BESTRETES DE CAIXA FIXA Índex
1. Introducció. Funcionament general. Com entrar .
2. Etapes d’una bestreta de caixa fixa. 2 tipus segons el tipus de bestreta:
- Cas A: Pagament mitjançant bestreta d’un justificant registrat amb anterioritat.
- Cas B: Pagament d’una bestreta en què les factures es justifiquen en posterioritat.
3. Compte Justificatiu de la Bestreta de la caixa Fixa.
Enviament a Intervenció .
4. Resum definició ordre interna de pagament. Com s’emplenen els camps del monitor per definir una ordre interna de pagament.
5. Llistats i documents a presentar per a justificar compte justificatiu
6. Consulta de les ordres internes de pagament.
Consulta per situació per saber en quin punt ens trobem.
BESTRETES DE CAIXA FIXA
Aquest manual té com objectiu donar una visió general del procés a seguir en el cicle d’una bestreta de caixa fixa. No intenta resoldre problemes concrets que puguin anar sorgint en el transcurs de la seva comptabilització. En aquest cas, s’intentarà solucionar amb els processos de suport establerts.
Com a introducció cal destacar que els moviments en bestretes de caixa fixa circularan a través de 2 programes:
El Sicalwin pròpiament dit, les funcions del qual són:
- Introduir les dades del tercer habilitat - Configurar la bestreta
- Reposició de la bestreta. Moviments interns de tresoreria (c/c Consell a c/c habilitat)
El programa Bestretes de caixa fixa, per el qual l’habilitat durà tot el control de la seva despesa.
Per un correcte maneig d’aquesta aplicació l’habilitat cal tenir en compte les passes següents:
Aplicació “Bestretes de caixa fixa”(ACF)
Una vegada configurada la bestreta de caixa fixa de l‘habilitat (es fa des d’Intervenció) i haver-li transferit l’import del que disposarà (es fa des de Tresoreria) ja podem engegar l’aplicació pròpia de les bestretes per poder anar registrant tots els moviments que faci l’habilitat. Aquest punt es duu de manera descentralitzada, des de cada centre gestor.
Quan l’usuari entra a l’aplicació ACF, sempre li sortirà la següent pantalla:
D’aquí seleccionem, primer de tot, si treballem amb bestreta o pagament a justificar, en cas que tinguem les dues opcions. Llavors seleccionem l’habilitat, si som usuaris de més d’un i, finalment i el més important, hem de seleccionar correctament la bestreta amb la qual hem de treballar.
Generalment, existiran 2 bestretes si provenen de la migració, sempre elegirem aquella que comença amb BCF...
Un cop dins, hem de tenir clar la nostra manera de funcionar perquè tractarem la bestreta de manera distinta. Segons la manera de funcionar de l’habilitat ens podem trobar en dos casos:
Cas A. Pagament mitjançant bestreta d’un justificant registrat amb anterioritat.
1. El primer pas serà, evidentment, registrar el justificant des de l’aplicació ACF. L’enregistrament és idèntic al registre de factures del Sicalwin (per a més informació consultar manual: Registre de justificants).
Registre de factures – Registre d’entrada de factures
Important!! Mai s’ha d’emplenar la graella «Desglossament aplicacions» amb les partides de la factura perquè es fa des d’una passa posterior; s’ha de deixar en blanc perquè s’informa en l’ordre interna de pagament. Amb control+S podem botar aquests camps.
Aquelles factures en què s’hagi emplenat aquest camp i es vulguin pagar mitjançant bestreta, llavors, quan intentem fer l’ordre interna de pagament, l’aplicació no ens deixarà capturar-les. En aquest cas l’aplicació no les captarà com a bestretes de caixa fixa.
Existeix la possibilitat de fer modificacions a les factures mentre no
s’hagin integrat dins una ordre de pagament. Un cop vinculades a una
ordre, si necessitam fer canvis a les factures, les haurem d’extreure de l’ordre, bé modificant-la (extraient la factura) o bé eliminant-la.
2. Definició de l’ordre interna de pagament.
Una vegada registrats els justificants que es volen pagar al creditor final, els hem d’incloure dins una ordre interna de pagament, situada en el menú de l’aplicació. Sols podem fer una ordre interna de pagament per tercer.
La casella d’ordre interna es deixa en blanc ja que s’enumera automàticament. El xec de bestreta justificar sols s’utilitza en el cas B i la Data és molt importat que s’inclogui la del dia que hem tret els diners del banc per qüestions de conciliació bancari a Tresoreria.
Aquí, incloem l’habilitat i el núm. de bestreta. Llavors afegim el tercer al qual volem pagar i, finalment, en aquest punt és on introduïm les partides a les quals afectarà la despesa (l’Ajuda F5 ens mostra les partides en què pot fer feina l’habilitat, configurades en l’etapa 4:
configuració de l’habilitat). Llavors ens situam a la graella de
justificants per afegir-hi les factures, registrades anteriorment, que
volem pagar amb aquesta ordre. Les podem seleccionar mitjançant F5
o introduint directament el núm. de registre (F/2009/..).
En cas que la forma de pagament sia a través de transferència és obligatori indicar l’ordinal del tercer. També cal recordar-se d’emplenar obligatòriament la cel·la referent l’ordinal pagador (la c/c que controla l’habilitat) mitjançant F5.
És important per a la validació posterior que el camp de la descripció s’empleni satisfactòriament: aquest camp serveix per descriure a que pertany cada ordre interna.
Un cop emplenats tots els camps indicats cal seguir les següents passes, per ordre, per acabar definint l’ordre interna de pagament:
1) Gravar Ordre
Un cop gravada l’ordre, mentre no s’hagi enviada a l’habilitat, l’aplicació permet fer modificacions de tot tipus (import, tercer, justificants...). Per fer els canvis hem de tornar al mateix monitor i en acabar les modificacions tornar prémer gravar ordre. Un cop ben definida ja podem passar a la següent passa.
2) Llavors tornam a entrar a la mateixa pantalla –Definició d’ordre interna de pagament- i pitjar enviar a l’habilitat
Una vegada enviada l’ordre a l’habilitat, queda en situació d’enviada a l’habilitat i sempre ens permet certes modificacions en les dades de pagament, que s’hagin pogut originar per errors o canvis en el pagament. Per fer-ho cal tornar a entrar a la pantalla de definició de l’ordre interna de pagament i podrem modificar les cel·les de: forma de pagament, ordinal tercer, ordinal pagador i núm. xec. Un cop fets els canvis hem de pitjar Gravar Ordre.
Altrament, també permet pitjar Rebutjar . En aquest cas, ara la situació queda en estat de rebutjada. Des d’aquest estat podem fer canvis a l’ordre distints als de pagament. Cal tornar a entrar a la pantalla de definició d’ordre de pagament i ens trobem en dues situacions:
1) Un cop a la pantalla podem modificar les dades de l’ordre: afegir o canviar factures, canvis en la descripció, imputació a les partides, etc., és a dir, tots els que permeti realitzar el programa.
2) Si l’error està en la factura relacionada amb l’ordre, cal alliberar-la
per poder realitzar els canvis oportuns. Per fer-ho és necessari
eliminar l’ordre amb la icona de suprimir . Així l’ordre desapareix i
les factures que hi estaven incorporades queden alliberades. Ara
podrem fer canvis a la factura des del registre de factures i tornem
a començar.
Un cop enviada l’ordre a l’habilitat, si tornam a entrar a la pantalla Definició ordre interna de pagament podem fer canvis en les dades de pagament i gravar l’ordre. Si volem fer altra tipus de canvis haurem d’enviar l’ordre a l’estat anterior, i, per tant, pitjarem Rebutjar.
3. Pagament de l’ordre interna de pagament.
Ens hem de situar en al mòdul Monitor de comptabilització d’ordres internes de pagament. Inicialment ens apareixerà una pantalla de filtre, inclourem els que trobem necessaris per a la selecció que volem pagar (per ordres internes o, també, per data de l’ordre, així tindríem filtrades totes les definides amb la mateixa data) i pitjam perquè ens mostri els resultats. Ara podem seleccionar les ordres internes que volem pagar. A més, existeix la possibilitat d’emetre fitxer per enviar al banc.
Per fer el pagament hem de pitjar el botó o anar al menú de la part superior de la pantalla Monitor de comptabilització – Comptabilitzar ordres internes de pagament.
Aquí, un cop fem el pagament ens surt una pantalla on també cal incloure com a data el dia que surten els diners del banc.
Un cop comptabilitzada, l’ordre ja no permet modificacions. Cal eliminar-la mitjançant el monitor d’anul·lació d’ordres internes comptabilitzades. Ara l’ordre queda altre cop en la situació anterior:
enviada a l’habilitat. Per canviar dades de l’ordre distintes a les
referides a les de pagament cal pitjar rebutjar – mirar passa anterior -.
Cas B. Pagament d’una bestreta en què les factures es justifiquen en posterioritat.
És el cas en el qual l’habilitat realitza el pagament abans de rebre la corresponent factura. Cas molt habitual en les bestretes de caixa fixa del Consell de Mallorca.
Aquí cal tenir en compte que, per cada ordre interna que es defineixi n’hi haurà d’haver una altra de justificativa relacionada. És a dir cada pagament tindrà dues ordres vinculades, una del pagament pròpiament dit i una altra justificativa on s’inclouen les factures. Per fer això haurem de passar dues vegades, una per a cada ordre, per les mateixes pantalles, com tot seguit s’explica.
Així doncs, les passes a seguir varien un poc del cas anterior.
1. Primer de tot, definirem l’ordre de pagament (etapa 2 en el cas anterior). Per indicar que es tracta d’un pagament anticipat a un tercer sense factura hem d’activar el xec Bestreta a justificar, situat a la part superior del monitor. Penseu que sols podeu fer una ordre per tercer.
Cal recordar que en aquest punt s’introdueixen les partides i l’import corresponent al pagament però deixarem en blanc la graella de justificants.
La casella de l’ordinal pagador (la c/c que controla l’habilitat) s’ha d’emplenar, no podem deixar-la buida perquè tindrem problemes més endavant per enllestir la bestreta per falta d’informació. Mitjançant F5 podem seleccionar l’ordinal corresponent.
En cas que la forma de pagament sia a través de transferència és obligatori indicar l’ordinal del tercer. Si el pagament és per xec aquesta casella, òbviament, es deixa en blanc i s’emplena la del núm. de xec.
la cel·la Data és molt importat que s’inclogui la del dia que hem tret els
diners del banc.
És important per a la validació posterior que el camp de la descripció s’empleni satisfactòriament: aquest camp serveix per descriure a que pertany cada ordre interna.
Un cop emplenats tots els camps indicats cal seguir les següents passes, per ordre, per acabar definint l’ordre interna de pagament:
1) Gravar Ordre
Un cop gravada l’ordre, mentre no s’hagi enviada a l’habilitat, l’aplicació permet fer modificacions de tot tipus (import, tercer, justificants...). Per fer els canvis hem de tornar al mateix monitor i en acabar les modificacions tornar prémer gravar ordre. Un cop ben definida ja podem passar a la següent passa.
2) Llavors tornar a entrar a la mateixa pantalla –Definició d’ordre interna de pagament- i pitjar enviar a l’habilitat
Una vegada enviada l’ordre a l’habilitat, queda en estat enviada l’habilitat i sempre ens permet certes modificacions en les dades de pagament, que s’hagin pogut originar per errors o canvis en el pagament. Per fer-ho cal tornar a entrar a la pantalla de definició de l’ordre interna de pagament i podrem modificar les cel·les de: forma de pagament, ordinal tercer, ordinal pagador i núm. xec. Un cop fets els canvis hem de pitjar Gravar Ordre.
Altrament, també permet pitjar Rebutjar . Ara tenim l’ordre en estat rebutjada. Des d’aquí podem fer canvis a la resta de cel·les o simplement suprimir-la amb la icona corresponent segons ens convingui.
El funcionament per a modificar o rebutjar és igual al cas A –punt 2-.
2. Pagament de l’ordre interna de pagament
Ens hem de situar en al mòdul Monitor de comptabilització d’ordres internes de pagament. El pagament es realitza de la mateixa forma que el cas A anterior. Recorda que cal assenyalar com a data , la del dia que treim els diners del banc.
Igual que en el cas A, un cop comptabilitzada ja no permet
modificacions. En cas d’errors cal eliminar l’ordre des de el monitor
d’anul·lació d’ordres internes comptabilitzades i l’ordre tornar a
l’estat immediatament anterior: enviat l’habilitat, d’on farem els canvis
necessaris per poder seguir endavant o l’eliminarem si cal.
3. Registre de justificants
Quan el tercer ens porti els justificants de la bestreta pagada en el pas anterior, aquests s’hauran de registrar per poder emetre una ordre interna justificativa.
L’enregistrament es fa igual que en el cas anterior (pas 1). Pensau que no s’han d’incloure les partides en desglossament aplicacions.
En cas que aquesta passa es faci inicialment, abans de definir l’ordre interna de pagament, no reporta cap problema per continuar. Sols cal tenir en compte que les factures han de ser de data posterior a l’ordre definida –perquè, realment, hem tret els diners del banc amb anterioritat a la recepció de la factura, en cas contrari estam en el cas A, no el B-.
Mentre els justificants no s’hagin integrat dins una ordre son susceptibles de ser modificats. Un cop integrats, caldrà extreure’ls de l’ordre per a modificar-los.
4. Ordre interna justificativa.
Un cop en aquest punt, hem de repetir el mateix camí per poder crear
una ordre interna justificativa que vagi relacionada amb la pagada. Per
tant, tornam a entrar a la pantalla definició ordre interna de
pagament. Pitjam altre cop el xec Bestreta a justificar i introduïm el
núm. de l’ordre interna que hem pagat anteriorment en la cel·la Ordre
interna a justificar. aquí la data que hem d’incloure potser la del dia
que realment justifiques. Aquesta data, sempre serà igual o posterior a
qualssevol de les dates que introduïm a les factures que justifiques, en
aquesta passa, amb cada ordre interna.
Ara, completam l’ordre afegint els justificant dins la graella corresponent. Les podem seleccionar mitjançant F5 o introduint directament el núm. de registre (F/2009/..).
Si l’import no coincideix amb la bestreta modifiquem l’import imputat a la graella d’aplicacions, gravam l’ordre i l’enviam a l’habilitat.
Per crear l’ordre cal pitjar, per ordre, igual que en tots els casos anteriors:
1) Gravar Ordre
Un cop gravada l’ordre, mentre no s’hagi enviada a l’habilitat, l’aplicació permet fer modificacions de tot tipus referits a aquesta ordre justificativa (import, distints justificants...), i, fins i tot, eliminar-la. Per fer els canvis hem de tornar al mateix monitor i en acabar les modificacions tornar prémer gravar ordre. Un cop ben definida ja podem passar a la següent passa.
2 ) Llavors tornar a entrar i pitjar enviar a l’habilitat
Un cop enviada, si observam errors sempre podem tornar entrar al monitor i pitjar rebutjar. L’ordre tronarà a l’estat anterior, abans d’enviar a l’habilitat on podem fer canvis o eliminar-la –mirar cas A per a més detalls-.
5. Comptabilització de l’ordre interna justificativa
Entram altre cop a Monitor de comptabilització d’ordres internes de pagaments, filtram, seleccionam i comptabilitzam l’ordre.
Si, finalment, existeix excedent de saldo, aquest es reintegrarà a l’ordinal de l’habilitat.
Un cop comptabilitzades, no permet modificacions. Cal eliminar l’ordre pel monitor
corresponent: anul·lació d’ordres internes comptabilitzades. Ara ens torna a
quedar amb estat enviada a l’habilitat.
Compte justificatiu
Periòdicament l’habilitat presentarà la compte justificativa a Intervenció, amb tots els justificants pagats, amb l’objectiu que se li reposin els fons.
Per realitzar aquesta passa ens situarem en:
Compte justificatiu – Monitor de confecció del compte justificatiu
Funciona com qualsevol altre pantalla de monitor. Filtram, seleccionam les ordres de pagament que volem incloure en la compte , les marcam i pitjam comptabilitzar , introduïm una descripció i la data d’enviament del compte.
Alerta amb les opcions de filtre per ordre interna o ordre interna justificativa, que tot i que es refereixen a la mateixa operació, són dos núm. de registre distints. Si ho hem enregistrat com a cas A no existiran ordres internes justificatives, sols podrem seleccionar per ordres internes. Si ho hem fet com a cas B, doncs podrem seleccionar per ambdós filtres. Ordres internes: núm.
de registre que et dona al a passa 1, quan la definim. Ordre interna
justificativa: núm. de registre que et dona a la passa 4, quan la justifiquem.
Aquí seleccionam les que volem incloure dins el compte justificatiu. Les dades de la part inferior esquerra corresponen al núm. d’ordres seleccionades per la pantalla de filtres amb la suma total dels seus imports i, les de la part inferior dreta, corresponen a al núm. d’ordres que marcam per a pagar amb la suma total de l’import.
Dins un mateix compte justificatiu, tant podem incloure ordres del cas A –sols hi haurà una sola ordre - o del cas B –tindrem dues ordres relacionades, la de pagament i la de justificació separades en dues columnes- indistintament.
Una vegada creat el compte justificatiu, ens donarà una relació J/2009/.... Un cop creat el compte ens demanarà data de justificació i descripció (cal descriure correctament que justificam).
Després ens situam a Consulta de Compte justificatiu podem:
- Consultar la compte creada: En la part superior surten els distints
comptes justificatius creats i a la part inferior les corresponents ordres
que l’integren del compte assenyalat.
- Anul·lar l’enviament de la compte justificativa si es pitja el botó corresponent. En aquest cas les ordres tornen a quedar al punt de confecció compte justificatiu.
- Imprimir la compte per a la firma i posterior enviament a Intervenció.
Finalment, ens situam en Confecció del compte justificatiu, seleccionam la
compte a enviar i pitjam Enviar a l’entitat . Si pitgem, el compte desapareix de la
pantalla. Si ens adonen que existeixen errors, haurem d’anul·lar l’enviament
des de Consulta compte justificatiu i el compte ens torna aparèixer en
aquesta pantalla. Des d’aquí podem eliminar el compte justificatiu des de la
icona : en aquest cas el compte justificatiu s’elimina i les ordres que
l’integren tonen a quedar en estat comptabilitzades, pendents d’incorporar
altre cop dins un compte justificatiu.
Resumint , un cop confeccionat el compte justificatiu i enviat a l’entitat desapareix d’aquesta pantalla; si ens adonem que existeix un error o ens hem oblidat introduir-hi una ordre cal anar al monitor de consulta compte justificatiu i, d’aquí prémer anul·lar enviament. Ara el compte retorna a la pantalla Confecció del compte justificatiu i, depenent de l’error farem:
- Si cal incloure una ordre interna oblidada, assenyalarem el compte corresponent a la taula superior i ens situarem, després, a la primera fila en blanc de la taula inferior en què introduirem l’ordre interna (escrita directament o mitjançant l’ajuda F5). Si per contra, volem treure una de les ordres, ens situem al mateix lloc i suprimirem l’ordre errònia seleccionant-la i prement .
- Si resulta que existeixen una sèrie d’errors i preferim eliminar tot el compte justificatiu per començar de nou, el seleccionam i pitjam directament la icona . Ara, tornem tenir les ordres al punt anterior, és a dir, com a comptabilitzades, preparades per a preparar un nou compte justificatiu des del monitor: Compte justificatiu – Monitor de confecció del compte justificatiu.
Resum Definició ordre interna de pagament
Per resumir el que s’ha vist fins ara a l’hora de definir una ordre, independentment de l’etapa en què ens trobem, hem vist que sempre s’han d’emplenar uns camps, que, més o manco, han de seguir unes normes concretes les quals s’han intentat explicar alhora que es descrivien les etapes del procés de CF.
Per si de cas, aquestes normes han quedat un poc difuses entre tanta
explicació aquí s’intenta resumir, un poc per damunt, com s’ha d’emplenar
cada camp.
Ordre interna: Aquest camp, inicialment es deixa en blanc. Correspon al núm. d’ordre que registrem i és indicat per la pròpia aplicació automàticament. D’altra banda, si necessitem fer alguna modificació posterior a l’ordre gravada si que emplenarem aquest camp amb el núm. de l’ordre que volem canviar.
Bestreta de caixa fixa: aquest xec es marca sempre que definim una ordre corresponent al cas B del manual (pagaments realitzats amb anterioritat a la recepció del justificant corresponent).
Data: correspon a la data de l’ordre. Generalment s’inclou la data en què surten els diners del banc (data de transferència, data del taló...). Si l’ordre és justificativa (Cas B), inclourem com a data, la del dia que la justifiques (data igual o posterior a la de la factura que ens donen posteriorment). Per a més detall mirar manual.
Bestreta: núm. de bestreta a què correspon l’ordre. El títol de la bestreta comença amb BCF.
Descripció: Descripció de l’ordre que justifiquem. Cal descriure amb la màxima exactitud possible aquest camp. A efectes d’agilitzar la validació posterior aquest camp s’ha d’emplenar detalladament, informant, exhaustivament, de què es paga amb aquesta ordre. Si és tracta de taxis, dates i càrrecs, si és tracta de viatges, motius i càrrecs, si és tracta de protocol o dietes, indicar els càrrecs i, si és possible, els motius (pagaments taxi abr-maig-juny, dinar de la consellera...).
Àrea gestora: L’àrea de la bestreta.
Grup d’Apunts: camp lliure. En principi ho podeu utilitzar voluntàriament.
Sempre servir per facilitar les recerques.
Data expedició: data expedició de la bestreta.
Tercer: com s’indica en el manual de CF, sols podem fer una ordre per tercer. Aquest camp és on s’inclou aquest.
Endossatari: sols s’emplena si el que ha de cobrar és distint al tercer.
Import: import total de l’ordre.
Aplicacions: com sabem al registrar les factures no s’inclouen les partides.
Es fa des d’aquí, un cop que cream l’ordre s’indiquen les partides.
Justificants: S’inclouen els núm. de registre dels justificants que volem incloure dins l’ordre. Mitjançant l’Ajuda F5 els podem seleccionar. Aquesta finestra sols s’emplena si escau (si és tracta d’una ordre de pagament de cas B que encara no està justificada, aquesta finestra es deixa en blanc tal com s’indica en el manual)
Forma de pagament: Mitjançant l’Ajuda F5 la podem seleccionar.
Normalment serà per taló o transferència.
Ordinal tercer: s’empra si escau. És la c/c del proveïdor. Només s’usarà si la forma de pagament és mitjançant transferència.
Núm. xec: S’indica el núm. de xec si es paga per taló.
Ordinal Pagador: Camp obligatori. És l’ordinal corresponent a la c/c que controla l’habilitat. Mitjançant l’Ajuda F5 la podem seleccionar.
Gravar ordre / enviar a l’habilitat: és el botó que es prem un cop finalitzada l’ordre depenent de l’etapa –indicada en le manual- en què es troba l’ordre (primer gravar ordre i en una segona passa enviar a l’habilitat).
Llistats i documents a presentar per a justificar compte justificatiu
A més de l’enviament del compte justificatiu mitjançant l’aplicació descentralitzada – explicada en el punt anterior - , també s’ha d’enviar a Intervenció una sèrie de llistats i documents com a suport documental físic mentre no es posi en marxa el FirmaDoc. Així, per facilitar la comprovació, juntament amb l’enviament informàtic, haurem d’enviar una carpeta que contengui:
• Resolució de justificació. Resum de la bestreta que es justifica semblant a la que s’enviava fins ara.
• Llistat del compte justificatiu que obtenim des del monitor de consulta compte justificatiu. És un llistat que ordena el compte per partides, tercers i ordres internes.
• Document de cada ordre interna, que indica totes les factures que inclou cada ordre, en el qual hi adjuntarem darrera, correlativament segons surtin a l’ordre, totes les factures o tiquets originals que s’hi justifiquen. Per imprimir aquest document, bé podem fer-ho al crear l’ordre interna o bé, un cop creades, des de consulta d’ordres internes de pagament, fent doble-clic sobre l’ordre que es vol imprimir. Ambdós casos mitjançant la icona o l’opció de la finestra consultes – Imprimir document.
Després, un cop enviat, s’ha d’esperar que Intervenció ho validi i ens torni reposar els fons a la Caixa Fixa de l’habilitat.
Consulta de l’estat de les ordres internes de pagament
Queda clar, que si a les passes que s’han d’arribar a definir per finalitzar tots els tràmits d’una ordre interna de pagament, a més, hi afegim que sols podem fer fins a una ordre per tercer –tot i que no és obligatori, poden conviure més d’una ordre per tercer si es dona el cas- arriba un punt que, no sabem ben bé on ens trobem.
Per saber en quin punt es troba cada ordre que s’ha creat cal anar a consulta d’ordres internes de pagament, dins el monitor de Consultes.
Des d’aquí, a més podem realitzar altres consultes: consultar els moviments
per partida realitzats a la bestreta o fer una consulta general de justificants enregistrats. Una altre consulta útil és consulta fitxa bestreta, on pots observar com està definida la bestreta que han assignat a l’habilitat.
Per a la consulta d’ordres internes de pagament cal fer una selecció prèvia mitjançant filtres:
Aquesta pantalla permet veure totes les ordres per àrea gestora a què tingui excés l’habilitat. Com a conseqüència d’aquest fet, obligatòriament haurem de filtrar per habilitat i bestreta des de...fins per obtenir una consulta mínimament efectiva i útil: així veurem totes les ordres d’un sol habilitat i d’una sola bestreta.
Dos dels filtres que proporcionen més ajuda poden ser filtrar per tipus d’ordre: a justificar/ordres justificatives (per defecte surten totes) i per situació de l’ordre: registrades – enviades a l’habilitat – rebutjada – comptabilitzada – en compta justificativa. Mitjançant aquests dos filtres podríem separar les ordres justificatives de les que són de pagament i saber en quin punt es troba cada ordre del procés que ha de recórrer, fins arribar a intervenció.
Altres filtres que poden interessar son: limitar per núm. d’ordres si sols volem consultar una ordre concreta – aquest camp serveix tant per ordres de pagament com per les justificatives, dependrà de per quin tipus filtrem -, per partida, per tercer, límit d’import, etc. Majoritàriament son filtres que acoten la recerca amb més força que les anteriors.
Si simplement no utilitzam cap filtre –excepte per habilitat i nº bestreta- i
premem veure dades , ens sortiràn totes les ordres enregistrades amb el seu
estat actual. Així pots tenir una visió àmplia de la situació de les teves ordres.
En aquest cas, si no filtrem per tipus, en sortiran tant les ordres de pagament com les seves justificatives relacionades. Per saber quina és cada una, simplement basta posicionar-nos damunt, doble-clic amb la rateta i ens sortirà una pantalla de l’ordre. Si té informat el camp d’ordre a justificar, doncs significa que és una ordre justificativa d’aquesta ordre:
En aquest cas, el camp ordre interna a justificar està informat: 2009/34. Doncs l’ordre interna consultada 2009/120 és una ordre justificativa de la 2009/34 (si anéssim a consultar la 2009/34, el camp d’ordre interna a justificar estaria buit).
Així doncs, quan fem la consulta, si no utilitzem els filtres, ens pot aparèixer una pantalla com aquesta.
- La columna ordre interna ens informa de les ordres que consultem, per saber si és tracta d’una ordre de pagament o justificativa hem dit que cal fer doble-clic, o bé, ens anticipam i filtram per tipus.
- La columna habilitat ens informa de l’habilitat, generalment sempre serà el mateix, a no ser que n’utilitzem més d’un i no haguem seleccionat l’habilitat a la pantalla de filtres.
- Bestreta: nº de bestreta. Generalment, sols n’utilitzam una. En cas de tenir- ne dues en marxa cal seleccionar-la anteriorment, a la pantalla de filtres.
- Situació: ens mostra l’estat en que es torba cada ordre. Per aquí sabem
quina passa li correspon seguidament a cada ordre o si totes les
enregistrades ja han passat totes les etapes per incloure-les dins un compte
justificatiu per enviar a intervenció. Segons la situació de l‘ordre també podem saber que cal fer per modificar-la.
- Import: import de la bestreta. El de l’ordre de pagament coincidirà amb la de l’ordre justificativa.
Hem explicat que a partir de la situació de les ordres podem comprovar quina pròxima passa farem ara. Perquè sia útil però, cal entendre el funcionament de la bestreta. Cal tenir clar que, per exemple, en el cas B l’ordre interna de pagament finalitza al fer una ordre interna justificativa d’aquesta i que aquesta serà la que acabarà dins el compte justificatiu que s’envia a Intervenció. A partir d’aquí doncs:
● Si ens trobam una ordre en situació enregistrada :
Estam a la passa on hem gravat ordre. La passa següent seria enviar a l’habilitat. En aquest punt podem fer totes les modificacions que trobem necessàries. Sols és necessari tornar a entrar a la pantalla de definició d’ordre interna de pagament, realitzar els canvis oportuns i tornar a gravar ordre. També poden eliminar-se mitjançant la icona .En cas de tractar-se d’una ordre justificativa, cal eliminar-la per poder fer els canvis necessaris a la seva ordre de pagament relacionada.
Si filtram per a justificar – enregistrades: consulta d’aquelles ordres de pagament del cas B gravades pendents d’enviar a l’habilitat ( punt 1 ).
Si filtram per justificativa – enregistrades: consulta d’aquelles ordres justificatives gravades del cas B ( punt 4 ) i del cas A (que són justificatives al mateix temps que es paguen) pendents d’enviar a l’habilitat ( punt 2 ).
● Si ens trobam una ordre en situació enviat a l’habilitat :
És l’etapa següent. En aquest punt l’ordre ja s’ha enviada a l’habilitat. Per seguir, si tot es correcte, cal entrar al monitor de comptabilització d’ordres internes de pagament. Si cal fer modificacions, cal retronar a la pantalla de definició d’ordre interna de pagament i apuntar l’ordre a modificar, sols podem fer canvis a les dades de pagament. En cas que els errors tinguin l’origen a un altre lloc (import, justificant, tercer, etc.) cal, d’aquesta mateixa pantalla, pitjar rebutjar i, d’aquesta manera, l’ordre quedarà en estat rebutjada. Un cop aquí, pot modificar-se i tornar a enviar a l’habilitat o, simplement, eliminar-la amb la icona . Si estam en el cas B i volem modificar l’ordre de pagament, un cop justificada, cal primer eliminar l’ordre justificativa relacionada.
Si filtram per a justificar – enviada a l’habilitat: consulta d’aquelles ordres
de pagament del cas B enviades a l’habilitat ( punt 1 ). El següent pas és fer el
pagament pel monitor de comptabilització ( punt 2 ).
Si filtram per justificativa – enviada a l’habilitat: consulta d’aquelles ordres justificatives enviades a l’habilitat, tant del cas B ( punt 4 ) com del cas A ( punt 2 ). El pas següent, si no hi ha modificacions, és comptabilitzar-les.
● Si ens trobam una ordre en situació comptabilitzada :
Aquí ja hem comptabilitzat l’ordre, bé perquè l’haguem pagada o bé perquè l’haguem justificada. La passa següent ara dependrà de si estam en el cas A o cas B i, a més, si es tracta d’una ordre justificativa o no.
Si filtram per a justificar – comptabilitzades: consulta d’aquelles ordres de pagament del cas B pagades pel monitor de comptabilització ( punt 2 ). Aquí acaba el circuit d’aquesta ordre. El següent pas és crear l’ordre justificativa d’aquesta on es relacionarà amb les factures corresponents ( punt 4 ). Aquest és l’estat en el qual han de quedar aquest tipus d’ordres. Un cop enviades a intervenció amb el compte justificatiu s’eliminaran d’aquí automàticament.
Si filtram per justificativa – comptabilitzades: consulta d’aquelles ordres justificades (cas B. Punt 5) o pagades (cas A. Punt 3). La passa següent és crear el compte justificatiu.
Un cop en estat comptabilitzades si ens adonam que existeixen errors, ja no hi ha la possibilitat de modificar-los. En aquest cas, haurem d’anar al monitor d’anul·lació d’ordres internes comptabilitzades:
En el camp d’Ordre interna, amb F5 podem seleccionar les ordres en possibilitats de ser anul·lades.
