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Cada tabla de una base de datos tiene dos vistas o presentaciones: presentación de Diseño y presentación de Hoja de datos.

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Academic year: 2021

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T T r r a a b b a a j j a a r r c c o o n n D D a a t t o o s s

MoModdooss ddee ttrraabbaajjarar ccoonn ddaattooss

Cada tabla de una base de datos tiene dos vistas o presentaciones:

presentación de Diseño y presentación de Hoja de datos.

Presentación Diseño muestra la estructura de la tabla o sea los campos que la componen, así como sus características; mientras que presentación Hoja de datos muestra los datos (información) contenidos en la tabla.

A través de la opción Ver del menú, se puede cambiar entre una vista y otra.

A su vez el botón de Vista de la barra de herramientas, muestra la presentación a la cual se puede cambiar si se hace clic sobre él. Por ejemplo si se está en presentación diseño, el botón Vista se muestra como Vista Hoja de datos.

Existen diversos modos trabajar con datos, a saber: en formularios, en hoja de datos de tablas y en hoja de datos de consultas.

Para trabajar con datos de una tabla en presentación Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la tabla adecuada, desde la ficha Tablas en la ventana Base de Datos.

2. Escoger el botón Abrir o directamente hacer doble clic sobre dicha tabla.

Posteriormente se despliega la tabla en presentación de Hoja de datos.

En esta presentación se pueden introducir, modificar o eliminar los datos de una tabla.

DeDespspllaazzaarrsse e eennttrree rregegiisstrtrooss

Sobre la base de la ventana en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario y también en la vista Formulario de un formulario, se observa una barra con diferentes botones de desplazamiento.

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Al hacer clic en uno de estos botones, se consigue el desplazamiento determinado por dicho botón:

Registro específico: Desplaza a un registro específico de la vista Hoja de datos o Formulario mediante la introducción del número de registro en dicho cuadro. Además en éste, se muestra el número de registro actual o sea en el que se está posicionado en ese momento y sobre el cual recaerán las acciones que se puedan ejecutar.

Nuevo registro: Desplaza al final del formulario u hoja de datos de modo que se pueda introducir un nuevo registro.

SeSelelecccciioonnaarr ccaammpoposs oo rreeggisisttrrooss

El selector de campo es un pequeño cuadro o barra en el que se hace clic para seleccionar toda una columna en una hoja de datos.

El selector de registro es un pequeño cuadro o barra colocado a la izquierda de un registro en el que se puede hacer clic para seleccionar el registro completo en la vista Hoja de datos y en la vista Formulario.

Para mostrar el estado del registro activo en un formulario u hoja de datos, Access presenta uno de los siguientes símbolos en el selector del registro activo:

Registro activo: Este es el registro activo; el registro ha sido guardado tal y como aparece.

Lápiz: Está editando el registro. Los cambios todavía no se han guardado.

Registro bloqueado: Este registro está bloqueado por otro usuario. No puede editarlo.

Nuevo registro: Este es un nuevo registro en el que se puede introducir información.

Clave principal: Este es el campo clave principal (únicamente contiene datos para identificar el registro).

Primer registro Registro anterior

Registro específico Registro siguiente

Ultimo registro Nuevo registro

Selector de campo

Selector de registro

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Para ver los selectores de registro en la vista Formulario, se debe establecer en Sí la propiedad Selectores de Registro del formulario.

Seleccionar campos o registros en la vista Hoja de datos

La siguiente tabla muestra técnicas en el uso del ratón para seleccionar datos o registros en la vista Hoja de datos.

Para seleccionar Hacer clic

Datos en un campo Donde se desee empezar a seleccionar y arrastrar el puntero del ratón por los datos.

Un campo completo En el borde izquierdo del campo de una hoja de datos, donde el puntero cambia a una cruz .

Campos adyacentes En el borde izquierdo de un campo y arrastrar el puntero del ratón para extender la selección.

Una columna En el selector de campo.

Columnas adyacentes En el nombre del campo en la parte superior de la columna y sin dejar de presionar el botón del ratón, arrastrar el puntero del ratón para extender la selección.

Un registro En el selector de registro.

Varios registros En el selector de registro del primer registro y arrastrar el puntero del ratón para extender la selección.

Todos los registros En la opción Seleccionar todos los registros del menú Edición.

La siguiente tabla muestra técnicas en el uso del teclado para seleccionar datos o registros en la vista Hoja de datos.

Para seleccionar Hacer lo siguiente

Datos de un campo Mover el punto de inserción al principio del texto que se desee seleccionar, a continuación, mantener presionada la tecla <Mayúsculas> y usar las teclas de dirección para moverse al final de la selección.

Un campo completo Mover el punto de inserción hasta el campo y presionar la tecla <F2>.

Campos adyacentes Con un campo seleccionado, presionar la tecla <Mayúsculas> y la tecla de dirección apropiada.

La columna actual Presionar la combinación de teclas <Ctrl> + <Barra Espaciadora>.

El registro actual Presionar la combinación de teclas <Mayúsculas> + <Barra Espaciadora>.

Varios registros Presionar la combinación de teclas <Mayúsculas> + <Barra Espaciadora> y a continuación <Mayúsculas> + <Flecha arriba> o <Mayúsculas> + <Flecha abajo>.

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IIntntrrododuucicirr ddaattooss nnuueevvosos een n uunnaa TTaabbllaa

Para introducir datos en una tabla en presentación Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la tabla adecuada, desde la ficha Tablas en la ventana Base de datos.

2. Escoger el botón Abrir o directamente hacer doble clic sobre dicha tabla.

Posteriormente se despliega la tabla en la vista Hoja de datos.

3. Hacer clic en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o escoger la misma opción del menú Insertar.

4. Escribir los datos deseados y presionar la tecla T para situarse en el siguiente campo. A medida que se ingresan datos en los campos del registro en curso, un lápiz se muestra en la columna selector de registros, a la izquierda de la tabla.

5. Al final del registro, de ser necesario, presionar T para situarse en el siguiente registro y continuar con el ingreso de datos. Cuando se tengan introducidos todos los datos de ese registro, se dice que se ha agregado un nuevo registro a la tabla.

 Para agregar un registro en un formulario en la vista Formulario, se debe seguir el mismo procedimiento.

En el ingreso de datos, es posible dejar campos sin valores, es decir, nulos, siempre y cuando su propiedad así lo permita.

Hay algunos tipos de campos en formularios u hojas de datos que no se pueden modificar. Por ejemplo, si un campo tiene un tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente el siguiente número consecutivo o un número aleatorio único a este campo, por cada registro que se agregue. Este tipo de campo es usado generalmente como un número de identificación de registro o clave principal. Cuando se agrega un nuevo registro, Access rellena automáticamente el valor del campo y no será posible editarlo.

E EE EE EE

Ennnnnnnnttttrrrrttttrrrraaaaaaaaddddddddaaaa aaaa dddddedddeeeeeee d dddddddaaaattttaaaattttoooooooossssssss

El tipo de datos y la comprobación de validación de un campo afectan a la entrada de datos en los campos de una tabla.

Cuando se trata de salir de un campo, después de haber cambiado datos, Access valida los datos asegurándose de que el valor introducido está permitido en ese campo. Si el valor no está permitido, Access lo indica desplegando un mensaje de error. Para salir del campo, es necesario cambiar el valor por uno aceptado por

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el campo o de lo contrario se deben deshacer los cambios efectuados.

Un valor puede no ser admitido en un campo por las siguientes razones:

El valor no es compatible con el tipo de datos del campo (como Numérico, Texto o Fecha). Si se introduce un valor que no coincida con el tipo de datos, Access intenta convertir la entrada al tipo correcto. No obstante, algunos tipos de datos no pueden ser convertidos a otros tipos. Por ejemplo, no se puede guardar un nombre en un campo de tipo Numérico.

Los datos violan una regla de la propiedad Regla de validación para el campo.

El campo requiere datos y se ha tratado de dejarlo en blanco.

Access también valida datos cuando se sale de un registro (se mueve el punto de inserción a otro registro) luego de haber cambiado datos. En ese momento, antes de guardar un registro, Access comprueba si se está violando alguna regla de validación establecida en la propiedad Regla de validación para el registro.

Además, si la tabla que se está modificando tiene una clave principal o un índice único, Access se asegura de que el registro que se está modificando no tiene un valor igual al de otro registro en la tabla. Si el registro no se puede guardar, se tendrán que realizar las correcciones necesarias o hacer clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas para cancelar todos los cambios que se hayan realizado en el registro.

RR RR RR

RReeeeeeeessssssssttttrrrrttttrrrriiiiiiiinnnnnnnnggggggggiiiirrrriiiirrrr oooooooo v vvvvvvvaaaallllaaaalllliiiiiiiiddddddddaaaarrrraaaarrrr ddddddddaaaattttaaaattttoooooooossssssss

Access proporciona diversas formas de controlar cómo se introducen datos en una base de datos. Por ejemplo, es posible establecer una limitación sobre los datos que pueden introducirse en un campo mediante la definición de una regla de validación para ese campo. Si los datos introducidos en el campo violan la regla, Access muestra un mensaje de error que informa al usuario sobre qué clases de entrada están permitidas.

Otro método de controlar la entrada de datos es crear una máscara de entrada para restringir los tipos de valores que pueden introducirse en las posiciones de un campo.





 Regla de validación

Una regla que establece límites o condiciones acerca de lo que se puede introducir en uno o más campos. Se pueden establecer reglas de validación para los campos, registros o controles de un formulario. Una regla de validación para un campo o control se comprueba al pasar a otro campo o control. Una regla de validación para un registro se comprueba al pasar a otro registro. Access presenta el mensaje especificado en la propiedad Texto De Validación siempre que no se cumpla la regla.

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 Máscara de entrada

Un formato que se especifica para ayudar a introducir datos en un control o campo. Una máscara de entrada consta de caracteres de presentación literal (tales como paréntesis, puntos o guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde deben introducirse los datos, el tipo de datos permitido y el número de caracteres permitido. Los caracteres de presentación literal de una máscara de entrada pueden, opcionalmente, almacenarse como datos.

Estas sencillas formas de validación y restricción se pueden llevar a cabo mediante el establecimiento de propiedades para los campos de las tablas o de propiedades para los controles de los formularios.

En la mayoría de los casos es preferible definir la validación de datos y la restricción mediante la configuración de las propiedades de un campo en la vista Diseño de la tabla. Esto supone un ahorro de tiempo, porque siempre que se emplea ese campo en un formulario, la regla de validación del campo y otras propiedades se aplican a las entradas de datos realizadas al utilizar el formulario.

No obstante, si los datos introducidos en un control de un formulario no son dependientes de un campo de una tabla y si es necesario restringir o validar la entrada de datos, las propiedades deberán definirse en el formulario. Además, existen situaciones en las cuales deben utilizarse macros o código de Visual Basic para aplicaciones junto con un formulario para realizar validaciones más complejas.

Por ejemplo, tal vez se desee poder anular la regla de validación o comparar los valores de diferentes tablas.

VaValliiddaarr oo reressttrriinnggiirr llaa eennttraraddaa dede ddaattooss eenn tatabbllasas

Access ofrece varias formas de controlar cómo se introducen datos en los campos de una tabla.

Lo primero que se debe tener en cuenta es si un campo tiene un tipo de datos adecuado. Por ejemplo, los campos Fecha/Hora solamente permiten la entrada de formatos de fecha y hora válidos. Si actualmente se está utilizando un campo de Texto para dicha información, puede resultar conveniente cambiar el campo a uno de Fecha/Hora.

Existen igualmente propiedades adicionales que pueden establecerse para un campo con el fin de proporcionar mayor control sobre los valores que pueden introducirse en dicho campo:

Para campos Numéricos, es posible escoger entre diversos tamaños de campo para controlar el tipo y el intervalo de valores que pueden introducirse.

Para campos de Texto, es posible establecer el número máximo de caracteres que pueden introducirse.

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Para todos, menos para los campos Autonumérico (que generan sus propios datos), puede requerir la introducción de datos en el campo, es decir, hacer que sea obligatoria.

Para campos de Texto, Fecha/Hora y Numérico, puede definir una máscara de entrada para proporcionar espacios en blanco para rellenar y es posible controlar qué valores pueden introducirse en dichos espacios en blanco.

Para todos, menos para los campos Memo, Hipervínculo y Objeto OLE, puede impedir que se introduzcan valores duplicados en un campo o combinación de campos.

También pueden definirse dos tipos de reglas de validación: reglas de validación de campo y reglas de validación de registro. Las reglas de validación permiten definir una regla que limite lo que ha de aceptarse.

Una regla de validación de campo se utiliza para comprobar el valor introducido en un campo en el momento en que el usuario sale del campo. Por ejemplo, puede definir ">=10 Y <=100" como regla de validación de un campo Numérico para permitir únicamente la introducción de valores comprendidos entre 10 y 100.

Una regla de validación de registro controla cuándo puede guardarse un registro completo. Al contrario que las reglas de validación de campo, las reglas de validación de registro pueden hacer referencia a otros campos de una misma tabla. Esto resulta útil cuando se desean comparar valores de diferentes campos. Por ejemplo, se puede definir

"[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30" como regla de validación para una tabla “Pedidos”. Esta regla asegurará que la fecha introducida en el campo

“FechaObligatoria” esté en los 30 días siguientes a la fecha indicada en el campo “FechaPedido”.

Ambos tipos de reglas de validación mostrarán, cuando se viole la regla, un mensaje definido para informar al usuario de cómo introducir los datos de manera correcta.

R

Reeqquueerriirr qquuee ssee iinnttrorodduuzzccaann ddaattosos eenn uunn ccamamppoo

Para requerir que se introduzcan datos en un campo, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla en la vista Diseño.

2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo en el cual se desea requerir la entrada de datos, es decir, hacer que sea obligatorio.

3. En la parte inferior de la ventana, hacer clic en el cuadro de la propiedad Requerido y, a continuación, seleccionar la opción Sí.

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Cuando se guardan cambios en una tabla, Access ofrece la opción de comprobar si el campo tiene un valor en todos los registros existentes. No obstante, puede requerir que se introduzca un valor en este campo en todos los nuevos registros, aún cuando existan registros con valores Nulos (en blanco) en el campo, que no se cambiarán.

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La propiedad Requerido se aplica al nivel de la tabla, por lo que si se establece esta propiedad a Sí, el campo debe tener un valor en todas las instancias en las que podrían introducirse datos en el campo (en la tabla, en formularios y hojas de datos basados en la tabla, cuando una macro o código de Visual Basic para aplicaciones establece el valor del campo o cuando se importan datos a la tabla).

DeDeffiinniir r rreeggllaass ddee vvaalliiddaacciónn

Para definir reglas de validación de forma de controlar qué valores pueden introducirse en un campo, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla en la vista Diseño.

2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo para el cual se desea definir una regla de validación.

3. En la parte inferior de la ventana, hacer clic en el cuadro de la propiedad Regla de validación y, a continuación, escribir la regla de validación o bien elegir el botón Generar para crear la regla de validación mediante el Generador de expresiones. Por ejemplo, se puede definir la expresión de validación ">9" para un campo “Cantidad” con el fin de impedir que un usuario realice un pedido de menos de 10 unidades.

4. En el cuadro de la propiedad Texto de validación, escribir el mensaje de error que desea que se muestre cuando se viole una regla. Por ejemplo, para la expresión de validación ">9", se puede utilizar el mensaje "Debe realizar un pedido de 10 o más unidades".

Si se establece una regla de validación en un campo que contiene datos, Access preguntará si se desea aplicar la nueva regla a los datos existentes al guardar la tabla.

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Las reglas de validación de campo se imponen cada vez que se agregan o modifican datos, ya sea a través de la vista Hoja de datos de la tabla, un control de un formulario dependiente del campo, una consulta de datos anexados, una consulta de actualización, código de Visual Basic para aplicaciones o mediante la importación de datos de otra tabla.

 Para comprobar si los datos de una tabla cumplen con las reglas de validación, se debe hacer clic con el botón secundario del ratón en la barra de título en

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la vista Diseño de la tabla y, a continuación, del menú contextual que se despliega, escoger la opción Probar reglas de validación.

ImImppeeddiirr qquuee ssee iinnttrroodduuzzccaann vvalaloorreess dduupplliiccaaddooss

Una clave principal de un campo único prohibe la introducción de datos duplicados en ese campo para asegurarse de que cada registro dispone de un identificador único. No obstante, es posible que también se desee evitar la presencia de valores duplicados en otros campos. Por ejemplo, tal vez se desee asignar equipos personales a empleados utilizando un campo de número de serie para los equipos.

Para impedir que se introduzcan valores duplicados en un campo, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla en la vista Diseño.

2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo al que se le desea prohibir la existencia de valores duplicados.

3. En la parte inferior de la ventana, hacer clic en el cuadro de la propiedad Indexado y seleccionar la opción Sí (Sin duplicados).

D

Deeffiinniirr uunnaa mássccaarraa ddee eennttrraaddaa

Es posible definir una máscara de entrada para controlar cómo se introducen datos en un campo o control.

Se puede utilizar la propiedad Máscara de entrada para crear una máscara de entrada (en ocasiones denominada "plantilla de campo") que utilice caracteres de visualización literales para controlar cómo se introducen los datos en un campo o control. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir que todas las entradas de número de teléfono contengan exactamente los dígitos suficientes para formar un prefijo de zona y un número de teléfono y que sólo puedan introducirse dígitos en cada espacio en blanco. En este caso solamente se podrán rellenar estos espacios.

La propiedad Máscara de entrada se puede establecer en la vista Diseño de una tabla, de una consulta o de un formulario. En la mayoría de los casos, probablemente se desee establecer la propiedad del campo en la vista diseño de la tabla. De esta forma, la máscara de entrada se aplica automáticamente al campo en la vista diseño de la consulta y a los controles de un formulario o informe dependiente de ese campo (siempre que se cree el control después de establecer la propiedad en la vista diseño de la tabla).

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Para definir una máscara de entrada para un campo de una tabla, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla en la vista Diseño.

2. En la parte superior de la ventana, seleccionar el campo para el cual se desea definir una máscara de entrada.

3. En la parte inferior de la ventana, hacer clic en el cuadro de la propiedad Máscara de entrada, elegir el botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de entrada y seguir las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente.

También se puede introducir la definición de la máscara de entrada en la hoja de propiedades sin utilizar el asistente. En la mayoría de los casos, resulta más sencillo utilizar el asistente, pero para los campos Numérico y Moneda es necesario introducir la definición de la máscara de entrada manualmente.

DiDiffeerreenncciiasas eennttrere uunn ffoorrmmaattoo yy uunnaa mássccaarraa ddee eennttrraaddaa

Access proporciona dos propiedades de campo que producen resultados similares para mostrar los datos: la propiedad Formato y la propiedad Máscara de entrada.

Se debe utilizar la propiedad Formato para mostrar los datos en un formato consistente. Por ejemplo, si se establece la propiedad Formato de un campo de Fecha/Hora en formato de Fecha mediana, todas las fechas introducidas se mostrarán con el formato 12-ene-95. Si uno de los usuarios de la base de datos introduce una fecha con el formato 12/01/95 (o cualquier otro formato de fecha válido), Access convertirá la visualización al formato Fecha mediana en el momento de guardar el registro.

La propiedad Formato únicamente afecta a la forma en que se muestra un valor, no a cómo éste se almacena en una tabla. Asimismo, un formato de visualización no se aplica hasta el momento en que se guardan los datos introducidos: no se muestra nada en el campo que indique o controle el formato en el que deben introducirse. Si se desea controlar cómo se introducen los datos, se debe utilizar una máscara de entrada, además de, o en vez de, un formato de visualización de los datos. Si se desea mostrar los datos tal y como se introducen, no se debe configurar la propiedad Formato.

Existen formatos de visualización predefinidos para los campos Numérico, Moneda, Fecha/Hora, Autonumérico y Sí/No y, además, pueden definirse formatos personalizados para estos campos. No existen formatos predefinidos para los campos de Texto, Memo o Vínculo, pero pueden definirse formatos personalizados.

No es posible definir un formato de visualización para los campos Objeto OLE.

Se debe utilizar la propiedad Máscara de entrada para mostrar caracteres

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de visualización literales en el campo junto con los espacios en blanco para rellenar.

Por ejemplo, si todos los números de teléfono que se introducen en un campo tienen el mismo formato, puede crearse una máscara de entrada.

Una máscara de entrada asegura que los datos se ajusten al formato definido; es posible especificar el tipo de valor que puede introducirse en cada espacio en blanco. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir que todas las entradas contengan exactamente los dígitos suficientes para formar un prefijo y un número de teléfono para Japón y que únicamente se puedan introducir dígitos en cada espacio en blanco.

En caso de definir tanto un formato de visualización como una máscara de entrada para un campo, Access utiliza la máscara de entrada cuando se agregan o editan datos y la configuración del Formato determina cómo se muestran los datos cuando se guarda un registro. Cuando se utilizan simultáneamente la propiedad Formato y la propiedad Máscara de entrada debe tomarse la precaución de que los resultados no entren en conflicto entre sí.

MoModdiiffiiccaarr llooss ddaattooss ddee uunn ccaammppoo

Para modificar los datos de un campo en presentación Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la tabla adecuada, desde la ficha Tablas en la ventana Base de datos.

2. Escoger el botón Abrir o directamente hacer doble clic sobre dicha tabla.

Posteriormente se despliega la tabla en presentación de Hoja de datos.

3. Para editar los datos de un campo, hacer clic en el campo que se desea editar.

4. Escribir el texto que se desea insertar.

Para reemplazar el valor completo de un campo, se debe mover el puntero al extremo izquierdo del campo hasta que el mismo se convierta en una cruz y entonces hacer clic para introducir los datos.

Si el punto de inserción no se encuentra visible en la edición, se debe presionar la tecla <F12> para mostrarlo.

 Si se comete un error al escribir, se puede seleccionar el botón Deshacer de la barra de herramientas.

 Si se desea cancelar los cambios en el campo actual, se debe presionar la tecla X. Si se desea cancelar los cambios en todo el registro, se debe presionar la tecla X de nuevo antes de salir del último campo modificado para ese registro.

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Cuando se mueve a otro registro, Access guarda los cambios realizados de forma automática.

GuGuaarrddaarr uunn rregegiisstrtroo

Access guarda automáticamente el registro que se está agregando o editando, en cuanto se mueva el punto de inserción a un registro diferente o se cierre la hoja de datos en la que está trabajando.

 Para guardar explícitamente un registro mientras se lo está editando, se debe seleccionar la opción Guardar registro del menú Registros.

 Para deshacer los cambios cuando se agregan o modifican registros, se debe seleccionar la opción Deshacer Registro guardado en el menú Edición, si se han guardado los cambios al registro actual o se ha movido a otro registro.

ElEliimmiinanarr uunn rreeggisisttrroo

Para eliminar un registro en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la tabla adecuada, desde la ficha Tablas en la ventana Base de datos.

2. Escoger el botón Abrir o directamente hacer doble clic sobre dicha tabla.

Posteriormente se despliega la tabla en presentación de Hoja de datos.

3. Seleccionar el registro que se desee eliminar, haciendo clic en el registro sobre el selector de registros, en la columna ubicada a la izquierda de la ventana. También alcanza con hacer clic en cualquier parte del registro que se desee eliminar.

4. Hacer clic en el botón Eliminar Registro de la barra de herramientas o escoger la misma opción del menú Edición.

5. Al realizar esta acción, Access solicitará confirmación a través de un cuadro de advertencia. Si se está seguro de que se desea eliminar el registro de forma permanente, debido a que no se puede deshacer este cambio, escoger el botón Si.

 Para eliminar un registro en un formulario en la vista Formulario, se debe seguir el mismo procedimiento.

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Al eliminar registros, quizás se deseen eliminar los datos relacionados en otras tablas. Por ejemplo, si se elimina un proveedor de una tabla, probablemente se deseen eliminar los productos suministrados por ese proveedor. En algunos casos, puede asegurarse de que se eliminan los datos correctos, forzando la integridad referencial y activando las eliminaciones en cascada.

☞☞

Por más información sobre integridad referencial, ver la sección “Relaciones entre tablas” en el capítulo “Trabajar con tablas”.

CoCoppiiaarr oo mmovoveer r ddaattooss

Para copiar o mover datos de un campo a otro, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una Hoja de datos, o un formulario en la vista Formulario.

2. Seleccionar los datos que se deseen copiar o cortar.

3. Hacer lo siguiente:

Para copiar los datos, hacer clic en el botón Copiar de la barra de herramientas.

Para mover los datos, hacer clic en el botón Cortar de la barra de herramientas.

4. Para reemplazar el valor actual en el campo de destino, seleccionar el campo completo. Para insertar datos dentro de datos existentes, colocar el punto de inserción en el lugar a partir del cual se desee pegarlos.

5. Hacer clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.

 Para copiar o mover datos desde múltiples campos en la vista Hoja de datos, luego de seleccionar los campos o las columnas que se deseen cortar o pegar y de indicar la acción a realizar, seleccionar el campo o campos de destino o cambiar a la aplicación en la que se desee pegar los datos y entonces seleccionar el destino para pegarlos.

Para copiar o mover registros a una hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una Hoja de datos, o un formulario en la vista Formulario.

2. Seleccionar los registros que se deseen copiar o mover. Si se están copiando o moviendo registros desde otra aplicación, hay que asegurarse de que los datos estén organizados en una tabla o en una hoja de cálculo o separados por tabulaciones, antes de seleccionarlos.

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3. Hacer lo siguiente:

Para copiar registros, hacer clic en el botón Copiar de la barra de herramientas.

Para mover registros, hacer clic en el botón Cortar de la barra de herramientas.

4. Abrir la hoja de datos en la que se deseen pegar los registros. Si es necesario, reorganizar las columnas de la hoja de datos para coincidir con el orden de los datos que se están copiando o moviendo.

5. Para reemplazar registros con los registros seleccionados, seleccionar los registros que se deseen reemplazar y entonces hacer clic en el botón Pegar de la barra de herramientas. Para anexar registros al final de la hoja de datos, hacer clic en la opción Pegar datos anexados del menú Edición.

☞☞

Si la hoja de datos de origen tiene más campos que la hoja de datos de destino, Access no pega los campos restantes.

Existen diferentes causas por las que Access no pega los datos en una operación requerida, entre los que se encuentran:

Se trató de pegar un campo entero o campos sin seleccionar un destino. Es necesario seleccionar los campos en los que se desea pegar.

Se trató de pegar más campos que los que tiene la hoja de datos en la que se está pegando o más que el número de campos seleccionados como destino.

Access no pegará los campos adicionales.

Se trató de pegar un valor que no es compatible con el tipo de datos del campo. Por ejemplo, se trató de pegar una combinación de letras y números en un campo con el tipo de datos Numérico.

Se trató de pegar texto que demasiado largo para el campo. El valor de la propiedad Tamaño del campo determina el tamaño máximo de un valor de campo. En este caso se debe comprobar el campo en la vista Diseño de tabla para ver su configuración.

Se trató de pegar un valor duplicado en la clave principal de la tabla o en un campo que tiene la propiedad Indexado establecida a Sin duplicados. En este caso se debe comprobar el campo en la vista Diseño de tabla para ver su configuración.

Se trató de pegar datos en un campo oculto, lo que no está permitido. Para presentar columnas ocultas, escoger la opción Mostrar columnas del menú Formato.

Se trató de eliminar o pegar datos en un campo desactivado, bloqueado, calculado o Autonumérico.

Un valor que se trató de pegar no está permitido en el campo basado en los valores establecidos de las propiedades Regla de validación, Máscara de

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entrada, Requerido o Permitir longitud cero. En este caso se debe comprobar el campo en la vista Diseño de tabla para ver su configuración.

Los datos pegados se encuentran en el campo incorrecto.

Cuando se pegan registros en una hoja de datos, Access los coloca en el orden en que aparecen en las columnas de la hoja de datos, con independencia de los nombres de los campos. Si se desea que los datos sean pegados en correspondencia con los nombres de los campos, se deben pegar en un formulario en la vista Formulario.

Cuando se pegan registros en un formulario, Access los coloca en campos con el mismo nombre que los campos de origen, con independencia de su orden en el formulario. No obstante, si no se encuentran nombres de campos coincidentes, los datos son ubicados según el orden de tabulación del formulario, que puede no ser el orden deseado.

CaCammbbiiaarr llaa aappaarriieencnciiaa ddee uunana HHoojjaa ddee ddaattooss

Se puede cambiar la apariencia de una hoja de datos en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o un formulario, de la misma manera.

M M M MM M M

Mooovooooovvvvevvveeeeeeerrrr rrrr ccccccccoooooooollllulllluuuumuuummmmmmmnnnnnnnnaaaassssaaaassss

Para mover columnas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

2. Seleccionar las columnas que se deseen mover.

Para seleccionar una columna, hacer clic en el selector de campo de la columna.

Para seleccionar columnas contiguas, hacer clic en el selector de campo de la columna y sin liberar el botón del ratón, arrastrar el puntero para extender la selección.

3. Nuevamente, hacer clic y mantener presionado el botón del ratón en el selector o selectores de campo.

4. Arrastrar las columnas a una nueva posición.

CC CC CC

CCaaaamaaaammmmmmmbbbbbbbbiiiiaaaaiiiiaaaarrrrrrrr eeeeeeeellll llll ttttttttaaaaaaaammmmmmmmaaaañaaaañññññññoooooooo d ddddedddeeeeeee cccc ccccoooooooolllllllluuuuuuuummmmmmnmmnnnnnnnaaaassssaaaassss y yyyyyyy ffff ffffiiiiiiiillllllllaaaaaaaassssssss

Para cambiar el tamaño de una columna en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

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2. Posicionar el puntero del ratón en el borde derecho de la columna a la que se le desea cambiar el tamaño, cuando el puntero cambie a una flecha sobre una barra vertical.

3. Arrastrar el puntero del ratón hasta que la columna tenga el ancho que se desee.

 Para cambiar el tamaño de una columna de forma que se ajuste a los datos, hacer doble clic en el borde derecho de la columna de encabezado.

Para cambiar el tamaño de filas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

2. Posicionar el puntero del ratón entre dos selectores de registro en la parte izquierda de la hoja de datos, cuando el puntero cambie a una flecha sobre una barra horizontal.

3. Arrastrar el borde de la fila hasta conseguir el alto deseado. Esta acción cambiará el tamaño de todas las filas de la hoja de datos al mismo tiempo.

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No se pueden deshacer los cambios en el alto de las filas y en el ancho de columna, utilizando el comando Deshacer del menú Edición. Para deshacer los cambios, se debe cerrar la hoja de datos y escoger la opción No cuando Access pregunte por si se desean guardar los cambios en el diseño de la hoja de datos.

IIIInIIIInnnnnnnmmmmmmmmoooovoooovvvvvvviiiilllliiiilllliiiiiiiizzzzzzzzaaaaaaaarrrrrrrr yyyyyyyy llll lllliiiiiiiibbbbbebbbeeeeeeerrrraaaarrrraaaarrrrrrrr ccccccccoooooooolllllllluuuuuuuummmmmmnmmnnnnnnnaaaaaaaassssssss

Se pueden inmovilizar una o más columnas en una hoja de datos para que estas sean las que se encuentran más a la izquierda y sean visibles en todo momento sin importar a dónde se desplace.

Para inmovilizar o liberar columnas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

2. Seleccionar las columnas que se deseen inmovilizar; para liberarlas no requiere de selección alguna.

Para seleccionar una columna, hacer clic en el selector de campo de esa columna.

Para seleccionar más de una de las columnas, hacer clic en el selector de campo de dichas columnas y sin liberar el botón del ratón, arrastrar el puntero para extender la selección.

3. Para inmovilizar las columnas seleccionadas, escoger la opción Inmovilizar

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columnas del menú Formato; mientras que para liberar todas las columnas, escoger la opción Liberar todas las columnas del menú Formato.

OO OO OO

OOccccuccccuuuuuuullllttttllllttttaaaaaaaarrrrrrrr yyyyyyyy m mmmmmmmoooooooossssssssttttttttrrrrrrrraaaaaaaarrrrrrrr ccccccccoooooooollllulllluuuumuuummmmmmmnnnnnnnnaaaassssaaaassss

Para ocultar columnas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

2. Seleccionar la columna o columnas que se deseen ocultar.

Para seleccionar una columna, hacer clic en el selector de campo de esa columna.

Para seleccionar columnas adyacentes, hacer clic en un selector de campo de columnas y sin liberar el botón del ratón, arrastrar el puntero del ratón para extender la selección.

3. En el menú Formato, elegir la opción Ocultar columnas.

Para mostrar columnas ocultas en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

2. Elegir la opción Mostrar columnas en el menú Formato.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, seleccionar los nombres de las columnas que se deseen visualizar.

C C C CC C C

Caaaamaaaammmmmmmbbbbbbbbiiiioiiiiooooooossss ssss eeeeeeeennnnnnnn e eeeeeeellll llll ffffffffooonooooonnnnnnnddoddddddooooooo y yyyyyyy llll llllaaaaaaaa ffffffffuuuuuuuueeeeeeeennnnnnnnttttetttteeeeeee

Para cambiar el estilo de cuadrícula y el color de fondo en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

2. Escoger la opción Celdas en el menú Formato.

3. Seleccionar las opciones que se deseen.

4. Al cambiar el formato de una hoja de datos específica, se anula el formato predeterminado de la hoja de datos definido en la ficha Hoja de datos del cuadro de diálogo Opciones en el menú Herramientas.

Para cambiar la fuente o el estilo, el tamaño y el color de fuente en la vista Hoja de datos, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de Datos.

Referencias

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