Seguimiento y Retroalimentación al Plan de Acción y de Riesgos

Seguimiento y Retroalimentación al

Plan de Acción y de Riesgos 2012-2015

1. Planeación y riesgos

2. El seguimiento

3. La retroalimentación

4. Los compromisos

5. La consolidación

Plan de Acción y de Riesgos 2012-2015

Indicadores de cumplimiento del Plan (indicadores de resultado) Indicadores de cumplimiento del Proyecto Resolución C.S. 028/05 Resolución C.S. 038/12 Resolución C.S. 073/11

1. Planeación y riesgos

Plan de acción Plan Estratégico de Desarrollo Plan de inversión Procesos Mapa de riesgos Plan de riesgos Objetivos

1. Planeación y riesgos

Cambios al Plan de Acción por sugerencia del CS

• En el programa de Bilingüismo se incluyó el indicador Porcentaje

de estudiantes con resultados B+ en la componente de inglés de las pruebas SABER PRO, del total de estudiantes que presentan las pruebas.

• Dado que es un Plan de Acción entonces contendrá Acciones y

se modifica Objetivo por Acciones. Se consideran Actividades cuando se desagregan las acciones.

• Se cambia el programa Rendición periódica de cuentas por

Visibilidad de la Universidad en la Sociedad y se incluye un

indicador: Número de asientos de representación institucional en organismos nacionales e internacionales. Se solicitará a partir del 2013 este nuevo indicador en cada unidad.

• Se cambia la acción Apoyar la inserción laboral de los futuros profesionales por Propiciar la relación de los futuros

profesionales con su entorno laboral.

• La acción Ofertar programas académicos con mayor cobertura

del posgrado queda en dos: Mantener la oferta de programas de pregrado y Aumentar la oferta de programas de posgrado.

• Se incluyeron dos indicadores nuevos en la acción Dotar el

sistema de bibliotecas: Número de materiales físicos adquiridos por compra y Número de materiales electrónicos adquiridos por compra.

• Dado que el IEP aprobó su Plan de Desarrollo el 31 de octubre

se incluyeron algunas acciones nuevas.

Plan de Acción Resolución 038/12 del Consejo Superior

2. Seguimiento

• OPDI realiza seguimiento al Plan Estratégico de Desarrollo y

al Plan de Acción por medio de informes de seguimiento.

• Facultades, Institutos Académicos, Sedes, Dirección de

Regionalización, Vicerrectorías, Rectoría y Oficinas adscritas realizan seguimiento a sus planes.

• Las anteriores unidades envían sus informes de seguimiento

a la OPDI durante los meses de julio y enero.

Plan de Riesgos Resolución 3.040/08 Rectoría

• El representante legal de la Universidad delegará en la OPDI

la supervisión y el seguimiento a las acciones emprendidas para mitigar, prevenir y atender los riesgos de acuerdo con el mapa de riesgos.

Para realizar el informe de seguimiento de Plan de Acción:

2. Seguimiento

1. De clic en el nombre de su unidad en la siguiente dirección:

Para realizar el informe de seguimiento de Riesgos:

2. Seguimiento

1. De clic en el nombre de su unidad en la siguiente dirección:

http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Riesgo.html

Para realizar el informe de seguimiento:

2. Seguimiento

2. Escoja la opción Abrir con en la ventana que aparece y de

Para realizar el informe de seguimiento:

2. Seguimiento

3. En la ventana que aparece de doble clic en el nombre del

archivo para abrirlo en la hoja electrónica que tenga su equipo: Excel, LibreOffice u OpenOffice.

Para realizar el informe de seguimiento:

2. Seguimiento

4. Si abrió el archivo con LibreOffice u OpenOffice. Vaya a la opción Archivo y de clic en la opción Guardar como. Busque donde desea guardar su archivo, y en Tipo: escoja Microsoft Excel y de clic en la opción Guardar.

Para realizar el informe de seguimiento:

2. Seguimiento

4. Si el archivo abrió en Excel de clic en Habilitar contenido. Vaya a la opción Archivo y de clic en la opción Guardar

como. Busque donde desea guardar su archivo y de clic en la opción Guardar.

Para realizar el informe de seguimiento:

2. Seguimiento

5. En el archivo abierto introduzca la información de seguimiento en

las columnas META CUMPLIDA y ANÁLISIS DEL RESULTADO. Para cada acción que tenga meta en el 2012 se le deben llenar las dos columnas. En Excel las demás casillas están protegidas. La información a consignar corresponde a todo el año 2012.

Algunos Problemas presentados:

2. Seguimiento

• Información incompleta, se queda sin llenar alguna de las

casillas.

• Inconsistencia entre el valor consignado en la Meta cumplida y la

descripción que se hace en el Análisis del resultado.

• Inconsistencia entre las expresiones de la meta y la meta

cumplida, es decir, la meta del indicador es un número y se ha consignado un valor en porcentaje en la meta cumplida.

• Si trabaja en Libre Office u Open Office las celdas están

desprotegidas, por lo tanto solo diligencie la información que se solicita, no cambie la que está actualmente porque esos cambios no se verán reflejados.

Plan de Acción Resolución 038/12 del Consejo Superior

3. Retroalimentación

• Cada Facultad, Instituto Académico, Sede, Dirección de

Regionalización, Vicerrectoría, Rectoría y Oficina adscritas propondrá los cambios o actualizaciones a su plan para el siguiente año.

• Las anteriores unidades envían sus ajustes de metas a la

OPDI durante los meses de julio y enero.

Plan de Riesgos Resolución 3.040/08 Rectoría

• El representante legal de la Universidad delegará en la OPDI

la supervisión y el seguimiento a las acciones emprendidas para mitigar, prevenir y atender los riesgos de acuerdo con el mapa de riesgos.

Para realizar el ajuste de metas al Plan de Acción:

3. Retroalimentación

1. En el archivo que realizó el seguimiento ubique las columnas

2013 y DESCRIPCIÓN DE LA META 2013.

2. Si durante el proceso de elaboración del plan colocó una meta

aparecerá allí el valor y su descripción.

3. Revise la meta y cámbiela si es necesario, en caso de NO

Para realizar el ajuste de metas al Plan de Acción:

3. Retroalimentación

4. En caso que requiera incluir una nueva acción a desarrollar

durante el 2013, deberá hacerlo en un archivo nuevo.

5. Este archivo llamado NUEVAS ACCIONES está ubicado en:

http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/plan2012-2015.html, bajo

Para realizar el ajuste de metas al Plan de Acción:

3. Retroalimentación

En este archivo se deberán llenar las columnas:

• AE/E/P: Relación con el Plan Estratégico de Desarrollo

• PAP/PAI: Se coloca PAP dado que esa acción es de su Plan.

• A/Act/PI: Escoge A si es una acción, Act si es una actividad y PI si es un proyecto de inversión, estos dos últimos deberán estar

asociados a una acción de la que dependen.

• Acción/Actividad/Proyecto de Inversión: Es la descripción y en

caso de ser una acción deberá ir en infinitivo.

• Indicador: de acuerdo a lo que se vaya a medir se expresa en

palabras el indicador, deberá ser de resultado en lo posible.

• 2013: el valor que adquiere el indicador en ese año.

• Descripción de la meta 2013: En palabras lo que quiere decir el

Para realizar la evaluación del riesgo:

3. Retroalimentación

1. En el archivo que realizó el seguimiento revise, para cada

riesgo con fecha programada 2012, la persistencia de la amenaza, la vulnerabilidad y los controles existentes.

2. Si la amenaza persiste se debe revaluar cómo está la

vulnerabilidad en el sentido del riesgo y que nuevos controles existen frente a esta situación.

Para realizar la evaluación del riesgo:

3. Retroalimentación

3. Ubique la columna REVALORACIÓN DEL RIESGO y

califique de nuevo la probabilidad, el impacto y la valoración del riesgo.

4. Determine las opciones de manejo del riesgo y el

tratamiento a seguir para el siguiente periodo, anotando la acción a seguir, el indicador, la fecha programada y la meta.

Para realizar la evaluación del riesgo:

3. Retroalimentación

5. En caso que requiera incluir un nuevo riesgo, deberá hacerlo en

un archivo nuevo.

6. Este archivo llamado NUEVOS RIESGOS estará ubicado en:

http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Riesgo.html, bajo el

título Matriz de riesgos por dependencias 2012. En este archivo se deberán llenar las columnas:

• RI/RP: se coloca RP dado que ese riesgo es de su Unidad o

Dependencia.

• Procesos: escoger el proceso al cual se le identificarán los

nuevos riesgos asociados, tenga en cuenta que corresponde a uno de los 13 procesos que tiene identificados y documentados la Universidad.

Para realizar la evaluación del riesgo:

3. Retroalimentación

• Clasificación amenazas: escoger la categoría a la que pertenece

la amenaza (Socio Culturales, Humanas, Política Pública y Económica, Socio Naturales).

• Amenaza: anotar el fenómeno externo que puede afectar el

cumplimento de la misión de la Institución, Unidad, Dependencia.

• Vulnerabilidad: anotar el grado de debilidad, colectiva o

individual, que se tiene ante la amenaza identificada y que lo predispone a sufrir daño.

• Controles existentes: anotar las medidas que históricamente la

Universidad, Unidad o Dependencia ha ejecutado para

responder a situaciones del entorno que le pudieran generar consecuencias negativas dentro de su normal funcionamiento, como políticas, acciones, prácticas, etc.

Para realizar la evaluación del riesgo:

3. Retroalimentación

• Responsable reporte: Corresponde al responsable funcional que

toma las decisiones con respecto a las acciones que se van a llevar a cabo. (Ejemplos: Facultad de Salud, Sede Palmira, Vicerrectoría Administrativa).

• Responsable dependencia: Corresponde al nombre de la

dependencia dentro de la unidad académico administrativa encargado de realizar la acción.

• Responsable al interior de la dependencia: Si desea mayor nivel

de detalle indique el nombre de la persona o cargo que estará a cargo de realizar la acción y el seguimiento.

Para realizar la evaluación del riesgo:

3. Retroalimentación

• Probabilidad: entendiéndose como el número de veces que un

fenómeno se repite dentro de un tiempo determinado. Se debe escribir la letra que exprese el número de veces en que el riesgo se repite de la siguiente forma:

• a (Frecuente o casi cierto): Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias, una o más veces al año.

• b (Periódica): Puede ocurrir una vez entre uno y tres años.

• c (Ocasional): Puede ocurrir una vez en cinco años

• d (Remota): Puede ocurrir una vez en diez o más años.

• Impacto: entendiéndose como el daño, efecto, pérdidas o

cualquier consecuencia negativa derivada de la interacción entre la severidad del fenómeno (amenaza) y la fragilidad de los

Para realizar la evaluación del riesgo:

3. Retroalimentación

Se debe diligenciar el número (en la escala de 1 a 4) que represente la severidad o daño que puede ocasionar la ocurrencia del riesgo de la siguiente manera:

• Valoración del riesgo: Los resultados del cruce de la probabilidad y el impacto, permiten valorar el grado de riesgo al que se está

expuesto, clasificándolos como:

Nivel Descriptor 1 Bajo 2 Moderado 3 Alto 4 Muy alto

NIVEL DESCRIPTOR COMBINACIONES

E Riesgo Extremo a3, a4, b4.

M Riesgo Moderado a1, b2, c3, d4.

A Riesgo Alto a2, b3, c4.

Para realizar la evaluación del riesgo:

3. Retroalimentación

• Opciones de manejo: establecer las opciones para el tratamiento

del riesgo teniendo en cuenta la siguiente escala:

• Asumir: Cuando la Institución asume el riesgo y toma medidas ya sea de prevención, mitigación o atención.

• Transferir: Cuando la Institución transfiere a un tercero para que responda por las consecuencias del riesgo cuando el evento ocurra.

• Eliminar: Cuando la Institución evita el riesgo decidiendo no empezar o no continuar con la actividad que origina el riesgo.

Sólo cuando se decide que la opción de manejo será la de Asumir, se deberá escribir a reglón seguido cual es el tipo de acción que se asumirá. Se

recomienda escribir una de cada una.

• Asumir-Prevención: Medidas anticipadas para evitar la ocurrencia del fenómeno

potencialmente amenazante. Su objetivo es evitar dicha materialización.

• Asumir-Mitigación: Medidas, política o estrategias, individuales o colectivas

tendientes a reducir el impacto o consecuencias de un fenómeno amenazante.

• Asumir-Atención: Acciones orientadas a controlar los efectos de un fenómeno

Para realizar la evaluación del riesgo:

3. Retroalimentación

responsable del reporte y que sean acciones conducentes a la reducción del riesgo.

• Indicador: esta es la medida que permite establecer el grado de avance o logro de la acción llevada a cabo, no incluye la meta. Para cada acción considerada se debe definir una medida que permitirá establecer el grado de avance o logro de la acción llevada a cabo, es decir definir un indicador.

• Fecha programada: corresponde a la fecha en que se espera terminar o completar de realizar la meta. Si son riesgos extremos debe ser máximo seis meses, si son riesgos altos máximo un año y si son riesgos

moderados puede ser entre 1 y 4 años. Los riesgos bajos deberán ser mantenidos con los controles existentes.

• Meta: valor que adquiere el indicador en un tiempo determinado y corresponde a la medición de la gestión de la acción.

4. Compromisos

Involucrado

Seguimiento y retroalimentación al Plan de Acción y Plan de

Riesgos

• Fecha de la información a

consignar: año 2012

• Fecha de entrega:

Enero 18 de 2013

• Tanto el seguimiento como la

retroalimentación deberán ser entregados junto con el Acta del Consejo o Comité donde se trató el tema.

Soporte Técnico

Con relación al Plan de Acción: Ludmila Medina Monroy Extensión 2833

Correo electrónico: [email protected]

Plan de Riesgos

Diana Victoria Abella Extensión 2868

Correo electrónico: [email protected]

Problemas técnicos con los archivos Fernando Balcázar

5. Consolidación

1. Para el Plan de Acción de clic en el nombre de su Unidad en la

siguiente dirección:

M at riz de ri es go s p or de pe n de nc ia s 20 12

5. Consolidación

2. Para el Plan de Riesgos de clic en el nombre de su Unidad en la

siguiente dirección:

5. Consolidación

3. Guarde el archivo siguiendo los pasos descritos anteriormente.

4. En el mismo sitio donde tiene el archivo guarde los archivos que

corresponden a sus dependencias (Escuela, Departamentos, Direcciones, Divisiones o Secciones).

5. De clic en el botón Habilitar Contenido

5. Consolidación

7. En la ventana que aparece

escoja el archivo que

corresponde a la unidad que va a incluir y de clic en Abrir.

8. Espere alrededor de 5 a 10

minutos hasta que salga el mensaje CARGA LISTA y de clic en Aceptar

9. Repita el mismo proceso con

cada uno de los archivos de las unidades que debe incluir.

Ludmila Medina Monroy Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional http://planeacion.univalle.edu.co Teléfono: 321-2100 exts.: 2833 – 2868 - 2832 [email protected]; [email protected]