En una industria Fayol indica que existen las
siguientes funciones generales:
Técnicas
Comerciales
Financieras
Seguridad Contabilidad Administrativas
De las cuales la administrativa es la más importante
Henri Fayol, estaba convencido de que
para tener éxito, a los gerentes les basta conocer las funciones administrativas
básicas y aplicarles ciertos principios administrativos.
Estas funciones serían el proceso administrativo:
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar
Los principios aplicados a las funciones administrativas serían 14
1. División del trabajo
2. Autoridad
3. Jerarquía
4. Unidad de mando
5. Unidad de control
6. Subordinación del interés general al particular
7. Espíritu de equipo
8. Remuneración del personal
9. Orden
10. Centralización
11. Estabilidad del personal
12. Iniciativa
13. Equidad
14. Disciplina
Determina cuáles son los objetivos que deben cumplirse y qué debe hacerse para alcanzarlos.
Los objetivos o metas son estados futuros
deseados.
Los planes son cursos de acción para el logro de las metas.
La planificación determina dónde se
pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden.
Planificación
Cuando todos los interesados saben a dónde va la organización y con qué deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a
coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros y trabajar en equipo.
La planificación reduce la incertidumbre
clarificando las consecuencias de las acciones a emprender.
Importancia de la planificación
Precisión Flexibilidad
Unidad de dirección y consistencia Rentabilidad
Participación
Principios de la planificación
Consiste en dividir las tareas y se asignar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos establecidos mediante el diseño de un grupo operativo, es decir, la estructura organizativa.
Estructura organizativa: es la forma que adopta la
organización para distribuir autoridad y
responsabilidad de manera formal y sistemática.
ORGANIZACIÓN:
Permitir la consecución de los objetivos de la
organización
Eliminar duplicidad de trabajo
Establecer canales de comunicación
Representar la estructura formal de la
empresa
Propósitos de la organización
Organización formal: Es la estructura intencional
de roles en una organización.
Organización Informal: consiste en un conjunto de
códigos y presunciones colectivas que rigen la
vida de la organización, es decir, es la forma en la cual los trabajadores de una organización se
comportan ante una situación determinada.
Tipos de Organización
División del trabajo
Departamentalización
Especificar la subordinación - Jerarquía
Establecer mecanismos de coordinación
Principios de organización
Una persona u órgano encargado dicta órdenes o
directrices a los subordinados para que ejecuten acciones tendientes al logro de los objetivos .
Por medio de la dirección se unen y concentran los esfuerzos de los individuos en la organización, tiene un carácter de influencia personal e involucra
aspectos como el liderazgo, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo.
DIRECCIÓN:
Son los distintos comportamientos que pueden exteriorizar los individuos que conducen a otros, con el objetivo de influir sobre el comportamiento de estos para que ejecuten sus órdenes.
Directivo De apoyo Participativo Orientado al logro
Estilos de dirección
Principio de unidad de mando Principio de delegación
Principio de la amplitud de control
Principios de la administración
aplicados a la dirección
Dar instrucciones y órdenes a los
subordinados, para que ellos sepan qué deben hacer y cuándo hacerlo.
El Liderazgo Es la habilidad de una persona para
influir en el comportamiento de otras, guiándolas en una dirección específica.
Medios para dirigir a los
subordinados
La Motivación: Es el anhelo de ejercer altos niveles de esfuerzo hacia metas organizacionales, que se da por la habilidad y la voluntad encaminada a satisfacer alguna necesidad particular.
Motivación positiva: disminuye la ansiedad del individuo, ofreciendo algo de valor para él, le
satisface una necesidad o deseo tal como puede ser el pago, un premio, los ascensos.
Motivación negativa: utiliza el castigo como medio de modificar el comportamiento si el desempeño no es aceptable. Ej. regaños, posibilidad de remoción de cargo o de despido.
Tipos de Motivación
1) Necesidades 2) Deseos 3) Tensiones
4) Acciones 5) Satisfacción
El proceso de motivación
Es una acción globalizadora y convergente que
capitaliza todos los esfuerzos individuales, en busca del objetivo común.
La coordinación se basa en la comunicación,
mediante ésta se conocen los objetivos y trabajos que deben ejecutarse, se aclara cómo marchan las cosas y las acciones que han de tomarse, y se unen las actividades que tuvieron que desarrollarse por separado.
La Coordinación
Son actividades cuyo fin es garantizar que las operaciones se ajusten al plan establecido en la organización.
Sirve para evaluar el rendimiento regular las actividades mediante la implantación de
mecanismos que aseguran el cumplimiento de los objetivos planteados y la corrección de las
desviaciones existentes.
CONTROL
Existen mecanismos de supervisión de las
actividades realizadas
Existen estándares o patrones de desempeño El control permite la corrección de errores
El control permite replantear la planificación
mediante las correcciones de desviaciones
Control preliminar
Control concurrente
Control posterior o de retroalimentación
Tipos de control
Establecimiento de estándares. Un estándar es una unidad de medida que sirve como
modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares
representan el estado de ejecución deseado, son los objetivos definidos de la
organización.
Procesos de control
Medición de resultados. Consiste en cuantificar los objetivos alcanzados mediante unidades de medida que relacionen elementos de
producción, para luego contrastar esta
información con estándares preestablecidos, determinándose las desviaciones. Algunas unidades de medición: tiempo por pieza
producida, porcentaje de material rechazado, horas-máquina utilizadas.
Procesos de control
Corrección.
Sirve para implementar los cambios
necesarios a fin de disminuir las desviaciones.
Las acciones a emprender están en función de
si la desviación es un síntoma o una causa.
Procesos de control
El establecimiento de medidas correctivas
da lugar a la retroalimentación, la cual
consiste en usar la información obtenida
para ajustar el sistema; es aquí en donde
se cierra el ciclo administrativo.
Oportunidad
Accesibilidad
Ubicación estratégica
Características de un control efectivo:
Pragmatismo
Quiere aportar en el corto plazo propuestas
técnicas para un incremento de la eficiencia
No hay la intención de llegar a una explicación
científica del comportamiento de las
organizaciones o del hombre en la función administrativa.
Sus estudios estuvieron ligados a necesidades
concretas de sus cargos directivos
Empresa industrial privada
Problemas de dirección y aspectos administrativos
Limita la posibilidad de crear teorías amplias y
probadas respecto a la realidad
Interpretaciones parciales y superficiales
La metodología de trabajo tiene insuficiencias
de base científica y es pragmática.
Su primera obra se basó en las notas de sus experiencias como ingeniero de minas.
La obra no es producto del estudio
sistemático de un grupo de empresas de la época, sus métodos empleados son la
observación, la experiencia y el
razonamiento, se puede observar el empirismo.
Sobre la enseñanza de la administración,
propone:
“…algunos jefes pueden exponer sus ideas
personales sobre los principios que consideran más idóneos para la marcha de los negocios y los medios más favorables a la realización de dichos principios”.
El levantamiento de experiencias
personales, es un camino distinto a los cánones científicos y evidentemente empírico.
Concepción formalista de la organización
La organización formal existe pero es sólo un
plano de la organización real
Los hombres que componen una organización
no son un elemento impersonal e intercambiable
Para Fayol, la organización es impersonal y está
constituida por una serie de funciones.
El hombre es una variable de primer orden La estructura informal tiene importante
peso en la verdadera distribución de poder y la toma de decisiones
La estructura formal reduce todos los
problemas a una cuestión de programación considerando al hombre como un
mecanismo de ejecución
La autoridad de derecho divino, es según Fayol la autoridad suprema dentro de la empresa.
Sin embargo, existen fuentes de autoridad no programadas, que provienen de:
Conocimiento técnico
Experiencia en el trabajo
Autoridad de los líderes informales,
Autoridad de quienes dominan la información estratégica,
Autoridad de quienes vencen en los procesos políticos
internos por la lucha por el poder
Los estudios de Fayol son un gran aporte a la Administración:
Fayol fue el primero en iniciar en forma
sistemática el estudio de problemas de la dirección
El proceso administrativo es un concepto de uso actual
Fue el primero en percibir la importancia del
análisis de las funciones y sus relaciones formales.
Insistió en la importancia de enseñar la administración
Su urgencia por obtener resultados inmediatos restan valor científico a los esfuerzos.
Visión formalista y mecanicista de la organización
El hombre es un recurso de producción
El comportamiento humano no es predecible por
medio de un frío plan
Intercambiar los individuos
Planificación detallada que elimine variables
impredecibles
Busca principios que arrojen rápidos resultados en
términos de eficiencia y ganancias
Mary Parker Follett (1868 – 1933),
Metas comunes de rango superior para
reducir el conflicto en las organizaciones,
Relaciones humanas y la estructura de la organización,
Las ideas de Follett son aplicables a los
cambios rápidos en el medio ambiente global
MP., Follett:
Enfoque para el liderazgo: importancia de la
gente en lugar de las técnicas de ingeniería
Analizó la dinámica entre las organizaciones y la
administración
Trató aspectos como la ética y el poder
Establecer una dirección para alentar a los
empleados a que den lo mejor de sí
MP., Follett:
Las personas se sentirían completas al formar parte
de un grupo
Los individuos podían combinar talentos para lograr
mayores resultados
Las organizaciones están inmersas en un entorno y
éste repercute en su desenvolvimiento
Con este aporte la teoría de la administración incluye una serie más amplia de relaciones tanto internas
como externas.
Chester I. Barnard
(1886 – 1961)
Según Barnard, las personas se agrupan en
organizaciones formales para alcanzar fines que no pueden lograr trabajando solas.
Sin embrago, mientras persiguen las metas de la organización, también deben satisfacer sus
necesidades individuales.
Barnard,
Una empresa sólo podrá funcionar en forma eficiente si toma en cuenta las necesidades de los individuos que trabajan en ella. La gente puede trabajar con relaciones estables y
benéficas, para las dos partes, con el tiempo.
Barnard,
La organización informal ocurre en todas las organizaciones formales e incluye a círculos de personas y otras agrupaciones sociales que se forman naturalmente. Las relaciones informales son poderosas y pueden ayudar a la
organización cuando son manejadas en forma adecuada.
Barnard,
La teoría de la aceptación de la autoridad afirma que las personas tienen un libre
albedrío y que pueden optar por seguir o no las órdenes de la administración.
Las personas siguen por lo general las órdenes porque perciben un beneficio
positivo para sí mismas, pero ciertamente tienen otra alternativa.
Barnard,
Los ejecutivos deben infundir en sus empleados
un sentimiento a favor de fines morales. Para ello, tendrían que establecer un compromiso ético con la sociedad.
El papel del trabajador individual “como factor
estratégico básico de la organización”.
La perspectiva clásica como método de la administración fue y sigue siendo una gran influencia, dotó a las compañías de las
habilidades fundamentales para establecer una estructura formal e inició estudios
formales para manejar problemas ligados a la dirección.
