Orgnigrama y Flujograma Empresa-constructora

(1)

APLICACIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Cemento Arena Estructuras metálicas. Etc.

PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO EN UNA EMPRESA PEQUEÑA CONSTRUCTORA

INICIO DEL PROCESO

CONTACTO DE PROVEDEDORES MATERIALES DE CONSTRUCCION PROFORMAS DE ADQUISICION SE ESTUDIA LA COTIZACION SELECCION DE LA MEJOR PROFORMA (ORDEN DE COMPRA) Autorizacion de Gerencia SE REALIZA LA COMPRA DE MATERIALES

FACTURA DEP. CONTABILIDA

REVISION POR PARTE DEL AUXILIAR CONTABLE MATERIALES BODEGA COPIA BODEGA

SI

NO

(2)

(3)

(4)

(5)

Cada persona ocupará aquel puesto para el cual esté mejor capacitada

Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad será proporcionada a sus atribuciones

Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuando más sencillo sea el trabajo a realizar, mas fácil será llevarlo a la practica

Cada persona tiene que conocer cuál es el trabajo concreto que ha de realizar.Con la división del trabajo se consigue la especialización

Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior cualificado

Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a los diferentes empleados por u superior

En la Empresa se debe limitar una línea jerárquica para saber en cada momento quién da una orden y quién debe ejecutarla 8. Eficiencia: Se entregan resultados de calidad en base a la planificación institucional

10. Solidaridad: Cooperación permanente y continua en el desarrollo en los procesos de la organización y en las relaciones interpersonales con clientes y usuarios.

Cada empleado no debe tener más que un jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quiénes son sus subordinados.

Se debe definir con claridad y precisíon los objetivos que se pretenden alcanzar

PRINCIPIOS GENERALES DE UNA EMPRESA

5. Honestidad y ética: Decencia, decoro, urbanidad. Reflejar a los clientes transparencia de los actos de la compañía. 6. Lealtad: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen institucional.

7. Responsabilidad: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas.

PRINCIPIOS EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

1. Respeto: Refleja el amor y la pasión que cada empleado tiene para con sus compañeros de trabajo, para con los clientes y proveedores.

2. Compromiso: Demostrar vocación de servicio y sentido de pertenencia frente a la Entidad, ejerciendo el liderazgo necesario para dar cumplimiento a los objetivos de la organización, respetando el medio ambiente.

3. Orientación al cliente: Cultura organizacional donde lo más importante es la plena satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, logrando así ser elegidos entre la competencia.

(6)

Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podriamos denominar proporcionalidad entre trabajo y salario, así como entre responsabilidad y consecuencia.

(7)

1

2

3

4 TIEMPO

NORMAL

TIEMPO

REDUCIDO

COSTO

NORMAL

SEMANAS

A

GERENTE

8

0 $

1,400.00

B

RESIDENTE

8

0 $

700.00 C

ASITSENTE

8

0 $

500.00 D

SECRETARIA

8

0 $

300.00 E

PEON

8

0 $

200.00 1400

700

0

8 INICIO

A

500

300 CAMINO

RUTA

TIEMPO

X

A-B-E

24 Y

A-C-E

24 Z

A-D

16 DESCRIPCION

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

RUTA CRITICA

ACTIVIDAD

0

4

5

7

6

0

(8)

5 6=5-4

7=2-3

8=6/7

9=2-3

COSTO DE

COMPRENSION

VARIACIÒN

DEL COSTO

VARIACIÒN

DEL TIEMPO

$

1,350.00

$

-$

50.00

8 -6.25

8

650.00 $

-$

50.00

8 -6.25

8

450.00 $

-$

50.00

8 -6.25

8

250.00 $

-$

50.00

8 -6.25

8

150.00 $

-$

50.00

8 -6.25

8

8 B

200

0

8

8 FIN

C

200 E

8 D

12 $

2,100.00

ELASTICIDAD

(PARA

COMPRESION

DE SEMANAS)

REDCCION

MÀXIMA

PASO 12 SEMANAS

4

7

12

4

11

12

5

12

(9)

12

(10)

TIEMPO

NORMAL

SEMANAS

A

GERENTE

8 B

RESIDENTE

8 C

ASITSENTE

8 D

SECRETARIA

8 E

PEON

8

1

2

3

4

5

6 D

E

GRAFICA DE GANTT

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

PASO 12 SEMANAS

A

B

C

GERENTE

RESIDENTE

ASITSENTE

SECRETARIA

(11)

7

8

9

10

11

12 PEON

(12)

1 Recepcion de la copia de las bases de licitacion.

1

0.25

2 Recepcion del memoradum de solicitud de

calculo de volumetrias

1

0.25

3 Identificacion de los requerimientos de

Ingenieria civil y electromecanica del proyecto.

4

18

4 Visita al lugar de la construccion.

1

18

5 Elaboracion del reporte fotografico de la visita.

1

9

6 Analisis de planos entregados por el cliente.

3

36

7 Calculo de las volumetrias de cada concepto de

ingenieria civil y electromecanica.

3

36

8 Elaboracion del reporte final de cada concepto

de ingenieria civil y electromecanica.

3

18

9 Entrega de los resultados obtenidos.

3

0.5 Total

136

7

2 %

77.8 22.2

T. acumulado

7

9 % acumulado

77.8 100

Diagrama de Flujo (OTIDA) “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

Area responsable: Gerencia de Ingenieria

Responsable: Ingeniero

Proceso de Licitaciones (subproceso de calculo de costos de ingeniera)

Fecha: 21 de aBRIL del 2014

Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar a cabo el registro y desarrollo de la oferta.

Alcance: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado.

No.

Actividad

Personas que

intervienen

Tiempo

(hrs.)

(13)

SI

NO

SI

NO

X X

Mejorar

X X

Eliminar

No es necesario puesto que ingenieria conoce las fechas criticas del proyecto al momento en que las copias de las carpetas

X

Mejorar

X

Mejorar

X

Mejorar

X

Mejorar

X

Mejorar

X

Mejorar

X X

Optimizar

Diagrama de Flujo (OTIDA) “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

Responsable: Ingeniero

Fecha: 21 de aBRIL del 2014

Alcance: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado.

Agrega valor Es necesario

Decision

Evaluacion

(14)

El modelo formal, muestra una visión global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa en el centro de los circuitos concéntricos, los círculos en línea punteada marcan la frontera y fuera de estos se encuentra el entorno, el cual está constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Además, se observan las relaciones entre los sistemas por medio de par de flechas con sentido contrario

En el organigrama o estructura organizacional se muestra la empresa con una organización casi horizontal, esto no es de asombrarse, ya que en las pequeñas empresas da una buena comunicación y la información fluye con mucha facilidad en todos los departamentos de la organización.

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

AUXILIAR TECNICO

CHOFER

DIRECTOR GENERAL

CONTADOR

RESIDENTE DE OBRA

SECRETARIA

AREA TECNICA

AUXILIAR CONTABLE

RESIDENTE DE OBRA

(15)

El Modelo holístico de la empresa se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la información fluye a todos los niveles de la organización, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa

(16)

XV. MIPYMES: Las micro, pequeñas y medianas empresas legalmente constituidas, con base en la estratificación establecida en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa y en el Acuerdo por el que se establece la estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas, publicado en el DOF el 30 de junio de 2009;

Tope Máximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.

ESTRATIFICACION:

Tamaño Sector Rango de número de

trabajadores Rango de monto de ventas anuales (mdp) Tope máximo combinado*

Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.6

Pequeña

Comercio Desde 11 hasta 30 Desde $4.01 hasta

$100 93

Industria y Servicios Desde 11 hasta 50 Desde $4.01 hasta

$100 95

Mediana

Comercio Desde 31 hasta 100

Desde $100.01 hasta

$250 235

Servicios Desde 51 hasta 100

Industria Desde 51 hasta 250 Desde $100.01 hasta

(17)

(18)

Tamaño Sector Rango de número de trabajadores Rango de monto de ventas anuales (mdp) Tope máximo combinado*

Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.6

Pequeña

Comercio Desde 11 hasta 30 Desde $4.01 hasta

$100 93

Industria y Servicios Desde 11 hasta 50 Desde $4.01 hasta

$100 95

Mediana

Comercio Desde 31 hasta 100

Desde $100.01 hasta

$250 235

Servicios Desde 51 hasta 100

Industria Desde 51 hasta 250 Desde $100.01 hasta

(19)

MASCULINO: 30 A 45 AÑOS CASADO

ANALÍTICO, LÓGICO , ESTRATÉGICO INGENIERO CIVIL Ó ARQUITECTO MAESTRÍA DESEABLE

INGLES 75%

CAMPEÓN, OPUS OLE, NEO DATA, EXCELL, WORD, POWER POINT

EXPERIENCIA EN EL GIRO, CAPACIDAD GERENCIAL, PROACTIVO, OBSERVADOR TOMADOR DE DECISIONES, HABILIDAD DE MANEJO DE PERSONAL, CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN

NOMBRE DEL PUESTO: DESCRIPCIÓN GENÉRICA: UBICACIÓN FÍSICA: UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: TIPO DE CONTRATACIÓN: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS DIRECTOS: FUNCIONES GENERALES:

MANEJO DE PAQUETERÍA DE COMPUTACIÓN:

REQUERIMIENTOS:

PERFIL DEL CANDIDATO AL PUESTO DE DIRECTOR GENERAL

CAPACIDADES FÍSICAS HABILIDADES MENTALES OTROS GÉNERO: EDAD: ESTADO CIVIL: EXPERIENCIA:

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

LAS PRINCIPALES FUNCIONES SE CITAN A CONTINUACIÓN: • ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA • CONTROL DE LAS FINANZAS DE LA EMPRESA • CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROYECTOS • CONTROLAR EL ADECUADO USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA • RELACIONES PUBLICAS

NO APLICA DIRECTOR GENERAL

DIRIGIR Y ADMINISTRAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE OBRA, APLICANDO LA DESTREZA Y HABILIDAD SE UBICA FÍSICAMENTE EN LA OFICINA, VISITANDO LA OBRA CON LA FRECUENCIA QUE ÉL MISMO DETERMINE.

PERMANENTE

TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA, ADEMAS DE DIVERSOS SUBCONTRATISTAS DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIÓN

ESCOLARIDAD:

MANEJO DE IDIOMA (%):

AUXILIAR TECNICO AUXILIAR TECNICO

CHOFER DIRECTOR GENERAL CONTADOR RESIDENTE DE OBRA SECRETARIA AREA TECNICA AUXILIAR CONTABLE RESIDENTE DE OBRA

(20)

DIARIAS SEMANALES ESPORÁDICAS • RECORRIDO POR LAS OBRAS

QUE DESARROLLA LA EMPRESA • CHECAR QUE LOS AVANCES DE

OBRA CUMPLAN CON LOS

PROGRAMAS DE EJECUCIÓN • VERIFICAR QUE LOS TRABAJOS

EN EJECUCIÓN, CUMPLAN CON LA CALIDAD ESPECIFICADA • REVISAR EL INFORME DE LOS

RESIDENTES DE OBRA • REVISAR LOS REPORTES DE

ESTIMACIONES DE OBRA • VIGILAR QUE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA SE USEN

ADECUADAMENTE • REVISAR LAS CUENTAS BANCARIAS

• AUTORIZAR LAS COMPRAS DE MATERIALES

• ATENDER A CLIENTES Y PROVEEDORES

• VIGILAR EL AVANCE EN LA TRAMITACIÓN DE COBROS

• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PAGOS A PROVEEDORES

• REVISAR Y AUTORIZAR EL PAGO DE NOMINAS

• ELABORAR Y DAR SEGUIMIENTO A LOS FLUJOS DE EFECTIVO DE LA EMPRESA

• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PROYECTOS DE OBRA

• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PRESUPUESTOS DE OBRA PARA ENTREGAR A LOS CUENTES •ATENDER LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA EMPRESA

DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS

CAMIONETA RAM PICK-UP

MODELO 2001 VEHÍCULO PARA TRASLADO

COMPUTADORA PORTÁTIL MODELO APOLO

COMPUTADORA PERSONAL EN GENERAL DEFORMA

INDIRECTA TODOS LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA

DECISIONES QUE RUEDE TOMAR:

Tipo de Informe o reporte A quién Para Qué

AVANCE Y PROBLEMÁTICA

(VERBAL) DIARIAMENTE RESIDENTE DE OBRA VISION INTEGRAL DEL AVANCE DE LAS OBRAS

FLUJOS DE EFECTIVO A EL MISMO

ASEGURAR QUE LA EMPRESA DISPONGA DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU OPERACIÓN

ESTADO DE AVANCES FÍSICOS

Y FINANCIEROS DE LAS OBRAS A EL MISMO

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS APROBADOS

ESTADOS FINANCIEROS DE LA

EMPRESA A EL MISMO

VERIFICAR LA SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y TENER INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DESICIONES

BIENES BAJO SU RESPONSABILIDAD:

FUNCIONES ESPECÍFICAS

TODAS LAS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, EXCEPTUANDO LAS QUE DIRECTAMENTE SE RESTRINJAN A LA AUTORIZACIÓN DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN, CUANDO ESTE EXISTA RESPONSABILIDAD EN GENERACIÓN DE INFORMACIÓN:

(21)

COMPARATIVO DE LA EXPLOSIÓN DE INSUMOS DE CADA OBRA CONTRA LOS CONSUMOS A EL MISMO PREVENIR POSIBLES DESVIACIONES Ó DETECTAR DIFERENCIAS DE VOLUMEN PRESUPUESTADO CON: RESIDENTE DE OBRA AREA DE COMPRAS CHOFER CONTABILIDAD AREA TÉCNICA CON: ENTIDADES CONTRATANTES CUENTES

PROVEEDORES COTIZACIONES, PEDIDOS, SURTIDO EN OBRA, ACLARACIONES, CRÉDITOS REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS, ASÍ COMO LOS CRITERIOS A APLICAR EN CADA UNO DE ELLOS

PARA:

MANTENER INFORMADO DE MANERA INTEGRAL LA EJECUCIÓN DE LA OBRA CORRECTO SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIOS, A LOS MEJORES PRECIOS DESPLAZAR MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, ASI COMO SU

MANTENIMIENTO

SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y CONTROL DE TRAMITACIÓN ANTE EL IMSS

COMUNICACIÓN INTERNA

CQMUNICACIÓN EXTERNA

PARA:

CONOCER PROGRAMAS DE INVERSION PROYECTADOS DIFUNDIR LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA EMPRESA INFORMES DE LOS AVANCES DE LOS PROYECTOS EN

EJECUCIÓN REVISIÓN Y CAMBIOS A LOS PROYECTOS, ACLARACIONES DE DUDAS SOBRE PROYECTOS

PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Y CONTRATACIÓN PRESENTACIÓN DE INFORMES DE AVANCE DE OBRA PRESENTACIÓN DE ACUERDOS

SOLICITUD DE RECURSOS

COMPROBACIÓN DE RECURSOS OTORGADOS POR LOS

(22)

CON QUIEN LO HACE QUE HACE CON QUE LO HACE PERIODO

No. Puesto Acción que se realiza Herramienta o medió

que utiliza

Cada cuándo

1 Todo el personal de la empresa

Control, seguimiento y coordinación de todas las actividades inherentes al desarrollo de la empresa de la ejecución de las obras que se realizan

Con el apoyo de todo el personal que labora en la empresa

Diario

2 Residente de obra Recorrido físico en el lugar donde se realiza la obra.

Presencial en unión del residente de obra y/ó subcontratistas, si es el caso

Diario

3 Residente de obra Inspección visual de los trabajos realizados ya sea internos o bien de subcontratistas.

Presencial en unión del residente de obra ó subcontratistas, si es el caso

Diario

4 Chequeo selectivo de trazos, niveles y plómeos de los diferentes conceptos de obra

Nivel flexómetro,

plomada, planos, etc. Semanal

5 Residente de obra Verificación del personal de obra, en cuánto a que sea el adecuado en número y calidad

inspección visual en conjunto con el residente de obra

Semanal

6 Verificación de las existencias de material en obra y su adecuado uso

Inspección visual en conjunto con ei residente de obra

Diario

7 Revisión de avances de obra contra lo programado. Programa de obra

establecido Semanal

8 Residente de obra Venficacion de los procedimientos constructivos utilizados e indicar cambios o adecuaciones

Inspección ocular y comentarios con el residente de obra

Semanal

9 Reprogramacion de obra

Escrito solicitud bitcora programada de obra establecida

Variable

10 Revision de la Bitácora de Obra Bitacora Diario

11 Venficacion de obra ejecutada y generada Reporte de numeroa

Generadores Quincenal

12 Relaciones Publicas de la empresa mediante la

atención a clientes Presupuesto asignado Variable

DESCRIPCIÓN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)

PUESTO: DIRECTOR GENERAL

DEPARTAMENTO

(23)

13 Contador Control y distnbucion de los recursos financieros de la

empresa Apoyo contable Semanal

14 Secretaria Control y manejo de bancos y chequeras Apoyo secretarial Diario

15 Secretaria Control y seguimiento de tramite de estimaciones Apoyo secretarial Semanal

16 Secretaria Control y manejo de cuentas por cobrar Apoyo secretarial Apoyo

legal Diario

17 Secretaria Control y manejo de cuentas por pagar Apoyo secretarial Semanal

18 Secretaria Autonzacion y firma de cheques Apoyo secretarial Semanal

19 Contador Revisión y aprobación de estados financieros de la Empresa Estados financieros elaborados y presentados por el contador Mensual

20 Contador Revision y pago de impuestos generados

Declaraciones elaboradas por el contador

Mensual

21 Area tecnica Revisar y autonzar las compras de la empresa

Cuadros comparativos de los dferentes proveedores

Diario

22 Area tecnica Revision y autonzacion de presupuestos de obra

Revision detallada de las matrices de precios unitarios y cantidades de obra

Variable

23 Area tecnica Establecer controles de obra y revisión periodica Reporte elaborado por el

(24)

FRECUENCIA TIEMPO NORMATIVIDAD FUNDAMENTO

No. De Veces Tiémpo Estimado Criterios / políticas de Operación Législación 100% Manual de Organización 1 ó 2 Veces 30 minutos Avances, según programa Calidad de Obra Uso de materiales 1 ó 2 Veces 30 minutos Avances, según programa Calidad de Obra Uso de materiales Variable Variable Según avance de

obra

Variable Variable Control interno

Variable 1 a 5

minutos Control interno

1 vez 20 minutosDe acuerdo al programa de obra

Ley de Obra Publica. Contrato 2 Veces 30 minutosDe acuerdo al

programa de obra

Ley de Obra Publica. Contrato

1 Vez 1 hora Contrl interno Ley de Obra Publica.

1 Vez 1 dia

DESCRIPCIÓN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)

(25)

1 vez 3 horas 1 vez 15 minutos 3 Veces 1 hora Contrato Ley de Obra Publica.

1 Vez 30 minutosDe acuerdo al reporte contable

1 Vez 2 horas De acuerdo al reporte contable 2 Veces 3 a 4 horas 1 Vez 1 hora Control area de Finanzas,Politicas de pago Codigo Fiscal 1 Vez 1 hora Control area de Finanzas,Politicas de pago de sueldos Codigo Fiscal 1 a 2 Veces 1 hora Al mejor precio cumpliendo especificaciones Utilidades acordes al tamaño de cada obra 1 Vez 2 a 3 horas Supervision y control de costos de obra