, agencias, oficinas, negociados, administraciones, comisiones, juntas, cuerpos, instrumentalidades, subdivisiones políticas, corporaciones públicas y subsidiarias de éstas.

(d) "Ley de Municipios Autónomos", significa la Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como "Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991" y los reglamentos adoptados al amparo de ésta.

(e) "Misión", significa la función o responsabilidad básica o fundamental de una unidad administrativa; se refiere a la razón de la existencia de ésta y a lo que la distingue de otras unidades administrativas, y contesta en términos generales para qué se creó y a quién sirve.

(15)

(f) "Municipio", significa el Municipio de la Ciudad Capital San Juan Bautista e incluye el área geográfica que limita por el Norte con el Océano Atlántico, por el Este con los Municipios de Carolina y Trujillo Alto, por el Sur con los Municipios de Caguas y Aguas Buenas y por el Oeste con el Municipio de Guaynabo, según las colindancias definidas en la memoria del Mapa Oficial de Límites Territoriales de Municipios y Barrios de Puerto Rico de la Junta de Planificación de Puerto Rico; también significa e incluye la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal, sus unidades administrativas, las divisiones de éstas; y a la Rama Legislativa Municipal, en el ejercicio de las facultades y deberes conferidas por la ley.

(g) "Orden Administrativa", significa todo documento emitido por el Alcalde para impartir instrucciones u órdenes generales a sus subalternos o para tramitar el estudio, atención o formalización de asuntos o materias específicas relativas a la administración y operación de la Rama Ejecutiva Municipal, o de ambos.

(h) "Orden Ejecutiva", significa toda disposición concertada de asuntos o materias específicas y particulares que corresponden a la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal de acuerdo con el ámbito de sus poderes y facultades, con el fin de interpretar o poner en efecto métodos o medidas para implantar una ley, ordenanza o reglamento municipal; hacer que empiece a funcionar cualquier programa, servicio, sistema o actividad municipal; o disponer otros asuntos que conciernen directamente a los ciudadanos o a un grupo o sector de éstos, emitida por el Alcalde en el ejercicio de las atribuciones y funciones que le confiere la ley para los siguientes fines:

(1) Autorizar transferencias de créditos entre cuentas del presupuesto municipal que no sean de la asignación presupuestaria para el pago de servicios personales.

(2) Aprobar, derogar o enmendar reglamentos.

(3) Disponer reglas o medidas temporales de tránsito o estacionamiento.

(4) Ordenar que una unidad administrativa realice temporalmente la gestión municipal de otra unidad administrativa en las situaciones especificadas en el ”Artículo 3.10“

de este Capítulo.

(16)

(5) Aceptar donativos de bienes que no sean en efectivo ni de instrumentos convertibles en dinero y que no impongan condiciones onerosas.

(6) Decretar estados de emergencia en las situaciones indicadas en el Artículo 3.009 (u) de la Ley de Municipios Autónomos.

(7) Adoptar el calendario de confección de la Resolución del Presupuesto General de Ingresos y Gastos del Municipio para cada año fiscal.

(8) Disponer otros asuntos de aplicación o efecto general en la comunidad o en parte de ésta.

(i) "Ordenanza", significa toda legislación de la jurisdicción municipal debidamente aprobada, cuyo asunto es de carácter general y tiene vigencia indefinida.

(j) "Programa", significa a los fines operacionales un conjunto de proyectos de obras o servicios, o de ambos, dirigidos a una o más metas comunes del Municipio; y a los fines de la formulación y administración de la Resolución General de Ingresos y Gastos del Municipio significa una unidad de servicio dentro del Municipio encargada de desarrollar actividades y operaciones.

(k) "Proyecto", significa un conjunto autónomo de recursos y medidas institucionales diseñados para lograr una o varias metas y objetivos del Municipio en un período de tiempo determinado.

(l) "Reglamento", significa cualquier norma o conjunto de normas generales obligatorias y permanentes relativas a materias de orden municipal que establecen el régimen de las unidades administrativas, o que disponen la ordenación o reglas de programas, proyectos, servicios, obras y asuntos del Municipio.

(m) "Resolución", en cuanto a la Rama Legislativa Municipal significa toda legislación de jurisdicción municipal que habrá de perder vigencia al cumplirse su finalidad y cualquier medida, disposición u orden de funcionamiento interno de la Asamblea Municipal. En cuanto a la Rama Ejecutiva Municipal significa toda providencia, decisión, fallo, determinación u orden sobre casos particulares, emitida por el Alcalde o su representante

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autorizado, o por una unidad administrativa de acuerdo con las facultades que le confieran las leyes, ordenanzas y reglamentos.

(n) "Unidad Administrativa", significa toda oficina o departamento de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal creada por ley u ordenanza que tiene una misión particular asignada.

Es responsable de implantar las políticas públicas relacionadas con su misión y ejerce las funciones municipales asignadas por ley u ordenanza, las cuales la distinguen de las otras unidades administrativas.

(ñ) "Unidades Administrativas Afiliadas", significa la asociación de unidades administrativas que deben formular e implantar una política pública coordinada en áreas programáticas relacionadas, sin que se altere la naturaleza e independencia de cada una como unidad o componente de la Rama Ejecutiva Municipal.

Las demás palabras y términos usados en esta Ordenanza tendrán el mismo significado que provee la Ley de Municipios Autónomos y el Reglamento Revisado de Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico de 1995 de la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales.

Artículo 3.03-Misión de la Rama Ejecutiva Municipal

La Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal de San Juan tiene la misión de propiciar el desarrollo integral de la Ciudad en las áreas económica, financiera, social, cultural y urbana mediante una inversión sustancial en obra pública. Parte esencial de su misión es también un compromiso con la excelencia administrativa y la calidad de los servicios, los cuales se evaluarán en consideración a los requerimientos y necesidades de los residentes de San Juan.

Artículo 3.04-Principios Rectores de Organización de la Rama Ejecutiva

La organización administrativa de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal será sensible, abierta y democrática. Sus principios rectores incluyen: la claridad y transparencia en la administración; la implantación de políticas públicas coordinadas entre todas las unidades administrativas del Municipio; la agilización de los procedimientos; la evaluación de los servicios municipales utilizando indicadores de calidad y tiempo; el uso eficiente de los recursos; y el rol predominante del ciudadano como eje central del quehacer del gobierno municipal. Además tendrá como normas fundamentales las siguientes:

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(a) Sujeción a la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, a la Ley de Municipios Autónomos, así como a los demás estatutos y reglamentos estatales y federales aplicables.

(b) Claridad total de la administración municipal, particularmente en el uso de fondos públicos.

(c) Integridad en los procesos de la administración pública y que todo asunto se dilucide con objetividad atendiendo únicamente a los méritos de la cuestión, para erradicar criterios indebidos del proceso de tomar decisiones municipales.

(d) Atención al trabajo coordinado entre todas las unidades municipales de modo que los esfuerzos de unas apoyen y promuevan el éxito de todas.

(e) Eliminación de trámites innecesarios, obsoletos o extensos y establecimiento de sistemas ágiles, uniformes e innovadores utilizando la tecnología más adecuada.

(f) Fiscalización y gerencia moderna y eficiente, con control de costos acordes a la situación fiscal del Municipio y sistemas de evaluación de servicios y resultados, que funcionen y propicien un ambiente administrativo democrático y justo.

(g) Diligencia y prontitud en la prestación de servicios y en la resolución de los asuntos de los ciudadanos, con normas o estándares de calidad y tiempo para cada renglón de atención ciudadana.

(h) Aprovechamiento máximo de los recursos económicos y humanos para posibilitar el ofrecimiento de más y mejores servicios a la ciudadanía.

(i) Fortalecimiento de los procesos de Auditoria y de fiscalización para asegurar que las operaciones financieras del Municipio se conducen con exactitud, y en cumplimiento de las leyes y reglamentos.

Artículo 3.05-Tipos de unidades y Composición de la Estructura Administrativa

Las unidades administrativas de la Rama Ejecutiva del Municipio de San Juan se agruparán de la siguiente forma:

(A) Unidades Operacionales:

Las unidades operacionales son esenciales en la estructura administrativa del Municipio porque son las unidades que ofrecen servicios directos al ciudadano, quien es la razón de ser del gobierno municipal.

Estas unidades, por estar en contacto diario con los residentes y visitantes de San Juan, tienen además una

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participación preponderante en el asesoramiento para la formulación de la política pública en su área de competencia.

El Gobierno Municipal contará con las siguientes unidades administrativas operacionales:

(1) Departamento de Salud de la Capital.

(2) Departamento de Desarrollo Económico, Turismo y Vivienda, al cual estarán adscritos los programas, oficinas y divisiones siguientes:

(i) División de Turismo;

(ii) División de Vivienda;

(iii) Asuntos Federales;

(iv) Empresas Municipales;

(v) Centro de Desarrollo Empresarial;

(vi) División de Asesoramiento en Planes, Programas, Proyectos y Servicios Municipales; y

(vii) División de Adiestramiento y Empleo.

(3) Departamento de Obras Públicas y Ambiente (4) Departamento de Policía y Seguridad Pública.

(5) Oficina Municipal para el Manejo de Emergencias y Administración de Desastres, que trabajará en coordinación con el Departamento de Policía y Seguridad Pública.

(6) Departamento de la Familia y la Comunidad.

(7) Departamento de Urbanismo.

(8) Departamento de Recreación y Deportes.

(9) Departamento de Cultura.

(10) Oficina Comunidades al Día.

(11) Oficina Para el Desarrollo Integral de la Mujer.

(12) Oficina Para el Desarrollo Juvenil.

(13) Oficina Para el Desarrollo Infantil.

(14) Colegio Tecnológico de San Juan.

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Las unidades de apoyo gerencial serán responsables de facilitar y apoyar el trabajo de todas las otras unidades. Les corresponderá establecer e implantar sistemas y procedimientos ágiles y exactos para facilitar la administración del recurso humano, los trámites fiscales y presupuestarios, las compras, la contratación, el uso de tecnología moderna y otros servicios de apoyo. Además, les corresponderá asesorar a las unidades operacionales y las directivas en materia de planificación, programación, evaluación de los servicios municipales, asuntos legales, presupuestación, administración de recursos humanos, sistemas gerenciales e información y servicios administrativos.

Las siguientes unidades administrativas serán de apoyo gerencial:

(1) Oficina de Auditoria Interna (2) Oficina de Finanzas

(3) Oficina de Secretaría Municipal, a la cual estará afiliada:

(i) la Oficina de Sistemas de Información

(4) Oficina de Presupuesto y Evaluación de Servicios Municipales

(5) Oficina de Administración de Recursos Humanos, a la cual estará afiliada:

(i) la Oficina de Igualdad de Oportunidades en el Empleo.

(6) Oficina de Servicios al Ciudadano

(C) Unidad Directiva:

La única unidad directiva de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal será la Oficina del Alcalde, bajo la cual operará el Director Ejecutivo del Municipio de San Juan. A esta estructura directiva le competerá establecer las políticas públicas, estrategias y normas que guiarán la gestión de la Rama Ejecutiva Municipal, incluyendo impartir directrices para que se cumplan las decisiones que se tomen, y para coordinar en forma general las funciones y asuntos municipales y velar que se cumplan eficiente y efectivamente.

(D) Unidades de Doble Función:

Las unidades de doble función además de facilitar y apoyar el trabajo de todas las otras unidades administrativas, ofrecerán servicios directos al ciudadano. Por tal naturaleza serán unidades tanto operacionales como de apoyo gerencial. A este grupo pertenece la Oficina de Asuntos Legales.

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Artículo 3.06-Designación de Directores de Unidad

Las funciones de los distintos departamentos y oficinas que comprenden las unidades administrativas de la Rama Ejecutiva del Municipio, sean operacionales, de apoyo gerencial o de doble función, serán realizadas a través de la estructura interna que establezcan los Directores de las mismas, quienes serán designados por el Alcalde y confirmados por la Asamblea Municipal, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Municipios Autónomos. Esta disposición aplicará, además, al Director Ejecutivo del Municipio de San Juan.

Artículo 3.07-Reglamento Orgánico y Funcional de Cada Unidad Administrativa

La misión, funciones específicas, organización y coordinación de cada una de las unidades administrativas de la Rama Ejecutiva Municipal se fijarán en sus respectivos reglamentos orgánicos y funcionales aprobados por la Asamblea Municipal, de conformidad con la Ley de Municipios Autónomos. La Oficina Para el Manejo de Emergencias y la Administración de Desastres del Municipio de San Juan también se regirá por la Ley Número 211 del 2 de agosto de 1999, conocida como “Ley de la Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias y Administración de Desastres de Puerto Rico” y la reglamentación adoptada a tenor de ésta.

Artículo 3.08- Denominación de Unidades Administrativas

La misión o la competencia principal que se asigne a cada unidad administrativa, se desprenderá del nombre propio de la misma. Esa denominación sólo podrá cambiarse por medio de una enmienda al Reglamento Orgánico y Funcional mediante Ordenanza.

Artículo 3.09-Afiliación de Unidades Administrativas

También se podrá disponer la afiliación de una o más unidades administrativas a otra, que se denominará primaria, siempre que correspondan al mismo grupo de la Rama Ejecutiva y sea de la misma área programática. Tal afiliación sólo podrá establecerse en los respectivos reglamentos orgánicos y funcionales de las unidades administrativas que se determine afiliar mediante ordenanza.

En esos casos, las unidades administrativas afiliadas mantendrán su condición como tal y funcionarán independientes y separadas de la unidad administrativa primaria, pero coordinarán la política pública del área programática y estarán dirigidas a desarrollar o cumplir una misión y objetivos similares o

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respecta a la planificación, ejecución y dominio de las funciones, programas, proyectos, actividades, tareas y asuntos operacionales que les correspondan, así como de su presupuesto, de acuerdo con las leyes, ordenanzas y reglamentos que rijan su organización, funcionamiento y financiamiento.

Sin embargo, podrán integrarse o unificarse en la unidad administrativa primaria las funciones de asesoramiento en las áreas de incumbencia de cada una, así como las de promoción y divulgación de sus programas, proyectos y actividades, con miras a mantener y promover una política pública integrada.

Con respecto a las áreas de operación y funcionamiento de las unidades afiliadas, en la medida en que sea necesario, la unidad administrativa primaria proveerá a cada unidad afiliada asistencia administrativa en las áreas o asuntos que coordinen entre sí.

Artículo 3.10-División Interna de Unidades Administrativas

Las unidades administrativas se organizarán internamente, de acuerdo con la naturaleza y complejidad de las funciones que se le asignen en sus respectivos Reglamentos Orgánicos y Funcionales, según aprobados por la Asamblea Municipal y de forma tal que puedan cumplir con los principios rectores de organización de la Rama Ejecutiva consignados este Capítulo y maximizar el uso de los recursos fiscales y humanos que se le asignen.

Las unidades administrativas se podrán organizar siguiendo diversos diseños o modelos de organización según su clientela, servicios, productos o área geográfica a servir. La organización deberá promover que los recursos del Municipio: humanos, propiedad, tecnológicos y fiscales, se utilizan para lograr los resultados prioritarios, con calidad, y al menor costo posible.

Artículo 3.11-Responsabilidad básica de Unidades Administrativas

Las unidades administrativas cumplirán las gestiones de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal que se le asignen en sus respectivos Reglamentos Orgánicos y Funcionales. No obstante, el Alcalde podrá ordenar que una unidad administrativa realice temporalmente la gestión municipal de otra unidad administrativa en caso de emergencia, o que intervenga en la prestación de un servicio municipal que corresponda a otra unidad administrativa, si se demuestra la deficiencia de la unidad administrativa principalmente responsable de ese servicio, para atenderlo con la debida diligencia y eficiencia. En estos casos, el Alcalde notificará a la Asamblea Municipal las órdenes ejecutivas que adopte a estos propósitos dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su aprobación.

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Artículo 3.12-Principios de Gerencia y Atención Ciudadana

Toda unidad administrativa tiene la responsabilidad de cumplir los siguientes principios de gerencia en su gestión pública y en las relaciones con los ciudadanos y con otras agencias públicas estatales y municipales:

(a) Llevar a cabo su misión, acatar los principios adoptados en Ordenamiento de este Capítulo, realizar las funciones que le asignen y desarrollar sus planes, proyectos, programas, obras, servicios y asuntos de forma diligente siguiendo las políticas públicas trazadas y las metas fijadas por el Alcalde, siempre con estricta adhesión a las normas de ley y a los más altos principios de rectitud y ética.

(b) Las unidades administrativas, además de ejercer las funciones que se le asignen en sus respectivos Reglamentos Orgánicos y Funcionales, coordinarán y cooperarán con las otras unidades administrativas en la realización de los planes, proyectos, programas, obras, servicios y asuntos propios del Municipio; de modo que los esfuerzos de cada una se complementen y contribuyan al logro de los compromisos de la Administración Municipal. Las funciones de coordinación no afectarán la misión y funciones que distinguen o separan unas unidades administrativas de otras, excepto según se prescribe en este Ordenamiento.

(c) Coordinar los planes, proyectos, programas, obras, servicios y asuntos de la unidad administrativa con cualquier agencia pública del Gobierno Estatal o del Gobierno Federal, previa autorización del Alcalde y sin menoscabo de la autonomía municipal, ni de las facultades y poderes conferidos por ley al Municipio.

(d) Proveer medidas efectivas para garantizar a los ciudadanos la oportunidad de contribuir a la realización de los fines y actividades municipales, de acuerdo con la ley y el desarrollo y bienestar de sus comunidades.

(e) Efectuar toda acción o decisión relacionada con cualquier solicitud de servicio, exención, exoneración, licencia, u otro similar de jurisdicción municipal, mediante métodos imparciales e idóneos que aseguren una evaluación objetiva y justa de los méritos de la solicitud.

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(f) Dar cumplimiento a las leyes, ordenanzas, resoluciones y reglamentos que apliquen a la unidad administrativa y dar cumplimiento además a las órdenes ejecutivas, órdenes administrativas, resoluciones, circulares o instrucciones del Alcalde, de su representante autorizado o funcionarios con facultad para ello.

(g) Proveer a la Asamblea Municipal servicios administrativos en lo que concierne al descargo de sus responsabilidades y en particular en relación con la administración y desembolsos contra el presupuesto de gastos autorizados de la Asamblea, si ésta así lo solicita.

Artículo 3.13-Funciones y Responsabilidades de Directores de Unidades Administrativas Todo Director de unidad administrativa tendrá los deberes y funciones que a continuación se establecen:

(a) Planificar, dirigir, facilitar y supervisar el desarrollo de las funciones y asuntos de la unidad administrativa, coordinando y controlando la operación integrada de sus distintas divisiones y asuntos de su incumbencia para lograr resultados de una manera eficiente.

(b) Formular y someter a la aprobación del Alcalde las normas o estándares de calidad, exactitud, diligencia y prontitud que guiarán la prestación de servicios con la participación de las personas afectadas; evaluarlas y revisarlas periódicamente para ajustarlas a la demanda, condiciones y necesidades de calidad de los servicios que se prestan.

(c) Establecer sistemas de seguimiento que permitan determinar el cumplimiento cuantitativo y cualitativo de las actividades y funciones de la unidad administrativa, y colaborar con todo esfuerzo por evaluar la efectividad y eficiencia de sus operaciones.

(d) Velar por el fiel cumplimiento de las normas legales y reglamentos relativos a los asuntos bajo su dirección.

(e) Preparar las reglas y reglamentos requeridos para llevar a cabo los planes, proyectos, programas, obras, servicios y asuntos de la unidad administrativa y someterlos a la consideración del Alcalde, asegurándose que las reglas y reglamentos facilitan el logro de los resultados prioritarios con eficiencia.

(f) Preparar y someter a la Oficina de Presupuesto y Evaluación de Servicios Municipales la petición presupuestaria anual de la unidad administrativa en la fecha que determine la

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Orden Ejecutiva del Alcalde para adoptar el calendario para la confección de la Resolución del Presupuesto General de Ingresos y Gastos del Municipio de cada año fiscal.

(g) Administrar el presupuesto asignado a la unidad administrativa utilizando los mecanismos de control de gastos necesarios para asegurar resultados de calidad a un costo eficiente.

(h) Poner a la disposición de los auditores internos, de los auditores externos y de la Oficina del Contralor de Puerto Rico los libros, expedientes, registros, documentos, informes y cualquier otra información que éstos soliciten y sea pertinente para ejercer sus funciones y cumplir con las recomendaciones que se formulen.

(i) Evaluar periódicamente la organización interna de la unidad administrativa con el objetivo de mejorarla para lograr mejores resultados y asegurar que la ciudadanía reciba mejor atención o beneficios de los servicios que presta, y someter sus recomendaciones al Alcalde.

(j) Rendir informes periódicos al Alcalde en torno a los asuntos, operaciones y situación fiscal de la unidad administrativa a su cargo; y del desarrollo y logros de los programas, proyectos, obras, servicios, asuntos y operaciones incluidos en los planes y presupuesto de la unidad administrativa, incluyendo las evaluaciones de los servicios que ofrece o actividades que realiza.

(k) Ofrecer asesoramiento al Alcalde en todo asunto asignado o sobre el que la unidad administrativa a su cargo tenga alguna incumbencia o a la Asamblea Municipal cuando así le sea requerido.

(l) Cumplir otras obligaciones que se le impongan en el Reglamento Orgánico y Funcional de la unidad administrativa, así como con cualquier otra encomienda que le asigne el Alcalde o su representante autorizado.

(m) Realizar las gestiones necesarias para la entrega y transferencia ordenada de todos los documentos, libros y propiedad bajo su custodia, previo inventario al efecto, cuando cese como Director de la unidad administrativa.

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Artículo 3.14-Reglamentos Municipales

La Rama Ejecutiva preparará las reglas y reglamentos necesarios para cumplir los fines municipales de su competencia. Las unidades administrativas serán responsables de asesorar al Alcalde en cuanto a las reglas y reglamentos que deben aprobarse y ponerse en vigor para regir las funciones asignadas a cada una y para desarrollar o ejecutar los planes, programas, proyectos, obras, servicios y asuntos de su responsabilidad. Los reglamentos de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal serán promulgados y aprobados por el Alcalde.

Artículo 3.15-Ordenanzas, Reglamentos y Contratos Vigentes; Asuntos Pendientes

Las ordenanzas, reglamentos, órdenes ejecutivas y administrativas, circulares y otros documentos para regir los procedimientos, sistemas, servicios y asuntos gerenciales y operacionales de las funciones, programas, proyectos, obras, servicios y asuntos que se asignen o transfieran a cualquier unidad administrativa nueva o a la que surja de las que se consoliden o refundan, continuarán en vigor hasta que sean enmendados, modificados o derogados. La asignación, transferencia, consolidación o fusión aquí contemplada no afectará ni menoscabará las relaciones contractuales vigentes ni la tramitación de asuntos que estuvieren pendientes a la fecha de efectividad del cambio.

Artículo 3.16-Integración de Funciones Administrativas

Dentro de un período máximo de seis (6) meses desde la fecha de vigencia del Reglamento Orgánico y Funcional de una unidad administrativa, se integrarán las funciones de dirección y los recursos humanos correspondientes a las funciones, servicios, programas, proyectos y asuntos adicionales que se le asignen o transfieran de otra. Esa integración interna se hará mediante Orden Ejecutiva en que se especifique su fecha de efectividad y de acuerdo con la Ley de Municipios Autónomos y esta Ordenanza.

Artículo 3.17-Transferencias de Recursos Humanos y Propiedad

Los recursos humanos, récords, propiedad y materiales que se emplean con relación a las funciones, programas, obras, servicios o asuntos de cualquier unidad administrativa que sea eliminada, consolidada, refundida o transferida por cualquier ordenanza, se trasladarán a la unidad administrativa de nueva creación o a la que surja de las que se consoliden o refundan.

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Artículo 3.18-Acciones Necesarias para la Reorganización

El Alcalde llevará a cabo las acciones necesarias para concretar la reorganización de la Rama Ejecutiva del Gobierno Municipal con la brevedad posible, de acuerdo con esta Ordenanza y con el Reglamento Orgánico y Funcional de cada unidad administrativa que la compongan.

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CAPITULO IV

R

EGLAMENTO

O

RGÁNICO Y

F

UNCIONAL DE LA

O

FICINA DEL

A

LCALDE

Artículo 4.01 - Título del Reglamento

Este Reglamento se denominará "Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina del Alcalde".

Artículo 4.02 - Reorganización de la Oficina del Alcalde

De acuerdo con el Artículo 6.001 de la Ley de Municipios Autónomos, y a tenor con la visión administrativa se reorganiza la Oficina del Alcalde la cual constituye la unidad directiva de la Rama Ejecutiva Municipal.

Artículo 4.03 - Misión de la Oficina del Alcalde

La Oficina del Alcalde tendrá la misión de establecer e implantar la política pública y de dirigir la administración de los trabajos del Municipio que redunden en una mejor calidad de vida para los residentes de la Ciudad Capital de San Juan. En el desempeño de esta misión, la Oficina del Alcalde promoverá una fiscalización eficiente, prudente y cuidadosa de los recursos del erario público y velará que las facultades y atribuciones que le han sido delegadas por ley sean cumplidas mediante un trato y servicio digno, justo y democrático.

Artículo 4.04 - Funciones Específicas de la Oficina del Alcalde

La Oficina del Alcalde, en adelante "la Oficina", es la unidad administrativa responsable de establecer las normas, dirigir y coordinar en forma general y velar que las Oficinas y Departamentos del Municipio cumplan sus propósitos y a esos fines tendrá las siguientes funciones específicas:

1. Establecer la visión del Gobierno Municipal y definir su estilo de administración.

2. Identificar los problemas y necesidades de los distintos sectores de San Juan para establecer las políticas públicas y adoptar las estrategias necesarias o útiles para su atención.

3. Representar al Municipio en cualesquiera actos oficiales, o de interés, en y fuera de Puerto Rico.

4. Determinar las políticas y guías de organización de las Oficinas y Departamentos Municipales, de acuerdo con el Reglamento Orgánico y Funcional de cada una y

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establecer los principios generales para su dirección, supervisión y coordinación, así como las normas y procedimientos de los programas, proyectos, actividades y servicios municipales.

5. Aprobar los planes, proyectos, programas y asuntos administrativos y operacionales de las Oficinas y Departamentos Municipales y dirigir y supervisar todas las funciones y actividades del Municipio.

6. Evaluar candidatos y tramitar los nombramientos de Directores de Unidades Administrativas y de otros puestos en el Servicio de Confianza, de Comisiones, Juntas y organismos asesores, consultores o de otra naturaleza integrados por miembros de la comunidad.

7. Presentar a la Asamblea Municipal proyectos de ordenanzas o de resolución, informes, memoriales explicativos relacionados con los mismos y cualquier otro documento o información que requiera la Asamblea Municipal de acuerdo con sus facultades.

8. Decidir anualmente el contenido y prioridad de gastos del Proyecto de Resolución de Presupuesto General de Ingresos y Gastos del Municipio, disponer lo necesario para su preparación y presentarlo a la Asamblea Municipal.

9. Coordinar y supervisar la preparación de las reglas y reglamentos, órdenes ejecutivas y órdenes administrativas que debe promulgar, enmendar o derogar el Alcalde y someterlos a la consideración de éste.

10. Evaluar las situaciones en que debe venderse, gravarse, arrendarse o disponerse de propiedad municipal en cualquier otra forma, o cuándo debe ejercerse el poder de expropiación forzosa para adquirir cualesquiera bienes muebles e inmuebles y someter a la Asamblea Municipal el proyecto de ordenanza correspondiente.

11. Evaluar y hacer recomendaciones al Alcalde con respecto a la contratación de empréstitos en forma de anticipos de la contribución básica de propiedad y a emitir bonos o pagarés de obligación especial y bonos de refinanciamiento, según la Ley Núm. 64, del 3 de julio de 1996, conocida como "Ley de Financiamiento Municipal de

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12. Dar seguimiento a la implantación de las políticas públicas que regirán las inversiones de fondos municipales y asegurarse que cumplen con los programas de inversiones aprobados.

13. Coordinar con las agencias del Gobierno Estatal la adquisición por venta, donación, permuta, usufructo o arrendamiento de los terrenos para el desarrollo del Municipio con sujeción a las leyes y ordenanzas aplicables.

14. Evaluar solicitudes y decidir respecto a la concesión de donativos, subvenciones o cualquier otra clase de ayuda en dinero o en servicios a entidades sin fines de lucro y tramitar su aprobación ante la Asamblea Municipal.

15. Custodiar el original del documento de traspaso a un funcionario entrante de los documentos, libros y propiedad bajo la custodia de otro que cesa en el cargo y tenerlo disponible para examen del Auditor Interno y del Contralor de Puerto Rico.

16. Custodiar el original del documento de transferencia de fondos públicos que debe hacerse cuando cese cualquier Director de Oficina o Departamento Municipal, refrendado por el Director de Finanzas Municipales entrante y el saliente; y mantenerlo disponible para examen del Auditor Interno y del Contralor de Puerto Rico.

17. Establecer las prioridades de la Oficina y desarrollar planes de trabajo para planificar, organizar, y supervisar todos los asuntos y operaciones relacionados con los recursos humanos, asignación presupuestaria anual, disposición, uso y control de equipo y materiales de la Oficina, recibo, organización y tramitación de la correspondencia y otros documentos que se generen o reciba, reproducción de materiales y documentos y demás asuntos y decisiones relativas al manejo y gobierno interno de la Oficina.

18. Planificar, coordinar y llevar a cabo las demás funciones asignadas por ley, ordenanza y reglamento al Alcalde, así como aquellas inherentes o incidentales de la Rama Ejecutiva Municipal.

Artículo 4.05 - Estructura Organizacional

La Oficina del Alcalde realizará las funciones a través de la estructura que establezca el Alcalde, de acuerdo con la Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 y

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las Ordenanzas sobre la organización de la Rama Ejecutiva Municipal aplicables e incluirá las siguientes subunidades:

1- Oficina Propia del Alcalde – Imparte dirección y vela por el cumplimiento de normas, leyes y reglamentos aplicables. Define la política pública que regirá las acciones municipales, así como aprueba los planes, presupuestos, proyectos, programas, reglamentos administrativos y operacionales del Municipio. Además, identifica problemas y necesidades de los distintos sectores de la Ciudad Capital y adopta estrategias para su atención y solución. A la Oficina Propia del Alcalde está adscrita la Oficina de la Primera Dama, que realiza funciones de carácter social y cívico en beneficio de los más necesitados. Así también están adscritas las “Oficina de Protocolo y Calendario”, “Oficina de Comunicaciones” y “Oficina de Servicios al Ciudadano¨.

2- Dirección General – Este Programa tiene a cargo la tramitación de operaciones de personal, facilidades de planta física, compra de servicios, alquiler de equipo, materiales y recursos necesarios para el funcionamiento de las oficinas relacionadas a la Oficina del Alcalde, así como de las actividades programadas por la Oficina de Protocolo y Calendario.

3- Asesoramiento en Política Pública – Comprende al cuerpo de asesores del Alcalde, así como personal de apoyo encargado de asistirle en la formulación de políticas respecto a la organización, dirección, coordinación y supervisión de todas las actividades y decisiones del gobierno Municipal. Además, coordina y asiste al Alcalde en la labor de desarrollar normas, estrategias, planes y otros asuntos administrativos del Municipio y asesora al Alcalde en las relaciones del Municipio con el Gobierno Estatal y el Gobierno Federal, llevando a cabo la coordinación intergubernamental que sea necesaria.

4- Oficina del Director Ejecutivo - Esta Oficina coordina la labor de los organismos y dependencias municipales a tenor con la política pública que establezca el Alcalde

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programas, reglamentos administrativos y operacionales adoptados por éste. Además, asesora al Alcalde en las gestiones que lleva a cabo el Gobierno Municipal a través de todas las Oficinas y Departamentos Municipales. En ausencia del Alcalde, el Director Ejecutivo del Municipio de San Juan es el funcionario designado para asumir en primera instancia y en carácter de interino, las funciones de éste, a tenor con la Ordenanza Núm. 72, Serie 2000-01.

Artículo 4.06 - Disposiciones Generales

Las disposiciones de este Reglamento Orgánico no se entenderán que restringen o limitan las facultades y obligaciones conferidas por las leyes al Alcalde. En el ejercicio de sus prerrogativas como máxima autoridad de la Rama Ejecutiva Municipal, el Alcalde tiene también aquellos poderes incidentales y necesarios para ejercer las facultades relacionadas con la administración y operación del Municipio y de su Oficina Propia.

Artículo 4.07 - Leyes y Reglamentos Complementarios

Este Reglamento se interpretará de conformidad con la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, la Ley de Municipios Autónomos y con las demás leyes de Puerto Rico y de Estados Unidos regularmente aplicables a la organización, funcionamiento, programas y actividades de los municipios. También se complementará con cualesquiera reglamentos aplicables a los municipios en las áreas y funciones asignadas a la Oficina del Alcalde.

Artículo 4.08 – Enmiendas

Este Reglamento podrá enmendarse en la misma forma que se aprueba, mediante Ordenanza al efecto; y toda proposición de enmienda que se someta a la Asamblea Municipal debe acompañarse de un documento justificativo de la misma, el cual explique su alcance, efectos e impacto fiscal, si alguno.

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CAPITULO V

R

EGLAMENTO

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RGÁNICO Y

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C

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Artículo 5.01- Título

Este Reglamento se denominará “Reglamento Orgánico y Funcional de la Oficina de Servicios al Ciudadano del Municipio de San Juan”.

Artículo 5.02 - Creación de la Oficina de Servicios Al Ciudadano

A tenor con las disposiciones del Artículo 6.001 de la Ley de Municipios Autónomos, Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, según enmendada, se crea y organiza la Oficina de Servicios al Ciudadano del Municipio de San Juan como unidad administrativa operacional de la Rama Ejecutiva del Gobierno del Municipio de San Juan, adscrita a la Oficina del Alcalde. Las funciones de la Oficina, que responderá directamente al Alcalde, serán realizadas a través de la estructura interna que establezca el Director de la misma, quien será designado por el Alcalde y confirmado por la Asamblea Municipal, de acuerdo con lo dispuesto a esos fines en la Ley de Municipios Autónomos, antes citada.

Artículo 5.03-Misión

La Oficina de Servicios al Ciudadano tiene la misión de atender con sensibilidad, prontitud y diligencia a los ciudadanos que acuden a Casa Alcaldía con el objetivo de plantear sus inquietudes y problemáticas personalmente al Alcalde y realizar aquellos trámites pertinentes con el fin de lograr su solución de manera rápida y efectiva.

Artículo 5.04-Funciones de la Oficina de Servicios al Ciudadano

La Oficina de Servicios al Ciudadano es la unidad administrativa responsable por atender diligentemente a todos aquellos ciudadanos que acudan a la Casa Alcaldía con el propósito de exponer personalmente sus problemáticas al Alcalde. Con ese propósito se le asignan las funciones siguientes:

(1) Recibir en la Casa Alcaldía a todos aquellos ciudadanos que acudan con el propósito de exponer personalmente sus inquietudes o problemáticas al Alcalde.

(2) Resolver con prontitud aquellas problemáticas que estén dentro de las facultades del Director de la Oficina.

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(3) Referir y coordinar con las unidades administrativas operacionales correspondientes del Municipio, aquellos reclamos o problemáticas ciudadanas bajo su responsabilidad.

(4) Dar seguimiento a lo referido para facilitar su solución.

(5) Fomentar y viabilizar la realización de las reuniones entre los ciudadanos, grupos comunitarios y de residentes con el Alcalde, así como las visitas del Alcalde a la comunidad con el propósito de mantener una comunicación directa entre el Alcalde y los ciudadanos de San Juan.

(6) Establecer sistemas para dar seguimiento a los planteamientos hechos por los ciudadanos y a los referidos hechos a las diversas unidades operacionales, con el objetivo de mantenerse informado del estado de lo anterior y así asegurar su solución más efectiva y rápida.

(7) Establecer un sistema de información donde se mantenga al Alcalde siempre informado de las principales problemáticas que aquejan a la comunidad que visita la Alcaldía.

(8) Informar al Alcalde sobre el estado y los resultados de las gestiones realizadas para atender a los ciudadanos que acuden a la Oficina.

(9) Informar a los ciudadanos sobre el estado y resultados de las gestiones realizadas por la Oficina en atender sus reclamos.

(10) Servir de contacto para aquellas personas o entidades que les haya sido asignado un donativo de fondos municipales, o de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico, si fuera hecho a través de la Oficina.

(11) Cualquier otra función que le asigne el Alcalde, compatible con su misión.

Artículo 5.05-Coordinador Especial

El Director de la Oficina de Servicios al Ciudadano gestionará sus deberes, facultades y responsabilidades en conjunto con un Coordinador Especial, quien mantendrá informado al Alcalde de aquellos asuntos de importancia de la Oficina y de la coordinación de las actividades de todas las oficinas adscritas a la Oficina del Alcalde.

El Coordinador Especial será designado por el Alcalde mediante Orden Ejecutiva.

Artículo 5.06-Disposiciones Generales

Las disposiciones de este Reglamento no serán interpretadas como que restringen o limitan los poderes y prerrogativas conferidos por ley al Municipio. En el ejercicio de la facultad que le confiere la ley

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para determinar la organización y funciones de sus unidades administrativas, el Municipio de San Juan tendrá también aquellos poderes incidentales y necesarios dentro del ámbito de su competencia o jurisdicción que le confieren las leyes y reglamentos estatales y federales aplicables; y para atender y resolver querellas de sus ciudadanos respecto a los servicios que se les presten con cargo a fondos propios del Municipio, delegados o administrados en cualquier forma por éste.

Artículo 5.07-Leyes y Reglamentos Complementarios e Interpre tación

Este Reglamento se complementará e interpretará de conformidad con la Constitución de los Estados Unidos de América y del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, la Ley de Municipios Autónomos, antes citada y con las demás leyes y reglamentos estatales y federales aplicables a los municipios de Puerto Rico. También se complementará con cualesquiera ordenanzas, resoluciones y reglamentos aplicables al Municipio en las áreas y funciones asignadas a la Oficina de Servicios al Ciudadano.

Artículo 5.08-Enmiendas

Este Reglamento podrá ser enmendado únicamente mediante Ordenanza al efecto y toda proposición de enmienda que se someta a la Asamblea Municipal estará acompañada de un documento justificativo de la misma, el cual explique su alcance, efectos e impacto fiscal, si alguno.

CÓDIGO ADMINISTRATIVO DEL MUNICIPIO DE SAN JUAN