Guía de Acciones Preventivas Rev. 0 – Mayo/2011
DATTA & QUALITY Consultores S.C.
México
Guía de Acciones Preventiva s
ISO 9001:2008 / ISO 14001:2004
Web: http://www.qualityexperts.org
@mail: quality@qualityexperts.org
Guía de Acciones Preventivas Rev. 0 – Mayo/2011
INDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. ¿QUÉ SON LAS ACCIONES PREVENTIVAS (AP)? (¡y que no son!) 2.1 ESTRUCTURA
2.2 TIPOS DE ACCIÓN PREVENTIVA
2.3 BENEFICIOS DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS
2.4 ¿QUÉ DEBE CONTENER UN PROCEDIMIENTO? (incluyendo fuentes de AP)
3. SECUENCIA
3.1 DESCRIPCIÓN DE UNA NO CONFORMIDAD POTENCIAL (incluyendo ejemplos) 3.2 ANÁLISIS DE RIESGOS o SEVERIDAD
3.3 DETERMINAR LA ACCIÓN CONTENEDORA
3.4 DETERMINACIÓN Y REGISTRO DE LA(S) CAUSA(S) DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL
3.4.1 LLUVIA DE IDEAS
3.4.2 5 NIVELES DE ¿POR QUÉ?
3.5 DETERMINACIÓN y REGISTRO DE UN PLAN DE ACCIÓN EFICAZ
3.5.1 ¿QUÉ ELEMENTOS UN PLAN DE ACCIÓN PREVENTIVA DEBERÍA CONSIDERAR? 3.6 EL PLAN DE ACCIÓN
3.7 IMPLANTACIÓN DEL PLAN
3.8 CONTROLES FUNDAMENTALES EN LOS PLANES DE ACCIÓN 3.8.1 CONTROL DE LA IMPLANTACIÓN DEL PLAN
3.8.2 CONTROL DE lA EFICACIA DEL PLAN
3.9 APLICANDO AMEF PARA ACCIONES PREVENTIVAS OPERACIONALES
4. ANEXOS / EJEMPLOS (incluye propuesta de procedimiento y formatos/registros 4.1 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS
4.2 FORMATO DE SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS 4.3 FORMATO DE CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS 4.4 FORMATO DE AMEF
Guía de Acciones Preventivas Rev. 0 – Mayo/2011
1. INTRODUCCIÓN
Esta g uía surg e d e m á s d e 25 a ño s d e d ic a d o s a lo s m o d e lo s d e g e stió n, inc luye nd o la particip a c ió n c o m o instruc to r e n p ro g ra m a s d e fo rm a c ió n d e a ud ito res líd e re s y o tro s p ro g ra m a s, c o nsulto r e n d ive rsa s o rg a niza c io ne s e n d ife re nte s p a rte s d e l Mund o y a ud ito r líder en procesos de certificación.
En to d o s e sto s a ño s he o b se rva d o c o ntinua m e nte , la d ific ulta d d e d ive rsa s Org a niza c io ne s en la id e ntific a c ió n y tra ta m ie nto d e la s no c o nfo rm id a d es potencia les y en la determina ción de la s Acciones Preventiva s, se a n e sta s d e riva d a s d e lo s a ná lisis so b re los productos, procesos o los sistemas.
El o b je tivo d e e sta g uía p ue s e s p ro p o rc io na r una he rra m ie nta , p a so a p a so y d e fá c il e nte nd im iento q ue p ue d a se r utiliza d a ta nto p o r p e rso na l c a lific a d o e n la s he rra m ie nta s d e g e stió n, c o m o p a ra p e rso na s no ne c e sa ria m e nte e ntre na d a e n e sta s he rra m ie nta s, a sí c o m o e stud ia nte s. Esto e s p a rtic ula rm e nte c ie rto , una ve z q ue la m a yo r p a rte d e la s p e rso na s invo luc ra d a s e n la id e ntific a c ió n y tra ta m ie nto d e d e no c o nfo rm id a d e s potenciales, no ha n re c ib id o una c a p a c ita c ió n d e ta lla d a e n e l te m a . Pa ra a q ue llo s e xp e rto s, e sp e ro q ue e sta g uía p ue d a se rvir p a ra re a firm a r c o nc e p to s y m e jo ra r sus ha b ilid a d e s, ta nto p a ra sus p ro p io s siste m a s d e g e stió n, c o m o p a ra c a p a c ita r a 3ºs d e ntro de sus propias Organizaciones o fuera de ellas.
En p o c a s p a la b ra s, la s a c c io ne s p re ve ntiva s e stá n e nfo c a d a s a la G ESTIÓN DE LOS RIESG OS. El g ra ve p ro b le m a (q ue ta m b ié n p ue d e se r id e ntific a d a c o m o la g ra n fo rta le za ) d e lo s m o d e lo s ISO 9001 o ISO 14001 (a sí c o m o o tro s m o d e lo s) e s q ue no id e ntific a n he rra m ienta s p a ra la id e ntific a c ió n d e lo s rie sg o s. Si le e m o s la g ra n m a yo ría d e lo s p ro c e d im ie nto s d e a c c io ne s p re ve ntiva s, va m o s ve r q ue esto s inic ia n m á s o m e no s d e la m ism a fo rm a “ c ua lq uie r p e rso na e n la Org a niza c ió n p ue d e id e ntific a r a c c io ne s p re ve ntiva s. Una ve z
id e ntific a d a ……” . El p ro c e d im ie nto p a rte d e un “ c o ntro l a d m inistra tivo ” d e la s a c c io nes
p re ve ntiva s, p e ro d e d o nd e sa le n! Este ha sid o e l p ro b le m a s d e la s Org a niza c io ne s. Cua nd o lle g a m o s a a ud ita r e nc o ntra m o s X núm e ro d e a c c io ne s c o rre c tiva s y 3 o 4 o 5 p reve ntiva s (casi como ahí viene el auditor, hay que identificar acciones preventivas). Parecen acciones sa lid a s d e la “ m a ng a d e l m a g o ” y no re sulta d o d e una siste m a tiza c ió n d e l a ná lisis d e lo s riesgos.
En m uc ha s o tra s Org a niza c io nes ve m o s a c c io ne s p re ve ntiva s lle va d a s a c a b o (se sup o ne q ue e ste e s e l p a p e l d e la s g e re nc ia s y d e la Alta Dire c c ió n) p o r m uc ha s p a rte s, p e ro e sta s no so n tra ta d a s c o m o ta l (se g uim iento o c o ntro l siste m a tiza d o , re g istro d e lo s re sulta d o s y fina lm e nte e l a ná lisis d e la e fic a c ia ). Esto no q uie re d e c ir q ue TODAS la s a c c io ne s d e b e n se r documentadas, pero entonces; ¿Cuáles si?
En e sta g uía b usc a re m o s ve r la s Ac c io ne s Preventivas c o m o una m e c á nic a q ue tie ne una secuencia que debe ser respectada, un conjunto de actividades básicas fundamentales, así c o m o c o ntro le s ta le s q ue p e rm ita n c e rra r e l c ic lo d e una a c c ió n (se o b se rva n m e e sto y e sfo rza nd o p a ra no utiliza r e l té rm ino p ro c e so y e vita r c o nfusio ne s si la s a c c io ne s preventivas son o no un proceso. Este es un tema que discutimos en la guía de elaboración de Manuales
Guía de Acciones Preventivas Rev. 0 – Mayo/2011 d e l Sistema d e G e stió n y re sum iend o , la d e c isió n d e q ue si la s Ac c io ne s Preventivas so n o no un p ro c e so d e l siste m a d e g e stió n e s d e la Org a niza c ió n, lo q ue si e s q ue e l p ro c e d im ie nto ta nto p a ra e l ISO 9001:2008 c o m o p a ra e l ISO 14001:2004, so n obligatorios, p e ro no g e stionar las acciones como un proceso).
Algunos elementos de esta mecánica son:
Cla rid a d e n la d e finic ió n d e he rra m ie nta s p a ra la id e ntific a c ió n d e p ro b le m a s p o te nc ia le s (RIESG O S ta nto d e c a lid a d c o m o a m b ienta le s – o p a ra c ua lq uie r o tro s aspecto de la operación)
Problema potencial claramente descrito y ¿Qué datos/información tenemos? ¿Qué procesos/actividades estén involucradas?
¿Quién(es) se “adueñará” del plan? y ¿Quién(es) autoriza el plan? ¿Quién(es) será responsable de dar seguimiento al plan?
¿Qué recurso(s) son necesarios para implementar el plan?
¿Qué c a m b io s/ m o d ific a c io ne s so n ne c e sa ria s p a ra q ue e l p la n sig a vig e nte e implementado en el futuro?
¿Cómo vamos determinar que he plan ha sido eficaz?
Una m e c á nic a d e a c c ió n preventiva lleva d a a c a b o sin lo s c uid a d o s a p ro p ia d o s, “ p ue d e ” func io na r, a sí c o m o “ sue rte d e p rinc ip ia nte ” , p e ro re g ula rm e nte te rm ina rá m a l y lle va rá a l a um e nto d e l d e sc ré d ito d e l siste m a c o m o un to d o (re c urso s $, tie m p o , e sfue rzo , e tc . lanzados a la basura).
Esta g uía no p re te nd e se r “ e l último d o c um e nto p ub lic a d o so b re e l te m a ” , no te ne m o s e sta p re te nsió n, su func ió n e s o rie nta tiva y a c la ra to ria . Pre te nd e m o s c o n e ste d o c um e nto p ro p o rc io na r una he rra m ie nta q ue sirva d e a ná lisis p a ra la s p e rso na s y Org a niza c io ne s y p o sib ilite q ue su m e c á nic a d e a c c io ne s preventivas m e jo re o c o nfirm e la s b ue na s p rá c tic a s im p le m e nta d a s. Esto c o n un le ng ua je m á s se nc illo y d e le c tura fá c il c o n e je m p lo s y c a so s prácticos.
Po d e m o s d e finir la s a c c io ne s p re ve ntiva s c o m o la fo rm a e n q ue g e stio na m o s lo s rie sg o s d e riva d o s d e lo s c a m b io s. El c a m b io e s la “ únic a c o nsta nte e n la g e stió n” y sie m p re tra e c o nsig o c o nse c ue nc ia s. No e s re le va nte si e l c a m b io fue inic ia d o p o r la Org a niza c ió n o p o r fa c to re s e xte rno s d e p re sió n, ta le s c o m o m o d ific a c io ne s e n e l m a rc o le g a l o re g la m e nta rio , c lie nte s u o tra s p a rte s inte re sa d a s. En e ste se ntid o la s a c c io ne s p reve ntiva s so n e l re c o no c im ie nto d e lo s c a m b io s p o r fa c to re s inte rno s y/ o e xte rno s y e l e sta b le c im ie nto d e mecanismos para eliminar o mitigar los efectos negativos que estos pudieran tener.
Cha nge is wha t ma kes the World go round, not love – love only keeps it popula ted – Cha rles Brower
Guía de Acciones Preventivas Rev. 0 – Mayo/2011
2. ¿QUÉ SON LAS ACCIONES PREVENTIVAS (AP)?
Pa re c e inc re íb le , p e ro m ism o e ntre lo s “ lla m a d o s e xp e rto s” y a ud ito re s, he e nc o ntra d o d ud a s so b re lo q ue re a lm e nte e s una a c c ió n p re ventiva . Inc luso he e nc o ntra d o a lg uno s “ m a g o s” , q ue a tra vé s d e una re d a c c ió n b ie n e la b o ra d a q uie re n tra nsfo rm a r una “ a c c ió n c o rre c tiva ” e n “ p re ve ntiva ” (c o sa q ue o b via m e nte no se p ue d e ). Po r e sto m ism o c re o q ue e l p rim e r p unto a a rra nc a r so n c o n la s d e finic io ne s e xiste nte s e n e l ISO 9000:2005 (e sta s definiciones son válidas también para el ISO 14001)
No Conformidad (ISO 9000:2005 – 3.6.2): incumplimiento de un requisito.
Corrección (ISO 9000:2005 – 3.6.6): a c c ió n to m a d a p a ra e lim ina r una no conformida d detectada
NOTA 1 Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.
Acción Correctiva (ISO 9000:2005 – 3.6.5): a c c ió n to m a d a p a ra e lim ina r la c a usa d e una no conformidad detectada u otra situación no deseable.
NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad.
Acción Preventiva (ISO 9000:2005 – 3.6.4): a c c ió n to m a d a p a ra e lim ina r la c a usa d e una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable
NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.
Aq uí e l p rim e ro p unto a no ta r e s q ue q ue d a c la ro p o r la s d e finic io ne s q ue una a c c ió n p re ve ntiva NO PUEDE d e riva rse d e una no c o nfo rm id a d (o inc um p lim ie nto d e un re q uisito ), una ve z q ue la d e finic ió n p a rte d e no conformida d potencia l (o se a q ue no ha o c urrid o – RIESG O ). De ig ua l fo rm a no p ue d e ha b e r CORRECCIÓ N p a ra una no c o nformidad p o te nc ia l, ya q ue to d a vía no ha o c urrid o . Esp e c ia l a te nc ió n e n la NOTA 2 d e la d e finic ió n d e Ac c ió n Pre ve ntiva . La s a c c io ne s c o rre c tiva s y p re ve ntiva s tiene n a lg o e n c o m ún, a m b a s atacan las CAUSAS.
Tema extraído (no con exactas palabras) del documento publicado por el Auditing Practices Group, Guidance on Auditing Preventive Action del 23/Abril/2011
Es c o m ún d ura nte la s a ud ito ria s, so b re to d o a ud ito ria s d e 3ª p a rte , e nc o ntra r discusiones “ filo só fic a s” e ntre e l a ud ito r y e l a ud ita d o (o el Re p re se nta nte d e la Dire c c ió n a no m b re d e la Org a niza c ió n) a c e rc a d e d ó nd e te rm ina la a c c ió n c o rre c tiva y d o nd e inic ia la a c c ió n p re ve ntiva . Po r e je m p lo , si una no c o nfo rm id a d e s d e te c ta d a e n e l p ro c e so “ A” , ¿la s a c c io ne s to m a d a s p a ra p re ve nir futura s no c o nfo rm idades e n lo s p ro c e so s “ B” , “ C” y “ D” so n a c c io ne s p re ve ntiva s, o sim p le m e nte e stá n d e ntro d e l a lc a nc e d e la s a c c io ne s
