1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la planeación, ejecución y evaluación de la inducción organizacional para nuevos colaboradores en los temas que constituyen los ejes transversales de la organización y el proceso de Inducción Especifica para nuevos colaboradores o quienes hayan tenido movimientos internos o cambios de cargo / área, para brindar información específica de las funciones del puesto de trabajo al cual ingresa el colaborador.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con el ingreso de un nuevo colaborador a la empresa y termina con la verificación del cumplimiento de la Inducción Organizacional y Específica del nuevo colaborador o cambio de cargo dentro de la organización.
3. RESPONSABILIDADES
Coordinador de Desarrollo Organizacional: Realizar seguimiento y verificación del
cumplimiento del Programa de Inducción Organizacional y Programa de Inducción Especifica en el cargo.
Analistas de Cartera y administración: Programar y monitorear el Programa de Inducción
Organizacional correspondiente a su regional, hacer seguimiento al Programa de Inducción Especifica en el cargo, consolidar la información y enviarla al área de Desarrollo Organizacional.
Analista de Desarrollo Organizacional: Programar y monitorear el Programa de Inducción
Organizacional, hacer seguimiento al Programa de Inducción Especifica en el cargo y consolidar la información a nivel nacional.
4. DEFINICIONES
4.1. PROCESO DE INDUCCIÓN: Es un grupo de programas por medio de los cuales se
proporciona a los colaboradores nuevos o a quienes hayan tenido movimientos internos de cargo, la información básica que le permite integrarse adecuadamente al lugar de trabajo
4.2. PROGRAMA DE INDUCCIÓN ORGANIZACIONAL: Dirigido a quienes son nuevos
colaboradores en la Empresa y tiene como objetivo darles la Bienvenida se le da a conocer al colaborador la información forma general de la organización permitiéndole situarse en la misma.
internos o cambios de cargo. Este programa está a cargo del jefe inmediato del colaborador y tiene como objetivo brindar información específica de las funciones del puesto de trabajo al cual ingresa el colaborador y de cómo será medido su desempeño.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1. Durante el proceso de inducción organizacional el nuevo colaborador estará a cargo de
recursos humanos en la regional Cali y del Analista de Cartera y Administración en las demás regionales. Sólo pasará al área para la cual fue contratado, una vez cumpla con el programa establecido por la empresa, para dar inicio con el programa de Inducción específica del cargo, el cual liderará el jefe inmediato.
5.2. El Analista de Cartera y Administración Regional y/o Analista de Desarrollo
Organizacional serán los encargados de realizar la inducción organizacional al nuevo colaborador de Coexito S.A.S según el RH-03-017 Instructivo de Inducción
Organizacional.
6. INDUCCION ORGANIZACIONAL
6.1. PRESENTACIÓN DEL COLABORADOR Y EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE
INDUCCION ESPECÍFICA EN EL CARGO.
6.1.1. El Jefe inmediato donde laborará el nuevo colaborador será el encargado de su
presentación a las demás áreas y de la ejecución de la inducción especifica en el cargo.
6.1.2. El Jefe inmediato a la cual pertenece el nuevo colaborador es el responsable de
cumplir con el programa de inducción especifica en el cargo
6.1.3. Los colaboradores que tengan a cargo dar la inducción específica a los nuevos
colaboradores deberán certificar que dieron la instrucción sobre los temas asignados en el formato de inducción específica en el cargo, por medio de su firma.
6.1.4. El nuevo colaborador y el Jefe Inmediato serán los responsables de enviar
escaneado y en original el formato de la inducción especifica en el cargo del nuevo colaborador al área de Desarrollo Organizacional.
6.2. MOVIMIENTOS Y TRASLADOS DE PERSONAL
6.2.1. Cada vez que un colaborador se traslade a otra área o puesto de trabajo de
manera temporal o permanente, se le debe programar inducción específica en el cargo establecido por la empresa, el cual debe ser coordinado con los instructores de los temas correspondientes, función que está a cargo y directa responsabilidad del Jefe Inmediato.
6.2.2. El colaborador nuevo que se encuentre en proceso de inducción específica será
monitoreado directamente por su jefe inmediato, y este será el responsable del cumplimiento del programa, no podrá operar, manipular o intervenir en ninguna actividad de manejo donde se ponga en riesgo su integridad física. El colaborador solo puede intervenir en estas actividades cuando cumpla la intensidad horaria de la inducción específica programada por la empresa y bajo la supervisión del responsable del área.
6.2.3. Durante el proceso de Inducción Especifica en el cargo, el nuevo colaborador
estará a cargo del Jefe inmediato y se realizará seguimiento al cumplimiento de este Proceso por medio del área de Desarrollo Organizacional para la regional de Cali y para las demás regionales por medio del Director de Cartera y Administración / Analista de Cartera y Administración.
6.2.4. Cada vez que un colaborador se traslade a otra área o puesto de trabajo, de
manera temporal o permanente, se le debe programar la inducción específica en el cargo el cual establece la empresa.
7. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
No. INSTRUCCIÓN RESPONSABLE
TIEMPO REQUERIDO/ FRECUENCIA
7.1.
Recepción del colaborador
Recibir al nuevo colaborador en cada regional y realizar la inducción organizacional según
RH-03-017 Instructivo de Inducción Organizacional.
Analista de Cartera y Administración / Analista de Desarrollo Organizacional Cada que se Requiera 7.2.
Presentación del colaborador
El Jefe inmediato del área donde laborará el nuevo colaborador será el encargado de la presentación del
Área a la cual pertenece el colaborador (Jefe inmediato del nuevo
Cada que Ingrese un Colaborador a
protocolo de entrenamiento del cargo.
7.3.
Ejecución del Programa de Inducción Especifica
El Jefe inmediato del área a la cual pertenece el nuevo colaborador es el responsable de la programación y cumplimiento de la inducción específica del cargo de cada colaborador.
Área a la cual pertenece el colaborador (Jefe inmediato del nuevo
colaborador) Cada que se requiera (Cumplir con el Tiempo Establecido de acuerdo al cargo) 7.4.
Verificación del cumplimiento del protocolo de entrenamiento
Los colaboradores que tengan a cargo dar la inducción específica en el cargo a los nuevos colaboradores deberán certificar la ejecución del tema, por medio de su firma en el Formato de Inducción Especifica.
El Jefe Inmediato del nuevo colaborador / Analista de Cartera y Administración deberán enviar escaneado el formato de inducción especifica en el cargo del nuevo colaborador al área de Desarrollo Organizacional al Coordinador de Desarrollo Organizacional / Analista Desarrollo organizacional. Jefe Inmediato / Analista de Cartera y Administración Regional / Analista de Desarrollo Organizacional En cada Entrenamiento 7.5.
Evaluación del Proceso de Inducción Especifica por el colaborador
El colaborador evaluara su proceso de inducción específica en el cargo. Este Documento será archivado junto con el documento de inducción específica en el cargo y enviado al área de Desarrollo Organizacional por el Analista de Cartera y Administración de la Regional. Colaborador/Jefe Inmediato / Analista de Cartera y Administración Regional / Analista de Desarrollo Organizacional En cada Inducción especifica en el cargo 7.6
Evaluación de Seguimiento a Inducción Especifica en el cargo por parte del Jefe Inmediato
El Jefe Inmediato evaluara el proceso de Inducción Especifica del nuevo Colaborador. Este Documento será archivado junto con el Protocolo de Inducción Especifica y enviado al área de Desarrollo Organizacional por el Jefe Inmediato del nuevo colaborador / Analista de Cartera y Administración. Colaborador / Jefe Inmediato / Analista de Cartera y Administración Regional / Analista de Desarrollo Organizacional En cada Inducción especifica en el cargo (Tiempo: 4 Meses después de su fecha de Ingreso a la Compañía / Área)
8. REQUISITOS DE LAS NORMAS EXTERNAS
9. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• RH-03-017 Instructivo Inducción Organizacional. • RH-04-010 Acta de Asistencia.
• RH-04-020 Formato Protocolo de Inducción Organizacional. • RH-04-057 Evaluación de Conocimientos Transversales. • RH-04-060 Evaluación de Satisfacción.
• Inducción Especifica del Cargo.
• Evaluación de la Inducción Específica (Colaborador).
• Evaluación de Seguimiento a Inducción Específica (Jefe Inmediato).
• RH-05-017 Anexo Flujograma Inducción Organizacional e Inducción Específica.
10. REGISTROS COD. NOMBRE TIEMPO DE RETENCION R E RECIBIDO DE / ENTREGADO A UBICACION ACTIVO MUERTO Protocolo de Inducción Organizacional
1 Año 5 Años X No Aplica
Archivador del Área de Desarrollo Organizacional y de la Regional RH-04-057 Evaluación de Conocimientos transversales
1 Año 5 Años X Desarrollo Organizacional
Archivador del Área de Desarrollo Organizacional y
de la Regional RH-04-060 Evaluación de
Satisfacción 1 Año 5 Años X
Desarrollo Organizacional
Archivador del Área de Desarrollo Organizacional y
de la Regional RH-04-010 Acta de Asistencia 1 Año 5 Años X Desarrollo
Organizacional
Archivador del Área de Desarrollo Organizacional y de la Regional RH-04-020 Protocolo de Inducción Especifica 1 Año 5 Años X Desarrollo Organizacional
Archivador del Área de Desarrollo Organizacional y de la Regional Evaluación de la Inducción Especifica (Colaborador) 1 Año 5 Años X Desarrollo Organizacional
Archivador del Área de Desarrollo Organizacional y de la Regional Evaluación de Seguimiento a Inducción Especifica (Jefe Inmediato) 1 Año 5 Años X Desarrollo Organizacional
Archivador del Área de Desarrollo Organizacional y
E: El registro se entrega como consecuencia del proceso
ELABORÓ:
Tatiana Gerena Sánchez
REVISÓ:
Sally Andrea Cadavid
APROBÓ: Marisol marmolejo Analista de Desarrollo Organizacional Coordinadora de Desarrollo Organizacional Gerente de Recursos Humanos