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Gestión Documental
El ciclo de vida de los documentos y el poder de las soluciones
Mayo de 2015
Quiénes somos
Vector ITC Group es un grupo tecnológico 100% de capital español, formado por Vector, Vector Pyme, Vector Ignite, y participa en las empresas Grupo ALN, Grupo E-deas y Keyland.
Vector se fundó en 2002 y se consolidó como Vector ITC Group en 2014.
Formado por 2600 profesionales ofrece servicios en España (Madrid, Coruña, Albacete, Córdoba, Segovia, León, Ávila, Bilbao, Málaga, Canarias y Murcia) y a nivel internacional en las sedes de Perú, Brasil, Chile, México, Colombia, Paraguay, Marruecos, Estados Unidos, Andorra, Alemania y Reino Unido.
Vector ITC Group es un proveedor de servicios tecnológicos y digitales que acompaña a sus clientes desde el inicio de su transformación tecnológica hasta el final del proceso. Aporta soluciones innovadoras que permiten lograr los objetivos empresariales de manera eficiente y rentable, adaptándose a las nuevas relaciones con los clientes.
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Gestión Documental
Nuestro enfoque sobre los procesos documentales
Extracción de los datos del documento
mediante indicadores, diccionarios o
plantillas.
Clasificación Separación
Extracción Validación
Captura Tratamiento y Almacenaje
En función de las reglas de negocio los documentos son tratados y procesados
para garantizar su idoneidad, informar a la organización o lanzar otros
procesos.
Contar con un gestor
documental y una correcta política de uso permite mantener la organización de la compañía y con ella la productividad
Permitir mantener viva la información y que fluya a todos los
niveles de la organización
Automatización de la entrada & salida de la
información
Gestión
Integración
• Metainformación.
• Extracción automática.
• Categorización
• Gestión en función de reglas y contenido.
• Archivado seguro y polifacético.
• Ahorro de costes
• Acceso ágil y seguro.
• Búsquedas precisas.
• Capacidad de compartir información.
• Gestión del conocimiento.
V en taja s V alor
Gestión Documental
La entrada de documentación
Catalogar, Digitalizar, Clasificar, Validar y Almacenar tienen plena vigencia en la fase de Captura de la información, donde transformamos una entrada (ya sea en formato Papel o Digital) en información para sus procesos de negocio.
Captura
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Gestión Documental
Tratamiento y archivado
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Para tener éxito en esta etapa, es necesario estructurar, organizar y definir los procesos de nuestro gestor documental según las necesidades de nuestro negocio ya que este será el pilar central para el resto de herramientas corporativas.
El archivado de la información en un gestor documental, nos permitirá entre otros:
Ganar eficiencia.
Una comunicación ágil y accesible en todo momento.
Reducción de errores.
Reutilización de la documentación por diferentes áreas de la organización.
Control de versiones.
Estandarización.
Ahorro de costes.
Seguridad en la transmisión de la información.Tratamiento y Almacenaje
Gestión Documental
Uso y explotación de la documentación
Parte de nuestros procesos de negocio finalizan tras almacenar la información otros prosiguen en su uso por parte de terceros. La Información será consultada por los empleados para el desarrollo de su actividad, por software especializados, por servicios web o por terceros externos a la compañía. Por eso vuelve a ser critico que la fase de Captura y de Almacenamientos estén bien alineados con esta fase para permitir la agilidad en el uso y la extracción de la información.
Pero otra parte, esta fase, será el punto de partida para automatizar alguno de nuestros procesos de negocio,
Control y alertas de documentos caducados.
Control de auditorías para calidad o terceros.
Integración con ERP corporativo o desarrollos a medida.
Optimización de procesos comerciales.
Externalización de información corporativa.
Gestión
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Gestión Documental
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¿Por qué Docushare?
Porque además es Mobile…
… y ConnectKey
Gestión Documental
¿Para quién?
Generan documentación
• Despachos profesionales
• Centros de formación
• ONG
Generan información
• Centros culturales
• Medios de comunicación
• RRPP e institucionales
Tienen requisitos legales
• Centros sanitarios
• Consultores
• Asesores
Reciben Documentación
• Entidades públicas
Información no es sólo
documentación
¿Cómo te paso este archivo confidencial?
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Gestión Documental
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Lo que hace Docushare
Funcionalidad Funcionalidad
Indexación de texto Servicios web
Versionado de documentos Integración con desarrollos y terceros Control de accesos Cliente Windows, MS Office y MS, Outlook
Notificaciones OCR
Enrutado de documentos Integración con MFP
Blog Escaneo con portada
Wiki Uso del correo electrónico
Busquedas por metadatos Encriptación de contenido Entornos colaborativos Conversión a PDF
Inclusión de documentos E-forms
Auditorias Workflow
Uso de metadatos y categorización Gestión de reglas de contenido Skin personalizados Usuarios Read-Only
Calendarios Estadísticas de uso del servicio
Servidor de DocuShare con 50 CAL o usuarios invitados, combinados con hasta 300.000 documentos.
Procesadores
equivalentes a cuatro núcleos de Intel Pentium D 925 3.0 GHz o AMD Opteron
4 GB de RAM mínimo, 8
GB de RAM
recomendado
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Soluciones SaaS de Vector
El Servicio Documental Cloud de Vector proporciona al cliente un entorno web con acceso seguro permitiéndole intercomunicar su puesto de trabajo, MFP u otros dispositivos, con la plataforma en la nube siempre disponible.
Como lo hacemos en Vector
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Implantación de la mano de Vector
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Uno de nuestros objetivos es acompañar a nuestros partner y clientes desde el inicio de su transformación tecnológica hasta el final del proceso dejando como resultado un valor añadido a la herramienta.
Como lo implantamos
Personalización Labores técnicas Definición
Inicio
Proyecto deimplantación
Especificación de configuración
Implantación
Adecuación a la organización
Desarrollos
Especificación de Hardware
Un proyecto sencillo no debería llevar mas de 2-3 jornadas.
El índice de recurrencia es alto ya que cada año
puede tener nuevas
necesidades con el uso de la solución.
Además de los contratos de mantenimientos
anuales para incidencias o cambios.
Clientes
Innovation, technology & consulting group Parque Empresarial Los Gamos
Camino Cerro de los Gamos, 1 Edificio 6, Planta 1
28224 - Pozuelo de Alarcón, Madrid www.vector-itcgroup.com
