PROCESO GESTION DE COMUNICACION CÓDIGO
SUBPROCESO COMUNICACIÓN E INFORMACION 1.1.5. CM-001
TIPO DE PROCESO ESTRATEGICO VERSIÓN 1
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL PÁGINA: 1 de 5 1.OBJETIVO
Organizar y divulgar toda la información susceptible de ser conocida por la comunidad, emanad a de la administración municipal sus de pendencias, institutos descentralizados, programas y proyectos interinstitucional y la que surga de las relaciones con la comunidad.
2. ALCANCE
Abarca la información generada administración central, secretarias, jefaturas de despacho e institutos descentralizados y la que surga en las relacione entre la alcaldía y otras instituciones.
3. NORMAS
Constitución política, articulo 73 Decreto municipal 242 de 2001
4. DEFINICIONES
BOLETINES DE PRENA: son los documentos oficiales que plasman las diferentes actividades de la administración central y sus dependencias para ser difundidos a través de los medios de comunicación
COMUNICADOS: son in formaciones referidos a temas muy específicos a cerca de un evento o suceso ACTAS: registros de actividades que dan garantía sobre determinado evento
CAMPAÑAS: son una serie de actividades divulgativas y de promoción acerca de un mensaje claro que persiguen un fin especifico PROTOCOLO: es el conjunto de normas que rigen la organización de eventos, campañas y similares
EVENTOS: son actividades de carácter privado o publico en donde se divulga o se promociona un proyecto, mensaje o producto FOTOGRAFIA: registro de imágenes estáticas que documentan actividades de la administración central
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VIDEOS: registro de imágenes móviles que documentan actividades de la administración central
PAUTA PUBLICITARIAS: son una especie de contratos que se suscriben con periodistas o medios de comunicación para transmitir un mensaje. Conllevan a una retribución económica a laos primeros
CIRCULARES: son comunicaciones generalmente de nivel interno donde se informa a los funcionarios sobres diversas actividades, llamados de atención, o decisiones tomadas por la rama administrativa
AVISOS DE PRENSA: mensajes publicados en los medios de comunicación sobre temas específicos y en los cuales se guarda textualmente la intención de la administración
PROGRAMAS INSTITUCIONALES: son emisiones de una serie de mensajes sistemáticamente ordenados que obedecen a lo9s intereses de la administración central y que son trasmitidos a través de los medios de comunicación
RUEDAS DE PRENSA: reuniones organizadas convocadas por el alcalde o cualquier funcionario de la administración municipal para informas sobre uno a varios temas, proyectos o programas.
5. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS REGISTROS Plan de comunicación Boletines de prensa Comunicados Circulares Fotografías Videos Avisos de prensa
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6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE
Alta dirección Dependencias internas Institutos descentralizados Comunidad Entidades nacionales Entidades territoriales Entidades departamentales Organizaciones de periodistas Medios de comunicación Organizaciones comunales Actos administrativos
Boletines de prensa Convocatorias Circulares Quejas y reclamos Organización y divulgación de información que produce
la alcaldía de Sincelejo Ruedas de prensa Comunicados Avisos de prensa Programas institucionales Organización de eventos Campañas institucionales Medios de comunicación locales y nacionales Periodista Instituciones publicas y privadas Organizaciones comunitarias Organizaciones de base Comunidad en general Jefe prensa y protocolo Quejas y reclamos
7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DETALLE
Organización y divulgación de información que produce la alcaldía de Sincelejo
Ruedas de prensa Comunicados Avisos de prensa Programas institucionales Organización de eventos Campañas institucionales Reuniones comunitarias Consejos comunales Eventos institucionales
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Quejas y reclamos
Recepción de copia de las quejas que le envía la comunidad al Alcalde
Seguimiento al tramite que cursan las quejas y reclamos de la comunidad y que son remitidas por el Alcalde
Toma de registro fotográfico y por escrito de las situaciones que presenta la comunidad y se remite al alcalde y a los secretarios para su trámite y seguimiento.
Informe semanal sobre el estado de cada queja o reclamos 8. RECURSOS
HUMANOS
(3) profesionales en comunicación social y periodismo (1) técnico en fotografía
(1) técnico en artes visuales (1) secretaria ejecutiva FINANCIEROS Servicio de edición de videos
TECNOLOGICOS Hardware: (2) equipos de computo e impresoras, cámara fotográfica, videograbadora Software: internet, office
INFRAEXTRUCTURA Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los abogados de la oficina de contratación
9. SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO
NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE
EFICACIA Numero de publicaciones de comunicados
de prensa durante el periodo Mensual Líder del proceso
EFICIENCIA Oportunidad en la difusión de los
comunicados de prensa Mensual Líder del proceso
EFECTIVIDAD N/A N/A N/A
10. PUNTOS DE CONTROL
ID ACTIVIDAD(ES) DE CONTROL OBSERVACIONES DE CONTROL REGISTROS DE CONTROL
1 Organización y divulgación de información que produce la alcaldía de Sincelejo
Verificar el contenido de la información que genera la administración municipal hacia la comunidad
Comunicados de prensa Verificar la idoneidad y la prontitud de las respuestas a las solicitudes
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11. RIESGOS ASOCIADOS NOMBRE DEL RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS
IMPACTO PROBABILIDADVALORACION DEL
RIESGO (I + P) MANEJO DEL RIESGO MEDIDAS 1 2 3 1 2 3 2 A c e p ta b le 3 T o le ra b le 4 M o d e ra d o 5 Im p o rt a n te 6 In a c e p ta b le Información errada o sesgada Información que no corresponde con la veracidad de los procesos que genera la administración Reacción negativa por parte de la comunidad Falta de credibilidad hacia la administración
X X Moderado Reducir y asumir el
riesgo
Unificar los canales de comunicación de la información que genera
la administración hacia la comunidad Inoportunidad en la información Tiempo e idoneidad de respuesta en las solicitudes Denuncias Inconformidad ciudadana Sanciones Detrimento en los procesos administrativos
X X Tolerable Reducir y asumir el riesgo Implementación de canales de comunicación directa entre la ciudadanía y la administración con compromiso de seguimiento y respuesta permanente
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORO Beatriz Diegó Solano Jefe de Prensa REVISÓ Nurys Suarez Quintero Jefe Oficina Prensa y
Protocolo APROBÓ Alberto Vergara Estarita Secretario general