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App: Expenses Sheet

26 de Mayo 2017

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Introducción

Transacción CAT2

El objetivo del presente documento es dar asistencia a los usuarios que utilicen la aplicación de imputación de gastos, también conocida como Expenses Sheet.

CONSIDERACIONES GENERALES

• Cambios en la generación de las HG

• Con la nueva herramienta Expenses Sheet la imputación de las HG se realizará por proyecto.

• Plantillas

• Las plantillas son una herramienta para guardar códigos de proyectos

• Las plantillas se crean con un “alias” identificable por el usuario

• Funcionalidades principales de la nueva herramienta de Expenses Sheet :

• Imputación por proyecto

• Uso de plantillas

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Acceso a la aplicación

Transacción CAT2

El alcance del proyecto incluye el acceso Single Sign-On. El usuario, al estar logado en la intranet, no necesitará introducir credenciales para acceder al panel de aplicaciones. Sin embargo, se incluye la actual diapositiva para mostrar cómo sería el proceso en caso de no estar establecida esta correspondencia entre la Intranet y el Launchpad.

El primer paso para acceder a la aplicación es acceder a:

https://scld01ispac01.usersad.everis.int:8043/sap/bc/ui5_ui5/ui2/ushell/shells/abap/FioriLaunchpad.ht ml?sap-client=200&sap-language=EN

y hacer login en el sistema. Para ello, se introducen las credenciales del usuario (usuario y clave de acceso) en la pantalla de login del panel de aplicaciones, y se pulsa “Acceder al sistema”.

Una vez dentro, el sistema muestra los tiles correspondientes a las distintas aplicaciones, y el usuario logado en la esquina superior derecha de la pantalla. Se hace click en el tile de la aplicación a la que se quiere acceder, en este caso, “Expenses Sheet”.

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Una vez se ha accedido a la aplicación, en la

pantalla principal (de aquí en adelante “Home”), dentro del bloque de indicadores situado en la parte superior, se pueden visualizar datos clave para el usuario, relacionados con la imputación y pago de los gastos registrados. Los detalles de esos indicadores son los siguientes:

• Next payment day: refleja la fecha de pago próximo de la hojas de gastos.

• Pending paying amount: indica el importe total de las hojas de gasto pendientes de percibir.

• Open expenses reports: Indica el número de hojas de gastos existente en el mes que se está visualizando en pantalla que están pendientes de algún paso de aprobación.

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Home - Búsqueda de hojas de gasto (básica y avanzada)

En esta búsqueda se puede introducir la descripción o código de proyecto deseado en el campo de búsqueda, y se pulsa “Search”.

El sistema actualiza las Hg que se muestran en el bloque de “Recent expenses” mostrando únicamente las que cumplen las condiciones de búsqueda.

También se puede realizar una búsqueda por varios campos. En este caso el sistema redirige al usuario a una pantalla donde puede seleccionar por uno o varios de los campos:

Para insertar un nuevo campo se seleccione el campo los valores que debe tomar y se pulsa el botón “Add filter”.

Se pulsa el botón “Search” y se muestra un listado de los resultados ya filtrados. La búsqueda básica de hojas de gastos asignados a un

proyecto concreto se sitúa en el bloque de búsqueda de la pantalla Home, con título “Search expense sheet”.

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En la parte superior derecha de la pantalla de

“Home”, se encuentra el bloque de delegación, en el cual se especifica el empleado del cual se están haciendo las Hojas de Gastos.

La información especificada en este bloque es la siguiente:

• Nombre del empleado.

• Número de empleado.

• Área de personal.

Adicionalmente el bloque permite realizar las siguientes acciones descritas en las diapositivas posteriores:

1. Delegar la realización de Hojas de Gastos 2. Seleccionar empleados .

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En esta pantalla de delegación el empleado tendrá

dos columnas con información diversa.

En la columna de la izquierda denominada “Entry delegations”, el empleado podrá delegar en otros empleados. Para ello podrá buscar tanto por

número de empleado, como por nombre. Adicionalmente, el bloque permite borrar empleados que se habían introducido en la delegación.

En la columna de la derecha denominada “Entry permissions”, el empleado podrá visualizar el nombre de aquellos que han delegado en su figura, y por lo tanto, el listado de empleados de los cuales podrá realizar Hojas de gastos.

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En la pantalla de la “Home” el empleado podrá desplegar el

listado de empleados que han delegado en su figura.

Al seleccionar un empleado de la lista, la pantalla “Home” se modificará, y mostrará la información de las Hojas de gastos correspondientes al empleado seleccionado.

El bloque de arriba a la derecha cambiará de color para notificar que se están realizando Hojas de gastos de otro empleado.

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La aplicación permite la consulta de hojas de gasto de dos

maneras diferentes:

• En la pantalla Home, en el bloque central “Recent expenses”, aparece un listado de las hojas de gasto, ordenadas de más recientes a más antiguas. Para navegar a las más antiguas, se pulsa sobre el botón derecho del elemento paginador (así como para volver a las más recientes, se pulsa sobre el botón izquierdo de dicho elemento). Si se pulsa sobre el botón “Details”, se navega al detalle de la hoja de gasto.

• En la pantalla Home, en el bloque inferior, aparece un calendario de hojas de gasto (“Expenses calendar”). Pulsando sobre un día resaltado, se muestra el resumen de la hoja de gasto correspondiente a ese día (bloque “Expenses day details”). En caso de existir varias hojas, se navega a través de ellas con el elemento paginador.

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En la pantalla Home, en el bloque central “Recent expenses”,

aparece un listado de las hojas de gasto, ordenadas de más recientes a más antiguas.

Para crear una nueva hoja de gasto, se pulsa el botón “Create expenses sheet”. El sistema navega a la pantalla de creación y modificación de hojas de gasto.

En el bloque superior, se introduce:

• Type: Tipo de hoja de gasto.

• Common Expenses

• No approval expenses (solo para España)

• Código de proyecto: En el caso de que el tipo de HG sea Common Expenses, se indicará un código de proyecto.

Para indicar el proyecto, se podrá utilizar una plantilla propia o un código de proyecto. Se ofrece la posibilidad de realizar una búsqueda avanzada.

• Description: Nombre de la hoja de gasto.

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Pulsando “Add row” se añade un gasto. Mediante una ventana

emergente, se selecciona primeramente el tipo de gasto que se quiere introducir (mediante opción de autocompletar o lista desplegable). Según el tipo de gasto que se escoja, el sistema requiere la introducción de una serie de campos (también ofrece la posibilidad de agregar un archivo adjunto). Una vez introducidos, se pulsa el botón “Save” y se guarda el gasto, añadiéndolo a la lista de gastos. Para seguir añadiendo gastos, se pulsa el botón “Add row”, tantas veces como gastos se quieran añadir.

El resumen de la hoja de gastos aparecerá en el bloque “Expenses summary”, listando los gastos según su tipología.

Para enviar una hoja de gastos a aprobar, se debe pulsar “Submit”. El sistema muestra una ventana emergente:

Generate PDF: genera un PDF imprimible para obtener una copia física de la hoja de gastos.

Back home: vuelve a la pantalla Home.

Una vez creada la hoja de gasto, se listará en el bloque “Recent expenses”.

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En la pantalla Home, en el bloque “Recent expenses”, se permiten las

siguientes operaciones:

• Imprimir: mediante el botón de la columna “Print” se puede imprimir la hoja de gasto seleccionada.

• Duplicar: mediante el botón de la columna “Duplicate”, se permite la duplicación de una hoja de gasto. Al pulsar este botón, el sistema navega a la pantalla de creación de hoja de gasto, donde se podrán realizar todas las modificaciones que se deseen (modificación del título o de los gastos de la hoja). Una vez se ha pulsado “Submit”, la nueva hoja aparece en el listado de hojas de gasto recientes.

• Modificar: mediante el botón de la columna “Update”, en las hojas de gasto que así lo permitan, se puede editar una hoja de gasto (modificación del título o de los gastos de la hoja).

• Eliminar: las hojas de gasto que lo permitan, tendrán la opción de eliminar, que se puede realizar pulsando el botón “Delete”. El sistema pedirá confirmación de la eliminación de la hoja de gasto seleccionada.

• Descargar fichero Excel: Descarga un fichero Excel con la información de la HG

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Para consultar los adjuntos de los gastos, se pulsa el botón

“Attach” del gasto cuyo archivo adjunto se desea consultar.

Cuando el sistema permita modificar una hoja de gasto, permitirá las siguientes operaciones con los gastos:

• Duplicar: mediante el botón de la columna “Duplicate”, el sistema muestra la ventana emergente de introducción de gasto, con algunos de los campos ya rellenos, y ofrece la posibilidad de realizar modificaciones. Pulsando “Save”, se añade el nuevo gasto.

• Modificar: mediante el botón de la columna “Update”, se puede editar un gasto ya añadido a una hoja.

• Eliminar: mediante el botón de la columna “Delete”, se puede eliminar un gasto de una hoja.

• Attach: Mediante este botón se permite añadir un documento al gasto.