Definición de Puestos de Trabajo y Procesos de
Selección
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Índice
1 Introducción ... 3
2 Definición de Puestos de Trabajo y Procesos de Selección ... 3
2.1 Definición de puestos de trabajo ... 3
2.2 Procesos de selección ... 5
Objetivos
Profundizar en el conocimiento exhaustivo de la entrevista de evaluación.
Tener herramientas para influir en las personas de manera positiva.
Reforzar tu capacidad para conseguir la comunicación y motivación suficiente en el colaborador y que éste opere los cambios propuestos y conocer lo necesario sobre Evaluación del Desempeño.
1 Introducción
La función de dirección de personas tiene como objetivo fundamental adecuar las políticas y prácticas de dirección de personas a la estrategia de negocio corporativa. En este sentido, la descripción de puestos de trabajo juega un papel primordial al desarrollar el resto de políticas de dirección de personas. La función de la dirección de persona, por tanto, ajusta los procesos de selección a los puestos de trabajo con los que la compañía cuenta para desarrollar una actividad concreta.
2 Definición de Puestos de Trabajo y Procesos de Selección
El objetivo prioritario de la función de dirección de personas es la alineación entre las políticas y prácticas de empleo de la compañía y la estrategia de negocio. De modo contrario, una inadecuada elaboración de políticas de dirección de personas podría ocasionar un impacto serio en el rendimiento de la compañía (Purcell et al. 2003;
Armstrong 2009). Para ello, la definición de los puestos de trabajo es un aspecto clave.
2.1 Definición de puestos de trabajo
La definición de puestos de trabajo consiste en la identificación del conjunto de responsabilidades, tareas y obligaciones de cada puesto de trabajo. La definición de puestos de trabajo contempla así mismo los requisitos, competencias y habilidades que debe poseer la persona idónea para desarrollar este trabajo de manera efectiva. La definición de puestos de trabajo se puede realizar a modo individual o genérico, cubriendo una serie de puestos de trabajo que pueden clasificarse en una sola categoría (Armstrong 2009).
En esta última década, se ha desarrollado una tendencia por parte de las compañías hacia un nuevo formato de descripción de puestos de trabajo que no fuera tan inflexible
Identificación de responsabilidades, tareas y obligaciones, así como requisitos, competencias y habilidades.
y restrictivo como al principio. De este modo, el nuevo formato conforma una mejor herramienta de trabajo cuando se utiliza en relación con otras políticas de dirección de personas como la selección de personal o la evaluación del desempeño.
Este nuevo formato contiene la siguiente información:
- Finalidad general del puesto de trabajo. En definitiva, el porqué de la existencia de este puesto de trabajo y la manera en que contribuye a la compañía.
- Persona o puestos a los que este puesto de trabajo tiene que reportar.
- Principales objetivos esperados para este puesto de trabajo.
- Competencias y habilidades requeridas para el puesto de trabajo en concreto.
Se puede dar el caso de una organización funcionando durante unos años sin ningún tipo de diseño de los puestos de trabajo y que al cabo de un periodo de tiempo se decida proceder a dicho diseño. En este caso concreto, la mejor opción dada por académicos y expertos en dirección de personas es llevar a cabo un número de entrevistas con los empleados en los que son los mismos empleados quienes explican a la organización en qué consiste su trabajo. Las preguntas que se incluyen normalmente en este tipo de entrevistas son las siguientes:
a) ¿Qué título pondrías a tu puesto de trabajo?
b) ¿Qué personas tienes a tu cargo en la organización?
c) ¿Quién es tu responsable o a quién tienes que reportar?
d) ¿Cuál es el principal objetivo de tu trabajo, y en términos generales, qué se espera de ti?
e) ¿Cuáles son el conjunto de tareas que llevas a cabo en tu puesto de trabajo?
Trata de agruparlas en no más de 10 categorías.
f) ¿Cuáles son los resultados que se esperan de ti en cada una de estas tareas?
g) ¿Qué tipo de conocimiento, habilidades y capacidades debe tener una persona para llevar a cabo tu puesto de trabajo?
h) ¿Se requiere algún tipo de conocimiento técnico para la realización de las tareas?
Figura 1: Ejemplo de descripción de puesto de trabajo de un Director de Selección
Título: Director de Selección
Reporta a: Director de Recursos Humanos
Objetivo del puesto de trabajo: Proveer servicios de selección de personal a la función de Recursos Humanos de la compañía
Obligaciones principales:
Responder prontamente a las necesidades de selección de personal de los departamentos de la organización.
Diseñar los puestos de trabajo y especificaciones de cada uno.
Estar de acuerdo en el uso de agencias de empleo, ya sean públicas o privadas, anuncios en los medios de comunicación y en Internet.
Trabajar directamente con los directivos y mandos medios en la criba de candidatos para los puestos vacantes.
Llevar a cabo las entrevistas de los candidatos individualmente, y una segunda vez con un directivo o mando medio del departamento correspondiente.
Analizar y revisar periódicamente los costes de selección.
2.2 Procesos de selección
La política de selección de una compañía debe tener como objetivo la búsqueda de las personas adecuadas para desarrollar la actividad de la empresa, de la manera más efectiva y al mínimo coste posible (Armstrong 2009). Para alinear la política de selección a la estrategia de negocio de la empresa, la organización debe preguntarse una serie de cuestiones como:
A. El número de personas que necesita para llevar a cabo la actividad de la empresa.
I. Las habilidades y competencias requeridas para desarrollar la estrategia de negocio.
II. En caso de fusión o adquisición, la organización debe preguntarse si la nueva plantilla de la compañía responde a las verdaderas necesidades del negocio.
Descripción de puestos de trabajo, atracción de candidatos y selección de las personas adecuadas.
III. Los valores, actitudes y características personales que se requieren para que la compañía sea leal a su cultura corporativa.
Las etapas de la selección de personal son tres: la descripción de los puestos de trabajo, la atracción de candidatos para esas vacantes y, por último, la selección de las personas adecuadas.
La primera etapa ya ha sido explicada anteriormente, sin embargo, es necesario resaltar que la descripción de competencias y habilidades necesarias para desarrollar ese trabajo debe ser específica, contando con habilidades técnicas y específicas como nociones de software, conocimiento de idiomas u otro tipo de conocimiento especializado para el cargo. Las características del candidato incluyen educación o cualificaciones, formación específica, experiencia laboral y actitudes personales requeridas. Del mismo modo, es importante clasificar los requisitos en dos categorías, requisitos esenciales y requisitos deseables, para evitar que se elaboren descripciones de tipo idealista. Cuando las descripciones de puestos de trabajo se utilizan para la selección de personas deben incluir información adicional como la banda de salario a la que pertenece el puesto, el horario de trabajo, otros beneficios, así como otros aspectos del puesto como movilidad geográfica o funcional, viajes de trabajo, plan de formación y desarrollo y, oportunidades de futuro dentro de la empresa (Armstrong 2009).
Figura 2: Modelo de anuncio de un puesto de trabajo
Nombre del puesto:
Dirección:
Departamento:
Fecha:
1. Objetivo general del puesto 2. Objetivos operativos del puesto 3. Criterios de evaluación del desempeño 4. Organigrama
5. Áreas de actividad, competencias y habilidades 6. Nivel de autonomía para desarrollar el trabajo
La segunda etapa de la selección de personas es la atracción de candidatos, que consiste en la identificación, evaluación y elección de las mejores fuentes de posibles candidatos. Lo habitual es que la compañía considere la disponibilidad de candidatos de su propia plantilla que podrían cubrir esa vacante. Si esta opción se considera agotada, las fuentes de atracción de candidatos son los anuncios de vacantes, internet, agencias de empleo o consultoras de selección de personal. La compañía elegirá una u otra dependiendo de las características de los potenciales candidatos en cuanto a educación, lugar de residencia, experiencia laboral, etc. A modo de ejemplo, cuando una compañía decide cubrir una serie de puestos de trabajo contratando a recién graduados, los anuncios son proveídos a universidades, cuyos servicios de carreras se encargan de buscar a los posibles candidatos. En esta etapa, de especial relevancia es el conocimiento de las leyes laborales del país donde la compañía opera. En muchos países, hay leyes laborales que defienden la no discriminación en cuanto a género, credo o raza. La atracción de candidatos debe respetar las leyes laborales en todos los casos.
El objetivo fundamental de los anuncios es generar un número suficiente de buenos candidatos al mínimo coste posible. Las compañías pueden buscar otros objetivos a través de los anuncios de puestos de trabajos públicos, como puede ser el dar a conocer que la empresa es dinámica en su organización y está posicionada en el mercado laboral. En este sentido, el objetivo secundario puede ser la creación o retención de interés por parte de potenciales candidatos u otras empresas. La elección de una agencia de empleo o contratación (pública o privada) debe ir precedida de una toma de decisión en la que se suelen valorar las siguientes cuestiones:
1. Conocimiento previo de la experiencia de la agencia de contratación.
2. Análisis de trabajos previos que ha realizado la agencia de contratación, con la compañía o con otras organizaciones.
3. Contactar pasados clientes de la misma agencia de contratación y preguntarles cuan eficaz fue trabajar con dicha agencia de contratación.
4. Organizar una reunión con el equipo de la agencia de contratación que llevaría a cabo el trabajo y tratar con ellos cómo sería el proceso de trabajo.
Este mismo criterio se utilizaría para la elección de una consultora de servicios de selección.
La atracción de candidatos a través de Internet ha cambiado considerablemente en los últimos años con el desarrollo de las tecnologías Web 2.0 y las redes sociales. Hace un tiempo, la atracción de candidatos se realizaba a través de páginas Web especializadas
Los anuncios generan un gran número de candidatos y crean interés en el mercado laboral.
Las tecnologías Web 2.0 y las redes sociales suponen un avance en la atracción de candidatos a través de Internet.
en esta materia. A modo de ejemplo en Canadá y los Estados Unidos se pueden anunciar vacantes en www.indeed.com. La figura 3 nos muestra como esta página web.
Figura 3: Portal de atracción de candidatos en indeed
Sin embargo, las compañías están aprovechando de igual modo el desarrollo de las redes sociales en la atracción de candidatos. Se utilizan cada vez más redes sociales como Facebook. Sobre todo, se está comenzando a utilizar de manera masiva los servicios dados por aplicaciones informáticas como LinkedIn, especialmente creados como herramientas de selección de personal. Estas aplicaciones muestran los CVs completos de las personas que forman la red social, permitiendo a los departamentos de selección contactarlos cuando éstos crean conveniente.
La tercera etapa es propiamente la selección del candidato adecuado. Una vez se ha completado la atracción de candidatos idóneos, se tendrá en posesión un número de CVs a evaluar. Para llevar a cabo la evaluación de candidatos, la secuencia normal a seguir es la siguiente:
1. Se clasifican los candidatos, con nombre, fecha de envío de CV y acción a tomar (rechazar, incluir, entrevistar, ofertar).
2. Se envía una carta o e-mail a cada candidato dando a conocer que se ha recibido el CV.
3. Se establecerán unos criterios claves de acuerdo con los requisitos del puesto de trabajo y se clasificarán los candidatos en tres categorías: posible, marginal e inapropiado.
4. Se reduce la lista de candidatos, rechazando a los inapropiados en una primera etapa. Esta etapa incluye normalmente a personal del departamento de dirección de personas y del departamento que quiere cubrir la vacante.
5. Se envía una notificación a los candidatos rechazados.
Una notificación a los candidatos rechazados normalmente contiene el siguiente mensaje:
“Me pongo en contacto con usted para comentarle que hemos tenido en consideración su CV en el proceso de selección que estamos llevando a cabo. Sin embargo, siento comunicarle que su candidatura no coincide con el perfil que estamos buscando. Nos gustaría agradecerle el interés por nuestra compañía y estaremos encantados de recibir
su CV en futuros procesos de selección”.
Una vez hemos clasificado a los candidatos posibles y marginales, se establecerá un plan de entrevistas para conocerlos. Para cualquier puesto de trabajo, una entrevista de un máximo de treinta minutos será más que suficiente. Cuando la vacante es para un puesto senior, se puede extender hasta una hora de duración.
Además de evaluar los conocimientos, habilidades y competencias profesionales de los candidatos, es necesario evaluar las características personales de los mismos. Las personas que se encargan del proceso de entrevistas deben mostrar un interés en la personalidad y cualidades personales del entrevistado.
Figura 4: Posibles aspectos a evaluar en la entrevista
Características físicas Pálido, enfermizo, encorvado Buena condición física Parece enérgico: ojos alerta Excelente condición
Presentación personal Descuidada, desaseada Limpio y de buena apariencia Muy cuidadoso en su aspecto Impecable en el vestido y aseo
Habilidad para expresarse
Torpe: no se da a entender Habla con dificultad Se expresa bien Muy buena expresión
Confianza en sí mismo Muy indeciso, inseguro No muy firme y decidido Muestra firmeza y decisión Muy seguro de sí mismo
Inteligencia aparente Muestra pésima comprensión Comprensión regular
Inteligencia común, comprende bien Brillante y rápido en su comprensión
Personalidad Incolora, indefinida Común, no impresiona Es agradable
Muy agradable y atractiva
Como parte de los procesos de selección y cuando el número de candidatos es muy numeroso, se pueden establecer una serie de pruebas para proceder a una criba de candidatos más selectiva. Las pruebas que normalmente se incluyen son los test de inteligencia, los test psicológicos, las pruebas de grupo donde se puede valorar de una manera más apropiada las características de la personalidad, y por último y en menos medida utilizado, la grafología. La grafología analiza las características y cualidades de la persona a través de la caligrafía de cada uno. Es un método muy extendido en Francia y el resto de Europa, aunque no es utilizado en el Reino Unido.
Una vez acabada la fase de entrevistas, se vuelve a revisar la clasificación de candidatos y se elige de entre los que se hayan en posibles y marginales. En cualquier caso, a todos los candidatos se les debe notificar si han sido seleccionados o, por el contrario, no han acabado el proceso de selección de manera satisfactoria. Se recomienda siempre hacer una evaluación del proceso de selección y de su coste, con el objetivo de redirigir lo que no se ha realizado correctamente.
Otras pruebas paralelas a las entrevistas pueden ser los test de inteligencia, de personalidad y psicológicos, además de la grafología.
