ÍNDICE
1. OBJETIVO
2
2. ALCANCE
2
3. DEFINICIONES
2
4. CONTENIDO
2
4.1 GENERALIDADES
2
4.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
3
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5
7. REGISTROS
5
8. CONTROL DE CAMBIOS
5
9. ANEXOS
6
Elaborado por Aleyda Cordero Hoyos Firma:
Cargo Jefa Oficina de Talento Humano
1. OBJETIVO
Tramitar y otorgar las solicitudes de licencias realizadas por los servidores, bien sea por enfermedad, maternidad, paternidad o no remuneradas. Así como la legalización de los permisos laborales con justa causa y legalización de las incapacidades reconocidas al empleado y debidamente autorizadas por la EPS correspondiente, por encontrarse en estado de inhabilidad física o mental, que le impidan desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los funcionarios que laboran en la Institución y que necesiten en cualquier momento solicitar una licencia, un permiso laboral, o justificar una inhabilidad que le impida desempeñar las funciones de su cargo.
3. DEFINICIONES
INCAPACIDAD: Tiempo en que un empleado se encuentra fuera de su servicio laboral, debido a que su estado de salud no le permite desarrollar sus labores.
EPS: Empresas Prestadoras de Servicios de Salud.
LICENCIA: Un empleado se encuentra en licencia cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia, enfermedad o maternidad.
4. CONTENIDO
4.1 GENERALIDADES
Este procedimiento pretende otorgar licencias a los servidores de la institución, bien sea por maternidad, paternidad o licencias no remuneradas, y permisos laborales hasta por tres (3) días hábiles cuando un trabajador lo solicite, justificando de antemano las razones por las que se ausenta de su puesto de trabajo y legalizar las incapacidades concedidas por las EPS a los Servidores de la Institución.
4.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Secretaria Recibe solicitud por parte de los servidores de las licencias no remuneradas, licencias por maternidad, paternidad, incapacidades y permisos laborales.
2 Secretaria
Clasifica las solicitudes así:
a) Licencias: Recibe la solicitud por escrito de la licencia con 8 días de anticipación.
b) Permisos Laborales: Recibe solicitud en formato FGRH-005, con 3 días de anticipación, previo Visto Bueno del jefe inmediato y lo remite al Jefe de Oficina.
c) Incapacidad Laboral: Recibe las incapacidades reconocidas y debidamente autorizadas por las EPS dentro de las 24 horas siguientes, registra en el formato FGRH-011 y remite la incapacidad al Jefe de Oficina.
3 Talento Humano Jefe Oficina de
Revisa cada una de las solicitudes y procede así:
a) Licencias: Constata la pertinencia para su autorización y solicita mediante comunicación interna resolución de la licencia. b) Permisos Laborales: Revisa y firma Formato de permiso FGRH-005 con los soportes del interesado y procede a constatar la pertinencia, de no ser pertinente se informa al interesado.
c) Incapacidad Laboral: Revisa y firma la incapacidad. Si la incapacidad supera los 3 días, envía reemplazo.
4 Secretaria Comunica al funcionario respuesta de su solicitud de licencia o permiso.
5 Secretaria
Remite copia al técnico de archivo para que guarde en la historia laboral, la respectiva solicitud de permiso o licencia. Así mismo, envía copia de los permisos, licencias y formatos de incapacidad originales, a la Unidad de Salud Ocupacional para realizar control de Ausentismo laboral.
6 Salud Ocupacional Profesional de Alimenta el programa de ausentismo laboral y remite copia de las licencias y formatos de incapacidad a la Unidad de Seguridad social.
7 seguridad social Profesional de Registra las novedades en el programa administrador de Seguridad Social. 8 Técnico de Archivo Recibe copia de las resoluciones de licencia y permisos autorizados, para ser anexados en la respectiva historia laboral
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción Ente que expide la Norma No aplica
7. REGISTROS
No Código Nombre Responsable Lugar de
Archivo Medio de Archivo Tiempo de Archivo Disposició n 1 FGRH -011 incapacidades Formato Secretaria Archivo de
gestión Físico 2 años Eliminar
2 FGRH-005 Formato para diligenciar
permisos Servidor
Archivo de
gestión Físico 2 años Eliminar
3 aplica No Resoluciones Secretaria
Archivo de gestión Archivo central
Físico Indefinido Seleccionar 4 años
4 aplica Incapacidades No EPS Archivo de
gestión Físico 4 años Eliminar
8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
No. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
FECHA DE EMISIÓN DEL DOUMENTO
ANTERIOR 1 Se amplió la definición del objetivo del procedimiento (Aparte 1). 13-sept-2006
1 Se amplió la redacción del aparte 2. Alcance. 13-sept-2006
1 Se cambió el nombre del responsable por el rol que desempeñan los que intervienen en el procedimiento. 13-sept-2006 1 En el aparte 3. Definiciones: se incluyeron las definiciones
de EPS e Incapacidad. 13-sept-2006
1 Se amplió la redacción de la descripción en el paso 1. 13-sept-2006 Se modificó la descripción del paso 2, especificando la
VERSIÓN
No. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
FECHA DE EMISIÓN DEL DOUMENTO
ANTERIOR 1 Paso 4 anteriormente paso 3; se modificó la descripción. 13-sept-2006 1 Se incluyeron en el procedimiento los pasos 5,6,7,8, con sus responsables respectivos y su descripción. 13-sept-2006
1 Se modificó la definición de licencia. 13-sept-2006
1 Se eliminaron del procedimiento los documentos de
referencia. 13-sept-2006
1 En los registros se agregaron los formatos FGRH-011 y FGRH-005.
9. ANEXOS No aplica
